IT-Grundlagen Access Grundlagen Access Was ist Access? Grundlagen Access. In dieser Vorlesung wird Access 2010 behandelt.

Transkript

1 IT-Grundlagen 2010 Forstwirtschaft 4.Semester 1 Karin Maier Grundlagen Was ist? Microsoft ist ein relationales Datenbanksystem für PCs mit Windows Es ist geeignet für Datenbank-Anwendungen kleineren bis mittleren Umfangs Mit grafischen Entwicklungswerkzeugen können Datenmasken, Formulare und Berichte im WYSIWYG-Verfahren auf einfache Weise erstellt werden Sogenannte Assistenten helfen, viele Aufgaben ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren. Folie 2, 2016 Grundlagen In dieser Vorlesung wird 2010 behandelt. Diese Vorlesung ist ein Einführungskurs. Sie werden danach sicher bedienen können und Standard- Datenbankanwendungen selbst umsetzen können. Es wird als Einzelplatzanwendung vorgestellt, Mehrbenutzerumgebung und Vernetzung werden nicht behandelt. Folien sind im Internet unter: zu finden. Folie 3,

2 Grundlagen Datenbank: In einer Datenbank können Daten in Tabellen eingegeben werden, die sich auf einen gemeinsamen Themenbereich beziehen oder für einen bestimmten Zweck gedacht sind. Auch Karteikästen sind eine Datenbank. Ein Karteikasten entspricht dabei einer Tabelle, eine Karteikarte einem Datensatz in einer Tabelle, ein Karteikartenfeld einem Datenfeld bzw. einer Spalte der Tabelle. Datenbankprogramm (DBMS):Datenbank Management System Ein System, das großen Datenmengen in Tabellen speichert, verwaltet und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regelt. Folie 4, 2016 Grundlagen Historie Hierarchische Datenbanken Relationale Datenbanken Objektorientierte Datenbanken Folie 5, 2016 Grundlagen Rel.Datenbanken arbeiten mit mehreren Tabellen, die mit Hilfe von Schlüsselfeldern miteinander verknüpft werden. Modell zur Strukturierung einer Datenbank Relationales Datenbankmodell Folie 6,

3 Grundlagen Tabelle In einer Tabelle sind die eigentlichen Daten gespeichert. Sie besteht aus Spalten, denen jeweils ein Datentyp zugeordnet ist. Überblick Eine Datenbank besteht aus Tabellen. Eine Tabelle besteht aus Datensätzen und ein Datensatz besteht aus Feldern. Die kleinste Informationseinheit ist ein Zeichen. Folie 7, 2016 Grundlagen Abfrage: Zur Auswertung von Daten aus einer oder mehreren Tabellen. Dabei können Einschränkungen an die Werte, an die Sortierung und Beschränkungen auf einen Teil der Spalten vorgenommen werden. SQL: Structured Query Language Standardisierte Sprache, in der sich Abfragen und andere Datenbankoperationen formulieren lassen. Folie 8, 2016 Formulare: Formulare sind Oberflächen zur Ansicht, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus Tabellen und Abfragen. Grundlagen Berichte: In Berichten kann man Daten aus Tabellen und Abfragen zusammenführen. Berichte dienen nur zur Datenansicht, nicht zur Datenmanipulation. Der Bericht wird einmal definiert und kann dann immer wieder auf die Datenbank angewendet werden. Folie 9,

4 2 Dozentin: Karin Maier Karin Maier Datenintegrität/ Datenkonsistenz Redundanz Zentrale Probleme beim Synchronisation Folie 11, 2016 Redundanz Redundanz liegt vor, wenn (manche) Datensätze und/oder Datenfelder, die in verschiedenen Tabellen benötigt werden, auch mehrfach gespeichert sind. Problem: Speicherplatzbedarf Lösung: Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen Folie 12,

5 Datenintegrität/-konsistenz Datenintegrität und -konsistenz bedeutet, dass alle (mehrfach) gespeicherten Daten an allen Stellen den richtigen Inhalt haben müssen. Problem: bei mehrfach gespeicherten Daten führt eine Änderung an nur einer Stelle zu uneinheitlichen oder gar falschen Informationen. Lösung: Mehrfachspeicherungen auflösen, Tabellen verknüpfen Folie 13, 2016 Datenbank -entwurf Synchronisation Auf Synchronisation muss geachtet werden wenn Daten von mehreren Personen gleichzeitig genutzt werden sollen. Problem: gleichzeitige Änderungen Lösung: Zusammenfassung in einer Datenbank und Einrichtung einer Mehrbenutzerumgebung. Folie 14, 2016 Es gibt mehrere Methoden um das Datenmodell des Benutzers darzustellen. Gebräuchlichste: ER-Modell (Entity-Relationship) SOM (Semantisches Objektmodell) Folie 15,

