INHALT. Verfahren: Meldung einer Verletzung des Manor Verhaltenskodex... 14

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1 VERHALTENSKODEX

2 INHALT Anwendung, Ansprechpartner und Konsequenzen... 4 Anwendung... 4 Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden... 4 Meldung von Regelverstössen und Verdachtsfällen... 5 Sanktionen bei Verstössen... 5 Grundsätzliche Werte und Verhaltensregeln... 6 Fairness und Manor Richtlinien... 6 Soziale und ökologische Verantwortung... 6 Arbeitsplatz und Schutz der Persönlichkeit... 7 Schutz von Vermögenswerten... 8 Verhinderung von Bestechung und Korruption... 9 Vermeidung von Interessenkonflikten Auswahl von und Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern Kundenbeziehungen Interne und externe Kommunikation Umgang mit Informationen und Daten Verfahren: Meldung einer Verletzung des Manor Verhaltenskodex

3 Liebe Mitarbeiterinnen, liebe Mitarbeiter Unser Reichtum und unser Stolz, das sind vor allem unsere Geschichte und unsere einzigartige Stellung in der ganzen Schweiz. Aber auch unsere Leidenschaft, die wir tagtäglich in den Dienst unserer Kundinnen und Kunden stellen. Seit über 100 Jahren setzen wir uns mit viel Liebe zum Detail dafür ein, dass unsere Kundschaft bei uns das beste Angebot, die beste Qualität und den besten Service zu attraktiven Preisen findet. Unsere Positionierung ist einzigartig: ein erschwingliches Angebot für möglichst viele Menschen sowie regelmässig neue Produkte und Dienstleistungen. Daran arbeiten wir alle gemeinsam und wir stärken dadurch das Vertrauensverhältnis zwischen Manor und ihren Kundinnen und Kunden. Unser guter Ruf und die Anerkennung durch die Kundschaft basieren auch auf unserem ständigen Bestreben, die höchsten Standards zu erfüllen sei dies nun bei der Produktequalität, unserer Rolle in der Gesellschaft oder unseren ethischen Grundsätzen. Es ist zentral, dass wir alle im ganzen Unternehmen die wichtigsten Verhaltensregeln befolgen. Diese Regeln finden Sie im vorliegenden Dokument, das allen Mitarbeitenden sowie unseren Geschäftspartnern als Orientierung und konkrete Handlungsanleitung dienen soll. Es zeigt Ihnen, was wir von jedem Einzelnen erwarten, sowie die Grenzen, die wir uns setzen. Die Regeln gelten jeden Tag, in jeder Situation und für alle Mitarbeitenden. Es ist äusserst wichtig, dass diese Regeln von allen befolgt werden. Dennoch kann dieser Verhaltenskodex nicht für jede einzelne Situation des Arbeitsalltags eine eindeutige Weisung bieten. Bei Unklarheiten oder Fragen wenden Sie sich bitte ungeniert an Ihren Vorgesetzten oder einen anderen kompetenten Ansprechpartner. Ich danke Ihnen allen ganz herzlich für Ihren täglichen Einsatz für den Erfolg und den guten Ruf von Manor. Stéphane Maquaire CEO 3

4 ANWENDUNG, ANSPRECHPARTNER UND KONSEQUENZEN Anwendung In diesem Verhaltenskodex, kurz «Kodex» genannt, sind die für Manor wesentlichen Verhaltensaspekte aufgeführt. Wir erwarten, dass alle Mitarbeitenden von Manor sowie Dritte (Vertreter, Lieferanten, Berater etc.), die im Namen des Unternehmens handeln oder kommunizieren, den Kodex kennen und sich an dessen Grundsätze halten. Der Kodex ist damit ein Bestandteil des Arbeits- sowie Dienstleistungsvertrags. Verantwortlichkeit der Mitarbeitenden Alle Mitarbeitenden sind selbst dafür verantwortlich, dass sie den Kodex und die Unternehmensrichtlinien sowie sonstige interne Regeln im Zusammenhang mit ihren jeweiligen Aufgaben und Tätigkeiten kennen und einhalten. 4

