Fact Sheet für Aussteller vdt - Travel Agent Info Abende 2018

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1 Fact Sheet für Aussteller vdt - Travel Agent Info Abende 2018 Bitte lesen Sie diese Informationen aufmerksam durch! Sie enthalten alle wichtigen Details für die erfolgreiche Durchführung der vdt - Travel Agent Info Abende. Key Facts: Bundesweite Tour in 11 Städten pro Standort je ein Termin im Frühjahr und ein Termin im Herbst Zusätzliche Termine im Rahmen von Themen-Touren Verschiedene Leistungspakete buchbar, ganz nach Ihren Vorstellungen! Standorte: Aktuell 11 Metropolen & Metropolregionen: München Stuttgart Nürnberg Mannheim Frankfurt Leipzig Köln Düsseldorf Essen Berlin Ost Berlin West Hamburg Weitere auf Anfrage möglich Veranstaltungsablauf*: 17:30h 18:00h Aufbau 18:30h 19:15h Ankunft der Teilnehmer und Austausch mit Aussteller auf der Messe 19:15h 19:30h Begrüßung und kurze Vorstellungsrunde 19:30h 20:00h Präsentationen Aussteller vor dem Plenum 20:00h 20:30h Abendessen 20:30h 22:00h Präsentationen Aussteller vor dem Plenum 22:00h Offizielles Veranstaltungsende 22:00h 22:30h Feedbackrunde für interessierte Expedienten (*Beispielhaft der genaue Ablauf ist abhängig von der Zusammensetzung der Ausstellern, der gebuchten Pakete und der jeweiligen Location)

2 Präsentationszeit: Präsentationszeiten wählbar zwischen Minuten (siehe Paket BRONCE, SILVER, GOLD) Zusätzlich 45 Min. Aussteller Messe/Forum am Anfang. Zusätzlich 30 Min. Feedbackrunde für interessierte Expedienten am Ende. Verlängerung der Präsentationszeit: Ihnen reicht die Zeit nicht, um Ihre Inhalte zu präsentieren? Dann buchen Sie mehrere Ausstellerplätze an einem Abend bis hin zu Ihrer exklusiven Tour. So können Sie Ihre verfügbare Präsentationszeit einfach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sprechen Sie uns an, wir erstellen Ihnen ein individuelles Angebot! Verfügbare Pakete: Leistungen/Services Paket/Package Paket/Package Paket/Package GOLD SILVER BRONCE Roll-Up vor Ort Min. Aussteller X X X Messe/Fair Präsentationszeit / 30 min. 20 min. 10 min. Presentation Time Tisch oder Stehtisch / Table Tisch/Table Tisch/Table Stehtisch/Bistrotable or Bistro Table Personen inklusive /Persons included Logointegration auf unseren X X nicht verfügbar Newslettern Shop Category in Online X gegen Aufpreis nicht verfügbar Booking System Online Banner gegen Aufpreis gegen Aufpreis gegen Aufpreis Kampagne/Campaign* Zentraler gegen Aufpreis gegen Aufpreis gegen Aufpreis Werbemittelversand/Central Shipping services* Referenten/Presenter* gegen Aufpreis gegen Aufpreis gegen Aufpreis Kosten* pro Teilnehmer / Cost per participant 25,- EUR 17,50 EUR 10,- EUR Kosten und Zahlungsmodalitäten: Pro Aussteller wird eine vom gebuchten Paket abhängige Gebühr pro gebuchten Teilnehmer berechnet (siehe Tabelle). Die geplante Mindestteilnehmerzahl und Durchführungsgarantie pro Termin liegt bei 15 Teilnehmern. Zusätzlich berechnen wir pro Tour eine einmalige Set-Up und Organisationspauschale von 150,- EUR.

