BERICHT über den Jahresabschluss 2008 der Europäischen Chemikalienagentur, zusammen mit den Antworten der Agentur (2009/C 304/07)

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1 Amtsblatt der Europäischen Union C 304/33 BERICHT über den Jahresabschluss 2008 der Europäischen Chemikalienagentur, zusammen mit den Antworten der Agentur (2009/C 304/07) INHALT Ziffer Seite EINLEITUNG ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FINANZMANAGEMENT SONSTIGE FESTSTELLUNGEN Tabelle Antworten der Agentur

2 C 304/34 Amtsblatt der Europäischen Union EINLEITUNG 1. Die Europäische Chemikalienagentur (nachstehend die Agentur ) mit Sitz in Helsinki wurde durch die Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Dezember 2006 ( 1 ) geschaffen. Ihre Hauptaufgabe ist es, ein hohes Schutzniveau für die menschliche Gesundheit und für die Umwelt sicherzustellen sowie den freien Verkehr von Stoffen als solchen, in Zubereitungen oder in Erzeugnissen zu gewährleisten und gleichzeitig Wettbewerbsfähigkeit und Innovation zu verbessern. Gemäß der betreffenden Verordnung soll außerdem die Entwicklung alternativer Beurteilungsmethoden für von Stoffen ausgehende Gefahren gefördert werden ( 2 ). Die Agentur erlangte am 1. Januar 2008 die finanzielle Unabhängigkeit von der Kommission. 2. Der Haushalt 2008 der Agentur belief sich auf 66,4 Millionen Euro. Die Anzahl der von der Agentur zum Jahresende beschäftigten Mitarbeiter betrug 244. ZUVERLÄSSIGKEITSERKLÄRUNG 3. Gemäß Artikel 248 des EG-Vertrags prüfte der Hof die Jahresrechnung ( 3 ) der Agentur bestehend aus dem Jahresabschluss ( 4 ) und den Übersichten über den Haushaltsvollzug ( 5 ) für das am 31. Dezember 2008 abgeschlossene Haushaltsjahr sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dieser Rechnung zugrunde liegenden Vorgänge. 4. Diese Zuverlässigkeitserklärung wird dem Europäischen Parlament und dem Rat gemäß Artikel 185 Absatz 2 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 1605/2002 des Rates ( 6 ) vorgelegt. Verantwortung des Direktors 5. In seiner Funktion als Anweisungsbefugter führt der Direktor den Haushaltsplan in Einnahmen und Ausgaben nach Maßgabe der Finanzregelung der Agentur eigenverantwortlich und im Rahmen der bewilligten Mittel aus ( 7 ). In den Verantwortungsbereich des Direktors fällt außerdem die Einrichtung ( 8 ) der entsprechenden Organisationsstruktur ( 1 ) ABl. L 396 vom , S. 1. ( 2 ) In der Tabelle sind informationshalber die Zuständigkeiten und Tätigkeiten der Agentur zusammenfassend dargestellt. ( 3 ) Der Jahresrechnung wird ein Bericht über die Haushaltsführung und das Finanzmanagement des betreffenden Haushaltsjahrs beigefügt. Der Bericht gibt unter anderem Aufschluss über den Umfang der ausgeführten Mittel und in zusammengefasster Form über die Mittelübertragungen zwischen den einzelnen Haushaltsposten. ( 4 ) Der Jahresabschluss umfasst die Vermögensübersicht und die Übersicht über das wirtschaftliche Ergebnis, die Cashflow-Tabelle, die Tabelle der Veränderungen des Eigenkapitalbestands sowie den Anhang zum Jahresabschluss mit Angaben zu den wichtigsten Rechnungslegungsgrundsätzen und sonstigen Erläuterungen. ( 5 ) Die Übersichten über