Informationen zur Umsetzung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

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1 der datenschutzrechtlichen Vrgaben der Artikel 12 bis 14 der Datenschutz-Grundverrdnung (DSGVO) in der Finanzverwaltung der Stadtverwaltung Weida - Stand 01/ Seite 1 vn 10

2 Inhaltsverzeichnis 1. Vrwrt 3 2. Wer sind wir? 4 3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre persnenbezgenen Daten? Beispiele zur Verarbeitung Beispiele zur Weiterverarbeitung Im Fachdienst Finanzen werden Daten für flgende Bereiche erhben 6 4. Welche persnenbezgenen Daten verarbeiten wir? 6 5. Wie verarbeiten wir diese Daten? 7 6. Unter welchen Vraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? 7 7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? 8 8. Welche Rechte haben Sie? 8 9. W bekmmen Sie weitergehende Infrmatinen? 10 Im Interesse einer besseren Lesbarkeit wurden Status- und Funktinsbezeichnungen in einheitlicher Frm dargestellt und gelten in jeweils der männlichen, weiblichen und diversen Frm. Seite 2 vn 10

3 1. Vrwrt Nahezu alle Bürger und Unternehmen der Stadt Weida treten mit der Finanzverwaltung der Stadtverwaltung Weida früher der später in Kntakt, weil sie Erklärungen zu Steuern abgeben, Steuern zahlen müssen und/der Erstattungen beanspruchen können, Liegenschaften vn der Stadt Weida erwerben möchten, Finanzdienste, die Einrichtungen und den Service nutzen und/der anderen Leistungen mit der Stadtverwaltung kmmunizieren und auf Grund der zentralen Buchführung im Zahlungsverkehr und im Mahnwesen an die Stadtverwaltung Weida zahlen der zur Zahlungen aufgefrdert werden. Hierbei müssen persnenbezgene Daten verarbeitet werden. Die nachflgenden Infrmatinen betreffen die Verarbeitung persnenbezgener Daten zu ben genannten und verwaltungsinternen Zwecken, sweit die Abgabenrdnung das Gewerbesteuergesetz das Grundsteuergesetz das Ordnungswidrigkeitengesetz das Verwaltungsverfahrensgesetz und die Verwaltungsgerichtsrdnung das Thüringer Kmmunalabgabengesetz die Thüringer Gemeindehaushaltsverrdnung das Thüringer Verwaltungskstengesetz das Thüringer Verwaltungszustellungs- und Vllstreckungsgesetz eine entsprechende Satzung der Stadtverwaltung Weida die Thüringer Kmmunalrdnung die Thüringer Gemeindehaushaltsverrdnung das Umsatzsteuergesetz unmittelbar der mittelbar anzuwenden ist/sind. Im Besteuerungsverfahren sind Daten persnenbezgen, wenn sie einer natürlichen Persn (dies betrifft auch verstrbene Persnen), einer Körperschaft (z. B. Verein der Kapitalgesellschaft), einer Persnenvereinigung der einer Vermögensmasse zugerdnet werden können, sfern die Erhebung und Verarbeitung aufgrund steuerlicher Sachbezgenheit erflgt. Keine persnenbezgenen Daten sind annymisierte der pseudnymisierte Daten. Im Übrigen sind nach Artikel 4 Nr. 1 DSGVO persnenbezgene Daten alle Infrmatinen, die sich auf eine identifizierte der identifizierbare natürliche Persn beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Persn angesehen, die direkt der indirekt, insbesndere mittels Zurdnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standrtdaten, [ ] die Ausdruck der physischen; physilgischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen der szialen Identität dieser natürlichen Persn sind, identifiziert werden kann. Die Finanzverwaltung der Stadtverwaltung Weida verarbeitet persnenbezgene Daten. Dies bedeutet, dass sie diese Daten z. B. erhebt, speichert, verwendet, übermittelt, zum Abruf bereitstellt der löscht. Im Flgenden infrmieren wir Sie darüber, welche persnenbezgenen Daten wir erheben; bei wem wir sie erheben und was wir mit diesen Daten machen. Außerdem infrmieren wir Sie über Ihre Rechte in Datenschutzfragen und an wen Sie sich diesbezüglich wenden können. Seite 3 vn 10

