Nutzungsbedingungen und -hinweise für den Online-Service zur ordentlichen Hauptversammlung 2018 der Evonik Industries AG

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1 Nutzungsbedingungen und -hinweise für den Online-Service zur ordentlichen Hauptversammlung 2018 der Evonik Industries AG 1. Geltungsbereich Diese Nutzungsbedingungen und -hinweise gelten für alle Aktionäre, die sich über unseren Online-Service im Internet unter zur ordentlichen Hauptversammlung 2018 der Evonik Industries AG anmelden, d.h. Eintrittskarten für die Hauptversammlung bestellen, Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter oder ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung erteilen. 2. Stabilität und Verfügbarkeit des Online-Service zur Hauptversammlung/ Haftungsausschluss Die von uns getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Funktionsfähigkeit unseres Internetangebots und der Datensicherheit entsprechen modernsten Standards. Die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Internetangebots können nach dem heutigen Stand der Technik jedoch Schwankungen und Störungen unterworfen sein. Die Evonik Industries AG hat keinen Einfluss auf die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes und der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter. Die Evonik Industries AG kann keine Gewährleistung und Haftung für die Verfügbarkeit, Funktionsfähigkeit, Stabilität und Zuverlässigkeit des Telekommunikationsnetzes, der in Anspruch genommenen Internetdienste und Netzelemente Dritter sowie für den jederzeitigen Zugang zu unserem Internetangebot übernehmen. Ferner übernimmt die Evonik Industries AG keine Verantwortung für Fehler und Mängel der für den Online-Service eingesetzten Hard- und Software einschließlich solcher der eingesetzten Dienstleistungsunternehmen, soweit nicht Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vorliegen. Sofern Sicherheitserwägungen es der Evonik Industries AG zwingend erforderlich erscheinen lassen, behalten wir uns vor, unser Internetangebot ohne weitere Ankündigung zu unterbrechen oder einzustellen. Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an die Aktionärshotline, die Ihnen von Montag bis Freitag von Uhr (außer an Feiertagen) unter der Telefonnummer zur Verfügung steht (6 Cent je Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, max. 42 Cent/Minute aus deutschen Mobilfunknetzen). Seite 1 von 8

2 3. Online-Anmeldung zur Hauptversammlung Die Anmeldung zur Hauptversammlung über den Online-Service ist bis zum 16. Mai 2018, Uhr (Mitteleuropäische Sommerzeit - MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG), möglich. Bis dahin können Sie über den Online-Service Eintrittskarten für sich oder einen von Ihnen ausgewählten Bevollmächtigten bestellen, die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter oder Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen, die am Online-Service teilnehmen, mit der Ausübung Ihres Stimmrechts bevollmächtigen und ihnen Weisungen zu den Tagesordnungspunkten erteilen. Falls Sie mehrere Einladungen mit unterschiedlichen Aktionärsnummern erhalten haben, führen Sie bitte die Online-Anmeldung zur Hauptversammlung für jede dieser Aktionärsnummern gesondert durch. Wir empfehlen Ihnen, unseren Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung frühzeitig zu nutzen, damit Sie sich bei eventuellen technischen Störungen noch rechtzeitig vor dem Anmeldeschluss (16. Mai 2018, Uhr (MESZ) - Zugang bei Evonik Industries AG) z.b. per Post anmelden können. Aktionäre, die sich für den E- Mail-Versand der Einladung zu Hauptversammlung registriert haben und deshalb keine Anmeldeunterlagen mehr per Post erhalten, bitten wir, sich bei Störungen an die Aktionärshotline, die Ihnen von Montag bis Freitag von Uhr (außer an Feiertagen) unter der Telefonnummer zur Verfügung steht, zu wenden (6 Cent je Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, max. 42 Cent/Minute aus deutschen Mobilfunknetzen). 4. Eintrittskartenbestellung Nach der Bestellung Ihrer Eintrittskarte(n) ist eine spätere Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung über den Online-Service nicht mehr möglich. Im Anschluss an eine Eintrittskartenbestellung können Sie die bestehenden Möglichkeiten zur Vollmachtserteilung außerhalb des Online-Service nutzen. Der Online-Service bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre über diesen Weg bestellte(n) Eintrittskarte(n) direkt selbst auszudrucken. Dies ist nicht möglich, wenn Sie im Online- Service eine Eintrittskarte für einen Vertreter bestellen oder wenn Sie im Aktienregister als Einzelperson oder Personengemeinschaft / Personengesellschaft / juristischen Person mit weniger als einer Aktie eingetragen sind. Eine uns eventuell bereits vorliegende Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung wird im Falle einer späteren Eintrittskartenbestellung über den Online-Service widerrufen Seite 2 von 8

