LABELMANAGEMENT MIT SAP - INTEGRATION

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1 LABELMANAGEMENT MIT SAP - INTEGRATION Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG PROFESSIONELLE LABELLING LÖSUNGEN SAP Labelmanagement von OPAL in Verbindung mit der Etikettendesignsoftware BarTender von Seagull Scientific sorgen für fehlerfreie Prozesse beim Pharmadienstleister Vetter

2 Drucklösung Die OPAL- und BarTender-Lösung sorgt für automatisierte Label-Druck-Prozesse, GMP-gerechte Versionierung sowie einen transparenten Audittrail während der gesamten Prozesskette. Unternehmen Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG Gegründet 1950 Mitarbeiter: (Europa und USA) Branche Pharma Auf einen Blick Herausforderungen Integration von Labelmanagement-Software in SAP Umstellung von 500 bestehenden Etiketten-Layouts GMP-konforme Dateninhalte für die Etiketten und Versionierung Flexible Druckereinbindung Integration unterschiedlichster Arten der Zähler-Ermittlung Integration in individuelles SAP -Druckprogramm von Vetter Nutzen Benutzerfreundliche Handhabung Stabile und einfache Anwendung in SAP Flexible Etikettierung und Druckereinbindung Qualitätsverbesserung durch automatische Datenversorgung Skalierbare Lösung Einbindung von Serialisierung

3 GMP-konformer Etikettendruck beim Pharmadienstleister Vetter Die klinische Entwicklung, Fertigung und Verpackung von Spritzen und Karpulen bedarf genauester Kennzeichnung, denn die jeweiligen Produkte entscheiden speziell in der Intensivmedizin über Leben und Tod des Patienten. Medikationsirrtümer müssen unabdingbar ausgeschlossen werden. Um diesen Prozess bereits vor Versand zum Kunden zu verifizieren, setzt Vetter in seinen Etikettierungsprozessen seit dem Jahr 2012 auf die SAP -integrierte Labelmanagement Software inkl. BarTender von Seagull Scientific von dem AutoID-Spezialisten OPAL. Das Ergebnis: Qualitativ hochwertige und fehlerfreie Labelling-Prozesse. Unser neues System hat eine enorme Qualitätssteigerung erhalten. Die OPAL- und BarTender-Lösung sorgt für automatisierte Label-Druck-Prozesse, GMP-gerechte Versionierung sowie einen transparenten Audittrail während der gesamten Prozesskette. Im Rahmen der Serialisierung planen wir eine weitere Integration in diese Prozesse, erklärt der zuständige SAP Key User der Produktion bei Vetter. Das Unternehmen Vetter Pharma-Fertigung GmbH & Co. KG ist einer der führenden Pharmadienstleister für die klinische Entwicklung und kommerzielle Fertigung von parenteralen Medikamenten. Das Unternehmen ist auf die aseptische Abfüllung von Spritzen, Karpulen und Vials spezialisiert. Vetter durchläuft in seinen Prozessen sämtliche Produktlebenszyklen von der präklinischen Entwicklung über die behördliche Zulassung bis hin zur Versorgung des Weltmarkts an Pharma- und Biotechnologieunternehmen. Insgesamt beschäftigt das Unternehmen in Europa und den USA etwa Mitarbeiter. Mit einer Jahresproduktion von etwa 180 Mio. Einheiten ist Vetter ein Weltmarktführer im Bereich vorgefüllter Injektionssysteme.

