Steuerliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr (GoBD)

Transkript

1 Steuerliche Rahmenbedingungen für den elektronischen Geschäftsverkehr (GoBD) IHK Ulm, 22. 1

2 Inhalt 1. Einführung 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen 6. Weitere Inhalte des GoBD-Schreibens 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD 8. Fazit 2

3 1. Einführung 3

4 1. Einführung GoBD = Grundsätze zur Ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff = Schreiben des BMF vom Anzuwenden ab

5 1. Einführung Die GoBD ersetzen mit Wirkung ab dem : GoBS = Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 5

6 1. Einführung Geltungsbereich der GoBD für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen (nicht nur für Bilanzierer!) Aufzeichnungspflicht für alle steuerrelevanten Daten, d.h. auch für Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung Somit sind alle elektronischen Systeme betroffen, die steuerrelevante (buchführungs-/abschlussrelevanten) Daten liefern 6

7 1. Einführung 7

8 1. Einführung Ansicht der Finanzverwaltung zum neuen BMF-Schreiben zu den GoBD: lediglich Zusammenfassung der bisherigen Schreiben Aktualisierung im Hinblick auf die technische Entwicklung, aber keine Neuerungen Warum dann 37-Seiten-starkes Schreiben? 8

9 1. Einführung Aber tatsächlich: Konkretisierung und Verschärfungen im Hinblick auf: Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundbuchaufzeichnungen (Kapitel 2) Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (Kapitel 3) Form der Aufbewahrung/Archivierung (Kapitel 4) Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen (Kapitel 5) 9

10 1. Einführung BMF-Schreiben zu den GoBD: positiv ist erstmalige Äußerung zu ersetzendem Scannen von Belegen (mit Wegwerfen der Belege) relativ konkrete Vorgaben zu der elektronischen Rechnungsstellung (ZUGFeRD) 10

11 1. Einführung Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige Das gilt auch bei teilweiser oder vollständiger organisatorischer oder technischer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben an Dritte (z.b. Steuerberater) 11

12 1. Einführung Mögliche Folgen der nicht ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff: Verwerfen der Buchführung Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung. 12

13 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen 13

14 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Das Erfordernis zeitgerecht zu buchen verlangt einen zeitlichen Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung (BFH-Urteil vom 25. März 1992, BStBl. II S. 1010; BFH-Urteil vom 5. März 1965 BStBl. III S. 285) Zeitnahe Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen (10 Tage gelten als unbedenklich) Zeitnahe Erfassung von Kontokorrentbeziehungen/ kreditorische Waren- und Kostenrechnungen (8 Tage gelten als unbedenklich Bei Kasseneinnahmen (bare Geschäftsvorfälle) gilt die Regel der täglichen Erfassung in einem Kassenbuch. 14

15 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise geführt, dann ist dies nicht zu beanstanden, wenn durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen z.b. durch eine laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen Ablage in besonderen Ordnern Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen etc. 15

16 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Liegt eine geordnete Belegablage vor: Können die Belege auch zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden, somit ist weiterhin eine externe Beauftragung eines Buchhaltungsbüros Steuerberaters etc. möglich. Auch ein quartalsweiser, halbjährlicher oder jährlicher Buchungszyklus ist unter obigen Voraussetzungen weiterhin zulässig. 16

17 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Eine Belegablage ist geordnet, wenn sie fortlaufend, übersichtlich, zeitnah, nach einheitlichen, festgelegten Kriterien, vollständig unveränderbar (z.b. durch Nummerierung) erfolgt. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation. 17

18 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Hierzu sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen: Definition des verwendeten Verfahrens und Ordnungssystems Beschreibung der Zugriffsrechte, Zutrittsrechte Sicherstellung der Vollständigkeit der Belege 18

19 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Variante 1: Buchführungsprozess Mandant liefert Steuerberater Belege laufende, geordnete und vollständige Ablage der Belege, vor Veränderungen geschützt bucht Festschreibung der Buchungsperiode nach Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung Festlegung und Dokumentation des Verfahrensablaufes 19

20 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Variante 2: Buchführungsprozess Mandant Steuerberater Vorerfassung der Belege laufende, geordnete und vollständige Ablage der Belege, vor Veränderungen geschützt Buchung Festschreibung der Buchungsperiode nach Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung 20

