Vergütungssystem Erstellt am: Letztmals geändert: Letztmals überprüft:

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1 Erstellt am: Letztmals geändert: Letztmals überprüft:

2 Inhaltsverzeichnis 1 Vorbemerkung Inhalt der InstitutsVergV und Umsetzung in der Anwendungsbereich Absatz Absatz Absatz Begriffsbestimmungen Allgemeine Anforderungen an Vergütungssysteme Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Absatz Sicherung einer angemessenen Eigenmittelausstattung Vergütungssysteme bedeutender Institute Vergütungsausschuss in bedeutenden Instituten Offenlegung durch Institute Absatz Absatz Weitergehende Offenlegung durch bedeutende Institute Besondere Vorschriften für Gruppen Anpassung bestehender Vereinbarungen Inkrafttreten Beschluss... 9 Seite 2

3 1 Vorbemerkung Das vorliegende Dokument wurde am vom Vorstand letztmals geändert. Es legt gemäß 25a Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 KWG i.v.m. 3 Abs. 11 InstitutsVergV Grundsätze zum Vergütungssystem unserer Bank fest und dient als Dokumentation der Umsetzung der Verordnung über die aufsichtsrechtlichen Anforderungen an Vergütungssysteme von Instituten (Instituts-Vergütungsverordnung; kurz: InstitutsVergV) vom Es wird gemäß 3 Absatz 11 der InstitutsVergV mindestens einmal jährlich überprüft und ggf. angepasst. Der Aufsichtsrat ist gemäß 3 Absatz 10 der InstitutsVergV mindestens einmal jährlich über das Vergütungssystem unseres Instituts zu informieren. 2 Inhalt der InstitutsVergV und Umsetzung in der Nachfolgend werden die wesentlichen Inhalte der InstitutsVergV erläutert, sowie die Umsetzung in unserem Haus dargestellt: Anwendungsbereich Absatz 1 Die InstitutsVergV gilt für alle Institute im Sinne von 1 Abs. 1b und 53 Abs. 1 KWG und für die Vergütungssysteme sämtlicher Geschäftsleiter und Geschäftsleiterinnen sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen dieser Institute Absatz 2 Die 5, 6 und 8 der InstitutsVergV gelten nur für bedeutende Institute. Ein Institut ist bedeutend, wenn seine Bilanzsumme im Durchschnitt der letzten drei Geschäftsjahre 10 Milliarden Euro erreicht oder überschritten hat Absatz 3 Die InstitutsVergV ist auf Vergütungen, die durch Tarifvertrag oder in seinem Geltungsbereich durch Vereinbarung der Arbeitsvertragsparteien über die Anwendung der tarifvertraglichen Regelungen oder aufgrund eines Tarifvertrages in einer Betriebs- oder Dienstvereinbarung vereinbart sind, nicht anzuwenden Begriffsbestimmungen Hier werden die Begriffe Vergütung, Vergütungssystem, variable Vergütung, ermessensabhängige Leistungen zur Altersversorgung, fixe Vergütung, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, Vergütungsparameter, Erfolgsbeiträge und Kontrolleinheiten definiert Allgemeine Anforderungen an Vergütungssysteme In 3 der InstitutsVergV werden die allgemeinen Anforderungen an Vergütungssysteme unabhängig von Geschäftsmodell und -größe für alle Institute, also auch für unser Haus definiert. Seite 3

