1. Verschiedene Veranstaltungsarten und ihre Besonderheiten

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Maria Böhmer
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1 1. Verschiedene Veranstaltungsarten und ihre Besonderheiten Was ist eigentlich eine Veranstaltung oder ein Event? Gibt es tatsächlich Unterschiede oder ist doch alles nur das Gleiche? Wenn Sie im Wörterbuch nachschlagen, lesen Sie dort, dass Event eigentlich nur die englische Bezeichnung für Veranstaltung ist. Sie sich sicher einverstanden, wenn wir uns darauf einigen, dass eine Veranstaltung ein Event ist, oder besser gesagt, ein Event eine Veranstaltung?! Aber nun Spaß beiseite. Dieses Buch richtet sich an all diejenigen, die eine Veranstaltung zu organisieren haben. Egal, ob privater oder geschäftlicher Natur. Egal, ob ein kleines geschäftliches Treffen oder eine große Konferenz. Jede Veranstaltung hat eine bestimmte Form. Das bedeutet, dass jede Veranstaltung einen besonderen Anlass hat (Was ist der Grund für die Veranstaltung?) mit einem entsprechenden Ziel (Was soll mit der Veranstaltung erreicht werden?). Man könnte auch sagen, das Ziel einer Veranstaltung bestimmt die Form einer Veranstaltung. Zur Verdeutlichung finden Sie auf den folgenden Seiten dieses Kapitels ein paar Beispiele für verschiedene Veranstaltungsarten/Veranstaltungsformen, deren Ziele und Besonderheiten. 1.1 Arbeitsessen Arbeitsessen sind heute ein fester Bestandteil geschäftlicher Besprechungen. Die Anlässe sind dabei ganz unterschiedlich: Es dient einem ersten Kennen lernen bei neuen Geschäftskontakten. Laufende Verhandlungen werden zur Abwechslung mal in einem anderen Rahmen fortgesetzt. Langwierige Verhandlungen werden zwischendurch aufgelockert. Verhandlungen oder Gespräche kommen zum Abschluss. 2

Sie sich sicher einverstanden, wenn wir uns darauf einigen, dass eine Veranstaltung ein Event ist, oder besser gesagt, ein Event eine Veranstaltung?! Aber nun Spaß beiseite.

2 Ziel eines Arbeitsessens ist die Vorbereitung, die Durchführung oder der Abschluss von geschäftlichen Verhandlungen oder Gesprächen. Damit ein Arbeitsessen effizient ist, sollte die Teilnehmerzahl in einem überschaubaren Rahmen bleiben, dass heißt, bei zu vielen Teilnehmern werden Sie kaum ein konkretes Gesprächsziel erreichen können. Nicht unerheblich für ein Arbeitsessen ist die Wahl des Restaurants. Dabei gilt folgende Faustformel: Kantine: informell und unkompliziert. Regionales Restaurant: solide. Landgasthof: rustikal und derb. Sternerestaurant: elegant und repräsentativ. 1.2 Empfang Von allen Veranstaltungsformen bietet der Empfang wohl die meisten Einsatzmöglichkeiten. Bei einem Empfang kommen viele Personen, die sich kennen oder kennen lernen, zwanglos zusammen. Die Besonderheit bei einem Empfang ist ganz einfach die, dass Sie auch auf engem Raum relativ viele Gäste unterbringen können und dabei trotzdem nicht auf Essen und Trinken verzichten müssen. Auch die Gästezahl kann bei einem Empfang problemlos nach oben oder unten korrigiert werden. Empfänge eignen sich beispielsweise für Ämterübergaben Geschäftseröffnungen oder Geschäftsübergaben Grundsteinlegungen oder Richtfeste Jubiläen Kongresse oder Tagungen Produktpräsentationen Verabschiedungen usw. Je nach Tageszeit des Empfangs gilt folgende Kleiderordnung: Vormittag oder Nachmittag: Tagesanzug für den Herrn bzw. Kostüm für die Dame. Abend: Dunkler Anzug für den Herrn bzw. Abendgarderobe für die Dame. 3

können. Nicht unerheblich für ein Arbeitsessen ist die Wahl des Restaurants. Dabei gilt folgende Faustformel: Kantine: informell und unkompliziert. Regionales Restaurant: solide.

