Fact Sheet 2 Personalkosten

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1 Fact Sheet 2 Persnalksten V e G ü2 7 G ü Zusammenfassung: Für den Anspruch auf Erstattung vn Persnalksten, das Erstattungsantragsverfahren swie für die zur Erstattung vrzulegenden Nachweise gelten ausführliche Vrschriften. In diesem Fact Sheet sind die Anfrderungen für die Erstattung vn Persnalksten für Vll- und Teilzeit beschäftigtes Persnal im Rahmen des Prjekts dargelegt. Dieses Fact Sheet gilt nicht für Flandern und die Niederlande. Hintergrund Bei den meisten Prjekten machen Persnalksten einen grßen Teil der erstattungsfähigen Ausgaben aus. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass diese Ausgaben krrekt gemeldet werden. Das vrliegende Fact Sheet enthält Infrmatinen zu den erstattungsfähigen Persnalksten und zur Berechnung der Persnalksten anhand der im Rahmen vn Prjekten aufgewandten Arbeitsstunden. Erstattungsfähig sind ausschließlich Ausgaben, die gemäß den nachstehend dargelegten Vrschriften berechnet wurden 1. Bitte beachten Sie außerdem: Gemeldet werden dürfen nur Persnalksten, die im Zusammenhang mit genehmigten Prjektaktivitäten entstanden sind. Gemeldet werden dürfen nur Persnalksten für frmal bei einem Begünstigten beschäftigtes Persnal. Als Begünstigte gelten nur slche Organisatinen, die als slche im genehmigten Prjektantrag genannt werden. In Vllzeit und in Teilzeit beschäftigtes Prjektpersnal Das für Prjekte im Rahmen des Prgramms eingesetzte Persnal wird in vier Kategrien unterteilt: Persnal, das Vllzeit für das Prjekt tätig ist Persnal, das in Teilzeit zu einem festen Przentsatz seiner Arbeitszeit für das Prjekt tätig ist Persnal, das in Teilzeit zu einem flexiblen Przentsatz für das Prjekt eingesetzt wird 1 Die EG-Verrdnungen sehen theretisch drei verschiedene Optinen zur Meldung vn Persnalksten vr. Die Partnerstaaten des Prgramms haben sich jedch für die Anwendung vn nur einer dieser Optinen entschieden.

2 Persnal, das stundenweise bezahlt wird Für die verschiedenen Persnalkategrien gelten unterschiedliche Anfrderungen für den Nachweise der Persnalksten. Erstattungsfähige Ksten und einzureichende Nachweise für in Vllzeit beschäftigtes Persnal Persnalksten = Bruttpersnalksten des Arbeitgebers Das Bruttgehalt ist das auf der Gehaltsabrechnung ausgewiesene Gehalt zuzüglich sämtlicher snstiger vm Arbeitgeber zu tragender Ksten. Zu den snstigen Ksten zählen unter anderem Altersvrsrge- und Versicherungsbeiträge. Damit slche zusätzlichen Ksten erstattungsfähig sind, müssen sie: im Arbeitsvertrag ausgewiesen der gesetzlich vrgeschrieben sein; den im Arbeitsvertrag genannten Gesetzen und den Nrmen des Landes und der Organisatin des Arbeitnehmers entsprechen; für den Arbeitgeber nicht erstattungsfähig sein 2. Für Vllzeit im Rahmen eines Prjekts eingesetztes Persnal müssen keine Zeiterfassungsbögen ausgefüllt werden. Erstattungsfähige Ksten und einzureichende Nachweise für Persnal, das in Teilzeit zu einem festen Przentsatz seiner Arbeitszeit für das Prjekt tätig ist Persnalksten = der entsprechende Przentsatz der Bruttpersnalksten des Arbeitgebers Der Arbeitgeber muss den für das Prjekt aufzuwendenden Przentsatz der Arbeitszeit für jeden Mitarbeiter schriftlich festlegen 3. Die Bruttpersnalksten des Arbeitgebers werden wie ben beschrieben berechnet. Da die für das Prjekt aufzuwendende Arbeitszeit in der schriftlichen Vereinbarung mit dem Arbeitgeber niedergelegt ist, muss die geleistete Stundenzahl nicht zusätzlich (auf Zeiterfassungsbögen) erfasst werden. 4 2 Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/ (b) 3 Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/ Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/ (a)