3 Wir gehen von einer durchschnittlichen Teilnehmerzahl von 30 Personen aus. Aufgrund der gebuchten Standorte und der geplanten Maximalteilnehmerzahl ergibt sich ein geplantes Auftragsvolumen. 50% dieses Volumens sowie die Set-Up und Organisationspauschale sind sechs Wochen vor dem ersten gebuchten Termin des Ausstellers in der jeweiligen Terminserie im Frühjahr/Sommer/Herbst fällig. Die endgültige Abrechnung auf Basis der gebuchten Teilnehmer erfolgt 14 Tage nach dem letzten gebuchten Termin einer Tour (Frühjahr/Sommer/Herbst). Es erfolgt eine Nachberechnung oder Gutschrift für alle stattgefundenen Termine. Leistungen: 1. Paketleistungen abhängig vom gebuchten Paket (siehe Tabelle) 2. Newsletter-Bewerbung der jeweiligen Tour an Expedienten & Reisebüros deutschlandweit 3. Weitere Werbemaßnahmen durch Kooperation mit Willy Scharnow-Stiftung & asr 4. Pressemitteilung der Veranstaltung an die deutsche Fachpresse 5. Location - Suche, Buchung, Abwicklung und Information der Teilnehmer 6. Bereitstellung Veranstaltungstechnik: Lautsprechersystem, Presenter, Laptop. 7. Koordination und Durchführung Auf- und Abbau 8. Unser Gastgeber als Ansprechpartner vor Ort während der gesamten Veranstaltung 9. Abendessen inkl. 2-3 Getränken (Alkoholfreie Getränke, Bier, Wein, Kaffee, Tee) für jeden Teilnehmer + 1 Mitarbeiter pro Aussteller pro Termin gratis (weitere Mitarbeiter je 40,00 ) 10. Online Buchungstool zur einfachen Anmeldung durch die Teilnehmer 11. Anmeldeorganisation inkl. Einladungsversand, Teilnahmebestätigung und Nachkontrolle 12. Follow-Up per an alle Teilnehmer 13. Teilnehmer- und Buchungsliste als.xls oder.csv Datei WICHTIG: Bewerbung über Ausstellerverteiler: Um eine möglichst breite Basis an Agenturen anzusprechen, bewerben wir die Veranstaltungsreihe über verschiedene Kanäle. Eine der Erfolgsfaktoren dabei ist die Bewerbung über die verfügbaren Verteiler der beteiligten Aussteller. Jeder Aussteller erhält von uns eine Newsletter - Vorlage zur Bewerbung seiner gebuchten vdt - Travel Agent Info Abende. Sie haben den Namen, auf den Ihre Vertriebspartner reagieren. Deshalb ist in unseren AGBs eine zweifache Bewerbung der Termine Ihrerseits über Ihren Verteiler festgelegt. Wir bitten Sie, das bei Ihrer Kommunikationsplanung zu berücksichtigen und uns die jeweiligen Bewerbungstermine mindestens 14 Tage vor der Bewerbung zu nennen. So vermeiden wir evtl. Doppelbewerbungen.