4 2.3.1 Absatz 1 Die Geschäftsleitung ist für die angemessene Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen verantwortlich. Für die Ausgestaltung der Vergütungssysteme der Geschäftsleitung ist das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan verantwortlich. Das Vergütungssystem unseres Hauses wird durch Vorstandsbeschluss in Kraft gesetzt. Die einzelnen Vergütungen der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden im Rahmen unseres Vergütungssystems durch die festgelegten Kompetenzträger, die Vergütungen der Vorstände durch Aufsichtsratsbeschluss in Kraft gesetzt. Die Vergütungssysteme müssen auf die Erreichung der in den Strategien niedergelegten Ziele des Instituts ausgerichtet sein. Die Ausgestaltung unserer Vergütungsregelungen orientiert sich an den definierten Anforderungsprofilen und Stellenbeschreibungen sowie Kompetenzen, Ausbildungsstand und Erfahrung unserer Mitarbeiter. Darüber hinaus gewähren wir im Rahmen der bestehenden Betriebsvereinbarung einen Beitrag zur betrieblichen Altersvorsorge unserer Mitarbeiter. Ferner gewähren wir auf Basis der bestehenden Betriebsvereinbarung zusätzliche Vergütungsbestandteile. Die vorgenannten Leistungen gelten gemäß 2 Nr. 1 InstitutsVergV nicht als Vergütung. Die bestehende leistungs- und erfolgsorientierte Vergütung soll das persönliche Engagement und die Leistungen unterstützen / honorieren. Sie ist in ihrem Umfang von untergeordneter Bedeutung. Unsere Vergütungsregelungen stehen mit unserer Geschäfts- und unserer Risikostrategie im Einklang und werden im Falle von deren Änderungen überprüft und ggf. angepasst Absatz 2 Die Vergütung, die Geschäftsleiter und Geschäftsleiterinnen für ihre berufliche Tätigkeit bei dem Institut erhalten, muss abschließend im Anstellungsvertrag festgelegt werden. Der Anstellungsvertrag und spätere Änderungen bedürfen der Schriftform. In den Anstellungsverträgen unserer Vorstände sind u.a. alle Vergütungen inkl. Vergütungsparameter vollständig und schriftlich vereinbart Absatz 3 Die Vergütungssysteme sind angemessen ausgestaltet, wenn Anreize für die Geschäftsleiter und Geschäftsleiterinnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risiken vermieden werden und die Vergütungssysteme nicht der Überwachungsfunktion der Kontrolleinheiten zuwiderlaufen. Die genaue Ausgestaltung dazu wird im 3 Absatz 4 und 6 der InstitutsVergV gegeben. Nach deren Erläuterung wird auch die Dokumentation der Umsetzung in unserem Haus beschrieben Absatz 4 Anreize zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risiken sind insbesondere gegeben 1. durch eine signifikante Abhängigkeit von variabler Vergütung Die dem Vorstand unseres Hauses gezahlte Fixvergütung übersteigt deutlich den noch zusätzlich gezahlten variablen Anteil, so dass hier keine signifikante Abhängigkeit besteht. Seite 4

5 Hinsichtlich der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zahlt die Bank als Mitglied des Arbeitgeberverbandes der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken e.v. die tarifvertraglich vereinbarten Gehälter. Einige Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen erhalten ein Fixgehalt zzgl. weiterer Zulagen (ggf. in Form von Sachwertbezügen, z.b. Gestellung eines Dienstwagens). Negative Anreize zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risikopositionen i.s. der InstitutsVergV gehen von den fixen Gehaltsbestandteilen nicht aus. Daneben hat unsere Bank ein leistungs- und erfolgsorientiertes Vergütungssystem mit festgelegten Kriterien hinsichtlich Vertriebserfolg und -qualität für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Vertriebsbank eingeführt. Die Höhe dieser variablen Vergütung ist von untergeordneter Bedeutung und setzt keine negativen Leistungsanreize. 2. durch einzelvertraglich begründete Ansprüche auf Leistungen für den Fall der Beendigung der Tätigkeit, auf die trotz individueller negativer Erfolgsbeiträge ein der Höhe nach unveränderter Anspruch besteht. Vertraglich vereinbarte Abfindungen werden nur im Einzelfall vereinbart. Dabei wird darauf geachtet, dass keine Anreize zur Eingehung unverhältnismäßig hoher Risiken gesetzt werden. Das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan hat bei der Festsetzung der Vergütung des einzelnen Geschäftsleiters dafür zu sorgen, dass diese in einem angemessenen Verhältnis zu den Aufgaben und Leistungen des Geschäftsleiters sowie zur Lage des Instituts steht und die übliche Vergütung nicht ohne besondere Gründe übersteigt. Variable Vergütungen sollen daher eine mehrjährige Bemessungsgrundlage haben; für außerordentliche Entwicklungen soll das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan eine Begrenzungsmöglichkeit vereinbaren. Die Vergütung unserer Vorstände wird durch den Ausschuss für Geschäftsleiterangelegenheiten im Aufsichtsrat einzelvertraglich festgelegt. Dabei werden die Anforderungen der InstitutsVergV beachtet. Für die Ausgestaltung der Vergütungsregelungen unserer Vorstände bedienen wir uns ggf. der Beratung durch unseren Regionalverband (GVB). Im Rahmen einzelvertraglicher Regelungen zur Zahlung von variablen Gehaltsbestandteilen wurden Bestimmungsfaktoren vereinbart, die dem Prinzip der mehrjährigen Bemessungsgrundlage Rechnung tragen. Hinsichtlich einer Begrenzungsmöglichkeit wird insbesondere für den Fall der unzureichenden Eigenmittel-/Liquiditätsausstattung auf die mögliche Beschränkung der Auszahlung von variablen Vergütungsbestandteilen nach 45 KWG verwiesen Absatz 5 Fixe und variable Vergütung müssen in einem angemessenen Verhältnis zueinander stehen. Das Verhältnis ist angemessen, wenn einerseits keine signifikante Abhängigkeit von der variablen Vergütung besteht, die variable Vergütung aber andererseits einen wirksamen Verhaltensanreiz setzen kann. Das Institut hat eine angemessene Obergrenze für das Verhältnis zwischen fixer und variabler Vergütung festzulegen. Die fixe Vergütung unserer Vorstände sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen berücksichtigt neben den Anforderungsprofilen und Stellenbeschreibungen sowie Kompetenzen, Ausbildungsstand und Erfahrungen auch die Größe und das Geschäftsmodell unseres Hauses und ist als angemessen zu bezeichnen. Die (mögliche) variable Vergütung soll maximal 25% der Gesamtvergütung jedes Vorstandes bzw. Mitarbeiters oder Mitarbeiterin betragen. Seite 5

6 2.3.6 Absatz 6 Vergütungssysteme laufen der Überwachungsfunktion der Kontrolleinheiten insbesondere zuwider, wenn sich die Höhe der variablen Vergütung von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen der Kontrolleinheiten der von ihnen kontrollierten Organisationseinheiten maßgeblich nach gleichlaufenden Vergütungsparametern bestimmt und die Gefahr eines Interessenkonfliktes besteht. Alle Kontrolleinheiten erhalten ein Fixgehalt. Es werden keine variablen Vergütungen gezahlt. Die Vergütung der Kontrolleinheiten wird unabhängig von der Vergütung der von ihnen kontrollierten Einheiten festgelegt. Insofern ergeben sich keine schädlichen Anreize. Die Vergütung der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Kontrolleinheiten muss so ausgestaltet sein, dass eine angemessene qualitative und quantitative Personalausstattung ermöglicht wird. Alle Kontrolleinheiten erhalten ein angemessenes Gehalt. Sie sind personell qualitativ und quantitativ angemessen ausgestattet. Offene Stellen bestehen derzeit in diesen Bereichen nicht Absatz 7 Eine garantierte variable Vergütung ist nur im Rahmen der Aufnahme eines Dienst- oder Arbeitsverhältnisses und längstens für ein Jahr zulässig. In unserem Haus bestehen keine garantierten variablen Vergütungsvereinbarungen Absatz 8 Die Risikoorientierung der Vergütung darf nicht durch Absicherungs- oder sonstige Gegenmaßnahmen eingeschränkt oder aufgehoben werden. Die Institute haben angemessene Compliance-Strukturen zur Unterbindung solcher Maßnahmen zu implementieren. Alle Geschäftsleiter und Geschäftsleiterinnen sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen unseres Hauses werden angewiesen, keine persönlichen Absicherungs- oder sonstige Gegenmaßnahmen zu treffen, die die Risikoorientierung ihrer Vergütung einschränken oder aufheben. Nachträgliche Kompensationszahlungen für Gehaltseinbußen aufgrund negativer Entwicklungen im Risikobereich der Bank werden nicht gezahlt. Weitergehende spezielle Compliance-Strukturen sind insofern nicht erforderlich Absatz 9 Die Geschäftsleiter, Geschäftsleiterinnen, Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen schriftlich über die Ausgestaltung der für sie maßgeblichen Vergütungssysteme in Kenntnis gesetzt werden. Die Schriftform ist auch bei einer elektronischen Übermittlung gewahrt. Unsere Vorstände sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind über die Ausgestaltung ihres Vergütungssystems durch einzelvertragliche Vereinbarungen und ggf. separate Mitteilungen schriftlich informiert. Strategien, Arbeitsanweisungen, Kompetenzen usw. sind in unserer Betriebsorganisation (unter Lotus Notes) für jeden Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterin einsehbar Absatz 10 Die Geschäftsleiter und Geschäftsleiterinnen haben das Verwaltungs- oder Aufsichtsorgan mindestens einmal jährlich über die Ausgestaltung der Vergütungssysteme des Instituts zu informieren. Dem oder der Vorsitzenden des Verwaltungs- oder Aufsichtsorgans ist ein entsprechendes Auskunftsrecht gegenüber der Geschäftsleitung einzuräumen. Seite 6

7 Unser Aufsichtsrat wird einmal jährlich sowie anlassbezogen über unser vorhandenes Vergütungssystem informiert. Darüber hinaus steht dem Aufsichtsratsvorsitzenden ein ergänzendes Auskunftsrecht zur Verfügung (siehe gemeinsamer Beschluss Vorstand und Aufsichtsrat vom ) Absatz 11 Das Institut hat in seinen Organisationsrichtlinien Grundsätze zu den Vergütungssystemen festzulegen. Die Grundsätze umfassen insbesondere Angaben zur Ausgestaltung der Vergütungssysteme und zur Zusammensetzung der Vergütung. Die Vergütungssysteme sind von dem Institut zumindest einmal jährlich auf ihre Angemessenheit zu überprüfen und ggf. anzupassen. Die Ausgestaltung der Vergütungsregelungen orientiert sich an unseren definierten Stellenprofilen sowie den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen (siehe auch Erläuterung zu 3 Absatz 1). Die Vergütung unserer Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen (ohne Vorstände) richtet sich grundsätzlich nach dem Manteltarifvertrag und Vergütungstarifvertrag für die Volksbanken und Raiffeisenbanken sowie genossenschaftliche Zentralbanken. In Einzelfällen gewähren wir über die tariflichen Zahlungen hinausgehende Zulagen. Diese sind im Wesentlichen abhängig von der Erfahrung und der qualifizierten Aufgabenwahrnehmung des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin. Diese Vergütungsregelungen stehen nicht in Verbindung mit dem Eingehen hoher Risikopositionen sondern mit der Kompetenz, Leistung und Ausbildung der Mitarbeiter. Die Vergütungen der Mitarbeiter werden im Rahmen unseres Vergütungssystems durch die festgelegten Kompetenzträger, die der Vorstände durch Aufsichtsratsbeschluss in Kraft gesetzt. Die Grundstrukturen sind für die Mitarbeiter der Vertriebs- und Betriebs-/Stabsbereiche gleich. Die bestehende leistungs- und erfolgsorientierte Vergütung soll das persönliche Engagement und die Leistungen unterstützen / honorieren. Sie ist in ihrem Umfang von untergeordneter Bedeutung und bietet, unabhängig von der eingeschränkten Kompetenz beim Aufbau von Risikopositionen, keine zusätzlichen Anreize zum Aufbau hoher Risikopositionen. Die trägt den Anforderungen des 45 Abs. 2 Nr. 6 KWG Rechnung, indem sie entsprechende Vereinbarungen mit den Geschäftsleitern und Geschäftsleiterinnen sowie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen trifft. Leistungen Dritter werden den Geschäftsleitern und Geschäftsleiterinnen sowie Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen unserer Bank für deren Tätigkeit bei der nicht gewährt. Die Angemessenheit unseres Vergütungssystems überprüfen wir einmal jährlich, sowie anlassbezogen und dokumentieren dies in einem Vorstandsbeschluss Sicherung einer angemessenen Eigenmittelausstattung Der Gesamtbetrag der variablen Vergütung von Geschäftsleitern, Geschäftsleiterinnen, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen darf nicht die Fähigkeit des Instituts einschränken, eine angemessene Eigenmittelausstattung dauerhaft aufrechtzuerhalten oder wieder herzustellen. 4 der InstitutsVergV verweist u.a. auf die Reglementierungsbefugnisse der BaFin nach 45 KWG. Die Arbeitsverträge unserer Vorstände sowie Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen werden entsprechend angepasst. Unser Vergütungssystem ist auf unsere Gesamtbankziele (inkl. Finanzziele) abgestimmt Vergütungssysteme bedeutender Institute Hier werden weitergehende Anforderungen an Vergütungssysteme von bedeutenden Instituten (Definition siehe 1 Absatz 2 der InstitutsVergV) gestellt. Seite 7

8 Da die kein bedeutendes Institut i.s. der InstitutsVergV ist, entfällt die Umsetzung des 5 der InstitutsVergV Vergütungsausschuss in bedeutenden Instituten In bedeutenden Instituten (Definition siehe 1 Absatz 2 der InstitutsVergV) ist ein Vergütungsausschuss einzurichten, der die Angemessenheit der Vergütungssysteme überwacht und mindestens einmal jährlich und anlassbezogen der Geschäftsleitung und dem Verwaltungsoder Aufsichtsorgan einen diesbezüglichen Bericht vorlegt. Da die kein bedeutendes Institut i.s. der InstitutsVergV ist, entfällt die Umsetzung des 6 der InstitutsVergV. Fragen zu unserem Vergütungssystem entscheidet ausschließlich der Gesamtvorstand, für die Vorstände der Ausschuss für Geschäftsleiterangelegenheiten im Aufsichtsrat, so dass ein zusätzlicher Vergütungsausschuss nicht erforderlich ist Offenlegung durch Institute Absatz 1 Jedes Institut hat die nachfolgenden Informationen unter Wahrung des Wesentlichkeits-, Schutzund Vertraulichkeitsgrundsatzes des 26a Absatz 2 KWG zumindest auf der eigenen Internetseite zu veröffentlichen und mindestens einmal jährlich zu aktualisieren. Der Detailierungsgrad der Informationen ist abhängig von Größe und Vergütungsstruktur des Instituts sowie von Art, Umfang, Risikogehalt und Internationalität seiner Geschäftsaktivitäten. Analog des Solvabilitäts- / Offenlegungsberichtes nach 26a KWG wird ein Offenlegungsbericht i.s. der InstitutsVergV auf unserer Internet-Homepage sowie eine Hinweisbekanntmachung im elektronischen Bundesanzeiger veröffentlicht. Als Basis dient uns der durch BVR und AVR mit der BaFin abgestimmte Muster- Offenlegungsbericht Absatz 2 Unterteilt nach den jeweiligen Geschäftsbereichen des Instituts sind zu veröffentlichen: 1. die Ausgestaltung der Vergütungssysteme, insbesondere die maßgeblichen Vergütungsparameter sowie die Zusammensetzung der Vergütungen und die Art und Weise der Gewährung 2. der Gesamtbetrag aller Vergütungen unterteilt in fixe und variable Vergütung sowie die Anzahl der Begünstigten der variablen Vergütung. Die Institute haben unter Wahrung der in 7 Absatz 1 InstitutsVergV genannten Grundsätze bei der Darstellung der in Satz 1 Nummer 1 genannten Informationen einen Detailierungsgrad zu gewährleisten, der es ermöglicht, inhaltlich die Übereinstimmung der Vergütungssysteme mit den Anforderungen dieser Verordnung nachvollziehen zu können. Auf die etwaige Einbindung externer Berater und Interessengruppen ist einzugehen. Der Inhalt des Offenlegungsberichtes i.s. der InstitutsVergV basiert auf dem durch BVR und AVR mit der BaFin abgestimmten Muster-Offenlegungsbericht sowie dem BVR-Begleitdokument zur InstitutsVergV. Er wird durch die verantwortlichen Stellen der erstellt und auf unsere individuellen Gegebenheiten abgestimmt. Seite 8

9 2.8 8 Weitergehende Offenlegung durch bedeutende Institute Jedes bedeutende Institut i.s. von 1 Absatz 2 der InstitutsVergV hat zusätzlich zu den Informationen nach 7 der InstitutsVergV weitere Daten (u.a. zum Vergütungsausschuss, variablen Vergütungen und Abfindungen) zu veröffentlichen. Da die kein bedeutendes Institut i.s. der InstitutsVergV ist, entfällt die Umsetzung des 8 der InstitutsVergV Besondere Vorschriften für Gruppen Die in 1 Absatz 2 KWG bezeichneten Personen des übergeordneten Unternehmens sind für die Einhaltung der Anforderungen der InstitutsVergV in den nachgeordneten Unternehmen verantwortlich. Wir setzen die Anforderungen aus der InstitutsVergV vom um. Übergeordnete Unternehmen existieren nicht Anpassung bestehender Vereinbarungen Das Institut hat darauf hinzuwirken, dass die mit Geschäftsleitern, Geschäftsleiterinnen, Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen bestehenden Verträge sowie betrieblichen Übungen, die mit der InstitutsVergV nicht vereinbar sind, soweit rechtlich zulässig auf Grundlage einer für Dritte nachvollziehbaren fundierten juristischen Begutachtung der Rechtslage und unter Berücksichtigung der konkreten Erfolgsaussichten angepasst werden. Unser Vergütungssystem und die bestehenden Arbeitsverträge, Betriebs- und sonstige Vereinbarungen erfüllen die Anforderungen der InstitutsVergV vom Aktuell besteht kein Anpassungsbedarf unserer Vergütungsregelungen Inkrafttreten Diese Verordnung tritt am Tag nach der Verkündung in Kraft. Wir setzen die Anforderungen aus der InstitutsVergV mit Vorstandsbeschluss um. 3 Beschluss Die vorliegende Dokumentation wurde vom Vorstand am beschlossen. Sie wird dem Aufsichtsrat am zur Kenntnis gegeben und mit diesem erörtert. Der Vorstand Seite 9