4 2. Wer sind wir? Wir" sind Finanzverwaltung, insbesndere das Sachgebiet Kämmerei, das Sachgebiet Finanzbuchhaltung, das Sachgebiet Steuern und das Sachgebiet Liegenschaften der Stadtverwaltung Weida. Wir als Finanzverwaltung sind für die Verarbeitung persnenbezgener Daten zu flgenden Zwecken verantwrtlich: der Festsetzung und Erhebung der Realsteuern und kmmunalen Steuern und der steuerlichen Nebenleistungen, der Erhebung und Beitreibung aller ffenen Frderungen im Rahmen der Buchführung, des Zahlungsverkehrs und des Mahn- und Vllstreckungswesens, im Sachgebiet Steuern für die steuerliche Bearbeitung für Persnen und Einrichtungen der Stadt Weida und im Bereich Liegenschaften zur Vrbereitung, Abschluss und Nachbereitung vn öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Verträgen, welche vn der Stadt Weida als Eigentümerin mit Dritten geschlssen werden in Erfüllung der gesetzlichen Vrschriften im Grundstücksverkehr Kntaktdaten des Verantwrtlichen: Bürgermeister der Stadt Weida Herr Heinz Hpfe Markt Weida Tel.: inf@weida.de Innerrganisatrisch verantwrtlich: Stadt Weida Finanzverwaltung Markt Weida Kntaktdaten des Datenschutzbeauftragten: Stadt Weida Datenschutzbeauftragter Markt Weida Tel.: datenschutz@weida.de Seite 4 vn 10

5 3. Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre persnenbezgenen Daten? Um unsere Aufgabe zu erfüllen, die Steuern, Abgaben, steuerlichen Nebenleistungen und Gebühren nach den gesetzlichen Vrschriften gleichmäßig festzusetzen und zu erheben, benötigen wir persnenbezgene Daten ( 85 Abgabenrdnung (AO)). Ihre persnenbezgenen Daten werden in dem steuerlichen Verfahren verarbeitet, für das sie erhben wurden ( 29b AO). Nur in den gesetzlich ausdrücklich zugelassenen Fällen dürfen wir die zur Durchführung eines steuerlichen Verfahrens erhbenen persnenbezgenen Daten auch für andere steuerliche der nichtsteuerliche Zwecke verarbeiten (Weiterverarbeitung nach 29c Absatz 1 AO). Für die Aufgabe im Rahmen des Zahlungsverkehrs, der Buchführung, Erhebung, Auszahlung und/der Beitreibung der Frderungen ( 42 Thüringer Gemeindehaushaltsverrdnung) der Stadtverwaltung werden ebens persnenbezgene Daten vm Sachgebiet Finanzbuchhaltung verarbeitet. Hierbei werden diese mit Verweis auf die schuidnerbezgene Datenerhebung verarbeitet. Nur in ausdrücklich zugelassenen Einzelfällen ist eine Verarbeitung darüber hinaus möglich bzw. dargetan. Zur Vrbereitung, Abschluss und Nachbereitung vn öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Verträgen, welche vn der Stadt Weida als Eigentümerin mit Dritten geschlssen werden, müssen persnenbezgene Daten erhben werden Beispiele zur Verarbeitung Die im Rahmen der Einziehung vn Frderungen über das SEPA-Lastschriftverfahren erhbenen Daten werden vm Sachgebiet Finanzbuchhaltung im Rahmen des schuldnerbezgenen Zahlungsverkehrs zu den betrffenen Steuern, Abgaben der anderen Frderungen verarbeitet. Die mit der Hundesteuer erhbenen Daten werden bei der Hundesteuerveranlagung vm Sachgebiet Steuern verarbeitet. Die im Rahmen einer Kaufantragsbearbeitung erhbenen Daten werden im Sachgebiet Liegenschaften swie in weiteren Ämtern und Sachgebieten der Stadtverwaltung Weida verarbeitet Beispiele zur Weiterverarbeitung In bestimmten Fällen werden einzelne Besteuerungsgrundlagen gesndert festgestellt (z. B. Grundsteuerveranlagung). Hierzu werden die Angaben aus dem Feststellungsbescheid in einem selbständigen Verfahren zur Veranlagung der den Grundbesitz betreffenden Abgaben (z. B. Grundsteuerbescheid) verarbeitet. Die auf diese Weise festgestellten Besteuerungsgrundlagen und weitere erfrderliche Daten werden dem Sachgebiet Steuern mitgeteilt. Diese verarbeiten die mitgereichten Daten weiter, indem sie die Daten im Steuerfestsetzungsverfahren, z. B. bei der Grundsteuer, berücksichtigen. Im Zwangsvllstreckungs- und Inslvenzverfahren werden zentral die Daten erfasst und zur Prüfung und Feststellung ffener Frderungen an alle Ämter und Sachgebiete der Stadtverwaltung Weida weitergegeben. Diese Daten finden dann im weiteren Festsetzungsund Erhebungsverfahren in den einzelnen Bereichen der Stadtverwaltung Berücksichtigung. Seite 5 vn 10