6 ER-Modell (Entity-Relationship) Eine Vielfalt von Systemen kann mit nur 4 Elementen modelliert werden: Entities Attribute Schlüssel (Identifier) Beziehungen Folie 16, 2016 ER-Modell (Entity-Relationship) Im ER-Modell werden Instanzen mit einer Kombination von Attributen, den sogenannten Schlüsseln identifiziert Ein eindeutiger Schlüssel identifiziert genau eine Instanz einer Entity- Klasse Ein nicht eindeutiger Schlüssel identifiziert eine Menge von Instanzen, die eine Eigenschaft oder eine Gruppe von Eigenschaften gemeinsam haben Ein Schlüssel der aus zwei oder mehr Attributen besteht, wird als zusammengesetzter Schlüssel bezeichnet Folie 17, 2016 ER-Modell (Entity-Relationship-Modell) Entitäten werden als Rechtecke dargestellt Beziehungen werden durch Rauten dargestellt, die mit den zugehörigen Entitäten verbunden werden Eigenschaften werden als Rechtecke mit abgerundeten Ecken dargestellt Folie 18,

7 Datenbank -entwurf ER-Modell Der Beziehungstyp beschreibt die numerischen Zusammenhänge zwischen den einzelnen Elementen einer Beziehung: 0 Keine Zuordnung 1 n 1 genau eine Zuordnung n, m viele Zuordnungen Der Beziehungstyp wird in der graphischen Darstellung an den Verbindungslinien der Beziehung notiert. Beispiel: 1 Abteilung besteht aus n Mitarbeiter, n Mitarbeiter arbeiten an m Projekten Folie 19, 2016 Datenbank -entwurf Folie 20, 2016 Primärschlüssel Ein Primärschlüssel ermöglicht die eindeutige Identifizierung einer Entität. Er setzt sich aus einer oder mehreren Eigenschaften zusammen. In der graphischen Darstellung werden Primärschlüssel durch Unterstreichung der jeweiligen Eigenschaften angezeigt. Folie 21,

8 Tabellenentwurf- Grundbegriffe Indizierung: Ein Index mit den Inhalten eines bestimmten Feldes wird erzeugt. Optimiert Suchen und Sortieren deutlich, benötigt aber viel Speicherplatz. Schlüsselfeld: Ein Schlüsselfeld enthält Daten, die - den Datensatz eindeutig identifizieren (Primärschlüssel) - einen Verweis auf einen Datensatz in einer verknüpften Tabelle darstellen. Folie 22, 2016 Datenbank -entwurf Beziehung: Verknüpfung von mehreren Tabellen Referentielle Integrität: Für eine Beziehung kann referentielle Integrität verlangt werden, damit: Schlüsselfelder nicht auf einen nicht vorhandenen Datensatz in einer verknüpften Tabelle verweisen ein Datensatz nicht verändert oder gelöscht werden kann solange Verweise in Schlüsselfeldern einer verknüpften Tabelle dadurch unrichtig werden Folie 23, 2016 Begriffe bei Dozentin: Karin Maier Karin Maier 8

9 Begriffe bei 2010 Das Menüband Symbolleiste für den Schnellzugriff Navigationsbereich Folie 25, 2016 Objekte einer -Datenbank Tabellen Abfragen Formulare Berichte Folie 26, 2016 Datentypen in : Datentyp Speicherung Größe Text Alphanumerische Zeichen Maximal 255 Zeichen. Memo Alphanumerische Zeichen (länger als 255 Zeichen) Maximal 1 GB Zeichen oder 2 GB Speicher (2 Bytes pro Zeichen), von denen Sie Zeichen in einem Steuerelement anzeigen können. Zahl Numerische Werte (Ganzzahlen oder 1, 2, 4 oder 8 Bytes bzw. 16 Bytes Brüche). Datum/Uhrzeit Datums- und Uhrzeitangaben. 8 Bytes. Währung Monetäre Werte. 8 Bytes. Folie 27,