3 und daher nicht mehr ausgeübt, d.h. die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, das betreffende Kreditinstitut oder die betreffende Aktionärsvereinigung werden aufgrund der vorrangigen Eintrittskartenbestellung die Stimmen aus dieser Vollmacht nicht mehr vertreten. 5. Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter Die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter können Sie im Online-Service unter bevollmächtigen. Wählen Sie hierfür Bestellung von Eintrittskarten sowie Vollmacht und Weisung an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter. Die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der von Ihnen erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt (z.b. Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrates) eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine zu dem Tagesordnungspunkt erteilte Weisung entsprechend für jede Einzelabstimmung. Die Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter ermöglicht Ihnen weitgehend die Wahrnehmung Ihrer Aktionärsrechte in der Hauptversammlung. Wir weisen jedoch darauf hin, dass sie die persönliche Teilnahme an der Hauptversammlung nicht vollständig ersetzen kann. So nehmen die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen. Der Online-Service eröffnet auch nicht die Möglichkeit, über die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter an der Abstimmung über Verfahrensfragen oder über nicht gemäß 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären teilzunehmen. Die Stimmrechtsvertreter vertreten Sie bei Bevollmächtigung über den Online-Service anonym, d.h. ohne Nennung Ihres Namens. Wenn Sie die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter rechtzeitig bis zum 16. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG), über den Online-Service bevollmächtigen, können Sie die den Stimmrechtsvertretern über den Online-Service erteilten Weisungen noch bis zum 22. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG) über den Online-Service ändern. Sollten Sie sowohl über den Online-Service als auch auf anderem Wege Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter erteilt und Weisungen abgegeben haben, so hat Ihre Weisung über den Online-Service Priorität gegenüber der anderweitigen Weisung, unabhängig vom Zeitpunkt des Eingangs bei uns. Seite 3 von 8

4 6. Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen Im Rahmen der Bevollmächtigung von Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen ist zu unterscheiden zwischen Kreditinstituten und Aktionärsvereinigungen, die am Online-Service teilnehmen, und solchen, die nicht teilnehmen: a) Am Online-Service teilnehmende Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen können Sie im Online-Service unter bevollmächtigen. Wählen Sie dort Vollmacht und ggf. Weisung an Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen. Wenn Sie ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung rechtzeitig bis zum 16. Mai 2018, Uhr (MESZ), über den Online-Service bevollmächtigen, können Sie die dem Kreditinstitut / der Aktionärsvereinigung über den Online-Service erteilten Weisungen noch bis zum 22. Mai 2018, Uhr (MESZ) über den Online-Service ändern. b) Wenn Sie über den Online-Service ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung, das / die nicht am Online-Service teilnimmt, zur Vertretung Ihrer Stimmen bevollmächtigen möchten, müssen Sie über die Option Bestellung von Eintrittskarten sowie Vollmacht und Weisung an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter eine Eintrittskarte bestellen. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: Sie können eine Eintrittskarte direkt an ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung zusenden lassen. Hierfür steht im Online-Service die Option Eintrittskartenbestellung für einen Vertreter zur Verfügung. Sie können sich über den Online-Service eine Eintrittskarte an Ihre eigene Adresse schicken lassen bzw. drucken diese selbst aus und bevollmächtigen ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung. Hierfür können Sie das Vollmachtsformular auf der Eintrittskarte ausfüllen und die Eintrittskarte anschließend dem Bevollmächtigten zukommen lassen. Bitte erfragen Sie ggf. abweichende Modalitäten der Vollmachtserteilung direkt bei dem Kreditinstitut oder der Aktionärsvereinigung Ihrer Wahl. Bitte beachten Sie, dass viele Kreditinstitute nicht mehr bereit sind, Stimmrechte zu vertreten. Sprechen Sie das Kreditinstitut Ihrer Wahl an, um zu vermeiden, dass Ihre Stimmen verloren gehen. Zur Bevollmächtigung eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung außerhalb dieses Online-Service senden wir Ihnen auf Verlangen gerne auch ein Vollmachtsformular zu. Bitte wenden Sie sich hierzu an die Aktionärshotline, die Ihnen von Montag bis Freitag von Uhr (außer an Feiertagen) unter der Telefonnummer zur Verfügung steht (6 Cent je Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, max. 42 Cent/Minute aus deutschen Mobilfunknetzen), oder schriftlich an Evonik Seite 4 von 8