3 Erstattungsfähige Ksten und einzureichende Nachweise für Persnal, das in Teilzeit zu einem flexiblen Przentsatz seiner Arbeitszeit für das Prjekt tätig ist Persnalksten = geleistete Stundenzahl x Stundensatz Die geleisteten Stunden sind in einem Zeiterfassungssystem (Zeiterfassungsbögen der einem gleichwertigen System) zu dkumentieren. Dabei sind 100% der Arbeitszeit des Persnals zu erfassen (d. h. auch nicht für das Prjekt aufgewandte Zeiten) 5. Im verwendeten System muss klar zwischen prjektbezgen und nicht-prjektbezgen aufgewandter Zeit getrennt werden können. Der Stundensatz kann mittels zweier verschiedener Methden berechnet werden. Der Begünstigte entscheidet sich für eine dieser Methden. Diese Entscheidung kann während der Prjektumsetzung nicht mehr geändert werden. Andere als die beiden vrgegebenen Berechnungsmethden sind nicht zulässig. Die Bruttpersnalksten des Arbeitgebers werden wie ben beschrieben berechnet. Stundensatz Optin 1: Der Stundensatz berechnet sich gemäß der im Arbeitsvertrag vereinbarten Gesamtarbeitszeit. Stundensatz = Bruttpersnalksten des Arbeitgebers/Gesamtarbeitsstundenzahl gemäß Arbeitsvertrag Stundensatz Optin 2: Der Stundensatz wird auf der Grundlage vn 1720 Stunden pr Jahr berechnet. Diese Stundenzahl ist in den anwendbaren EU-Verrdnungen festgelegt 6. Stundensatz = zuletzt nachgewiesene jährliche Bruttpersnalksten des Arbeitgebers/1720 Stunden * Erstattungsfähige Ksten und einzureichende Nachweise für stundenweise bezahltes Persnal Persnalksten = geleistete Stundenzahl x Stundensatz gemäß Arbeitsvertrag Die geleisteten Stunden sind in einem Zeiterfassungssystem (Zeiterfassungsbögen der einem gleichwertigen System) zu dkumentieren. ** Anmerkungen und Erläuterungen Die Persnalksten sind für jeden Mitarbeiter einzeln zu berechnen. Sämtliche Bnuszahlungen der Gehaltserhöhungen im Rahmen vn EU-geförderten Prjekten 5 Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/ (b) 6 Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/ (ii)

4 sind anhand des Prinzips des wirtschaftlichen Finanzmanagements zu prüfen. 7 Zahlungen dieser Art sllten in ihrer Höhe stets angemessen sein, müssen im Zusammenhang mit neuen Aufgaben und/der Zielen stehen und müssen den in dem jeweiligen Land und in der betreffenden Organisatin geltenden Nrmen entsprechen. Gemeinksten können unter dieser Budgetlinie nicht geltend gemacht werden. Tagesspesen swie sämtliche snstigen Reiseksten können im Rahmen dieser Budgetlinie nicht geltend gemacht werden, sndern sind unter der Budgetlinie Reiseksten aufzuführen. Die Persnalksten sind in keinem Fall höher als die dkumentierten Bruttpersnalksten des Arbeitgebers. Im Falle vn Krankheit, Urlaub, Elternzeit usw. können diese Stunden gegebenenfalls wie flgt anteilsmäßig für das Prjekt abgerechnet werden, sfern sie für den Arbeitgeber nicht erstattungsfähig sind: Für Vllzeitpersnal können 100% der Stunden für das Prjekt abgerechnet werden. Für Persnal, das in Teilzeit zu einem festen Przentsatz seiner Arbeitszeit für das Prjekt tätig ist, kann dieser festgelegte Przentsatz abgerechnet werden. Für Persnal, das in Teilzeit zu einem flexiblen Przentsatz seiner Arbeitszeit für das Prjekt tätig ist, und für stundenweise bezahltes Persnal können die ben genannten Zeiten nicht für das Prjekt abgerechnet werden. Bezahlte Überstunden sind erstattungsfähig, sfern sie dem betreffenden Arbeitnehmer ausgezahlt werden und im Einklang mit den anwendbaren natinalen Gesetzen und der Persnalplitik des Begünstigten stehen. Überstunden sind ebenfalls anteilsmäßig für das Prjekt abzurechnen. Flglich ist es nicht möglich, die reguläre Arbeitsstundenzahl für Standardaufgaben zu nutzen und alle für das Prjekt aufgewendeten Stunden zum Überstundensatz abzurechnen. ** Mindestanfrderungen für Zeiterfassungsbögen Jeder Begünstigte sllte mit einem für seine eigenen internen Vrschriften und Verfahren geeigneten Zeiterfassungssystem arbeiten. Zu erfassen sind mindestens die unten stehenden Angaben. Beim Einsatz elektrnischer Zeiterfassungssysteme sind die Standards und Sicherheitsanfrderungen gemäß Verrdnung (EU) Nr. 1303/2013 zu erfüllen. Bitte beachten Sie, dass für in Teilzeit zu einem flexiblen Przentsatz für das Prjekt eingesetztes Persnal 100% der Arbeitszeit zu dkumentieren sind, d. h. nicht nur die für das Prjekt aufgewandte Zeit. 7 Im Zuge dessen ist unter anderem zu prüfen, b bestimmte Qualifikatinen, neue Aufgaben usw. ntwendig sind.

5 Prjektbezeichnung: Begünstigte Organisatin: Zeiterfassungsbgen für: (Name der Persn) Datum Prjekt Aufgewendete Stunden Unterschriften: Datum Name des Mitarbeiters Datum Vrgesetzter Rechtsgrundlagen Verrdnung (EU) Nr. 1303/2013 des Eurpäischen Parlaments und des Rates vm 17. Dezember 2013 mit gemeinsame Bestimmungen, Artikel Delegierte Verrdnung (EU) Nr. 481/2014 der Kmmissin vm 4. März 2014, Artikel 3