>> VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE

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1 >> VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE

2 VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE (STAND: ) 1. EINLEITUNG FAIRE ARBEITSBEDINGUNGEN ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ UMWELTSCHUTZ UND ANLAGENSICHERHEIT UMGANG MIT EIGENTUM DES UNTERNEHMENS UND UNSERER GESCHÄFTSPARTNER SOWIE VERTRAULICHKEIT DATENSCHUTZ UMGANG MIT GESCHÄFTSPARTNERN UND VERTRETERN STAATLICHER STELLEN ( AMTSTRÄGER ), VERMEIDUNG VON KORRUPTION KARTELLRECHT GELDWÄSCHE, TERRORISMUSFINANZIERUNG 11

3 03 >> VERHALTENSKODEX 1. EINLEITUNG Die Infraserv GmbH & Co. Höchst KG und ihre Tochter- und Beteiligungsgesellschaften (nachfolgend Infraserv Höchst-Gruppe) bekennen sich zu einem von Verantwortungsbewusstsein, Fairness und Integrität geprägten Verhalten. Die strikte Beachtung aller relevanten Gesetze, Verordnungen und Richtlinien einschließlich der unternehmensinternen Richtlinien und Regeln sowie der vertraglichen Verpfl ichtungen und Selbstverpfl ichtungen des Unternehmens (Compliance) ist unverzichtbare Grundlage allen Handelns der Infraserv Höchst-Gruppe. Dieser Verhaltenskodex kann nicht alle Rechtsvorschriften behandeln, die die Organe und Mitarbeiter der Infraserv Höchst-Gruppe zu beachten haben. Er stellt nur einige wesentliche Grundsätze für verantwortliches Handeln auf. In den jeweiligen Tätigkeitsfeldern sind darüber hinaus weitere Gesetze und Vorschriften zu beachten. Der Verhaltenskodex wird ergänzt durch Schulungen. Der Verhaltenskodex ist wesentlicher Bestandteil des integrierten Compliance Management Systems von Infraserv Höchst. Er gilt verpfl ichtend für alle Mitarbeiter und Führungskräfte der Infraserv Höchst-Gruppe. Eine regelmäßige Überprüfung des Kodexes und gegebenenfalls eine Anpassung an aktuelle Erfordernisse sind vorgesehen. Bereits vermeintlich geringe Rechtsverstöße von Mitarbeitern können das Ansehen unseres Unternehmens erheblich beeinträchtigen und ihm neben großem immateriellen auch erheblichen fi nanziellen Schaden zufügen. Wir tolerieren deshalb keine Verstöße und stellen die verantwortlichen Personen nicht von staatlichen und sonstigen Sanktionen frei. Ein Verstoß gegen Gesetze und sonstige verbindliche interne und externe Vorschriften kann je nach Schwere des Verstoßes sowohl weitreichende arbeitsrechtliche als auch straf- und zivilrechtliche Konsequenzen für den Mitarbeiter haben.

4 VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE (STAND: ) In vielen Fällen können Gesetzesverstöße bzw. sich anbahnende Interessenkonfl ikte durch eine rechtzeitige Beratung vermieden werden. Von jedem Mitarbeiter wird daher erwartet, dass er sich über alle in dem jeweiligen Verantwortungsbereich geltenden Rechtsvorschriften und internen Regeln informiert und bei Zweifeln hinsichtlich des eigenen Verhaltens oder bei Hinweisen auf Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex Rat und Hilfe bei seinem Vorgesetzten oder dem Chief Compliance Offi cer bzw. dem Leiter Recht, Revision, Compliance sucht. Alle Mitarbeiter können Anregungen und Beschwerden, insbesondere Hinweise auf Verstöße gegen diesen Verhaltenskodex, dem Chief Compliance Offi cer, dem Leiter Recht, Revision, Compliance oder über das Compliance-Meldeportal melden, ohne hierfür Sanktionen oder Benachteiligungen befürchten zu müssen. Das Unternehmen wird alle angemessenen internen und externen Ressourcen einsetzen, um Verstöße gegen den Verhaltenskodex aufzuklären und die erforderlichen Maßnahmen ergreifen. 2. FAIRE ARBEITSBEDINGUNGEN Der geschäftliche Erfolg der Infraserv Höchst-Gruppe hängt in hohem Maße von ihren Mitarbeitern ab. Ein gutes Betriebsklima ist einer der Schlüssel zu Erfolg und Effi zienz. Infraserv Höchst erwartet deshalb von allen Mitarbeitern, dass sie sich gegenseitig mit Respekt und Fairness behandeln. Jegliche Form der Diskriminierung von Mitarbeitern aufgrund ihres Geschlechts, ihrer sexuellen Orientierung, ihrer Herkunft, ihrer Hautfarbe, ihrer Nationalität, ihres Alters, ihrer Religion, einer Behinderung oder aus sonstigen Gründen, die nach dem Gesetz verboten sind, ist untersagt. Persönliche Beleidigungen oder sexuelle Belästigungen werden nicht geduldet.