6 3.3. In der Finanzverwaltung werden Daten für flgende Bereiche erhben Sachgebiet Steuern Gewerbesteuer Grundsteuer Hundesteuer Verwaltungsgebühren des Sachgebietes Finanzverwaltung steuerliche Bußgelder Steuer auf Spielapparate und auf das Spielen um Geld der Sachwerte im Gebiet der Stadt Weida Inanspruchnahme Dritter (z. B. Rechtsnachflge, Haftung) Einleitung vn Ordnungswidrigkeitsverfahren aufgrund der Verletzung vn Steuergesetzen und Steuersatzungen Umsatzsteuer Sachgebiet Finanzbuchhaltung Zahlungsverkehr (z. B. unbare und bare Zahlung, Stundung und SEPA- Lastschriftverfahren) Schuldenbereinigungs-, Vergleichs- und Inslvenzverfahren Mahn- und Vllstreckungsverfahren für ffene Frderungen der Stadt Sachgebiet Liegenschaften zur Vrbereitung, zum Abschluss und zur Nachbereitung vn öffentlich-rechtlichen und privatrechtlichen Verträgen, welche vn der Stadt Weida als Eigentümerin mit Dritten geschlssen werden 4. Welche persnenbezgenen Daten verarbeiten wir? In den vrgenannten Sachgebieten der Finanzverwaltung verarbeiten wir insbesndere flgende persnenbezgene Daten: Persönliche Identifikatins- und Kntaktangaben, z. B. Vr- und Nachname, Adresse, Geburtsdatum, Steuernummer, Identifikatinsnummer, -Adresse, Telefnnummer. Für die Festsetzung und Erhebung der Steuern und im Rahmen des Zahlungsverkehrs, bei Stundungsanträgen und im Mahn- und Vllstreckungsverfahren sämtlicher Frderungen sind erfrderliche Infrmatinen, z. B. Einnahmen (z. B. Arbeitslhn, Betriebseinnahmen, Einnahmen aus Vermietung und Verpachtung, Kapitalerträge, Renten), Ausgaben (z. B. Werbungsksten, Betriebsausgaben, Snderausgaben und außergewöhnliche Belastungen), Familienstand und Kinder, Beruf, Bankverbindung, Angaben über geleistete der erstattete Beträge, Angaben über abgegebene (Steuer-)Erklärungen und gestellte Anträge swie Rechtsbehelfe. Besndere Kategrien persnenbezgener Daten, sgenannte sensible Daten", erheben wir ebenfalls nur dann, wenn dies für das Verfahren erfrderlich ist. S benötigen wir z. B. Angaben über Erkrankungen/Behinderungen, um satzungsgemäße Ermäßigungstatbestände prüfen zu können. Wir erheben Ihre persnenbezgenen Daten in erster Linie bei Ihnen selbst, Seite 6 vn 10

