Virtuelle Teams: So gelingt die Zusammenarbeit

Transkript

1 Virtuelle Teams: S gelingt die Zusammenarbeit Julia Brn Fünf Jahre nline unterstütztes Lernen im Rahmen vn rpi-virtuell - das heißt auch fünf Jahre virtuelle Zusammenarbeit. Denn die Knzeptin und Begleitung vn Online-Angebten ist immer Teamsache. Julia Brn hat hier Tipps für virtuelle Teams zusammengestellt. Online unterstütztes Lernen ist Teamarbeit Um ein Online-Lernangebt durchzuführen, braucht man Partner: eine Lernplattfrm, jemanden, der sich mit der Technik auskennt, einen Experten der eine Expertin für das Spezialwissen, Partner, um die szialen Przesse im Seminar zu reflektieren und die Lernenden und die Zusammenarbeit zu begleiten. Ein Team entsteht, wenn sich Menschen zusammenschließen, um gemeinsam ein slches Prjekt umzusetzen. Erhöhte Anfrderungen für Online-Teams Die Teams, in denen wir arbeiten, knstituieren sich jeweils für ein knkretes, zeitlich begrenztes Vrhaben. Als virtuelle Teams stehen sie vr größeren Anfrderungen als Teams, die sich regelmäßig präsentisch treffen: Kanalreduktin und Wirklichkeitsknstruktin sind Merkmale der Online-Kmmunikatin. Sie können Schwierigkeiten und Missverständnisse prduzieren. 1 Im Verlauf vn Online-Lernprzessen haben die Leitenden eines Seminars viele Aufgaben. Manchmal ist schnelles Reagieren erfrderlich. Im Rahmen der Veranstaltung treten die Teammitglieder dabei als Einheit, als "Seminarleitung", auf. D.h. sie repräsentieren sich gegenseitig und sprechen für einander. Sie müssen in der Lage sein, Knflikte unter sich intern, rasch und erflgreich zu klären. Um slche Herausfrderungen zu bewältigen, braucht man eine gute gemeinsame Arbeitsgrundlage. Bestimmte Vrgehensweisen haben sich dabei für uns bewährt.

2 1. "Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel" Die Arbeitsgrundlage schaffen mit klaren Absprachen Ein Team, das sich neu bildet, braucht eine tragfähige Arbeitsgrundlage. Die dafür aufgewendete Zeit ist eine gute Investitin, sie sichert den Erflg des Vrhabens. 2 Klärung des gemeinsamen Ziels Was ist das gemeinsame Ziel, das die einzelnen Persnen verbindet und für das ihre speziellen Kmpetenzen gebraucht werden? Hier gilt es auch, sich darüber zu verständigen, welchen persönlichen Gewinn die Teammitglieder aus der Zusammenarbeit ziehen wllen. Was ist ihre Mtivatin? Menschen werden sich nur über längere Zeit engagieren, wenn sie ihre persönlichen Ziele auch erreichen. Klärung vn Rllen und Aufgaben Wer übernimmt welche Aufgaben? Wer übernimmt die Leitungsverantwrtung? Welche Erwartungen, Aufgaben und Tätigkeiten sind damit jeweils knkret verbunden? Damit die virtuelle Zusammenarbeit auch als verbindlich wahrgenmmen wird, gilt es besnders die Rlle der Leitung zu klären. Sie srgt dafür, dass die Fäden zusammenlaufen, rientiert die Gruppe hin auf das gemeinsame Ziel und trägt die Verantwrtung, dass es erreicht wird. Zur Leitungsverantwrtung gehört es daher auch, auf klare Aufgabenverteilung und die Dkumentatin der Ergebnisse zu achten, Verabredungen einzufrdern und die Kperatinsfähigkeit des Teams zu sichern. Slche Leitungsaufgaben können auch delegiert werden. Klärung der internen Kmmunikatin Wie ft und zu welchen Terminen finden Teambesprechungen statt? Wie werden diese durchgeführt? Wir haben gute Erfahrungen mit Telefn- bzw. Skypeknferenzen. Diese finden zu regelmäßigen Terminen während der Prjektdauer statt, z.b. als Jurfixe. Besnders wichtige Termine sind: die knstituierende Besprechung, die Besprechung zur Halbzeit und die abschließende Besprechung. Wie kmmunizieren die Teammitglieder in der Zwischenzeit - per der Telefn? Alternativ kann ein internes Frum sehr hilfreich sein. Eine psitive Kmmunikatinsatmsphäre, ein freundlicher Umgangstn tragen wesentlich zur guten Zusammenarbeit bei. Die Teamleitung prägt den Stil der Kmmunikatin als Mdell, an dem sich die Teammitglieder rientieren werden. Vereinbart werden sllte auch, dass die Teammitglieder der Kmmunikatin untereinander Prirität schenken: Relevante Infrmatinen werden selbstverständlich weitergegeben, Anfragen zeitnah beantwrtet, ggf. mit einem Zwischenbescheid, bei Bedarf leisten wir uns gegenseitig Unterstützung , Seite 2

