INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN

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1 INFOS & TEILNAHMEBEDINGUNGEN Worum geht es beim XAVER Award? Mit dem XAVER Award animiert und prämiert der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband am 26. April 2016 Eventagenturen, Messeunternehmen, Promotionsagenturen, Supplier, Messeplätze, Locations, Sponsoringagenturen sowie ihre Kunden zu qualitativen Höchstleistungen. Ziel ist es, mit dem XAVER Award den Erfolg der Live-Kommunikationsmassnahmen einer breiteren Öffentlichkeit bekannt zu machen und herausragende Leistungen der Branchenvertreter zu würdigen. Die internationale Fachjury setzt sich aus Vertretern unterschiedlichster Branchen wie aus der Industrie, Dienstleistung und Wissenschaft zusammen, um so eine vielschichtige, unabhängige und transparente Bewertung der Einreichungen nach verschiedenen Kriterien sicherzustellen. Wann und wo findet der XAVER statt? Datum: 26. April 2016 Zeit: Türöffnung Uhr Ort: Messe Zürich, Halle 7 Wer kann am XAVER Award teilnehmen? Teilnehmen können alle Unternehmen, die als Auftragnehmer Projekte realisiert haben oder auftraggebende Unternehmen (Kunden) sind. Die Projekte können in der Schweiz oder im Ausland realisiert worden sein. Teilnehmen können auch ausländische Unternehmen, deren Projekte in der Schweiz für einen Schweizer oder ausländischen Kunden realisiert wurden.

2 Prämiert werden der Auftragnehmer (Live Communication Partner) wie auch der Auftraggeber (Kunde). Welche Projekte können für den XAVER eingereicht werden? Es können Projekte eingereicht werden, welche im Zeitraum vom 01. Januar 2015 bis 31. Dezember 2015 umgesetzt wurden. Jedes Unternehmen kann beliebig viele Projekte zur Beurteilung einreichen. Dasselbe Projekt kann nur einmal und in nur einer Kategorie eingereicht werden. In welchen Kategorien werden XAVER vergeben? Best Expo Project Erlebnisorientierte Konzepte / Umsetzungen rund um Messestände und Messebeteiligungen aus dem Bereich des klassischen Messebau. Best 3D Communication Erlebnisorientierte Konzepte / Umsetzungen rund um Markenwelten, Museale Ausstellungen sowie Unternehmens- / NPO-initiierte temporäre Ausstellungen, Themenpavillons, Ideenparks, Flagshipstores, Brandworlds etc. Best Event Project Corporate-Events (Produkteinführungen, Hauptversammlungen, Jubiläen), Mitarbeiter- Events (Kick-Off, Schulungsveranstaltung, Verkaufstrainings und Motivationsveranstaltungen), Consumer-Events (Roadshows, Produktlaunches, Promotions), Charity-, Social- and Cultural-Events. Best Public Event & Show Entertainment Öffentliche Grossveranstaltungen wie Open Air Konzerte, Eigenproduktionen im Bereich Showentertainment, Kultur- und Sportveranstaltungen.

3 Best Cross Media Project 360 Ganzheitliche Live-Kommunikationsmassnahmen, die mittels einer Mehrzahl von verfügbaren Kommunikationsformen wie Werbung, Verkaufsförderung, Public Relations oder Online Marketing durchgeführt wurden und bei denen die Vernetzung der verschiedenen Medien & Kanäle ein entscheidender Erfolgsfaktor waren. Best Supplier Services Unter Best Supplier Services werden Teilleistungen eines Markenerlebnisses bewertet, die im Rahmen der Gesamt-Massnahme besonders hervorzuheben sind und massgeblich dazu beigetragen haben, eine Live Kommunikationsmassnahme zu einem Markenerlebnis zu machen. Beispiele sind eine aussergewöhnliche bauliche Leistung, eine herausragende Medienbespielung, beeindruckendes Licht- und Sounddesign, hervorragendes Showentertainment, bester Venueservice oder bestes Cateringkonzept. Best Sponsoring Project Ganzheitliche Sponsoring-Kampagnen im Bereich Sport (z.b. Einzelsportler, Mannschaft, Sportart oder Event), Kultur (z.b. Musik, Tanz, Museum, Künstler), soziales- und gesellschaftliches Engagement (z.b. Umweltschutz, Nachhaltigkeit, Bildung) sowie digitales Sponsoring (Aktivierung Zielgruppe via soziale Netzwerke) durchgeführt auf nationaler oder internationaler Ebene. Public XAVER Publikumspreis vergeben im Rahmen der Verleihung am XAVER Award durch Mehrheitsentscheid der vor Ort anwesenden Besucher. XAVER OF THE YEAR Ehrenpreis vergeben durch den Verband für herausragende, persönliche Leistungen innerhalb der Live Kommunikations Branche Schweiz. Pro Kategorie müssen der Jury mindestens fünf Projekte zur Bewertung vorliegen, damit in der jeweiligen Kategorie ein XAVER vergeben werden kann. Der Jury ist zudem die Vergabe eines oder mehrerer Sonderpreise über alle Kategorien hinweg möglich.