5 Meldung von Regelverstössen und Verdachtsfällen Manor ermutigt alle Mitarbeitenden, Handlungen oder Vorkommnisse mitzuteilen, durch die ihrer Ansicht nach der Kodex oder sonstige interne Regelungen verletzt werden. Mitteilungen können mündlich oder schriftlich per an den Vorgesetzten, den HR Business Partner, unseren Compliance Officer oder an die externe Meldestelle gemacht werden. Sollten Sie bezüglich Ihres Verhaltens oder des von Ihnen festgestellten oder beobachteten Verhaltens eines anderen Mitarbeitenden unsicher sein, ob es im Sinne des Kodex ist, wenden Sie sich bitte mit Ihrer Frage an Ihren Vorgesetzten oder an Ihren zuständigen HR Business Partner. Sämtliche Mitteilungen werden in Übereinstimmung mit unseren Unternehmensrichtlinien und den gesetzlichen Regelungen streng vertraulich behandelt. Mitarbeitende, die einen Verstoss gegen diesen Kodex melden, erfahren keine nachteiligen Konsequenzen, es sei denn, es handelt sich dabei um eine vorsätzlich falsche Beschuldigung. Sanktionen bei Verstössen Verstösse gegen den Kodex oder die Unternehmensrichtlinien können mit Disziplinarmassnahmen bis hin zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses geahndet werden. Verstösse können auch zu Schadensersatzansprüchen oder zu Strafverfolgung führen. 5

6 GRUNDSÄTZLICHE WERTE UND VERHALTENSREGELN Fairness und Manor Richtlinien Wir führen unsere Geschäfte in Übereinstimmung mit den Gesetzen, internen Regeln und unseren Werten. Als Manor Mitarbeitende verhalten wir uns fair und aufrichtig. Wir halten uns an das anwendbare Recht, die Unternehmensrichtlinien sowie die Bestimmungen des Kodex. Von den Führungskräften wird erwartet, dass sie vorbildlich agieren und die Unternehmenswerte vorleben und fördern. Soziale und ökologische Verantwortung Manor möchte zu einer positiven Entwicklung im wirtschaftlichen und sozialen Bereich beitragen, die auf Respekt gegenüber den grundlegenden Menschen- und Arbeitnehmerrechten sowie dem Schutz der Umwelt gründet. Wir fördern eine Nachhaltigkeitskultur in unserem Einflussbereich. Wir tragen dazu bei, unsere Kolleginnen und Kollegen bestmöglich zu unterstützen. Wir anerkennen individuelle Beiträge zum Erfolg von Manor. Wir unterstützen Manor dabei, das Umfeld zu verbessern, in dem das Unternehmen tätig ist. Wir setzen uns mit unseren Kompetenzen und Ressourcen für Schutzbedürftige ein. Wir fördern den Umweltschutz und minimieren direkte und indirekte Beeinträchtigungen der Umwelt. 6

7 Arbeitsplatz und Schutz der Persönlichkeit Wir arbeiten in einem gesunden, sicheren und motivierenden Arbeitsumfeld, das frei von jeglicher Diskriminierung oder Belästigung ist. Es ist unser Ziel, unseren Mitarbeitenden ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld zur Verfügung zu stellen sowie faire Arbeitsbedingungen anzubieten. Alle Mitarbeitenden sind angehalten, Verhaltensweisen zu vermeiden, durch welche die Gesundheit oder Sicherheit anderer gefährdet wird. Mitarbeitende behandeln sich gegenseitig mit Respekt und vermeiden Verhaltensweisen, welche die Würde eines anderen verletzen können. Die Führungskräfte fördern ein einladendes und unterstützendes Umfeld, in dem Integrität, Respekt, Zusammenarbeit, Vielfalt und Integration gelebt werden. Wir gehen mit Entschlossenheit gegen jede Art von Belästigung, Schikane, Mobbing oder Gewalt vor. Personalentscheidungen, einschliesslich solche bezüglich Einstellungen, Weiterbildungsmassnahmen, Bewertungen und Beförderungen, orientieren sich an den individuellen Verdiensten und Leistungen. Sie dürfen beispielsweise nicht durch ethnische Herkunft, Religion, Weltanschauung, politische Ansichten, sexuelle Orientierung, Familienstand, Schwangerschaft oder gesundheitliche Beeinträchtigungen beeinflusst werden. Wir fördern die Entwicklung der individuellen Fähigkeiten und Fertigkeiten unserer Mitarbeitenden, indem wir angemessene berufsbezogene Trainings als Teil eines breiten Mitarbeiter-Entwicklungsprogramms anbieten. Wir lehnen ausdrücklich jede Form von rechtswidriger Arbeit oder Ausbeutung ab, ebenso jede Form von Zwangs- und Kinderarbeit. 7