5 05 3. ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ UMWELTSCHUTZ UND ANLAGENSICHERHEIT Die Einhaltung aller Gesetze zum Schutz von Mensch und Umwelt ist für die Infraserv Höchst- Gruppe ein elementarer Grundsatz. Dies gilt für unsere Dienstleistungen und Produkte ebenso wie für unsere Verfahren. Jeder Mitarbeiter ist für den Schutz von Mensch und Umwelt in seinem Arbeitsumfeld mitverantwortlich. Alle entsprechenden Gesetze und Vorschriften zum Umwelt-, Arbeits- und Gesundheitsschutz oder zur Anlagensicherheit (staatliche und berufsgenossenschaftliche Regelungen) sind strikt einzuhalten. Gleiches gilt für die unternehmensinternen Richtlinien und Vorschriften (beispielsweise die Sicherheitsrichtlinien von Infraserv Höchst). Jeder Vorgesetzte ist verpfl ichtet, seine Mitarbeiter in der Wahrnehmung dieser Verantwortung zu unterweisen, zu beaufsichtigen und zu unterstützen. Die gewerbliche Nutzung von Luft, Wasser und Boden darf in der Regel nur im Rahmen von zuvor erteilten Genehmigungen erfolgen. Gleiches gilt für die Errichtung und den Betrieb von Produktionsund Infrastrukturanlagen aller Art sowie deren Änderung oder Erweiterung. Produktions- und Infrastrukturanlagen sind gemäß den erteilten Genehmigungen zu betreiben. Werden mit der Durchführung von Aufgaben Dritte beauftragt, ist sicherzustellen, dass auch diese die umwelt- und arbeitsschutzrechtlichen Vorschriften sowie sonstigen Vorgaben unseres Unternehmens einhalten. Die Infraserv Höchst-Gruppe arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung von Prozessen und Verfahren, um Umweltbelastungen und Gesundheitsrisiken weiter zu reduzieren. Sollte es dennoch zu Unfällen oder Betriebsstörungen kommen, ist es unser Ziel, so schnell und zielgerichtet wie möglich die gebotenen Maßnahmen zur Gefahrenabwehr und Schadensbehebung einzuleiten. Bei Unfällen oder Betriebsstörungen im Industriepark Höchst ist deshalb die Gefahrenabwehrmeldezentrale (Telefon: ) unverzüglich zu alarmieren. Anschließend sind die betrieblichen Vorgesetzten umfassend zu informieren. Die im Industriepark Höchst etablierte Gefahrenabwehrorganisation stellt dann sicher, dass die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen an die Behörden unverzüglich und umfassend erfolgen und die Warn- und Informationspfl ichten gegenüber den Nachbarn erfüllt werden. Bei Unfällen oder Betriebsstörungen an anderen Standorten der Infraserv Höchst-Gruppe ist entsprechend den dort jeweils geltenden Regelungen zu verfahren. Wegen der Mitteilung von Unfällen oder Betriebsstörungen als solcher hat kein Mitarbeiter Nachteile zu erwarten. Unterlassene, verspätete oder unvollständige Mitteilungen widersprechen dagegen den Interessen des Unternehmens und können Konsequenzen nach sich ziehen.

