KulturInitiative Windeck e.v. Beschlossen durch den Vorstand am 24. Mai GELTUNGSBEREICH, ERLASS, ÄNDERUNG, AUFHEBUNG UND INKRAFTTRETEN

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1 KulturInitiative Windeck e.v. DATENSCHUTZORDNUNG Beschlossen durch den Vorstand am 24. Mai GELTUNGSBEREICH, ERLASS, ÄNDERUNG, AUFHEBUNG UND INKRAFTTRETEN 1.1. Diese Datenschutzordnung gilt für jeglichen Umgang mit personenbezogenen Daten, die durch den Verein KulturInitiative Windeck e.v. erhoben wurden und erhoben werden Der Vorstand ist aufgrund der Geschäftsordnung für den Vorstand in ihrer aktuellen Fassung zur Erstellung einer Datenschutzordnung verpflichtet Der Vorstand ist berechtigt, Der Vorstand ist berechtigt, diese Datenschutzordnung jederzeit bei Vorliegen von ausreichenden Gründen zu ändern, zu erweitern oder in Teilen aufzuheben Diese Datenschutzordnung tritt unmittelbar nach ihrer Verabschiedung in Kraft. 2. ERHEBUNG VON PERSÖNLICHEN DATEN 2.1. Zweck Die Erhebung von personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich zum Zwecke der Abwicklung aller sich aus der Mitgliedschaft ergebenden Rechtsgeschäfte. Hierzu gehören die Verfolgung der Vereinsziele, die Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung sowie Informationen zu den Veranstaltungen und sonstigen Aktivitäten des Vereins Sofern Informationen (z.b. Newsletter, Pressemitteilungen) über Veranstaltungen und sonstige Aktivitäten des Vereins von Dritten beauftragt werden, können von diesen personenbezogene Daten erhoben werden Im Rahmen von Veranstaltungen des Vereins können personenbezogene Daten Dritter zur Verbesserung des kulturellen Angebots des Vereins erhoben werden Eine Erhebung von personenbezogenen Daten Dritter kann aufgrund rechtlicher Vorgaben, z. B. zur Ausstellung einer Spendenquittung, oder aus sonstigen Gründen erfolgen. 1

2 2.2. Erhobene Daten Vereinsmitglieder Bei Eintritt in den Verein werden folgende personenbezogene Daten erhoben: Pflichtangaben Name, Vorname, Titel Anschrift Geburtsdatum Bankverbindung Mailadresse Eintrittsdatum in den Verein Freiwillige Angaben Telefonnummer Beruf Kulturelle Vorlieben Möglichkeiten der Mitarbeit im Verein Bestandsdaten von Mitgliedern Dritte Mitglieder, deren personenbezogene Daten vor dem 25. Mai 2018 mit deren Zustimmung erhoben wurden, können weiter verwendet und verarbeitet werden. Alle Mitglieder werden über ihre personenbezogenen Daten informiert. Zu Daten, die nicht für die Mitgliedschaft relevant sind, werden die Mitglieder um ihre Zustimmung zur Weiterverwendung und Verarbeitung gebeten. Erfolgt die Zustimmung nicht bis zum 25. September 2018, erfolgt eine Löschung dieser Daten. Bei Vorliegen der unter , oder genannten Gründe können folgende personenbezogene Daten erhoben werden: Name, Vorname, Titel Anschrift Mailadresse Telefonnummer Kulturelle Vorlieben Möglichkeiten der Mitarbeit im Verein 2

3 Bestandsdaten Dritter Dritte, deren personenbezogene Daten vor dem 25. Mai 2018 erhoben wurden, werden um Zustimmung zur Verwendung und Verarbeitung ihrer Daten gebeten. Erfolgt die Zustimmung nicht muss zum 25. September 2018, erfolgt eine Löschung dieser Daten. 3. DATENVERARBEITUNG 3.1. Speicherung Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für den unter 3.3. festgelegten Zeitraum gespeichert. Die Speicherung erfolgt auf offline-datenträgern, online- Datenträgern sowie in Papierform Die erhobenen personenbezogenen Daten werden in einem Cloud-Speicher zur weiteren Verwendung abgelegt. Hierzu kann, je nach gewähltem Anbieter des Cloud-Speicherdienstes, ein Transfer der Daten in ein Drittland außerhalb des EU- Raumes erforderlich sein. Die Auswahl des Anbieters des Cloud-Speicherdienstes erfolgt mit größtmöglicher Sorgfalt und unter Berücksichtigung der gesetzlichen Vorgaben zur Garantie der Datensicherheit Datensicherung Die im Cloud-Speicher abgelegten personenbezogenen Daten sind durch entsprechende systemimmanente Einrichtungen (Wiederherstellungsoption) ausreichend gesichert. Darüber hinaus erfolgt eine regelmäßige Sicherung der offline gespeicherten personenbezogenen Daten durch die Vorstandsmitglieder Dauer der Speicherung Daten von Mitgliedern Die Speicherung der erhobenen personenbezogenen Daten beginnt mit dem Beitritt des Mitglieds zur KulturInitiative Windeck e.v. und endet mit dessen Austritt. Dies gilt nicht, wenn die betroffene Person der weiteren Verwendung und Verarbeitung ihrer Daten zugestimmt hat und wenn der Verein aufgrund gesetzlicher Vorgaben zu einer Längeren Speicherdauer verpflichtet ist oder die erhobenen Daten zum Ausgleich etwaiger Forderungen aus dem Mitgliederverhältnis erforderlich sind Daten Dritter Newsletter, Pressemitteilungen Sofern eine Bestellung von regelmäßigen Informationen durch den Verein gemäß erfolgt ist, beginnt die Speicherung der erhobenen personenbezogenen Daten mit der Bestellung des Dienstes und endet mit der Abbestellung des Dienstes. 3