21 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Variante 3: Buchführungsprozess Mandant übergibt Steuerberater Buchungsstoff bucht Festschreibung der Buchungsperiode nach Übermittlung der Umsatzsteuer-Voranmeldung bucht Abschlussbuchungen und schreibt fest übergibt Umbuchungslisten erstellt Jahresabschluss, Steuererklärungen 21

22 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Verfahrensbeschreibung erforderlich!! Beschreibung der Verarbeitungskette vom eingehenden Betrag über die Grundbuchaufzeichnungen, Journale, Konten bis hin zum Jahresabschluss und den Steuererklärungen Beschreibung wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden Erfassung durch Belegablage: Beschreibung des Belegablagesystems (Ordnerstruktur), der Sicherstellung, der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit (z. B. Nummerierung der Belege, Kontierung) 22

23 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten 23

24 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind 24

25 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen Keine Buchung ohne Beleg mit den Mindestinhalten gem. BMF- Schreiben GoBD, Rnd.Nr. 77 (siehe Anlage) Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutungsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen 25

26 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Branchenabhängige Erleichterungen: Im Einzelhandelsgeschäft kommt zulässigerweise eine PC-Kasse ohne Kundenverwaltung zum Einsatz. Die Namen der Kunden werden bei Bargeschäften nicht erfasst. Bei Taxiunternehmen werden Angaben zum Kunden im Taxameter nicht erfasst und nicht beigestellt. 26

27 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Quelle: DATEV Mit Humor durchs Steuerjahr

28 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht gilt für alle Steuerrelevanten Daten nicht nur aus der Finanzbuchhaltung sondern auch für alle Einzelaufzeichungen und Stammdaten in Vorund Nebensystemen wie z.b. Anlagenbuchführung Lohnbuchführung Kassensystem Warenwirtschaftssystem Zahlungsverkehrssystem Taxameter Elektronische Waagen Materialwirtschaftssystem Fakturierungssystem Zeiterfassungssystem Archivsystem/ Dokumentenmanagementsystem 28

29 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Aufbewahrungspflichtig sind: digitale oder digitalisierte Belege Grundbuchaufzeichnungen Buchungen relevante Stammdaten Verfahrensdokumentationen sonstige Unterlagen mit steuerlicher Relevanz 29

30 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiel zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Dienen Kostenstellen der Bewertung von Wirtschaftsgütern Rückstellung Bemessung von Verrechnungspreisen sind diese Aufzeichnungen AUFZUBEWAHREN, soweit sie zur Erläuterung steuerlicher Sachverhalte benötigt werden Form, Umfang und Inhalt werden vom Steuerpflichtigen bestimmt. 30

31 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Problem: Der Begriff Steuerrelevante Daten ist im BMF-Schreiben nicht konkretisiert. Daten sind steuerrelevant, wenn sie als Betriebsausgaben/Betriebseinnahmen oder als Aufwendungen/Erträge gebucht werden oder sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken (z.b. Abschreibungen) einschließlich der zugehörigen Belege (siehe auch beispielhafte Aufzählung im Leitfaden zu den GDPdU von BITKoM, ( 31

32 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für steuerrelevante Daten: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind 32

33 2. Zeitgerechte Erfassung von Grundbuchaufzeichnungen Quelle: DATEV Mit Humor ins Steuerjahr

34 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für steuerrelevante Daten: Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen 34

35 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für nicht steuerrelevante Daten: private Korrespondenz Rechtsgutachten (ob steuerliche Gutachten relevant sind und vorgelegt werden müssen, ist oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen) Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern und Kunden (relevant sind dagegen alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die das Unternehmen an diese Personen erbracht oder von ihnen empfangen hat) 35

36 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für nicht steuerrelevante Daten: Personalakten betriebsinternen Statistiken Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements 36

37 37

38 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, z.b. für die Steuerbilanz einerseits und für die Handelsbilanz andererseits ist nicht zulässig!! (Rdnr 41) ABER: Zunehmende Unterschiede bei Bilanzansatz, Bewertung und Ausweis in Handels- und Steuerbilanz 38

