Steuerliche Rahmenbedingungen des elektronischen Rechnungsaustausches und der elektronischen Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen

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1 Steuerliche Rahmenbedingungen des elektronischen Rechnungsaustausches und der elektronischen Aufbewahrung kaufmännischer Unterlagen IHK Heilbronn-Franken, 17. November 2015 DATEV eg, alle Ihre Referenten Heinz Raschdorf Reutlingen vereidigter Buchprüfer Steuerberater Rating Analyst (FH) Certified Rating Analyst BdRA (BdRA e.v.) Restrukturierungs-Manager (Georg-Simon-Ohm-Hochschule Nürnberg) Vorstandsmitglied der Steuerberaterkammer Stuttgart Dipl.-Betriebswirt Guido Badjura DATEV eg, Niederlassung Mobil: Reichskanzler-Müller-Str. 21 Fax: Mannheim Internet:

2 Wer ist DATEV? Genossenschaft von Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und Rechtsanwälten Unterstützung aller Dienstleistungen der DATEV- Mitglieder für deren Mandanten Hauptsitz in Nürnberg 25 Niederlassungen in Deutschland Softwarehaus und IT-Dienstleister mit über 40 Jahren Erfahrung mit Software, Services und Rechenzentrums- Dienstleistungen 11 Millionen Lohn- und Gehaltsabrechnungen Ca Unternehmen nutzen DATEV-SW DATEV-RZ ist Datendrehscheibe zwischen Unternehmen, Steuerberatern und rund 200 Institutionen (z.b. Finanzverwaltung, Krankenkassen, Banken) Umfangreicher Service rd. 2,5 Mio. Servicekontakte Rund Seminarteilnehmer pro Jahr DATEV eg, alle DATEV eg, alle

3 DATEV-Rechenzentrum in Zahlen Stand Januar 2015 DATEV eg, alle Digitalisierung: Evolution oder Revolution? DATEV eg, alle

4 Einfluss Digitalisierung auf die Geschäfts- und Arbeitsprozesse in deutschen Unternehmen (Stand 2014) IHK Unternehmensbarometer zur Digitalisierung 2014 DATEV eg, alle Themen des Vortrags im Überblick 1. Einführung 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen 6. Weitere Inhalte des -Schreibens 7. Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß 8. Fazit DATEV eg; alle

5 1. Einführung 1. Einführung Grundsätze zur Ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff = Schreiben des BMF vom Anzuwenden ab Die ersetzen mit Wirkung ab dem : GoBS = Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme GDPdU = Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen DATEV eg; alle

6 1. Einführung Gesetzlicher Hintergrund (I) GoB Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (als unbestimmter Rechtsbegriff mit kodifizierten (insb. HGB und AO) und nicht kodifizierten Normen). GoBS Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (von 1995 als Konkretisierung der GoB beim Einsatz von IT durch die AWV von der Finanzverwaltung als BMF-Schreiben vom übernommen). ->durch die konkretisiert GDPdU Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (BMF-Schreiben vom konkretisieren die maschinelle Auswertbarkeit gem. 147 Abs. 6 AO inklusive FAQ zum Datenzugriffsrecht). ->durch die konkretisiert DATEV eg, alle 1. Einführung Gesetzlicher Hintergrund (II) GoBIT ( Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung beim IT-Einsatz ; die von der AWV im Herbst 2012 als Entwurf für modernisierte GoBS vorgelegten GoBIT wurden von der Finanzverwaltung aus unterschiedlichen Gründen nicht aufgegriffen) ( Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ). Sie erweitert bzw. konkretisiert mit Wirkung zum die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten (betrifft alle Anwender) DATEV eg, alle

7 1. Einführung Betriebsprüfung im Überblick Die Aufgaben der Betriebsprüfung 199 AO Was ist das Ziel der Betriebsprüfung? Die Außenprüfung hat die tatsächlichen und rechtlichen Verhältnisse, die für die Steuerpflicht und für die Bemessung der Steuer maßgebend sind (Besteuerungsgrundlagen), zugunsten wie auch zuungunsten des Steuerpflichtigen zu prüfen. Jede Anwendung des Steuerrechts auf unklare Sachverhalte ist Steuerlotterie! DATEV eg, alle 1. Einführung Kassen im Fokus der Finanzverwaltung Hersteller manipulierbarer Kassensysteme haften persönlich für hinterzogene Steuern ihrer Kunden FG Rheinland-Pfalz, Beschluss 5 V 2068/14 vom DATEV eg, alle

8 1. Einführung Warum? Stichwort: Digitale Unveränderbarkeit Reichsabgabenordnung DATEV eg, alle 1. Einführung Geltungsbereich der für alle Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtigen (nicht nur für Bilanzierer!) Aufzeichnungspflicht für alle steuerrelevanten Daten, d.h. auch für Vor- und Nebensysteme der Finanzbuchhaltung Somit sind alle elektronischen Systeme betroffen, die steuerrelevante (buchführungs- /abschlussrelevanten) Daten liefern DATEV eg; alle

9 1. Einführung Ansicht der Finanzverwaltung zum neuen BMF-Schreiben zu den : lediglich Zusammenfassung der bisherigen Schreiben Aktualisierung im Hinblick auf die technische Entwicklung, aber keine Neuerungen Warum dann 37-n-starkes Schreiben? DATEV eg; alle 1. Einführung Aber tatsächlich: Konkretisierung und Verschärfungen im Hinblick auf: Zeitgerechte Erfassung und Ordnung von Grundbuchaufzeichnungen (Kapitel 2) Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten (Kapitel 3) Form der Aufbewahrung/Archivierung (Kapitel 4) Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen (Kapitel 5) DATEV eg; alle