7 z. B. durch Ihre Steuererklärungen, Mitteilungen und Anträge. Darüber hinaus erheben wir Ihre persnenbezgenen Daten bei Dritten, sweit diese gesetzlich zur Mitteilung an uns verpflichtet sind. Eine weitere Möglichkeit der Übermittlung vn Daten ist die annyme Anzeige, die mit Verweis auf die gesetzmäßige Gleichmäßigkeit der Besteuerung aller Betrffenen zu prüfen und im Rahmen der Steuergerechtigkeit umzusetzen ist. Beispiele: Meldebehörde übermittelt Daten zu Umzügen, Namensänderungen, u. ä., Gewerbean-, -ab- und -ummeldungen werden für die Erhebung und Festsetzung vn Steuern (u. a. Gewerbesteuer) übermittelt, Ntare übermitteln Daten über Grundstücksveräußerungen, Behörden übermitteln Daten über Zahlungen und Verwaltungsakte, Außerdem erhalten wir steuerrelevante Infrmatinen vn anderen Finanzbehörden der im Wege des zwischenstaatlichen Infrmatinsaustausches. Können wir einen steuerrelevanten Sachverhalt nicht mit Ihrer Hilfe aufklären, dürfen wir Sie betreffende persnenbezgene Daten auch durch Nachfragen bei Dritten erheben (z. B. Auskunftsersuchen an den Arbeitgeber der Behörden). Im Vllstreckungsverfahren können wir Daten durch Auskunftsersuchen z. B. beim Rententräger, Krankenkassen, dem Bundeszentralamt für Steuern erheben. Zudem können wir öffentlich zugängliche Infrmatinen (z. B. aus Zeitungen, öffentlichen Registern der öffentlichen Bekanntmachungen) verarbeiten. 5. Wie verarbeiten wir diese Daten? Im weitgehend autmatinsgestützten Besteuerungs- und Erhebungsverfahren werden Ihre persnenbezgenen Daten gespeichert und dann in zumeist maschinellen Verfahren der Festsetzung und Erhebung der jeweiligen Frderungsart zugrunde gelegt. Wir setzen dabei technische und rganisatrische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre persnenbezgenen Daten gegen unbeabsichtigte der unrechtmäßige Vernichtung, Verlust der Veränderung swie gegen unbefugte Offenlegung der unbefugten Zugang zu schützen. Unsere Sicherheitsstandards entsprechen stets den aktuellsten technlgischen Entwicklungen. Rechtsverbindliche Entscheidungen treffen wir nur dann auf Grundlage einer vllautmatischen" Verarbeitung persnenbezgener Daten, wenn dies gesetzlich zugelassen ist (z. B. autmatisiertes Mahn- und Vllstreckungsverfahren, der vllautmatischer" Steuerbescheid nach 155 Absatz 4 AO). 6. Unter welchen Vraussetzungen dürfen wir Ihre Daten an Dritte weitergeben? Alle persnenbezgenen Daten, die uns in einem steuerlichen Verfahren der Erhebungsverfahren bekannt gewrden sind, dürfen wir nur dann an andere Persnen der Stellen (z. B. an Finanz- der Verwaltungsgerichte, Krankenkassen, Rentenversicherungsträger der andere Behörden) weitergeben, wenn Sie dem zugestimmt haben der die Weitergabe gesetzlich zugelassen ist. Beispiele: Mitteilungen an Körperschaften des öffentlichen Rechts zur Festsetzung vn slchen Abgaben, die an Besteuerungsgrundlagen, Steuermessbeträge der Steuerbeträge anknüpfen, Seite 7 vn 10