3 Klärung der Verbindlichkeit Verlässlichkeit und Vertrauen sind Erflgsfaktren. Wer im Team knstruktiv mitarbeiten will, wird Termine zuverlässig einhalten. Manchmal kmmt etwas Unvrhergesehenes dazwischen. Wir handhaben das inzwischen s: Bei Teams ab vier Persnen: Die Besprechung wird durchgeführt. Ein Teammitglied übernimmt es, mit der Persn, die absagen musste, telefnisch die Ergebnisse zu besprechen. Bei Teams bis zu drei Persnen: Wer überraschend absagen muss, verbindet die Absage gleich mit zwei Ersatzterminen. Dkumentatin der Ergebnisse Die gemeinsame Arbeitsgrundlage sllte dkumentiert sein. Wrddateien sind im Netz nicht das Optimum. Schneller und leichter zugänglich können Verabredungen z.b. im Frum in einem eigenen Themenstrang festgehalten werden. Da es sich immer um begrenzte Prjekte handelt, bietet sich auch das etl Themenmappe an, um Daten und Ergebnisse zu prtkllieren. 3 Slche Infrmatinen bleiben natürlich intern. Im Idealfall findet dieses Treffen zur Klärung der gemeinsamen Arbeitsbasis als Präsenztreffen statt. Nicht immer ist das möglich, dann sllte dieser gemeinsamen Vrbereitung besndere Srgfalt geschenkt werden. 2. "Erstens kmmt es anders. Und zweitens als man denkt." Kperatin im Prjektverlauf Gute Vrbereitung und Planung sichern eine slide gemeinsame Arbeitsgrundlage. Dennch gibt es überraschende Herausfrderungen und sicher auch Reibungen. Meilenstein zur Halbzeit Die Halbzeit ist der ideale Zeitpunkt für eine Zäsur. Der gemeinsame Blick zurück klärt, wmit die Teammitglieder zufrieden sind, und macht die Leistungen der Einzelnen sichtbar. Mit Stlz kann man das gemeinsam Erreichte wahrnehmen. Gleichzeitig lässt sich herausfinden, w man etwas besser machen kann, und es können entsprechende Maßnahmen beschlssen werden. Wir nehmen dafür gerne ein etl, das die einzelnen Teammitglieder für sich ausfüllen. Die Ergebnisse werden dann gemeinsam besprchen , Seite 3