10 1. Einführung BMF-Schreiben zu den : positiv ist erstmalige Äußerung zu ersetzendem Scannen von Belegen (mit Wegwerfen der Belege) relativ konkrete Vorgaben zu der elektronischen Rechnungsstellung (ZUGFeRD) DATEV eg; alle 1. Einführung Verantwortlich für die Ordnungsmäßigkeit elektronischer Bücher und sonst erforderlicher Aufzeichnungen ist allein der Steuerpflichtige Das gilt auch bei teilweiser oder vollständiger - organisatorischer oder - technischer Auslagerung von Buchführungs- und Aufzeichnungsaufgaben an Dritte (z.b. Steuerberater) DATEV eg; alle

11 1. Einführung Mögliche Folgen der nicht ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff: Verwerfen der Buchführung Schätzung der Besteuerungsgrundlagen durch die Finanzverwaltung. DATEV eg; alle 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen

12 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Das Erfordernis zeitgerecht zu buchen verlangt einen zeitlichen Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung (BFH-Urteil vom 25. März 1992, BStBl. II S. 1010; BFH- Urteil vom 5. März 1965 BStBl. III S. 285) Zeitnahe Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen (10 Tage gelten als unbedenklich) Zeitnahe Erfassung von Kontokorrentbeziehungen/ kreditorische Waren- und Kostenrechnungen (8 Tage gelten als unbedenklich Bei Kasseneinnahmen (bare Geschäftsvorfälle) gilt die Regel der täglichen Erfassung in einem Kassenbuch. DATEV eg; alle 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise geführt, dann ist dies nicht zu beanstanden, wenn durch organisatorische Vorkehrungen sichergestellt ist, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen z.b. durch eine laufende Nummerierung der ein- und ausgehenden Rechnungen Ablage in besonderen Ordnern Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen etc. DATEV eg; alle

13 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Liegt eine geordnete Belegablage vor: Können die Belege auch zu einem späteren Zeitpunkt gebucht werden, somit ist weiterhin eine externe Beauftragung eines Steuerberaters etc. möglich. Auch ein quartalsweiser, halbjährlicher oder jährlicher Buchungszyklus ist unter obigen Voraussetzungen weiterhin zulässig. DATEV eg; alle 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Eine Belegablage ist geordnet, wenn sie fortlaufend, übersichtlich, zeitnah, nach einheitlichen, festgelegten Kriterien, vollständig unveränderbar (z.b. durch Nummerierung) erfolgt. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation. DATEV eg; alle

14 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Hierzu sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen: Definition des verwendeten Verfahrens und Ordnungssystems Beschreibung der Zugriffsrechte, Zutrittsrechte Sicherstellung der Vollständigkeit der Belege DATEV eg; alle 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen DATEV eg; alle

15 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen DATEV eg; alle 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen DATEV eg; alle

16 2. Zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen Verfahrensbeschreibung erforderlich!! Beschreibung der Verarbeitungskette vom eingehenden Betrag über die Grundbuchaufzeichnungen, Journale, Konten bis hin zum Jahresabschluss und den Steuererklärungen Beschreibung wie elektronische Belege erfasst, empfangen, verarbeitet, ausgegeben und aufbewahrt werden Erfassung durch Belegablage: Beschreibung des Belegablagesystems (Ordnerstruktur), der Sicherstellung, der Vollständigkeit und Unveränderbarkeit (z. B. Nummerierung der Belege, Kontierung) DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten

17 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Neben den außersteuerlichen und steuerlichen Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen zu Geschäftsvorfällen sind alle Unterlagen aufzubewahren die zum Verständnis und zur Überprüfung der für die Besteuerung gesetzlich vorgeschriebenen Aufzeichnungen im Einzelfall von Bedeutung sind DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Geschäftsvorfälle sind vollzählig und lückenlos aufzuzeichnen Keine Buchung ohne Beleg mit den Mindestinhalten gem. BMF-Schreiben, Rnd.Nr. 77 (siehe Anlage) Branchenspezifische Mindestaufzeichnungspflichten und Zumutungsgesichtspunkte sind zu berücksichtigen DATEV eg; alle

18 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht gilt für alle Steuerrelevanten Daten nicht nur aus der Finanzbuchhaltung sondern auch für alle Einzelaufzeichungen und Stammdaten in Vor- und Nebensystemen wie z.b. Anlagenbuchführung Lohnbuchführung Kassensystem Warenwirtschaftssystem Zahlungsverkehrssystem Taxameter Elektronische Waagen Materialwirtschaftssystem Fakturierungssystem Zeiterfassungssystem Archivsystem/ Dokumentenmanagementsystem DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Überblick über die relevanten IT-Systeme, in der (Rz 20 ) Kassen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Reisekosten Materialwirtschaft Rechnungseingangsbuch Kostenrechnung Finanzbuchführung Jahresabschluss A Bilanz P Gewinn/Verlust Fahrtenbuch Taxameter = IT-Systeme, die bisher schon im Fokus der Finanzverwaltung standen. Systeme zur Steuerdeklaration Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen... Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u. a. DMS) DATEV eg, alle

19 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Aufbewahrungspflichtig sind: digitale oder digitalisierte Belege Grundbuchaufzeichnungen Buchungen relevante Stammdaten Verfahrensdokumentationen sonstige Unterlagen mit steuerlicher Relevanz DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiel zu Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Dienen Kostenstellen der Bewertung von Wirtschaftsgütern Rückstellung Bemessung von Verrechnungspreisen sind diese Aufzeichnungen AUFZUBEWAHREN, soweit sie zur Erläuterung steuerlicher Sachverhalte benötigt werden Form, Umfang und Inhalt werden vom Steuerpflichtigen bestimmt. DATEV eg; alle

20 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Problem: Der Begriff Steuerrelevante Daten ist im BMF-Schreiben nicht konkretisiert. Daten sind steuerrelevant, wenn sie als Betriebsausgaben/Betriebseinnahmen oder als Aufwendungen/Erträge gebucht werden oder sich in sonstiger Weise auf den steuerlichen Gewinn auswirken (z.b. Abschreibungen) einschließlich der zugehörigen Belege (siehe auch beispielhafte Aufzählung im Leitfaden zu den GDPdU von BITKoM, ( DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für steuerrelevante Daten: Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Geschäftsbriefe Belege, Aufzeichnungen und Auswertungen zu einzelnen Bilanzpositionen Berechnungen für die Bewertung von Wirtschaftsgütern, soweit diese Werte nicht schon aus der Finanz- oder Anlagenbuchhaltung ersichtlich sind Belege (insbesondere Rechnungen) für Geschenke an Geschäftsfreunde und für Bewirtungsaufwendungen DATEV eg; alle