4 Rund 2000 Kartons mit Injektionsprodukten verlassen pro Tag das Werk in Ravensburg. Jeder Karton ist dabei individuell mit einem Versandlabel versehen. Insgesamt kommt das Unternehmen auf eine jährliche Produktion von rund Versand-Etiketten. Wir sind ein Lohnhersteller, sprich wir bringen die Medikamente nicht selber in den Markt, sondern liefern Fertigware an unsere Kunden. Daher bestimmen auch unsere Kunden wie die Etiketten erstellt werden müssen, da sie bei der späteren eigenen Weiterverarbeitung individuelle Informationen benötigen, erklärt der zuständige SAP Key User der Produktion. Die Etiketten unterscheiden sich bei Vetter in individuellen Layouts, die sich beispielsweise im Logo, verschiedenen Schriftzeichen sowie der Platzierung von Barcodes- oder Datamatrix-Codierungen widerspiegeln. Die Barcode-/Datamatrix Etiketten enthalten dabei verschiedenste codierte Angaben wie beispielsweise die Charge, Verfallsdaten oder Kundenmaterialnummern. Etikettenlayout-Erstellung mit BarTender von Seagull Scientific Bereits seit 2005 setzte das Unternehmen auf die Etikettendesignsoftware BarTender, mit welchem die Etiketten- Layouts entworfen wurden. Die neue Enterprise Automation Edition enthält leistungsfähige Funktionen für die Einhaltung von vorgeschriebenen Standards beim Etikettenentwurf und für die Integration in die Unternehmenssoftware von Vetter. Das professionelle Tool ermöglicht es uns in Kürze perfekte Strichcode-Etiketten auszudrucken. Trotz des Profi-Status ist die Bedienung sehr anwenderfreundlich und auch für Anfänger leicht zu verstehen. Die hohe Flexiblität der Software ist auch heute noch bei Vetter sehr beliebt: BarTender unterstützt alle Windows- und Druckerschriftarten und hat eine systemumfassende Unicode-Unterstützung.

5 Etikettendruck aus SAP gewünscht Im Rahmen dieser angestrebten Verbesserungen wünschte sich Vetter eine neue Lösung, die den Druck der BarTender-Etiketten aus dem vorhandenen SAP -System ermöglicht. Dazu sollte die Anbindung an die SAP - Schnittstelle leicht zu konfigurieren sein. Da wir bislang mit unserer Etikettendesignsoftware von BarTender sehr gute Erfahrungen gemacht hatten, wünschten wir uns zudem die Layouts aus der älteren Standalone-BarTender- Version zu übernehmen, so der Leiter IT Anwendungssysteme bei Vetter. Neben der GMP-Konformität der Etiketten war ferner eine Versionierung und Freigabe der Etiketten gefordert. Auch eine direkte Fachansteuerung des Druckers war gewünscht. AutoID-Spezialist überzeugt mit SAP -Expertise Im Rahmen einer Recherche entschied sich Vetter letztendlich für die Umsetzung der Lösung durch den AutoID- Spezialisten und die entwickelte SAP -integrierte Standard-Labelmanagement Lösung von OPAL. Das Unternehmen verfügt über Erfahrungen aus über 500 Etikettendruck-Projekten mit entsprechender Expertise auch bei der Integration von BarTender mit entsprechenden SAP -Schnittstellen.

6 Installation von 3-System-Landschaft Nach Erstellung eines Lastenhefts seitens Vetter installierte OPAL für das Unternehmen eine 3-System Landschaft (Entwicklung, Test, Produktivumgebung), um die Erstellung, den Ausdruck und die Pflege der Etiketten direkt im SAP - System abzubilden. Dabei sagte dem Team besonders zu, dass ein Regelwerk für die Findung der entsprechenden Etikettenformate schnell und ohne Entwicklungskenntnisse erstellbar war. Verschiedene Parameter sind bei der OPAL- Labelmanagementlösung im Standard bereits verfügbar. Etikettenformate, Etikettendrucker und Standorte können somit intuitiv und direkt im SAP -integriereten Labelmanagement eingepflegt werden. Das SAP Labelmanagement war laut Vetter von Beginn an sehr benutzerfreundlich zu bedienen. Zudem begeisterte das Team die flexible Etikettenerstellung. Jegliche Veränderungen am Layout werden in der OPAL-Software protokolliert. Damit war auch die gewünschte GMP-Konformität gegeben. Störungen der Hardware werden ebenfalls gemeldet, sodass der jeweils verantwortliche Mitarbeiter sofort einschreiten kann. OPAL unterstützte uns nicht nur in der Implementierung, sondern auch in der Validierungsdokumentation sowie bei Fehlerbehebungen. Ferner waren wir auch sehr zufrieden mit Beratung und Schulung der Mitarbeiter. Go-Live mit Enterprise Version im Jahr 2013 Innerhalb von sechs Monaten konnte das komplette System umgestellt werden. Während dieser Phase wurden unter anderem die Layouts konfiguriert, damit die anschließende Datenversorgung reibungslos funktionierte. Zudem mussten die Rechnersysteme auf das neue Programm umgestellt werden. Im zweiten Quartal 2013 ging das neue System schließlich live. Transparente Labeldruck-Prozesse Heute werden bei Vetter die entsprechenden Einheiten in hochmodernen Verpackungslinien verpackt, palettiert und versandfertig bereitgestellt. Für jeden Artikel werden kundenindividuelle Etikettenlayouts hinterlegt. Für die Erstellung der Etiketten definierte das Team im Vorfeld einen Feldkatalog für die Datenermittlung der kundenindividuellen Labelklassen. Mit diesem vordefinierten Katalog können Zusatzfunktionen, wie beispielsweise Konditionen oder andere Sprachen sehr einfach im Etikettendesign vorgenommen werden. Im Rahmen eines Kundenauftrags werden die individuellen Informationen wie beispielsweise Kundenmaterialnummer, Auftrag und Charge direkt aus dem SAP gezogen, und damit das Etikett erstellt.

