«Rechnungslegung von Sozialen Einrichtungen»

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1 REDI AG POSTFACH 8501 FRAUENFELD TEL FAX «Rechnungslegung von Sozialen Einrichtungen» Impulstag 27. Mai 2010 Verfasser/Referent: Markus Koch

2 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 2 Übersicht Ausgangslage aus Sicht der betriebswirtschaftlichen Instrumente... 3 Vorgaben IVSE... 3 Die Bereitstellung und Schulung der BW-Instrumente durch CURAVIVA Schweiz... 3 Der Stand der Einführung der Instrumente in den Kantonen... 3 Hotline - Erfahrungen... 4 Das Angebot... 4 Die Fragestellungen und Probleme... 4 a) Allgemein... 4 b) Die spezifischen Anliegen... 5 Die Schlussfolgerungen... 7 Allgemein - Gesamtschau... 7 Spezifisch auf Schwerpunkte gerichtet... 7 Ausblick auf die zu erwartenden Entwicklungen... 7

3 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 3 Ausgangslage aus Sicht der betriebswirtschaftlichen Instrumente Vorgaben IVSE Sowohl CURAVIVA Schweiz wie die REDI AG als Treuhandbüro für Heime erachten die IVSE-Richtlinien zur Leistungsabgeltung und zur Kostenrechnung als strategische Grundlage für die Ausgestaltung des Rechnungswesens. Natürlich ist uns klar und wir anerkennen auch das Recht der Kantone in den entwickelten oder noch zu entwickelnden Systemen die Werkzeuge zu beeinflussen. Allerdings muss aus einer Haltung der Weitsicht heraus darauf geachtet werden, dass die Systeme, gerade bei der Ermittlung von anrechenbaren Kosten, so nah wie möglich beieinander bleiben, müssen doch über die KÜG, Kostenübernahmegesuche, Vereinbarungen erreicht werden. Ebenso sind wir überzeugt, dass zu einem späteren Zeitpunkt die Vergleichbarkeit wieder mehr in den Vordergrund rücken wird. Die Bereitstellung und Schulung der BW-Instrumente durch CURAVIVA Schweiz In der Überzeugung, dass die interkantonale Vergleichbarkeit, gerade im Bereich der Leistungsabgeltung, Basis einer korrekten Abrechnung ist, hat CURAVIVA Schweiz im Jahre 2005 mit den Gremien der IVSE die Bereitstellung des Kontenrahmens für Soziale Einrichtungen erreicht. Heute ist dieser Kontenrahmen, Version 2008, weit herum Teil der Vorgaben der Kantone an die Einrichtungen. Um den Verantwortlichen bei den Kantonen und bei den Einrichtungen eine Orientierungsgrundlage zur Verfügung zu stellen, hat CURAVIVA Schweiz im Jahre 2006 ein Konzept Kostenrechnung für Soziale Einrichtungen erarbeiten lassen. Dieses wurde den Kantonsvertretern im September 2006, vor dem Start von Schulungsangeboten, vorgestellt. Die Idee besteht darin, eine Ordnung (Kostenstellenplan) und die fachmännische Verarbeitungstechnik zu vermitteln. Eine genauere Definition der Kostenträger wurde in diesem Konzept auf eine nächste Überarbeitung terminiert. Es erschien uns im Jahre 2006 als eine Überforderung der Situation im System abschliessend Kostenträger und damit die Produkte seitens des Verbands aufzulisten. CURAVIVA Schweiz bietet für die Verantwortlichen der Einrichtungen Kurse Kostenrechung für Soziale Einrichtungen an. Natürlich sind auch Vertreter der zuständigen Stellen der Kantone herzlich willkommen. Einige Kantone haben, basierend auf diesem Ausbildungstool eigene Kurse für ihre Einrichtungen der REDI AG in Auftrag gegeben. Der Stand der Einführung der Instrumente in den Kantonen Die Umsetzung ist sehr differenziert bis unübersichtlich. Zwar zeigen sich am Beispiel der Ostschweizer Kantone erste Schritte zu einheitlichen Grundlagen und Arbeitsweisen, andererseits ist die IVSE, aus Sicht der REDI AG, entmachtet, oder wenn Sie wollen ausser Kraft gesetzt worden. Nicht zuletzt aus Gründen der sehr unterschiedlichen Entwicklungen bzw. des aktuellen Entwicklungsstandes und der gesetzten Schwerpunkte in dieser Entwicklung ist es nicht gelungen, mit Blick auf 2011 das Handbuch zur Kostenrechnung für Soziale Einrichtungen zu überarbeiten. Es fehlt ganz einfach eine grösstenteils einheitliche Bewertung des Themas.

