2013/1 NEWSLETTER. Vorwort des Redaktors. In dieser Ausgabe. "In der Zwischenzeit zählt der Verein bereits 25 Mitglieder.

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1 NEWSLETTER 2013/1 In dieser Ausgabe 1 Vorwort des Redaktors 2 Nachrichten Sekretariat 2 Schulung: Rückblick und Ausblick 3 Neuigkeiten Ressort Entwicklung 4 Neuigkeiten aus dem Marketing 4 Neuigkeiten aus dem Vertrieb 4 Mise en place du suivi des recommandations à l'etat de Genève 6 Tipps und Tricks 7 Aufgeschnappt 8 Anstehende Termine "In der Zwischenzeit zählt der Verein bereits 25 Mitglieder. Und ich bin überzeugt, dass es künftig noch mehr sein werden." Vorwort des Redaktors Liebe Leserinnen und Leser Im Dezember 2006 wurde der Verein Auditworld von einer kleinen Gruppe Anwendern des i-world Auditmanagers (Finanzkontrollen der Kantone Basel-Landschaft, Zürich, Luzern und St. Gallen sowie der Mitreva Treuhand und Revision AG) ins Leben gerufen. In der Zwischenzeit zählt der Verein bereits 25 Mitglieder. Und ich bin überzeugt, dass es künftig noch mehr sein werden. Dafür sprechen die vielen unbestreitbaren Vorzüge unseres Produkts kombiniert mit einem unschlagbaren Preis-/Leistungsverhältnis. So haben weitere Revisionsstellen ihr Interesse am Auditmanager bekundet und es sind bereits weitere Präsentationen vereinbart worden. Mit anderen Worten: eine wahre Erfolgsgeschichte! Höchste Zeit also, die Auditmanager-Anwenderinnen und -Anwender regelmässig mit einem Newsletter zu bedienen. Es ist vorgesehen, periodisch einen Newsletter zu erstellen, um Sie über Neuigkeiten aus dem Vorstand, Vereinsaktivitäten sowie über das i-world-umfeld zu orientieren. Zudem soll mit dem Newsletter der Erfahrungsaustausch gefördert und Ideen für Anwendungsmöglichkeiten vermittelt werden. In diesem Sinne bitte ich alle Empfänger des Newsletters, diesen allen Auditmanager-Anwender-innen und -Anwendern in Eurem Umfeld weiterzuleiten. In der vorliegenden ersten Ausgabe unseres Newsletters wirft Günther Klups einen Blick zurück auf die vom Verein Auditworld durchgeführten Schulungen und macht einen Ausblick auf weitere Schulungen sowie auf mögliche künftige Schulungsmöglichkeiten. Alfred Birrer weist in seinem Beitrag auf die Möglichkeiten der sogenannten Big Memo-Feldern hin. Diese Felder sind nicht bei 7'250 Zeichen begrenzt, sondern es steht ein theoretisch unbegrenzter Speicherplatz zur Verfügung. Allerdings sollten ein paar wichtige Regeln beachtet werden. Die ICF (Inspection cantonale des finances) des Kantons Genf zeigt einen äusserst interessanten Ansatz auf, wie Revisionsempfehlungen im Auditmanager bewirtschaftet werden können. Dabei wird den geprüften Stellen der Zugriff auf den Auditmanager freigeschaltet, wo sie die Umsetzung der sie betreffenden Empfehlungen selber laufend aktualisieren und dokumentieren. Das ICF ist somit jederzeit im Bilde über den Stand der Umsetzung ihrer Empfehlungen. In der Rubrik 'Tipps und Tricks' weisen wir auf die Funktionen 'Multi Update' und 'Multi Update Plus' hin, welche das Mutieren von grösseren Datenbeständen erleichtern helfen.

