Technische Universität Berlin

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1 Technische Universität Berlin R U N D S C H R E I B E N FB WE ZUV Prof WM SM Bearbeiter: Herr Hoffmeier Stellenzeichen / Telefon : Datum III A 22 / September 2001 E- Mail: alexander.hoffmeier@tu-berlin.de Schlagwort : Anlagenbuchhaltung Dieses Rundschreiben 8 ersetzt FBWE Nr. 10/79 bzw. ZUV Nr. 6/79 über die Verwaltung, Abgabe und Aussonderung beweglicher Sachen ergänzt Nr. Gruppe D Zum 01.Oktober 2001 wird im Rahmen der Kosten- und Leistungsrechnung an der Technischen Universität Berlin (TUB) eine Anlagenbuchhaltung eingeführt. Diese soll nach einem Probelauf bis Ende Dezember diesen Jahres ab das bisherige Verfahren der dezentralen Inventarisierung von beweglichen Gegenständen, die nicht Vermögen sind, ablösen. Was ist eine Anlagenbuchhaltung? In der kaufmännischen Buchhaltung ist die Anlagenbuchhaltung eine Nebenbuchhaltung zur Erfassung und Bewertung von Grundstücken und Gebäuden, technischen Anlagen und Maschinen, Fuhrparks sowie Betriebs- und Geschäftsausstattungen, deren Anschaffungskosten 800 DM (400 ) netto übersteigen. In der TUB soll die Anlagenbuchhaltung erst einmal nur das bisherige Inventarisierungsverfahren ablösen. Eine Erfassung von Grundstücken und Gebäuden findet daher vorerst nicht statt. Die Anlagenbuchhaltung informiert über den Bestand, den Zugang und den Abgang einzelner Gegenstände (Wirtschaftsgüter) sowie des gesamten Sachanlagevermögens. Aus der Anlagenbuchhaltung wird ferner die Höhe der Abschreibungen (Wertverfall einer Ressource durch Abnutzung) anhand einer AfA-Tabelle (Tabelle für die Absetzung für Abnutzung) und damit der aktuelle Zeitwert eines Gegenstandes ermittelt. In der TUB wird jedem Gegenstand in der Anlagenbuchhaltung ein durch die AfA-Tabelle der TUB (AfA-TUB) vorgegebener Abschreibungszeitraum zugeordnet. Die daraus resultierende jährliche Abschreibung erfolgt in der Regel linear, also jährlich in gleich großen Schritten. Beispiel: Ein Computer ist laut AfA-TUB über einen Zeitraum von 3 Jahren abzuschreiben. Er unterliegt damit einem jährlichen Wertverfall von 1/3, also 33,33 %. Nach dem dritten Jahr gilt er als abgeschrieben und verbleibt mit einem Erinnerungswert von 1 DM bis zur Aussonderung im Anlagevermögen. Seite 1 von 4

2 Welche Vorteile hat die Anlagenbuchhaltung gegenüber dem bisherigen Verfahren? Anhand der Abschreibungen kann künftig der jährliche Wertverfall (Vermögensminderung) für jeden einzelnen Gegenstand und für das gesamte Anlagevermögen errechnet werden. Der so ermittelte jährliche Reinvestitionsbedarf kann zum einen durch eine entsprechende Rücklagenbildung kompensiert werden, so dass zum Zeitpunkt der erforderlichen Neubeschaffung die entsprechenden Finanzmittel zur Verfügung stehen. Zum anderen kann er bei Haushaltsmittelverhandlungen mit dem Land Berlin geltend gemacht werden. Eine derartige finanzielle Planungsmöglichkeit ist bisher nicht möglich. Die Erfassung (und somit auch die Vergabe von Inventarnummern) der Gegenstände erfolgt bei der Rechnungsanweisung zentral durch den Finanzservice. Dadurch wird an der TUB erstmalig eine Inventarisierung mit einheitlichen Standards gewährleistet. Zur weiteren Verwendung kann jeder Organisationseinheit eine Datei mit den für deren Bereich erfassten Daten zur Verfügung gestellt werden. Die bisherige Pflicht, eigenständig Inventarlisten zu führen, wird daher voraussichtlich nach Ende des Probelaufs der Anlagenbuchhaltung zum entfallen. Ab dem ist wie folgt zu verfahren: 1. Kennzeichnung von Gegenständen 1.1 Bewegliches Eigentum der TUB mit einem Wert von mehr als 100 DM / 50 netto ist von der Gebrauchskostenstelle mit folgendem selbstklebenden Etikett zu kennzeichnen: Eigentum der TU Berlin III A / 2000 Das Etikett ist im zentralen Büromateriallager und bei III A 22 erhältlich. Eine Kennzeichnung unterhalb der Betragsgrenze ist freigestellt. Von der Kennzeichnungspflicht ausgenommen sind: Büromöbel Kraftfahrzeuge Kopiergeräte (da diese vom Referat VA angemietet werden) Bei der Kennzeichnung von aus Drittmitteln beschafften Gegenständen sind die jeweiligen Drittmittelgeberbestimmungen zu beachten. Diese sind beim Referat III C zu erfragen. 2. Erfassung von Gegenständen in der Anlagenbuchhaltung 2.1 Alle durch die TUB beschafften beweglichen Sachen mit einem Wert von mehr als 800 DM / 400 netto werden bei der Rechnungsanweisung zentral durch das Referat III B erfasst. Seite 2 von 4