5 Industries AG, c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH, Postfach , Hamburg, oder per an Sollten Sie sowohl über diesen Online-Service als auch auf anderem Wege Vollmacht an ein Kreditinstitut bzw. eine Aktionärsvereinigung erteilt und Weisungen abgegeben haben, so hat Ihre Vollmacht und Weisung über den Online-Service Priorität gegenüber der anderweitigen Vollmacht und Weisung, unabhängig vom Zeitpunkt des Eingangs bei uns. Für die Ausübung des Stimmrechts ist ausschließlich das bevollmächtigte Kreditinstitut bzw. die bevollmächtigte Aktionärsvereinigung verantwortlich. 7. Änderung des Bevollmächtigten, spätere Eintrittskartenbestellung über den Online- Service und Vollmachtswiderruf a) Bis zum Anmeldeschluss am 16. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG), haben Sie über den Online-Service die Möglichkeit, bei über den Online- Service erteilten Bevollmächtigungen der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung den Bevollmächtigten zu ändern: Wenn Sie über den Online-Service die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt haben, können Sie über den Online- Service statt diesen Stimmrechtsvertretern einem Kreditinstitut oder einer Aktionärsvereinigung, die am Online-Service teilnehmen, bis zum Anmeldeschluss am 16. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG) Vollmacht erteilen. In diesem Fall widerrufen Sie Ihre frühere Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter. Wenn Sie über den Online-Service ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung bevollmächtigt haben, die am Online-Service teilnehmen, können Sie über den Online-Service statt dem Kreditinstitut oder der Aktionärsvereinigung bis zum Anmeldeschluss am 16. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG) Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter oder an ein anderes am Online-Service teilnehmendes Kreditinstitut oder eine andere am Online-Service teilnehmende Aktionärsvereinigung erteilen. In diesem Fall widerrufen Sie die frühere Vollmacht an ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung. Seite 5 von 8

6 In all diesen vorgenannten Fällen hat die zuletzt erteilte Vollmacht Priorität. Die zuvor über den Online-Service abgegebenen Vollmachten werden widerrufen und daher nicht mehr ausgeübt. b) Auch nach Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung über den Online- Service haben Sie bis zum Anmeldeschluss am 16. Mai 2018, Uhr (MESZ) (Zugang bei Evonik Industries AG), die Möglichkeit, eine Eintrittskartenbestellung vorzunehmen. Eine spätere Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung über den Online- Service ist nach einer Eintrittskartenbestellung nicht mehr möglich. Im Anschluss an eine Eintrittskartenbestellung können Sie die bestehenden Möglichkeiten zur Vollmachtserteilung außerhalb des Online-Service nutzen. Eine uns eventuell bereits über den Online-Service vorliegende Vollmacht an die von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, ein Kreditinstitut oder eine Aktionärsvereinigung wird im Falle einer späteren Eintrittskartenbestellung nicht mehr ausgeübt, d.h. die Stimmrechtsvertreter, das betreffende Kreditinstitut oder die betreffende Aktionärsvereinigung werden aufgrund der vorrangigen Eintrittskartenbestellung die Stimmen aus dieser Vollmacht nicht mehr vertreten. c) Der reine Widerruf einer Vollmacht (d.h. ohne neue Vollmacht zu erteilen oder eine Eintrittskarte zu bestellen) ist ausschließlich unter der in der Einberufung für Anmeldungen zur Hauptversammlung genannten Adresse / Faxnummer / -Adresse möglich. Der Online-Service steht hierfür nicht zur Verfügung. 8. Personengemeinschaften / Personengesellschaften / Juristische Personen Bitte beachten Sie, dass bei im Aktienregister eingetragenen Personengemeinschaften (z.b. Ehepaaren), Personengesellschaften oder juristischen Personen diejenige Person, die die Eintrittskartenbestellung, die Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter oder am Online-Service teilnehmender Kreditinstitute und Aktionärsvereinigungen, oder die Erteilung bzw. Änderung von Weisungen vornimmt, von allen Mitgliedern der Personengemeinschaft bzw. von der juristischen Person / Personengesellschaft, für die sie handelt, hierzu bevollmächtigt sein muss bzw. für die juristische Person / Personengesellschaft vertretungsberechtigt sein muss. Seite 6 von 8