den Haushaltsvollzug bestehen aus der Haushaltsergebnisrechnung nebst Anhang. ( 6 ) ABl. L 248 vom , S. 1. ( 7 ) Artikel 33 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission vom 23. Dezember 2002 (ABl. L 357 vom , S. 72). ( 8 ) Artikel 38 der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission. sowie der internen Verwaltungs- und Kontrollsysteme und -verfahren, um endgültige Jahresabschlüsse ( 9 ) zu erstellen, die frei von wesentlichen falschen Angaben aufgrund von Betrug oder Fehlern sind, und sicherzustellen, dass die diesen Abschlüssen zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. Verantwortung des Hofes 6. Die Verantwortung des Hofes besteht darin, auf der Grundlage seiner Prüfung eine Erklärung über die Zuverlässigkeit der Rechnungsführung der Agentur sowie die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge abzugeben. 7. Der Hof führte seine Prüfung unter Beachtung der Internationalen Normen für Oberste Rechnungskontrollbehörden (ISSAI) sowie der internationalen Berufsgrundsätze für Abschlussprüfer der IFAC ( 10 ) durch. Gemäß diesen Grundsätzen ist der Hof gehalten, die Standesregeln zu beachten und seine Prüfung so zu planen und durchzuführen, dass hinlängliche Sicherheit dahin gehend erlangt wird, dass der Jahresabschluss frei von wesentlichen falschen Angaben ist und die zugrunde liegenden Vorgänge rechtmäßig und ordnungsgemäß sind. 8. Die Prüfung des Hofes umfasst die Durchführung von Prüfungshandlungen zur Erlangung von Prüfungsnachweisen für die im Jahresabschluss aufgeführten Beträge und Angaben sowie für die Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der ihm zugrunde liegenden Vorgänge. Die Wahl der Prüfungshandlungen liegt im Ermessen des Prüfers, einschließlich der Bewertung des Risikos, dass aufgrund von Betrug oder Fehlern der Jahresabschluss wesentliche falsche Angaben enthält bzw. Vorgänge rechts- oder vorschriftswidrig sind. Bei dieser Risikobewertung berücksichtigt der Prüfer die internen Kontrollmaßnahmen im Hinblick auf die Erstellung und die Darstellung des Jahresabschlusses durch die geprüfte Stelle mit dem Ziel, für die gegebenen Umstände geeignete Prüfungshandlungen zu gestalten. Die Prüfung des Hofes umfasst auch eine Beurteilung der Angemessenheit der angewandten Rechnungslegungsgrundsätze und der vom Management bei der Erstellung des Jahresabschlusses vorgenommenen Schätzungen sowie eine Würdigung der Gesamtaussagen des Jahresabschlusses. 9. Nach Ansicht des Hofes liefern die im Zuge der Prüfung erlangten Prüfungsnachweise eine hinreichende und angemessene Grundlage für die nachstehenden Prüfungsurteile. ( 9 ) Maßgeblich für die Rechnungslegung und Rechnungsführung der Agenturen sind die entsprechenden Vorschriften in Kapitel 1 des Titels VII der Verordnung (EG, Euratom) Nr. 2343/2002 der Kommission, zuletzt geändert durch die Verordnung (EG, Euratom) Nr. 652/2008 der Kommission vom 9. Juli 2008 (ABl. L 181 vom , S. 23), die in die Finanzregelung der Agentur aufgenommen wurden. ( 10 ) ISSAI steht für International Standards of Supreme Audit Institutions; IFAC steht für International Federation of Accountants (Internationaler Wirtschaftsprüferverband).