3 Um eine reibungslose Erfassung gewährleisten zu können ist es erforderlich, dass folgende Angaben zusätzlich in geeigneter Weise auf dem Rechnungsvorblatt oder auf der Rechnung von der rechnungseinreichenden Stelle, in der Regel das Fachgebietssekretariat, vorgegeben werden: a) die Seriennummer bzw. Gerätenummer jedes zu erfassenden Gegenstandes, b) falls aus der Rechnung nicht ersichtlich, die Gerätebezeichnung. Besonderheiten bei der Erfassung von Gegenständen: Bei Sammelbestellungen werden alle einzelnen Geräte mit einem Beschaffungswert von über 800 DM / 400 netto einzeln erfasst. Beispiel: Bei einer Rechnung für 3 Beamer mit einem jeweiligen Einzelwert von ca DM netto müssen alle drei Geräte getrennt erfasst werden. Es ist daher für jeden dieser Gegenstände die Seriennummer/ Gerätenummer auf dem Rechnungsvorgang zu vermerken. Bei Computern und Zubehör werden folgende Teile getrennt voneinander erfasst, sofern diese im Einzelnen einen Beschaffungswert von 800 DM / 400 netto überschreiten: a) PC (Zentraleinheit inkl. Betriebssystem, MS-Office), b) Monitor, c) Drucker, d) Sonderzubehör, sofern nicht im PC eingebaut. Bei Computern und Zubehör (inkl. Betriebssystem, MS- Office), die als Konfiguration erstanden worden sind und dementsprechend nur der Gesamtpreis auf der Rechnung ausgewiesen ist, erfolgt die Erfassung als Einheit. Hier ist lediglich die Gerätenummer/ Seriennummer der Zentraleinheit auf dem Rechnungsvorgang zu vermerken. Bei Beschaffungen von Software (ohne Rechner) ist jedes einzelne Softwarepaket mit einem Beschaffungswert von mehr als 800 DM/ 400 netto zu erfassen. Es sind dementsprechend die jeweiligen Registriernummern auf den Rechnungsunterlagen anzugeben. 2.2 Erfasst werden neben der durch die Anlagenbuchhaltung automatisch vergebenen achtstelligen Inventarnummer: Erfassungsdatum, Geräteklassifikation nebst zugeordnetem Abschreibungszeitraum, Gerätebezeichnung, Hersteller/ Lieferant, Seriennummer/ Gerätenummer, Anschaffungskosten sowie Kostenstelle und Kostenart. 2.3 Auf Wunsch erhält jede Organisationseinheit quartalsweise eine Datei mit den für deren Bereich erfassten Daten zur Information und weiteren Verwendung. Seite 3 von 4

4 3. Abgabe von beweglichen Sachen 3.1 Die Aussonderung von Gegenständen (Abgabe an Dritte außerhalb der TUB oder Verschrottung) bedarf der vorherigen Zustimmung der TUB. Der formlose Antrag ist schriftlich oder per Fax an III A 22 zu stellen. Der Antrag muss für jeden Gegenstand mindestens folgende Angaben enthalten: a) Kostenstelle und Inventarnummer b) genaue Bezeichnung und Gerätenummer c) Anschaffungsjahr und -preis d) kurze Kennzeichnung, ob noch gebrauchsfähig, defekt, veraltet oder nicht mehr den aktuellen Sicherheitsstandarts entsprechend. Die TUB-interne Bekanntgabe der auszusondernden Gegenstände erfolgt nur noch durch III A Die Abgabe von Geräten über 800 DM/ 400 netto an eine andere Kostenstelle der TUB bedarf keiner Zustimmung durch die TUB, ist jedoch von der abgebenden Kostenstelle schriftlich, per Fax oder III A 22 mitzuteilen. Die entsprechende Mitteilung wird in Kürze unter abrufbar sein und kann dann auch telefonisch, per Fax oder E- Mail angefordert werden. Sollte diese Meldung unterbleiben, werden der abgebenden Kostenstelle weiterhin die Kosten für die entsprechenden Geräte angerechnet. 3.3 Die Ausleihe von Gegenständen an Stellen außerhalb der TUB ist schriftlich unter knapper Darstellung der dienstlichen Notwendigkeit sowie den notwendigen Angaben über die Sache bei III A 22 zu beantragen. 4. Inventur Mindestens einmal in drei Jahren ist durch die einzelnen Organisationseinheiten der TUB ein Abgleich der vorhandenen Geräte (Ist-Bestand) mit dem Inventarverzeichnis des Servicebereichs Finanzen (Sollbestand) zu gewährleisten. Die dafür erforderlichen Daten werden von III A 22 zur Verfügung gestellt. Etwaige Abweichungen sind III A 22 schriftlich, per Fax oder per E- Mail mitzuteilen. 5. Vermögen Für die Fortführung des Vermögensnachweises gemäß AV 73 LHO ist es weiterhin erforderlich jeweils einmal im Jahr nach Aufforderung durch den Finanzservice die Zuund Abgänge des Vermögens zu melden. Im Auftrag Bröker Seite 4 von 4

5 Organisationseinheit: Sekr. App.: Kostenstelle: Berlin, den III A 22 Änderungsmitteilung zur Anlagenbuchhaltung Folgende, in der Anlagenbuchhaltung erfassten Gegenstände haben wir an nachstehende Kostenstellen abgegeben: 1. Abgabe an Kostenstelle: 2. Abgabe an Kostenstelle: 3. Abgabe an Kostenstelle: 4. Abgabe an Kostenstelle: Datum/ Unterschrift: