11 Grundlagen zum Rechnungswesen in stationären Pflegeeinrichtungen

Transkript

1 11 Grundlagen zum Rechnungswesen in stationären In diesem Kapitel wird nach der Erläuterung der Gliederungsmöglichkeiten des Rechnungswesens auf die Grundzüge der Buchführung für stationäre eingegangen. Wie bereits ausgeführt wurde, kann das Rechnungswesen nach verschiedenen Kriterien gegliedert werden. Nach dem Kriterium der Informationsrichtung wird getrennt zwischen dem internen und dem externen Rechnungswesen. Dem internen Rechnungswesen mit der Betriebsbuchhaltung kommt die Aufgabe der rechen-technischen Wiedergabe des wirtschaftlichen Geschehens im Betrieb zu sowie die Planung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Geschehens. Die Kosten- und Leistungsrechnung ist ein zentrales Element des internen Rechnungswesens. Das externe Rechnungswesen mit der Finanzbuchhaltung hat zunächst die Aufgabe, die finanziellen Beziehungen des Betriebes zur Umwelt darzustellen. Daneben erfüllt es die wichtige Aufgabe der Rechenschaftslegung für das abgelaufene Geschäftsjahr. Der Jahresabschluss mit der Bilanz, der Gewinn- und Verlustrechnung und dem Anhang bildet das Kernelement des externen Rechnungswesens. Die weiteren Ausführungen orientieren sich an dieser Aufteilung. Informationsempfänger des Rechnungswesens sind für das interne Rechnungswesen hauptsächlich das Management der Stationären. Das externe Rechnungswesen ist eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Trägerorgane der Einrichtung. Sie sind auch die wichtigsten Informationsempfänger. Daneben noch die möglichen Kreditgeber für die Einrichtung. Weitere Informationsempfänger für das Rechnungswesen können Behörden sein, Vertretungen der Mitarbeiterschaft der Einrichtungen, die Öffentlichkeit. Die PBV ist die Rechnungslegungsvorschrift für nach dem SGB XI. Die Verpflichtung zur Rechnungslegung und Buchführung enthält die Pflege-Buchführungsverordnung (PBV). Der 1 Abs. 1 dieser Verordnung lautet: Die Rechnungs- und Buchführungspflichten der richten sich nach dieser Verordnung, unabhängig davon, ob die Pflegeeinrichtung Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches ist, und unabhängig von der Rechtsform der Pflegeeinrichtung. Mit dieser Regelung ist grundsätzlich festgelegt worden, dass die nach SGB XI ihre Rechnungs- und Buchführungspflichten nach dieser Verordnung zu führen haben und zwar unabhängig davon, ob die Pflegeeinrichtung Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches ist und unabhängig von der Rechtsform der Einrichtung. Auf die Befreiungsvorschriften im 9 PBV ist bereits hingewiesen worden. Die PBV trennt bei den zugelassenen zwischen zwei Typen: den Einrichtungen, die nur Leistungen im Sinne des SGB XI erbringen (ein- und mehrgliedrige Einrichtungen) und den Einrichtungen, die auch andere Sozialleistungen im Sinne des SGB I erbringen (gemischte Einrichtungen). Der Typ der mehrgliedrig gemischten Einrichtungen kommt in der Praxis am häufigsten vor. Im Hinblick auf die Pflichten zur Buchführung und zum Jahresabschluss gelten für die erwähnten Typen einige besondere Regelungen nach der PBV, die der nachstehenden Tabelle 84 zu entnehmen sind. Tab. 84: Zugelassene Pflegeeinrichtung und Pflege-Buchführungsverordnung Quelle: Thiele 2004 b, S. 7 Seite 1 von 9 Dieses Werk, einschließlich aller seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlages unzulässig und strafbar. Dies gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Weiterleitung und das Einstellen der Daten in interne oder externe Netzwerke. medhochzwei Verlag GmbH, Alte Eppelheimer Str. 42/1, Heidelberg, Tel.: / , info@medhochzwei-verlag.de.

2 Kriterien Einrichtungen, die nur Leistungen nach SGB XI erbringen Gemischte Einrichtungen 1 Abs. 2 PBV Eingliedrige Mehrgliedrige der Einrichtungen Dies sind, die entweder nur ambulante, teilstationäre, Kurzzeitpflege oder vollstationäre Pflege nach SGB XI erbringen. Dies sind, die gleichzeitig mehrere Arten von Pflegeleistungen nach SGB XI erbringen; z. B. vollstationäre Pflege in einem Pflegeheim oder häusliche Pflege durch eine Sozialstation. Dies sind, die neben den Leistungen nach SGB XI auch andere Sozialleistungen nach SGB I erbringen; z. B. SGB V, Eingliederungshilfen. Buchführung Doppelte kaufmännische Buchführung; Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung; Handelsrechtliche Ansatzund Bewertungsvorschriften Wie bei eingliedrigen, Abgrenzung von Buchführungskreisen Wie bei den eingliedrigen die PBV gilt nur für die Einrichtungen nach SGB XI; Abgrenzung von Buchführungskreisen Jahresabschluss Nach 4 Abs. 1 PBV besteht der Jahresabschluss aus: der Bilanz der Gewinn- und Verlustrechnung dem Anhang einschließlich Anlagenund Fördernachweis Wie bei den eingliedrigen nach 4 Abs. 2 PBV besteht die Möglichkeit der Zusammenfassung der einzelnen Buchführungskreise zu einer Bilanz und zu einer Gewinn- und Verlustrechnung; aber Anlagen- und Fördernachweise gesondert für jede Pflegeeinrichtung Wie bei den eingliedrigen nach 4 Abs. 3 PBV besteht das Wahlrecht der Erstellung eines Jahresabschlusses: Teil-Jahresabschluss für den Leistungsbereich nach SGB XI oder Teil-Gewinn- und Verlustrechnung mit den pflegebezogenen Erträgen und Aufwendungen nach SGB XI und eindeutiger Rechnung zu den Seite 2 von 9

3 Kriterien Einrichtungen, die nur Leistungen nach SGB XI erbringen Gemischte Einrichtungen 1 Abs. 2 PBV Eingliedrige Mehrgliedrige üblichen Leistungsbereichen; Anlagen- und Fördernachweise gesondert für jede Pflegeeinrichtung In den Ausführungen zur Buchführung und zum Jahresabschluss (externes Rechnungswesen) wird auf bestimmte Einzelheiten dieser Tabelle eingegangen. Der 3 PBV legt fest, wie die ihre Buchführung und ihr Inventar zu führen haben: Die führen ihre Bücher nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung. Für Buchführung und Inventar gelten die 238 bis 241 des Handelsgesetzbuches. Die Konten sind nach dem Kontenrahmen der Anlage 4 einzurichten. Im Folgenden wird auf diese Bestimmung im Einzelnen näher eingegangen: 1. Die führen ihre Bücher Bei der Organisation der Buchführung ist zu trennen zwischen dem Grundbuch und dem Hauptbuch. Das Grundbuch erfasst die Geschäftsvorfälle in zeitlicher Reihenfolge; das Hauptbuch in sachlicher Gliederung. Als Ergänzung zum Hauptbuch gibt es eine Reihe von Nebenbüchern wie z. B.: die Anlagenbuchhaltung; die den Bestand an Anlagevermögen ausweist; dazu zählen auch Tische und Stühle auf den Stationen; die Debitorenbuchhaltung; die Forderungen ausweist, die die Stationäre Pflegeeinrichtung gegen andere noch hat; die Kreditorenbuchhaltung; die die Verbindlichkeiten der Stationären gegenüber anderen ausweist. 2. nach den Regeln der kaufmännischen doppelten Buchführung Bei der doppelten Buchführung werden alle Geschäftsvorgänge mit Auswirkung auf das Betriebsvermögen nicht nur in zeitlicher, sondern auch in sachlicher Hinsicht geordnet dargestellt und festgehalten. Alle Geschäftsvorgänge werden als zweiseitige Wertbewegungen erfasst. Sie verändern in jeweils gleichem Umfang, aber mit unterschiedlichen Vorzeichen, zwei sachliche Bereiche. Die doppelte Buchführung beinhaltet damit automatisch eine Kontrolle: Veränderungen auf der einen Seite müssen stets denen auf der anderen Seite entsprechen. Die doppelte Buchführung bildet außerdem die Grundlage für den Jahresabschluß, weil sich aus ihr die Bilanz Seite 3 von 9

4 und die Gewinn- und Verlustrechnung ( 4 PBV) systematisch ergeben (Bundesrat, Drucksache 502/95, S. 48). 3. Für Buchführung und Inventar gelten die 238 bis 241 des Handelsgesetzbuches : Diese Bestimmungen des HGB regeln den formalen Charakter der Buchführung näher, und zwar: 238 HGB Vorgaben zur Buchführungspflicht 239 HGB die Führung der Handelsbücher, 240 HGB Vorschriften zum Inventar und 241 HGB Vorschriften zum Inventurvereinfachungsverfahren. Die in diesen Bestimmungen festgehaltenen Kriterien muss jede Buchhaltung erfüllen. So hat sie z. B. die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) zu beachten ( 238 Abs. 1 HGB). Nach diesen Bestimmungen des Handelsgesetzbuchs hat jede Stationäre Pflegeeinrichtung seine Vermögensgegenstände und Schulden am Ende eines Geschäftsjahres zusammenzustellen. So hat auch der Bereich Pflege auf jeder Station jährlich eine Inventur durchzuführen. Diese Bestände fließen in die Ermittlung des Jahresabschlusses (Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung) ein. 4. Die Konten sind nach dem Kontenrahmen der Anlage 4 einzurichten : Den Kontenrahmen gibt die Anlage 4 der PBV vor; er ist für die verbindlich. Der Kontenrahmen besteht aus den Kontenklassen 0 bis 8. Innerhalb dieser Kontenklassen gibt es die weiteren Unterteilungen in Kontengruppen, Kontenuntergruppen und schließlich das Konto. Die Kontenklassen bilden die Grundlage für die Bilanz und für die Gewinn- und Verlustrechnung. Während die Kontenklassen 0 bis 3 Konten der Bilanz sind, bilden die Kontenklassen 4 bis 8 die Grundlage für die Gewinn- und Verlustrechnung. Die Finanzbuchhaltung, bestehend aus der Hauptbuchhaltung und den Nebenbuchhaltungen, umfasst alle geldlichen Vorgänge zwischen den und seiner Umwelt. Die Betriebsbuchhaltung oder Kosten- und Leistungsrechnung hat den Prozess der Leistungserstellung und -verwertung innerhalb der Pflegeeinrichtung zum Gegenstand (siehe zu dem Kontenrahmen nach der PBV auch Tabelle 85). Tab. 85: Kontenklassen und Kontengruppen des Kontenrahmens nach Anlage 4 zur PBV Quelle: PBV 0 Ausstehende Einlagen, Anlagevermögen 00 Ausstehende Einlagen 01 Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte Seite 4 von 9

5 02 Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte mit Wohnbauten 03 Grundstücke und grundstücksgleiche Rechte ohne Wohnbauten 04 Bauten auf fremden Grundstücken 05 Technische Anlagen 06 Einrichtung und Ausstattung 07 Anlagen im Bau, Anzahlungen auf Anlagen 08 Immaterielle Vermögensgegenstände, Beteiligungen und andere Finanzanlagen 1 Umlaufvermögen, Rechnungsabgrenzung 10 Vorräte 11 Forderungen aus geleistete Anzahlungen auf Lieferungen und Leistungen 12 Kassenbestand, Guthaben bei Kreditinstituten und Schecks 13 Wertpapiere des Umlaufvermögens 14 Forderungen aus öffentlicher Förderung 15 Forderungen aus nicht öffentlicher Förderung 16 Sonstige Vermögensgegenstände 17 Ausgleichsposten 18 Rechnungsabgrenzungsposten 19 Bilanzverlust 2 Eigenkapital, Sonderposten, Rückstellungen 20 Eigenkapital 21 Sonderposten aus öffentlichen Fördermitteln für Investitionen 22 Sonderposten aus nichtöffentlicher Förderung für Investitionen 23 Ausgleichsposten aus Darlehensförderung Seite 5 von 9

6 24 Rückstellungen 3 Verbindlichkeiten, Rechnungsabgrenzung 30 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 31 Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten 32 Verbindlichkeiten aus öffentlicher Förderung 33 Verbindlichkeiten aus nicht-öffentlicher Förderung 34 Erhaltene Anzahlungen 35 Sonstige Verbindlichkeiten 36 Umsatzsteuer 37 Verwahrgeldkonto 38 Rechnungsabgrenzung 39 frei 4 Betriebliche Erträge 40 Erträge aus ambulanten Pflegeleistungen 41 Erträge aus teilstationären Pflegeleistungen 42 Erträge aus vollstationären Pflegeleistungen 43 Erträge aus Leistungen der Kurzzeitpflege 44 Zuweisungen und Zuschüsse zu Betriebskosten 45 Erträge aus öffentlicher Förderung für Investitionen 46 Erträge aus nicht-öffentlicher Förderung für Investitionen 47 Erträge aus der Auflösung von Sonderposten 48 Rückvergütungen, Erstattungen, Sachbezüge, Erträge aus Sonderrechnungen 49 frei Seite 6 von 9

7 5 Andere Erträge 50 Erträge aus Beteiligungen und Finanzanlagen 51 Zinsen und ähnliche Erträge 52 Erträge aus dem Abgang von Gegenständen des Anlagevermögens und aus Zuschreibungen zu Gegenständen des Anlagevermögens 53 Erträge aus der Auflösung von Rückstellungen 54 Bestandsveränderungen, aktivierte Eigenleistung 55 Sonstige ordentliche Erträge 56 Außerordentliche Erträge 57 frei 58 frei 59 frei 6 Aufwendungen 60 Löhne und Gehälter 61 Gesetzliche Sozialabgaben (Aufteilung wie 600 bis 605) 62 Altersversorgung 63 Beihilfen und Unterstützungen 64 Sonstige Personalaufwendungen 65 Lebensmittel 66 Aufwendungen für Zusatzleistungen 67 Wasser, Energie, Brennstoffe 68 Wirtschaftsbedarf / Verwaltungsbedarf 69 frei 7 Weitere Aufwendungen Seite 7 von 9

8 70 Aufwendungen für Verbrauchsgüter gemäß 82 Abs. 2 Nr. 1, 2. Halbsatz SGB XI / soweit nicht in andere Konten verbucht) 71 Steuern, Abgaben, Versicherungen 72 Zinsen und ähnliche Aufwendungen 73 Sachaufwendungen für Hilfs- und Nebenbetriebe 74 Zuführung von Fördermitteln zu Sonderposten oder Verbindlichkeiten 75 Abschreibungen 76 Mieten, Pacht, Leasing 77 Aufwendungen für Instandhaltung und Instandsetzung, sonstige ordentliche Aufwendungen 78 Außerordentliche Aufwendungen 79 frei 8 Eröffnungs- und Anschlusskonten 80 frei 81 frei 82 frei 83 frei 84 frei 85 Eröffnungs- und Abschlusskosten 86 Abgrenzung der Erträge, die nicht in die Kostenrechnung eingehen 87 Abgrenzung der Aufwendungen, die nicht in die Kostenrechnung eingehen 88 Kalkulatorische Kosten 89 frei 780 Es wurde bereits ausgeführt, dass die PBV zwischen zwei Typen von Einrichtungen trennt. Im Hinblick auf die mehrgliedrig gemischten Einrichtungen besteht das Problem, dass sie zum einen (für den Bereich des Seite 8 von 9

9 SGB XI) die PBV zu beachten haben und für den übrigen Geschäftsbereich (z. B. Sozialhilfebereich) ihre eigenen Vorstellungen zum Kontenrahmen verwirklichen können. Um diesen Einrichtungen eine Orientierung für ihr Rechnungswesen zu geben, hat der Deutsche Caritasverband (vgl. Deutscher Caritasverband 1999) einen Muster-Kontenrahmen für karitative Einrichtungen (ausgenommen Krankenhäuser) unter Berücksichtigung der PBV verabschiedet. Dieser Kontenrahmen soll gerade in den mehrgliedrig gemischten Einrichtungen zur Anwendung kommen. Seite 9 von 9