Bildungsscheck Onlineverfahren, Anleitung zum Mittelabruf für Bildungsberatungsstellen Stand: Juli Bildungsscheck. Onlineverfahren.

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1 Bildungsscheck Onlineverfahren Anleitung für den Mittelabruf für Bildungsberatungsstellen Stand: 25. Juli 2011 Autor: Elke Helmers, MAIS Seite 1 von 8

2 Einleitung Zur Abrechnung der Beratungsprotokolle im Bildungsscheckverfahren ist es notwendig, den Bewilligungsbehörden eine Liste der durchgeführten Beratungen mit Ausdruck des Originalberatungsprotokolls zuzusenden, um quartalsweise das jeweilige Beratungskontingent abzurufen. Die Erstellung dieser Liste erfolgte bislang anhand eines handschriftlich ausgefüllten Formulars, das unter Infos und Anträge für Beratungsstellen zu finden ist. Dieses Formular wird jetzt durch ein elektronisches Formular ersetzt bzw. zunächst ergänzt. Nach der Erprobung des elektronischen Mittelabrufs werden die Formulare voraussichtlich entfernt. Nachfolgend ist beschrieben wie dieses Formular zu erstellen ist. Grundsätzliche Anmerkungen Die Funktion des Mittelabrufs steht allen Beratungsstellen zur Verfügung, die selbst Mittel abrufen. Beratungsstellen, die über eine sogenannte Kopfstelle abrechnen, benötigen dieses Formular nicht. Die Beratungsstellen, die zu einer Kopfstelle gehören, sind im Onlineverfahren gekennzeichnet, so dass die Zuordnung der Protokolle automatisch erfolgt. In der Liste der Protokolle werden pro Beratungsstelle alle Protokolle des Abrechnungszeitraums gelistet und mit einer Zwischensumme versehen. Beratungsstellen, die nicht entgeltlich beraten, sind von der Berechnung ausgenommen. Ihre Beratungsprotokolle werden nicht aufgelistet. Dies wird über die Verwaltung der Beratungsstellen eingetragen. Änderungen dazu werden im MAIS durchgeführt. Es gehen nur Protokolle in den Mittelabruf ein, die den Status versendet haben. Aufruf des elektronischen Mittelabruf-Formulars Um den elektronischen Mittelabruf ausfüllen zu können, müssen Sie als Berater im Onlineverfahren angemeldet sein. Dazu loggen Sie sich wie gewohnt mit Ihrer Benutzerkennung ein. Im Formularkatalog finden die das Formular Mittelabruf Beratung. Seite 2 von 8

3 Sobald Sie die Funktion aufgerufen haben, gelangen Sie in eine Liste der bereits erstellten Mittelabrufe. Rufen Sie die Funktion erstmalig auf, ist die Liste selbstverständlich leer. Die Liste zeigt die Rechnungsnummer (automatisch vergeben), das Datum der Erstellung des Mittelabrufs, den Zeitraum, für den der Mittelabruf die Beratungsprotokolle abgerechnet hat und den Abrechnungsbetrag (Summe aus individuellen und betrieblichen Beratungshonoraren). In der Liste der Mittelabrufe können Sie die Spalten auf- und absteigend sortieren. Sie können in den leeren Feldern oberhalb Suchkriterien eingeben, um einen bestimmten Abruf wiederzufinden. Seite 3 von 8

4 Erstellen eines Mittelabrufs Ausfüllen des Antrags Um einen neuen Mittelabruf zu erstellen, klicken Sie zunächst auf das Symbol des leeren Blatts. Sie gelangen in das Formular für den Mittelabruf. Dieses besteht aus 4 Seiten. Die Seiten 1 und 2 bilden dabei den Antrag, die Seiten 3 und 4 sind die Anlagen zum Antrag. Durch Klicken auf den grünen Pfeil rechts von der Adresse erhalten Sie die Liste der zuständigen Bewilligungsbehörden. Wählen Sie Ihre Bezirksregierung aus. Die Adresse wird übernommen. Darunter tragen Sie das Datum des Zuwendungsbescheids ein. Ihr Geschäftszeichen (GZ) wird aus dem Onlineverfahren übernommen. Bemerkung: Sollte das GZ nicht mehr aktuell sein, melden Sie dies bitte umgehend an die G.I.B., Frau Brigitte Müller. Die Mittelanforderung kann quartalsweise ausgeführt werden. Für welches Quartal und welches Jahr tragen Sie in der Mitte des Formulars ein. Seite 4 von 8