7 9. Sorgfaltspflichten des Anwenders Bitte machen Sie Ihre Aktionärsnummer und Ihr Zugangspasswort Unbefugten nicht zugänglich, damit kein Dritter Ihren Zugang nutzen kann. Sollte Verdacht auf Missbrauch bestehen, sollten Sie Ihren Zugang telefonisch über die Aktionärshotline, die Ihnen von Montag bis Freitag von Uhr (außer an Feiertagen) unter der Telefonnummer zur Verfügung steht (6 Cent je Anruf aus dem Festnetz der Deutschen Telekom, max. 42 Cent/Minute aus deutschen Mobilfunknetzen), sperren lassen oder, falls Sie für den -Versand der Einladung zur Hauptversammlung registriert sind, zumindest Ihr Zugangspasswort und die Sicherheitsfrage ändern. Bei einer Sperrung ist eine Anmeldung, d.h. Eintrittskartenbestellung sowie Vollmachtsund Weisungserteilung noch anderweitig, sofern sie form- und fristgerecht erfolgt, möglich. Bitte achten Sie auch darauf, den Online-Service ordnungsgemäß abzuschließen. Ihre Eintrittskartenbestellung und Ihre Vollmachtserteilung bzw. Weisungsabgabe oder - änderung ist erst dann registriert, wenn Sie die Quittung der Eintrittskartenbestellung bzw. der Vollmachtserteilung ggf. mit dazugehörigen Weisungen angezeigt bekommen. Falls das Programm zu einem früheren Zeitpunkt abgebrochen wird (z.b. durch die Schaltfläche Abbruch oder durch Schließen des Fensters), wird Ihre Eintrittskartenbestellung bzw. Ihre Vollmachtserteilung oder Weisungsabgabe oder -änderung nicht ordnungsgemäß registriert. Ein ordnungsgemäßer Abschluss des Programms verhindert auch, dass Unbefugte während Ihrer Abwesenheit Ihre Eingaben einsehen oder manipulieren können. 10. Hinweise zum Datenschutz Die Sicherheit Ihrer persönlichen Daten und der Schutz Ihrer Privatsphäre haben für uns oberste Priorität. Dies gewährleisten wir mit Methoden zur sicheren Datenkommunikation, die dem aktuellen Stand der Technik entsprechen. Ihre Daten werden im Rahmen der Nutzung des Online-Service für die Anmeldung zur Hauptversammlung ausschließlich zu folgenden Zwecken gespeichert, verarbeitet und genutzt: Online-Bestellung von Eintrittskarten zur Hauptversammlung Online-Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter, eines am Online-Service teilnehmenden Kreditinstituts oder einer Aktionärsvereinigung ggf. mit der zugehörigen Weisungserteilung Online-Einsicht Ihres Eintrags im Aktienregister Seite 7 von 8

8 Online-Änderung Ihrer Postanschrift im Aktienregister. Um den aktienrechtlichen Nachweispflichten zu entsprechen, werden die Daten für die Online-Bevollmächtigung der von der Evonik Industries AG benannten Stimmrechtsvertreter mit den dazugehörigen Weisungen von uns drei Jahre lang zugriffsgeschützt aufbewahrt. April 2018 Evonik Industries AG Seite 8 von 8