Checkliste 1: Planung einer Veranstaltung

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1 1.1 Checkliste 1: Planung einer Veranstaltung Diese Checkliste hilft Ihnen dabei, gleich bei der Planung umweltfreundliche Aspekte zu berücksichtigen. Sie finden hier Anregungen, wie Sie Ihre eigenen Prozesse und Abläufe umweltfreundlich gestalten können, aber auch Hinweise, worauf Sie bei der Planung eines Green Events achten sollten. Veranstaltung: am: Unternehmenspolitik Sind Sie selbst Vorbild und haben ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem oder streben Sie ein solches an? QuB Qualitätsverbund umweltbewusster Betriebe für kleine Betriebe ÖKOPROFIT für KMU EMAS und ISO (insbesondere für größere Unternehmen) Andere? Bitte nennen Sie diese hier: Sind Sie bereits Mitglied der Hamburger Umweltpartnerschaft? Verfolgen Sie eigene Umweltleitlinien oder -ziele? Welche? Erstellen Sie einen Umweltbericht? Evaluieren Sie die Umweltwirkungen Ihrer Veranstaltungen? Dokumentieren Sie mögliche Maßnahmen und Anbieter? Werten Sie nach den Veranstaltungen Ihre Erfahrungen in Bezug auf den Umweltnutzen und die Kosten aus? Weitere Maßnahmen: Setzen Sie sich bei Veranstaltungen ganz konkrete Umweltziele? Reduktion des Abfalls um % Reduktion des Wasserverbrauchs um % Weitere Maßnahmen: Haben Sie Mitarbeiter, die auf umweltfreundliche Veranstaltungen spezialisiert sind?

2 1.2 Sensibilisieren Sie Ihr Team, bei der Veranstaltungsplanung und Durchführung auf Umweltaspekte zu achten? Wenn ja, wie? Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen? Ermuntern Sie Ihre Mitarbeiter, mit eigenen Ideen, die Veranstaltung umweltfreundlicher zu gestalten? Wählen Sie Sponsoren aus, die selbst umweltverantwortlich handeln? Verfügt Ihr Sponsor über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem? QuB Qualitätsverbund umweltbewusster Betriebe für kleine Betriebe ÖKOPROFIT für KMU EMAS und ISO (insbesondere für größere Unternehmen) Andere? Bitte nennen Sie diese hier: Haben Sie geprüft, ob bei Ihrem Sponsor Umweltschutz und Nachhaltigkeit fest und glaubwürdig im Unternehmen verankert sind? Kriterien hierfür könnten sein: Mitgliedschaft in der Hamburger Umweltpartnerschaft Definition eigener Umweltleitlinien oder Umweltziele Umweltbericht oder Nachhaltigkeitsbericht Benennung eines Umweltbeauftragten im Unternehmen Schulung der Mitarbeiter in Umweltbelangen für börsennotierte Unternehmen: Listung im DJSI (Dow Jones Sustainability Indexes) Listung im FTSE4good (Financial Times Stock Exchange for good) gute Platzierung im Future-Ranking des Instituts für ökologische Wirtschaftsforschung und future e.v. Animieren Sie Ihre Sponsoren, selbst einen Beitrag zur Umweltfreundlichkeit der Veranstaltung zu leisten? Achten Sie bei Ihren Partnern auf deren Umweltfreundlichkeit? Z.B. bei Zulieferern, Mitveranstaltern, Standbetreibern usw. Machen Sie Umweltfreundlichkeit zur Bedingung für eine Auftragsvergabe? Als Kunde können Sie bei Ihren Partnern und Zulieferern einiges bewegen! Haben Sie Richtlinien entwickelt, die Sie Ihren Partnern, z.b. Ausstellern oder Standbetreibern zu den Themen Müllvermeidung, Recycling, Transport, regionale Zulieferer und Dienstleister usw. an die Hand geben können?