3 Amtsblatt der Europäischen Union C 304/35 Prüfungsurteil zur Zuverlässigkeit der Rechnungsführung 10. Nach Auffassung des Hofes vermittelt der Jahresabschluss ( 11 ) der Agentur in allen wesentlichen Punkten ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild ihrer Finanzlage zum 31. Dezember 2008 sowie der Ergebnisse ihrer Vorgänge und Cashflows für das zu diesem Stichtag abgeschlossene Haushaltsjahr im Einklang mit der Finanzregelung der Agentur. Prüfungsurteil zur Rechtmäßigkeit und Ordnungsmäßigkeit der dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorgänge 11. Nach Auffassung des Hofes sind die dem Jahresabschluss der Agentur für das zum 31. Dezember 2008 abgeschlossene Haushaltsjahr zugrunde liegenden Vorgänge in allen wesentlichen Punkten rechtmäßig und ordnungsgemäß. 12. Die folgenden Bemerkungen stellen die Zuverlässigkeitserklärung des Hofes nicht infrage. BEMERKUNGEN ZUR HAUSHALTSFÜHRUNG UND ZUM FI NANZMANAGEMENT 13. Die Zahlungen aus dem Haushalt beliefen sich auf 36,4 Millionen Euro, was 54 % der Mittelbindungen entspricht. Die operative Tätigkeit verzögerte sich aufgrund von Schwierigkeiten im Zusammenhang mit der Einrichtung des IT-Systems und dem Mangel an qualifizierten Mitarbeitern. Für operative Tätigkeiten standen Verpflichtungsermächtigungen in Höhe von 20 Millionen Euro zur Verfügung, von denen 8,2 Millionen Euro übertragen und 7,5 Millionen Euro annulliert wurden. Diese Situation stellt einen Verstoß gegen den Haushaltsgrundsatz der Jährlichkeit dar und deutet auf Schwachstellen in der Planung der Tätigkeiten der Agentur hin. 14. Bei einer erheblichen Anzahl an Zahlungsvorgängen mit einem Gesamtbetrag von mehr als 0,4 Millionen Euro waren die Ausgaben nicht durch Mittelbindungen abgedeckt und daher vorschriftswidrig. Zahlungsermächtigungen wurden unrechtmäßig auf 2009 übertragen; in den meisten Fällen standen diese Zahlungsermächtigungen in Verbindung mit im Jahr 2009 umzusetzenden Tätigkeiten ( 12 ) und in einem Fall mit einem Fehler in der Bewertung einer Mittelbindung ( 13 ). Diese Situation deutet auf die Notwendigkeit hin, dass die Agentur ihre Verfahren zur Weiterverfolgung der Verwendung ihrer Mittel verbessern sollte. SONSTIGE FESTSTELLUNGEN 15. Der Direktor der Agentur ernannte sich bei 14 Einstellungsverfahren selbst zum Vorsitzenden des Prüfungsausschusses. Augrund seiner Befugnisse als Anstellungsbehörde war die Unabhängigkeit ( 14 ) der anderen Mitglieder dieser Prüfungsausschüsse, bei denen es sich um dem Direktor hierarchisch untergeordnete Zeitbedienstete handelt, nicht gewahrt. Die Prüfung von drei Einstellungsverfahren zeigte Mängel in Bezug auf die Dokumentation über die Arbeit der Prüfungsausschüsse auf; dabei handelte es sich insbesondere um das Fehlen von Begründungen für die während der verschiedenen Phasen des Auswahlprozesses getroffenen Entscheidungen. Dieser Bericht wurde vom Rechnungshof in seiner Sitzung vom 8. Oktober 2009 in Luxemburg angenommen. Für den Rechnungshof Vítor Manuel da SILVA CALIRA Präsident ( 11 ) Die endgültige Jahresrechnung wurde am 15. Juni 2009 erstellt und ging beim Hof am 29. Juni 2009 ein. Die mit der Jahresrechnung der Kommission konsolidierte endgültige Jahresrechnung wird am 15. November des darauf folgenden Jahres im Amtsblatt der Europäischen Union veröffentlicht. Die Jahresrechnung kann unter den nachstehenden Internetadressen abgerufen werden: europa.eu oder en.asp ( 12 ) Vier Fälle im Betrag von insgesamt etwa Euro. ( 13 ) Wert: Euro. ( 14 ) Artikel 11a des Beamtenstatuts.

