Managed Print Services

Transkript

1 Managed Print Services Christian Schäfer Wollzeile 30/ Wien Tel:

2 Managed Print Services Einsparungspotenzial durch Managed Print Services Viele Unternehmen erkennen mittlerweile, dass sie eine größere Kontrolle über ihre Druck- und Imaging-Kosten erlangen sollten. Bisher haben sich diese vor allem um die Senkung leicht messbarer Kosten gekümmert, anstatt alle Kosten zu berücksichtigen, die durch den Betrieb eines Geräts während dessen Lebensdauer verursacht werden. Durch historisch gewachsene Druckerlandschaften ist die Transparenz über Druck- und Dokumentenprozesskosten in Unternehmen oft nicht mehr gegeben. Analysen im Sinne des Managed Print Services ergeben, bei Umsetzung, ein Einsparungspotenzial von mindestens 20 Prozent im Druckbereich. Unsere Erfahrungen haben auch gezeigt, dass oft 20 bis 50 Prozent der eingesetzten Druck- und Kopiersysteme in Unternehmen abgebaut und die operativen Prozesskosten durch den Einsatz neuer, effizienterer Technologien nachhaltig gesenkt werden können. Des Weiteren entstehen 40 bis 60 Prozent aller Helpdesk-Anfragen hinsichtlich Drucksystemen und anderer Paper-Output- Hardware. Ein durchdacht, umgesetztes Managed Print Services in Unternehmen gewinnt somit immer mehr an Bedeutung. Die drei unberücksichtigten Kriterien: Unvollständige Analyse der Benutzeranforderungen und der daraus resultierenden, tatsächlichen Betriebskosten. Ineffizienter Mix der Drucker- und Kopierer -Landschaft Unterschätzung des ständigen Bedarfs, die Infrastruktur inkl. der evtl. notwendigen Erweiterungen zu verwalten, und an veränderte Benutzeranforderungen anzupassen. 2c

3 Zusammen können diese Kriterien in einer ineffizienten, und auf lange Sicht kostspieligen, Druckinfrastruktur resultieren. Durch die Implementierung der flexiblen Managemend Print Lösung von HSA kann Ihr Unternehmen die Kosten für Installation, Wartung und Betriebsmittel der Druckinfrastruktur senken und die Produktivität steigern. 3c

4 Wir verstehen Ihre Anforderungen Ansatz Bei der Wahl des richtigen Anbieters haben Sie als Kunde eine Reihe von Faktoren zu berücksichtigen. Trotz wiederholter Erfahrung, überwiegen dennoch die wirtschaftlichen Interessen vor den Interessen der Leistungsfähigkeit und Qualität eines Produkts. Eine solche Position wird dann umgekehrt, wenn wir in die Verhandlung mit Ihnen eintreten und die Machbarkeit der Vorgaben aufgrund unserer Berufserfahrung mit stichhaltigen Informationen hinsichtlich Leistung und Qualität diverser Produkte und Dienstleistungen präsentieren können. Ziele Mit Ihrer optimierten Infrastruktur werden sie deutliche, messbare und vertraglich festgelegte Kosteneinsparungen realisieren können. Diese Vorteile sind nicht nur auf die von Ihnen zum Einsatz gebrachten Geräte beschränkt sondern werden in Kombination von Hardware, Software und Dienstleistung erzielt. Wir managen Ihren gesamten Drucker-Gerätepark und gewährleisten, dass Ihre Kosten minimiert, Ihre Produktivität und der Schutz der Umwelt maximiert werden. Unternehmen welche sich die Zeit genommen haben, ihre Druck- und Kopier Infrastruktur gezielt und durchdacht zu organisieren, haben festgestellt, dass sie mit einer durchdachten und hochfunktionellen Lösung ihre Druckkosten um bis zu 25% jährlich reduzieren können. Und das, wird unser vorrangiges Ziel darstellen. Lösung Derart substanzielle Einsparungen lassen sich aber nur unter folgenden Bedingungen erreichen: Man muss von der herkömmlichen Beschaffungsstrategie für Technik abrücken, bei der es im Wesentlichen darum geht, die Anschaffungskosten für Drucksysteme zu senken. Stattdessen muss ein Servicekonzept implementiert werden, welches Steuerungs- und Verwaltungsaufgaben übernimmt und bei dem die Gesamtbetriebskosten berechnet sowie die Kosteneinsparungen mittels Vertrag realisiert werden. WAS SOLLTEN SIE VON UNS ERWARTEN KÖNNEN: Vom ersten Tag an sollten wir die Kontrolle über die gesamte Druckerlandschaft Ihres Unternehmens übernehmen und die vielen unterschiedlichen Gerätentypen, Services und Verbrauchsmaterialien optimieren, damit wir zu jeder Bedarfssituation, schnell und unkompliziert das notwendige Verbrauchsmaterial sowie Service inkl. aller Ersatz-und Verschleißteile, liefern können. Nach einer Analyse sollten Sie eine rationalisierte Druck- Infrastruktur haben, welche zu den Anforderungen Ihres Unternehmens passt. 4c

