T. Csizmadia, DEVWARE GmbH 1.2

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1 Projekt SharePoint Toolbox 2010 Dokumententyp Dokumentation Autor Version T. Csizmadia, DEVWARE GmbH 1.2 Vom Letzte Bearbeitung

2 Seite 2 1. EINLEITUNG INSTALLATION ERSTINSTALLATION UPDATE-INSTALLATION VERSIONSKONTROLLE FEATURES CONTENTTYPE-EXPORT FEATURE Beschreibung Voraussetzung Konfiguration Prüfliste für Funktionscheck... 15

3 Seite 3 Dokument-Historie Datum Version Bearbeiter Kommentar TC Erstellt MF Aktualisiert auf Prg-Version MF Aktualisiert auf Prg-Version Lizenz-Aktivierung

4 Seite 4 1. Einleitung Die SharePoint Toolbox 2010 der DEVWARE GmbH ist eine Ansammlung von diversen Features für die SharePoint-Infrastruktur. In der Toolbox werden WebParts, individuelle Spalten und Dienste zusammengefasst. In dieser Dokumentation werden die Administration des Produkts sowie die Funktionen der diversen Features beschrieben.

5 Seite 5 2. Installation Die SharePoint Toolbox besteht aus verschieden Features, zu denen einzelne WSP- Packages existieren. Je nachdem, welche Version Sie erworben haben, sind die ausgewählten Features einzeln zu installieren. Die SharePoint Toolbox existiert auch als Suite Packages, die alle Features enthalten und mit einem WSP auf den SharePoint installiert werden können. Die Installation und ein Update sind sorgfältig zu planen, da während der Installation der Internet Information Service neu gestartet werden muss, und somit die SharePoint Farm für einen kurzen Moment nicht verfügbar sein wird Erstinstallation Für die Erstinstallation sind keine Vorbereitungen zu treffen. Das Deployment der SharePoint Toolbox, bestehend aus einer WSP-Datei und einem Powershell Script, ist auf einen Frontend SharePoint Server zu kopieren. Hierzu führen Sie folgende Schritte durch: o Starten Sie über Start/Microsoft SharePoint 2010 Products die Verwaltungsshell des SharePoint. o Navigieren Sie vom aktuellen Benutzerprofil zum Ordner des Installationspaketes o Geben sie den Befehl setup.bat ein. Sollte eine Fehlermeldung erscheinen versuchen Sie es stattdessen mit.\setup.bat 2.2. Update-Installation Bei der Update-Installation ist im Vorfeld auf einer Staging-Umgebung die Kompatibilität der Version zu prüfen. Führen Sie dazu entsprechende Update- Installationen zuerst auf Ihrer Staging-Umgebung aus. o Starten Sie über Start/Microsoft SharePoint 2010 Products die Verwaltungsshell des SharePoint. o Geben sie den Befehl setup.bat ein. (s.o.) o Starten Sie den IIS neu. o Starten Sie den Dienst SharePoint 2010 Timer Dienst neu.

6 Seite Versionskontrolle Da in der SharePoint Toolbox WebSite, WebSiteCollection und Farm Features enthalten sind, existieren für das Produkt zwei Versionsnummernkreise: - Frontend-Version Alle WebParts und Applikationsseiten werden mit dieser Versionsnummer kontrolliert. - Backend-Version Timer-Jobs und Logiken auf Farm-Ebene werden mit dieser Versionsnummer kontrolliert. Zur Kontrolle der Versionsnummer gehen Sie bitte wie folgt vor: o Starten Sie die SharePoint Zentraladministration. o Klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. Es erscheint ein neuer Menübereich DEVWARE SharePoint Toolbox Configuration. o Klicken Sie auf den Menüpunkt Sharepoint Toolbox License.

7 Seite 7 o Auf dieser Seite befindet sich die Versionsnummer unter Aktuelle Server- Version.

8 Seite 8 3. Features Im Folgenden werden die jeweiligen Features aus der SharePoint Toolbox erklärt und deren Konfiguration beschrieben ContentType-Export Feature Beschreibung Das ContentType-Export Feature ist ein Farm Feature. Ein wiederkehrender TimerJob sucht in konfigurierten WebSiteCollections nach Inhalten und überträgt diese durch eine Mapping-Konfiguration in eine SQL-Tabelle. Mit diesem Feature ist es möglich, eine einfache SQL-Abfrage über z. B. Aufgaben aus einer Vielzahl von WebSites durchzuführen. Eine Standardabfrage ist in SharePoint nicht möglich, da sich alle WebPart- und Filterfunktionen auf den Organisationscontainer WebSite beziehen. Zusätzlich ist dieses Feature als einfacher Datenexporter zu verstehen. Ein Administrator kann regelmäßig Daten aus einer WebSiteCollection entnehmen und diese in eine SQL-Tabelle speichern, um z. B. andere Systeme mit Informationen zu versorgen Voraussetzung Um dieses Feature benutzen zu können, ist das Farm Feature DEVWARE SharePoint 2010 Toolbox - Administration in der Zentraladministration zu aktivieren. Für die Konfiguration ist eine SQL-Instanz mit Zugangsdaten vorzubereiten.

9 Seite Konfiguration 1. SQL-Connectionstring o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen Sie den Menüpunkt Toolbox SQL-Connectionstring Settings aus. o Klicken Sie auf Datenbankverbindung hinzufügen, um eine neue SQL- Connection zu konfigurieren. o Füllen Sie die folgende Maske mit den vorbereiteten SQL-Parametern aus: o Speichern Sie die Eingabe und kontrollieren Sie die Liste.

10 Seite Content-Service konfigurieren o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen Sie den Menüpunkt Content-Service Configuration aus. o In dieser Maske können Sie den Service ein- und ausschalten und über den Content-Crawl-Server-Einsteller bestimmen, auf welchem Frontend Server der TimerJob ausgeführt werden soll (sofern Sie über mehr als einen Frontend SharePoint Server verfügen). Der Farm-Bezeichner ist ein frei definierbarer Text, der bei jedem Datensatz in eine Systemspalte in der SQL-Tabelle geschrieben wird, so dass man auch mehrere SharePoint-Farmen über diesen Dienst konsolidieren kann. o Lassen Sie den Crawl-Job zunächst inaktiv bis Sie alle weiteren Einstellungen konfiguriert haben o Wählen Sie unter Toolbox Connectionstring die im vorherigen Abschnitt konfigurierte Datenbankverbindung aus o Unter Debug Logging können Sie ein intensives Logging aktivieren. Dies empfiehlt sich bei der Erstinstallation um evtl. Fehlkonfigurationen schnell identifizieren zu können. Im laufenden Betrieb sollte dies jedoch wieder deaktiviert werden, da die Logdateien schnell sehr groß werden können. o Geben Sie einen Pfad mit Dateinamen an, wo die Logdatei erstellt werden soll.

11 Seite Sitecollection-Liste konfigurieren o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen Sie den Menüpunkt Sitecollection List for the Content-Service aus. o Klicken sie auf WebSiteCollection hinzufügen, um eine neue WebSiteCollection für den Content-Service zu konfigurieren. o Füllen Sie die folgende Maske aus: o Speichern Sie die Eingabe und kontrollieren Sie die Liste.

12 Seite Content-Type Liste konfigurieren o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen Sie den Menüpunkt Content-Type List for the Content-Service aus. o Klicken Sie auf Inhaltstyp hinzufügen, um einen neuen Inhaltstyp zu konfigurieren. o Geben Sie dem Inhaltstypen den Namen, wie er in den entsprechenden WebSiteCollection lautet, und speichern Sie ihn ab. o Der neuangelegte Inhaltstyp erscheint in der Liste, klicken Sie ihn an, um entsprechende Spalten zu definieren. o Klicken Sie auf Spalte hinzufügen, um eine weitere Spalte einzufügen. o Geben Sie den SharePoint Spaltennamen (interner Name) und den Datentyp ein, der für die SQL-Datentabelle verwendet werden soll: Es existiert eine besondere Spalte Person, die als nvarchar(80) in die

13 Seite 13 Datenbank übernommen wird. Beim Aufrufen dieser Spalte ist jedoch im SharePoint eine Personspalte gemeint und es wird immer der Loginname des Benutzers in die Datenbank eingetragen. Zusätzlich können Sie in der Maske den SQL-Spalten Namen angeben, wenn er nicht genauso lauten soll wie die SharePoint-Spalte. o Speichern Sie Ihre Einstellungen und kontrollieren die Spaltenangaben o Klicken Sie nach der vollständigen Konfiguration der Spalten zum Starten des vollständigen Crawls einmal auf den Button Reset. Dies ist nur notwendig wenn der Crawl-Job bereits aktiv war oder noch aktiv ist. Wiederholen Sie den Vorgang für jeden ContentTyp der gecrawled werden soll.

14 Seite Crawl-Job aktivieren o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen Sie den Menüpunkt Content-Service Configuration aus. o Aktivieren Sie den Content-Crawl-Job o Speichern Sie die Änderung Sollte beim Content-Crawl durch den TimerJob festgestellt werden dass der Toolbox-Connectionstring nicht angegeben oder gelöscht wurde, so wird der Crawl-Job automatisch deaktiviert. Dies betrifft aber nicht einen evtl. falsch konfigurierten Connectionstring und tritt auch nicht auf, wenn die Datenbank nicht erreichbar sein sollte. In diesem Fall wird weiterhin versucht die Datenbank zu erreichen und dann wieder zu Crawlen. Entsprechende Anzeichen dafür sind ein nicht mehr aktualisierendes Crawl-Datum und entsprechende Einträge in der Log-Datei.

15 Seite Prüfliste für Funktionscheck Zur Überprüfung des Services gehen Sie wie folgt vor: o Konfigurieren Sie eine WebSitecollection und einen Content-Type wie unter beschrieben o Gehen Sie in die Zentraladministration und klicken Sie auf Anwendungsverwaltung. o Wählen den Menüpunkt Content-Type List for the Content-Service aus. o Klicken Sie auf Ihren Test-Content-Type aus der Liste. o Drücken Sie den Button Reset. Damit wird der TimerJob beim nächsten Aufruf aufgefordert, alle Inhalte dieses Inhaltstyps noch einmal neu aus dem SharePoint zu laden und die SQL-Datentabelle neu zu füllen. o Um den Status abzufragen, gehen Sie zurück in die Anwendungsverwaltung. o Klicken Sie auf Sitecollection List for the Content-Service. o Überprüfen Sie die Spalten Last Crawl und Last Error. Das Datums-Feld Last Crawl wird direkt nach einem Reset noch leer sein. Nach einer Weile sollte sich folgendes Bild zeigen: Sollte der Durchlauf nicht mit OK abschließen so prüfen Sie die Log-Datei auf entsprechende Fehler-Einträge.