4 Gemeinschaftliche Zuständigkeits-bereiche aufgrund des Vertrags Rechtsgrundlage der Gründungs-verordnung der ECHA, REACH- Verordnung (EG) Nr. 1907/2006, ist Artikel 95 des EG-Vertrags. Quelle: Angaben der Agentur. Tabelle Europäische Chemikalienagentur (Helsinki) Zuständigkeiten der Agentur (Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 (REACH-Verordnung) und Verordnung (EG) Nr. 1272/ 2008 (Einstufung, Kennzeichnung und Verpackung von Stoffen und Gemischen)) Ziele Zweck der REACH-Verordnung ist es, ein hohes Schutzniveau für die menschliche Gesundheit und für die Umwelt sicherzustellen, einschließlich der Förderung alternativer Beurteilungs-methoden für von Stoffen ausgehende Gefahren, sowie den freien Verkehr von Stoffen im Binnenmarkt zu gewährleisten und gleichzeitig Wettbewerbsfähigkeit und Innovation zu verbessern. Die Arbeit der Agentur sollte in hohem Maße die Glaubwürdigkeit der Rechtsvorschriften über Chemikalien, der Entscheidungsfindungsverfah-ren und ihrer wissenschaftlichen Grundlage in Fachkreisen und der Öffentlichkeit gewährleisten. Auch bei der Koordinierung der Kommunikation im Zusammenhang mit dieser Verordnung und ihrer Durchführung sollte die Agentur eine zentrale Rolle wahrnehmen. Daher ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Gemeinschaftsorgane, die Mitgliedstaaten, die breite Öffentlichkeit und die interessierten Kreise Vertrauen in die Agentur haben. Sie muss deshalb unbedingt unabhängig sein, hohe wissenschaftliche, technische und regulatorische Kompetenz besitzen sowie transparent und effizient arbeiten. Aufgaben ECHA wurde für die Verwaltung und in einigen Fällen die Durchführung der technischen, wissenschaftlichen und administrativen Aspekte der REACH- Verordnung und zur Gewährleistung der Einheitlichkeit in diesen Bereichen auf Gemeinschaftsebene errichtet. Die Agentur erteilt außerdem den Mitgliedstaaten und den Organen der Gemeinschaft den bestmöglichen wissenschaftlichen und technischen Rat in Bezug auf Fragen zu chemischen Stoffen, die in ihren Aufgabenbereich fallen und mit denen sie gemäß der RE ACH-Verordnung befasst wird. Zu den Aufgaben der ECHA zählt auch die Einstufung und Kennzeichnung chemischer Stoffe. Insbesondere erteilt die Agentur den Mitgliedstaaten und Gemeinschaftsorganen den bestmöglichen wissenschaftlichen Rat und stellt der Industrie und den Behörden der Mitgliedstaaten technische und wissenschaftliche Leitlinien bereit. Leitungsstruktur 1. Verwaltungsrat Zusammensetzung Der Verwaltungsrat besteht aus je einem vom Rat ernannten Vertreter jedes Mitgliedstaates und höchstens sechs von der Kommission ernannten Vertretern, einschließlich drei Vertretern interessierter Kreise ohne Stimmrecht, und zusätzlich zwei vom Europäischen Parlament ernannten unabhängigen Personen. Aufgaben Verabschiedung des jährlichen und des mehrjährigen Arbeitsprogramms, des endgültigen Haushaltsplans, eines Tätigkeitsberichts, einer Geschäftsordnung sowie Ernennungbefugnis im Zusammenhang mit der Disziplinargewalt über den Direktor. Zudem Ernennung einer Widerspruchskammer und von Ausschussmitgliedern. 2. Direktor Verwaltung des Tagesgeschäfts der Agentur. 3. Weitere Organe: verschiedene Ausschüsse, Forum für den Austausch von Informationen zur Durchsetzung, Sekretariat und Widerspruchskammer 4. Externe Kontrolle Rechnungshof. 