Fachhochschule Hannover

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1 Leitfaden Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 1 von 9

2 Inhaltsverzeichnis 1. Ziele und Organisation der Anlagenbuchhaltung 1.1 Ziele der Anlagenbuchhaltung 1.2 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung 2. Inventarisieren der Anlagegüter 2.1 Rechnungsprüfbeleg Beschaffung Zahlungsbegründende Unterlagen 3. Aussonderungen und Änderungen 3.1 Aussonderungsmitteilung 4. Ettikentierung 5. Ansprechpartner 6. Muster Rechnungsprüfbeleg Aussonderung Etikett Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 2 von 9

3 Die Fachhochschule Hannover ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts und zugleich eine Einrichtung des Landes Niedersachsen mit Hauptsitz in Hannover. Sie wird nach 49 Niedersächsisches Hochschulgesetz (NHG) als Landesbetrieb gemäß 26 Abs. 1 Landeshaushaltsordnung (LHO) geführt. Die Fachhochschule Hannover untersteht unmittelbar der Rechts- und Fachaufsicht des Niedersächsischen Ministeriums für Wissenschaft und Kultur ( 51 Abs. 1 NHG). Die im Eigentum des Landes Niedersachsen stehenden und der Verwaltung der Fachhochschule obliegenden Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind mit Ausnahme der Grundstücke und Gebäude gemäß Bilanzierungsrichtlinie unter Bezugnahme auf den Erlass vom in der jährlich zu erstellenden Bilanz aktiviert. Das Anlagevermögen ist zu Anschaffungskosten oder Herstellungskosten unter Berücksichtigung der Abschreibung bewertet. Die planmäßigen Abschreibungen sind linear, d.h. in gleichbleibenden jährlichen Raten. Das Anlagevermögen gliedert sich in: - immaterielle Vermögensgegenstände - Sachanlagevermögen - Betriebs- und Geschäftsausstattung Die Aufgliederung der Anlageposten und deren Entwicklung, sind im Anlagenspiegel dargestellt. Dieser Leitfaden beschreibt Anlagenbuchhaltung und Inventarisierung des Anlagevermögens der Fachhochschule Hannover. Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 3 von 9

4 1. Ziele und Organisation der Anlagenbuchhaltung 1.1 Ziele der Anlagenbuchhaltung Die Ziele der Anlagenbuchhaltung können wie folgt zusammengefasst werden: - Nachweis über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens - Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die Nutzungsdauer der Anlagegüter - Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-, und Leistungsrechnung - Erstellung des Anlagenspiegels 1.2 Organisation der Anlagenbuchhaltung An der Fachhochschule Hannover wurde mit Einführung der kaufmännischen Buchführung 1999, neben der Finanz- auch die Anlagenbuchhaltung etabliert. Hier erfolgt die Kontierung, Erfassung und das Verbuchen der Daten für neu beschaffte Geräte und Anlagen sowie die Anlagenabgänge (Aussonderungen). Im Folgenden werden die Abschreibungen und Berichtspflichten (Anlagenspiegel) generiert. Im Ergebnis verfügt die Fachhochschule Hannover über eine Datenbank des aktivierten Anlagevermögens einschließlich der aus der Anlagenbuchhaltung generierten Inventarnummer des aktivierten Wirtschaftsgutes mit Informationen wie: - Anschaffungskosten - Lieferant - Kosten - Standort - Abschreibungsdauer - Restbuchwert - u.a Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 4 von 9

5 2. Inventarisieren der Anlagegüter 2.1 Rechnungsprüfbeleg Beschaffung Zum Anlagevermögen gehören alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter ab einem Wert von 1.000,01. Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens sind insbesondere - technische Anlagen und Maschinen - Betriebs- und Geschäftsausstattungen - Immaterielle Güter Zahlungsbegründende Unterlagen Um es der Anlagenbuchhaltung zu ermöglichen, die Anlagegüter ordnungsgemäß zuzuordnen sind folgende Angaben im Rechnungsprüfbeleg zu definieren. Hierzu gehören: - Bewertung nach Fertigungs-/Verbrauchsmaterial oder Reparaturmaterial. Wenn nein dann : Frage nach einem aktivierungspflichtigen Wirtschaftsgut gemäß 253 HGB. Aktivierungspflichtig sind alle selbständig nutzbaren Wirtschaftsgüter ab 1.000,01 netto. - Selbständig nutzbare Wirtschaftsgüter von 150,01 bis zu 1.000,00 werden als geringwertige Wirtschaftsgüter (GwG) definiert. - Klassifizierung nach - Ersatzteil, - Bestandteil, - Zubehör, - Erstbeschaffung oder Wiederbeschaffung Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 5 von 9