4 Sonstiges Die Speicherdauer der aus den in oder genannten Gründen erhobenen personenbezogenen Daten ist abhängig vom Zweck der Erhebung. Die Speicherung der erhobenen personenbezogenen Daten endet ansonsten mit der Erfüllung des jeweiligen Zwecks. Gleiches gilt, wenn der jeweilige Zweck nach der Erhebung wegfällt. Dies gilt jedoch nur, sofern der Verein aufgrund gesetzlicher Vorgaben nicht zu einer längeren Speicherdauer verpflichtet ist. Darüber hinaus kann der Verein personenbezogene Daten weiterverwenden und verarbeiten, wenn die Betroffenen dafür ihre Zustimmung gegeben haben Vorstandsinterne Datenübermittlung Die vorstandsinterne Datenübermittlung personenbezogener Daten erfolgt mittels verschlüsselter elektronischer Kommunikation ( ) oder durch Weitergabe von Datensätzen in elektronischer Form, entweder durch Zugänglichmachung mittels eines Cloud-Speichers, auf physischen Datenträgern oder durch Weitergabe von Datensätzen in Papierform Zugriff Vorstandsmitglieder Geschäftsführender Vorstand Der geschäftsführende Vorstand im Sinne des 26 BGB hat vollen Zugriff auf alle erhobenen personenbezogenen Daten Weitere Vorstandsmitglieder Vorstandsmitglieder, die nicht dem geschäftsführenden Vorstand angehören, erhalten keinen Zugriff auf personenbezogene Daten. Hiervon kann in begründeten Ausnahmefällen abgewichen werden Zugriff nach Austritt aus dem Vorstand Mit dem Austritt aus dem Vorstand endet das Zugriffsrecht auf alle personenbezogenen Daten durch das ausgetretene Vorstandsmitglied. Es ist durch geeignete Maßnahmen sicherzustellen, daß kein weiterer Zugriff nach dem Austritt eines Vorstandsmitglieds aus dem Vorstand auf personenbezogene Daten erfolgen kann. Bei dem ausgetretenen Vorstandsmitglied eventuell noch vorhandene Datensätze mit personenbezogenen Daten sind an den geschäftsführenden Vorstand zurückzugeben oder zu vernichten Zugriff durch Dritte Zum Zwecke der Durchführung von Veranstaltungen ist der geschäftsführende Vorstand ermächtigt, Dritten, die in die Vorbereitung oder Durchführung von 4

5 Veranstaltungen involviert sind (z. B. Projektleiter) beschränkte Zugriffsrechte auf Teile des Cloud-Speichers zu erteilen. Hiervon ausgenommen sind Zugriffsrechte auf personenbezogene Daten. 4. WEITERGABE 4.1. Vereinsintern 4.2. Dritte Eine vereinsinterne Weitergabe personenbezogener Daten an andere Mitglieder, sofern diese keine Vorstandsmitglieder im Sinne des sind, erfolgt nicht ohne die vorherige ausdrückliche Zustimmung des Betroffenen. Eine Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte erfolgt nicht. Ausnahmen gelten, sofern sich eine gesetzliche Pflicht zur Herausgabe von personenbezogenen Daten ergibt. 5. LÖSCHUNG 5.1. Daten von Mitgliedern Personenbezogene Daten von Mitgliedern sind unmittelbar nach Austritt aus dem Verein zu löschen, es sei denn, der Verein ist gesetzmäßig zu einer längeren Speicherungsdauer verpflichtet. Eine Löschung erfolgt nicht, soweit die erhobenen Daten zum Ausgleich etwaiger Forderungen aus dem Mitgliederverhältnis erforderlich sind. Darüber hinaus erfolgt keine Löschung dieser Daten, wenn die Betroffenen ihre Zustimmung zur weiteren Verwendung und Verarbeitung ihrer Daten gegeben haben Daten Dritter Daten zur Informierung über Veranstaltungen und Vereinsaktivitäten Personenbezogene Daten Dritter, die zum Zwecke der Informierung erhoben wurden, sind unmittelbar nach der Abbestellung des Dienstes zu löschen. Es sei denn, die Betroffenen haben ihre Zustimmung zur weiteren Verwendung und Verarbeitung ihrer Daten gegeben Sonstiges Die Löschung der auf Grund von oder erhobenen Daten erfolgt unmittelbar nach Erfüllung des jeweiligen Zwecks. Gleiches gilt, wenn der jeweilige Zweck nach der Erhebung wegfällt. Sollte der Verein gesetzmäßig zu einer Speicherung verpflichtet sein, erfolgt die Löschung erst mit dem Ablauf der vorgegebenen Frist. 5