2 SEITE Seite 22 Wir freuen uns, mit diesem Newsletter einen Beitrag zur Bewältigung von anstehenden Herausforderungen leisten zu dürfen. Wir wünschen Ihnen eine anregende Lektüre! Ruedi Durrer Nachrichten aus dem Sekretariat Am 5. März 2013 fand die jährliche Generalversammlung des Vereins Auditworld statt. Die eingeladenen Mitglieder waren zahlreich erschienen und die Themen und Diskussionen haben guten Anklang gefunden. Das Protokoll wurde am 10. Juni 2013 per an die Mitglieder versandt. Der Termin für die nächste Generalversammlung wurde auf den Dienstag, 4. März 2014 festgelegt. Das Sekretariat steht Ihnen für Fragen, Hinweise, Anpassungen und sonstige Anliegen gerne zur Verfügung. Frau Rita Studer ist per oder unter der Telefonnummer erreichbar. Schulung: Rückblick und Ausblick Im vergangenen Jahr wurden vom Verein folgende Schulungen angeboten: 1. Basiskurs Auditmanager 2. Einführung in den Architekten 3. Gestaltung von Prüfberichten und anderen Dokumenten 4. Auswertungen / ad-hoc-reporting zur Unterstützung von Führungskräften "Die ersten beiden Schulungen ergaben ein durchwegs positives Feedback. Erfreulicherweise gab es auch verschiedene Verbesserungsvorschläge. Problematisch war aber insbesondere der teilweise sehr unterschiedliche Kenntnisstand der Teilnehmenden." Die ersten beiden Schulungen ergaben ein durchwegs positives Feedback. Erfreulicherweise gab es auch verschiedene Verbesserungsvorschläge. Problematisch war aber insbesondere der teilweise sehr unterschiedliche Kenntnisstand der Teilnehmenden. Aufgrund dieser Erfahrungen und der Auswertung der Kursbeurteilungen wurden die Ausschreibungen der Kurse 3 und 4 angepasst und namentlich die Kursvoraussetzungen präzisiert. Auf vielfältigen Wunsch wurden die Kursdaten ins 3. Quartal gelegt. Leider mussten diese beiden Schulungen, mangels genügender Anmeldungen, abgesagt werden. Im Rahmen unserer Überlegungen zu künftigen Schulungen und vor dem Hintergrund der grossen Unterschiede bezüglich Ausgestaltung und Anwendung des Auditmanagers bei den verschiedenen Nutzern sowie im Interesse der idealen Bedürfnisabdeckung und des optimalen Ressourceneinsatzes haben wir uns entschlossen, vorderhand nur noch Schulungen betreffend den Grundfunktionen des Auditmanagers anzubieten.

3 SEITE Seite 33 Am 15. Mai dieses Jahres konnte wiederum ein Basiskurs für den Auditmanager erfolgreich durchgeführt werden -- in Genf und in französischer Sprache. Für das 4. Quartal dieses Jahres waren ursprünglich noch einmal ein Basiskurs sowie eine Einführung in den Architekten vorgesehen, beide Schulungen in deutscher Sprache und beim Bundesamt für Strassen in Ittigen. Aus Gründen der Verfügbarkeit der Referenten und des Schulungsraums werden diese Kurse neu Ende Januar 2014 (nach den Schulungen der Eidgenössischen Finanzkontrolle) durchgeführt. Die entsprechenden Einladungen erfolgen demnächst. Weitere Ideen zu Schulungsmöglichkeiten, wie zum Beispiel mit geführten Screenshots oder Videoclips auf der Webseite des Vereins, wurden verschiedentlich und ausführlich im Vorstand diskutiert. Daraus ergab sich, dass vorläufig die bei den verschiedenen Nutzern vorhandenen Handbücher und Anleitungen zu Problemlösungen gesammelt und analysiert werden, um daraus einen ersten Satz geführter Screenshots zu ausgewählten Problemstellungen entwickeln zu können. Die Idee der Videoclips wird bis auf weiteres, vor allem aus Kostengründen, nicht weiterverfolgt. Günther Klups Neuigkeit -- Big Memo Feld - Unbegrenzter Speicherplatz - Einfügen von Tabellen oder Skizzen - keine Vererbung in darunter liegendes Feld - Export nur die ersten 7'250 Zeichen Neuigkeiten Ressort Entwicklung Der Einsatz von Big Memo-Feldern -- ein Segen und kein Fluch, wenn Wer wollte nicht schon mal zur Erläuterung eines Sachverhaltes oder zur Veranschaulichung eines Prüfergebnisses eine Tabelle oder eine Skizze in das Textfeld einfügen? In einem Textfeld mit lediglich Zeichen Speicherplatz jedoch ein hoffnungsloses Unterfangen. Mit dem Einsatz von Big Memo anstelle des üblichen Memo-Feldes sind diese Probleme nun gelöst, ein theoretisch unbegrenzter Speicherplatz steht zur Verfügung. Da nimmt man die dafür notwendigen 2-3 zusätzlichen Mausklicks gerne in Kauf. Aber aufgepasst, um Enttäuschungen zu vermeiden, gilt es, die mit dem Einsatz von Big Memo verbundenen Auswirkungen zu kennen, damit allenfalls darauf entsprechend reagiert werden kann. Berücksichtigen muss man, dass: keine Vererbung in ein darunter liegendes Feld erfolgt der Standard-Export nicht vollumfänglich erfolgt; nur die ersten Zeichen können exportiert werden -- nur individuell erstellte Berichte (sog. Plugin Reports) können den ganzen Inhalt übernehmen eine standardmässige Auswertung höchstens (abhängig von der Art der Auswertung) die Zeichen berücksichtigt die Textsuche sich ebenfalls auf die ersten Zeichen beschränkt.