21 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für nicht steuerrelevante Daten: private Korrespondenz Rechtsgutachten (ob steuerliche Gutachten relevant sind und vorgelegt werden müssen, ist oft Streitpunkt in Betriebsprüfungen) Aufzeichnungen über Forschungs- und Entwicklungsaktivitäten Unterlagen über Privatvermögen oder private Kontoverbindungen von Gesellschaftern, Mitarbeitern, Geschäftsführern und Kunden (relevant sind dagegen alle Daten über Leistungen und Zahlungen, die das Unternehmen an diese Personen erbracht oder von ihnen empfangen hat) DATEV eg; alle 3. Umfang der Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten Beispiele für nicht steuerrelevante Daten: Personalakten betriebsinternen Statistiken Aufzeichnungen zu Zwecken des Controllings, der Erfolgsüberwachung oder des Risikomanagements DATEV eg; alle

22 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Aufbewahrung: entweder im Produktivsystem (z.b. Finanzbuchhaltungsprogramm) oder in einem Archivsystem, wenn inhaltliche Identität der Daten maschinelle Auswertbarkeit revisionssicheres Archiv, z.b. Dokumentenmanagementsystem DATEV eg; alle

23 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Werden die abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe jedoch tatsächlich in elektronischer Form aufbewahrt (z. B. im File-System oder einem DMS-System), so ist eine ausschließliche Aufbewahrung in Papierform nicht mehr zulässig. Das Verfahren muss dokumentiert werden. Werden Handels- oder Geschäftsbriefe mit Hilfe eines Fakturierungssystems oder ähnlicher Anwendungen erzeugt, bleiben die elektronischen Daten aufbewahrungspflichtig. DATEV eg; alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Eingehende elektronische steuerrelevante Daten müssen in dem Format aufbewahrt werden, in dem sie empfangen wurden (z. B. Rechnungen oder Kontoauszüge im PDFoder Bildformat). Eine Umwandlung in ein anderes Format (z. B. ZUGFeRD-Format in PDF) ist dann zulässig, wenn die maschinelle Auswertbarkeit nicht eingeschränkt wird und keine inhaltlichen Veränderungen vorgenommen werden. Problem bei Wechsel des Finanzbuchhaltungssystems: Ist eine vollständige Übernahme der Daten in das neue System oder in ein Archivsystem nicht möglich, muss das alte System inkl. der Datenbestände innerhalb der Aufbewahrungsfrist vorgehalten werden. DATEV eg; alle

24 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Erfolgt eine Anreicherung der Bildinformationen, z. B. durch OCR (Beispiel: Erzeugung einer volltext-recherchier-baren PDF-Datei im Erfassungsprozess), sind die dadurch gewonnenen Informationen nach Verifikation und Korrektur ebenfalls aufzubewahren. s, die nur Transportmittel für z. B. eine angehängte Rechnung sind, ohne weitere aufbewahrungspflichtige Informationen (Rabatte etc.) sind nicht aufbewahrungspflichtig Das Anbringen von Buchungsvermerken, Indexierungen, Barcodes, farbliche Hervorhebungen usw. darf unabhängig von seiner Ausgestaltung - keinen Einfluss auf die Lesbarmachung des Originalzustandes haben. DATEV eg; alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Eine vollständige Farbwiedergabe ist nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift). Für Besteuerungszwecke ist eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich. Im Anschluss an den Scanvorgang darf die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen. Die Papierbelege sind dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind. DATEV eg; alle

25 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Systematik der Ablage muss bei Archivierung nachvollziehbar sein nachvollziehbarer Dateiname Auffindbarkeit anhand eines Indexes (Index über Aufbewahrungsfrist vorzuhalten) Dokumentenmanagementsystem Ablage in einem Ordnersystem (Dateiablagesystem) Dokumentation und Beschreibung der Ordnerstruktur (Verfahrensdokumentation) DATEV eg; alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Die Speicherung gewaltiger Datenmengen in Form einer elektronischen Archivierung wird eine der zukünftigen Herausforderungen für Unternehmen. DATEV eg; alle

26 Die Realität sieht vielfach noch anders aus! DATEV eg; alle Ziele des digitalen Langzeitarchivs: Reduzierung Papieraufkommen Ó Christian Pohl / Pixelio.de Ó Paul-Georg Meister / Pixelio.de DATEV eg; alle

27 Was heißt Datenarchivierung konkret? Die revisionssichere Datenarchivierung dient der langfristigen Aufbewahrung Ihrer Daten. Sie gewährleistet die gesetzlichen Anforderungen ( 239 und 257 HGB, 146 und 147 AO) und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung: Inhalte sind unverändert (originär) und fälschungssicher zu speichern Inhalte sind durch eine Suche auffindbar Alle Aktionen im Archiv werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar Inhalte müssen innerhalb der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen auch mit zukünftigen EDV-Systemen lesbar sein! DATEV eg, alle Gesetzliche Aufbewahrungspflichten Handelsrecht Steuerrecht Gesetzliche Schriftform Spezialregelungen Handelsgesetzbuch (HGB) Abgabenordnung (AO) Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) Medizin Buchführungspflicht Aufbewahrung Aufzeichnungen Aufbewahrung Gesetzliche Schriftform Öffentliche Verwaltung Umsatzsteuergesetz (UStG) Zivilprozessordnung(ZPO) Sozialgesetze Anforderungen an Rechnungen Beweiskraft Finanzdienstleister DATEV eg, alle