6 6. Allgemeine Bestimmungen zur Mailkommunikation mit Mitgliedern und Dritten 6.1. Newsletter Beim Versand des Newsletters an Mitglieder oder Dritte erfolgt keine Übermittlung von Mailadressen an die Empfänger (Versand als BCC ) Rundmails Bei Rundmails an Mitglieder oder Dritte erfolgt keine Übermittlung von Mailadressen an die Empfänger (Versand als BCC ). 7. GESETZLICHE VORGABEN ZUR DATENSCHUTZRECHTLICHE UNTERRICHTUNG GEMÄSS ART. 13 DATENSCHUTZGRUNDVERORDNUNG Vordrucke, die der Erhebung personenbezogener Daten dienen, werden mit folgenden Angaben versehen: Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen sowie ggf. seines Vertreters: Frank Christgen, 1. Vorsitzender, Am Reutersbach 9, Windeck. Mail: Zwecke der Verarbeitung: Zweck der Verarbeitung der erhobenen Daten ist die Mitgliederbetreuung und Mitgliederverwaltung, die Verfolgung der Vereinsziele, sowie die Information über Veranstaltungen und sonstige Aktivitäten des Vereins sowie die Verbesserung des kulturellen Angebots des Vereins. Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist die Mitgliedschaft im Verein KulturInitiative Windeck e.v. und die Einverständniserklärung zur Datenspeicherung und Datenverarbeitung, die Bestellung von regelmäßigen Informationen (Newsletter, Pressemitteilungen, oder Eintragung in entsprechende Maillisten)durch den Verein oder sonstige Gründe. Berechtigte Interessen i.s.d. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DS-GVO Die erhobenen Daten sind zur Erfüllung der genannten Zwecke erforderlich. Datenverarbeitung im Auftrag und Absicht über Drittlandtransfer Die erhobenen Daten werden in einem Cloud-Speicher zur weiteren Verwendung abgelegt. Hierzu kann, je nach gewähltem Anbieter des Cloud-Speicherdienstes, ein Transfer der Daten in ein Drittland außerhalb des EU-Raumes erforderlich sein. Die Auswahl des Anbieters des Cloud-Speicherdienstes erfolgt mit größtmöglicher 6

7 Sorgfalt und unter den Gesichtspunkten der Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben zur Garantie der Datensicherheit. Speicherdauer der personenbezogenen Daten Die Speicherung der erhobenen Daten beginnt mit dem Beitritt des Mitglieds zur KulturInitiative Windeck e.v. und endet mit dessen Austritt, es sei denn, der Verein ist gesetzmäßig zu einer längeren Speicherungsdauer verpflichtet. Bei Bestellung von regelmäßigen Informationen durch den Verein beginnt die Speicherung mit der Bestellung und endet mit der Abbestellung. Bei sonstigen Zwecken der Verwendung von personenbezogenen Daten, z.b. Ausstellung von Spendenquittungen, richtet sich die Speicherdauer nach dem Zweck der Erhebung sowie eventuellen rechtlichen Vorgaben. Es erfolgt keine Weitergabe an Dritte. Belehrung über Betroffenenrechte (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruchsrecht gegen Verarbeitung) Die von der Erhebung personenbezogener Daten Betroffenen habe das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten (Art. 21 DSGVO). Hinweis auf jederzeitiges Widerrufsrecht der Einwilligung Die Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Daten kann jederzeit widerrufen werden. Die Geltendmachung des Widerspruchsrechts kann per formloser Nachricht per Mail oder schriftlich an den Vereint erflogen. Hinweis auf Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde Es besteht das Recht auf eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO). 7