4 SEITE Seite 44 Deshalb empfehlen wir, in einem Big Memo-Feld nicht mit einer Tabelle zu beginnen, sondern zuerst die wichtigsten Informationen zu beschreiben, damit diese bei einer Auswertung oder nach einem Textexport weiterhin berücksichtigt sowie bei einer Textsuche mit einbezogen werden. Alfred Birrer Neuigkeiten aus dem Marketing Das Internetportal für Mitglieder wurde etwas entrümpelt. Dort gibt es Handbücher, Checklisten und weitere interessante Informationen. An dieser Stelle nochmals der Hinweis, dass der Zugriff auf das Vereinsportal beim Vereinssekretariat angefordert werden kann (siehe Kapitel Nachrichten aus dem Sekretariat). Auch die Vereins-Homepage wurde inhaltlich überprüft. In einem nächsten Schritt sollen das Design angepasst und die Seiten mit aussagekräftigen Screenshots ergänzt werden. Wie bereits im Vorwort erwähnt beabsichtigen wir, periodisch einen Newsletter zu erstellen, um Sie über wichtige und interessante Neuigkeiten zu informieren. Neuigkeiten aus dem Vertrieb Der Verein freut sich, dass die 25er-Grenze bei den Mitgliedern erreicht worden ist. Weitere potentielle Mitglieder haben ihr Interesse bereits bekundet oder haben sich bereits für den i-world Auditmanager ausgesprochen. Wenn Sie eine Revisionsabteilung oder ein Unternehmen auf der Suche nach einem geeigneten Tool kennen, dann melden Sie uns dies bitte umgehend. Nicht umsonst heisst es, dass wir ein Revisionstool von Revisoren für Revisoren anbieten. Es wäre schön, wenn sich unsere Erfolgsgeschichte weiter wie bisher entfalten würde. Auditmanager - Mise en place du suivi des recommandations à l Etat de Genève " De cette manière, AM contient à tout moment un suivi exact et à jour de la mise en place de nos recommandations, puisque ces informations ne sont qu à un seul endroit " L inspection cantonale des finances (ICF) a mis en place AuditManager à partir de juin Parmi les avantages que nous a apporté auditmanager (AM), nous souhaitons mettre particulièrement en évidence celui qui concerne le suivi de nos recommandations. Avant AM, nous devions une fois par année faire l inventaire des recommandations ouvertes, envoyer au responsable de la mise en place de chaque recommandation un mail lui demandant l état de situation, puis analyser et classer le mail et les pièces justificatives de la réponse de l audité dans le dossier de l audit, et mettre à jour notre tableau de suivi des recommandations. Il s agissait ensuite de compiler tous ces résultats afin d en tirer les statistiques nécessaires à l information du pouvoir politique. Tout ceci représentait un travail