4 Knstruktiver Umgang mit Knflikten Reibungen gehören zum Alltag. Sie signalisieren, w Klärungsbedarf besteht, und bieten Lernchancen. Flgendes Prcedere hilft, Unstimmigkeiten knstruktiv anzugehen: "Störungen haben Vrrang". Die Teammitglieder sllten Dissnanzen und Irritatinen untereinander schnell ansprechen und zu klären versuchen. Der Griff zum Telefn ist hier sicher am besten. Ursache für Reibungen sind häufig unklar kmmunizierte Vereinbarungen, unterschiedlich ausgelegte Verbindlichkeiten der ungeklärte Zuständigkeiten. Wenn diese Defizite sichtbar gewrden sind, kann die Teamleitung sie wahrnehmen und aufarbeiten. Gelingt es den Teammitgliedern nicht, die Unstimmigkeiten intern beizulegen, wird die Teamleitung die Mderatin übernehmen. Sie wird in diesem Fall: den individuellen Anliegen der Psitinen der Knfliktpartner Raum verschaffen und Srge tragen, dass diese vermittelt und vn der anderen Partei verstanden werden können. um Lösungsvrschläge bitten und diese gemeinsam diskutieren die gemeinsame Absprache zur Lösung begleiten. 3. "Jedes Ende ist ein Anfang" - Erkenntnisse erweitern die gemeinsame Wissensbasis Geschafft! Das ist immer ein Grund, die gemeinsame Leistung anzuerkennen und gebührend zu feiern. Anerkennung dkumentieren Gute Leistungen und Engagement sllen auch benannt werden. Diese Anerkennung wird nicht zuletzt über das Hnrar ausgedrückt. Zumindest sllte die Mitwirkung bei dem Prjekt schriftlich bestätigt werden, damit die Teammitglieder ihre Kmpetenz z.b. für eine Bewerbung der Beförderung dkumentieren können. Erkenntnisse sichern Im Lauf der Zusammenarbeit haben sich Erkenntnisse und hilfreiche Vrgehensweisen ergeben. Damit diese künftigen Prjekten zugute kmmen, gilt es sie zu sichern. Auch hier helfen einige einfache Fragen: Bilanz: Haben wir unsere Ziele erreicht? Manöverkritik: Was hat gut geklappt? W gab es Schwierigkeiten? Przess: Wie war die Zusammenarbeit im Team? Transfer: Was lernen wir daraus für künftige Prjekte? , Seite 4

5 Wenn eine Maßnahme etabliert und weiter geführt werden sll, müssen die Zuständigkeiten und Verantwrtlichkeiten nun neu geklärt werden. 5 Die gemeinsame Wissensbasis erweitern Online unterstütztes Lernen ist ein relativ neues Feld in der Erwachsenenbildung. Damit Partnereinrichtungen und andere Anbieter diese Möglichkeiten erkunden und nutzen können, haben wir uns zum Ziel gesetzt, unsere Erfahrungen und Erkenntnisse zugänglich zu machen. S veröffentlichen wir ausführliche Seminarberichte, Evaluatinsergebnisse und Beschreibungen der Lernarrangements und geben damit das vn uns entwickelte Knwhw weiter. 4. "Nbdy's perfect"... Die lernende Organisatin Den richtigen Weg zu kennen, ist, wie wir alle wissen, das Eine. Es im Alltag auch immer wieder umzusetzen, das Andere. Irren ist menschlich, niemand ist perfekt. Seien wir stlz auf das, was wir erreichen, versuchen wir Handlungsbedarf zu erkennen und gemeinsam eine gute Zusammenarbeit anzustreben! Das ist die wichtigste Arbeitsgrundlage - auch für virtuelle Teams! Diese Haltung begründet gleichzeitig einen gemeinsamen Lernweg. Teammitglieder, die s zusammen arbeiten, qualifizieren sich gegenseitig und gemeinsam weiter. Wenn ihre Erkenntnisse festgehalten werden und anderen Kllegen und Klleginnen zugänglich sind, kann s eine lernende Gemeinschaft entstehen. 1 Julia Brn: "Vn Wirklichkeitsknstruktin bis Enthemmung... Merkmale der Online-Kmmunikatin". Themenwchen Online-Lernen, April [ ] 2 Susanna Endler: "Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel". Interview zum Thema Prjektmanagement. Themenwchen Online-Lernen, August [ ] 3 Frank Wessel: "Präsentieren mit der Themenmappe". Themenwchen Online-Lernen, Oktber [ ] 4 Eingabeseite des etls: [ ] 5 Susanna Endler: "Wenn du wenig Zeit hast, nimm dir am Anfang viel". Interview zum Thema Prjektmanagement. Themenwchen Online-Lernen, August [ ] , Seite 5