5. Entlastungsbehörde Parlament auf Empfehlung des Rates. Der Agentur 2008 zur Verfügung gestellte Mittel Haushalt 66,4 Millionen Euro: Zuschuss der Gemeinschaft: 62,6 Millionen Euro, Einnahmen aus Gebühren: 3,8 Millionen Euro. Personalbestand am 31. Dezember im Stellenplan vorgesehene Planstellen, davon besetzt:210; sonstige Bedienstete: 34 Vertragspersonal, abgeordnete nationale Sachverständige und Praktikanten. Personalbestand insgesamt: 244, davon entfallen auf: operative Tätigkeiten: 164, administrative und unterstützende Tätigkeiten: 80. Produkte und Dienstleistungen im Jahr 2008 Vorbereitungen und Kapazitätenaufbau als neu geschaffene Agentur in den Bereichen Registrierung, Beurteilung, Genehmigungen und Beschränkungen, Einstufung und Kennzeichung sowie Ausschüsse; Entwicklung eines REACH-IT- Systems und weiterer IT-Systeme; Aufbau von Verwaltungs-und Managementsystemen; Anzahl vorregistrierter Stoffe: ; gemeldete Unternehmen; Anzahl registrierter Dossiers: 1 460; Anzahl vom Helpdesk beantworteter Fragen: ; Anzahl neuer schriftlicher Leitlinien: 6; Anzahl überarbeiteter Leitlinien: 10; Verzeichnis der für eine Einbeziehung in das Zulassungsverfahren in Frage kommenden Stoffe: 15 aufgenomme Stoffe. C 304/36 Amtsblatt der Europäischen Union

5 Amtsblatt der Europäischen Union C 304/37 ANTWORTEN R AGENTUR Referenzpunkt 13. So wie auch bei anderen Agenturen in der Anlaufphase gestaltete sich die Ausgabenplanung der ECHA schwierig und der Haushaltsplan 2008 war daher nicht optimal ausgeführt worden. Für das erste Jahr der finanziellen Unabhängigkeit stimmte der Verwaltungsrat einer Übernahme des Haushaltsvoranschlages der Kommission für 2008 zu. Diese Voranschläge waren mit einem hohen Maß an Unsicherheit und höchst vorsichtig entwickelt worden. Die rasche Aufnahme der Geschäftstätigkeit ( ) und die doch sehr hohe Anzahl der Vorregistrierungen (2,7 Millionen anstatt den veranschlagten ) forderten eine Bündelung der Mittel in einem einzelnen Tätigkeitsbereich, was Einfluss auf die Ausgaben in anderen Bereichen hatte. Das Augenmerk liegt 2009 daher auf einer verbesserten Planung und Überwachung der Mittel. Referenzpunkt 14. Die Agentur stimmt den Bemerkungen des Rechungshofes zu. Die Finanzvorgänge zum Ende des Jahres 2008 gestalteten sich besonders schwierig, da eine ordnungsgemäße Dokumentation bzw. ein vollständiger Abschluss aller Vorgänge zum Jahresende aufgrund eines Mangels an Finanzbeauftragten in den operationellen und technischen Referaten in einigen Fällen nicht möglich war. Gegenwärtig steht ausreichend Personal zur Verfügung; und die Finanzabläufe sowie die internen Kontrollen wurden verbessert und gefestigt. Den Vorgängen zum Ende des Jahres 2009 wird verstärkte Aufmerksamkeit gewidmet. Referenzpunkt 15. Da die ECHA zu diesem Zeitpunkt ein Übergangsmanagement hatte, saß der Direktor in den ersten neun Monaten des Jahres 2008 vierzehn Auswahlausschüssen für die Einstellung von Mitarbeitern in Führungs- und anderen Schlüsselpositionen vor. Die Teilnahme des Direktors an den Auswahlausschüssen wurde dadurch ausgeglichen, dass die Kandidaten durch ein unabhängiges Beratungsunternehmen extern bewertet wurden, ein Beobachter aus dem Verwaltungsrat einbezogen wurde und mehrere Mitglieder des Auswahlausschusses abgeordnete Beamte der Kommission waren. Für die Zukunft hat die Agentur beschlossen, dass der Direktor nicht mehr in die Arbeit der Auswahlsausschüsse einbezogen wird. Darüber hinaus gibt es jetzt Leitlinien für die Tätigkeit der Auswahlausschüsse, insbesondere was die Notwendigkeit betrifft, Entscheidungen zu begründen.