3 Empfänge werden in aller Regel auf eine Dauer von ca. zwei Stunden ausgelegt und beginnen üblicherweise um Uhr als Vormittagsempfang Uhr als Mittagsempfang Uhr als Abendempfang 1.3 Jubiläum Mit einer Jubiläumsfeier werden besondere Ereignisse gebührend gewürdigt o- der besonders verdiente Personen geehrt. Unterschieden wird dabei in Personelle Jubiläen, wie zum Beispiel 25 Jahre Betriebszugehörigkeit. Institutionelle Jubiläen, wie beispielsweise 100 Jahre Bestehen eines Unternehmens. Jubiläen, die einmalig sind und in der Form nicht wiederkehren, wie etwa 750 Jahre Stadtrechte. Insbesondere im geschäftlichen Bereich gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie ein Jubiläum feiern können, so etwa als Betriebsfest Empfang Festakt Festveranstaltung Tag der Offenen Tür usw. Auch der Rahmen für eine Jubiläumsveranstaltung kann recht unterschiedlich sein: Familiär Festlich Informativ Offiziell Repräsentativ Ungezwungen 4

Unterschieden wird dabei in Personelle Jubiläen, wie zum Beispiel 25 Jahre Betriebszugehörigkeit. Institutionelle Jubiläen, wie beispielsweise 100 Jahre Bestehen eines Unternehmens.

4 1.4 Konferenz und Tagung Während Konferenzen oder Tagungen werden einem ausgewählten Teilnehmerkreis Informationen zu bestimmten Themen übermittelt. Teilnehmer von Konferenzen oder Tagungen sind fast ausschließlich Fachleute, die eine enge Beziehung zum Konferenz- oder Tagungsthema haben. Der Anlass für diese Art von Veranstaltung ist recht vielfältig wie etwa Erfahrungsaustausch unter Fachleuten Gewerkschaftstage Parteitage Produkteinführungen Werbekampagnen Damit sind auch gleich die Ziele solcher Veranstaltungen klar definiert: Ein bestimmter Personenkreis erhält bestimmte Informationen zu einem bestimmten Thema. Für diese Veranstaltungsarten gibt es auch viele andere Begriffe wie Symposium, Konferenz, Kongress usw. Doch wann eine Veranstaltung ein Kongress o- der eine Tagung ist, dafür gibt es ein paar Abgrenzungen: 5

Der Anlass für diese Art von Veranstaltung ist recht vielfältig wie etwa Erfahrungsaustausch unter Fachleuten Gewerkschaftstage Parteitage Produkteinführungen Werbekampagnen Damit sind auch gleich

5 Abgrenzung der einzelnen Veranstaltungsformen bei Konferenzen/Tagungen Teilnehmer Veranstaltungsform Kriterien 2 10 Besprechung Relativ spontanes Gespräch mit geringem organisatorischen Aufwand Workshop Informationsaustausch oder Vorbereitung von Diskussionen in einem großen Kreis bis 50 Konferenz Entscheidungsorientierter Verlauf mit meist mehreren Themen, die häufig durch Abstimmung festgelegt werden Symposium Expertentreffen zur Information und Aussprache von speziellen Themen mit Fachvorträgen und Podiumsdiskussionen ab 300 Kongress Fachvorträge, Informations- und Erfahrungsaustausch 6

Konferenz Entscheidungsorientierter Verlauf mit meist mehreren Themen, die häufig durch Abstimmung festgelegt werden 50 300 Symposium Expertentreffen

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