Muster einer Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG für den Internetauftritt einer Gemeinde

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1 Datenschutz und Gemeinderat Muster einer Verfahrensbeschreibung nach Art. 26 Abs. 3 Satz 1 BayDSG für den Internetauftritt einer Gemeinde Erstmalige Änderung der Verfahrensbeschreibung Verfahrensbeschreibung vom 1. Allgemeine Angaben Bezeichnung des Verfahrens Internetauftritt der Gemeinde Dienststelle(n), in denen das Verfahren eingesetzt wird Gemeindeverwaltung Stand 2. Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung Zweck Information der Gemeindebürger und sonstiger interessierter Personen über die Zuständigkeit in der Gemeindeverwaltung, den Gemeinderat und aktuelle Ereignisse mit Bezug auf die Gemeindeverwaltung. Bereitstellen touristischer Informationen zur Gemeinde. 3. Art der gespeicherten Daten Rechtsgrundlagen Art. 15 Abs. 1, 16 Abs. 1, Art. 17 und Art. 19 BayDSG in Verbindung mit Art. 6 ff. der Gemeindeordnung Art. 33 ff. des Gemeindeund Landkreiswahlgesetzes 14 Abs. 5 Satz 2 der Gewerbeordnung und 1 der Verordnung zur Durchfüh - rung der Gewerbeordnung Art. 32 Meldegesetz und 5 Abs. 1 und 11 ff. des Telemediengesetzes. Einwilligung der Betroffenen (soweit angegeben). Bezeichnung der Daten a) Grunddaten zur Gemeinde z. B. Dienststellen und Organisationseinheiten und deren Erreichbarkeit, Öffnungszeiten und Kontaktdaten Aufgaben der Dienststellen und Organisationseinheiten Impressum (einschließlich Name, Hausanschrift und Postanschrift der Gemeinde, Telefonnummer, Telefaxnummer, -Adresse, Vor- und Nachname des Vertretungsberechtigten [in der Regel der Erste Bürgermeister], USt-Identifikationsnummer gemäß 27 a Umsatzsteuergesetz, Vor- und Nachname der für den Inhalt redaktionell verantwortlichen Person oder Personen) Datenschutzerklärung sonstige nicht personenbezogene Angaben zur Gemeinde historische Angaben zur Gemeinde 60.8 BayDSG 23. AL April 2014

2 Öffentlichkeitsarbeit der Gemeinden im Internet b) Daten des Bürgermeisters der Bürgermeisterin Vorname, Name, evtl. akademische Grade, Gemeindeteil, dienstliche Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer und -Adresse) und Aufgaben. Weitere Daten (z. B. Foto) mit Einwilligung. c) Daten der Gemeinde-/Stadträte Vorname, Name, Gemeindeteil, Mitglied im Gemeinderat seit, Zugehörigkeit zu einer Partei oder Wählergruppe, besondere Funktionen (z. B. Vorsitz oder Mitgliedschaft in Ausschüssen) und ggf. dienstliche Kontaktdaten (Anschrift, -Adresse in der Gemeindeverwaltung über die der Gemeinde-/Stadtrat erreicht werden kann). Weitere Daten, z. B. Fotos, Geburtsjahr, Familienstand und private Kontaktdaten (private Anschrift, Telefonnummer und -Adresse) nur mit Einwilligung der Betroffenen. Beiräte und beratende Ausschussmitglieder: Vorname, Name. Weitere Daten nur mit Einwilligung der Betroffenen. d) Wahlbewerber und Gewählte bei Bürgermeister-, Gemeinderats-/Stadtratswahlen Wahlbewerber aa) eingereichte Wahlvorschläge Gemeinderatsmitglieder: keine Veröffentlichung erste Bürgermeister: Familienname, Vorname, Beruf oder Stand, Anschrift, evtl. akademische Grade, kommunale Ehrenämter, sonstige Ämter, Gemeindeteil bb) zugelassene Wahlvorschläge Gemeinderatsmitglieder: Familienname, Vorname, Jahr der Geburt, Beruf oder Stand, Anschrift, evtl. akademische Grade, kommunale Ehrenämter, sonstige Ämter, Gemeindeteil erste Bürgermeister: Familienname, Vorname, Jahr