4 Was sind die Bewertungskriterien der Jury und zu welchem Anteil? Umsetzung und begleitende Massnahmen 40% Umsetzung / Strategietreue Kommunikationsmassnahmen Ziele / Zielgruppe Idee/Konzept 40% Originalität Innovation Authentizität Controlling / Nachbearbeitung 20% Nachbearbeitung Erfolgsnachweis / Zielerreichung ROI/ROE Indikatoren Kosten-/ Nutzenverhältnis Was gewinnt man mit einem XAVER Award? Anerkennung der herausragenden Leistungen in der Schweizer Live Communication Branche. Alle nominierten Projekte werden in den Kommunikationskanälen des Verbandes und seinen Medienpartnern bekannt gemacht (Online/Offline). Referenz für die Akquisitions- und PR-Arbeit. Präsentation des nominierten Projektes im Rahmen der XAVER Awardverleihung gegenüber Branchenvertretern, Kunden und Interessierten. Präsentation aller eingereichten Projekte im Walk of Fame am XAVER Award.

5 Wie erfolgt die Nomination für den XAVER? Die Entscheidungsfindung der Jury findet in zwei Stufen statt: 1. Stufe - Nomination Die Jury beurteilt die Einreichungen nach allgemeinen, nicht disziplinspezifischen Messpunkten, die vom Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz in Zusammenarbeit mit der Jury festgelegt wurden. 2. Stufe Festlegung Gewinner Alle Einreichenden, deren Projekte nominiert wurden, erhalten die Gelegenheit, ihr Projekt im Rahmen einer 10-minütigen Präsentation vor der Jury vorzustellen. Die Jury hinterfragt disziplinenspezifische Kriterien, welche von der Fachjury honoriert werden. Am Ende aller Präsentationen des Tages werden seitens der Jury die Gewinner ermittelt, welche selbstverständlich bis zur Verleihung unter Geheimhaltung bleiben. Bis wann und wie reichen Sie ein? Eingabefrist Start Projekteingabe: Ende Projekteingabe: Melden Sie Ihr Interesse an einer Projekteinreichung der Geschäftsstelle per xaver@xaver-award.ch 2. Sie erhalten ein persönliches Login von der Geschäftsstelle zugeschickt. 3. Gehen Sie auf auf den Menüpunkt Projekteinreichung und finden Sie dort den Link zum Formular für die Projekteinreichung. Loggen Sie sich mit Ihrem Benutzernamen und Passwort ein. 4. Füllen Sie das Anmeldeformular aus und laden Sie Ihre Fotos und Videos (optional) herauf. 5. Sie erhalten umgehend ein Bestätigungsmail zugeschickt.

6 6. Schicken Sie die Fotos und Filme zusätzlich per Post auf einer CD oder einem USB-Stick an die Geschäftsstelle. 7. Per Post erhalten Sie die Rechnung für die Teilnahmegebühr, welche sofort bezahlt werden muss (Wichtig: Nur bezahlte Einreichungen werden bewertet!!!). Wie hoch ist die Teilnahmegebühr für den XAVER? Early Bird vom bis pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) Alle komplett erhaltenen und bestätigten Einreichungen von Mitgliedern/Nichtmitgliedern Einreichungen vom bis Mitglieder Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz Nichtmitglieder pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) pro Einreichung CHF (exkl. MwSt.) Pro eingereichtes Projekt werden 2 kostenlose Eintrittstickets zur XAVER Awardverleihung am 26. April 2016 zur Verfügung gestellt. Welche Unterlagen werden zur Einreichung vorausgesetzt? Konzept / Teilnahmebogen online Die Jury beurteilt die Einreichungen nach allgemeinen, nicht disziplinspezifischen Messpunkten. Der vollständig ausgefüllte Teilnahmebogen muss die folgenden Punkte behandeln: Ausgangssituation und Aufgabenstellung des Kunden Massnahmen zur Zielerreichung Zielgruppe und Zielsetzung Beschreibung des Projekts, Zeitpunkt, Zeitrahmen und Ort