4 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 4 Das aktuelle Spektrum ist ausserordentlich gross. So gibt es Kantone, welche die betriebswirtschaftlichen Instrumente, vorab die Kostenrechnung, als Basis zur Festlegung der Leistungsabgeltung einsetzen. Andere Kantone schreiben zwar in ihren Richtlinien die Anwendung des Kontenrahmens und der Kostenrechnung CURAVIVA Schweiz vor, benutzen diese aber überhaupt nicht, ja haben nicht einmal die Datenerhebung für die Betriebsbeitragsbemessungen darauf abgestützt. Institutionen wird sogar mündlich kundgetan, dass das Führen der Kostenrechnung nicht so wichtig sei. Dann gibt es auch noch Kantone, welche rasch realisiert haben, dass sie nun KVG und IVSE in der Verantwortung haben, also es auch in der Hand haben rasch, wo immer möglich Synergien zu schaffen und zu nutzen auch im Rechnungswesen. Aus Sicht des Verbands, wie auch für uns in der REDI AG, als Verantwortliche in der Betreuung der betriebswirtschaftlichen Instrumente von CURAVIVA Schweiz ist der Spagat angesagt. Hotline - Erfahrungen Wie spiegelt sich diese Situation in den Rückfragen bei der Hotline wider? Das Angebot Basierend auf den Erfahrungen bei der Einführung der Kostenrechnung im KVG-Bereich (Alterspflege) hat CURAVIVA Schweiz eine Hotline für Fragen zum Rechnungswesen eingerichtet. Unter der Telefonnummer: werden die Fragen unentgeltlich beantwortet. Die Kosten werden bis jetzt von CURAVIVA Schweiz getragen. Die Fragestellungen und Probleme a) Allgemein Der Auswertungsrahmen umfasst die Zeit vom Frühjahr 2008 bis April Es wurden in dieser Zeit rund 700 Auskünfte erteilt, davon 240 im Bereich Soziale Einrichtungen. Die Auskünfte erfolgten an Einrichtungen aller Bereiche, also A bis D. Das Spektrum der Anfragen von Sozialen Einrichtungen präsentiert sich wie folgt: Themenkreis Anzahl % Kontenrahmen 68 28,3 SOMED 58 24,2 Kostenrechnung 31 12,9 Anlagebuchhaltung 30 12,5 Verarbeitung Fibu/KoRe 36 15,0 Ausbildung Kostenrechnung 8 3,3 Finanzierung 6 2,5 Mehrwertsteuer 3 1,3 Total ,0 Aus dieser Statistik ist klar ersichtlich, dass bezüglich der Pflicht zur Anwendung des neuen Kontenrahmens kaum Zweifel bestanden.

5 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 5 b) Die spezifischen Anliegen Die Anfragen kamen einerseits von den Sozialen Einrichtungen, Verantwortliche Rechnungswesen oder Institutionsleitungen. Andererseits wurde die Hotline auch von kantonalen Stellen genutzt. Weiter muss festgehalten werden, dass oftmals das Hauptthema, beziehungsweise die Fachfrage in Verbindung mit anderen Themen des Rechnungswesens verknüpft war und ist. Auffallend ist auch, dass besonders gemischte Institutionen (IVSE und KVG) nun vor grösseren Problemen stehen. Die nachfolgende Aufzählung der spezifischen Anliegen erfolgt auf der Basis, dass wir nur das grundsätzliche Thema mit Kurzangaben zum Anliegen schriftlich festhalten. Um die nachfolgende Besprechung möglichst genau ausführen zu können, habe ich bei den Betreuern und Betreuerinnen der Hotline zusätzlich ein Interview durchgeführt. Die Anliegen sind nachstehend als Stichworte, wo nötig mit Ergänzungen aufgelistet. Die Anfragen betrafen: Kontenrahmen die Pflicht zum Wechsel auf den Branchenkontenrahmen grundsätzlich die Pflicht zum Wechsel vom Kontenrahmen 2006 auf 2008 Fragen zur detaillierten Ausgestaltung des Kontenplans Spezifische Fragen zum Verbuchen der Erträge Betreute und Kanton (Standortkanton, Wohnkanton, Leistungsabgeltung und TAEP) das Anlagevermögen bezüglich der Darstellung mit oder ohne Wertberichtigungskonti die Fragen rund um den bis anhin bezeichneten ausserordentlichen Aufwand und Ertrag die richtige Zuweisung von Fonds, zweckgebundene und freie die Fragen rund um die zweckgebundenen Rücklagen Fragen und Hinweise zum Stichwortverzeichnis des Kontenrahmens Kostenrechnung die Pflicht zur Führung einer Kostenrechnung an sich ein oder mehrere Produkte die Produkte, Definition, Abgrenzung die Gestaltung der Kostenstellen und Kostenträger die Umlagen grundsätzlich und die Gestaltung der Umlageschlüssel im Besonderen die Zuweisung von Aufwand und Ertrag als Kosten und Erlöse zu den richtigen Kostenstellen die EDV-Produktewahl die Anwendungen von EDV-Produkten die Nachfrage nach einem Excel-Tool, ähnlich wie für das KVG Anlagebuchhaltung die Pflicht zum Führen einer Anlagebuchhaltung das Vorgehen beim Aufbau einer Anlagebuchhaltung das spezifische Problem, dass beim Aufbau der Anlagebuchhaltung Übereinstimmung der Restwerte mit der Finanzbuchhaltung erreicht werden muss und dem damit verbundenen Wechsel von der degressiven Abschreibung (BSV) zur linearen Abschreibung (IVSE). die Aktivierungsrichtlinien hauptsächlich mit Bezug auf die Massengüter die Abschreibungssätze gemäss IVSE das Handling von Investitionsbeiträgen die Werkzeugwahl, dynamische Verarbeitung oder Einsatz des Excel-Tools CURAVIVA Schweiz die Auswertungen aus der Anlagebuchhaltung Fragen zur Anwendung des Excel-Produkts CURAVIVA Schweiz

