PUNKT 1: MESSESTAMMDATENBLATT

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1 CHECKLISTE MESSEPLANUNG Auf Messen erreichen Sie einen Großteil Ihrer Zielgruppe, treffen potenzielle neue sowie Bestandskunden. Zugleich ist die Teilnahme an einer Messe immer mit einem hohen fi nanziellen sowie personellen Einsatz verbunden. Mit dieser Checkliste planen Sie Ihren Messeauftritt effi zient. PUNKT 1: MESSESTAMMDATENBLATT MESSE Messename Stadt/ Land Gelände Meldeschluss Aufbau Abbau VERANSTALTER Name Straße PLZ/ Ort Webadresse Projektleiter Abteilung Telefon/ Fax Messe von bis Mobil geöffnet für ab/ Uhr Technik Aussteller bis/ Uhr Abteilung Telefon/ Fax geöffnet für ab/ Uhr Mobil Besucher bis/ Uhr MESSESTAND Halle Stand-Nr. Standgröße Stand-Telefon Stand-Fax INTERNER ANSPRECHPARTNER Name Abteilung Telefon/ Fax Mobil GESAMTKOSTENÜBERBLICK BUDGET IST-Kosten 01

2 PUNKT 2: MESSESTANDBAU MESSE Unternehmen Straße PLZ/ ORT Telefon/ Fax Ansprechpartner Abteilung Telefon/ Fax Mobil MESSESTANDGRÖSSE Höhe Breite Tiefe Standgröße Preis/ qm MESSESTANDTYP Eck Reihe Kopf Insel Doppelstock MESSESTANDAUSSTATTUNG Bewirtungszone Büro Infotheke Besucherempfang Küche Lagerraum Personalraum Presseraum Technikraum VIP-Raum Vorführraum Meetingraum Sonstige: BODENBELAG Teppichboden PVC/ Linoleum Patkett Fliesen Sonstige PLATZIERUNG Freigelände Halle Hallen-Nr. Stand-Nr. 02

3 PUNKT 3: AUSSTELLUNGSSTÜCKE AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS 03

4 PUNKT 4: MESSESTANDBUCHUNG AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Standunterlagen beim Veranstalter anfordern Standbuchung an Veranstalter zurücksenden Messebau beauftragen Messeversicherung abschließen GEMA beantragen Container(stellflächen) anmieten Leergutlagerung beauftragen Elektroanschluss bestellen Wasseranschluss bestellen Rauch-/Gasabzug bestellen Sprinkleranlage beantragen Druckluftanschluss bestellen Sondergenehmigung für Gefahrengut beantragen Hebevorrichtung bestellen Telekommunikationsanschluss bestellen Arbeitsschutzmaßnahmen/ Genehmigungsanträge Abfallentsorgung beantragen 04

5 PUNKT 5: STANDBETRIEB Mietmöbel bestellen AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Multimedia bestellen Catering bestellen Standbewachung bestellen Standreinigung bestellen Stand-Personalschulung bestellen Externes Standpersonal bestellen Ausstellerausweise bestellen Parkausweise bestellen Messebekleidung ordern Namensschilder bestellen Hotelzimmer bestellen Bahnfahrkarten buchen Flugkarten buchen Mietwagen buchen Visum beantragen Unterlagen an Standleitung weitergeben Reiseunterlagen an Mitarbeiter weiter geben 05

6 PUNKT 6: STANDPERSONAL STANDLEITUNG Vor- und Nachname Abteilung Telefon/ Fax Mobil EIGENES STANDPERSONAL 06

7 PUNKT 6: STANDPERSONAL EIGENES STANDPERSONAL 07

8 PUNKT 7: EXTERNES STANDPERSONAL ANSPRECHPARTNER Vor- und Nachname Unternehmen Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil EXTERNES STANDPERSONAL 08

9 PUNKT 7: EXTERNES STANDPERSONAL EXTERNES STANDPERSONAL 09

10 PUNKT 8: HOTELBUCHUNGEN HOTEL 1 Hotelname Ansprechpartner Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil Webadresse Anzahl Zimmer/ Preis Stornierungsfrist intern verantwortlich ZIMMERBELEGUNG Vor- und Nachname von Tag bis Tag Zimmerart Bemerkung 10

11 PUNKT 8: HOTELBUCHUNGEN HOTEL 2 Hotelname Ansprechpartner Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil Webadresse Anzahl Zimmer/ Preis Stornierungsfrist intern verantwortlich ZIMMERBELEGUNG Vor- und Nachname von Tag bis Tag Zimmerart Bemerkung 11

