Struktur / Hierarchie in einer Access-Datei

Transkript

1 Angewandte Informatik - Access 1 Access-Datenbank (Grundstruktur) Feld - Folge logisch zusammengehörender Zeichen - Inhalt des Feldes : Wert - Eigenschaften des Feldes * Name * Länge (auch variabel!) * Typ => zulässige Eingaben * Schlüsselfeld j/n Datensatz Gesamtheit aller zu einem Identifikationsmerkmal gehörenden Felder Datei Zusammenfassung logisch zusammengehörender Datensätze (und deren Beziehungen) unter einer Bezeichnung auf einem externen Datenträger (evtl. mehrere Relationen/Tabellen,...) Struktur / Hierarchie in einer Access-Datei Zeichen/Zahlen/ Byte Feld Datensatz Relation / Tabelle Datei BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 1 / 8

2 Angewandte Informatik - Access 2 Anlegen einer Access-Datenbank 1. welche Informationen sollen mit welchem Ziel gespeichert werden 2. Struktur der Datenbank entwerfen Datenmodell ausgehend von der Hierarchie (Zeichen, Feld, Datensatz, Relation, Datei) Informationsmengen folgendermaßen zuordnen: - gleichartige Objekte relationsweise - zusammengehörende Informationen zu einem Objekt satzweise - Einzelinformationen zu einem Objekt feldweise Schwerpunkte bei der Arbeit mit Access: - Festlegung der Feldstruktur - Organisation der Ablage - Verwaltung der Daten - Wiederauffinden * alle Daten * einzelne Felder aller Sätze (Projektion) * alle Felder ausgewählter Sätze (Selektion) * einzelne Felder ausgewählter Sätze Adressierung der Daten in Access * Datei => Datei-Bezeichnung * Relation => Tabellenname * Datensatz => Identifikationsmerkmal * Felder => Feldname BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 2 / 8

3 Angewandte Informatik - Access 3 Felder in Access 2007 * Feldname max. 64 Zeichen, 1. Zeichen sollte ein Buchstabe sein, sonst möglichst Buchstaben, Ziffern oder _ (Unterstrich) verwenden * Feldnamen müssen innerhalb einer Relation eindeutig sein * Datentypen Text Zahl Text (Buchstaben, Ziffern, Zeichen ) Ziffern sind Zahlen, mit denen nicht gerechnet werden soll (PLZ, Matrikel, Telefonnummer, ) max. 255 Zeichen, ungenutzte Positionen benötigen keinen Speicherplatz numerische Daten für mathematische Berechnungen; unterschiedliche Typen/Genauigkeiten Datum/ Datums- und/oder Zeitwerte Uhrzeit Währung numerische Werte mit Währungseinheit Ja/Nein Felder mit Ja/Nein, True/False, Ein/Aus BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 3 / 8

4 Angewandte Informatik - Access 4 Erstellen von Relationen (Tabellen) - öffnen einer leeren Datenbank oder einer Datenbank mit veränderbaren Objekten (Tabelle, Beziehung, Abfrage, Formular, Bericht,...) - Erstellen neuer Tabellen mit Erstellen Tabellenentwurf - Anlegen von Beziehungen zum Verbinden von Tabellen Datenbanktools Beziehungen Anzeige / Auswertung - Anzeige aller Daten durch Öffnen der Tabelle - Anzeige der Tabellenstruktur durch Entwurfsansicht - Abfragen ermöglichen gezielte Auswertungen, können Grundlage für weitere Abfragen sein - Erstellen neuer Abfragen mit Erstellen Abfrageentwurf - Auswahl der auszuwertenden Tabellen / Abfragen - Auswahl anzuzeigender Felder, Angabe von Sortierungen - Aufbau von Formeln mit dem Ausdrucks-Generator - Kriterien/Bedingungen zur Auswahl von Datensätzen BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 4 / 8

5 Angewandte Informatik - Access 5 Kriterien/Bedingungen in Abfragen Bedingung := logischer Ausdruck WAHR (erfüllt) oder FALSCH (nicht erfüllt) Vergleichsoperatoren < > = <> <= >= 1. vergleichbar sind nur typgleiche Daten, es gibt Funktionen zur Typumwandlung 2. komplexe Bedingungen mit UND, ODER, NICHT,... aufbauen 3. Zeichenkettenkonstanten in "... ", Datumskonstanten in #... # setzen 4. WIE bei Mustervergleichen Bsp.: Wie "*burg" (alle die auf burg enden) 5. ZWISCHEN zur Intervall-Abfrage (Grenzen sind eingeschlossen) Bsp.: zwischen 2000 und 5000 zwischen "Maier" und "Naumann" zwischen # # und # # BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 5 / 8

6 Angewandte Informatik - Access 6 Anzeige berechneter Informationen - Rechnungen innerhalb von Datensätzen - Erstellen von Formeln zur Berechnung neuer bzw. zur Umformung vorhandener Daten in einer neuen Spalte des Abfrageentwurfes - Rechnen mit numerischen oder Datums-/Zeit-Werten - Umformen von Texten,.. - Ausdrücke/Formeln in Access beginnen nicht mit = - Rechenoperatoren: + - * / ** ^ Potenzieren - Einbeziehung von Funktionen möglich Funktionen sind typisiert, d.h. jeweils nur für bestimmte Datentypen verwendbar - Aufbauen von Formeln mit dem Ausdrucks-Generator Kontextmenü Aufbauen oder - Gestalten der Ergebnisse mit Kontextmenü Eigenschaften oder BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 6 / 8

7 Angewandte Informatik - Access 7 Datums-Funktionen in Access (Auszug) Datum() Tag(<datum>) Monat(<datum>) Jahr(<datum>) liefert Maschinendatum liefert Tag als Zahl liefert Monat als Zahl liefert Jahr als Zahl Wochentag(<datum>) liefert Wochentag als Zahl, Sonntag ist 1 Format(<datum>; <symbol>) Symbole: t, tt, ttt, tttt, m, mm, mmm, mmmm, jjjj,... alphanumerische Funktionen Großbst(<Text>) Kleinbst(<Text >) wandelt alle Kleinbuchstaben in Großbuchstaben bzw. Großbuchstaben in Kleinbuchstaben Glätten(<Text >) entfernt führende und folgende Leerzeichen Links(<Text >; <Anzahl>) Rechts(<Text >; <Anzahl >) liefert Anzahl Zeichen vom Anfang bzw. Ende des Textes Teil(<text>; <start>; <anzahl>) liefert ab Position start anzahl Zeichen von text BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 7 / 8

8 Angewandte Informatik - Access 8 Auswertungen mit Aggregationsfunktionen - Berechnungen/Zusammenfassungen über mehrere Datensätze (Summe, Mittelwert, Anzahl, Min, Max, ) - entsprechende Tabelle/Feldnamen einfügen - in der Entwurfsansicht zur Abfrage Funktionen einblenden per Kontextmenü Summen oder - gewünschte Funktion auswählen, üblicherweise wird mindestens ein Gruppierungsfeld benötigt Formular/Bericht - Dateneingabeformular / gestaltete Datenausgabe - Daten aus einer Tabelle oder Abfrage - Empfehlung: * Formular mehrere Elemente bzw. Bericht erzeugen lassen * wechseln in die Entwurfsansicht, Anpassungen (z.b. im Kopf-/Fußbereich, bei Schriftart/-größe,...) vornehmen - Eingabefelder im Formular sind editierbar, sofern nicht per Eigenschaftszuweisung das Feld deaktiviert oder gesperrt wird BA-Stdg. FB LOEL HSA (FH) 8 / 8