6 VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE (STAND: ) 4. UMGANG MIT EIGENTUM DES UNTERNEHMENS UND UNSERER GESCHÄFTSPARTNER SOWIE VERTRAULICHKEIT Für jeden Mitarbeiter besteht die Verpfl ichtung zu einem verantwortlichen Umgang mit Ressourcen und Eigentum des Unternehmens. Einrichtungen, Sachmittel oder Inventar des Unternehmens dürfen für private Zwecke nur dann genutzt oder aus dem Firmengelände verbracht werden, wenn hierfür eine Genehmigung entsprechend den jeweils gültigen Regelungen im Unternehmen vorliegt. Einrichtungen der Kommunikation gehören ebenso zum Eigentum des Unternehmens wie immaterielle Werte, z. B. Firmen-Know-how. Für die Infraserv Höchst-Gruppe stellen Informationen in Verträgen, Angeboten, Kalkulationen etc. bzw. das Know-how im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen einen bedeutenden Wert bzw. Wettbewerbsvorteil dar und sichern langfristig den Unternehmenserfolg. Der Schutz dieses Wissens vor Diebstahl, Missbrauch und Verfälschung ist wesentliches Anliegen unseres Unternehmens. Von entscheidender Bedeutung sind deshalb die ständige Wahrung vertraulicher Informationen und deren Schutz vor unbefugtem Zugriff durch Dritte. Kenntnisse über vertrauliche betriebsinterne Vorhaben und Vorgänge dürfen ausschließlich für betriebsinterne Zwecke genutzt und nicht an Dritte weitergegeben werden. Dritte in diesem Sinne sind auch Familienangehörige oder Mitarbeiter der Infraserv Höchst-Gruppe, die von dem betreffenden Vorhaben oder Vorgang keine dienstliche Kenntnis haben müssen. Entsprechendes gilt für Informationen, die der Infraserv Höchst-Gruppe von Dritten als vertraulich zugänglich gemacht werden. Insbesondere gilt dies auch für die IT-gestützten Geschäftssysteme. Alle Mitarbeiter haben die bestehenden Richtlinien des Unternehmens einzuhalten.

7 07 5. DATENSCHUTZ Personenbezogene Daten unserer Kunden, Vertragspartner und Mitarbeiter sind zu schützen. Sie dürfen nur bei Vorliegen einer gesetzlichen Erlaubnis erhoben, verarbeitet oder genutzt werden, und nur soweit dies für konkret festgelegte und rechtmäßige Zwecke erforderlich ist. Personenbezogene Daten dürfen nicht länger als erforderlich aufbewahrt werden. Darüber hinaus müssen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen in Bezug auf die Datensicherheit (Verfügbarkeit, Vertraulichkeit, Integrität und Authentizität) getroffen werden. Der Aufwand hierfür hat in einem angemessenen Verhältnis zu dem angestrebten Schutzzweck zu stehen. Weiterhin sind nach dem Grundsatz der Datensparsamkeit und Datenvermeidung personenbezogene Daten zu anonymisieren oder zu pseudonymisieren, soweit dies nach dem Verwendungszweck möglich ist. 6. UMGANG MIT GESCHÄFTSPARTNERN UND VERTRETERN STAATLICHER STELLEN ( AMTSTRÄGER ), VERMEIDUNG VON KORRUPTION Im Umgang mit Geschäftspartnern und Amtsträgern (einschließlich Politiker, Mitarbeiter von Behörden und öffentlichen Unternehmen und sonstige im öffentlichen Dienst stehende Personen) sind von allen Mitarbeitern die einschlägigen Gesetze (wie z. B. die Vorschriften des Strafgesetzbuches über Bestechung und Bestechlichkeit), die geltenden Unternehmensrichtlinien und insbesondere dieser Verhaltenskodex zu beachten. Die Einrichtung oder das Führen von schwarzen Kassen ist strikt untersagt. Kunden- und Lieferantenbeziehungen unseres Unternehmens gründen sich ausschließlich auf sachliche, nachvollziehbare Aspekte, die auch Bestandteil von Lieferantenbeurteilungen sind und überprüft werden. Dies sind u. a. Leistung, Qualität, Zuverlässigkeit (hinsichtlich Terminen und Produkten) und Wettbewerbsfähigkeit. Die für den Geschäftsverkehr übertragenen Funktionen dürfen im Umgang mit Lieferanten und Kunden sowie mit anderen Geschäftspartnern und insbesondere mit Amtsträgern von den Mitarbeitern der Infraserv Höchst-Gruppe weder direkt noch indirekt zur Entgegennahme oder zur Gewährung persönlicher Vorteile genutzt oder in sonstiger Weise von privaten Interessen beeinfl usst werden. Private und geschäftliche Interessen sind strikt voneinander zu trennen. Sinngemäß gilt dies auch innerhalb der Infraserv Höchst-Gruppe. Sollten Korruptionsfälle auftreten, wird das Unternehmen alle angemessenen persönlichen und sachlichen Ressourcen einsetzen, die der Aufklärung dienen, um entstandene Schäden zu