12 PUNKT 9.1: ANREISE/ ABREISE BAHNFAHRKARTEN Reisebüro Ansprechpartner Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil Webadresse Anzahl der Fahrkarten Stornierungsfrist intern verantwortlich BAHNFAHRER Vor- und Nachname von bis Anreisetag Abreisetag 12

13 PUNKT 9.2: ANREISE/ ABREISE FLUGTICKETS Reisebüro Ansprechpartner Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil Webadresse Anzahl Zimmer/ Preis Stornierungsfrist intern verantwortlich FLUGPLAN Vor- und Nachname von bis Anreisetag Abreisetag 13

14 PUNKT 9.3: ANREISE/ ABREISE MIETWAGEN Vermieter Ansprechpartner Straße, Hausnummer PLZ, Ort Telefon/ Fax Mobil Webadresse Anzahl Fahrzeuge/ Preis Stornierungsfrist Abholstation intern verantwortlich Mitfahrer Vor- und Nachname von bis Tag Fahrzeug/ Fahrer 14

15 PUNKT 10: WERBUNG UND BESUCHEREINLADUNG Eintragung in Messekatalog AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Eintragung in Online-Ausstellerkatalog Eintragung in das Halleninformationssystem Werbeschaltung im Print- Ausstellerkatalog Werbeschaltung im Online- Ausstellerkatalog Werbeschaltung auf dem Messegelände Werbeschaltung im Veranstalterprospekt Außenwerbung & Verkehrswerbung buchen Verkehrswerbung buchen Werbeschaltung in Tageszeitungen, Publikums- und Fachmagazinen Kostenlose Werbemittel von Veranstalter anfordern Besuchergutscheine anfordern Besuchereinladung mit Antwortform per Brief, Fax oder Werbemittel bestellen 15

16 PUNKT 11: PROPEKTAUSWAHL BEZEICHNUNG STICHPUNKTE ANZAHL SPRACHE STATUS 16

17 PUNKT 12: PRESSEARBEIT AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Ansprechpartner für Presse am Stand bestimmen Presseverteiler überprüfen bzw. anlegen Pressekonferenz planen Pressemeldungen an Fachpresse versenden Termin der Pressekonferenz und Name des Pressekontakts an Veranstalter melden Pressefach beim Veranstalter bestellen Neuheitenbericht zusammenstellen Inhalt der Pressemappe bestimmen Pressetexte übersetzen lassen Pressefotos erstellen lassen Pressemeldungen an Tagespresse versenden Presseeinladungen versenden, ggf. Nachfassaktion Veranstalter informieren über VIP- Besuch und Sonderaktionen am Stand Presseservice des Veranstalters buchen, Pressefächer bestücken Beobachtung aller Presseveröffentlichungen Pressemappen an nicht erschienene Journalisten versenden Messeabschlussberichte an Presse versenden Dankschreiben an Journalisten 17

18 PUNKT 13: MESSEPRESSEKONFERENZ Terminierung AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Gesamtbudget erstellen Programm erstellen Abstimmung mit Rednern Diskussionsleiter bestimmen Raum anmieten Konferenztechnik buchen bzw. zusammenstellen Dekoration festlegen Namensschilder erstellen Wegweiser aufstellen lassen Fotograf buchen Einladungen/ Ankündigung verschicken, ggf. Nachfassaktion Pressemappen erstellen (inkl. Pressegeschenk) Catering ordern Beobachtung aller Presseveröffentlichungen Pressemappen senden an nicht erschienene Journalisten Messeabschlussberichte an Presse versenden Dankschreiben an Journalisten 18

19 PUNKT 14.1: RAHMENPROGRAMM EVENT 1 Bezeichnung Unternehmen Ansprechpartner Telefon/ Fax Mobil Termin für Aktion 1. Aufführung 2. Aufführung 3. Aufführung 4. Aufführung AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Event-Agentur/Veranstalter/ Aktionskünstler buchen ggf. GEMA beantragen Moderator bestimmen/buchen Technik ordern Geschenke/Gewinne bestimmen/ordern Einladungen versenden & Nachfassaktion 19

20 PUNKT 14.2: RAHMENPROGRAMM EVENT 2 Bezeichnung Unternehmen Ansprechpartner Telefon/ Fax Mobil Termin für Aktion 1. Aufführung 2. Aufführung 3. Aufführung 4. Aufführung AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS Event-Agentur/Veranstalter/ Aktionskünstler buchen ggf. GEMA beantragen Moderator bestimmen/buchen Technik ordern Geschenke/Gewinne bestimmen/ordern Einladungen versenden & Nachfassaktion 20

21 SCHRITT 15: NACHBEARBEITUNG AUFGABE STICHPUNKTE WER TERMIN STATUS versprochene Unterlagen / Muster versenden vereinbarte Angebote versenden weiteren Gesprächstermin vereinbaren Kontakt aufnehmen, vorzugsweise telefonisch Dankschreiben an alle Besucher am Stand Dankschreiben an alle Pressevertreter Informationsschreiben an nicht erschienene Kunden Informationsschreiben an nicht erschienene Journalisten 21

22 CHECKLISTE BESTELL- & EINKAUFSPLANUNG Wie soll der Messestand aussehen? Benötigen Sie Stehtische für die Gesprächsanbahnung oder einen Gastrobereich? Untenstehend fi nden Sie alle Details für einen gelungenen Messeauftritt. PUNKT 16: MOBILIAR BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Stuhl Freischwinger Klappstuhl Hocker Bistro-Stuhl Bistro-Tisch Abstelltisch Besprechungstisch Glastisch rund/eckig Tisch rund/ eckig Counter/ Counterstuhl Sessel Sofa (2-oder 3 Sitzer) Barhocker Bartheke Stehtisch Regal Glasvitrine Standvitrine Tischvitrine Sideboard Aktenschrank Schließfachschrank Schreibtisch Bürocontainer Bürodrehstuhl Dekosäule Exponatträger Podest Prospektständer Tischprospektständer Rednerpult Strahler Halogenstrahler 22

23 PUNKT 16: MOBILIAR BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Tischlampe Glühlampen Garderobenleiste/ -ständer Kleiderbügel Spind Wand-/ Standspiegel Schirmständer Papierkorb Gastromülleimer Küche Spüle mit Unterschrank Geschirrspülmaschine Küchenhängeschrank Küchenanrichte Flaschenkühlschrank Kühlschrank Gefrierschrank Mikrowellen-Herd 4-Platten-Herd mit Backofen Wasserkocher Einfach-Kochplatten Doppelkochplatten Industriekaffeemaschine Kaffeefi lterautomat Espressomaschine Absperrpfosten Absperrseil Stellwand 23

24 PUNKT 17.1: AUSSTATTUNG (BÜRO) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Ausstellerausweise Messekatalog Besucherterminplan Terminkalender Namensschilder Visitenkarten Firmentelefonverzeichnis Auftragsblock - ggf. mehrsprachig Bestellscheine - ggf. mehrsprachig Gesprächsnotizblock Lieferscheinheft Quittungsblock - ggf. mehrsprachig Tragetaschen Geldkassette Stempel/ Stempelkissen Taschenrechner Briefpapier Umschläge lang DIN/ C5/ DIN A4 Schreibblock Faxvorlage Haftnotizzettel Bleistifte/ Kugelschreiber Filzstifte Leuchtmarker Radiergummi Spitzer Lineal Schere Gummiringe Klammerer Heftklammern Entklammerer Büroklammern Tipp-Ex Tesafi lm + Ersatzrollen Kleber fl üssig Klebstift Locher 24

25 PUNKT 17.2: AUSSTATTUNG (BÜRO) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Rückenhefter Heftordner Klarsichthüllen Papierkorb Pinnwand + Nadeln Fotokopierer Kopierpapier Faxgerät + Ersatzrollen Telefonapparat Restaurantführer Stadtplan Gästebuch Federhalter + Tinte Schreibunterlage PUNKT 17.3: AUSSTATTUNG (DEKORATION) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Aufhänger (Haken, Kletten, Klammern) Aufhängespiegel Beschriftungen Bilder Blumenvasen Feuerzeuge Firmenlogo Flip-Chart Marker für Flip-Chart Garderobenständer Großfotos Klebebuchstaben Poster Prospektständer Standspiegel Streichhölzer Streuartikel Vorhang Wandgarderobe Wandspiegel 25

26 PUNKT 17.4: AUSSTATTUNG (REINIGUNG/ WARTUNG) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Batterien Besen Bodenwischer Bodenwischtuch Eimer Erfrischungstücher Ersatzlampen Fensterleder Feuerlöscher Fleckentferner Frischluftspray Glasreiniger Hammer Handcreme Isolierband Kehrschaufel + Besen Klebeband Klebeband (doppelseitig) Klebeband (weiß zum Abdecken) Kleiderbügel Kleiderbürste Leiter Mehrfachstecker Mülltüten Nähzeug Plastikplane Putzeimer Reinigungsmittel Sackkarre Schere Schraubendreher Schuhputzzeug Schutzhüllen für Exponate Sicherungen Staubsauger/ -beutel Staubtücher Taschenlampe Teppichkehrer Verlängerungskabel Zange 26

27 PUNKT 17.5: AUSSTATTUNG (FOTO/ FILM) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Batterien Stativ/ Tripod Filmkamera Digitalkamera/ Spiegelrefl exkamera Videokamera PUNKT 17.6: AUSSTATTUNG (APOTHEKE) BESTELLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Grippemittel Halsschmerztabletten Kopfschmerztabletten Kreislauftropfen Wundcreme Insektenschutz Muskel-Schmerzgel Pfl aster/verbandmaterial 27

28 PUNKT 18.1: BEWIRTUNG (GETRÄNKE) Orangensaft Apfelsaft Sonstige Säfte EINKAUFSLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Mineralwasser (stilles) Mineralwasser (medium) Cola Cola light Tonic Water Bitter Lemon Bier Bier alkoholfrei Weißwein Rotwein Roséwein Sekt Champagner Pro Secco Sonstige Alkoholika Kaffee Kaffee (koffeinfrei) Tee (verschiedene Sorten) Espressopulver Sahne Kaffeemilch Portionsmilch Portionssüßstoff Würfelzucker Portionszucker Portionskandis Portionszitrone 28

29 PUNKT 18.2: BEWIRTUNG (SNACKS) EINKAUFSLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Kekse Gebäck Salzstangen/ -brezeln Nüsse Schokotäfelchen Schokoriegel Bonbons Suppen Heiße Würstchen Belegte Brote Snacks Salate Äpfel Bananen Trauben Zitrusfrüchte Catering PUNKT 18.3: BEWIRTUNG (KÜCHENAUSSTATTUNG) EINKAUFSLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Wasserschnellkocher Industriekaffeemaschine Espressoautomat Kaffee-Filterautomat Kaffeefi lter + Papier Kaffeekanne Teekanne Teefi lter Thermoskanne Milchkännchen Zitronenscheibenpresse Zuckerdose Zuckerzange Kaffeetasse mit Untertasse Espressotasse mit Untertasse Dessertteller Essteller Suppentassen/- teller 29

30 PUNKT 18.4: BEWIRTUNG (KÜCHENAUSSTATTUNG) Gebäckschale Porzellanplatten Kaffeelöffel EINKAUFSLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Kuchengabeln Löffel (groß) Gabeln Messer Brotmesser Küchenmesser Schöpfkelle Würstchenzange Besteckkasten Wasserglas Rotweinglas Weißweinglas Sektfl aschenverschluss Sektglas Sektkübel Bierglas Hefebierglas Bierzapfanlage Einweg-Tassen Einweg-Trinkbecher Einweg-Sektgläser Einweg-Teller (klein) Einweg-Teller (groß) Einweg-Suppentassen Einweg-Gabeln Einweg-Messer Einweg-Löffel Einweg-Kaffeelöffel Einweg-Kuchengabeln Eiswürfelbehälter Eiswürfelbereiter Flaschenöffner Flaschenverschluss Korkenzieher Fruchtpresse Büchsenöffner 30

31 PUNKT 18.5: BEWIRTUNG (KÜCHENAUSSTATTUNG) EINKAUFSLISTE ANZAHL WER TERMIN STATUS Salatschüssel + Besteck Pfefferstreuer Salzstreuer Doppelkochplatte + Kabel Elektro-Wurstwärmer Kochtopf Plastikschüssel Gefrierschrank Flaschenkühlschrank Kühlschrank Mikrowelle Abfallcontainer Abfalleimer Abwaschlappen Alufolie Backpapier Frischhaltefolie Geschirrtücher Gummihandschuhe Händehandtücher Handtuchhalter Haushaltsrolle Holzbrett Müllbeutel Müllsäcke Müllsackständer Papiertücher Papierservietten Schwammtücher Seife Spülbecken Spülbürste Spülmittel Reiniger für Spülmaschine Klarspüler für Spülmaschine Salz für Spülmaschine Tablett Wischtuch Zahnstocher Bildrechte: Messebild PSI/ Behrendt & Rausch 31