5 SEITE Seite 55 conséquent au vu du nombre de recommandations émises annuellement par l ICF. Il n était pas possible d être «proactif» dans le traitement des recommandations car c est suite à notre demande que l audité déclarait que la recommandation était réglée ou pas. Et nous devions re-saisir les données fournies lors du suivi dans notre système. Aujourd hui, tout est centralisé dans AM. Audité Les recommandations sont chargées dans AM lors de la sortie des rapports avec, pour chaque recommandation le nom du responsable et la date de mise en place prévue. A partir de ce moment, les recommandations sont accessibles aux audités. Suivi AM justificatifs Auditeur Les audités saisissent l avancement de leurs travaux dans AM et ajoutent en pièce jointe les justificatifs nécessaires à la clôture de la recommandation. Il est ainsi possible de connaître l avancement du traitement de nos recommandations. Si un audité a mis en œuvre une recommandation, nous sommes avertis par mail et il n est plus nécessaire de demander les justificatifs ou de les rechercher dans le courrier reçu par le service car nous avons l information directement en pièce jointe dans la recommandation traitée. Si nous validons la clôture de la recommandation, l audité est directement informé ainsi que le service de contrôle interne concerné. Si nous estimons que l observation n est pas clôturée pour une raison «X», nous ajoutons cette information dans Auditmanager et l audité en est également averti par mail. De cette manière, AM contient à tout moment un suivi exact et à jour de la mise en place de nos recommandations, puisque ces informations ne sont qu à un seul endroit (auditeur et audité travaillent sur le même système), et qu elles sont mises à jour au fur et à mesure que le travail se fait. En conséquence, les statistiques produites par AM à l attention du comité d audit sont précises, exactes, et à jour. Le suivi des recommandations par AM est devenu un outil essentiel dans la communication pour le comité d audit et pour le contrôle interne de l Etat de Genève. La prochaine évolution que nous avons prévue est la mise en place du suivi des recommandations d autres rapports que ceux de l ICF. Le but sera double: aider le contrôle interne et les services dans le traitement de toutes les recommandations en disposant d un outil unique, permettre à l ICF d avoir une vue d ensemble de tous les audits réalisés au sein de l Etat afin d améliorer notre analyse des risques. Jean Vilaseca

6 SEITE Seite 66 Tipps und Tricks: Funktionen 'Multi Update' und 'Multi Update Plus' Standen Sie auch schon vor dem Problem, dass Sie beispielsweise infolge einer Namensänderung einer Organisation viele Mutationen in einer Liste vornehmen mussten? Ein Beispiel: in der folgenden Auftragsliste soll der Mandatsname von 'Test' in 'Übung' geändert werden. Wir können Sie selbstverständlich nicht daran hindern, jeden einzelnen Auftrag aufzurufen und dort den Mandatsnamen zu mutieren. Es geht aber viel einfacher! Mit den Funktionen 'Multi Update' und 'Multi Update Plus' können Sie eine Serie von Änderungen auf einmal vornehmen. Diese beiden Funktionen sind im Icon 'Hilfsmittel' versteckt. Achtung: die Funktionen 'Multi Update' und 'Multi Update Plus' werden auf alle selektierten Einträge angewendet! Nehmen Sie daher - falls nötig - als ersten Schritt eine Selektion der zu ändernden Einträge vor (z.b. Eingrenzung mittels Suchbegriff). Klicken Sie dann auf das Icon 'Hilfsmittel' und scrollen Sie zu den Einträgen unter 'Aendern'. Dort finden Sie diese beiden Funktionen. Mit 'Multi Update (Aendern)' können Sie einem ausgesuchten Feld (im folgenden Beispiel das Feld Mandatsname) einen neuen Wert zuweisen:

7 SEITE Seite 77 Mit 'Multi Update Plus (Aendern)' können Sie gezielt nur ausgesuchte Einträge ändern. In unserem Beispiel wollen wir nur zwei Einträge ändern (sie müssen sich die ID merken!): Weitere Hinweise: Sie verfügen möglicherweise nicht über die Berechtigung für die beiden Funktionen 'Multi Update' und 'Multi Update Plus'. Diese sind normalerweise den Systemadministratoren vorbehalten. Unter den Hilfsmitteln finden Sie noch weitere, teilweise 'gefährliche' Funktionen wie 'Multi Delete' oder 'Multi Cascade Update'. Die Berechtigung für diese Funktionen sollte ausschliesslich geübten Anwenderinnen und Anwendern vorbehalten sein! Aufgeschnappt Christoph Witschi

8 SEITE Seite 88 Anstehende Termine Vorstandssitzung 12. Dezember 2013 Generalversammlung 4. März 2014