PRINZIP DER VERARBEITUNG IN FINASS Die GDV-Daten werden in drei Schritten verarbeitet. WAS WIRD VERARBEITET WAS WIRD NICHT VERARBEITET

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1 EINLEITUNG Der GDV (Gesamtverband der Deutschen Versicherungswirtschaft) ist ein Zusammenschluss der meisten Versicherer, die Standards und Hilfen entwickeln. Da die Gesellschaften mit dem Versicherungsmaklern Daten austauschen wollen, wurde ein genormtes Format entwickelt. Allerdings ist diese Norm teilweise leider auslegbar, sodass die Dateien der verschiedenen Gesellschaften nicht gleichmäßig sind und somit oft je Gesellschaft individuelle Anpassungen notwendig sind. PRINZIP DER VERARBEITUNG IN FINASS Die GDV-Daten werden in drei Schritten verarbeitet. a) Die von den Gesellschaften erhaltenen GDV-Dateien kopieren Sie in einen Unterordner GDV des FINASS-Installationsverzeichnises (Standartpfad C:\Finass), auf dem PC wo Sie die GDV-Daten einlesen wollen. b) Die Rohdaten werden im ersten Schritt eingelesen und in ein Format übertragen das FINASS verarbeiten kann. Dieser Schritt muss von ihnen manuell angestoßen werden. c) Die vorbereiteten Daten werden dann ihren Verträgen zugeordnet. Dies müssen sie zusätzlich je Gesellschaft in FINASS manuell starten. Anmerkung: Das verarbeiten von Rohdaten von großen GDV-Dateien kann mehrere Stunden dauern. In dieser Zeit können Sie trotzdem mit FINASS weiter arbeiten. WAS WIRD VERARBEITET Bestandsdaten WAS WIRD NICHT VERARBEITET Geschäftsvorfalldaten (Antrag Kfz, Unfall und Leben sowie die elektronische Versicherungsbestätigung) Abrechnungsdaten (Provision, Beitrag, Entschädigung und Kosten) Schadeninformationen. Anmerkung: Provisionsdaten verarbeitet FINASS natürlich nach wie vor, allerdings in den bisherigen Formaten Excel und CSV, nicht in GDV-Norm. WELCHES FORMAT MUSS DIE DATEI HABEN DAMIT FINASS DIESE ERKENNT? Die Dateiendungen können ganz unterschiedlich sein wie z.b. (*.txt, *.dat, *.gdv) und einige Gesellschaften liefern GDV-Dateien sogar ganz ohne Dateiendung. Bitte unterscheiden Sie immer GDV-Dateien von anderen Formaten, da Gesellschaften teilweise Daten auch in CSV oder Excel-Dateien liefern. Diese können teilweise zwar auch von FINASS verarbeitet werden, aber eben nicht von der GDV-Schnittstell. Wenn sie von ihrer Gesellschaft eine verpackte GDV-Datei erhalten (z.b. *.zip oder *.rar oder *.gz), dann müssen sie den Inhalt zunächst entpacken. Als Ziel für die entpackte Datei wählen Sie dann den Ordner GDV im FINASS-Frontendverzeichnis, wie oben beschrieben. Die gepackte Datei selbst sollte nicht in diesem Ordner liegen.

2 DIE VERARBEITUNG DER GDV DATEIEN IST IN MEHRERE SCHRITTE EINGETEILT. Vorbereitung: Diesen Vorgang müssen sie nur einmalig je Gesellschaft durchführen. Bitte gehen Sie auf Wechseln zu > Abrechnung/Mitarbeiterverträge > Grunddaten > Gesellschaften und schauen bei der jeweiligen Gesellschaft nach ob im Feld Zuordnung über GDV-Nr. die Verknüpfung zur GDV-Nr besteht. Falls dort nichts eingetragen ist ergänzen Sie bitte diese, ansonsten kann zu dieser Gesellschaft keine GDV-Datei eingelesen werden. Dies ist die GDV-Nummer Anmerkung: Achten sie darauf, dass für jede Gesellschaft eine GDV-Nr vergeben ist. Wir schalten nur die Gesellschaften frei, die wir getestet haben. Daher kann es sein, dass Sie manche GDV-Daten von Gesellschaften noch nicht einlesen können. Dann wird die GDV-Datei während der Verarbeitung in den Unterordner..\FINASS\GDV\VerarbeitungNichtMöglich\ verschoben und kann erneut nach..\finass\gdv\ verschoben werden, wenn wir diese Gesellschaft dann auch freigeschaltet haben. Schicken sie uns die noch nicht funktionierende GDV-Dateie an damit wir diese auch testen und beim nächsten Patch freigeben können. Eine Liste mit freigegebenen Gesellschaften finden Sie in der Sonderfunktion Bestandsimport zur Versicherung (siehe Schritt 5).

