C. Detailangaben zu Fahrschulverwaltungssystemen

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1 C. Detailangaben zu Fahrschulverwaltungssystemen 1. Kategorien der betroffenen Personen Lfd.Nr. Beschreibung der Kategorien betroffener Personen (zb Kunden, Mitarbeiter, Lieferanten usw.) 1 Kunden Auftraggebers (Empfänger und Erbringer von Lieferungen oder Leistungen, z. B. Fahrschüler) 2 Interessenten des Auftraggebers 3 Sachbearbeiter oder Kontaktperson beim Auftraggeber (Personal) 4 Sachbearbeiter oder Kontaktperson beim Auftraggeber (Fahrlehrer) 5 An der Geschäftsabwicklung mitwirkende Dritte (Prüfer) 6 Kontaktpersonen beim Kunden, Lieferanten oder an der Geschäftsabwicklung mitwirkenden Dritten (Begleiter) 7 Kontaktpersonen beim Kunden, Lieferanten oder an der Geschäftsabwicklung mitwirkenden Dritten (Firma) 2. Rechtsgrundlagen 1 3. Verträge, Zustimmungserklärungen oder sonstige Unterlagen (zb Erledigung der Informationspflichten 2 ) sind abgelegt: 3 (freiwillig) 4. Kategorien der verarbeiteten Daten und Löschungs- bzw. Aufbewahrungsfristen 4 a. Kategorien der verarbeiteten Daten und Ankreuzen, ob sie an Empfänger übermittelt werden 1 Die Rechtsgrundlagen (zb rechtliche Verpflichtung, Einwilligung, Vertragserfüllung, lebenswichtige Interessen des Betroffenen, kein überwiegendes berechtigtes Interesse des Betroffenen) sind nach der DSGVO zwar nicht verpflichtend ins Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Allerdings unterliegt der verantwortliche Verarbeiter einer sogenannten Rechenschaftspflicht. Diese besagt eine Nachweispflicht bzgl. der Einhaltung der Pflichten nach der DSGVO. Dazu gehört unter anderem auch der Nachweis, dass die Datenverarbeitung nach den in der DSGVO normierten Rechtmäßigkeitsgrundlagen erfolgt. Siehe das Merkblatt Grundsätze und Rechtmäßigkeit der Verarbeitung. 2 Siehe zu den Informationspflichten das Merkblatt Informationspflichten. 3 Die Angabe, wo die Unterlagen innerhalb der Organisation abgelegt wurden, ist nicht verpflichtend im Verarbeitungsverzeichnis zu dokumentieren, erleichtert aber vor allem in größeren, arbeitsteilig organisierten Organisationen das Auffinden der entscheidenden Unterlagen (dient also lediglich der innerbetrieblichen Arbeitserleichterung). 4 Nach der DSGVO sind die Löschfristen bzw. Aufbewahrungsfristen nach Möglichkeit ins Verfahrensverzeichnis aufzunehmen. Beispielsweise kann bei unbefristeten Verträgen keine konkrete Löschfrist angegeben werden, da der konkrete Vertragsablauf unbestimmt ist. Es empfiehlt sich hier allerdings eine abstrakte Frist anzugeben (zb nach Ablauf des Vertrages ).

2 Kategorien der betroffenen Personengruppe aus Punkt 1 des C-Blattes Lfd. Nr. Datenkategorien Besondere Datenkateg orien isd Art 9 DSGVO 5, strafrechtli ch relevant isd Art 10 DSGVO 6 Fahrprüfungsverwaltung SMS Dienst (FirmenSMS.at, FITTcom.de) Push Dienst, Mail Führerscheinregister Daten in MMM Test online Daten in andere Instanz der FSVW (Recht auf Datenübertragbarkeit) Fahrprüfung Daten in Fahrsicherheitstrainingsverwaltung Buchhaltungsprogramme Personalverrechnungsprogramme Kalender Export Daten für Word, Excel,PDF Externe Auftragsverarbeiter (Fahrschulspezifisch) Arbeitszeitaufzeichnung GPS Fahrstundenaufzeichnung 1 1 Ordnungsnummer X X 2 Name bzw. X X X X X Bezeichnung 3 Anrede/Geschlecht X X X X 4 Anschrift X X X 5 Telefon- und X X Faxnummer und andere zur Adressierung erforderliche Informationen, die sich durch moderne Kommunikationstec hniken ergeben 6 Geburtsdaten X X X 5 Daten nach Art 9 DSGVO sind besondere Datenkategorien ( sensible Daten): rassische und ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder weltanschauliche Überzeugungen, Gewerkschaftszugehörigkeit, genetische und biometrische Daten zur Identifizierung einer natürlichen Person, Gesundheitsdaten, Daten zum Sexualleben oder der sexuellen Orientierung. 6 Verarbeitung personenbezogener Daten über strafrechtliche Verurteilungen und Straftaten oder damit zusammenhängende Sicherungsmaßregeln unter behördlicher Aufsicht.

3 7 Zusätzliche Daten (Staatsbürgerschaft, alte Adresse bei Zuzug aus Ausland, Familienstand, Beruf, Art der Tätigkeit, Firma/Schule, Prüfungssprache, SV-Nummer, Name bei Geburt, frühere Namen, Name Vater, Geburtsdatum Vater, Name Mutter, Geburtsdatum Mutter) 8 Sperrkennzeichen =SA (Einwilligungen) 9 Zugangsdaten an eigenen Diensten (Pin, Benutzername, Passwort) 10 Daten zum bestehenden Führerschein (Führerscheinnum mer, ausgestellt am, ausgestellt von, vorhandene Klassen) 11 Daten zum beantragten Führerschein (FSR Antragsnummer, auszubildende Klassen, antrag auf, Abholort) X X X X X X X X X

4 12 Daten zur Ausbildung und Prüfung (Prüfbehörde, Anmeldung, Kursbeginn, Kurs (Semester, Winter), Anmerkungen, Lernsoftware, Ausbildungsbeginn, bevorzugter Fahrlehrer, Standort Unternehmen, Typ, Daten zu Theoriekursen (Datum, Zeit von bis, Lehrer), Prüfungen Theorie+Praxis abgelegt am+%+bestanden/n icht bestanden) 13 Gegenstände der Lieferung und Leistung =SA (Lehrmittel, Theoriekurse, Praxisausbildungen, Preisgruppe) 14 Detaildaten zu Ausbildung und Training Theorie (Daten zum Lernverhalten, Daten zum Trainings und Prüfungsvorbereitu ngsverhalten (Wissensstand, Vorprüfungen, Prüfungsgarantien) X X

5 15 Detaildaten zu Ausbildung und Training Praxis (Fahrstundenaufzei chnungen, Daten zu Fahrstunden (Datum, Zeit von/bis, Fahrzeug, Lehrer, Anmerkungen), L/L17 Fahrtenbuch, Datum Erledigung Hauptschulung/Gru ndschulung/vorsch ulung/ausbildungsf ahrten/perfektions schulungen (Ausbildungskarte)) 16 Daten zum verwendeten Kundenfahrzeug (Kennzeichen, Fahrgestellnummer, Marke, Type, Besitzervorname, Besitzenachname, Besitzerstraße, Besitzerort, Besitzerplz) 17 Daten zum Zahlungs- oder Leistungsverhalten des Betroffenen =SA (Zahlungstyp, Datum/Zeit/Art der Zahlungen) 18 Management für Kunden (Daten über abzugebende und erledigende Dinge (Ausbildungsauftra g, Foto, Ärztliches Gutachten, Erste Hilfe Bestätigung) wann erhalten) 19 Dokumentenmanag ement (Dokumente des Schülers als Kopie gespeichert (z.b. Pass, Führerschein, Ausbildungsauftrag,...) 20 Protokolle (Logbuch der Veränderungen der Daten) X Nein

6 2 21 Anrede/Geschlecht Nein 22 Name bzw. Nein Bezeichnung 23 Kontaktdaten Nein 24 Geburtsdaten Nein 25 Zusätzliche Daten Nein (angefragte Klassen, Anmerkungen) 3 26 Name Nein X X 27 Anrede/Geschlecht Nein X X 28 Geburtsdaten Nein X X 29 Sozialversicherungs Nein X X nummer 30 Zusätzliche Daten Nein X X zur Adressierung beim Auftraggeber 31 Kontaktdaten Nein X X 32 Zusätzliche Daten Nein X X (Anmerkungen) 4 33 Name Nein X X 34 Anrede/Geschlecht Nein X X 35 Geburtsdaten Nein X X 36 Sozialversicherungs Nein X X nummer 37 Personalnummer Nein X X 38 Zusätzliche Daten Nein X X zur Adressierung beim Auftraggeber 39 Kontaktdaten Nein X X 40 Zusätzliche Daten (Barcode/Passwort, Fahrzeug, Anmerkungen, Klassen, Befähigungen) Nein X X 5 41 Name bzw. Nein Bezeichnung 42 Anrede/Geschlecht Nein 43 Anschrift Nein 44 Kontaktdaten Nein 45 Zusätzliche Daten Nein 6 46 Name Nein X 47 Anrede/Geschlecht Nein X 48 Geburtsdaten Nein X

7 49 Zusätzliche Daten (Nahverhältnis zum Bewerber, Führerscheinnumm er, ausgestellt am, ausgestellt von, Lenkberechtigung B seit, Führerscheinklasse n) Nein 50 Zusätzliche Daten Nein zum Fahrzeug des Begleiters (Kennzeichen) 7 51 Name Nein 52 Anrede/Geschlecht Nein 53 Anschrift Nein 54 UID Nummer Nein X