39 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung 39

40 4. Form der Aufbewahrung Aufbewahrung: entweder im Produktivsystem (z.b. Finanzbuchhaltungsprogramm) oder in einem Archivsystem, wenn - inhaltliche Identität der Daten - maschinelle Auswertbarkeit revisionssicheres Archiv, z.b. Dokumentenmanagementsystem 40

41 4. Form der Aufbewahrung Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig. 41

42 4. Form der Aufbewahrung Beispiel: Ein Steuerpflichtiger erstellt seine Ausgangsrechnungen mit einem Textverarbeitungsprogramm. Nach dem Ausdruck der jeweiligen Rechnung wird die hierfür verwendete Maske (Dokumentenvorlage) mit den Inhalten der nächsten Rechnung überschrieben. Es ist in diesem Fall nicht zu beanstanden, wenn das Doppel des versendeten Schreibens in diesem Fall nur als Papierdokument aufbewahrt wird. 42

43 4. Form der Aufbewahrung Eingehende elektronische steuerrelevante Daten müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDFoder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. ZUGFeRD- Format in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Problem bei Wechsel des Finanzbuchhaltungssystems: Ist eine vollständige Übernahme der Daten in das neue System oder in ein Archivsystem nicht möglich, muss das alte System inkl. der Datenbestände innerhalb der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. 43

44 4. Form der Aufbewahrung Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltext-recherchier-baren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. s, die nur Transportmittel für z. B. eine angehängte Rechnung sind, ohne weitere aufbewahrungspflichtige Informationen (Rabatte etc.) sind nicht aufbewahrungspflichtig Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farbliche Hervorhebungen usw. darf unabhängig von seiner Ausgestaltung - keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustandes haben. 44

45 4. Form der Aufbewahrung Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift). Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. 45

46 4. Form der Aufbewahrung Systematik der Ablage muss bei Archivierung nachvollziehbar sein nachvollziehbarer Dateiname Auffindbarkeit anhand eines Indexes (Index über Aufbewahrungsfrist vorzuhalten) Dokumentenmanagementsystem Ablage in einem Ordnersystem (Dateiablagesystem) Dokumentation und Beschreibung der Ordnerstruktur (Verfahrensdokumentation, Baumdiagramm) 46

47 Ersetzendes Scannen 4. Form der Aufbewahrung Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original bildlich übereinstimmen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. 47

48 4. Form der Aufbewahrung Scan-Ersatz ist nicht zulässig bei: Urkunden (z.b. Notarurkunden, Bürgschaftsurkunden etc.) Gerichtsentscheidungen Jahresabschlüssen 48

49 Nicht empfehlenswert ist das ersetzende Scannen bei Papierdokumenten, für die kein sicher verwertbarer Scan erzeugt werden kann, z.b. doppelseitig beschrieben geklebt geringe Kontraststärke sehr dünnes Papier 4. Form der Aufbewahrung Kleben Haftzettel auf den Dokumenten, muss sichergestellt sein, dass sie nichts verdecken. 49

50 4. Form der Aufbewahrung Verfahrensbeschreibung erforderlich, die unter anderem regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. 50

51 4. Form der Aufbewahrung Quelle: 51

52 4. Form der Aufbewahrung Exkurs: ZUGFeRD: Die elektronische Rechnung der Zukunft: Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch maschinelle Auswertbarkeit in modernen Buchhaltungssystemen Hierzu Herr Werner Fiedler, Bereichsleiter Wilken GmbH: So hilft die digitale Verarbeitung 52

53 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen 53

54 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Lt. GoBD müssen Aufzeichnungen mit Belegfunktion zum Zeitpunkt der Erfassung sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form (Problem: Office-Dokument) unveränderbar sein. z.b. Excel-geführte Kassenbücher, Fahrtenbücher erfüllen das Kriterium der Unveränderbarkeit nicht! 54

55 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Aufzeichnungen mit Belegfunktion: Daten der Finanzbuchhaltung Einzelaufzeichnungen Stammdaten mit steuerlicher Relevanz auch aus den Vor- und Nebensystemen der Finanzbuchführung 55

56 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher protokolliert werden. Das gilt auch für Dokumente und elektronische Unterlagen, die gem. 147 AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind. 56

