Kurzanleitung: Postkarten-Mailing erstellen. Herzlich Willkommen bei SwissPostCard. Schritt 1: Postkarten gestalten

Transkript

1 Kurzanleitung: Postkarten-Mailing erstellen Herzlich Willkommen bei SwissPostCard Mit SwissPostCard versenden Sie jederzeit und von jedem Computer aus persönlich adressierte Postkarten- Mailings mit eigenem Bild. Von Ihnen online gestaltet und adressiert, von Swiss Post in Hochglanzqualität gedruckt und verschickt weltweit. Ein Postkarten-Mailing mit SwissPostCard kreieren Sie auch ohne Grafikstudium. Sie gestalten Ihr Mailing am Computer ohne, dass Sie eine spezielle Software dafür installieren müssen. Starten Sie einfach unter unsere Anwendung; diese führt Sie durch die einzelnen (drei!) Schritte. Zur weiteren Unterstützung haben wir hier für Sie eine Kurzanleitung zusammen gestellt. Schritt 1: Postkarten gestalten Um neue Postkarten zu gestalten, klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf Karte gestalten Wählen Sie über das Auswahlmenü Ihr bevorzugtes Format. Zurzeit stehen Karten in A6- und A5-Format zur Verfügung, jeweils hoch und quer. Zur Gestaltung Ihrer Postkarten haben Sie die Möglichkeit, eigene Bilder und Grafiken zu verwenden. Laden Sie diese in Ihre Bildermappe. Unterstützt werden die Formate JPEG, GIF, PNG oder BMP. Die besten Farben erzielen Sie mit Bildern, die den Farbmodus RGB verwenden. Eine optimale Bildqualität für A6-Postkarten erreichen Sie mit einer Auflösung von 1748 x 1240 Pixel. Für A5-Karten erhöhen sich diese Werte auf 2480 x 1748 Pixel.

2 Um eigene Bilder und Grafiken in Ihre Bildermappe zu laden, klicken Sie auf die Taste Durchsuchen, um die entsprechende Bilddatei auszuwählen. Im Dialog Datei auswählen wählen Sie den Ordner aus, in dem sich die gewünschte Bilddatei befindet. Klicken Sie anschliessend auf die entsprechende Datei und bestätigen Sie Ihre Auswahl durch einen Klick auf die Taste Öffnen. Das Dialogfenster wird dann wieder geschlossen. Klicken Sie auf die Taste Bild hochladen. Wurde die Bilddatei erfolgreich in die Bildermappe geladen, wird sie dort in verkleinerter Ansicht angezeigt. Sollte der Upload-Vorgang unterbrochen werden, kann dies auch an den Sicherheitseinstellungen Ihres Computers bzw. Ihres Netzwerkes liegen. Wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator. Sollten Sie kein eigenes Bild oder keine eigene Grafik verwenden wollen, haben Sie die Möglichkeit in der linken Navigationsleiste unter dem Stichwort Cliparts auf unsere Vorlagen-Dateien zurückzugreifen. Über das Auswahlmenü gelangen Sie zu Hintergründen, Rahmen, Bildern und Grafiken. Mit dem blauen Schieber können Sie die Motive der jeweiligen Kategorien einsehen. Im Mittelteil Ihres Bildschirms können Sie Ihre Karten gestalten. Wählen Sie über das obere Register Vorderseite aus. Eine optimale Bildqualität für A6-Postkarten erreichen Sie mit einer Auflösung von 1748 x 1240 Pixel. Für A5-Karten erhöhen sich diese Werte auf 2480 x 1748 Pixel. Ziehen Sie das das gewünschte Motiv aus Ihrer Bildermappe oder aus den Vorlagen-Dateien aus, halten Sie die linke Maustaste gedrückt und ziehen Sie das Bild per drag&drop auf die Kartenseite. Bewegen Sie Ihre Maus über eines der pinkfarbigen Vierecke an den Bildecken, so können Sie die Grösse des Bildes auf der Postkarte bestimmen. Klicken Sie auf das Bild und halten die linke Maustaste gedrückt, können Sie das Bild beliebig auf der Karte verschieben und so auch bestimmte Bildausschnitte wählen. Klicken Sie unterhalb des Bildes auf das zweite Feld von links, vergrössert sich Ihr Motiv automatisch flächendeckend auf die Karte. Wollen Sie das Bild wieder löschen, klicken Sie auf das rote x unterhalb des Bildes. Bild löschen Bild vergrössern

3 Sehen Sie rechts unterhalb Ihres Bildes einen grünen Punkt, ist die Qualität für einen Druck in der von Ihnen gewählten Bildgrösse ausreichend. Ist der Punkt rot, müssen Sie das Bild entweder verkleinern oder in besserer Qualität in Ihre Bildermappe laden. Sie können so auch mehrere Bilder und/oder Grafiken auf einer Seite kombinieren. Und natürlich können Sie Bilder auch auf der Rückseite der Karte, auf der eigentlichen Textseite, platzieren. Wählen Sie Rückseite, um Ihre Textbotschaft einzugeben. Klicken Sie dazu in der linken Navigationsleiste unten auf Neue Textbox einfügen. Die Texteingabebox öffnet sich auf der linken Seite der Postkarte. Tippen Sie darin Ihre Nachricht ein. Platzhalter für Seriendruckfelder beispielsweise für die persönliche Anrede wählen Sie über das Auswahlmenü oberhalb der Textbox aus. Hier können Sie auch die gewünschte Schriftart und formatierung bestimmen. Zurzeit stehen mehr als ein Dutzend Schriftarten zur Verfügung. Texte in anderen Schriftarten können Sie in einem Grafikprogramm erstellen, als Bild in die Bildmappe laden und anschliessend wie oben beschrieben auf die Karte ziehen. Klicken Sie auf Speichern und weiter. Bewegen Sie Ihre Maus über eines der pinkfarbigen Vierecke an den Ecken der Textbox, können Sie die Grösse der Box bestimmen. Klicken Sie auf die Textbox und halten die linke Maustaste gedrückt, können Sie diese beliebig auf der Karte verschieben. Achtung: Platzieren Sie Bild und Text nicht zu nah am Rand dieser kann produktionstechnisch bedingt abgeschnitten werden. Wir empfehlen Ihnen, sich vor dem Versand des Mailings eine Testkarte zukommen zu lassen.

4 Wollen Sie weitere Textboxen auf der Postkarte platzieren, klicken Sie erneut auf Neue Textbox einfügen. Wollen Sie einen bereits erstellen Text bearbeiten, doppelklicken Sie in die Textbox auf der Karte oder klicken Sie auf das Zeichen für Textbearbeitung rechts unterhalb des Textbox-Rahmens. Geben Sie Ihre Rücksendeadresse ein. Klicken Sie hierzu direkt in das Feld Absender/Rücksendeadresse. Geben Sie auf der Postkarte eine Absenderadresse an, geht eine unzustellbare Karte an Sie zurück. Wenn nicht, wird die Karte vernichtet. Wählen Sie aus Ihrer Bildermappe oder aus den Vorlagen ein Motiv für Ihre persönliche Briefmarke aus. Ziehen Sie das Bild wie gewohnt per drag&drop auf die Kartenseite. Wollen Sie aus einem Bild nur einen bestimmten Ausschnitt als Briefmarke verwenden, so wählen Sie diesen Ausschnitt zuvor in einem Bildbearbeitungsprogramm aus und laden Sie diese Datei ebenfalls in Ihre Bildermappe.

5 Schritt 2: Postkarten adressieren Um die Empfänger Ihres Postkarten-Versandes festzulegen, klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf Empfänger Die Adressen der gewünschten Empfänger können Sie entweder als Excel- oder SCV-Datei automatisch hochladen, oder über die Eingabemaske manuell erfassen. automatischer Upload manuelle Eingabe Wenn Sie eine grössere Menge von Empfängern vorgesehen haben, empfiehlt es sich, die Adressen als eventuell schon vorhandene Liste hochzuladen. Wenn Sie Adressen manuell erfassen möchten, füllen Sie alle benötigten Felderin der Eingabemaske aus und klicken Sie anschliessend auf Neue Adresse speichern. Die bereits erfassten Adressen werden im Listenbereich rechts von der Eingabemaske angezeigt. Wenn Sie eine vorhandene Adresse bearbeiten möchten, dann doppelklicken Sie auf einen bereits vorhandenen Eintrag in der Liste, damit die Adresse in die Bearbeitungsmaske übernommen wird. Wenn Sie die Bearbeitung einer vorhandenen Adresse abgeschlossen haben, klicken Sie auf die Taste Änderungen übernehmen und speichern. Möchten Sie die ausgewählte Adresse löschen, dann klicken Sie auf die Taste Adresse entfernen. Durch Drücken der Umschalt-('Shift'-)Taste können Sie mehrere Adressen zur Löschung auswählen. Zum manuellen Anlegen einer neuen Adresse klicken Sie bitte auf Neue Adresse anlegen. Klicken Sie oberhalb der Eingabemaske auf Empfängerliste als Datei hochladen, haben Sie die Möglichkeit, eine Empfängerliste in Excel- oder CSV-Format hochzuladen. Klicken Sie auf Musterdatei für den Adressimport herunterladen. Wenn Sie diese Spaltennamen für Ihre Adresskartei verwenden, werden die jeweiligen Datensätze beim Heraufladen der Datei automatisch übernommen.

6 Um eine vorbereitete Adressliste hochzuladen, klicken Sie zuerst auf die Taste Datei auswählen. Im folgenden Dialog navigieren Sie zu dem Ordner, der die gewünschte, von Ihnen vorbereitete Adressliste enthält. Klicken Sie anschliessend auf die gewünschte Adressdatei und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Taste Öffnen. Anschliessend wird das Dialogfenster geschlossen. Klicken Sie nun auf Adressdatei hochladen, um die ausgewählte Adressliste in das System zu laden und mit dem Import der Adressen zu beginnen. Um einen korrekten Import zu gewährleisten, wird möglicherweise eine Maske zur Bestätigung der Feldzuweisung eingeblendet. Enthält Ihre Adressliste eine Kopfzeile, dann wählen Sie die Option Ersten Datensatz (Kopfzeile) ignorieren, damit die Spaltennamen nicht als eigenständige Adresse mit importiert wird. In der Spaltenliste wird rechts von jeder Spalte ein Auswahlmenü mit den zur Verfügung stehenden Seriendruckfeldern eingeblendet. Über das jeweilige Auswahlmenü können Sie jede Spalte in der Liste dem jeweiligen Seriendruckfeld für den Import zuweisen. Wenn Sie mit der Feldzuordnung zufrieden sind, dann klicken Sie auf Zuordnung übernehmen und Adressen importieren, um den Import der Adressen abzuschliessen und sie im System verfügbar zu machen. Nach dem Import werden die Adressen in der Adressliste angezeigt und können, wie oben beschrieben, manuell bearbeitet werden. Wenn Sie sich an Hand des ersten eingeblendeten Datensatzes nicht sicher sind, welcher Feldinhalt welchem Feld zugewiesen werden soll, dann können Sie über die Navigationstasten vorheriger und nächster zur vorherigen bzw. nächsten Adresse navigieren und die Feldzuordnung dort vornehmen.

7 Wichtiger Zwischenschritt: Das Gut-zum-Druck Um sich online einen Eindruck davon zu verschaffen, wie Ihre Postkarten später gedruckt aussehen wird, klicken Sie im oberen Navigationsmenü auf Gut zum Druck. Sie möchten jetzt noch etwas ändern? Kein Problem. Klicken Sie auf Karte gestalten oder Empfänger und bearbeiten Sie die Karten nach Ihren Bedürfnissen. Wenn Sie eine Testkarte Ihres Mailing an sich selbst zustellen wollen, wählen Sie den Datensatz mit Ihrer eigenen Adresse und klicken Sie auf Testkarte an diese Adresse verschicken. Dazu müssen Sie Ihre eigene Adresse im Schritt 2 Empfänger eingegeben oder mit der Adresskartei importiert haben.

8 Schritt 3: Postkarten versenden Im letzten Schritt Verschicken bestimmen Sie das Versanddatum. Zunächst legen Sie fest, ob der Versand Ihres Postkarten- Mailings sofort erfolgen soll, ob alle Postkarten des Mailings an einem festgelegten Datum versandt werden sollen oder ob das Versanddatum über ein Seriendruckfeld aus Ihrer Adressliste individuell für jede Karte berücksichtigt werden soll. Bei letzterer Option haben Sie die Möglichkeit, eine bestimmte Vorlaufzeit in Tagen festzulegen, damit die Karte den Empfänger zum gewünschten Zeitpunkt erreichen kann. Klicken Sie auf die jeweilige von Ihnen gewünschte Versandoption und geben Sie ggf. ein Versanddatum bzw. eine Vorlaufzeit in Tagen an. Klicken Sie dann auf weiter. Clever: Für jede Karte können Sie ein individuelles Versanddatum festlegen für alle Karten in einem einzigen Arbeitsschritt. Jetzt wird der Preis Ihres Mailings eingeblendet. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsweise. Sie können entweder mit Kreditkarte, über PayPal oder auf Rechnung bezahlen. Klicken Sie dazu auf den Link, der Ihrer gewünschten Zahlungsweise entspricht. Folgen Sie anschliessend den weiteren Eingabemasken zur Erfassung Ihrer Zahlungsdaten. Bezahlung auf Rechnung ist ab einem Rechnungsbetrag von 40 Euro möglich. Sie müssen sich für diese Zahlungsweise immer registrieren. Um das Mailing abschliessen zu können, müssen Sie sich mit den AGB (Allgemeine Geschäftsbedingungen) von Swiss Post einverstanden erklären. Setzen Sie hierzu das entsprechende Häkchen zur Bestätigung. Wenn Sie eine schriftliche Rechnung auf dem Postweg wünschen, dann wählen Sie die entsprechende Option und geben Sie die Daten für Ihre Rechnungsadresse ein. Wenn Ihnen eine Rechnung im pdf-format ausreicht, können Sie diese über die Taste Rechnung als pdf laden ansehen, speichern und ausdrucken. Am Ende Ihrer Eingabe klicken Sie bitte auf Daten übernehmen und Mailing jetzt fertig stellen. Ihr Mailing wird jetzt bei Swiss Post gedruckt und in den Versand gegeben.