4.8 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen

Transkript

1 Erstellen von Abfragen 4.8 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen 213 Eine perfekte Provisionsabrechnung mit mehreren Bedingungen. Die Syntax der Schalter-Funktion (Switch-Funktion): Schalter(Bedingung1;Wert1;Bedingung2;Wert2;...;Wahr,Sonst_Wert) Als Argumente werden paarweise die Bedingungen mit der zugehörigen Auswertung hintereinander aufgelistet. Alle Bedingungen werden von links nach rechts abgearbeitet. Es wird jeweils der Bedingungsausdruck verwendet, der dem aktuellen Feldinhalt zugewiesen ist. Werden alle Bedingungen mit Falsch beantwortet, kann als letzter Prüfwert direkt der Ausdruck Wahr angegeben werden. Dieser wird dann auf jeden Fall ausgeführt, auch wenn alle vorherigen Bedingungen nicht erfüllt sind. 4.8 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen Sie können Daten mithilfe von Abfragen auf einfache Weise zusammenfassen. Eine zusammenfassende Abfrage ermöglicht Ihnen die Berechnung einer Gesamtsumme, eines Mittelwertes, die Gesamtanzahl und vieles mehr. Die wichtigsten statistischen Funktionen stehen Ihnen zur Verfügung. Klicken Sie einfach im Abfrageentwurf im Register Entwurf/Gruppe Einblenden/Ausblenden auf die Schaltfläche Summe, um die zusätzliche Zeile-Funktion einzufügen. Standardmäßig gib Microsoft Access die Funktion Gruppierung vor. Aus der aufklappbaren Liste lassen sich die anderen Funktionen auswählen. Für jedes sichtbare Feld in Ihrer Abfrage muss eine Funktion ausgewählt werden. Beispielsweise könnten Sie mithilfe dieser Funktionen feststellen, wie hoch die Provision für bestimmte Mitarbeiter ist (Funktion Summe) oder wie hoch die durchschnittliche Provision ist (Funktion Mittelwert). Zusätzlich lassen sich die Daten nach Kriterien gruppieren, um die Auswertungen auf Untermengen anzu-

2 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen Erstellen von Abfragen wenden. Ihnen stehen die Aggregatfunktionen Summe, Mittelwert, Min, Max, Standardabweichung (StAbw), Varianz, erster Wert und letzter Wert zur Verfügung. Abfragen mit Aggregatfunktionen 1 Erstellen Sie in der Entwurfsansicht eine neue Abfrage mit der Abfrage qrymitarbeiterprovision. Klicken Sie im Register Erstellen/Gruppe Andere das Symbol Abfrageentwurf an. Doppelklicken Sie im Dialog Tabelle anzeigen im Register Abfragen auf die Abfrage qrymitarbeiterprovision und klicken Sie anschließend auf Schließen. 2 Bringen Sie das Feld Provision in den Entwurfsbereich. Aktivieren Sie über das Symbol Summen die Aggregatfunktionen. Im Entwurfsbereich erscheint die Neue-Zeile-Funktion. Die Neue-Zeile-Funktion mit der Auswahl verschiedener Aggregatfunktionen im Abfrageentwurf. 3 Wählen Sie aus dem Listenfeld die Funktion Summe aus. In der Datenblattansicht wird genau ein Datensatz mit der Gesamtsumme aller Provisionen dargestellt. Das so berechnete Feld hat von Microsoft Access automatisch den Namen SummevonProvision bekommen. Die berechnete Gesamtsumme der Provisionen.