5 Management Print Services (TCO) Die HSA bietet Ihnen mit dem Management Print Services einen konsequent auf Ihre Anforderung abgestimmten Betrieb Ihrer Drucksysteme. Darunter fällt der gesamte Paper- Output-Bereich wie Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte. Die Verrechnung erfolgt auf Seitenbasis und inkludiert Gerätekosten, Verbrauchsmaterial, Reparatur und Service. Die Auslastung der Drucker an den jeweiligen Standorten wird durch Seitenerhebungen analysiert. Einkauf- und Bestellwesen des Verbrauchsmaterials sowie Wartungsdienstaufträge laufen im Managed Print Services automatisiert- bzw. softwaregesteuert Für den Kunden ergeben sich durch Auslagerung an die HSA eine jährliche Kosteneinsparung von Prozent in den Bereichen Verwaltung, Lager-, Verbrauchsmaterial- und Betriebskosten sowie einen effizienteren Einsatz der internen Ressourcen. Drucker-Konsolidierung und "intelligente Drucker" Um Druckkosten in den Griff zu bekommen, bedarf es im ersten Schritt einer genauen Analyse der bestehenden Druckerlandschaft, bei der die Anzahl der Geräte, die eingesetzten Typen, der jeweilige Standort und das Seitenvolumen für jeden Unternehmensbereich ermittelt werden. Aufgrund dieser Analyse werden für Unternehmen oft erstmals das Ausmaß ihres Printerpools, sowie der tatsächliche Druckbedarf und Prozessabläufe in den einzelnen Abteilungen und Geschäftsbereichen transparent. Auf Basis dieser Analyse kann HSA ein bedarfsgerechtes und effizientes Managed Print Services neu designen. Veraltete Geräte verursachen hohen Wartungsaufwand und gelten im Servicebereich als businesskritisch. Intelligente Drucker bestellen die gesamten Verbrauchsmaterialien und den Techniker automatisch. Über Verwaltungstools wird der zentrale Zugriff auf die gesamte Infrastruktur möglich, womit vor allem Fehlerbehebungen rascher durchgeführt, und eigene Ressourcen entlastet werden können. Monatliche Berichte über Auslastung und Verbrauch des Printerpools schaffen Transparenz über die Dokumentprozesskosten. Leistungen im Managed Print Services Bestandsanalyse und Optimierung Hardwareanpassung und Mitarbeiterschulung Wartung/Reparatur sowie Verbrauchsmaterialversorgung Rücknahme und Entsorgung 5c

6 Vorteile Optimierung der Drucksysteme Einheitliche Standards und Technik Kostenminimierung und -transparenz Verursachergerechte Zuordnung der Kosten Bilanzneutrale Nutzung Die TCO (Total Cost of Ownership, Gesamtbetriebskosten) sind ein Maß der Gesamtkosten für die Einrichtung und den Betrieb eines Drucknetzwerks. Sie beinhalten die offensichtlichen Bestandteile wie Hardware- und Verbrauchsmaterialkosten, aber auch die weniger sichtbaren Elemente wie die Kosten der Netzwerkverwaltung einschließlich der druckerbezogenen Anrufe beim IT-Helpdesk. Da Ihnen unser Managed Print Services Aufschluss über die TCO gibt, können Sie damit die Kosten analysieren und verfolgen, sowie das Einsparungspotential erkennen, das eine Optimierung des Druckerbestands bietet. Kostenersparnis mit TCO In den TCO sind alle Kosten berücksichtigt, die mit der Einrichtung und dem Betrieb einer Druck- und Kopierinfrastruktur zusammenhängen. Das Ergebnis ist eine genauere Bewertung des Kostenvorteils, den die Zuverlässigkeit der Infrastruktur bedeutet. So können Sie die Geräteverfügbarkeit und die Benutzerproduktivität erhöhen und die IT-Mitarbeiter entlasten, so dass sich diese auf kritischere Aufgaben konzentrieren können. Im Gegensatz zu den CPP (Kosten pro Seite) erfassen die TCO alle Kosten, die für den Erwerb und den Betrieb eines bestimmten Geräts während dessen Lebensdauer anfallen. Sie sind somit ein wesentlich genaueres Maß für die Kosten eines Druckers, Kopiergeräts oder jedes anderen Investitionsguts, als nur die Kosten für Anschaffung und Wartung. Direkte und indirekte Kosten in den TCO Sichtbare Kosten (CPP) Hardwareanschaffung Wartungskosten Verbrauchsmaterial Operative Kosten Installation und Konfiguration Updates und Upgrades Netzwerkverwaltung/-administration Problembehebung/Helpdesk-Zeit Vorbeugende Wartung/Nachfüllen der Betriebsmittel Software Schulung 6c