28 Aufbewahrungsfristen (gültige Rechtslage) Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen sowie die zu deren Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen empfangene und abgeschickte Handels- und Geschäftsbriefe Buchungsbelege 10 Jahre 6 Jahre 10 Jahre sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind 6 Jahre Generell gilt: die Zehnjahresfrist beginnt mit dem 31. Dezember des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Rechnungserhalt per (z.b. Rechnung in Textform) führt dazu, dass auch die archiviert werden muss è Thema: -Archivierung DATEV eg, alle Was sind die Anforderungen an die (digitale) Aufbewahrung von Unterlagen? Art der Unterlagen Frist Medium Art der Wiedergabe Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Einzelabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte, ü 10 Jahre ü Original ü Original Anforderungen an die Aufbewahrung ü GoB ü Verfügbarkeit ü Geltungsbereich der AO Handelsbücher Inventare abgesandte Handelsbriefe empfangene Handelsbriefe Buchungsbelege ü 10 Jahre ü 6 Jahre ü 6 Jahre ü 10 Jahre ü Original oder Datenträger ü inhaltliche Übereinstimmung ü bildliche Übereinstimmung ü unverzüglich lesbar ü maschinell auswertbar ü unmittelbarer Zugriff ü mittelbarer Zugriff ü Datenträgerüberlassung ü GoB ü GoDB ü Verfügbarkeit ü Geltungsbereich der AO ü Möglichkeit der Löschung oder Sperrung Zollanmeldungen ü 10 Jahre Unterlagen mit gesetzlicher Schriftform andere Unterlagen ü Original oder Datenträger ü Urkundenqualität ü Urkundenqualität ü Objekt des Augenscheins (hohe Qualität) ü digitale Signatur ü digitale Signatur ü () ü Echtheit der Herkunft digitale Unterlagen DATEV eg, alle

29 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Was ist Ersetzendes Scannen? Kann ich meine Belege nach dem Scannen wegwerfen? Empfehlung bisher: Nein. Empfehlung künftig: Ja, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. DATEV eg, alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Prozess der heutigen Digitalisierung von Dokumenten 6 1 Belege 2 4 Korrespondenz XXX Datenbank 5 1) Papierdokumente 2) Scanner 3) Ablage der Papierdokumente 4) Digitalisierte Dokumente 5) User PCs 6) Digitale Post ( ) 7) Digitale Daten aus anderen Systemen 3 7 DATEV eg, alle

30 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Ersetzendes Scannen Das Scan-Ergebnis muss mit dem Original bildlich übereinstimmen. Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden,soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Der Steuerpflichtige muss entscheiden,ob Dokumente,deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt,zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen. Der Verzicht auf einen Papierbeleg darf die Möglichkeit der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigen. DATEV eg;alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Scan-Ersatz ist nicht zulässig bei: Urkunden (z.b. Notarurkunden,Bürgschaftsurkunden etc.) Gerichtsentscheidungen Jahresabschlüssen DATEV eg;alle

31 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Nicht empfehlenswert ist das ersetzende Scannen bei Papierdokumenten,für die kein sicher verwertbarer Scan erzeugt werden kann,z.b. doppelseitig beschrieben geklebt geringe Kontraststärke sehr dünnes Papier Kleben Haftzettel auf den Dokumenten,muss sichergestellt sein,dass sie nichts verdecken. DATEV eg;alle 4. Form der Aufbewahrung/Archivierung Verfahrensbeschreibung erforderlich,die unter anderem regelt: wer scannen darf, zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang,während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung), welches Schriftgut gescannt wird, ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist, wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat. DATEV eg;alle

32 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Voraussetzung für die Vernichtung der Papierbelege Archivierungssoftware revisionssicheres Archiv für eine unveränderbare Speicherung derbelege, wie z.b.datev Unternehm en online Verfahrensdokumentation Prozesse vom Eingang des Papierbelegs überden Scanvorgang bis hin zur Vernichtung m üssen dokum entiertsein DATEV eg,ale Rechtliche Hintergründe zum Ersetzende Scannen Aktuelle Rechtslage Handels- und Steuerrecht: Die Vernichtung von Papieroriginalen istbeibuchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig, sofern sie in digitalisierterform in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrtwerden. Beweiskraft vor Gericht: Gescannte Dokum ente unterliegen derfreien richterlichen Beweiswürdigung und haben dam itdenselben Beweiswertwie nichtunterschriebene papierhafte Dokum ente. BeiDokum enten m iteineroriginalunterschrift gehtbeim Scannen die Eigenschaft derurkunde verloren,weshalb hiereine Risiko-Abwägung stattfinden m uss. Unterlagen,beidenen die gesetzliche Schriftform verlangtwird (z.b.notarie le Urkunden, M ietverträge m itübereinem JahrLaufzeit,Arbeitsverträge),so lten nichtersetzend gescannt werden. Sonstige rechtliche Anforderungen können füreinzelne Dokum ente einschlägig sein und m üssen im Einzelfalgeprüftwerden. DATEV eg,ale

33 Abgrenzung analoge und digitale Belegbearbeitung analoge Belegbearbeitung Posteingang Rechnungsbearbeitung Buchung Ablage analogerprozess: aufwendig nichttransparent hohe Fehlerquote teuer digitale Belegbearbeitung Posteingang Scannen und Upload Vernichten der Papierunterlagen Buchungsvorschlag Rechnungsbearbeitung digitale Ablage revisionssicheres Archiv digitalerprozess: effizientund transparent Ordnung derablage einfache Suche unterstützte Erfassung (O CR-Buchungsassistent) nachvo lziehbarerprozess (durch Dokum entation) SicherheitderDaten DATEV eg,ale Beweiskraft digitalisierter Dokumente DATEV eg,ale

34 Simulationsstudie Ersetzendes Scannen Die Papierablage ist ein Auslaufmodell DATEV eg,ale Vor Gericht finden auch gescannte Belege Anerkennung Ergebnisse der Gerichts-Simulationsstudie im Oktober 2013 mit Beteiligung der DATEV Ulrich Schwenkert,VorsitzenderRichteram FinanzgerichtBerlin-Brandenburg: "Im Regelfall dürften selbst die eigenhändig ohne besondere Vorkehrungen eingescannten Belege nicht zu einem Rechtsnachteil führen". W esentliche Aussagen und Ergebnisse: Gescannte Belege werden im N orm alfa lgenauso wie Papierbelege anerkannt Die Speicherung in einem Archivsystem erfü ltdie Anforderungen an die Datensicherheit Eine Verfahrensdokumentation erhöhtnochm als die Verlässlichkeitder Digitalisierung (geregelterbetrieblicherprozess) DATEV eg,ale

35 Exkurs:ZUGFeRD:Die elektronische Rechnung der Zukunft Entwickelt vom Forum elektronische Rechnung Deutschland einheitliches Datenformat für den elektronischen Rechnungsaustausch maschinelle Auswertbarkeit in modernen Buchhaltungssystemen DATEV eg;alle Europa: Formate heute und Ausblick 100 % 90 % 80 % reine Strukturdaten EDI,XM L 70 % 60 % Hybrid PDF,XM L 50 % 40 % 30 % elektronische Bilder PDF etc. 20 % 10 % 0 % DATEV eg,ale

36 ZUGFeRD Grundlagen ZUGFeRD ZUGFeRD Zentrale UserGuide des Forum s elektronische Rechnung Deutschland (XM L-) Rechnungsdaten einheitliches Rechnungsdatenformat Nutzen des ZUGFeRD-Datenmodells für Unternehmen: Versand und Empfang elektronischer Rechnung so einfach wie Papierrechnungen Austausch elektronischerrechnungen fürjeden Teilnehm erohne vorherige Absprache Optionale Nutzung derstrukturierten Daten Optimierte Prozesse beim Rechnungsempfänger mit strukturierten Daten Jede,aufdem ZUGFeRD-Datenm ode lbasierende, Rechnung m uss eine vo lständige,gültige Rechnung darstelen Branchenübergreifender Rechnungsstandard DATEV eg,ale ZUGFeRD Übertragungsformate für elektronische Rechnungen Zentrale UserGuidelines des Forum s elektronische Rechnung Deutschland ZUGFeRD die entkoppelte, bildhafte Lösung die Lösung,die beides verbindet die aufeinander abgestim m ten IT-System e ZUGFeRD Papier Bild-Datei PDF/A-3 inkl. XML W eb EDI EDI Verarbeitungstiefe a lgem eine Verarbeitbarkeit G rafikquelle: AW V e.v.2014 DATEV eg,ale

37 ZUGFeRD Beispielrechnung im ZUGFeRD-Format PDF/A-3 PDF-Rechnung Integrierte XM L-Datei DATEV eg,ale ZUGFeRD-Umsetzung in den DATEV-Anwendungen Unternehmen online: Belege online - Belegübersicht W erte sind direktnach Im portsichtbar,beleg istunbearbeitet DATEV eg,ale

38 Zahlungsverkehr mit ZUGFeRD-Format ü Kennung ZUGFeRD ü Wertekontrolle ZUGFeRD-Daten ü Daten direkt in Erfassungsfelder ü Bankverbindungsdaten aus DATEV eg,ale ZUGFeRD-Umsetzung in den DATEV-Anwendungen Digitales Belegbuchen: ZUGFeRD-Dokument aus Belege online buchen Kennung ZUGFeRD W ertekontro le ZUGFeRD-Daten Daten direktin derbuchungsm aske DATEV eg,ale

39 ZUGFeRD verknüpft die Vorteile einer elektronischen Rechnung um digitale Nutzdaten Nach außen istdie elektronische Rechnung eine norm ale PDF- Rechnung ergänzt um strukturierte Daten im XM L- Format, die einfach per M ailverschickt. und durch DATEV- Program m e autom atisch eingelesen werden kann. DATEV eg,ale 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen

40 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Lt. müssen Aufzeichnungen mit Belegfunktion zum Zeitpunkt der Erfassung sowohl in Papierform als auch in elektronischer Form (Problem:Office-Dokument) unveränderbar sein. z.b. Excel-geführte Kassenbücher,Fahrtenbücher erfüllen das Kriterium der Unveränderbarkeit nicht! DATEV eg;alle 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Aufzeichnungen mit Belegfunktion: Daten der Finanzbuchhaltung Einzelaufzeichnungen Stammdaten mit steuerlicher Relevanz auch aus den Vor-und Nebensystemen der Finanzbuchführung DATEV eg;alle

41 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht in einer Weise verändert werden,dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Veränderungen und Löschungen von und an elektronischen Buchungen oder Aufzeichnungen müssen daher protokolliert werden. Das gilt auch für Dokumente und elektronische Unterlagen,die gem. 147AO aufbewahrungspflichtig und nicht Buchungen oder Aufzeichnungen sind. DATEV eg;alle 5. Unveränderbarkeit von Buchungen und Aufzeichnungen Beispiel zur Unveränderbarkeit: Elektronische Grund(buch)aufzeichnungen aus einem Kassen-oder Warenwirtschaftssystem werden über eine Datenschnittstelle in ein Office Programm exportiert dort protokolliert editiert und über eine Datenschnittstelle importiert unzulässig Vorerfassungen,Stapelbuchungen werden bis zur Erstellung des Jahresabschlusses und darüber hinaus offen gehalten. Alle Eingaben können daher unprotokolliert geändert werden unzulässig DATEV eg;alle

42 6. Weitere Inhalte des -Schreibens 6.1Verfahrensbeschreibung 6.2Internes Kontrollsystem 6.3Datensicherheit 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung 6.1Was ist eine Verfahrensdokumentation? Eine Verfahrensdokumentation ist eine Beschreibung der Prozesse, Arbeitsanweisungen und Kontrollen des Buchführungsprozesses. Sie soll die Nachvollziehbarkeit der digitalen Buchführung sicher stellen. DATEV eg,ale

43 6.1Erstellung einer Verfahrensdokumentation Was beinhaltet eine Verfahrensdokumentation? 1. Einleitung 2. Rahm endaten und Organisation a) Beschreibung des Unternehm ens b) Um fang derarchivierung was wird archiviert? c) Beteiligte Personen wer archiviert? 3. Rechtliche Grundlagen warum wird archiviert? 4. Anforderungen und Kontro lziele wie soll archiviert werden? 5. A lgem einerüberblick überdie Lösung wie und womit wird archiviert? 6. Darstelung derprozesse wie wird archiviert? 7. Darstelung dertechnischen Ressourcen womit wird archiviert? 8. Beschreibung des internen Kontro lsystem s - wie ist sichergestellt, dass richtig archiviert wird? 9. Verweis aufm itgeltende Unterlagen Arbeitsanweisungen, weitere Dokumentationen etc. DATEV eg,ale 6.1Muster-Verfahrensdokumentation Muster für Verfahrensdokumentation damit gescannte Papierbelege vernichtet werden können Veröffentlich von BStBK und DStV im Marz 2014 Grundlage: TR Resiscan und Simulationsstudie ersetzendes Scannen Starkes Argument zur Positionierung der digitalen Buchführungsprozesse! DATEV eg,ale

44 6.1 Verfahrensdokumentation Nachvollziehbarkeit der Verarbeitungskette vom eingehenden Beleg über die Grundbuchaufzeichnungen,Journale,Konten bis hin zum Jahresabschluss und den Steuererklärungen Vollständige und schlüssige Beschreibung von Inhalt,Aufbau,Ablauf sowie Ergebnisse des EDV-Verfahrens zur elektronischen Buchführung sowie den vorgelagerten Systeme Organisatorische und technische Prozessbeschreibung bezüglich der elektronischen Dokumente (von der Entstehung über die Indizierung,Verarbeitung,Speicherung,zum Wiederfinden,zur maschinellen Auswertbarkeit,Absicherung gegen Verlust, Verfälschung und zur Reproduktion) Beschreibung des Internen Kontrollsystems Beschreibung des Datenzugriffs-und Datensicherheitskonzeptes DATEV eg;alle 6.1 Verfahrensdokumentation Inhalte der Verfahrensbeschreibung des EDV-Verfahrens Beschreibung des Prozesses der elektronischen Buchführung Anwenderdokumentation technische Systemdokumentation Betriebsdokumentation Beschreibung des Internen Kontrollsystems Beschreibung des Datensicherungsprozesses Historie der eingesetzten Programme Historie der Änderungen in der Dokumentation DATEV eg;alle

45 6.2 Internes Kontrollsystem Es sind folgende Kontrollen einzurichten und zu dokumentieren Zugangs-und Zugriffsberechtigungskontrollen Funktionstrennungen Erfassungskontrollen (Fehlerhinweise,Plausibilitätsprüfungen) Abstimmungskontrollen bei der Dateneingabe Verarbeitungskontrollen Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen,Daten und Dokumenten Die konkrete Ausgestaltung ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit. DATEV eg;alle 6.3Datensicherheit Das DV-System ist gegen Verlust z.b. Unauffindbarkeit Vernichtung Untergang Diebstahl zu sichern und zu schützen. Die Beschreibung der Vorgehensweise zur Datensicherung ist Bestandteil der Verfahrensdokumentation DATEV eg;alle

46 6.3Warum Datensicherung? DATEV eg;alle 6.3Warum Datensicherung? DATEV eg;alle

47 6.3 Was heißt Datensicherung konkret? Die Datensicherung schützt vor dem Verlust von Arbeitsergebnissen, zum Beispiel durch versehentliches Löschen oder defekte Festplatten. Im Falle eines Datenverlusts können Sie Ihre Daten auf Basis Ihres letzten Sicherungsbestandes wiederherstellen. Neben den Daten aus den Anwendungen enthält die Datensicherung auch die Konfigurationsdaten, wie die angelegten Benutzer und deren Rechte sowie die eingerichteten Drucker. Als Alternative zu herkömmlichen Sicherungen (zum Beispiel Datenbänder oder Wechselplatten) kann man heute auch eine Datensicherung online erstellen. Damit können Sie komplette Datenbestände in einem Rechenzentrum eines Dienstleisters sichern. Eine Datensicherung über einen längeren Zeitraum ist in der Regel nicht sinnvoll. Denn die Datenbestände können, zum Beispiel beim Wechsel der Produktlinie, nicht mehr in die neuen Programme eingelesen werden. DATEV eg, alle 6.3 Datensicherung offline und online Cloud-Computing Lösungen in und aus der Wolke Zentrale Lösungen zur Sicherung Zusätzliche Datensicherungen in Rechenzentren offline lokal eingesetzte Lösungen standortgebundene Lösungen in eigener Verantwortung online dezentral eingesetzte Lösungen Nicht an Standorte gebunden in fremder Verantwortung DATEV eg, alle

48 6.3 Die Idee Datensicherung in Rechenzentren File-Server WTS DATEV-Rechenzentrum Client- Software Kommunikationsserver Client- Software DATEV eg, alle 6.3Warum ist die Auslagerung von Sicherungen sinnvoll? Sicherungsprozess Sicherung von Vor-Ort-Programm-und Datenbeständen automatische und regelmäßige Sicherung externe Aufbewahrung im DATEV-Rechenzentrum DATEV midentity/-smartcard-basierte Nutzungs-und Zugangskontrolle verschlüsselte Datenübertragung und Datenspeicherung Vorteile Schutz vor Datenverlusten bei Defekten oder Fehlbedienungen geringer administrativer Aufwand Schutz vor Zerstörung oder Diebstahl sicher vor unbefugtem Zugriff keine Investitionen in teure Hard-und Software flexibel angepasst an steigende Datenmengen DATEV eg;alle

49 Auslagerung der digitalen Archivierung DATEV eg, alle Auswahl des Cloudanbieters oft schwierig / untransparent DATEV eg, alle

50 Exkurs: Cloud Computing Cloud Computing nimmt zu und wird immer wichtiger! Wie wichtig ist folgender Trend für Ihr Unternehmen? Bring your own device Y-Achse: Schulnoten von 1 (sehr wichtig)bis 6(völlig unwichtig) X-Achse: Unternehmensgröße in Mitarbeitern DATEV eg;alle

51 IT-Spezialisten sehen mehrheitlich noch erhebliche Probleme beim Cloud Computing DATEV eg;alle 91% der befragten IT-Spezialisten fürchten Datenschutzprobleme Quelle:Delfii Studie 2030 Und trotzdem stehen viele Unternehmen vor der Frage,Cloud Computing zu nutzen. Lt.einer Studie des Marktforschers IDC nutzen oder implementieren 55% der Unternehmen bereits Cloud-Lösungen und 27% erwägen die Einführung. Beispiel: Microsoft Office 365ist für viele Unternehmer aus Kostengründen interessant. ABER: die Server stehen in Irland und den Niederlanden. Kann eine Übermittlung in die USA ausgeschlossen werden? Weitere Beispiel: Apple icloud,google, Microsoft Windows 8 Rechtliche Hürden bei der Nutzung von Cloud Computing Bundesdatenschutzgesetz Die Übermittlung personenbezogener Daten an Staaten außerhalbder EU ist grundsätzlich untersagt. Der Cloud-Nutzer ist verantwortlich und haftet. Der Cloud-Nutzer muss sich davon überzeugen,dass der Cloud-Anbieter hinsichtlich der technischen Sicherheitsmaßnahmen und organisatorischen Vorkehrungen ausreichende Gewähr bietet. Abgabenordnung Steuerrelevante Aufzeichnungen sind grundsätzlich in Deutschland zu belassen. Ausnahmen bedürfen einer schriftlichen Beantragung bei der Finanzverwaltung. Ausnahmen einer Verlagerung sind nur in Mitgliedsstaaten der EU möglich. Der Cloud-Nutzer muss den Zugriff der Finanzbehörde auf steuerrelevante gespeicherte Daten,Nutzung des DV- Systems,Auswertung der Daten nach Vorgabe der Finanzbehörde sicherstellen. DATEV eg;alle

52 Chancen und Risiken des Cloud Computing Preise der Cloud-Lösungen nicht über den onpremise-lösungen meistens günstiger (oft einfachere Lösungen,Einsteigerlösungen). Der Kunde braucht keine leistungsfähige Hardware. Der Kunde spart sich die Administration (keine Wartungsarbeiten,keine Updates, keine Datenumstellung,keine Sicherung, ). keine Vorfinanzierung nur Abrechnung nach laufender Nutzung (keine Vorhalten für Lastspitzen,keine Reserven für neue User, ). Vorbehalte der Anwender bestehen insbes. bei: Nachhaltigkeit des Anbieters. Sicherheit und Sensibilität der Daten. Rechtsunsicherheit,Komplexität der AGBs. Praxiseignung und insbesondere Integrationsfähigkeit der Cloud-Lösungen. DATEV eg;alle Sicheres Cloud Computing was ist zu tun? Prüfen Sie genau,wie und welche Daten in der Wolke der Cloud abgelegt werden ggf.haben Dritte hierauf Zugriff,z.B.US-Aufsichtsbehörden. Nutzen Sie die Möglichkeit des Cloud Computing nur bei geeigneten Prozessen. Erkundigen Sie sich,wie und in welcher Form Daten gesichert und vorgehalten werden. Lassen Sie sich nachweisen,dass sich Ihr Anbieter die Datenschutzanforderungen beachtet. Beachten Sie,eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Cloud stellt eine Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des 11 BDSG dar. Sie sind für die gesetzeskonforme Datenverarbeitung verantwortlich, nicht der Cloud-Anbieter,und müssen diese kontrollieren. DATEV eg;alle

53 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Nach 147Ab.6AO hat die Finanzbehörde das Recht,die mit Hilfe eines DV-Systems erstellten und nach 147Abs.1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Das Recht auf Datenzugriff steht der Finanzbehörde nur im Rahmen steuerlicher Außenprüfungen zu. Zugriffsrechte bestehen auch auf die relevanten Vor-und Nebensysteme DATEV eg;alle 6.4 Datenzugriff durch die Finanzverwaltung Neben den Daten müssen insbesondere auch die Teile der Verfahrensdokumentation auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden können,die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des DV-Systems erforderlich sind. DATEV eg;alle

54 Archivierung und die Elektronische Betriebsprüfung Worum geht es? Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU)vom Seit dem ist der Finanzverwaltung das Recht eingeräumt worden,die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen (siehe Abgabenordnung 146und 147).Dieses Recht gilt auch für vorangegangene Wirtschaftsjahre! Betroffen sind steuerliche Außenprüfungen: Betriebs-,sowie Umsatzsteuer-und Lohnsteuer- Außenprüfungen. Gegenstand der Prüfung sind die nach 147Abs.1 AO aufbewahrungspflichtigen Unterlagen und Aufzeichnungen.Werden diese Anforderungen der geänderten Abgabenordnung nicht beachtet, drohen Sanktionen (z.b.bußgeld,zwangsmittel oder Schätzung). Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern,Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ()ab DATEV eg;alle Elektronische Betriebsprüfung Welche Daten sind betroffen? Die Daten [ ] sind für den Datenzugriff zur Verfügung zu halten bzw. in geeigneter Weise vorzuhalten. Das heißt: jederzeit digital verfügbar unverzüglich lesbar maschinell auswertbar Hinweis Originär eingegangene digitale Daten und originäre Unterlagen in Papierform,welche nicht steuerrechtlich relevant sind (z.b.vom Steuerberater gesendete BWAs,Journale oder Bilanz) müssen nicht elektronisch archiviert bzw.maschinell auswertbar sein. Maschinelle Auswertbarkeit bedeutet: Wahlfreier Zugriff auf alle gespeicherten Daten einschließlich der Stammdaten und Verknüpfungen mit Sortier-und Filterfunktionen. DATEV eg;alle

