Richtlinie für Zuwendungen/Geschenke von Dritten

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1 Richtlinie für Zuwendungen/Geschenke von Dritten Definition Geschenk Geschenke sind unentgeltliche Zuwendungen, die aus Sicht beider Beteiligter nicht als Gegenleistung für eine bestimmte Leistung des Empfängers gedacht sind und nicht in unmittelbarem zeitlichem oder wirtschaftlichem Zusammenhang mit einer solchen Leistung stehen. Definition Zuwendung Zuwendungen sind alle Vorteile, die den Empfänger materiell oder immateriell objektiv besser stellen und auf die kein Rechtsanspruch besteht. Dies sind neben Geldzuwendungen auch Sachwerte oder geldwerte Leistungen, wie z. B. Gutscheine, Frei- oder Eintrittskarten, Einladungen mit Bewirtungen, kostenlose Dienstleistungen, Rabatte, Einladungen zu Informations-, Repräsentationsreisen, Übernahme von Dienstreisekosten durch einen Geschäftspartner zu Veranstaltungen des Geschäftspartners oder eines Dritten (z.b. zu Messen oder Kongressen). (R 4.10 Abs. 4 EStR, H 4.10 (2 4) [Geschenk] EStH, BFH Urteil vom , I R 14/93, BStBl II 1993, 806). Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Regeln zur Annahme von Zuwendungen Die IHK Wiesbaden erwartet von ihren hauptamtlichen Mitarbeitern und von ihrem Ehrenamt Integrität und Verantwortungsbewusstsein. Sie vertraut darauf, dass sie mit den Aufgaben der IHK-Organisation unvereinbare Handlungsweisen unterlassen und Interessenkonflikte vermeiden. Die Wahrnehmung von Aufgaben der IHK darf nicht zur Erwirkung von wirtschaftlichen Vorteilen für private oder persönliche Zwecke eingesetzt Jeder hauptamtliche Mitarbeiter und das Ehrenamt sind verpflichtet, ihre Aufgaben und Funktionen nur mit fairen Mitteln im Rahmen des gesetzlich Zulässigen wahrzunehmen. Dies gilt insbesondere im Zusammenhang mit dem Erlass von Hoheitsakten, der gesamtwirtschaftlichen Interessenvertretung sowie der Vermittlung, Vergabe, Abwicklung und Bezahlung von Aufträgen. Generell gilt, dass es den hauptamtlichen Mitarbeitern sowie dem Ehrenamt verboten ist, in Zusammenhang mit ihrem Amt - bis auf die in dieser Richtlinie geregelten Ausnahmen - Zuwendungen anzunehmen. Eine vollständige Sicherheit im Umgang mit Zuwendungen und deren Annahme gibt es nicht. Im Zweifel sind Zuwendungen nicht anzunehmen. Bargeldzuwendungen dürfen in keinem Fall angenommen

2 Zuwendungen an Mitarbeiter des Hauptamtes Mitarbeiter Allgemein oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf ein Mitarbeiter keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an die Leitung des Geschäftsbereichs erfolgen. Ab einem Wert von 25 Euro sind die Zuwendungen der Hauptgeschäftsführung anzuzeigen. Als stillschweigend genehmigt gilt die Annahme von geringfügigen Aufmerksamkeiten (z.b. Blumenstrauß, und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung); sie sind mit der Leitung des Geschäftsbereichs zu erörtern. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Die Sponsoringleistung ist der Leitung des Geschäftsbereichs anzuzeigen und von dieser mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Leiter/Leiterinnen Geschäftsbereiche oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, dürfen die Leiter/Leiterinnen der Geschäftsbereiche keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Hauptgeschäftsführer erfolgen. und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung); liegt der Wert

3 über 100 Euro oder ist der Wert nicht ersichtlich sind die Zuwendungen mit der Hauptgeschäftsführung zu erörtern. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Die Sponsoringleistung ist mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Hauptgeschäftsführer oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf der Hauptgeschäftsführer keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, sollte die Zuwendung nicht angenommen und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung oder Veranstaltung mit allgemeinem gesellschaftlichem Bezug). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen Die Sponsoringleistung ist mit dem Präsidenten zu erörtern. Zuwendungen an das Ehrenamt Ehrenamt Allgemein oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf das Ehrenamt keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Hauptgeschäftsführer oder an das Präsidium erfolgen.

4 Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen oder mit dem Hauptgeschäftsführer oder dem Präsidium erörtert Von einer Zuwendung an das Ehrenamt ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Sponsoringleistung ist mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Vollversammlung oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, dürfen Vollversammlungsmitglieder keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, so muss eine Meldung an den Hauptgeschäftsführer oder an das Präsidium erfolgen. Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen oder mit dem Hauptgeschäftsführer oder dem Präsidium erörtert Von einer Zuwendung an das Ehrenamt ist eine Zuwendung an die IHK selbst zu unterscheiden. Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist grundsätzlich zustimmungspflichtig. Die Sponsoringleistung ist mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Präsidium oder anderen festlichen Anlässen überreicht werden, darf das Präsidium keine Zuwendungen von tatsächlichen oder potenziellen Lieferanten, Kunden oder Mitgliedern der IHK annehmen. Besteht Unklarheit über den tatsächlichen Wert der Zuwendung, sollte die Zuwendung nicht angenommen