3 Erstellen von Abfragen 4.8 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen Sie haben natürlich auch hier die Möglichkeit, die Feldbezeichnung zu verändern. Wechseln Sie in die Entwurfsansicht. Klicken Sie in die Zeile Feld vor Provision und geben Sie davor Gesamtprovision: ein. Der Ausdruck sollte nun so ausschauen: Gesamtprovision: Provision. 5 Ziehen Sie noch dreimal die Provision in die Zeile Feld. Wählen Sie nun die Aggregatfunktionen Min, Max und Mittelwert. Verändern Sie die Feldbezeichnung analog der nachstehenden Abbildung. 6 Wechseln Sie noch einmal in die Datenblattansicht. Sie erhalten einen Datensatz mit den vier berechneten Feldern Summe, Min, Max und Mittelwert von der Provision. Speichern Sie die Abfrage unter qryprovisionsstatistik ab. Eine kleine, aber feine Provisionsberechnung mit ein paar Mausklicks. Abfragen mit Aggregatfunktionen führen standardmäßig Berechnungen über die gesamte Tabelle oder Abfrage durch. Eine weitere verwendbare Variante kann die Nutzung einer Gruppierung sein, über die Sie Datensätze zusammenfassen können. Somit können auch große Datenmengen sehr schnell ausgewertet werden. In Abfragen ist es allerdings nicht möglich, die Detaildatensätze und die Funktionen gemeinsam anzuzeigen. Es geht immer nur das eine oder andere. Abfragen mit Gruppierungen 1 Die im vorigen Beispiel erstellte Abfrage qryprovisionsstatistik ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Ziehen Sie das Feld PersonalNr an die erste Position in

4 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen Erstellen von Abfragen der Zeile Feld. Die nachfolgenden Spalten werden automatisch nach rechts verschoben. 2 Belassen Sie als Funktion des neu eingefügten Feldes den Standardeintrag Gruppierung. 3 Wechseln Sie in die Datenblattansicht. Sie erhalten neun Ergebniszeilen. Microsoft Access hat die Datensätze der Provisionsabfrage nach den Angaben der Mitarbeiter zusammengefasst und die Aggregatfunktionen auf jede Teilmenge angewandt. Das Ergebnis Ihrer gruppierten Abfrage. 4 Speichern Sie die Abfrage unter qryprovisionsstatistikmitarbeiter. Abfragen mit Funktionen über mehrere Tabellen Sie möchten eine Statistik über alle bereits durchgeführten Aufgaben erstellen. Dabei wollen Sie sowohl die erledigten als auch unerledigten Aufgaben ermitteln, die Gesamtdauer und die Gesamtkosten pro Aufgabentyp. 1 Klicken Sie im Register Erstellen/Gruppe Andere das Symbol Abfrageentwurf an. Doppelklicken Sie im Dialog Tabelle anzeigen auf die Tabellen tblkontaktarten, tblkontakthistorie und klicken Sie anschließend auf Schließen. 2 Hinterlegen Sie folgende Felder im Abfrageentwurf:

5 Erstellen von Abfragen 4.8 Mithilfe von Funktionen die Daten zusammenfassen 217 Feld (alles in einer Zeile) Funktion Erklärung Kontaktart Gruppierung aus der Tabelle tblkontaktarten Erledigt: Abs([Fortschritt]=1) Summe Wenn der Fortschritt gleich 1 (100%) ist, ergibt die Klammersetzung -1 = Ja sonst 0 = Nein. Durch die Funktion Abs erhalten Sie einen Absolutwert der Zahl (1). Unerledigt: Abs([Fortschritt]<1) Summe Wenn der Fortschritt kleiner 1 (unter 100%) ist, ergibt die Klammersetzung -1. Durch die Funktion Abs erhalten Sie einen Absolutwert der Zahl (1). Dauer: Wenn([Ende]>=[Beginn]; [Ende]-[Beginn];0) Gesamtaufwand: ZCurrency(Wenn([Ende]>= [Beginn];[Ende]-[Beginn]; 0)*[Tagessatz]) Summe Summe Wenn ein Ende eingetragen wurde, wird die Differenz zwischen Ende und Beginn berechnet, sonst wird der Wert 0 ausgegeben. Da Sie in gruppierten Abfragen keine berechneten Felder für weitere Berechnungen verwenden dürfen, muss hier die vorherige Berechnung nochmals durchgeführt werden. Das bedeutet, Sie können nicht auf das Feld Dauer zurückgreifen. Nach der Überprüfung wird der ermittelte Wert mit dem Tagessatz multipliziert. Anschließend wird dieser noch ins Währungsformat konvertiert. Der Abfrageentwurf inklusive der Anzeige des Zoom-Dialogs für das Feld Gesamtaufwand. 3 Wenn Sie zum Eingeben eines Ausdrucks einen größeren Bereich benötigen, drücken Sie einfach [Umschalt]+[F2], um den Dialog Zoom anzuzeigen. Wechseln Sie in die Datenblattansicht. Sie erhalten insgesamt fünf Datensätze gruppiert nach Kontaktart und den jeweiligen Summenberechnungen. Speichern Sie die Abfrage unter qrygesamtaufgabenstatistik.