4 Der Gastgeber: Jede Veranstaltung wird vor Ort durch einen Gastgeber von vdt betreut und begleitet. Der jeweilige Gastgeber steht den Referenten am Veranstaltungstag gerne für telefonische Absprachen und Rückfragen zur Verfügung. Die Kontaktdaten des Gastgebers werden mit der Teilnehmerliste für den jeweiligen Termin bekanntgegeben. Der jeweilige Standort: Der genaue Standort für die Veranstaltung wird den Ausstellern spätestens 2 Wochen vorher bekannt gegeben. Durchführung / Absage / Verschiebung von Terminen: Die Aussteller erhalten 14 Tage vor dem jeweiligen Termin eine Teilnehmerliste. Sollte die gebuchte Teilnehmeranzahl unter 15 oder die Mindestanzahl an Ausstellern unter drei liegen, sind wir berechtigt, den Termin abzusagen oder zu verschieben. Ab 15 gebuchten Teilnehmern sowie mindestens drei Ausstellern garantieren wir die Durchführung der Veranstaltung. Werbemittelversand leichtgemacht: Aussteller haben bei uns die Möglichkeit, ihre Werbemittel (bis DIN A4 Flyer, Broschüren etc.) für alle gebuchten vdt - Travel Agent Info Abende zentral an uns zu versenden und wir übernehmen den Versand an die jeweiligen Standorte unter Berücksichtigung der Teilnehmerzahlen. Für nur 3,00 zusätzlich pro angemeldetem Teilnehmer inkl. Porto! (Für Sperrgepäck wie Roll-Ups etc. unterbreiten wir gerne ein Angebot.) Kostengünstige Referenten: Für Aussteller, die nicht genügend Personalressourcen haben, besteht die Möglichkeit, dass unsere Gastgeber ihr Produkt auf den vdt - Travel Agent Info Abenden vorstellen. Für nur 5,00 zusätzlich pro angemeldetem Teilnehmer sind ergänzend zur Präsentation bereits die Einarbeitung per Telefon (30 Minuten) sowie die Verteilung von Werbemitteln und die Reisekosten enthalten. Sofern eine intensivere Einarbeitung notwendig ist, sprechen Sie uns bitte an. Wir unterbreiten Ihnen gerne ein Angebot. Bannerwerbung: Unsere Homepage bietet sich als B2B Werbeplattform für Sie an, um zielgerichtet und kostengünstig Ihre potentiellen Vertriebspartner zu erreichen. Seit 2015 haben bereits über Expedienten die Veranstaltungen auf unserer Website gebucht. Und in der Regel besuchen zwischen 2000 und 5000 Besucher = Expedienten pro Monat unsere Website. Der Preis für Bannerwerbung (ohne Bannergestaltung) beginnt bei 150,00 pro Woche (Montag bis Sonntag). Die Bannergestaltung, inkl. Verlinkung auf Ihre Website, können wir Ihnen gegen einen geringen einmaligen Aufpreis ebenfalls anbieten.

5 Benötigte Unterlagen/Daten/Hinweise: Teil 1: Für die Bewerbung der Veranstaltungsreihe benötigen wir spätesten 3 Tage nach Buchungsbestätigung: Logo im Format.jpg Logo im Format.eps 2-3 Produktbilder oder Visuals 1 Kurzbeschreibung nach Ihrer Wahl mit ca. 500 Zeichen. Teil 2: Spätestens 21 Tage vor der jeweiligen Veranstaltung benötigen wir: Name des teilnehmenden Referenten mit Mobilnummer WICHTIG: Die Bereitstellung dieser Unterlagen ist extrem wichtig für eine ordnungsgemäße Durchführung des Abends und einen professionellen Auftritt aller Aussteller. Daher bitten wir um Einhaltung der Deadlines. Bitte nennen Sie uns einen verantwortlichen Ansprechpartner für evtl. Rückfragen. Zum Aufbau (Roll Up aufstellen, Verteilung Infomaterial): Für die Reiseplanung ist es zwingend erforderlich, die angegebenen Aufbauzeiten zu beachten. Nach 18:00 Uhr kann in der Regel kein Aufbau mehr erfolgen. Pro Veranstaltung haben wir bis zu vier Aussteller und im Regelfall finden die Events in gastronomischen Betrieben statt. Deshalb sind die individuellen Werbemittel pro Aussteller auf ein Roll-Up beschränkt. *Alle Beträge verstehen sich zzgl. der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Ansprechpartner für Buchung, Fragen und Durchführung: vdt Vertrieb der Touristik Peter Draeger Projekt Manager Events Tel.: peter.draeger@vertriebdertouristik.de oder Markus Ritter Projekt Manager Events Tel.: markus.ritter@vertriebdertouristik.de Es gelten unsere AGB in ihrer jeweils gültigen Fassung. Irrtum und Änderungen vorbehalten.