55 Elektronische Betriebsprüfung Pflichten und Aufgaben von Unternehmen Grundsätze der Aufbewahrungspflicht Basis bilden die gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen gemäß 147Abs.3AO. Gesetzliche Aufbewahrungspflicht: Jedes Dokument muss in seiner originären Form aufbewahrt werden.die Pflicht zur Aufbewahrung liegt grundsätzlich beim Steuerpflichtigen. Unterscheidung zwischen originären Papierdokumenten und originären digitalen Dokumenten. Originäre Papierdokumente dürfen gescannt und archiviert werden. Aufbewahrungspflicht für Dokumente vom Unternehmen (z.b.buchungsbelege,steuerbescheide) liegt beim Unternehmen selbst. Übernimmt der Steuerberater die Aufbewahrung für das Unternehmen,so sind die steuerlich relevanten Dokumente in originärer Papierform oder revisionssicher auf unveränderbaren Medien (durch unabhängigen Wirtschaftsprüfer zertifiziert)zu archivieren. DATEV eg;alle Elektronische Betriebsprüfung Zugriffsarten Formen des Datenzugriffs Unmittelbarer Zugriff (Z1) Zugriff auf DV-System des Steuerpflichtigen (Lesen,Filtern und Sortieren der Daten)durch den Prüfer Bereitstellung von Hardund Software Einweisung in das DV-System Verschaffung des Zugangs zu allen steuerlich relevanten Daten und den internen Auswertungsprogrammen Mittelbarer Zugriff (Z2) Zugriff durch den Steuerpflichtigen oder dessen Beauftragten nach den Vorgaben des Prüfers Mitwirkungspflicht Steuerpflichtiger Bereitstellung von Hardund Software Umsetzung der Vorgaben des Prüfers durch Steuerpflichtigen oder andere mit dem DV- System vertrauten Personen Datenträgerüberlassung (Z3) Auswertung des Prüfers auf seinem Computer unter Anwendung eines Analyse- Programms Überlassung eines Datenträgers (CD-ROM/DVD) Offenlegung der zur Auswertung erforderlichen Informationen (Dateistruktur, Dateifelder,interne Verknüpfungen) DATEV eg;alle Auswahl zwischen Zugriffsformen (Ermessen der Finanzverwaltung)unter Beachtung des Verhältnismäßigkeitsgrundsatzes (gegebenenfalls auch Kombination der Zugriffsformen)

56 7.Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß 7.Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß Steuerlich Schätzung der Besteuerungsgrundlagen Entzug von steuerlichen Vergünstigungen,die an das Vorliegen von Buchungsnachweisen geknüpft ist Umkehr der Beweislast Zwangsmittel,ggfs.Steuerstrafverfahren DATEV eg;alle

57 7.Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß Straf-und Zivilrechtlich mangelnder Beweiswert der Geschäftsbücher ggfs.insolvenzvergehen ggfs.einschränkung/versagung des Bestätigungsvermerks des Wirtschaftsprüfers bei Abschlussprüfungen DATEV eg;alle 7.Folgen einer fehlenden Ordnungsmäßigkeit gemäß Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt,liegt kein formeller Mangel vor,der zum Verwerfen der Buchführung führen kann. Positivtestate zur Ordnungsmäßigkeit der Buchführung/der Buchführungssysteme/der Archivierungssysteme/der Dokumentenmanagementsysteme werden weder im Rahmen einer steuerlichen Außenprüfung,noch im Rahmen einer verbindlichen Auskunft erteilt Zertifikate oder Testate Dritter, entfalten gegenüber der Finanzbehörde keine Bindungswirkung. DATEV eg;alle

58 8.Fazit 8.Fazit Zeitnahe Erfassung von baren (1 Tag)bzw.von unbaren (bis zu 10 Tage) Geschäftsvorfällen gefordert. Verfahrensdokumentation Identifikation von steuerrelevanten Daten erforderlich Überprüfung/Änderung von bestehenden Prozessen notwendig extrem zunehmende Dokumentationsanforderungen an Abläufe (besser: es muss der Finanzverwaltung vorgelegt werden,was im Unternehmen an Dokumentation vorhanden ist) Änderungsverfolgung auch für die Dokumentationen/Verfahrensbeschreibungen DATEV eg;alle

59 8.Fazit Festschreiben der Buchungsbestände (nicht offenlassen eines Buchungsmonates) mit Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung Protokollierung von Änderungen in allen steuerrelevanten Systemen auch bei Stammdaten Problem: Reicht Abspeichern zum Jahresende aus?oder auch unterjährige Änderungsverfolgung z.b.in Stammdaten erforderlich? DATEV eg;alle 8.Fazit Papierform für nicht elektronisch verfügbare Daten weiterhin zulässig d.h.keine Verpflichtung zur IT-gestützten Finanzbuchführung,Warenwirtschaft usw. keine Verpflichtung zu einer elektronischen Archivierung von Belegen ABER: Verfahrensdokumentation dennoch erforderlich. DATEV eg;alle

60 8.Fazit Kritikpunkte am -Schreiben Konkretisierung der steuerrelevanten Daten fehlt Anforderungen (inhaltlich)an die Verfahrensdokumentation zu wenig detailliert Forderung,dass Archivsysteme die gleichen qualitativen und quantitativen Auswertungsmöglichkeiten wie das Produktivsystem bieten,unrealistisch Forderung bei Systemwechseln nach gleichen Auswertungsmöglichkeiten nach Stilllegung des alten Systems ebenfalls unrealistisch Aufbewahrung aller Zwischenformate ist unverhältnismäßig DATEV eg;alle Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Quelle: DATEV Mit Humor durchs Steuerjahr 2015 DATEV eg, alle

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