3 Schritt 1: Legen Sie bitte alle GDV-Daten in den Ordner GDV im FINASS-Installationsverzeichnis (i.d.r. C:\finass\) also in C:\finass\GDV\. Schritt 2: Um GDV-Daten einlesen zu können gehen Sie bitte auf Formulare/Firmen und schauen in der Sonderfunktion nach der Funktion Namens Bestandsimport zur Versicherung. Klicken Sie für den nächsten Schritt nun auf das Häkchen rechts daneben Wird die Sonderfunktion Bestandsimport zur Versicherung nicht angezeigt, so ist diese noch nicht aktiviert worden. Um die Sonderfunktion freizuschalten gehen Sie bitte auf Wechseln zu > Abrechnung/Mitarbeiterverträge > ImportExport > NeueSonderfunktion. Dort fügen Sie nun die Funktion hinzu, sodass Sie die GDV-Daten einlesen können. Sie werden dann nach einem Funktionsnamen gefragt. Dieser lautet: BestandVers Sollte die Neuanlage der Sonderfunktion notwendig gewesen sein, können Sie nun in die Hauptmaske zurück wechseln und diese wie oben gezeigt aufrufen. Schritt 3: Klicken sie auf nur GDV-Rohdatendateien im Ordner GDV Zuerst den Button betätigen, sodass die Daten umgewandelt werden und nachher (Schritt 6) in FINASS eingelesen werden können. Hier können Sie die bisher freigeschaltenen Gesellschaften anzeigen lassen.

4 Für diesen Vorgang wird ein neues Fenster geöffnet, worin der Fortschritt angezeigt wird. Anmerkung Der einlese Vorgang kann bei großen Dateien mehrere Stunden dauern. Solang dieser Vorgang anhält können Sie mit FINASS weiterarbeiten. Gesamtinfo Hier wird Ihnen gezeigt wie viele Daten-Dateien verarbeitet werden bzw. wurden und fehlgeschlagen sind.

5 Schritt 4: Öffnen sie erneut die Sonderfunktion Bestandsimport zur Versicherung. Öffnen sie die Liste für Gesellschaft. Hier werden alle Importe angezeigt. Wählen sie bitte nacheinander die Gesellschaften aus wo im mittleren Teil GDV steht und klicken Sie anschließend auf Daten-Import starten. Nun werden die eben umgewandelten Daten dieser Gesellschaft nach FINASS übertragen. Wiederholen sie den Vorgang für die anderen Gesellschafen, bis alle Einträge mit GDV abgearbeitet sind. Name der Gesellschaft GDV Abrechnungspartner Wenn neue Verträge angelegt werden sollen, kann es sein, dass Sie ein passendes Produkt der aktuellen Gesellschaft auswählen müssen. Dazu wird eine Liste aller bisher eingetragenen Produkte dieser Gesellschaft angezeigt. Wählen sie nun jeweils das passende aus. FINASS speichert das ausgewählte Produkt für die Zukunft, geben sie daher bitte nicht irgendeins ein. Falls Sie kein passendes Produkt finden können ist oben rechts (gelbe Markierung) ein Button womit Sie direkt in die Produktmaske gelangen, um ein neues anlegen zu können, sofern Sie die Rechte dafür haben. Haben Sie keine Rechte ein neues Produkt anzulegen und finden auch kein passendes Produkt, wählen sie bitte nichts aus, damit beim nächsten Import dieser Datensatz erneut aufgerufen wird.

6 Schritt 5: Wir empfehlen Ihnen dringend den Import anhand der Protokolldatei zu überprüfen. Diese können Sie am Ende des Importvorgans angezeigen lassen. Falls Sie diese (später) manuell öffnen wollen, finden Sie diese im FINASS-Unterordner DatenImportiertBestand, wo Sie beginnend mit Einlesedatum und zeit zu finden sind. Eine am um 11 Uhr erstellte Protokolldatei beginnt dann also mit _1100_Importprotokoll_ gefolgt vom Namen des Abrechnungspartners. Nun scrollen Sie bis zur letzten Spalte nach rechts: BearbeitungsStatus. Auszug aus der Protokolldatei der letzten Spalte Nachbearbeitung Insbesondere wenn Datensätze durch den GDV-Import neu angelegt werden (siehe Bsp. oben), ist es notwenig, diese Datensätze nachträglich in FINASS aufzurufen und zu überarbeiten. Selbstverständlich sind z.b. im Stammdatensatz Felder wie zuständiger Mitarbeiter, zugriffsberechtigter Kundenbetreuer oder Briefanrede nachzutragen, da solche Infos ja in den GDV-Daten nicht enthalten sind. Auch bei den Vertragsdaten muß z.b. der provisionsberechtigte Mitarbeiter und das Datum eingereicht am nachgetragen werden.