Seminar šest Upravljanje projektom

Transkript

1

2

3 Seminar šest Upravljanje projektom Seminar 6 oslovljava nekoliko gledišta standarda za profesionalnu praksu školskih direktora. Na direktan način seminar oslovljava standard 3 i standard 4, kroz sledeće teme: Standard 3: Planiranje i upravljanje - Upravljanje projektima Alat za razvoj škole - SMART ciljevi, - Ostala razmatranja projekta, - Uloge i odgovornosti, - Planiranje projekta - Izveštavanje o projektima - Resursi - Izvršenje odnosno realizacija projekta - Nadgledanje projekta i procena - Završetak projekta Standard 4: Saradnja i interakcija - Uloge i odgovornosti

4 Izrazi zahvalnosti: Projekat koji je finansirala EU - IPA 2009 Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola (sproveden od strane konzorcijuma na čelu sa GIZ IS) izražava zahvalnost Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH zbog korišćenja njegovog Programa za obuku direktora škola (2012). Pored toga, projekat je zahvalan i autorima i saradnicima Programa za obuku direktora škola: Dr. Hermann Scheiring, Carmen Mattheis, Selim Mehmeti, Vesel Hoda i Sokol Elshani. Sav sadržaj u okviru ovog seminara je iz Modula 4 GIZ-ovog programa. Celokupan novi i ažurirani materijal izrađen je u cilju da se uzmu u obzir očekivanja koja proizilaze iz administrativnog uputstva Ministarstva obrazovanja, nauke i tehnologije (MONT) pod nazivom Standardi za profesionalnu praksu direktora škola. Ovaj seminar je deo revidiranog programa obuke za direktore škola. Ažurirani seminari tretiraće ove standarde kako u pogledu sadržaja, tako i u pogledu njihove primene u praksi. Seminar je zasnovan na GIZ-ovom Programu za obuku direktora škola (akreditovan od strane MONT-a dana godine sa zvaničnim brojem 45/12 u protokolu za sertifikaciju Kancelarije za akreditaciju), a revidirali su ga Selim Mehmeti, Osman Buleshkaj i David Lynn u ime GIZ IS u okviru projekta koji je finansirala EU Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta direktora škola. Ovi stručnjaci su izabrali, integrisali, revidirali i uredili materijal za obuku za rukovođenje i upravljanje školom iz GIZ-a, MONT-a, Programa EU Međusektorski pristup obrazovanju (SWAp), USAID-ovog Programa za osnovno obrazovanje i Programa za razvoj nastavnika na Kosovu (KEDP) u cilju stvaranja sveobuhvatnog, revidiranog i unapređenog materijala. Napomena: Ovaj priručnik je objavljen uz pomoć Evropske unije. Sadržaj ove publikacije je isključiva odgovornost Deutsche Gesellschaft für Internationale Zusammenarbeit (GIZ) GmbH i ne može se smatrati da odražava stavove Evropske unije. Opis projekta: Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola je projekat koji finansira EU kroz IPA 2009, a njime upravlja Kancelarija EU na Kosovu. U ime MONT-a, projekat sprovodi konzorcijum koji predvodi GIZ IS (uključujući i Swisscontact i IP-consult). Projekat se sastoji od pet komponenti: (I) stvaranje i sprovođenje efektivnog i održivog sistema obuke, kao i uspostavljanje programa obuke, (II) izgradnja kapaciteta javnih visokoškolskih ustanova u pružanju kvalitetnih programa osposobljavanja nastavnika, (III) izgradnja kapaciteta na opštinskom nivou i izgradnja kapaciteta opštinskih direktora za obrazovanje, (IV) izgradnja kapaciteta direktora škola i (V) informisanje, komunikacija i raspodela. Razvoj ovog seminara i ažuriranje materijala za obuku ostvareni su kroz zajedničku inicijativu MONT-a i projekta Obuka nastavnika i izgradnja kapaciteta opština i direktora škola na Kosovu uz podršku EU i GIZ IS kao implementacionih partnera.

5 Sadržaj 1. Uvod Svrha Očekivani radni učinak Upravljanje projektima - objašnjenje pojmova Šta je projekat? Šta je upravljanje? Šta je upravljanje školskim projektima? Koje su karakteristike upravljanja projektima? Koje su prednosti i nedostaci upravljanja projektima? Faktoru važni za uspeh školskih projekata Faze upravljanja projektima Početak školskog projekta Formulisanje ciljeva/ zadataka Osnovni rezultati projekta Budžet projekta Rokovi i faze projekta Organizovanje projekta Planiranje projekta Planiranje strukture projekta Planiranje toka rada Planiranje rokova Planiranje resursa i troškova Organizovanje informacionog sistema školskog projekta Realizacija projekta Praktični predlozi za izvršenje odnosno relizaciju projekta Tok rada radne grupe (propratni sastanci) Kratak pregled trenutnog statusa projekta Razgovori o fazama projekta Praćenje i procena projekta Završetak projekta Rečnik Reference Aneks jedan Model školskog projekta koji se zasniva na priručniku o školskim grantovima (2003) Aneks dva - Model simuliranog projekta Aneks tri - Shematski-škola proračun proizvodnje i proces planiranja... 36

6 1. Uvod Upravljane školskim projektima je deo procesa upravljanja školom. Upravljanje školskim projektima je način da se ispune ciljevi i zadaci iz školskog razvojnog plana. Detaljan je, a s druge strane veoma jasan ili direktan. Seminar pruža ideje i predloge o tome kako upravljati školskim projektom. Sadržaj priručnika o upravljanju projektima odnosi se na oblasti kvaliteta škole koje su obrađene u prethodnim seminarima. Seminar se zasniva na prethodnim verzijama GIZ seminara na istu temu. Ova verzija ukazuje na nova kretanja u obrazovanju na Kosovu, posebno na školsku autonomiju i decentralizaciju. Rezultati učenika i uspesi Upravljanje infrastrukturom Kultura učenja Inkluzija Kvalitet škole školska kultura Rukovodstvo i upravljanje Strategije za kvalitet Profesionalno usavršavnanje nastavnika Prva aktivnost: 1. U kom elementu razvoja škole (slika) biste se usredsredili kao na prvi projekat vaše škole? 2. Za vašu školu, koji drugi delovi razvoja škole će imati korist od školskog projekta? 3. Pribeležite ih i proverite kasnije Svrha Svrha seminara Upravljanje projektima je da pruži osnovne informacije o odlukama škole koje se zasnivaju na poboljšanje određene škole. 6

7 1.1.1 Očekivani učinak Od učesnika se očekuje da nauče, razumeju i budu u mogućnosti da koristite sledeće stručno znanje: da razumuje razloge svakog od koraka u upravljanju projektima da razumeju kako da odrede koji podaci su potrebni i od značaja za određene projekte da budu upoznati sa prednostima, nedostacima i izazovima koji ugrožavaju uspeh upravljanja projektima Od učesnika se očekuje da razviju sledeće veštine: organizuju i realizuju školske projekte na osnovu školskih razvojnih planova i koriste sve faze u upravljanju projektima procene uticaj projekta vrednuju ishode odnosno rezultate upravljanja projektima za poboljšanje budućih projekata. 2. Upravljanje projektima - objašnjenje pojmova 2.1. Šta je projekat? Projekt je stavljanje u dejstvo ili delovanje određenih aktivnosti ili planova u svrhu poboljšanja radnog učinka škole na konkretan i merljiv/uočljiv način. Stoga je projekat: - planirana aktivnost osmišljena za poboljšanje jednog ili više elemenata školskog učinka; - osmišljeni orijentisani ishod koji treba da zadovolji specifične ciljeve za poboljšanje. - korićenje podataka za utvrđivanje potreba za poboljšanje i merenje napretka u radnom učinku - aktivnost koja se obavlja u određeno vreme i sa određenim resursima - plan sprovođenja koji ima prethodnu procenu (Koje podatke imamo na raspologanju koji identifikuju šta pokušavamo da poboljšamo i zašto?), Proces procene (Koliko dobro radimo?) i rezultat procene (Da li smo ostvarili svoje cilejve i zadatke? Kako bismo pripremili efikasniji projekat u budućnosti). 7

8 Druga aktivnost: Molimo vas da navedete nazive 4 faza. Ako niste sigurni, možete da pogledate u brošuri koja govori o razvoju škole. Projekat uvek ima četiri faze: Napomena: Školski projekti su namenjeni poboljšanju radnog učinka škole na osnovu školskih podataka. Oni se mogu uporediti sa projektima u ostalim vrstama organizacije koje koriste podatke da odrede šta organizacija želi da postigne odnosno ostvari Šta je upravljanje? Upravljanje je: Nastojanje da se planiraju, organizuju i predvode ljudi i sredstva za posebne potrebe sa određenim rezultatom ili ishodom Proces preduzet za koordinisanje aktivnosti drugih kako bi postigli određeni rezultati Proces koji utvrđuje, organizuje i raspoređuje po redosledu sve zadatke, tehnike, sredstava i načine za postizanje definisanih ishoda projekta Pojednostavljeni opis upravljanja projektima od strane grupe autora je: Upravljanje projektima je samo alat, popis metoda i tehnika koje nam pomažu da ostvarimo svoju svrhu i ciljeve Šta je upravljanje školskim projektima? Upravljanje školskim projektima je stvaranje organizovanog plana i procesa kako bi se merila/ uočila poboljšanja aspekata škole. Proces uključuje planiranje, praćenje i usmeravanje. 1 Grupa autora (2002): Upravljanje projektima, Regionalni ekološki centar za Srednju i Istočnu Evropu, Szentendre, Madžarska, str. 9. 8

9 Upravljanje školskim projektima je instrumenat koji razrađuje dužnosti i aktivnosti unutar određenog projekta: temelji se na planu koji se javlja samo jednom i ne ponavlja se u istim detaljima, utvrđuje poverene zadatke osobama u školi od strane direktora škole kako bi se rasteretio direktor škole, uključuje grupe ljudi i može uključivati različite zainteresovane grupe, vremenski je određen, bavi se bitnim stvarima koji se odnose na celi razvoj škole. Treća aktivnost: Navedite jedan ili dva primera tematskih oblasti koje mogu biti sadržaj školskog projekta. Ako već radite na takvom projektu, napišite kratak opis u jednoj ili dve rečenice o tome. Na osnovu onoga što je rečeno na seminaru do sada, ima li poboljšanja koja će se učiniti školskim projektom (ako ga već imate)? Na osnovu onoga šta ste naučili do sada, koji su to važni faktori koje treba razmotriti prilikom pripremanja projekta? Koje su to karakteristike upravljanja projektima? Karakteristika Definicija svrhe Opis karakteristike Svaki projekat ima svrhu. Moraju se ostvariti određeni rezultati koji se baziraju na podacima, na primer osposobljavanje nastavnika za primenu novog nastavnog plana i programa odnosno kirikulama, uspostavljanje elektronskog sistema podataka za nastavni materijal; sprovođenje (novog) školskog profila koji ostvaruje, na primer, uglednije postupanje i školsku kultura za okruženje i sl. Ograničeni resursi Razmatranja u vezi drugih aktivnosti Posebna organizacija projekta Projekat ima određeno vreme sa navedenom referentnom tačkom početka i završetka. Resursi, broj osoba i broj projekata u školskoj godini su ograničeni, postoji određena granica potrošnje, itd. Projekat je na neki način neponovljiv događaj. To nije rutinska aktivnost. Potrebno mu je dosta vremena i truda, ponekad nekoliko meseci, pa čak i cela školska godina. To zahteva određene ciljeve - konkretne rezultate. Projekti se razlikuju od konkretnih planova preko organizacije projekta (onaj koji poverava zadatak ili dužnost, rukovodilac projekta, projektni tim, specifični procesi pregovaranja u projektu, itd) Koje su prednosti i nedostaci u upravljanju projektima? Upoznavanje sa prednostima i nedostacima upravljanja projektima daje osnovu direktoru da pomogne u razvoju ostvarljivog projekta. 9

10 Prednosti upravljanja projektima: Projekti se usredsređuju na postizanje konkretnih ciljeva, oni su orijentisani prema rezultatu i donese promenu u školi! Upravljanje projektima povećava transparentnost odluka jer su uključene razne zainteresovane strane. Upravljanje projektima povećava odgovornost jer će o izvršenom odnosno obavljenom radu raspravaljati različiti učesnici koji su uključeni i podeliće se sa ostalima na koje utiče. Upravljanje projektima pomaže prilikom planiranja složenih projekata: pratiti ono što se događa u različitim područjima na različitim mestima u isto vreme. Upravljanje projektima rasterećuje direktora škole, jer on poverava poslove i zadatke drugima. Odgovornost i pritisak da se pronađe rešenje za realizaciju problema povereva se grupi ljudi, a ne više samo direktoru škole. Upravljanje projektima rešava probleme koji nastaju tokom obrazovnog procesa. Obično se javlja visoko prihvaćanje rezultata različitih interesnih grupa; Upravljanje projektima dovodi do širenja informacija projekta široj zajednici od strane učesnika projektne grupe što dovodi do veće podrške zajednice u celini; Udruživanje znanja i iskustava različitih osoba i baziranjem na školskim podacima mogu se prilikom reševanja problema preduzeti stručne i informisane odluke. Imajući sve različite nadležnosti uključenih ljudi zajedno, analiza je dublja i odluke se mogu brže doneti, školsko osoblje ima više mogućnosti da predstavi i sprovode svoje ideje, oni su više uključeni u proces školskog razvoja. Upravljanje projektima je kreativni proces koji zajedno objedinjuje različite ideje i kompetentnost nastavnika. Glavni nedostaci upravljanja projektima se odnose na sposobnosti odnosno veštine učesnika. Potrebno znanje može se naučiti kao i neke veštine, za ostale stvari je potrebno vreme i praksa. Drugo, pripreme za realizaciju projekta mogu biti slabe unutar vremenskog faktora. To podrazumeva da: - Rukovodiocu projekta nisu potrebne samo profesionalne kompetencije o sadržaju projekt nego i efikasne veštine u komunikaciji, liderstvu grupe, umerenost, posredovanje, planiranje, usmerevanje i organizovaanje. - Može biti potrebna posebna obuka odnosno trening pre započinjanja projekta. Program obuke pomaže realizaciji projekta na profesionalan način (posebno za rukovodioce projekta) - Upravljanje projektima ne smanjuje vreme i potrebnu radnu snagu, mora da bude više sastanaka jer su razne osobe uključene itd. - Veći deo rada školskog projekta mora biti izveden uz dnevne aktivnosti, posebno uz nastavni proces. - Članovima projektne grupe je potrebna motivacija, iskustva i praksa kao i društvene i profesionalne kompetencije. (Šta je to tu za njih? Koje koristi se dobijaju?) - Tokom procesa planiranja i realizacije projekta važno je praćenje. Praćenje potpada pod deo svakodnevnih zadataka direktora škola, ali u zavisnosti od prirode projekta ovo će možda morati da bude pojačano. - Završetak zadatka projekta nije kraj projekta. Projekat treba vrednovati odnosno oceniti tokom vremena, npr. šest meseci ili godinu dana kasnije. To zahteva kontinuiranu saradnju i komunikaciju. 10

11 Četvrta aktivnost: Molimo vas da proverite spisak kako biste proverili da je potpun. Dopunite spisak ako imate više stavova prednosti ili nedostataka. Istaknite dve stavke prednosti koje su vrlo važne za vas, i dve stavke nedostataka koji bi trebalo da budu pažljivo proverene pre nego što projekat može da se započne. Diskutujte o tome sa vašom grupom. Uporedite sada prednosti sa svojom vlastitom idejom o školskom projektu i razmislite o nedostacima koje ste istakli. Da li ste još uvek uvereni da vaša tema/ ideja treba da se bavi upravljanjem projektima? Navedite svoje razloge (prednosti) i diskutujte o njima sa drugim učesnicima u svojoj grupi. Da li imate još jedan elemenat vašeg školskog procesa koji je vrlo važan za osoblje i može biti poveren projektnoj grupi? Za prevazilaženje ovih nedostataka, uzeti u obzir sledeće: - Upravljanje projektima zahteva profesionalnu radnju o podacima koji se koriste tokom planiranja projekta i njeno usmeravanje kroz faze razvoja. - Školski projekti trebaju biti ažurirani tako da oni mogu biti realizovani na najbolji mogući način od strane osoba uključenih u projekat. - Rashodi odnosno troškovi organizovanja kao i broj i veličina grupa koje učestvuju u projektima trebalo bi da budu manje što je više moguće, u suprotnom dodatne grupe će biti potrebne za koordinaciju i olakšavanje rada projektnih grupa Faktori važni za uspeh školskih projekata Uspeh projekata zavisi u velikoj meri o uređenju odnosa između rukovodstva projekta i stalne uprave, tako da je odnos jasan i propisno organizovan kako bi se uklonili sukobi. Praćenje procesa projekta od strane školske uprave treba razjasniti. Kada se čini provera ostvarenog napretka? Koje su to prekretnice? Kako će se pojaviti nadzor odnosno praćenje? Priprema na osnovu podataka Priprema projekta Upravljanje projektom zahteva specifičnu obuku od strane uprave škole. Pre svega, i pre nego što direktor škole donese odluku za početak pripremanje projekta, on/ ona mora odgovoriti na sledeća pitanja: Na osnovu školskih podataka, koja je lista prioriteta u pogledu problema/ planiranih aktivnosti? Može li se problem ili zadatak rešiti na bolji način uz pomoć projektne grupe ili kroz školsku upravu? Odgovori na ova pitanja pružaju prvi korak prema uređenju odnosa između rukovodstva projekta i stalne uprave. Propisi, obaveze i odgovornosti Rukovodstvo projekta i stalna uprava moraju da definišu svoje različite odgovornosti u odnosu na projekat. To znači da odnos između rukovodstva projekta i stalne uprave mora da bude jasan, pošten, razuman i bez sukoba. Što su jasniji ovi odnosi, to će biti manji rizici u pogledu potrebe da se interveniše u radu projekta. Jasnoća dužnosti, definisanje rokova i obezbeđivanje resursa pruža značajan prostor osobama i grupama uključenim u projekte. 11

12 U vezi sa tim, ili pre realizacije projekta, potrebno je pojasniti međusobna prava i obaveze između rukovodioca projekta i direktora škole: - pravo donošenja odluka s obzirom na proces rada i zakonske odredbe, - obaveza izveštavanja od strane rukovodioca projekta, - pravo odlučivanja - šta treba da odluči školska uprava, a o čemu može da odluči rukovodstvo projekta poštujući željene rezultate projekta - sloboda članova projekta da traži savete, podršku i pomoć - pravo intervenisanja od strane rukovodioca projekta, i - eventulano pravo intervensianja od strane školske uprave Rukovodilac projekta mora da se rastereti dodatnih obaveza u pogledu poverenih zadataka i odgovornosti u okviru škole. Odnosi između projektnog tima i školskog osoblja moraju biti opisani na smisleni način, s obzirom na dužnosti, odgovornosti i sredstva komunikacije. Izrada jasne svrhe projekta sa celim osobljem izbegava da škola bude odbačena od strane većine članova osoblja. Kada se jave tenzije u vezi projekta, odgovornost direktora škole je da posreduje u tim pitanjima. Direktor je dužan pre svega da pruži podršku u radu na projektu sve do podnošenja krajnjih ishoda odnosno rezultata projekta ukoliko aktivnosti projekta nepropisno remete rad u školi. Neki praktični saveti o upravljanju projektima Upravljanje projektima je korisno samo za zadatke i probleme koji su smisleni za učesnike, a za koje se može ili želi pružiti značajan doprinos. Zadatke i probleme rukovodstva koji se ne tiču školskog osoblja, najbolje rešava uprava škole, tako da se osoblje škole ne opterećuje oko toga. Radi jasnoće, preporučuje se da projektna grupa dobije dužnost sa ciljevima u pisanom obliku kao ugovor odnosno sporazum. Uključite jasne sporazume odnosno ugovore o načinima i sredstvima komunikacije kroz celi proces. Jasno organizovanje projekta, plana rada, resursa i vremenski raspored su važni za uspeh projekta jer to predstavlja pravi instrument za upravljanje u aktivnostima projekta. Projektna grupa mora, u načelu, biti u stanju da samostalno organizuje i koristi kreativne načine rada. Što se tiče rada i vremena, ne samo da mora da postoji planiranje s obzirom na projektne grupe, nego se takođe mora razmisliti o aktivnostima koje se pripremauju od strane nastavnika i drugog osoblja, tako da različite aktivnosti ne smetaju jedne drugima. Celi process mora biti transparentan za sve. Osoblje treba biti obavešteno o školskom projektu, njegovim ciljevima i njegovim potrebama i vremenskim rokovima. 12

13 3. Faze upravljanja projektima Postoje tri važna elementa koja određuju faze projekta: Vreme- svaki školski projekat ima određeno vreme, koji se razlikuje za različite događaje, Način postupanja - zavisi o načinu postupanja koje treba posvetiti problemu koji je u fokusu rešavanja školskog projekta Grupa/pojedinci koji bi trebalo da budu uključeni u projekat. Upravljanje projektima prolazi kroz važne faze projektnog ciklusa. Projektni ciklus određuje glavne oblasti/ elemente svakog projekta. Upravljanje školskim projektima je deo ostvarivanja vizije škole iz plana razvoja škole odnosno školskog razvojnog plana. Tok projekta je podeljen u četiri glavne faze. Pogledajte sledeću sliku. Projektni ciklus Procena projekta Započinjanje projekta Sprovođenje projekta Planiranje projekta 3.1. Započinjanje školskog projekta Obično je početak realizacije školskog projekta zadatak direktora škole. Ali ponekad ideja za započinjanje školskog projekta može doći od strane osoblja ili vanjskih ljudi odnosno ljudi van škole. Svaki školski projekat počinje sa vizijom, konkretnom idejom, unapređenjem kvaliteta rada u školi ili rešavanjem određenog problema. To bi mogao biti rezultat konferencije ili želje direktora škole. Međutim u svakom formatu školski projekat je deo sadržaja školskog razvojnog plana. Započinjanje školskog projekta kreće kroz tri koraka: - Analiza školskih prioritetnih projekata definisanih u Planu razvoja škole - Analiza aktualnih zbivanja u školskom okruženju - dijagnoza stanja u skladu sa školskim podacima i relevantnosti cele škole - Utvrđivanje projektnog zadatka - cilj projekta. 13

14 Analiza: Ideja školskog projekta zavisi od Školskog razvojnog plana. Dakle, prvi korak je da se pregleda Školski razvojni plan, posebno njegovi prioriteti. Drugo, pre pokretanja nove inicijative (projekta ) razmotrite sve projekte koji su u toku kako bi se obezbedilo da škola ima kapacitet da preduzme novi projekat. Treće, vremenski okvir za novu inicijativu mora se razmotriti da se osigura da će kapacitet škole da preduzme projekat biti dostupan za celi rok projekta. Razlozi za ovaj pregled su: Da bi se osiguralo da: - projekat ne ometa sastanke i druge školske obaveze, na primer period ocenjivanja učenika, - Projekat nije u sukobu sa ili ne ometa druge projekte koji se sprovode jer to može uticati da većina ljudskih resursa bude angažovana u ostalim školskim projektima i aktivnostima i da se desi da nemaju vremena da budu uključeni u novi projekat, - Projekti se ne dupliciraju, na primer, ako je u međuvremenu škola ponudila sličan projekat od strane partnera kao MONT, MER, NVO, itd. Projektni zadatak: Nakon analize sadašnjih zbivanja u školskom okruženju, odrediti zadatak projekta. Projektni zadatak određuje šta će se ostvariti projektom. Šta je to što treba biti rešeno ili poboljšano? Ako konačno odredište nije jasno, onda putnik može da stigne tamo gde ne želi. Isto vredi i za školske projekte. Ako rezultat projekta nije jasan, vlasnici projekta mogu biti zbunjeni ako rade zbog više svrha. Ovo poražava projekat na samom početku. Profil rukovodioca projekta U procesu utvrđivanja dužnosti odnosno aktivnosti, prvo treba utvrditi profil rukovodioca projekta u odnosu na temu projekta. Na primer za projekat: Razvijanje demokratskih vrednosti u školi, nemojte da odredite kao rukovodioca projekta nastavnika koji nije pokazao spremnost da prihvati demokratske vrednosti u školi, ko je ideološki politizovan, nije zainteresovan za to tematsko područje ili koji nije bio uključen u obuku u vezi demokratizacije škole, itd. Direktor mora da potraži rukovodioca projekta sa sposobnostima i veštinama koji su navedeni ranije u ovom seminaru. Cilj školskog projekta Nakon izbora rukovodioca projekta, projektni zadatak nastavlja sa realizacijom cilja projekta. Kao zadatak, jasno određivanje cilja projekta je vrlo važno jer pokazuje šta će se postići odnosno ostvariti na kraju projekta. To se radi u saradnji sa rukovodiocem projekta. Opšti cilj projekta je da dovede do ishoda projekta. Cilj odnosno ciljevi projekta opisuju konkretno ishod odnosno ishode koji se ostvaruju završetkom projekta. Cilj treba biti pripremljen u saradnji sa školskim direktorem, rukovodiocem projekta i projektnim timom. Mora da bude konkretan i merljiv. 14

15 Nedostatak odgovarajućeg definisanja cilja/zadatka dovodi do velikih negativnih posledica, kao što su: Projekat luta besciljno gubeći vreme ljudima. Problemi nisu identifikovani kao takvi, jer onaj koji nema ciljeve nema problema. Odstupanje od plana se ne može utvrditi. Odluka da se usmeravaju ciljevi je nemoguća. Aktivnosti i radnje ne mogu da budu iskordinisane jer nisu orijentisane prema cilju. Rešavanje sukoba postaje teško jer postoji nedostatak zajedničkog rada na terenu. Motivacije nema jer projektni tim gubi motivaciju ne znajući šta treba da se ostvari. Šta je njegov konačni cilj odnosno odredište? Formulisanje ciljeva/zadataka Postoji nekoliko glavnih zahteva u formulisanju i utvrđivanju ciljeva projekata: a) Ciljevi i i zadaci moraju biti formulisani- SMART S - specifični, značajni M - merljivi A- atraktivni R realizacioni T tačno vremenski određeni 2 To znači da bi ciljevi/ zadaci trebalo da budu formulisani na način da se mogu lako utvrditi bez obzira da li je određeni cilj postignut. Cilj kao što je saradnja sa roditeljima mora da se poboljša nije cilj koji se može lako proceniti, a posledice mogu biti da niko ne zna tačno da li je svrha stvarno ispunjena. To znači da rezultati koje treba da ostvari projekat moraju da budu tačno određeni. Tokom utvrđivanja rezultata, školski [ statistički] podaci imaju posebnu ulogu. Ako nastavimo s gornjim primerom, kroz podatke možemo jasno videti koliko često i u kojim oblastima su roditelji bili uključeni i prema tome možemo tačno utvrditi rezultat koji želimo postići u određenom vremenskom razdoblju. Ciljevi, po definiciji, ne mogu biti potpunosti merljivi, ali zadaci koji su postavljeni da bi se ostvario cilj su po definiciji, merljivi. Zadaci treba da budu određeni za svaki cilj. Na primer, do kraja školske godine, 50% roditelja će biti uključeno u svaki razgovor na relaciji roditelj i nastavnik ili 20% roditelja će biti uključeno u projekat poboljšanja škole. b) Ciljevi moraju biti formulisani u pisanom obliku Pripremanje pisanog cilja odnosno ciljeva i zadataka čini da bude jasno ono što želi da se postigne i takođe čini procenu na kraju projekta smislenom. U znatnom broju školskih projekata, zbog nedostatka jasnih ciljeva i pisanih projektnih dužnosti, dogodilo se da je rukovodilac projekta na kraju saznao da se nešto sasvim drugo od njega očekivalo nego što je je on realizovao odnosno ostvario. c) Svi učesnici moraju da budu obavešteni o ciljevima Svi učesnici uključeni u projekat i svi oni na koje projekat utiče moraju biti obavešteni o tome što će se dogoditi, zašto i šta su očekivani rezultati i koju će korist škola imati od projekta. Ostali učesnici u školi mogu biti zainteresovani za projekat takođe. Kanali i načini ukazivanja cilja svim učesnicima se moraju planirati unapred. 2 Tačno vremenski ograničeni znači da moraju da budu u određenom vremenskom okviru, u skladu sa određenim datumom. 15

16 d) Sporazum mora biti obezbeđen za cilj i mora da se dobije saglasnost svih učesnika Izjava obaveza dužnosti precizira ko šta treba da uradi s kim i do kada. Izjava mora biti potpisana od poverioca i rukovodilac projekta osiguravajući na taj način međusobno razumevanje dužnosti projekta. Dužnost projekta mora da sadrži ove podatke: buduća raspoloživa sredstva, početni i završni datum, kao i promene u rokovima (stavke po kojima je situacija projekta prikazana onome ko dodeljuje odnosno poverava dužnost) Osnovni rezultati projekta Uz određivanje cilja/ciljeva projekta, takođe se određuju i osnovni rezultati koji se žele postići kroz projekat. Ovo je dalje razrada cilja projekta. Osnovni rezultati projekta na kraju projekta se mere pokazateljima odnosno indikatorima projekta. Da bi se ostvario cilj projekta i osnovni ishodi projekta, treba da bude predstavljeno nekoliko specifičnih zadataka koji treba da budu speovedeni u drugim fazama projekta. Na primer, ako je projekat: opremanje biblioteke sa školskim udžbenicima. Dužnosti koje bi mogle biti razrađene mogu uključivati: pripremanje prostorija, kupovina i prikupljanje knjiga, plasman knjiga, priprema dokumentacije, priprema dela elektronskog upravljanja i evaluacije sistema biblioteke, itd. Predstavljanje dužnosti na ovaj način pomoći će fazi aktivnosti planiranja projekta Budžet projekta Drugi korak predstavljanja zadatka projekta je određivanje njegovog budžeta. Budžet projekta je jasan prikaz potrebnih finansijskih sredstava za sprovođenje plana aktivnosti. U ovoj fazi, dostupan budžet se analizira, mogućnost volonterskog rada na projektu, mogućnosti podrške od strane školske zajednice, a na kraju i iznos budžeta projekta o kojem se odlučuje. To ne mora da znači da svaki školski projekat mora imati svoj budžet. Postoji mnogo školskih projekata koji mogu biti završeni bez novca. Ali, ako školski projekat zahteva budžet, njime se mora upravljati dobro jer loše pripremljen budžet dovodi do mnogih problema tokom faze sprovođenja projekta 3. Analizirajte sliku br.3 u Aneksu o procesu planiranja i korišćenja školskog budžeta Rokovi i faze projekta Sledeći korak u aktivnostima projekta je utvrditi njegove rokove i faze. U ovoj fazi, odgovorite na osnovno pitanje: Koje je to optimalno vreme za ovaj projekat? A, u dogovoru sa rukovodiocem projekta odlučite o projektnim rokovima. Vrlo je važno da šema projekta bude raspravljena unutar projektne grupe - obično na prvom sastanku, jer može biti da sadašnja formulacija nije jasna po nekim pitanjima, tako da mogu da se jave predlozi za promenu nekih ciljeva. Nakon smernica za prvu fazu projekta, sačinite kratke beleške u donjem okviru, vodeći računa da je sve jasno za ovu fazu i na sledećoj strani popunite zadatke početnog projekta iz školskog razvojnog plana. Peti zadatak 3 Grupa autora (2002): Upravljanje projektima, Regionalni centar zaštitu sredine za Srednju i Istočnu Evropu, Szentendre, Mađarska, str

17 Dužnost projekta Projekat: Poverilac dužnosti: Rukovodilac projekta: Predstavljanje dužnosti: Cilj i zadaci: Rezultati koji će uslediti: Članovi projektne grupe i drugi stručnjaci: Resursi: Budžet: Vremenski tok, tok rada: Poverilac dužnosti Rukovodilac projekta Organizovanje projekta U početnoj fazi projekta mora biti analiziran proces organizovanja projekta. Organizovanje projekta se odnosi na utvrđivanje obaveza za poverioca dužnosti, rukovodioca projekta, projektne grupe i radne grupe uključene u projekat u odnosu na proces organizovanja školskog projekta i to je prednost koja se mora iskoristiti. Prednost školskih projekata leži u činjenici da oni mogu biti realizovani unutar škole i ne traže bitne promene u organizaciji školskog procesa nego predstavljaju instrument koji se može brzo primeniti u korist određenog cilja. Slika u nastavku predstavlja glavne faktore koji su uključeni u školski projekat. Grafikon takođe pokušava da utvrdi glavnu komunikaconu strukturu zajedno sa vertikalnom strukturom celog projekta. 17

18 1. Poverilac dužnosti - direktor škole 4. Savetnik projekta 2. Rukovodilac projekta 3. Projektna grupa 3.1 Radne grupe Glavne dužnosti školskih projektnih timova su navedene u nastavku Poverilac dužnosti projekta Bez obzira na činjenicu da je direktor škole osoba koja poverava dužnosti za školske projekte, dužnosti direktora i odnosi u izveštavanju moraju se posebno odrediti kako bi sam direktor kao i ostali članovi projekta poštuje svoje dužnosti i odgovornosti. Poverilac dužnosti ima sledeće obaveze: Određuje dužnosti za određeni projekat Određuje rukovodioca projekta i članove grupe. Usklađuje ugovor o rokovima razvoja projekta određivanjem početnog datuma projekta, datuma završetka i standarde projekta kroz koje se projekat prati. Izdvaja i dodeljuje potrebna sredstva za projekat. Daje dopuštenje da se prekorači određeni rok Rešava sukobe među učesnicima projekta i rukovodioca projekta Oređuje prioritete među pojedinim projektima Podržava celu grupu i proces Osigurava da projekat ima efikasnu procenu i proces ocene odnosno vrednovanja Rukovodilac projekta Rukovodilac projekta je ključna figura u realizaciji projekta. Rukovođenje rukovodioca projekta je ključno da projekat ostvari svoj cilj, dakle, rukovodilac projekta mora biti u stanju da ispuni sledeće obaveze: 18

19 Dužnosti: Određuje dužnosti projekta zajedno sa poveriocem dužnosti Vodi projektnu grupu i deluje kao moderator u tokom projektnih sastanaka. Osigurava da je projekat planiran i formulisan na osnovu školskih podataka. Propratne aktivnosti realizacije i njegovog usmeravanja Obezbeđivanje projektne dokumentacije Kontrola celog procesa projekta Obaveštavanje poverioca dužnosti o procesu projekta. Vodi računa da je projekat ocenjen po svakom svom standardu. Sledeći uslovi se traže od rukovodioca projekta: Stručno znanje o projektu kako bi se blagovremeno utvrdili problemi, procenile različite mogućnosti te sposobnost rešavanja istih Kompetencije za upravljanje projektom (različite metode, znanje kao moderator, komunikacione veštine) Napomena: Upravljanje projektima može biti korak na putu prema moći upravljanja: Onaj ko pokazuje da može da bude rukovodilac projekta u teškim situacijama u projektu će istovremeno dokazati svoje sposobnosti u ispunjavanju dužnosti upravljanja. Projekat pruža mogućnost da se dobije upravljačko iskustvo Projektna grupa Od školskog projekta se očekuje da utiče na poboljšanje škole tek onda kada ga pripremi projektna grupa koja je povezana sa kontekstom projekta i kompetencijama da priprema školske projekte. Stoga moraju se poštovati sledeće načela pri određivanju projektne grupe: U projektnoj grupi moraju da budu predstavljeni različiti pogledi članova grupe koji su potrebni da se reše definisani problemi. Stoga svrha projektne grupe je da iznese neposredno i otvoreno stanovišta kako bi problemi mogli da budu sagledeni u potpunosti u skladu s različitim stanovištima. Članovi grupe moraju biti profesionalni, voljni da rade sa drugima koji imaju različito gledište. Osim opštih nadležnosti, kreativnost i sposobnost razmišljanja i razuma su obavezni. Članovi grupe mogu biti izabrani na različite načine: 1. Određeni od strane direktora škole 2. Izabrani od strane osoblja 3. Samostalni izbor kroz volontiranje lica 4. Mešavina ova prva tri načina Na kraju direktor škole je taj koji odlučuje ko će raditi u projektnoj grupi. Ponekad, projektna grupa deluje kao Upravni odbor. 19

20 Radne grupe Dvoje do četvoro članova projektne grupe zajedne se sastaju i diskutuju o radnom toku projekta. Neki članovi projekta mogu takođe biti deo radne grupe. Nije potrebno da svi članovi te radne grupe budu iz projektne grupe. Najmanje jedan član projektne grupe mora biti zastupljenu u svakoj radnoj grupi, tako da se može pripremiti interni izveštaj u vezi pitanja vezanih za projekat. Školski projekat ne bi trebalo da ima više od 3 do 10 radnih grupa. Sve radne grupe trebaju da imaju specifične radne pakete koji su potrebni za cele grupu i projektni proces. Svaka radna grupa ne bi trebalo da ima više od 7 članova. Jedan od članova je odgovoran za komunikaciju, organizaciju i sl. te radne grupe Savetnik projekta Ako stručno znanje o upravljanju projektima i organizovanju projekata ne postoji ili nije stečeno u dovoljnoj meri, ili ako je projekat profesionalno složen, važno je za rukovodioca projekta da ima svog savetnika. Savetnik mora biti stručnjak u oblasti upravljanja projektima i istovremeno mora imati savetodavna ovlašćenja. Osoba koja nije senka rukovodioca projekta podržava i daje savete za projekat. To podrazumeva: Savetovanje rukovodstva projekta tokom formulisanja dužnosti projekta, pripreme projektnih sastanaka, tokom sukoba između projekta i školske uprave ili o bilo kojoj stvari u ovoj fazi gde je savet potreban Podrška projektnoj grupi, eventulano vodeći sastanke projekta ili praćenje sastanaka projekta kao profesionalni stručnjak za upravljanje projektima Savetovanje poverioca dužnosti odnosno projektnog zadatka tokom svih faza projekta Podrška u slučaju poteškoća između projekta i rukovodstva Podrška tokom praćenja projekta Šesta aktivnost Upotrebite prazne listove papira za ovaj zadatak. Na osnovu dužnosti projekta i na uputstvima da se organizuje projekat, napravite skicu projekta i odredite ključne dužnosti svih projektnih predstavnika Planiranje projekta Faza planiranja je jedna od centralnih faza za uspeh projekta. Rad može biti koordinisan samo kroz pažljivo planiranje i eventualno smanjenje gubitka vremena zbog nedovoljne harmonizacije. Sastanak za pokretanje projekta Faza planiranja je obično zadatak rukovodioca projekta i projektne grupe. Nakon što je direktor škole (poverilac dužnosti) objasnio ideju sa svojim kontekstu i ciljeve projekta na sastanku za početak projekta rukovodilac projekta počinje sa projektnom grupom fazu planiranja. Faza planiranja oslikava odnosno predstavlja radne odnose učesnika projekta, faze projekta i strukturu toka rada. Ovaj sastanak obično traje od 2 do 3 sata. 20

21 Svi učesnici uključeni u projekat moraju da učestvuju na ovom prvom sastanku uključujući poverioca dužnosti, rukovodioca projekta, sve članove projekta, savetnika i sve spoljne eksperte uključene u projekat. Što se tiče drugih stručnjaka i predstavnika, važno je da su oni pozvani na prvi sastanak iako možda kasnije neće redovno učestvovati na sastancima projekta. Učestvovanje svih učesnika uključenih u projekat na prvom početnom sastanku osigurava prve prave korake prema ciljanom uspehu. Sledeća slika pokazuje pogled na početni sastanak. Plan rizika - Kao prvi korak čini se analiza stanja i utvrđuju se sve tačke koje predstavljaju posebne izazove za projekat. Tri koraka su: 1. Utvrđivanje rizika 2. Procena rizika (mogućnost / verovatnoća, uticaji) 3. Mogućnosti kontraaktivnih mera Ova analiza bi trebalo da pomogne celoj grupi prilikom planiranja projekta. O tome bi trebalo da bude obavešten direktor škole ako projektna grupa i/ili rukovodilac projekta smatra da je to potrebno. Vrste planiranja Tokom planiranja školskih projekata postoji nekoliko vrsta planiranja projekta: (1) Strukturno planiranje - Raspodela projekta na delove, faze i pojedinačne radne pakete odnosno aktivnosti (2) Postupak planiranja - Pojedinačno određivanje redosleda radnih paketa (3) Rokovi planiranja - Presek specifičnih aktivnosti sa potrebnim vremenom (4) Planiranje sredstava i troškova - Definisanje potreba za potrebnim osobljem, materijalnim resursima i troškovima. (5) Planiranje informacionog sistema projekta - Definisanje načina informisanja o projektu 21

22 Planiranje strukture projekta Plan strukture projekta je pregled svih aktivnosti koje moraju da budu realizovane u okviru projekta. Ako je školski projekat veliki zadatak, planu strukture projekta su potrebne prekretnice (podciljevi o načinu da se ostvare ciljevi). Uz pomoć tih prekretnica projektna grupa može razmišljati o specifičnim radnim paketima za postizanje prekretnica. Primer strukture plana sa prekretnicama: Tema školskog projekta: Datum početka: Datum kraja: Ciljevi: Prekretnica Datum Radni paketi Napomene Da biste saznali koji paketi/aktivnosti su najvažniji i na koji način ima najviše smisla da se rešavaju zajedno sa celom grupom, napravite popis redosleda aktivnosti koje imaju najviše smisla unutar svih paketa. Dajte svakom članu odbora stavke (na primer: 7 paketa, sa ne više od 4 stavke) kako bi ste odredili prioritet paketa i aktivnosti. Možda jedan paket nije toliko važan, ali ipak ga ostavite na spisku. Možda će biti potreban kasnije. Sedma aktivnost Na osnovu vlastitih podataka na osnovu školskog razvojnog plana, pokušajte da izradite svoj plan strukture projekta sa prekretnicama Planiranje toka rada Određivanje specifičnih radnih paketa Radni paketi su one aktivnosti koje moraju biti realizovane u sklopu projekta. Tokom utvrđivanja radnih paketa od značaja je razmisliti o vremenu koje se troši, kadrovskim zahtevima i eventualnim troškovima. Glavna pitanja: Šta je važno da se uradi? Ko je odgovoran za svaki radni paket? Koji kapaciteti su potrebni za to (u vremenu, osoblju i alatima)? Struktura radnog paketa Kako bi se imao puni pregled projekta, određeni radni paketi bi trebalo da budu uključeni u plan strukture projekta. U načelu postoje dva načina strukturiranja radnih paketa: 22

23 1. Srukturalni plan koji je orijentisan prema određenom predmetu ili tematici: raspodela posebnih radnih paketa prema različitim temama. 2. Strukturalni plan koji je orijentisan prema funkciji: Prikupljanje specifičnih radnih paketa prema funkcijama. Takođe su mogući mešoviti strukturalni planovi u kojima se teme i funkcije delom razlikuju. Tokom planiranja radnog toka utvrdite rokove u radnim paketima. Da biste planirali tok rada projekta u vidu funkcionalnog redosleda kako se ne bi remetile aktivnosti drugog radnog paketa (i), postavite ova pitanja: Šta je logični redosled radnih paketa? Šta je hronološki redosled za završetak radnih paketa? Što se može razvijati paralelno? Gde su presecaju stavke (u fazama projekta) 4? Koje je vreme trajanja pojedinačnih radnih paketa? Problemi za realizaciju projekta nastaju kada na ta pitanja nije odgovoreno sa dovoljnom jasnoćom i detaljima u pripremi projekta. Zbunjenost se pojavljuje kada su radni paketi u velikoj meri završeni van redosleda. Čak i uz izvanredno planiranje, neće moći da budu predviđeni svi izazovi kako projekt napreduje, i sledeće bi trebalo da budu preispitano kako tokom početne faze planiranja, tako i kako projekat napreduje: Da li je bilo predviđeno dovoljno vremena za radni tok projekta? Da li bi trebalo da bude pripremljen alternativni plani, Plan B toka rada određenih ativnosti? Da li smo obezbedili dodatne radne alate gde su navedena sva razmišljanja u pisanom obliku, konkretne mere koje se odnose na aktivnosti radnog paketa? Alati pomažu da se analizira zašto se pojavio problem koji blokira napredak rokom rada Planiranje rokova Planiranje rokova obuhvata planiranje toka rada sa konretnim vremenskim rokom i datumima. Treba da budu utvrđeni i sastavljeni u pisanom obliku: Datumi početka i završetka specifičnih radnih paketa posebno za svaku fazu projekta i projekat u celini Datumi za faze projekta (prekretnice). Oni se predstavljaju poveriocu dužnosti i koriste se za dodatne odluke koje treba preduzeti. Planiranje rokova se može kontrolisati preko analize faza projekta: Stavke o kojima je logično izvestiti učesnike u projektu, Artikulacija sredstava za analizu, komunikaciju i rešavanje problema s rokovima za sastanke ( brza napredovanja i kašnjenja) 5, Planiranje resursa i troškova Sledeći resursi su važni za školske projekte: - Resursi osoblja i vremena, - Materijalna i finansijska sredstva, i na kraju - Savetodavne resurse i dalje kvalifikacije 4 Horizontalna pitanja su teme koje se pojavljuju u svim ili u većini radnih paketa (npr. rod) 5 Radni paketi su često međusobno zavisni gde edna radni paket zavisi od ostalih 23

24 Identifikacija sredstava za projekat treba biti procenjena kada se dodeljuju dužnosti. Nadalje, treba postojati garancija da će ti resursi biti dostupni na vreme kako bi se projekat odvijao u skladu sa koracima/fazama planiranja. Planiranje resursa znači da se dužnosti u sklopu projekta moraju rasporediti u vidu potrebnog osoblja, materijalne opreme i finansija - uz obrazložene i realne procene. Projekat mora delovati unutar postojećih metoda i sredstva se moraju koristiti efektivno i efikasno što je više moguće sa ciljem da projekat bude u okviru budžeta time osiguravajući sredstava za budući projekat. Primer plana sa radnim paketima, rokovima i resursima: Šta? (paketi / aktivnosti) Ko? (odgovorna osoba u grupi) S kim? (sstali članovi ili osoblje ili stručnjaci) Do kada? (tačan dan) Potrebe /Resursi 1. paket 2. paket Organizovanje informacionog sistema školskog projekta Postoje dva glavna aspekta u planiranju informacionog sistema školskog projekta: Komunikacione strategije, koje su potrebne u projektu Prikupljanje informacija koje su potrebno za projektnu dokumentaciju i komunikaciju. Sredstva komunikacije u okviru projekta su podeljene na usmene i pisane: Usmeni načini informisanja/komunikacije: - Projektni sastanci, - Usmeni sažeci na kojima se prvereva stanje u kojem se projekat nalazi - Razgovori sa poveriocem dužnosti u odnosu na faze projekta. Pismeni izveštaji: Protokoli rezultata radne grupe, Protokoli rezultata projektnih sastanaka Izveštaji o stanju i postupcima projekta (npr. mesečni izveštaji koji navode ono što je postignuto i gde se projekat nalazi u odnosu na određene rokove) Izveštaj o fazama projekta i završni izveštaj, Protokoli za elektronsku komunikaciju putem a. Sedma aktivnost Na osnovu vašeg strukturnog plana sa prekretnicima odnosno standardima pokušajte da izradite plan aktivnosti sa radnim paketima, datumima i potrebnim resursima. Uključiti u svoj plan razmatranje informacionog sistema projekta. 24

25 Sledeći primer pokazuje trenutni model planiranja i određivanje planiranja za neke radne pakete određenog projeka. Hajde da u ovom slučaju izvršimo upućivanje na školski projektat X : Preventivne mere za sprečavanje napuštanja škole. Imenovanja - Rok za završetak radnih paketa i aktivnosti 15. januar maj 2012 Potrebni resursi Paketi rada i paket aktivnosti Informacije Rok za završetak projekta januar- maj Osoblje i vreme Materijali Budžet Odgovornost Paket rada 1: Utvrđivanje fome odnosno izgleda intervjua Određivanje stavki razgovora Tri osobe - 1 dan Papir,... * Direktor U pisanom obliku Određivanje stavki razgovora Tri osobe - 3 dana Papir * Savetnik projekta U pisanom obliku Nacrt smernica za razgovore Pet osoba - 10 dana Papir, izveštaji, Statistički podaci, itd. * Tim za izradu priručnika U pisanom obliku Paket rada 2: Realizacija razgovora Intervju sa roditeljima Jedna osoba - 5 dana Papir, Diktafon telefon 100 evra Tim za obavljanje razgovora. Usmena i pisana Intervju sa učenicima Jedna osoba - 3 dana Papir, Diktafon * Usmena i pisana Razgovori sa školskim osobljem Jedna osoba - 3 dana Papir Diktafon * Usmena i pisana Razgovori s drugim institucijama Jedna osoba - 5 dana Papir, Diktafon telefon 100 evra Usmena i pisana Paket rada 3:... 25

26 3.3. Realizacija projekta Realizacija projekta je proces u kojem se aktivnosti planiraju, završavaju i procenjuju. Izazovi sa kojima se rukovodstvo projekta suočava uključuju: - organizovanje sastanaka i koordinisanje aktivnosti - ispunjavanje rokova - usmeravanje projekta na projektne ciljeve - evidencija projekta - prikupljanje i dostavljanje informacija - donošenje odluka - praćenje i ocenjivanje - održavanje kontakta sa partnerima - odgovornost - stvaranje pozitivne radne atmosfere - korišćenje potrebnih resursa, i - nečekivani izazovi koji se mogu pojaviti ili se pojavljuju tokom procesa realizacije Praktični predlozi za izvršenje odnosno relizaciju projekta Faza sprovođenja projekta se odnosi na upravljanje projektima i razvoj. Tokom realizacije projekta dolazi do susreta sa raznim problemima. Da biste uklonili takve probleme, razgovori na projektnim sastancima i radnim grupama moraju biti pažljivo strukturirani, pripremljeni i praćeni tokom rada na projektu. Lista otvorenih pitanja (LOP) Lista otvorenih pitanja (LOP) je jednostavan, ali vrlo efikasan instrument da se unaprede postignuti dogovori u projektu. Lista identifikuje ko treba da sprovede koje dužnosti koje na taj način pružaju brz pregled članovima projekta i rukovodiocu projekta u pogledu rada koji treba da se obavlja. Lista otvorenih pitanja obično sadrži sledeće kolone : Što treba da se uradi? Ko je kvalifikovan da to uradi? Do kada određena dužnost treba biti završena? Šta je završeno? Napomena: Posebni problemi tokom razrade, odlaganje rokova itd. Lista otvorenih pitanja je obično izrađena kao oblik koji se nalazi kao dodatak protokolu: LISTA OTVORENIH PITANJA (LOP) Br. Datum Što treba da se učini? Ko sa kime? Do kada? Ono što je završeno Napomena 26

27 Tok rada radne grupe (propratni sastanci) Propratni sastanci radne grupe Sastanci grupe se organizuju u skladu s planom i potrebama članova radne grupe. Svaka grupa ima svoje dužnosti i odgovornosti i polazi od ovog načela. Treba da se usredsredi na svoje odgovornosti. Kako bi grupa bila usmerena ka cilju članovi moraju da budu svesni odnosno upoznati sa aktivnostima povezanih radnih grupa. Ovako mogu da izgledaju postupci sastanka projektne grupe: 1) Pozdrav učesnicima 2) Izveštaji: izveštaj rukovodstvu projekta od strane članova projekta Glavna pitanja za izveštaje: Šta se dogodilo sa projektom u međuvremenu? Što je realizovano od strane pojedinih članova ili radnih grupa? U kojim slučajevima su uočeni problemi? Kako su problemi rešeni? Savet: Korisno je ograničiti vreme trajanje govora (oko 5 minuta za rukovodioca projekta i maksimalno 2 minute za pojedine članove projekta) kako bi se izbegle dugotrajne rasprave. 3) Izrada liste sa otvorenim pitanjima (vidi gore navedenu tabelu) 4) Ostala otvorena pitanja Glavna pitanja: Da li ima nekih drugih tema i stavki koje je potrebno razraditi? Da li se ostali problemi koji se trebaju razraditi bili podrazumevani? 5) Zaključak Odredite datum za održavanje sledećeg sastanka Odluka o stručnjacima koji će biti pozvani na sledećim sastancima Čitanje zapisnika i Liste sa otvorenim pitanjima. Vrlo je korisno voditi zapisnik sa svakog sastanka projektne grupe ili radne grupe, koji obuhvata važne rezultate. Sledeći model uključuje ključne aspekte koje treba zabeležiti u zapisnik sa sastanka. 27

28 ZAPISNIK SA SASTANKA Predmet razgovora / namena: Predsedavajući sastanka: Učesnici: Dostavljač inf. Minuti: (broj minuta) Datum: Početak: Završetak: Dnevni red Tema Rezultat / Odluke Mesto, datum Predsedavajući sastanka Zaspisničar Kratak pregled trenutnog statusa projekta Kratki pregledi ili sažeci su dodatne kontrole o statusu projekta koji mogu biti realizovani u skladu sa fazama projekta. Svrha je dobiti informacije o postignutim rezultatima, ranoj identifikaciji mogućih problema i dobijanje uputstava za daljnje mere. Postoje različiti načini izrade sažetaka: Sažetak rada projektne grupe - Evidencija o prednostima i nedostacima projekta rada unutar projektne grupe. Sažetak je dobar alat za pomoć, kako bi se steklo ohrabrenje za poboljšanje rada na projektu. Sažetak kroz pregled drugih osoba - Na primer napraviti pregled osoba uključenih u projekat. To može biti od kratkih upitnika za intervjue, razgovora unutar grupe itd. Sažetak na osnovu opažanja - korišćenje prethodno identtifikovanih opaženih pokazatelja za uspeh projekta. Zatim sumirani rezutati su predstvaljeni projektnoj grupi i o njima se diskutuje Razgovori o fazama projekta Tokom faza projekta, rukovodilac projekta informiše ili pruža ažurirane informacije poveriocu dužnosti u pogledu trenutnog statusa projekta. Potpune informacije i tačni podaci (uključujući brojeve, procenat - koliko god je to moguće), moraju biti dostavljeni: gde se nalazi svaka radna grupa u pogledu svojih aktivnosti. Da li je rad obavljen na vreme, u okviru budžeta? Da li su potrebne ikakve promene u pogledu plana ili projektnih dužnosti? Učesnici u razgovorima o fazama projekta mogu uključiti i predsedavuće ostalih radnih grupa zajedno sa rukovodiocem i poveriocem dužnosti imajući u vidu ako ima ograničeni broj radnih grupa. Glavne stavke koje su deo razgovora u fazama projekta: Cilj projekta: Da li su projektne aktivnosti u skladu s ciljem/ ciljevima projekta? Koja je bila svrha faze projekta koja je završena u ovoj fazi? Kakve konkretne mere su preduzete kako bi se procenio stepen i kvalitet napretka? Mere koje su sprovedene do sada: Šta je učinjeno? Ko je učestvovao? Upoređivanje jeste trebalo bi da bude: U kojoj meri je svrha postignuta? Koliki je bio stepen poštovanja odnosno usklađenosti sa rokovima i resursima? Gde su se pojavile promene? 28

29 Analiziranje promena jeste kako bi trebalo da bude: Koji su razlozi za izmene/ odstupanja? Šta se može zaključiti za daljnje aktivnosti? Planirane mere: Koji su sledeći koraci predviđeni? Koji deo mera je predviđen za odstupanja, jeste trebalo bi da bude? Da li su potrebne izmene u dužnosti projekta ili za planiranje projekta? Da li su potrebne dodatne mere podrške? Rizici i šanse projekta: Koji su rizici za daljnje aktivnosti? Postoje li smernice za bolje mogućnosti za rešavanje u postizanju svrhe projekta? 3.4. Praćenje i procena projekta Ovo su blisko povezani procesi. Praćenje se javlja kako se aktivnosti odvijaju, procena se javlja na kraju faze ili projekta. Praćenje projekta pruža informacije na osnovu kojih rukovodstvo može da utvrdi i rešava probleme implementacije, kao i da analizira napredak 6. Praćenje projekta uključuje prikupljanje podataka i njegovo evidentiranje, analize napretka projekta na osnovu podataka i donošenje zaključaka za daljnje korake, kao i preporuke i mere za poboljšanje sledećih koraka razvoja projekta. Praćenje projekta je sastavni deo upravljanja projekta. Ono pruža informacije na sistematičan način o postupku toka projekta, o ostvarenom napretku ili eventualnim problemima. Projekt praćenja povezuje sve faze projekta. Postoje dva glavna aspekta praćenja školskog projekta: projektne aktivnosti i ostvareni napredak u projektnim rezultatima. Kroz projektne aktivnosti praćenja, možemo uporediti vreme planirano sa vremenom utrošenim za pojedine aktivnosti projekta. Praćenje rezultata zasniva se na pokazateljima odnosno indikatorima ishoda. Indikator ostvarenog napretka se analizira tako što se upoređuje odnos između početnog stanja i trenutnog stanja. Sledeća slika pokazuje indikator ostvarenog napretka određenog projekta. Tabela upravljanja projektom ima ključna pitanja koja su određena za proces praćenja projekta i u listi otvorenih pitanja. Šta se mora učiniti? Kako to učiniti i ko će učiniti Kada to učiniti? Gde to učiniti? Koji rezultati treba da se postignu? Koji su pokazatelji postignutih rezultata? Koliko iznosi potreban budžet? Efiksana procena projekta se sprovodi u ključnim fazama i na kraju projekta. Dobro je uraditi: 7 6 Dukagjin Popovci (2009): Planiranje sa logičkim načinom (Priručnik za administratore u obrazovanju), KEC, Priština str.22 7 Grupa autora (2002): Upravljanje projektima, Regionalni centar zaštite okoliša za Srednju i Istočnu Europu, Szentendre, Mađarska, 22 stranica. 29

30 - ocene po fazama ili u propisanim vremenskim parametrima kao što su svakih 10 nedelja; ove procene pomažu da se naprave potrebna prilagođavanja i poboljšanja projekta, - koriste periodične procene da se istaknu uspesi i stečena iskustva, - konačna ocena na kraju projekta. Istaknite u konačnom izveštaju o proceni uspeh projekta i stečena iskustva jer će to poslužiti za poboljšanje budućih projekata. Uspešan završetak projekta zahteva procenu uticaja projekta. Rezultati školskih projekata koji imaju za cilj poboljšanje kvaliteta nastave u školi ne mogu se videti brzo, ali se njihov uticaj može videti tokom vremena. Dužnost direktora škole je da tokom različitih faza oceni uticaj svakog projekta koji se realizuje u školi. Procena uticaja projekta mora biti usmerena prema tri delokruga aktivnosti: 1. Prema drugim projektima 2. Prema opštim aspektima rada u školi, i 3. Određenog područja koji projekat rešava Školski projekti nisu posmatrani kao izolovani jedni od drugih, stoga pozitivna iskustva treba koristiti iz svakog dovršenog projekta za tekuće projekte, kao i za buduće projekte. Osim pozitivnih iskustava, iskoristiti greške ( stečena iskustva ) u korist poboljšanja ostalih projekata u svim fazama projekta. Razvoj školskog projekta ne znači da školsko osoblje mora da prekine da sagledava opšte aspekte svakodnevnih školskih aktivnosti. Naprotiv, tekući školski projekti kontinuirano moraju biti vrednovani po svom uticaju na opšte aspekte organizovanja rada u školi. Na primer, procenom uticaja projekta na preventivne mere stope napuštanja škole, može voditi kao poboljšanje školske discipline, poboljšanje obrazovnih rezultata, smanjenje sukoba i izgradnju pozitivne školske klime. Nema sumnje da se procena uticaja projekta mora posmatrati sa posebnom lupom u određenom polju koji projekat rešava. Procena uticaja projekta se na početku oslanja na faze projekta procesa. Koje ostale pozitive rezultate, nuspojave ili probleme je početak projekta isplivao na površinu? Procena uticaja projekta oslanja se na procenu uticaja ciljeve, specifične ciljeve projekta usmereni na određeni broj problema usko vezanih za temu projekta. Za potpunije razumevanje procene uticaja projekta pogledajte Priručnik Seminar 1., Deo B, Dobra škola u odnosu na istraživanje jedne školske efikasnosti Završetak projekta Prema König i Volmer (1998), završetak projekta uključuje: Dokumentaciju i komunikaciju ishoda projekta. Pružanje saveta ili smernica za realizaciju budućih projekata (šta se može naučiti iz ovog projekta?). Bez obzira da li rezultati ovog projekta dovode do povezanog projekta. Osnova za završetak projekta je projektna dokumentacija. To uključuje i rezultate projekta i rada. Zaključci se zasnivaju na objektivnim dokazima i mogu da uključuju subjektivne procene od strane različitih osoba koje su uključene u projekat. 30

31 Preporučuje se da se sledeće strukture koriste za završni izveštaj (Dokumentacija): 1) Cilj projekta Što je bio cilj? Zašto je cilj određen? Koji su bili glavni zadaci? Koji glavni pokazatelji odnosno indikatori ishoda su korišćeni? 2) Analiziranje ishoda i rezultata projekta - Na osnovu operativnih ciljeva i pokazatelja: Koliko je cilj projekta postigao? - Koji su to podaci na kojima se baziraju rezultati? - Koje ankete i intervjui su korišćeni da se izazovu percepcije učesnika o uticaju projekta? (3) Analiza toka rada projekta - Koji koraci su preduzeti da se realizuje projekat? (Na primer, dokumentacija sa sastanaka projekta) - Šta je bilo posebno uspešno tokom rada na projektu? - Gde su se pojavili problemi i poteškoće tokom rada na projektu? (4) Posledice za budućnost - Šta je to što još uvek mora biti razrađeno nakon završetka projekta kako bi se postigao potpuni cilj projekta? - Šta treba imati na umu za buduće projekte? - Koja iskustva se mogu koristiti za buduće projekte? - Šta treba promenitii u budućim projektima? Na završetku projekta, rukovodilac projekta obično predstavlja rezultate odnosno ishode projekta i tok rada licu koje je poverilac dužnosti kao i eventualno školskom odboru i drugim interesnim grupama kao što su osoblje škole, roditelji, nastavničko veće, opštinske vlasti itd. 31

32 Rečnik Aktivnosti - Mere preduzete kako bi se ostvarili projektni rezultati i ciljevi. Zadaci - Rezultat koji planira ili radnje odnosno aktivnosti koje treba da se ostvare (vidi cilj). Osnovni rezultati projekta - Rezultati koji treba da se ostvare u odnosu na projektni cilj. Osnovni projektni rezultati na kraju projekta su merljivi pomoću projeknih indikatora odnosno pokazatelja. Opšti cilj projekta - je artikulacija projektne dužnosti. Cilj projekta opisuje situaciju koja treba da se postigne završetkom projekta. Cilj određeni cilj ili namera da se postigne željeni rezultat Upravljanje- Nastojanje da se planira, organizuje i vode ljude i sredstva za određenu namenu. To je proces koji je preduzet da koordiniše mere odnosno radnje sa ostalom svrhom ostvarivanja definisanih rezultata. Praćenje je sistemska redovna procedura za prikupljanje podataka i posmatranje o važnim aspektima kvaliteta obrazovanja na nacionalnom, regionalnom, lokalnom i institucionalnom nivou. Zadatak - navedena namera da se ostvari određeni ishod (obično u određenom vremenskom razdoblju); ciljevi su često definisani konkretnim zadacima za postizanje ciljeva. Projekat - je organiziovano preduzimanje specifičnih aktivnosti preduzetih od strane pojedinih ili odgovornih osoba u cilju postizanja praktičnih i konkretnih, proverljivih rezultata odnosno ishoda. Sprovođenje projekta - je proces kroz koji pripemljeni planovi u fazama projekta se stavljaju u praksu. Praćenje projekta - Uključuje prikupljanje podataka i njihovo edvidentiranje, analizu napretka projekta i zaključivanja za daljnje korake, kao i preporuke i mere za poboljšanje koraka razvoja projekta. Organizovanje projekta - Dodeljivanje poslova svim osobama uključenih u projekat. Organizovanje projektnih poslova odnosno dužnosti uključuje dužnosti, odgovornosti, identifikovane pozicije resurse, rokove, način komunikacije, izveštavanje i odgovornost. Cilj školskog projekta - Postizanje definisanih promena u školskim operacijama i/ili infrastrukturi Upravljanje školskim projektima- je proces razrađivanja dužnosti i aktivnosti unutar određenog projekta. SWOT analiza (prednosti, slabosti, mogućnosti i pretnje) - je alat za sačinjavanje strateške analize koja pomaže da se prepoznaju situacije i pregleda planiranje i mogući razvoj projekta. Radni paketi - Su one aktivnosti koje se realizuju u okviru projekta ili unutar faze projekta. 32

33 Reference Školski priručnik za budžet i finansije, plan razvoja obrazovanja finansiran od strane Svetske banke i koji sprovodi Ministarstvo obrazovanja, nauke i tehnologije. Elisabeth Backman i Bernard Trafford (2007): Demokratsko upravljanje školama, Savet Evrope, Strasbourg. Fullan, M. (1999): Promene snaga u obrazovanju, Adea, Priština. Fullan, M. (2001): Novo razumevanje promena u obrazovanju, Edualba, Priština. Goddard, T., Duraku, N., Ninaku, XH. (2006): Uvod u upravljanje obrazovanjem Smernice za trenere i KEDP, Priština. Grupa autora (2002): Upravljanje projektima, Regionalni centar za zaštitu sredine za Srednju i Istočnu Evropu, Szentendre, Mađarska, Grupa autora (2005): Poboljšanje organizacijskog učinka, ADEA, Priština. H.W. Baumann 2004): Upravljanje projektima, GTZ, Priština. Hyseni, H., Salihaj, J., Nikoleta, M., Pupovci, D., (2003): Upravljanje i rukovođenje u obrazovanju, KEC, Priština. Zakon br 03/L-048 o upravljanju javnim finansijama i odgovornosti. Ministarstvo obrazovanja, nauke i tehnologije (2007): Strategija za integraciju Roma, Aškalija i Egipćana na Kosovu, Priština. Ministarstvo obrazovanja, nauke i tehnologije (2011): Radni okvir za nastavni plan i program za predškolsko, osnovno i srednje obrazovanje u Prištini. Popovci, Dukagjin (2009): Planiranje sa metodom logičkog okvira (Priručnik za administratore obrazovanja), KEC, Priština str. 22 Prof.dr. Aferdita Deva-Zuna i Koautori (2009): Partnerstva između škole - porodica - zajednica, školske knjige, Priština. Standardi stručne prakse za direktore škola - AI 04/

34 Aneks jedan Model školskog projekta koji se zasniva na priručniku o školskim grantovima (2003) Naziv projekta: 1. Svrha projekta (Kratka definicija) 2. Sažetak projekta (1 strana sažetak, plus aneksi za primer šeme problema i šeme ciljeva tabela logičkog okvira) 3. Poboljšane oblasti projekta (i) Npr. a) aktivnosti poboljšanja kvaliteta b) prepreke u obrazovanju dece koje se trebaju rešiti 4. ODNOS U VEZI SA ŠKOLSKIM RAZVOJNIM PLANOM Koliko je važan nacrt projekta u rešavanju prioriteta za celu školu? 5. Uticaj projekta na upis i pohađenje učenika u obrazovanju 6. Navedite rezultate projekta i povezane indikatore učinka Rezultati Indikator 7. Održivost projekta Usredsredite se na pitanje: Šta se očekuje da će se dogoditi u vašoj školi nakon završetka realizacije projekta? 8. Lista osoba koje su učestvovale u planiranju projekta Funkcija, uloga 9. Plan aktivnosti (godina 2012) Planirane aktivnosti Odgovorna osoba Jan 12 Feb 12 Mar 12 Apr 12 Maj 12 Jun 12 Jul 12 Avg 12 34

35 Aneks dva - Model simuliranog projekta Naziv projekta: Osposobljavanje nastavnika za razredno ocenjivanje Vasnici projekta: Besa,Teuta i Dardan Koe problem treba da reši projekat? Prema školskim podacima, nastavnici u našoj školi kao i značajan deo nastavnika na Kosovu se suočava sa velikim izazovima prilikom realizacije ocenjivanja u razredu. Očekuje se da će ovi izazovi rasti na početku sprovođenja novih stavki u kompoenti procene koji je istakao novi Okvirni kurikulum Kosova. U tu svrhu, nastavnici u našoj školi trebaju kompetencije za sprovođenje nastavnog plana i programa, posebno za procenu razredu na osnovu osnovnih kompetencija. Gde projekat treba da bude realizovan? Projekat treba da bude realizovan u našoj školi u fazama. U jednoj fazi, osposobljavanje će se obezbediti nastavnicima, dok u drugoj fazi učiteljima. Kvalitativno upravljanje završnim ispitima biće realizovano u fazama. U fazi 1, projekt će biti obezbeđen u svim višim srednjim školama u regionu Prištine, dok u drugoj fazi, projekt će biti isporučen u svim višim srednjim školama Kosova. Projektna ideja (kratak opis) Svrha projekta je da organizuje obuku nastavnika za procenu razreda. Neki od glavnih aktivnosti ovog projekta su: - Izrada programa obuke nastavnika koji se zasniva na njihovim potrebama i zahtevima novog nastavnog plana i programa odnosno kurikuluma, - Pronalaženje stručnjaka koji će pružiti obuku - Isporuka programa obuke - Praćenje učinka klase programa obuke - Procena budućih rezultata u komponenti ocenjivanja razreda. Projekat se organizuje kako bi podržao plan razvoja škole i prioritet broj dva. Osposobljavanje nastavnika za razredno ocjenjivanje je nužna kada se uzmu u obzir razlike između vanjske i unutarnje procene rezultata. Ocenjivanje rezultat se zasniva na dobrom planiranju koje se zasniva na kriterijima za ocenjivanje, što stvara realnu priliku da se dobiju informacije za stanje u školi i pruža priliku da se uporede sa drugim nivooima procene sa ostalim sličnim školama u kontekstu naše škola. Obrazovanje učitelja u našoj školi u području razrednog oenjivanja će pre svega uticati na poverenje učenika pored poverenja roditelja i zajednice što će uticati da se poboljša slika o našoj školi, a uz to će stvoriti priliku za naše učenike da da mogu da se takmiče sa ostalim učenicima bilo gde na Kosovu i šire. 35

36 Aneks tri Shematski prikaz Proces dobijanja školskog budžeta i planiranja Preuzeto iz Priručnika za obuku o finansijskoj autonomiji škola, izrađenog od strane MONT-a, uz podršku Projekta IDEP. Redizajniranog od strane Programa za Osnovno Obrazovanje USAID-a. 36

37

38