57 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Beispiel zur Unveränderbarkeit: Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen- oder Warenwirtschaftssystem werden über eine Datenschnittstelle in ein Office Programm exportiert dort protokolliert editiert und über eine Datenschnittstelle importiert unzulässig Vorerfassungen, Stapelbuchungen werden bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus offen gehalten. Alle Eingaben können daher unprotokolliert geändert werden unzulässig 57

58 6. Weitere Inhalte des GoBD-Schreibens 6.1 Verfahrensbeschreibung 6.2 Internes Kontrollsystem 6.3 Datensicherheit 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 58

59 6.1 Verfahrensdokumentation Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen, Journale, Konten bis hin zum Jahresabschluss und den Steuererklärungen Vollständige und schlüssige Beschreibung von Inhalt, Aufbau, Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens zur elektronischen Buchführung sowie den vorgelagerten Systeme Organisatorische und technische Prozessbeschreibung bezüglich der elektronischen Dokumente (von der Entstehung über die Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, zum Wiederfinden, zur maschinellen Auswertbarkeit, Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und zur Reproduktion) Beschreibung des Internen Kontrollsystems Beschreibung des Datenzugriffs- und Datensicherheitskonzeptes 59

60 6.1 Verfahrensdokumentation Inhalte der Verfahrensbeschreibung des EDV-Verfahrens Beschreibung des Prozesses der elektronischen Buchführung Anwenderdokumentation technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Beschreibung des Internen Kontrollsystems Beschreibung des Datensicherungsprozesses Historie der eingesetzten Programme Historie der Änderungen in der Dokumentation 60

61 6.1 Verfahrensdokumentation Es darf kein Papiertiger sein, sondern muss gelebt werden! 61

62 6.2 Internes Kontrollsystem Es sind folgende Kontrollen einzurichten und zu dokumentieren Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennungen Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise, Plausibilitätsprüfungen) Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit. 62

63 6.3 Datensicherheit Das DV-System ist gegen Verlust z.b. Unauffindbarkeit Vernichtung Untergang Diebstahl zu sichern und zu schützen. Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation 63

64 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Nach 147 Ab. 6 AO hat die Finanzbehörde das Recht, die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und nach 147 Abs. 1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Zugriffsrechte bestehen auch auf die relevanten Vor- und Nebensysteme 64

65 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind. Näher hierzu: Herr Amtsrat Karl Moser, Finanzamt Ulm, Das Finanzamt spielt mit 65

66 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD 66

67 a) Steuerlich 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD - Schätzung der Besteuerungsgrundlagen - Entzug von steuerlichen Vergünstigungen, die an das Vorliegen von Buchnachweisen geknüpft ist - Umkehr der Beweislast - Zwangsmittel, ggfs. Steuerstrafverfahren 67

68 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD b) Straf- und Zivilrechtlich mangelnder Beweiswert der Geschäftsbücher ggfs. Insolvenzvergehen ggfs. Einschränkung/ Versagung des Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers bei Abschlussprüfungen 68

69 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß GoBD Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung/ der Buchführungssysteme/ der Archivierungssysteme/ der Dokumentenmanagementsysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung, noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt Zertifikate oder Testate Dritter, entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung. 69

70 8. Fazit 70

71 8. Fazit Zeitnahe Erfassung von baren (1 Tag) bzw. von unbaren (bis zu 10 Tage) Geschäftsvorfällen gefordert. Verfahrensdokumentation Identifikation von steuerrelevanten Daten erforderlich Überprüfung/Änderung von bestehenden Prozessen notwendig extrem zunehmende Dokumentationsanforderungen an Abläufe (besser: es muss der Finanzverwaltung vorgelegt werden, was im Unternehmen an Dokumentation vorhanden ist) Änderungsverfolgung auch für die Dokumentationen/Verfahrensbeschreibungen 71

72 8. Fazit Festschreiben der Buchungsbestände (nicht offenlassen eines Buchungsmonates) mit Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung Protokollierung von Änderungen in allen steuerrelevanten Systemen auch bei Stammdaten Problem: Reicht Abspeichern zum Jahresende aus? Oder auch unterjährige Änderungsverfolgung z.b. in Stammdaten erforderlich? 72

73 8. Fazit Papierform für nicht elektronisch verfügbare Daten weiterhin zulässig d.h. keine Verpflichtung zur IT-gestützten Finanzbuchführung, Warenwirtschaft usw. keine Verpflichtung zu einer elektronischen Archivierung von Belegen ABER: Verfahrensdokumentation dennoch erforderlich. 73