3 1.3 Energie Achten Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten auf deren Energiebilanz? Nutzen Sie zur Überprüfung die Checklisten Veranstaltungsort und Hotel. Diese können von den Anbietern ausgefüllt und mit dem Kostenvoranschlag an Sie zurückgesandt werden. Mit der richtigen Wahl können Sie den Energieverbrauch Ihrer Veranstaltung deutlich reduzieren. Versuchen Sie möglichst energieeffiziente Beleuchtungstechnik einzusetzen? Der Einsatz von LED-Lichttechnik beim Live Earth Konzert in Hamburg (2007) hat im Vergleich zu herkömmlicher Lichttechnik 90% Energie eingespart. Sparen Sie selbst Energie, indem Sie: Geräte ausschalten, wenn Sie nicht benutzt werden? den Stand-by-Modus vermeiden? energieeffiziente Geräte (Computer, Drucker usw.) benutzen? Transport / Mobilität Motivieren Sie die Teilnehmer Ihrer Veranstaltung zur Nutzung des ÖPNV? Bieten Sie ausreichend Informationen, geben Sie frühzeitige Hinweise auf die Anreisemöglichkeiten mit umweltfreundlichen Verkehrsmitteln? Der HVV bietet z.b. einen Link zur Fahrplanauskunft, den Sie in Ihre Homepage einbinden können. Andere Beispiele für die Aufbereitung von Anreiseinfos: (Rubrik: Service/Anfahrt) Können Sie den Teilnehmern Ihrer Veranstaltung einen speziellen Tarif für Bahnfahrten und die Nutzung des öffentlichen Nahverkehrs anbieten? Haben Sie sich bei der Deutschen Bahn und dem HVV nach speziellen Veranstaltungstickets erkundigt? Nähere Infos der Deutschen Bahn unter: und veranstaltungen@deutschebahn.com Der HVV bietet die Möglichkeit eines KombiTickets; nähere Infos unter: Kontakt: Martin Sörensen, Tel.: (040) Nutzen Sie bei Alsterfahrten die innovativen Alsterschiffe Alstersonne (solarbetrieben) oder Alsterwasser (brennstoffzellenbetrieben)? Nähere Infos bei der ATG Alster-Touristik GmbH, Tel.: (040) oder info@alstertouristik.de Legen Sie besonderes Augenmerk auf die Fahrradfreundlichkeit Ihrer Veranstaltung? Gibt es ausreichend Fahrradstellplätze? Gibt es Leihräder? Empfehlen Sie das Stadtrad und stellen Informationen z.b. durch einen Link auf zur Verfügung? Haben Sie eine Darstellung der Radstrecken online oder im Print? Bei Fragen rund um die Fahrradfreundlichkeit einer Veranstaltung, insbesondere Großveranstaltungen unterstützt der ADFC Hamburg, info@hamburg.adfc.de, Kontakt: Johanna Drescher, Tel.: (040) Bieten Sie Informationen zu Carsharing oder Mitfahrgelegenheiten? Unter finden Sie eine Ortsliste mit Carsharing-Anbietern.

4 1.4 Transport / Mobilität Bieten Sie einen Shuttleservice z.b. vom Hotel zum Veranstaltungsort an? Sprechen Sie hierzu Ihr regionales Verkehrsunternehmen an. Bevorzugen Sie regionale Partner? Reduzieren Sie Ihre Transportkosten und vor allem den CO 2 -Ausstoß durch kurze Wege? Wahl regionaler Druckereien Blumenhändler aus der Umgebung Caterer mit geringem Anfahrtsweg Entscheiden Sie sich manchmal für eine Video- oder Telefonkonferenz anstelle der Reise vor Ort? Sind Sie selbst Vorbild und reisen statt mit Auto oder Flugzeug mit der Bahn? Abfall Ergreifen Sie Maßnahmen zur Abfallvermeidung? Sparen Sie Papier, indem Sie schwerpunktmäßig auf papierlose Kommunikation setzen? Versenden Sie s statt Briefe und vermeiden Sie Ausdrucke, wenn möglich? Drucken Sie doppelseitig statt einseitig aus? Verwenden Sie umweltfreundliche Materialien? Erfolgt der Druck der Veranstaltungsmaterialien (Konferenzmappen, Flyer, Plakate usw.) auf Recyclingpapier z.b. gekennzeichnet durch den Blauen Engel? Beauftragen Sie Druckereien mit FSC-Zertifizierung? Verwenden Sie Namensschilder aus Papier anstelle von Plastik? Gestalten Sie Ihre Veranstaltungsmaterialien so, dass sie wiederverwendbar sind? Tagungsmappen sind wiederverwendbar, wenn man auf den Aufdruck des Datums und des Titels auf dem Umschlag verzichtet. Gibt es Rückgabestellen für Broschüren, Namensschilder usw.? Sind die Stellen gut sichtbar oder wird auf sie aufmerksam gemacht? Produzieren Sie nur so viel Veranstaltungsmaterial, wie Sie tatsächlich brauchen? Wenn Sie auf Vorratshaltung verzichten, können Sie die Abfallmenge erheblich reduzieren. Achten Sie auch bei Ihren Branding-Maßnahmen und Werbemitteln auf Umweltfreundlichkeit? Prüfen Sie, wie viele Branding-Maßnahmen tatsächlich notwendig sind. Wie wäre es mit Geschenken mit Umweltaussage z.b. Bio-Produkten aus der Region, Gutscheinen für CO 2 Kompensation, umweltfreundliche Stifte usw.? Orientieren Sie sich bei der Auswahl Ihrer Merchandise-Produkte an entsprechenden grünen Standards, für Textilien z.b. am Öko-Tex-Standard? Achten Sie bei Ihrem Veranstaltungsort auf die Möglichkeiten zur Mülltrennung? Legen Sie Wert darauf, dass auch bei mobilen Veranstaltungen wie z.b. Touren eine Mülltrennung möglich ist? Besteht die Möglichkeit, alle Abfälle zu recyceln, z.b. auch Ihre Branding- Materialien (Plakate, Banner usw.)?