6 - Genaue Bezeichnung des Wirtschaftsgutes - Farbe, Größe, Anzahl der Schubladen - bei EDV-Bestandteilen die Versionsnummer - Woraus besteht das Wirtschaftsgut - Hauptgegenstand mit einzelnen Komponenten (z.b. ein PC incl. Monitor und Tastatur) - separates Gut (z.b. ein Fahrzeug) - mehreren Komponenten Sowie weitere Informationen zu: - Typ / Fabrikat - Hersteller - Serien- bzw. Gerätenummer? - Standort/Raum in der FHH - Baujahr Dokumentationen über Bücher und Software im Wert von 0,01 bis 1.000,00 sind in den Fakultäten und Organisationseinheiten eigenverantwortlich zu führen. Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 6 von 9

7 3. Aussonderungen und Änderungen 3.1 Aussonderungsmitteilung Wird ein Anlagegut aus dem Bestand des Anlagevermögens entnommen, ist das Formular Mitteilung über Aussonderung eines Gegenstandes des Anlagevermögens zu verwenden. Ausgesondert werden: a) defekte, ggf. zu verschrottende Geräte b) zerstörte und gestohlene Geräte, c) verkaufte Geräte Zu Aussonderungen sind darüber hinaus folgende Aktivitäten in den Fakultäten / Organisationseinheiten sowie der Verwaltung notwendig: d) Die Verschrottung von Geräten hat in Abstimmung mit Dezernat II - HSG II/6 zu erfolgen b) Ein Diebstahl ist umgehend anzuzeigen. Die Diebstahlmeldung ist mit Angabe der Tagebuchnummer dem Dezernat II vorzulegen. c) Vor einem Verkauf ist zu prüfen, dass keine weitere Verwendungsmöglichkeit innerhalb der FHH besteht. Der Verkaufpreis richtet sich sowohl nach dem Restbuchwert des Anlagegutes als auch nach dem Zeitwert. Letzterer ist in den zuständigen Abteilungen zu ermitteln. Den Restbuchwert ermittelt das Dezernat IV. Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 7 von 9

8 Das Formular Pflichtfelder : - Name - Fakultät / Abteilung / Organisationseinheit / Verwaltung - Bezeichnung - Anlagennummer (abzulesen am Etikett des Gerätes) - Seriennummer - Zeitwert - Zeitwert wurde eingeschätzt durch - Art der Aussonderung - Sachlich richtig: Datum / Unterschrift der / des Haushaltsverantwortlichen 4. Etikettierung Mit der Aktivierung des Anlagegutes in der Anlagenbuchhaltung erfolgt über eine systemgestützte Schnittstelle der Druck des Etiketts zur Inventarisierung am Standort des Anlagegutes. Die Etiketten werden halbjährlich mit einer entsprechenden Inventarliste an die Fakultäten / Organisationseinheiten weitergeleitet um hier die Etikettierung zu koordinieren. Es folgt in unregelmäßiger Abfolge eine Prüfung durch das Dezernat IV, Anlagenbuchhaltung in Form einer Stichprobeninventur. Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 8 von 9

9 5. Ansprechpartner Zuständig für die Anlagenbuchhaltung ist Herr Schulic Tel: -2162), bzw. Frau Kleine Tel: -2168). 6. Muster - Rechnungsprüfbeleg - Aussonderungsmitteilung - gedruckten Etiketts Rechnungsprüfbeleg: Mitteilung über die Aussonderung eines Gegenstandes aus dem Anlagevermögen (Aussonderungsmitteilung): re/antraege/aussonderungsantrag-oktober-2007.doc Dezernat IV Stand: Juli 2008 Seite 9 von 9