8 VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE (STAND: ) regulieren und mögliche Fälle für die Zukunft zu vermeiden. Verstöße gegen die in der Infraserv Höchst-Gruppe geltenden Regeln zum Umgang mit Geschäftspartnern und Amtsträgern werden ausnahmslos sanktioniert. Die möglichen Konsequenzen und Maßnahmen umfassen arbeitsrechtliche Schritte bis hin zur außerordentlichen Kündigung, die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen sowie die strafrechtliche Verfolgung. Jeder Mitarbeiter, der mit der Vergabe von Aufträgen an Fremdfi rmen, der Anerkennung von Fremdfi rmen-dienstleistungen und/oder der Bestätigung von Wareneingängen, der Anerkennung von Lieferantenrechnungen bzw. mit Kunden, Konkurrenzunternehmen und staatlichen Stellen zu tun hat, verpfl ichtet sich daher zur Einhaltung der Richtlinie für Einladungen von Geschäftspartnern zu Kultur- und Sportveranstaltungen und für die darin nicht geregelten Fälle zur Einhaltung der nachfolgenden Grundsätze: a) Das Fordern, Anbieten, Gewähren oder Annehmen von Zahlungen oder anderen geldwerten Zuwendungen, Geschenken und sonstigen Vorteilen (z. B. Rabattgewährung bei Privateinkäufen, kostenfrei bzw. kostenreduziert erbrachte Leistungen, Einladungen/Reisen in einem unüblichen Maß) ist vorbehaltlich der unten in e) ausdrücklich ausgenommenen Fälle oder einer vorherigen ausdrücklichen Zustimmung des Chief Compliance Offi cers untersagt. b) Reise- oder Übernachtungskosten sind selbst zu tragen und nicht von Geschäftspartnern zu übernehmen. c) Veranstaltungen der Belegschaft dürfen nicht von Geschäftspartnern gesponsert werden. d) Einladungen (an und von Lieferanten, Kunden, Konkurrenten usw.), die ohne direkte Verbindung zu geschäftlichen Themen und/oder Terminen erfolgen, sowie die Annahme von Einladungen zu Veranstaltungen kultureller oder sportlicher Art sowie zu Produkt- oder Verkaufsveranstaltungen sind im Vorfeld vom zuständigen Bereichs- oder Zentralfunktionsleiter, dem Leiter Operations Industriepark Höchst bzw. dem Geschäftsführer der Tochtergesellschaft oder dem jeweils zuständigen Geschäftsführer der Infraserv Verwaltungs GmbH zu genehmigen. Erfolgt eine Teilnahme an derartigen Veranstaltungen, so muss diese verhältnismäßig sein.