8 Namen und Anschriften vn Grundstückseigentümern die bei der Verwaltung der Grundsteuer bekannt gewrden sind, können zur Verwaltung anderer Abgaben swie zur Erfüllung snstiger öffentlicher Aufgaben den hierfür zuständigen Gerichten, Behörden der juristischen Persnen des öffentlichen Rechts mitgeteilt werden. 7. Wie lange speichern wir Ihre Daten? Persnenbezgene Daten müssen wir slange speichern, wie sie für das Besteuerungsverfahren erfrderlich sind. Maßstab hierfür sind die steuerlichen Verjährungsfristen ( 169 bis 171 AO swie 228 bis 232 AO). Wir dürfen Ihre betreffenden persnenbezgenen Daten auch speichern, um diese für künftige steuerliche Verfahren zu verarbeiten ( 88a AO). Alle anderen persnenbezgenen Daten im Sachgebiet Finanzbuchhaltung werden schuldnerbezgen gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen mit der letzten Zahlungsmaßnahme bzw. dem Eintritt der Zahlungsverjährung aufbewahrt. Im Sachgebiet Liegenschaften werden die Daten s lange gespeichert, wie dies unter Beachtung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für die jeweilige Aufgabenerfüllung erfrderlich ist, z. B.: Kaufverträge mit der Stadt Weida dauerhaft Kaufverträge Dritter 20 Jahre Urkunden für dingliche Rechte dauerhaft Löschungsbewilligungen 30 Jahre nach Löschung im Grundbuch Genehmigungen nach der GVO 20 Jahre Atteste zum Vrkaufsrecht 20 Jahre Verträge zu öffentlich-rechtlichen Belastungen dauerhaft Bankbelege, allgemein 10 Jahre Bankbelege mit ausgereichten Fördermitteln mind. 10 Jahre bzw. bis zur Fördermittelabrechnung Allgemeiner Schriftverkehr 10 Jahre 8. Welche Rechte haben Sie? Sie haben nach der Datenschutz-Grundverrdnung verschiedene Rechte. Einzelheiten ergeben sich insbesndere aus Artikel 15 bis 18 und 21 der DSGVO. Recht auf Auskunft Art. 15 DSGVO Sie können Auskunft über Ihre vn uns verarbeiteten persnenbezgenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sllten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erfrderlichen Daten zu erleichtern. Daher sllten in dem Antrag möglichst Angaben zum knkreten Verwaltungsverfahren (z. B. Frderungsart und Jahr) und zum Verfahrensabschnitt (z. B. Festsetzung, Vllstreckung) gemacht werden. Recht auf Berichtigung Art. 16 DSGVO Sllten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie eine Berichtigung verlangen. Sllten Ihre Daten unvllständig sein, können Sie eine Vervllständigung verlangen. Seite 8 vn 10

9 Recht auf Löschung Art. 17 DSGVO Sie können die Löschung Ihrer persnenbezgenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davn ab, b die Sie betreffenden Daten vn uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben nch benötigt werden (vgl. ben 7.). Recht auf Einschränkung der Verarbeitung Art. 18 DSGVO Sie haben das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen. Die Einschränkung steht einer Verarbeitung nicht entgegen, sweit an der Verarbeitung ein wichtiges öffentliches Interesse (z. B. gesetzmäßige und gleichmäßige Besteuerung) besteht. Recht auf Widerspruch Art. 21 DSGVO Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besnderen Situatin ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht nachkmmen, wenn an der Verarbeitung ein überwiegendes öffentliches Interesse besteht der eine Rechtsvrschrift uns zur Verarbeitung verpflichtet (z. B. Durchführung des Besteuerungsverfahrens, Durchführung des Mahnund Vllstreckungsverfahrens). Die betrffene Persn hat das Recht, die sie betreffenden persnenbezgenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Frmat zu erhalten und diese Daten einem anderen Verantwrtlichen zu übermitteln (Art. 20 DSGVO). Recht auf Beschwerde Art. 77 Abs. 1 DSGVO Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir Ihrem Anliegen nicht der nicht in vllem Umfang nachgekmmen sind, können Sie bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einlegen. Im Rahmen der Gewerbe- und Grundsteuer: Die Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Husarenstr Bnn Telefn: +49 (0) Fax: +49 (0) pststelle@bfdi.bund.de Im Rahmen der snstigen kmmunalen Steuern/Abgaben und Angelegenheiten des Fachdienstes Finanzen: Thüringer Landesbeauftragter für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Häßlerstraße Erfurt Telefn: +49 (0) Fax: +49 (0) pststelle@datenschutz.thueringen.de Allgemeine Hinweise zu diesen Rechten In einigen Fällen können der dürfen wir Ihrem Anliegen nicht entsprechen (s u.a. 32c bis 32f AO). Sfern dies gesetzlich zulässig ist, teilen wir Ihnen in diesem Fall immer den Grund für die Verweigerung mit. Wir werden Ihnen aber grundsätzlich innerhalb eines Mnats nach Eingang Ihres Anliegens antwrten. Sllten wir länger als einen Mnat für eine abschließende Klärung brauchen, erhalten Sie eine Zwischennachricht. Seite 9 vn 10

10 9. W bekmmen Sie weitergehende Infrmatinen? Weitergehende Infrmatinen können Sie flgenden Internetangebten entnehmen Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Infrmatinsfreiheit Thüringer Landesbeauftragte für Datenschutz und Infrmatinssicherheit Seite 10 vn 10