74 Kritikpunkte am GoBD-Schreiben 8. Fazit Konkretisierung der steuerrelevanten Daten fehlt Anforderungen (inhaltlich) an die Verfahrensdokumentation zu wenig detailliert Forderung, dass Archivsysteme die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten wie das Produktivsystem bieten, m. E. unrealistisch Forderung bei Systemwechseln nach gleichen Auswertungsmöglichkeiten nach Stilllegung des alten Systems ebenfalls unrealistisch Aufbewahrung aller Zwischenformate ist unverhältnismäßig 74

75 8. Fazit Offene Fragen: Können Daten aus vor- und nachgelagerten Systemen bei der Betriebsprüfung für Zeiträume vor bereits angefordert werden? Wenn Auswertungsmodule z.b. in der Warenwirtschaft nicht vorhanden sind, müssen diese gekauft/ programmiert werden? Was besagt der Grundsatz der Verhältnismäßigkeit in diesem Zusammenhang? Sind Elektronische Daten nicht mehr (vollständig) vorhanden, aber Papierausdrucke, hat dies sofort Konsequenzen auf die Ordnungsmäßigkeitsbeurteilung im Rahmen einer Betriebsprüfung (im schlimmsten Fall: Steuerstrafverfahren) oder gibt es nur eine Auflage für die Zukunft, wenn ansonsten Nachprüfbarkeit und Nachvollziehbarkeit gesichert ist? 75

76 8. Fazit Quelle: Unser TIPP: Kontaktaufnahme mit Systembetreuern auch von Vorsystemen zwecks (schriftlicher) Bestätigung, dass alle steuerrelevanten Daten in unveränderbarer, maschinell auswertbarer Form über 10-jährige Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden können. 76

77 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Quelle: DATEV Mit Humor durchs Steuerjahr

78 Prof. Dr. Brigitte Zürn, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater Dr. Horn Unternehmensberatung GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft Schulze-Delitzsch-Weg Ulm 0731/ Stadtbüro: Marienstraße Neu-Ulm 78

79 GoBD: BMF-Schreiben vom (Auszug) ANLAGE Jedem Geschäftsvorfall muss ein Beleg zugrunde liegen, mit folgenden Inhalten: Bezeichnung Begründung Eindeutige Belegnummer (z. B. Index, Paginiernummer, Dokumenten-ID, fortlaufende Rechnungsausgangsnummer) Angabe zwingend ( 146 Absatz 1 Satz 1 AO, vollständig, geordnet) Kriterium für Vollständigkeitskontrolle (Belegsicherung) Bei umfangreichem Beleganfall ist Zuordnung und Identifizierung regelmäßig nicht aus Beleg-datum oder anderen Merkmalen eindeutig ableitbar. Sofern die Fremdbelegnummer eine eindeutige Zuordnung zulässt, kann auch diese verwendet werden. Belegaussteller und -empfänger Betrag bzw. Mengen- oder Wertangaben, aus denen sich der zu buchende Betrag ergibt Währungsangabe und Wechselkurs bei Fremdwährung Soweit dies zu den branchenüblichen Mindestaufzeichnungspflichten gehört und keine Aufzeichnungserleichterungen bestehen (z. B. 33 UStDV) Angabe zwingend (BFH vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372); Dokumentation einer Veränderung des Anlageund Umlaufvermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals Ermittlung des Buchungsbetrags Hinreichende Erläuterung des Geschäftsvorfalls Hinweis auf BFH-Urteil vom 12. Mai 1966, BStBl III S. 372; BFH-Urteil vom 1. Oktober 1969, BStBl II 1970 S. 45 Belegdatum Angabe zwingend ( 146 Absatz 1 Satz 1 AO, zeitgerecht). Identifikationsmerkmale für eine chronolo- gische Erfassung, bei Bargeschäften regel- mäßig Zeitpunkt des Geschäftsvorfalls Evtl. zusätzliche Erfassung der Belegzeit umfangreichem Beleganfall erforderlich bei Verantwortlicher Aussteller, soweit vorhanden Z. B. Bediener der Kasse