5 Zusätzlich zum Quartal des Mittelabrufs geben Sie bitte den Zeitraum ein, aus dem die Beratungsprotokolle abgerechnet werden sollen. Der Zeitraum für diesen Mittelabruf kann frühestens am beginnen. Die Zeiträume mehrerer Mittelabrufe dürfen sich überschneiden. Sobald ein Beratungsprotokoll über den elektronischen Mittelabruf abgerechnet wurde, wird es beim erneuten Aufruf nicht mehr zur Abrechnung angeboten. Damit ist gewährleistet, dass ein Protokoll nicht mehrfach elektronisch abgerechnet werden kann. Die Summe des Überweisungsbetrages errechnet sich automatisch, sobald Sie die Übernahme der Protokolle in die Abrechnung bestätigt haben (Seite 3 und 4 des Formulars). Seite 5 von 8

6 Auf Seite 2 des Formulars leisten Sie bitte nach Ausdruck des gesamten Formulars Ihre Unterschrift. Ort Ihrer Beratungsstelle und Datum werden automatisch eingefügt. Seite 6 von 8

7 Abrechnung der Beratungsprotokolle Ausfüllen der Seiten 3 und 4 Die Seiten 3 und 4 bilden die Anlage zum Antrag. Auf Seite 3 werden alle Beratungen im individuellen Zugang aufgelistet, Seite 4 listet die Beratungen im betrieblichen Zugang auf, wobei jeweils nur Beratungsprotokolle mit Status versendet in die Abrechnung aufgenommen werden. Rechnen Sie als Beratungsstelle in der Funktion einer sogenannten Kopfstelle auch für andere Beratungsstellen ab, erhalten Sie für jede Beratungsstelle deren anzurechnende Beratungsprotokolle. Für jede Beratungsstelle wird eine Zwischensumme ausgewiesen. Für die individuellen Protokolle erscheint dann am Ende die Zwischensumme über alle Beratungsstellen der Kopfstelle. Seite 7 von 8

8 Am Ende der Anlage wird zusätzlich noch die Summe über individuelle und betriebliche Beratungshonorare ausgewiesen. Ein Beratungsprotokoll geht erst dann in die Abrechung ein, wenn Sie es mit einem Haken versehen. Die Abrechnungspauschale wird nur für die abgehakten Protokolle summiert. Gehen Sie also Protokoll für Protokoll durch und prüfen Sie, ob Sie das unterschriebene Originalprotokoll sowie das Protokoll mit der Prüfnummer zu dem in der Liste gezeigten Protokoll vorliegt. Wenn dies der Fall ist, haken Sie das Protokoll in der Liste an. Erst mit gesetztem Haken wird das Protokoll in der Abrechnung berücksichtigt. Sie können auf diese Weise individuell steuern, welche Protokolle Sie zur Abrechnung einreichen. Die Liste der Protokolle können Sie bereits während des Bearbeitungsvorgangs ausdrucken, um z.b. eine Arbeitsliste zu erstellen, anhand derer Sie die von Ihren Beratungsstellen eingesandten Beratungsprotokolle bearbeiten. Solange Sie den Mittelabruf noch nicht versandt haben, können Sie ihn jederzeit weiterbearbeiten. Ihnen zwischenzeitlich von Ihren Beratungsstellen zugesandte Originalprotokollen können Sie also auch fortlaufend prüfen und in der Abrufliste abhaken. Am Ende des Vorgangs steht der Versand des Mittelabrufs. Durch Klicken auf das Briefumschlag-Symbol wird der Abruf versendet, d.h. erst dann wird jedes Beratungsprotokoll in der Datenbank markiert, dass es abgerechnet wurde. Dieser Vorgang ist nicht rückgängig zu machen. Prüfen Sie daher gründlich, bevor Sie den Mittelabruf versenden. Seite 8 von 8