8 HINWEIS: Sollten Sie sich als Opfer von Belästigung, Schikane, Mobbing oder Gewalt fühlen, schreiben Sie das Ereignis nieder (Datum, Uhrzeit, Ort, Situation, Zeugen) und bewahren Sie sämtliche allfälligen Beweise für ein unangemessenes Verhalten auf (z. B. Dokumente, schriftliche Konversationen, SMS-Verkehr etc.). Denken Sie daran, dass Sie Ihre Führungskraft, Ihr zuständiger HR Business Partner sowie unsere externe Meldestelle integrity24 unterstützen werden. In den Richtlinien zum Schutz der Persönlichkeit finden Sie weiterführende Informationen zum Melden und Verfahren bei Verstössen. Schutz von Vermögenswerten Wir tragen Sorge zu den materiellen und immateriellen Vermögenswerten von Manor. Wir respektieren die Wirtschaftsgüter und Ressourcen von Manor, z. B. Liegenschaften, Inventar, technische und elektronische Ausstattung sowie Arbeitsgeräte. Wir verwenden sie gemäss dem beruflichen Zweck und schützen sie vor Beschädigung, Veränderung, Betrugsversuchen und Diebstahl. Das geistige Eigentum von Manor (z. B. Ideen, Produkte, Methoden, Strategien etc.) muss geschützt werden, auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Gleichzeitig respektieren wir das geistige Eigentum anderer. Die Nutzung der technischen Infrastruktur ist für alle Mitarbeitenden klar definiert. Soweit gesetzlich erlaubt, behält sich Manor das Recht vor, die Nutzung durch die Mitarbeiter zu überprüfen. Dies gilt auch für die Überprüfung aller s, Daten und Dateien, die auf den Netzwerkcomputern des Unternehmens aufbewahrt werden. 8

9 HINWEIS: Weiterführende Informationen finden Sie im Personalreglement sowie in weiteren internen Richtlinien (z. B. Informatik-Richtlinien, «Nutzung der IT-Mittel» und Weisung «Überwachung»). Verhinderung von Bestechung und Korruption Das Geschäftsverhalten der Mitarbeitenden ist aufrichtig und ethisch einwandfrei. Jede Form von Korruption, insbesondere Bestechung und Erpressung, wird nicht toleriert. Aus diesem Grund dürfen Mitarbeitende unzulässige Zahlungen, Geschenke, Einladungen, Reisen oder sonstige Vorteile weder anbieten noch annehmen. Es ist immer unzulässig, Geschenke in Form von Bargeld und bargeldähnlichen Zuwendungen (z. B. Gutscheinen oder Vergünstigungen) anzubieten oder anzunehmen. Geschenke und Einladungen dürfen nur angenommen oder angeboten werden, wenn diese geschäftsüblich sind und Entscheidungen oder Beurteilungen nicht beeinflussen. Sie dürfen nur mit Zustimmung des Vorgesetzten angenommen oder angeboten werden und sollten einen Wert von CHF 100 nicht übersteigen. Mitarbeitende müssen ihren direkten Vorgesetzten oder ihren zuständigen HR Business Partner über jeden Versuch informieren, bei dem unzulässige Geschenke, Einladungen oder sonstige Vorteile angeboten oder angenommen werden, die den Anschein von unlauterer Einflussnahme auf Geschäftsentscheidungen oder Beurteilungen haben könnten. 9

10 Vermeidung von Interessenkonflikten Wir handeln stets im Interesse von Manor. Mitarbeitende dürfen politisch aktiv, in einem Verband engagiert, sozial tätig oder in einer Religionsgemeinschaft aktiv sein, sofern sie dabei nicht Manor repräsentieren, sich ihre Funktion bei Manor nicht zunutze machen, Manor nicht konkurrieren, den Ruf von Manor nicht gefährden oder auf irgendeine Weise einen Interessenkonflikt gegenüber Manor verursachen. Unser Geschäft erfordert häufig Kontakte zu Dienstleistern, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern. Die Mitarbeitenden sind angehalten, sich in diesem Rahmen stets im Interesse von Manor zu verhalten. Sie dürfen ihre Position nicht für persönliche Vorteile oder für Vorteile ihnen nahestehender Personen missbrauchen. Es wird von allen Mitarbeitenden erwartet, dass sie sich der möglichen Interessenkonflikte bewusst sind, die im Rahmen ihrer täglichen Geschäftstätigkeiten entstehen können, und dass sie solche ihrem Vorgesetzten oder ihrem zuständigen HR Business Partner mitteilen. 10