der Geburt, Beruf oder Stand, Anschrift, evtl. akademische Grade, kommunale Ehrenämter, sonstige Ämter; Gemeindeteil Dauer der Veröffentlichung aa) eingereichte Wahlvorschläge: bis zum Abschluss des Zulassungsverfahrens bb) zugelassene Wahlvorschläge: bis zum Wahltag. Gewählte aa) Gemeinderatsmitglieder: Familienname, Vorname, Wahlvorschlag, Anzahl der Stimmen bb) erste Bürgermeister: Familienname, Vorname, Wahlvorschlag, Anzahl der Stimmen, Geburtsjahr, Geschlecht, Beruf, Tag des ersten Amtsantritts, Rechtsstellung (ehrenamtlich oder berufsmäßig) Den Gewählten der zurückliegenden Wahlperiode wird hinsichtlich der Veröffentlichung diesbezüglicher personenbezogener Daten zur Wahrung des Persönlichkeitsrechts ein Widerspruch eingeräumt; darauf sind die Betroffenen in geeigneter Weise hinzuweisen. Unterlegene aa) in Bezug auf die laufende Wahlperiode: Familienname, Vorname, Wahlvorschlag, Anzahl der Stimmen bb) in Bezug auf die zurückliegende Wahlperiode: Keine Veröffentlichung e) Beschäftigte der Gemeinde/Stadt, die Aufgaben mit Außenwirkung wahrnehmen Name und dienstliche Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer und -Adresse) BayDSG 23. AL April

3 Datenschutz und Gemeinderat f) Daten im Zusammenhang mit Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse Tagesordnung von öffentlichen Gemeinderats- und Ausschusssitzungen. Beschlüsse öffentlicher Sitzungen des Gemeinderats und seiner Ausschüsse. Beschlüsse nichtöffentlicher Sitzungen, soweit sie nach Art. 52 Abs. 3 GO öffentlich bekanntzugeben sind. Niederschriften der öffentlichen Gemeinderats- und Ausschusssitzungen, soweit nur der gesetzliche Mindestinhalt darin enthalten ist Name und Vorname von Betroffenen dürfen in der im Internet veröffentlichten Tagesordnung oder in der dort veröffentlichten Niederschrift nur genannt werden, soweit dies zur Bezeichnung des Beratungsgegenstandes oder zum Verständnis der Niederschrift erforderlich ist. Sie sind zu anonymisieren, soweit dies zur Information der Öffentlichkeit nicht zwingend erforderlich ist. g) Personen, die im Gemeindeblatt genannt werden Alters- und Ehejubilare, soweit die Betroffenen der Internetveröffentlichung nicht widersprochen haben. Betroffene Personen bei Standesamtsnachrichten (Geburten, Eheschließungen, Sterbefälle) mit Einwilligung der Betroffenen bzw. ihrer gesetzlichen Vertreter oder Angehörigen bei Sterbefällen, Personen, die im Rahmen aktueller Berichterstattung in redaktionellen Beiträgen oder in gewerblichen Inseraten im Gemeindeblatt genannt werden. h) Personen, die als Ansprechpartner von Vereinen genannt werden Anschriften von Vereinen dürfen auch dann veröffentlicht werden, wenn diese mit der Anschrift des/der Vereinsvorsitzenden oder eines sonstigen Vereinsmitglieds übereinstimmen. Weitere Angaben zu Ansprechpartnern von Vereinen dürfen veröffentlicht werden, soweit die Betroffenen einwilligen oder dies im Rahmen der Berichterstattung über öffentliche Veranstaltungen erfolgt. i) Gewerbetreibende aus der Gemeinde Der Name, die betriebliche Anschrift und angezeigte Tätigkeit von Gewerbetreibenden in der Gemeinde dürfen im Internet veröffentlicht werden ( 14 Abs. 5 Satz 2 GewO). Weitere Daten der Gewerbetreibenden und Daten von nach der Gewerbeordnung nicht meldepflichtigen Betrieben (z.b. von privaten Zimmervermietern) in der Gemeinde dürfen nur mit Einwilligung der Betroffenen veröffentlicht werden. j) Protokolldaten Die folgenden Daten werden während einer laufenden Verbindung zur Kommunikation zwischen dem Internetbrowser des Abrufenden und dem Webserver der Gemeinde aufgezeichnet: Datum und Uhrzeit der Anforderung Name der angeforderten Datei Seite, von der aus die Datei angefordert wurde Zugriffsstatus (Datei übertragen, Datei nicht gefunden, etc.) verwendete Webbrowser und verwendetes Betriebssystem vollständige IP-Adresse des anfordernden Rechners übertragene Datenmenge BayDSG 23. AL April 2014