7 Etikettenausgabe über Industriedrucker Die Etiketten werden schließlich über entsprechende Label-Industriedrucker gedruckt und manuell aufgeklebt. Dafür sind rund 30 Etiketten-Drucker verschiedener Marken bei Vetter im Einsatz. Der Druck erfolgt aus SAP mit einem Druckprogramm inkl. Protokollierung, wobei darüber auch die Chargenprotokolle gedruckt werden. Auch eine direkte Fachansteuerung ist mit dem neuen System einstellbar. Um nicht für jeden Druck neue Etiketten einlegen zu müssen, können wir nun im Vorfeld entsprechende Etiketten in die Drucker einlegen und auf Knopfdruck eine direkte Fachansteuerung wählen. Qualitätsverbesserung dank automatisierter Datenversorgung Laut Vetter verzeichnen die internen Etikettierungsprozesse weitere Qualitätsverbesserungen. Mit der automatischen Datenversorgung entfällt die manuelle Eingabe komplett. Somit ist sichergestellt, dass wir das richtige Etikett mit den richtigen Daten versorgt haben. Wir haben nun eine komplett u.a. SAP -integrierte Labelmanagement-Lösung, so die beiden IT-Experten. Zudem liegen erstmalig eine GMP-gerechte Versionierung sowie ein Audittrail der Etikettenlayouts vor. Wir wissen nun immer wer, was und wann am Layout verändert und wer eine Sperrung oder eine Freigabe erteilt hat. Wir kommen somit jeder Nachweispflicht nach. Ausweitung um Serialisierung Aktuell wird die Lösung mit der Einführung einer Serialisierung erweitert. Denn jedes Produkt hat eine eigene Seriennummer, die an eine zentrale Behörde gemeldet wird. Wenn diese ausgegeben wird, wird gleichzeitig überprüft, ob es sich um ein Original handelt oder nicht. Zudem zeigen sich in diesem Prozess weitere Vorzüge der OPAL-Labelmanagementlösung, denn das Programm ist skalierbar. Ferner wird aktuell bei Vetter darüber nachgedacht den Vorratsdruck auf Druck beim Erzeugen eines Gebindes umzustellen. Aktuell ist es so, dass jede Charge mit dem Chargenprotokoll vorbereitet wird. Entsprechend der Auftragsmenge wird die Anzahl der Etiketten bestimmt. Diese werden dann im Vorrat gedruckt und manuell aufgeklebt. Nun denken wir über einen dezentralen Druck nach, sprich dort wo das Gebinde entsteht, steht auch ein Drucker, der ein Etikett ausgibt. Das Etikett wird also dann vor Ort, dezentral gedruckt, wenn das Gebinde entsteht und im SAP registriert ist.

8 BarTender jetzt 30 Tage kostenlos testen Amerika: EMEA: APAC: Japan: [email protected] Seagull Scientific, Inc. BarTender is a registered trademark of Seagull Scientific, Inc. All other trademarks are the property of their respective owners. German PRT