9 09 e) Ausgenommen von a) und d) sind: Normale Geschäftsessen (freiwillige Einladung in einem angemessenen geschäftsüblichen Rahmen, die einem berechtigten geschäftlichen Zweck dient; Information des direkten Vorgesetzten über Häufi gkeit und Anlass der Einladungen). Bei Amtsträgern ist in jedem Einzelfall zu klären, ob ihm die Annahme der Einladung nach den für ihn geltenden Regelungen erlaubt ist. Eine Bewirtung anlässlich von Grundsteinlegungen oder Inbetriebnahmen von Anlagen/Einrichtungen im Industriepark Höchst oder an anderen Standorten der Infraserv Höchst-Gruppe oder anlässlich vergleichbarer Veranstaltungen in einem üblichen und angemessenen Rahmen. f) Besteht direkt oder indirekt eine persönliche, z. B. verwandtschaftliche bzw. private/ freundschaftliche Beziehung zu oder eine anteilsmäßige Beteiligung an Kunden oder Lieferanten, die in Geschäftskontakt zur Infraserv Höchst-Gruppe stehen oder einen solchen eingehen wollen, ist vor dem Abschluss von Geschäften mit derartigen Kunden bzw. Lieferanten der Chief Compliance Offi cer zu informieren. In Zweifelsfällen sollte immer der Vorgesetzte oder der Chief Compliance Offi cer vorab informiert werden. Die Gewährung von Spenden richtet sich nach dem Spendenkonzept von Infraserv Höchst. Durch Spenden dürfen keine Projekte gefördert werden, die direkt oder indirekt eine politische Partei oder eine parteinahe Institution begünstigen. 7. KARTELLRECHT Es entspricht dem Selbstverständnis der Infraserv Höchst-Gruppe, einen fairen Wettbewerb zu fördern und sicherzustellen. Unser Unternehmen setzt im Wettbewerb auf Leistung, Kundenorientierung und Qualität unserer Dienstleistungen und Produkte. Unsere Mitarbeiter sind deshalb gehalten, die wettbewerbsrechtlichen Vorschriften ausnahmslos einzuhalten. Das Wettbewerbsrecht verbietet unangemessene Beschränkungen des Wettbewerbs und jede Art der missbräuchlichen Ausnutzung einer marktbeherrschenden Stellung. Zuwiderhandlungen gegen Vorschriften des Wettbewerbsrechts können Strafen oder Geldbußen sowie Schadenersatzzahlungen und die Nichtigkeit der entsprechenden Vereinbarung nach sich ziehen. Die betroffenen Mitarbeiter müssen mit arbeitsrechtlichen Konsequenzen rechnen.