4 Öffentlichkeitsarbeit der Gemeinden im Internet Nach Ende der Verbindung werden diese Daten gelöscht. Nach Ende der Verbindung werden die Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, sodass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Variante 3: Nach spätestens sieben Tagen werden diese Daten durch Verkürzung der IP-Adresse auf Domain-Ebene anonymisiert, sodass es nicht mehr möglich ist, einen Bezug auf einzelne Nutzer herzustellen. Die Daten werden ausschließlich zu diesem Zweck und in anonymisierter Form zu statistischen Zwecken verarbeitet; ein Abgleich mit anderen Datenbeständen oder eine Weitergabe an Dritte, auch in Auszügen, findet nicht statt. k) Cookies Es werden keine Cookies gesetzt und verwendet. Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden Cookies auf dem abrufenden Rech - ner für die Dauer des Besuches auf der Internetseite gespeichert. Diese dienen ausschließ lich dazu, den Benutzer während des Besuchs unserer Internetseite zu identifizieren. Nach Ende des Besuches werden diese Cookies automatisch wieder gelöscht. Variante 3: Beim Zugriff auf dieses Internetangebot werden Cookies auf dem abrufenden Rech - ner mit einer Gültigkeitsdauer von. gespeichert. Diese werden ausschließlich dazu verwendet, den Abrufenden bei diesem und weiteren Besuchen der Web - seite zu identifizieren. l) Aktive Komponenten Im Informationsangebot der Gemeinde werden keine aktiven Komponenten wie JavaScript, Java-Applets oder Active-X-Controls verwendet. Im Informationsangebot der Gemeinde werden aktive Komponenten wie JavaScript, Java-Applets oder Active-X-Controls verwendet. m) Auswertung des Nutzerverhaltens (Webtracking-Systeme) Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden nicht eingesetzt. Programme zur Auswertung des Nutzerverhaltens werden nur in anonymisierter Form eingesetzt. Die IP-Adresse wird dafür zunächst anonymisiert und erst dann ausgewertet oder an Dritte zur Auswertung übermittelt. BayDSG 23. AL April

5 Datenschutz und Gemeinderat n) Weitere Nutzerdaten Soweit die Möglichkeit zur Eingabe persönlicher oder geschäftlicher Daten durch die Nutzer besteht, dürfen die Daten nur zu dem Zweck verarbeitet und genutzt werden, der dem Nutzer auf der Internetseite genannt wird. Über Kontaktformulare eingege - bene s werden an die für die Bearbeitung zuständige Organisationseinheit weitergeleitet und nach spätestens sechs Monaten vom Internetserver gelöscht. Für darüber hinaus gehende E-Gouvernement-Verfahren ist ein gesondertes Freigabe - verfahren durchzuführen. Möglicher Zusatz: Die Daten werden auf dem Transport vom Bürger zur Gemeinde unter Verwendung einer Software (SSL) verschlüsselt und sind damit vor einer Kenntnisnahme durch Dritte geschützt o) Daten von Personen, die den Internetauftritt redaktionell bearbeiten Gespeichert werden Identifizierungsdaten dieser Personen und deren Berechtigungen. p) Daten der Bezieher von Newslettern Wird von der Gemeinde ein Newsletter versandt, dürfen die für den Versand erforderlichen Daten ( -Adresse, ggf. Anrede der Bezieher) gespeichert werden. 