11 Auswahl von und Zusammenarbeit mit Geschäftspartnern Wir gestalten unsere Beziehungen zu unseren Geschäftspartnern fair, transparent und aufrichtig. Die Auswahl der Geschäftspartner oder Lieferanten erfolgt ausschliesslich anhand von Kriterien, die sich an die objektive Wettbewerbsfähigkeit und die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen orientieren. Die Qualität der Produkte und Dienstleistungen wird unter Berücksichtigung der international gültigen ethischen Standards in Bezug auf Menschen- und Arbeitnehmerrechte definiert. Die von uns geforderten Standards sind im Verhaltenskodex für Manor Zulieferer beschrieben. HINWEIS: Jeder Auftrag an einen externen Dienstleister mit einem jährlichen Gesamtrechnungsbetrag von CHF und mehr muss vorgängig öffentlich ausgeschrieben werden oder benötigt eine Vergleichsofferte. Weiterführende Informationen finden Sie in den Richtlinien «Indirect Procurement» (IP). Kundenbeziehungen Die Kundenzufriedenheit ist ein wesentliches Element der Geschäftsstrategie von Manor und ermöglicht es ihr, ihre führende Position zu stärken und zu verbessern. Alle Mitarbeitenden verhalten sich unseren Kunden gegenüber korrekt, aufrichtig, offen und professionell und lehnen täuschende sowie irreführende Praktiken ab. 11

12 Interne und externe Kommunikation Wir unterstützen die Transparenz in der Kommunikation nach innen und aussen, mit Medien und mit der Öffentlichkeit. Jede Kommunikation ist daher offen, präzise und zeitnah. Sie ist sorgfältig gewählt und vorbereitet. Aussagen gegenüber Medien dürfen nur durch Mitarbeitende der Unternehmenskommunikation oder in eindeutiger Absprache mit der Unternehmenskommunikation gemacht werden. Mitarbeitende sind angehalten, Informationen über Manor nicht zu kommentieren, wenn diese nicht durch die Unternehmensleitung bestätigt sind. Wir sind uns bewusst, dass wir auch als Privatperson mit Manor in Verbindung gebracht werden, und vermeiden öffentliche Handlungen oder Äusserungen insbesondere in den sozialen Medien, die Manor schaden könnten. HINWEIS: Im Reglement «Social-Media-Richtlinien» finden Sie wichtige Verhaltensregeln für die Nutzung sozialer Netzwerke. 12

13 Umgang mit Informationen und Daten Wir schützen vertrauliche Informationen und Daten von Manor, indem wir sie nicht selber offenlegen oder deren Offenlegung nicht erlauben. Zu den schützenswerten Informationen gehören beispielsweise Verträge und Personaldaten, Informationen über Strategien oder Reorganisationen, Finanzinformationen sowie als vertraulich deklarierte Dokumente. Die Geheimhaltungsverpflichtung gilt auch für vertrauliche Informationen, die von Dritten oder Geschäftspartnern übermittelt oder geteilt werden. Diese Pflicht bleibt auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses bestehen. Die nicht genehmigte Nutzung oder Offenlegung von vertraulichen Informationen kann disziplinäre Sanktionen bis hin zur Entlassung zur Folge haben. Personenbezogene Daten betreffend Dritte ob Kunden, Mitarbeitende, Lieferanten oder andere Personen müssen in Übereinstimmung mit lokalem Recht behandelt werden. Allgemein sind Mitarbeitende angehalten, vor der Übermittlung von Daten mögliche gesetzliche Einschränkungen zu prüfen und im Zweifelsfalle den direkten Vorgesetzten oder den internen Datenschutzbeauftragten zu konsultieren. 13

14 Verfahren: Meldung einer Verletzung des Manor Verhaltenskodex Compliance Office Manor AG HR Business Partner Manor AG Vorgesetzte Person Manor AG Externe Meldestelle Erfassung aller Meldungen auf der Plattform: automatische Weiterleitung gemäss Natur der Verletzung (Integritätsverletzung oder Nicht-Integritätsverletzung) an Integrität Fraud Fallbearbeitung: Interne Abklärung, weitere Untersuchung, evtl. mit externe Unterstützung HR Business Partner Manor AG Fallbearbeitung: Interne Abklärung, weitere Untersuchung, evtl. mit externe Unterstützung Compliance Office Manor AG Zentrale Aufbereitung und Beurteilung der untersuchten Fälle durch die Manor interne Kommission für Compliance & Integrität Beurteilung und Entscheidung über weiteres Verfahren und disziplinarische Massnahmen durch Compliance Officer und Head of Human Resources Umsetzung der Entscheidung durch HR und weitere Abteilungen wenn nötig Beizug Internal Communications zur Vorbereitung und Umsetzung eines Manor Statements Fallabschluss & Falldokumentaton im Compliance Office Reporting durch den Compliance Officer an Geschäftsleitung Manor 14

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