6 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 6 Vorgehen bei der Mitberücksichtigung der Vorgaben nach Swiss GAAP FER Finanzierung grundsätzliche Fragen zum neuen Finanzierungssystem (NFA) die Baubeiträge Fragen zu den Unterschieden Finanzierung nach P oder D, nach Pauschalbeiträgen nach Leistungseinheit (P) oder gemäss TAEP (D) Verarbeitung Finanzbuchhaltung/Kostenrechnung die richtige Verbuchung von Spenden nach IVSE die geltenden Abschreibungssätze den Wechsel von degressiven zu linearen Abschreibungen die Verwendung von Fondskapitalien die richtige Verbuchung im Zusammenwirken von Finanzbuchhaltung und Kostenrechnung allgemein und in spezifischen Fällen die richtige Verbuchung der letzten Betriebsbeitragsabrechnung BSV die Berechnung und Verbuchung der Abgrenzungen per Ende Geschäftsjahr der Betriebsbeiträge Standortkanton bzw. der Schlussabrechnung Wohnkantone Fragen der Aktivierungsrichtlinien IVSE SOMED grundsätzlich das Handling zum Abfüllen der Statistik Fragen der Zuweisung einzelner Aufwandgruppen usw. Fragen zu Fristverlängerungen Mehrwertsteuer die Abrechnungspflicht grundsätzlich die Pflichtigkeit von Leistungen Ausbildung Kostenrechnung die Fragen, welcher Kurs wann besucht werden soll Fragen zu den Inhalten der Kurse Fragen zur Beschaffung der Produkte CURAVIVA Schweiz (Kontenrahmen, Kostenrechnung, Anlagebuchhaltung) Fragen zu den Produkten CURAVIVA Schweiz, vor deren Anschaffung Die zeitliche Verteilung der Anfragen ist stark Jahreszeit orientiert. Der Neuaufbau des Kontenplans, der Aufbau einer Kostenrechnung oder das Abfüllen der SOMED sind klar Jahresende bzw. Jahresanfang orientiert. Häufigkeiten treten auch nach durchgeführten Kursen auf dann, wenn die Kursbesucher Zuhause an die Arbeit gehen. Geographisch kann festgestellt werden, dass Schwerpunkte dort bestehen, wo die CURAVIVA Schweiz Kurse durchgeführt hat, z.b. Kanton Bern und von dort wo die Kantone die REDI AG für kantonseigene Kurse beauftragt haben. Die Gründe liegen vermutlich einerseits darin, dass in den Kursen das Angebot Hotline klar bekannt gemacht wird und andererseits daran, dass die Kursbesucher danach in ihren Betrieben an die Umsetzung gehen. Auch die vielen Anfragen und Aufträge, welche direkt an die REDI AG gehen, bestätigen diese Einschätzung. Zudem gibt es kantonale Verwaltungen, welche Heime mit Problemen direkt an die REDI AG verweisen, z.b. der Kanton Bern.