4. Kreis der Betroffenen Bürgermeister, Gemeinde-/Stadträte und Wahlbewerber für diese Ämter. Beschäftigte der Gemeinde / Stadt, die Aufgaben mit Außenwirkung wahrnehmen. Personen, die in Tagesordnung des Gemeinde-/Stadtrates oder in der veröffentlichten Niederschrift genannt werden. Personen, die im Gemeindeblatt genannt werden (Alters- und Ehejubilare, Personen, die der Veröffentlichung von Standesamtsnach - richten zugestimmt haben, Personen, die in redaktionellen Beiträgen oder Inseraten im Gemeindeblatt genannt werden). Personen, die als Ansprechpartner oder Vorsitzende von Vereinen genannt werden. Gewerbetreibende aus der Gemeinde. Internetnutzer, die die Seite der Gemeinde besuchen. Personen, die den Internetauftritt redaktionell bearbeiten. 5. Art der regelmäßig zu übermittelnden Daten und deren Empfänger Die Daten nach Nr. 3 a) i) werden im Internet veröffentlicht. Rechtsgrundlagen siehe oben Nr Regelfristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung Die Daten werden aus dem Internetauftritt gelöscht, sobald sie nicht mehr aktuell sind. Mindestens alle drei Monate ist die Aktualität der Daten zu überprüfen. Das im Internet abrufbare Gemeindeblatt wird für die für die letzten fünf Kalenderjahre im Internet veröffentlicht und steht danach nicht mehr zum Abruf zur Verfügung. Darin enthaltene personenbezogene Daten sind zu löschen, sobald deren Veröffentlichung zur gemeindlichen Aufgabenerfüllung nicht mehr erforderlich ist. Die Berechtigungen der in Nr. 3 o) genannten Personen werden nach Wegfall der Zuständigkeit gelöscht. Die Daten der Bezieher von Newslettern nach Nr. 3 p) werden gelöscht, sobald die Bezieher dieses abbestellen BayDSG 23. AL April 2014

6 Öffentlichkeitsarbeit der Gemeinden im Internet 7. Verarbeitungs- und nutzungsberechtigte Personengruppen Lesender Zugriff für alle Internetnutzer. Schreibberechtigt und zur Löschung berechtigt sind die im Impressum des Internetauftritts genannten verantwortlichen Personen sowie deren Beauftragte nach Nr. 3 o). 8. Bei Auftragsdatenverarbeitung: Auftragnehmer Die Internetseite wird von der Firma technisch betreut und im Rechenzentrum der Firma gespeichert. 9. Empfänger vorgesehener Datenübermittlungen in Drittländer Keine. Erläuterungen zur Verfahrensbeschreibung Zu Nr. 2 (Zweck und Rechtsgrundlagen der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung) Soweit die Veröffentlichung aufgrund einer Einwilligung der Betroffenen erfolgt, sind diese bei der Einholung der Einwilligung darauf hinzuweisen, dass die Daten (auch) auf der Homepage der Gemeinde veröffentlicht werden. Soweit Widerspruchsrechte bestehen (insbesondere bei Alters- und Ehejubiläen nach ( 50 Abs. 2 Bundesmeldegesetz BMG) sollten Betroffene auch darauf hingewiesen werden, dass bzw. inwieweit eine Internetveröffentlichung erfolgt (vgl. 50 Abs. 5 BMG). Zu Nr. 3e (Beschäftigte der Gemeinde/Stadt, die Aufgaben mit Außenwirkung wahrnehmen) Eine Veröffentlichung des Vornamens der Beschäftigten sollte zum Schutz der Betroffenen unterbleiben (Ausnahme: Im Impressum sind auch die Vornamen des Vertretungsberechtigten und der für den Inhalt redaktionell verantwortlichen Person oder Personen anzugeben, vgl. Nr. 3a). Auch die Angabe der persönlichen -Adressen sollte unterbleiben, wenn diese die Vornamen der Beschäftigten enthalten. