Inhalt. Einleitung. 1.1 Definitionen des Begriffs Veranstaltung Die Funktionen und Folgen von Veranstaltungen

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Busso Rudolf Acker
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2 Inhalt Einleitung Kapitel 1: Was ist eine Veranstaltung? Definitionen des Begriffs Veranstaltung Die Funktionen und Folgen von Veranstaltungen Funktionen Folgen Veranstaltungen und Tourismus Veranstaltungen und Sporttourismus 10 Kapitel 2: Eventmanagement wie geht das? Projektmanagement Die Methode von Verhaar Prozesse im Projekt Projektphase 18 Kapitel 3: Die Projektorganisation Organisationsstruktur Integration in eine vorhandene Organisation Andere Organisationsstrukturen Die Organisationsstruktur der Projektgruppe Organisationsstruktur 30

2 Die Methode von Verhaar 14 2.2.1 Prozesse im Projekt 14 2.2.2 Projektphase 18 Kapitel 3: Die Projektorganisation 23 3.1 Organisationsstruktur 27 3.1.1 Integration in eine vorhandene Organisation 27 3.

3 Einleitung Gebt dem Volk Brot und Spiele, meinte Julius Cäsar und war sich der Bedeutung von Veranstaltungen bewusst. Inzwischen werden mit der Organisation von Veranstaltungen Milliarden umgesetzt. So verfolgen Millionen Menschen in der ganzen Welt Großereignisse wie die Fußball- Weltmeisterschaft. Die Aufmerksamkeit, die damit erzeugt wird, lässt sich mit anderen Ereignissen nicht vergleichen. Aufgrund der Aufmerksamkeit, die solche Veranstaltungen auf sich ziehen, aber auch durch den Veranstaltungsort, sind solche Ereignisse zu einem der wichtigsten Instrumente für die regionale Profilierung vor allem innerhalb der Tourismusbranche geworden. Als Manager im Bereich Sporttourismus muss man wissen, welche Bedeutung solche Veranstaltungen haben können, welche Funktionen sie besitzen und wie sie sich auf die Region auswirken. Aufgrund des Interesses, das einer Veranstaltung entgegengebracht wird, bietet sie beispiellose Möglichkeiten für Werbung und Öffentlichkeit. Allerdings kann eine schlecht organisierte Veranstaltung aufgrund dieser Ausstrahlung auch für Negativschlagzeilen sorgen. Mit der Organisation von Veranstaltungen sind also gewisse Risiken verbunden. Darum stellen wir im zweiten Teil dieser Studienunterlage eine Methode für die Organisation einer Veranstaltung vor. In Kapitel 1 gehen wir der Frage nach: Was ist eine Veranstaltung? Dabei kommen verschiedene Definitionen zur Sprache. Wir gehen auf die Funktionen und Folgen von Veranstaltungen ein, wobei wir unser spezielles Augenmerk auf die Bedeutung von Veranstaltungen für die Bereiche Tourismus und Sporttourismus richten wollen. Danach wird in Kapitel 2 eine praktische Methode zur Organisation von Veranstaltungen behandelt. Dies erfolgt durch Arbeit auf Projektbasis.

Aufgrund der Aufmerksamkeit, die solche Veranstaltungen auf sich ziehen, aber auch durch den Veranstaltungsort, sind solche Ereignisse zu einem der wichtigsten Instrumente für die regionale

4 Kapitel 1: Was ist eine Veranstaltung? Die Römer hatten Gladiatorenkämpfe und im Mittelalter gab es Wettstreite unter Rittern. Veranstaltungen werden also schon seit Jahrhunderten organisiert. Derzeit lässt sich ein immer breiteres Spektrum an Aktivitäten beobachten, die alle unter der Bezeichnung Veranstaltung (bzw. auch Event) gefasst werden. Gleichzeitig wird der Untersuchung von Veranstaltungen immer größere Aufmerksamkeit geschenkt. Welche Funktionen erfüllen sie, und welche Folgen haben sie für die Gesellschaft. Um sich auf neue Entwicklungen einstellen zu können und einen umfassenden Überblick über die Möglichkeiten und Grenzen dieses Bereichs zu bekommen, kommt es für einen Eventmanager darauf an, den aktuellen Stand der Debatte zu kennen. In diesem Kapitel gehen wir zunächst auf die unterschiedlichen Definitionen des Begriffs Veranstaltung ein. Danach besprechen wir die Funktionen und Folgen von Veranstaltungen. Schließlich erläutern wir die Rolle von Veranstaltungen im Tourismus und insbesondere im Sporttourismus. 1.1 Definitionen des Begriffs Veranstaltung Im Wörterbuch findet man unter Veranstaltung sehr weitreichende Erklärungen. Diese Erklärungen sind so umfassend, dass sie eigentlich nichts mehr aussagen. Um das Konzept abzugrenzen und handhabbar zu machen, sind Definitionen erforderlich, die eine Veranstaltung von anderen Ereignissen unterscheiden. So hat Ritchie (1989) die Veranstaltung (er bezeichnet sie als Hallmark Event ) folgendermaßen definiert: Major one-time or recurring events of limited duration, developed primarily to enhance the awareness, appeal and profitability of a tourism destination in the short and/or long term. Such events rely for their success on uniqueness, status, or timely significance to create interest and attract attention. Obgleich sich diese Definition auf die Funktion für die Touristikbranche konzentriert und damit sehr begrenzt ist, macht sie doch auf einen wichtigen differenzierenden Aspekt aufmerksam. Eine Veranstaltung ist danach nämlich ein einmaliges Ereignis bzw. ein Ereignis, das nur eine bestimmte Zeit andauert und regelmäßig wiederkehrt. Andere richten sich mit ihrer Definition weniger auf die Funktion einer Veranstaltung. So lautet die Definition von Getz (1991, S. 44): A onetime or infrequently occurring event outside the normal program or activities of the sponsoring or organizing body. Wiederum andere konzentrieren sich mit ihrer Definition auf die Funktion für den Kunden: An opportunity for a leisure, social or cultural experience outside the normal range of choices or beyond everyday experience (Hall 1992, S. 2).

Gleichzeitig wird der Untersuchung von Veranstaltungen immer größere Aufmerksamkeit geschenkt. Welche Funktionen erfüllen sie, und welche Folgen haben sie für die Gesellschaft.

5 Der für die vorliegende Studienunterlage relevante Aspekt in den Begriffsbestimmungen besteht darin, dass sich eine Veranstaltung von einem normalen Ereignis dadurch abhebt, dass sie ihrem Charakter nach nicht routinemäßig stattfindet. Damit gestaltet sich die Organisation von Veranstaltungen anders als bei normalen Aktivitäten, die ein Unternehmen durchführt. Im zweiten Teil dieser Studienunterlage wollen wir darauf näher eingehen. 1.2 Die Funktionen und Folgen von Veranstaltungen Julius Cäsar wird der Ausspruch zugeschrieben: Gebt dem Volk Brot und Spiele. Er hat die Gladiatorenkämpfe organisiert, um das Volk ruhig zu stellen. Deutschland richtet die Fußball-Weltmeisterschaft aus wirtschaftlichen Gründen aus, aber auch Prestigegründe spielen eine Rolle. Schließlich kann man das Land in einem positiven Licht darstellen. Eine Veranstaltung kann mehrere Funktionen und mehrere Folgen haben. Als Eventmanager müssen Sie wissen, welche Funktionen und Folgen das sind Funktionen Verhaar (Verhaar 2002, S. 41) hat in einer Übersicht die möglichen Funktionen von Veranstaltungen zusammengefasst. Dabei unterscheidet er: 1. Verkaufsfunktion - Direkter Verkauf vor Ort (Präsentationsraum, Galerie, Straßenmarkt) - Kontakt mit potenziellen Käufern (Fachmesse) 2. Kommunikation - Abnahme/Verkaufsförderung (Markt) - Bekanntheitsgrad des Namens von Produkt, Dienstleistung, Unternehmen (Tag der offenen Tür, Werbekampagne, Präsentation, Festival) - Kennenlernen eines neuen Produkts/Unternehmens (Messeteilnahme, Produkteinführung) - Aufmerksamkeit auf eine bestimmte Sache lenken (Kongress, Symposium, Kundgebung) 3. Veranstaltungsort - Orientierung für potenzielle Käufer (Haushaltsmesse, Fachmesse)

Im zweiten Teil dieser Studienunterlage wollen wir darauf näher eingehen. 1.

6 - Kontakt der Teilnehmer untereinander, Lobbyarbeit und politischer Druck (Tag des Kontakts) - Informations- und Erfahrungsaustausch unter den Teilnehmern (Kongress) - Ermittlung von Meinungen und Standpunkten (Konferenz, Symposium) - Kontakt mit Geschäftspartnern und (potenziellen) Kunden (Empfang, Tag der offenen Tür, Führung, Eröffnung eines Gebäudes, Betriebsjubiläum) 4. Aus- und Weiterbildung - Bildung und Entwicklung der Menschen (Kurs, Seminar, Podiumsdiskussion, Film, Bildungsveranstaltungen) - Weitergabe von (wissenschaftlichen) Kenntnissen und Auffassungen (Studientag, Publikation, Symposium) - Verbesserung der Fertigkeiten (Workshop, Seminar) - Problemeinführung, -erkennung, -lösung (Arbeitskonferenz) - Studium bestimmter Themen (Seminar) - Brainstorming und Ideenentwicklung (Konferenz als Ideengenerator) - Herausbildung der Richtlinien (Konferenz) - Meinungs(um)bildung (Konferenz zur Unterstützung eines Veränderungsprozesses) - Beschleunigung laufender und neuer Prozesse (Konferenz als Schnellkochtopf ) 5. Motivation - Motivation der Mitarbeiter (Incentives, Startveranstaltungen zu Beginn einer Kampagne, Betriebsfest, Betriebsjubiläum, Betriebssportfest) 6. Information - Information bereitstellen und weitergeben (zielgerichtete Ausstellung, Publikation, Film/Video, Kongress oder Vorlesung, Pressekonferenz, Aktionärsversammlung)

Aus- und Weiterbildung - Bildung und Entwicklung der Menschen (Kurs, Seminar, Podiumsdiskussion, Film, Bildungsveranstaltungen) - Weitergabe von (wissenschaftlichen) Kenntnissen und Auffassungen

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