7 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 7 Die Schlussfolgerungen Allgemein - Gesamtschau Die Hotline von CURAVIVA Schweiz erfüllt eine ganz wichtige Aufgabe. Nebst den angebotenen Kursen zur Einführung und zum Betrieb der Kostenrechnung und Anlagebuchhaltung ergänzt die Hotline in idealer Weise. Nach meiner Meinung sollten die Standortkantone die Kursangebote wie auch die Hotline noch viel besser bekannt machen und zur Nutzung empfehlen. Sie würden damit den Wissensaufbau klar fördern und davon schlussendlich selber profitieren. Wir stellen bei den Beratungen bereits eine abnehmende Bereitschaft fest, die Instrumente fachtechnisch mit der notwendigen Sorgfalt zu bedienen, da der Standortkanton an den Ergebnissen überhaupt kein Interesse zeigt. Dieselben Kantone verlangen andererseits von der Revisionsstelle die Bestätigung im Revisionsbericht, dass die Kostenrechnung vollständig und richtig sei. Der Wissensaufbau zur aktiven und richtigen Anwendung der Kostenrechnung würde durch eine ernsthafte Auswertung und Anwendung der Ergebnisse bei den Leistungsverhandlungen zwischen Standortkanton und Einrichtungen nachhaltig gefördert. Hier besteht aktuell vielerorts ein grosses Defizit! Spezifisch auf Schwerpunkte gerichtet Wir von der REDI AG erkennen und anerkennen durchaus, dass die Verantwortlichen in den Kantonen nicht einfach die Abrechnungs-Systematik des BSV bzw. EJPD übernehmen wollen. Viele suchen nach anderen Systemen, wobei dann oft vergessen wird, dass die Rahmenbedingungen zur Leistungsabrechnung nach IVSE mit den Wohnkantonen eingehalten werden müssen. Es kommt mir vor, wie wenn einige Verantwortliche sich mit der Komplexität der Branche gar nicht erst bis zur Kostenrechnung befassen, sondern den eigenen Ideen den Vorzug geben. Dabei wird nicht berücksichtigt, dass die Ausprägungen im Bereich der Sozialen Institutionen sehr vielfältig sind, was meiner Meinung ohne finanzielle Abbildung der effektiven Situation zu Fehleinschätzungen führen kann. Es ist auch zu erkennen, dass gewisse Kantone eine Unmenge von Daten erheben, deren Sinn in der Auswertung für die Kantone nicht nachvollziehbar ist. Hier empfehlen wir, dass über die Verwendung und die Ergebnisse der erhobenen Daten ein Rückfluss an Informationen an die Institutionen beachtet wird. Das Ziel, mittels der Kostenrechnung ein aussagefähiges Instrument zur finanziellen Bewertung der Leistungen zu haben, wird aus unserer Sicht immer mehr aus den Augen verloren. Durch diese Unsicherheit ist es für die Verantwortlichen der Institutionen schwierig sich und die Mitarbeitenden zu motivieren, sich aktiv an der Umsetzung der Instrumente zu beteiligen und diese in das Rechnungswesen als wirksames Instrument zu integrieren. Ausblick auf die zu erwartenden Entwicklungen Die Beobachtung der Situation lässt vermuten, dass die Entwicklung bezüglich Systematik in der Finanzierung der Angebote wie auch des Controllings verschiedene Wege geht. Dies hat durchaus auch gute Seiten, da damit auch verschiedene Möglichkeiten evaluiert werden. Die Gefahren bestehen darin, dass in einigen Kantonen nur noch die kantonale Sicht gilt, und damit der Blick auf das Ganze verloren geht. Kantonsübergreifende Vergleiche in dieser Branche werden zu einem etwas späteren Zeitpunkt wieder wichtig sein. Verknüpfungen

8 CURAVIVA Impulstag 27. Mai 2010 Seite 8 zwischen IVSE- und KVG-Bereich, über die Kostenrechnung werden rasch an Gewicht zunehmen. Wir von der REDI AG wünschten uns sehr, dass auf einer übergeordneten Plattform, wie die IVSE dies bieten könnte, vermehrt Informationsaustausch im Sinne von Wissensaufbau betrieben würde. Dies würde sicherstellen, dass auch künftig die betriebswirtschaftlichen Instrumente so ausgelegt werden, dass sie optimalen Nutzen entfalten könnten. Die Kostenrechnung als solche sollte ja eigentlich die grösste Wirksamkeit nach innen entfalten. Kostenkontrolle und Kostentherapie sind das Ziel. Ernsthaft angewendet wird dieses Prinzip von den Einrichtungen aber nur, wer sich davon einen Vorteil versprechen kann. Diesen Aspekt empfehle ich ganz besonders zu betrachten und in den Finanzierungssystemen zu berücksichtigen. Wir befinden uns in einer Aufbauphase und haben noch alle Chancen! Frauenfeld, 27. Mai 2010 Markus Koch