10 AutoWert Ja/Nein Datentypen in : Ein eindeutiger numerischer Wert, der von Office 2007 automatisch eingefügt wird Boolesche Werte. Ja/Nein oder Wahr/Falsch. 4 Bytes 1 Bit (8 Bits = 1 Byte). OLE-Objekt Anlage Hyperlink OLE-Objekt oder andere binäre Daten. Maximal 1 GB. Bilder, Grafiken, Binärdateien, Office- Dateien. Wird zum Speichern von Hyperlinks verwendet Für komprimierte Anlagen 2 GB. Für unkomprimierte Anlagen ca. 700 KB Maximal 1 GB Zeichen bzw. 2 GB Speicher (2 Bytes pro Zeichen mehrwertigen Felder können mehrere mehrwertige FelderWerte pro Datensatz speichern Folie 28, 2016 Datentyp Zahl/Feldgröße Feldgröße Beschreibung Byte Eine ganze Zahl mit Werten zwischen 0 und 255. Integer Eine ganze Zahl mit Werten zwischen und Long Eine ganze Zahl mit Werten zwischen und Integer Single Eine 4-Byte-Zahl mit Werten zwischen -3,4 x und +3,4 x und bis zu 7 signifikanten Stellen. Double Eine 8-Byte-Fließkommazahl mit Werten zwischen -1,797 x und +1,797 x und bis zu 15 signifikanten Stellen. ReplikationsEine 16 Byte umfassende GUID (Globally Unique Identifier). -ID Zufallsgenerierte GUIDs sind lang genug, sodass es nicht zu Überschneidungen kommt. Sie werden für verschiedene Anwendungen wie beim Nachverfolgen von Waren verwendet. Eine 12-Byte-Zahl mit einer definierten Dezimalpräzision mit Werten Dezimal zwischen und Folie 29, 2016 Leere Felder: Datenbanken können (physikalisch) keine leeren Felder enthalten. Es existiert daher der (virtuelle) Wert Null, der ein leeres Feld repräsentiert Dieser Nullwert ist ein symbolischer Wert und ist nicht dem numerischen Wert Null gleichzusetzen 0 Null ( ist eine leere Zeichenkette, d.h. eine mit Länge 0) Beim : Die Eigenschaft Eingabe erforderlich verbietet bzw. erlaubt Nulld.h. leere Felder Die Eigenschaft Leere Zeichenfolge verbietet bzw. erlaubt Folie 30,

11 Begriffe, die nun bekannt sein sollten: Tabellenansichten (Datenblattansicht, Entwurfsansicht) Erstellen von Tabellen Felddatentypen Feldeigenschaften Feldformate Beziehungen Folie 31, Dozentin: Karin Maier Karin Maier Abfragen Erstellen von Abfragen: Eine Abfrage speichert keine Daten, sondern nur die Vorschrift, welche Daten wie angezeigt und ausgewertet werden sollen. Abfragen können Daten nicht nur aus einer Tabelle enthalten, sondern auch aus mehreren Tabellen. Abfragen können auch direkt mit SQL erstellt werden. Hierzu lässt sich die SQL-Ansicht benutzen. Folie 33,

12 Mit einer Abfrage kann man: Daten aus mehr als einer Tabelle ansehen und bearbeiten eine Auswahl an Feldern und Daten treffen, die man sich ansehen möchte Datensätze sortieren Berechnungen durchführen bzw. Gesamtsummen ermitteln Folie 34, 2016 Abfragen 1: Feldnamen, z.b. Ort 2/3: Kriterienfelder 4: Kombination von 2 Kriterien Folie 35, 2016 Ausdrücke Ein Ausdruck ist eine beliebige Verkettung von Zahlen (z.b. 123) Texten (in Anführungszeichen, z.b ABC ) Feldreferenzen ([Tabellenname].[Feldname]) -Funktionen, die zum Teil wiederum Ausdrücke als Parameter erhalten. z.b. Wie(Ausdruck), Jetzt(), Jahr(Zahl) die man durch Operatoren (+,, /, *, &, Und, Oder, Nicht) ergänzen kann. Folie 36,

13 Ausdrücke bietet einen Assistenten zur Erzeugung von Ausdrücken Im Assistenten sind auch alle zur Verfügung stehenden Funktionen thematisch gruppiert, abrufbar Gestartet wird der Ausdrucks- Editor mit dem Zauberstab (Generator) Folie 37, 2016 Ausdrücke Folie 38, 2016 Abfragetypen: Statische Abfragen (zur Ansicht oder Auswertung von Datensätzen): Auswahlabfrage Aktionsabfragen (zur gleichartigen Manipulation größerer Mengen von Datensätzen) Aktualisierungsabfrage Löschabfrage Anfügeabfrage Tabellenerstellungsabfrage Folie 39,

14 Formulare Vorteile von Formularen Individuelle graphische Oberflächengestaltung Einfache, unkomplizierte Dateneingabe und Datenmanipulation Vermeidung von fehlerhaften Eingaben Standardformulare können erstellt werden in der Entwurfsansicht mit dem Formular Assistenten als Auto Formular (Einspaltig, Tabellarisch, Datenblatt) Folie 40, 2016 Standardberichte Vorteile von Berichten Individuelle Gestaltung durch Graphiken, OLE-Objekte... Übersichtliche Datenauswertung Möglichkeit zur Gruppierung von Datensätzen Standardberichte können erstellt werden in der Entwurfsansicht mit dem Berichtsassistenten als Autobericht (Einspaltig, Tabellarisch) Folie 41, 2016 Vielen Dank für Ihr Zuhören und weiterhin viel Spaß beim Arbeiten mit und viel Erfolg bei der Klausur! Karin Maier 14