5 und in einem angemessenen Rahmen liegen (z.b. Eintrittskarte Fachveranstaltung oder Veranstaltung mit allgemeinem gesellschaftlichem Bezug). Im Zweifel sollte die Zuwendung nicht angenommen Die Annahme einer solchen Sponsoringleistung ist mit dem Hauptgeschäftsführer zu erörtern. Rabatte Unproblematisch sind gewährte Rabatte für die gesamte IHK-Organisation oder für alle Mitarbeiter der IHK Wiesbaden, sofern diese Rabatte unabhängig von Geschäftsbeziehungen der Rabattgewährenden zur Verwaltung gewährt werden (z.b. Versicherungen, Sportstudios). Problematisch ist hingegen immer eine Bevorzugung nur bestimmter Personen. Dieser Gefahr - auch wenn es unberechtigte Vorwürfe sind sollten sich weder der Rabattgewährende noch der Beschäftigte unnötig aussetzen. Bei einer Annahme eines solchen Vorteils gilt die Zustimmungspflicht durch den Hauptgeschäftsführer. Dies gilt insbesondere dann, wenn der Beschäftigte notwendigerweise auch privat mit Anbietern zu tun hat, mit denen er dienstlich befasst ist. Selbst wenn ihm kein Vorteil eingeräumt wird, wird nicht auszuschließen sein, dass andere vermuten, er habe von diesen Anbietern Vorteile erhalten. Unabhängig von einer dienstrechtlichen Genehmigungspflicht empfiehlt es sich in einer solchen Konstellation, gegenüber dem Hauptgeschäftsführer die Geschäftsbeziehung sowie den privaten Kontakt offen zu legen, dadurch Transparenz zu schaffen und so dem Verdacht bereits im Vorfeld entgegen zu wirken. Der Hauptgeschäftsführer verfährt entsprechend gegenüber dem Präsidium. Daher sollte die private Nutzung eines Rabattes unterbleiben, wenn der Beschäftigte im unmittelbaren dienstlichen Kontakt zu dem rabattgewährenden Geschäftspartner des Arbeitgebers steht und er einen durch den privaten Vorteil begründeten Interessenskonflikt nicht ausschließen kann. Andernfalls besteht die Gefahr, dass der Anfangsverdacht einer Vorteilsannahme als begründet erachtet wird. Diese Regelungen finden auch auf das Ehrenamt Anwendung. Bei der Annahme eines Vorteils gilt die Zustimmungspflicht des Präsidiums. Unabhängig von einer dienstrechtlichen Genehmigungspflicht empfiehlt es sich in einer solchen Konstellation, gegenüber dem Präsidium die Geschäftsbeziehung sowie den privaten Kontakt offen zu legen, dadurch Transparenz zu schaffen und so dem Verdacht bereits im Vorfeld entgegen zu wirken. Das Präsidium informiert die Präsidiumsmitglieder und den Hauptgeschäftsführer.

6 Gastgeschenke Gastgeschenke sind keine persönlichen Geschenke, sondern Geschenke, die dem hauptamtlichen Mitarbeiter oder einem Mitglied des Ehrenamtes als Repräsentant/in der IHK übergeben wurden. Die Ablehnung oder Rückgabe von Gastgeschenken ist i.d.r. ein Verstoß gegen die allgemeinen Regeln des gesellschaftlichen Umgangs oder der Höflichkeit. Der hauptamtliche Mitarbeiter oder das Mitglied des Ehrenamtes muss das Gastgeschenk daher nicht ablehnen. Wenn ein hauptamtlicher Mitarbeiter ein Geschenk annimmt, muss er das Geschenk grundsätzlich an die IHK abgeben. Der Hauptgeschäftsführer entscheidet über die weitere Verwendung. Wenn ein Mitglied des Ehrenamtes ein Geschenk annimmt, muss er das Geschenk grundsätzlich an das Präsidium abgeben. Das Präsidium entscheidet über die weitere Verwendung. Aufwendungen Für Aufwendungen, bei denen sich Geschäftliches und Privates so vermischen, dass eine genaue Trennung schwierig ist, sollten die Kosten - insbesondere auch bei Geschenken oder Bewirtungen - privat übernommen Auch bei privaten Aufwendungen ist jedoch darauf zu achten, dass jeglicher Anschein einer verpflichtenden Abhängigkeit vermieden wird. Versteuerung Die Annahme von Zuwendungen kann bei Mitarbeitern des Hauptamtes dazu führen, dass der geldwerte Vorteil versteuert werden muss, etwa dann, wenn die Möglichkeiten der pauschalen Besteuerung gem. 37b EStG nicht bestanden oder seitens des Zuwendenden nicht genutzt wurden und daher z.b. eine Sachzuwendung bei der Ermittlung der Einkünfte des Empfängers in Ansatz zu bringen ist. Dies ist im Einzelfall mit der Personalleitung zu klären. Industrie- und Handelskammer Wiesbaden, 17. Dezember 2014 Dr. Christian Gastl Präsident Joachim Nolde Hauptgeschäftsführer