7 Anzahl der anvisierten und realen Teilnehmer Beschreibung von Begleitmassnahmen und Einbindung ins Unternehmensmarketing Budget, Effizienznachweis Weitere Bemerkungen Wichtig: Überprüfen Sie genauestens alle Angaben, denn nach der Eingabe Ihres Projektes können keine Änderungen mehr vorgenommen werden. Bildmaterial Das Bildmaterial wird für die Jury, für die Dokumentation auf der Webseite, die begleitende Pressearbeit sowie für den Event selbst verwendet. Bitte reichen Sie nur aussagekräftige und qualitativ hochwertige Bilder ein. Online dient zur Onlinedarstellung Ihres Projektes max. 5 Fotos JPG-Format Auflösung mind. 3000x2000 Pixel Grösse max. 5MB pro Bild Postalisch Fotos auf USB-Stick oder CD/DVD max. 5 Fotos JPG-Format Auflösung mind. 3000x2000 Pixel Grösse max. 5MB pro Bild Versand an Geschäftsstelle Expo-Event Verband

8 Filmmaterial (optional) Das Einreichen einer filmischen Dokumentation ist optional, wird aber empfohlen. Der Film dient der Jury zur Beurteilung Ihres Projektes und wird im Falle einer Nomination im Internet publiziert sowie ggf. während der Awardverleihung in Sequenzen abgespielt. Online max. 3 Minuten Grösse max. 30MB Upload im.flv-format Postalisch Film auf USB-Stick oder CD/DVD DV-Formate als Quicktime,.avi oder.dv Versand an Geschäftsstelle Expo-Event Verband Versand der Unterlagen an: Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz Postfach Kapellenstrasse 14 CH Bern Mit welchen Bedingungen muss man einverstanden sein? Durch die fristgerechte Einreichung sowie Bezahlung der Teilnahmegebühr erklären sich alle teilnehmenden Unternehmungen (Nichtmitglieder wie auch teilnehmende Verbandsmitglieder) automatisch und ausdrücklich mit den nachstehenden Teilnahmebedingungen einverstanden und leisten für die daraus entstehenden Verpflichtungen nachfolgende Rechtsgewähr: Die teilnehmenden Unternehmungen leisten dafür Gewähr, dass Sie mit Zustimmung der involvierten und dokumentierten Rechteinhabern über die Daten verfügen und diese der Jury und dem Verband zur Kenntnis geben dürfen. Diese Daten dürfen in der Folge auch in der Berichterstattung über den Wettbewerb und später auch über die Branche verwendet werden. Weiter leisten die teilnehmenden Unternehmungen dafür Gewähr, dass sie den Organisatoren vom XAVER und dem Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz die zeitlich, räumlich und sachlich unbeschränkten, jedoch nicht exklusiven Verwendungsrechte an den zur Ver-

9 fügung gestellten digitalen und analogen Daten von sämtlichen Texten, Bildern, Kennzeichen und Illustrationen übertragen dürfen und bei allen beteiligten Rechteinhabern die entsprechenden Verwendungsrechte eingeholt haben. Die Entscheidungen der Jury sind nicht anfechtbar. Der Rechtsweg ist ausgeschlossen. Weder der organisierende Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz noch einzelne Exponenten des Verbandes oder der Jury können im Zusammenhang mit dem XAVER Award und die den Award begleitende Kommunikation beklagt werden. Vorbehalten bleiben die zwingenden gesetzlichen Vorschriften, insbesondere bei deliktischem Handeln von Exponenten. Die Jury behält sich vor, von den teilnehmenden Unternehmungen zusätzliche Informationen einzuholen. Ausschluss vom Verfahren bzw. Nichtnominierungen müssen nicht begründet werden. Ein Anspruch auf Rückerstattung der Teilnahmegebühren besteht auch im Falle einer Nichtnomination nicht. Kontaktadresse: Expo-Event.Live Communication Verband Schweiz Postfach Kapellenstrasse 14 CH Bern T: xaver@xaver-award.ch Bern,