6 Parameterabfragen einsetzen Erstellen von Abfragen Das Ergebnis einer Abfrage über zwei Tabellen mit zusätzlichen Berechnungsfeldern. 4.9 Im Dialog mit dem Anwender: Parameterabfragen einsetzen Es kann vorkommen, dass weder Sie noch der zukünftige Anwender zum Zeitpunkt eines Entwurfs die Abfragekriterien kennen. Parameterabfragen geben Ihnen die Möglichkeit, Kriterien zur Laufzeit einzugeben, sodass Sie die Abfrage nicht immer ändern müssen, wenn Sie andere Kriterien verwenden möchten. Wenn Sie beispielsweise Ihrem Anwender die Möglichkeit geben wollen, beim Start einer Abfrage einen Wert festzulegen, der als Kriterium benutzt werden soll, können Sie dies leicht realisieren. 1 Die Abfrage qrykontaktegeburtstagsliste ist in der Entwurfsansicht geöffnet. Hinterlegen Sie in der letzten leeren Spalte ein neues berechnetes Feld mit folgenden Angaben: Monat([Geburtstag]). Zeigen Sie das Feld nicht an, indem Sie das Kontrollkästchen aus der Zeile Anzeigen entfernen. Ignorieren Sie die Feldbezeichnung Ausdr1:, da diese später nach dem Speichern automatisch entfernt wird. 2 Geben Sie in der Zeile Kriterien unter dem Feld [Bitte geben Sie den Geburtsmonat als Zahl an:] ein. Beachten Sie, dass ein Parameter unbedingt in eckige Klammern [] ([AltGr]+[8] bzw. [AltGr]+[9]) gehört. Der Parametertext darf nicht mit einem Feldnamen des Abfrageentwurfs übereinstimmen. Microsoft Access zeigt sonst das Dialogfeld nicht an und führt einen Vergleich mit Feldinhalten aus der Tabelle durch. Typische Sonderzeichen wie Ausrufezeichen (!) und Punkt (.) sind in Parametern ebenfalls tabu. 3 Wechseln Sie in die Datenblattansicht. Das Dialogfeld Parameterwert eingeben erscheint. Der Text oberhalb des Eingabefeldes entspricht Ihren Angaben. Tragen Sie eine 5 ein und bestätigen Sie mit OK. 4 Als Ergebnis erhalten Sie 22 Kontakte, die im Mai Geburtstag haben. Speichern Sie die Abfrage unter qrykontaktegeburtstagslisteauswahl ab.

7 Erstellen von Abfragen 4.9 Parameterabfragen einsetzen 219 Das Ergebnis Ihrer Parameterabfrage Abfrageparameter Damit sichergestellt ist, dass Microsoft Access Ihre Werte in den Parametern richtig interpretiert, können Sie die Parameter vorher definieren. (Müssen Sie aber nicht! Spätestens wenn Sie programmiertechnisch darauf zugreifen wollen, ist dies erforderlich). Wählen Sie den Befehl Parameter aus (Register Entwurf/Gruppe Einblenden/Ausblenden), um den Dialog Abfrageparameter zu öffnen. Der Text in den Klammern, den Sie zuvor in der Kriterienzeile festgelegt haben, muss in der Spalte Parameter des Dialogs stehen. In der Spalte Felddatentyp sollten Sie den Datentyp des einzugebenden Parameterwertes festlegen. Die Abbildung zeigt Ihnen die Einstellungen für unsere zuvor angelegte Abfrage qrykontaktegeburtstagslisteauswahl: Der ausgefüllte Dialog Abfrageparameter deklariert Ihren Parameter für die Geburtstagsliste.