10 VERHALTENSKODEX DER INFRASERV HÖCHST-GRUPPE (STAND: ) ABSPRACHEN ZWISCHEN WETTBEWERBERN Verboten sind insbesondere Vereinbarungen und abgestimmte Verhaltensweisen zwischen direkten Wettbewerbern ( horizontale Wettbewerbsabsprachen), die eine Verhinderung oder Einschränkung des Wettbewerbs bezwecken oder bewirken. Hierzu zählen z. B. Vereinbarungen über Preise, Angebote, Verkaufsbedingungen oder die Aufteilung von Kunden, Dienstleistungen und Produkten oder geografi schen Märkten zwischen Wettbewerbern. Das Verbot beinhaltet nicht nur ausdrückliche Absprachen, sondern auch eine Abstimmung als Folge von einseitigen Erklärungen (z. B. Preiserhöhungsankündigungen in der Absicht, gleichartige Reaktionen des Wettbewerbs zu bewirken) und die Abstimmung in Verbandsgremien. Bei Kontakten mit Wettbewerbern ist stets darauf zu achten, dass keine Informationen entgegengenommen oder gegeben werden, die Rückschlüsse auf das gegenwärtige oder künftige Marktverhalten des Informationsgebers zulassen. ABSP RACHEN ZWISCHEN LIEFERANTEN UND KUNDEN Auch viele vertikale Wettbewerbsbeschränkungen, d. h. Absprachen und Vereinbarungen zwischen Lieferanten und Kunden, sind verboten. Hierzu zählen Beschränkungen des Kunden in der Freiheit der Gestaltung seiner Preise oder Lieferbeziehungen zu seinen Geschäftspartnern, bestimmte Meistbegünstigungsklauseln, Ausschließlichkeitsbindungen wie Gesamtbedarfsdeckungen oder Exklusivbelieferungen sowie Wettbewerbsverbote. In vielen Fällen hängt die Zulässigkeit und damit Wirksamkeit der Bindung von ihrer Dauer und Intensität sowie der Marktstärke der Beteiligten ab. MISSBRAUCH EINER MARKTBEHERRSCHENDEN STELLUNG Aufgrund ihrer starken Marktposition bei vielen Leistungen insbesondere im Industriepark Höchst unterliegt die Infraserv Höchst-Gruppe häufi g besonderen Regeln. Grundsätzlich ist der Missbrauch einer marktbeherrschenden Stellung unzulässig. Ein solcher Missbrauch kann zum Beispiel vorliegen bei unterschiedlicher Behandlung von Kunden ohne sachliche Rechtfertigung (Diskriminierungsverbot), Lieferverweigerung, Durchsetzung unangemessener Einkaufs-/Verkaufspreise und Konditionen oder Koppelungsgeschäften ohne sachliche Rechtfertigung für die abverlangte Zusatzleistung. Die Feststellung einer marktbeherrschenden Stellung eines Unternehmens ist ebenso vom Einzelfall abhängig wie die Grenzen einer noch zulässigen Verhaltensweise.

11 11 In allen Zweifelsfällen auf dem Gebiet des Wettbewerbsrechts ist frühzeitig Kontakt mit der Zentralfunktion Recht, Revision, Compliance aufzunehmen. 8. GELDWÄSCHE, TERRORISMUSFINANZIERUNG Zum Erschweren von Geldtransaktionen (z. B. durch Umtausch, Transfer), die auf kriminellen Handlungen basieren, bestehen in einer Reihe von Staaten, so auch in Deutschland, Gesetze gegen Geldwäsche. Es soll damit verhindert werden, dass Gelder oder andere Werte, die unmittelbar oder mittelbar aus Straftaten stammen, in den normalen Wirtschaftskreislauf eingeschleust werden. Das Gesetz hat ferner zum Ziel, die Terrorismusfi nanzierung zu unterbinden, d. h. die Sammlung und Bereitstellung fi nanzieller Mittel für terroristische Aktivitäten. Diese Mittel können auch aus legalem Vermögen stammen. Mitarbeitern der Infraserv Höchst-Gruppe ist deshalb untersagt, allein oder im Zusammenwirken mit anderen Personen oder Unternehmen Handlungen vorzunehmen, die gegen Vorschriften zum Schutz gegen Geldwäsche oder Terrorismusfi nanzierung verstoßen. Bei jeglichen Verdachtsmomenten oder Zweifeln über die Zulässigkeit von geschäftlichen Transaktionen (z. B. Bargeschäfte im Wert von oder mehr, oder Neukunden, die sich einer Identifi zierung widersetzen oder auffällige und unübliche Daten haben wie etwa Firmensitz oder Bankverbindung in Offshore-Finanzplätzen wie den British Virgin Islands) sind umgehend (d. h. vor Ausführung derartiger Transaktionen) die zuständigen Fachabteilungen (Zentralfunktionen Finanzen und Recht, Revision, Compliance) zu informieren.

12 0480/0435 D 12/12 Infraserv GmbH & Co. Höchst KG Industriepark Höchst Frankfurt am Main Kontakt: compliance@infraserv.com Dr. Wolfram Schmidt Chief Compliance Offi cer Telefon: wolfram.schmidt@infraserv.com Dr. Dieter Gentzcke Leiter Recht, Revision, Compliance Telefon: dieter.gentzcke@infraserv.com