5 1.5 Wasser Achten Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten, der Unterbringung und beim Catering auf den Umgang mit Trinkwasser? Die Checklisten Veranstaltungsort, Hotel und Catering helfen Ihnen dabei. Fragen Sie bei Ihrem Veranstaltungsort nach, ob Leitungswasser serviert werden kann? Immerhin gehört das Hamburger Wasser zu den besten in Europa. Und günstiger als Mineralwasser ist es allemal. Kommunikation Liefern Sie im Vorfeld und während einer Veranstaltung umfassende Informationen zu Umweltthemen? z.b. mittels Website, Filmen, Ausstellungen, Präsentationen, Mailings usw. vorab durch Hinweise an die Teilnehmer z.b. zur papierlosen Kommunikation während der Veranstaltung z.b. auf einem Monitor im Eingangsbereich oder bei der Begrüßung der Teilnehmer, um diese zu sensibilisieren, auch während der Veranstaltung auf Umweltbelange zu achten im Nachgang in der Abschlussdokumentation oder im Geschäftsbericht weitere Maßnahmen: Sensibilisieren Sie Ihre Teilnehmer für eine umweltfreundliche Anreise mit der Bahn oder dem Bus? Erinnern Sie einfach in der Einladung daran, dass eine Anreise mit der Bahn oder dem Bus am umweltfreundlichsten ist. Sie könnten auch erwägen, die Erstattung von Reisekosten von der Umweltfreundlichkeit des Verkehrsmittels abhängig zu machen. Sensibilisieren Sie die Vortragenden und regen den sparsamen Umgang mit Material, Ausdrucken usw. an? Bitten Sie z.b. um Prüfung, ob Unterlagen auch per versandt werden können, statt sie zu drucken. Erwägen Sie, ob sich Umweltthemen ins Veranstaltungsprogramm integrieren lassen? Evtl. können Umweltaspekte in Vorträgen, Diskussionsrunden angerissen werden? Vielleicht lassen sich im Rahmenprogramm Umwelttouren anbieten? Kann Umweltorganisationen oder lokalen Projekten eine Plattform geboten werden? Vielleicht ist eine Art Minimesse im Foyer inkl. Präsentation z.b. von Bio-Produkten aus der Region möglich Haben Sie erwogen, auch die Umweltbemühungen des Veranstaltungsortes zu kommunizieren? Es wäre sicher im Sinne des Veranstaltungsortes, wenn dieser seine eigenen Umweltbemühungen ebenfalls präsentieren kann.

6 1.6 Kompensation von nicht vermeidbaren CO 2 -Emissionen Haben Sie die nicht vermeidbaren CO 2 -Emissionen (Flüge, Transporte, Energie usw.) für Ihre Veranstaltung berechnet und kompensieren Sie die entstandenen Emissionen? Einen CO 2 -Event-Rechner bietet beispielsweise das German Convention Bureau unter (Rubrik: green Meetings) Eine Orientierung zum Thema bietet der Leitfaden zur freiwilligen Kompensation von Treibhausgasemissionen des Umweltbundesamtes (UBA) Sie könnten z.b. eine Abgabe pro verkauftes Veranstaltungsticket zur Kompensation der CO 2 -Belastungen erheben. Beim Live Earth Konzert in Hamburg waren es z.b. 0,50 Euro pro Ticket. Soziales Ist eine Kinderbetreuung möglich? Bitte beachten Sie den besonderen Versicherungsschutz. Können verschiedene gesellschaftliche Gruppen im Rahmen der Veranstaltung repräsentiert werden? Z.B. Menschen mit unterschiedlichem kulturellen Hintergrund Können Sie gesellschaftlich-soziale Projekte einbinden? Z.B. eine Stadtführung durch die Obdachlosenzeitung Hinz&Kunzt Denken Sie insbesondere bei Open-Air-Veranstaltungen an die Interessen der Anwohner? Informieren Sie die Anwohner im Vorfeld und bitten Sie diese um Verständnis? Haben Sie Maßnahmen zur Verhinderung von Lärmbelästigung ergriffen? Können Verkehrsbeeinträchtigungen reduziert werden?