7 Managed Print Services (CCP) Die HSA bietet Ihnen mit dieser verminderten Version des Managed Print Services einen ebenso konsequenten, und auf Ihre Anforderung abgestimmten Betrieb Ihrer bestehenden Drucksysteme. Darunter fällt der gesamte Paper-Output-Bereich wie Drucker, Kopierer, Scanner und Faxgeräte, welche bereits im Einsatz sind. Die Verrechnung erfolgt auf Seitenbasis und inkludiert Verbrauchsmaterial, Reparatur und Service. Die Auslastung der Drucker an den jeweiligen Standorten wird durch Seitenerhebungen analysiert. Einkauf- und Bestellwesen des Verbrauchsmaterials sowie Wartungsdienstaufträge laufen teilweise automatisiert- bzw. softwaregesteuert. Für den Kunden ergeben sich durch Auslagerung im Sinne des Managed Print Services an die HSA eine jährliche Kosteneinsparung von Prozent in den Bereichen Verwaltung, Lager-, Verbrauchsmaterial- und Betriebskosten, sowie einen teilweise effizienteren Einsatz der eigenen Ressourcen. HSA passt das Managed Print Services mit den folgenden Schritten individuell an jedes Unternehmen an. KOSTENkontrolle Ermittlung des besten Verwaltungsansatzes für Ihre Infrastruktur, entweder interne Verwaltung und/oder selektive und/oder vollständige Auslagerung Bereitstellung verschiedener Software-Produkte und Services, um die laufende Verwaltung und veränderte Anforderungen an Ihre Druckinfrastruktur zu unterstützen Empfehlung einer Implementierung von Imaging- und Druckgeräten, die ein optimales Verhältnis zwischen Produktivität und Kosten erreicht 7c

8 ABRECHNUNGSmodelle Angebot transparenter und flexibler Abrechnungsmodelle wie Cost Per Page, durch die die Kosten für Verbrauchsmaterial, Wartung und verwaltete Services abgedeckt werden. Eine Druck- und Kopierinfrastruktur muss den Anforderungen des Unternehmens genügen, ohne einen unverhältnismäßig hohen Verwaltungs- und Supportaufwand zu verursachen. Wichtig für die Benutzerproduktivität sind sowohl die Verfügbarkeit, als auch der Bedienungskomfort der Geräte, die gegenüber den Kosten und der Verwaltbarkeit in Zusammenarbeit mit dem Kunden abgewogen werden. Die Auswahl der richtigen Anzahl von Geräten mit den richtigen Funktionen ist eine komplexe Aufgabe, die vom Managed Print Services durch ein integriertes Paket von Produkten, Software-Lösungen und Services gelöst wird. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie über eine stabile vernetzte Drucker- und Kopierer-Infrastruktur verfügen, die einfach zu verwalten und doch flexibel genug ist, um die heutigen und künftigen Geschäftsanforderungen zu unterstützen. Kosten pro Seite (CPP) - Erläuterung In den CPP sind alle Kosten berücksichtigt, die mit der Erhaltung einer bestehenden Druckerund Kopierer-Infrastruktur zusammenhängen. Das Ergebnis ist eine genaue Bewertung der verursachten Druckkosten und deren Zuordnung an die jeweiligen Kostenstellen. So können Sie die Kosten überwachen und im Bedarfsfall Maßnahmen zur fristgerechten Konsolidierung setzen. Ihre IT-Mitarbeiter werden entlastet, so dass sich diese auf kritischere Aufgaben konzentrieren können. Üblicherweise werden Entscheidungen über die Druckeranschaffung anhand der Kosten pro Seite CPP(Cost Per Page) getroffen, die man aus den Kosten für Hardware, Wartung und Verbrauchsmaterial berechnet. Dabei werden jedoch nicht alle Druckkosten berücksichtigt. Die Effizienz und Zuverlässigkeit des Geräts, und deren Einfluss auf die Produktivität werden nicht erfasst. Ebenfalls nicht berücksichtigt wird die Frage, ob das Unternehmen über die richtigen Geräte für die Anforderungen der Benutzer verfügt. Wenn man beispielsweise versucht, die Druckkosten durch Reduzierung der Geräteanzahl zu senken, kann dies bedeuten, dass die Mitarbeiter einige Zeit warten müssen, bis ihr Druckauftrag eine Warteschlange durchlaufen hat, oder dass sie 2-3 Minuten bis zum nächsten geeigneten Gerät laufen müssen. 8c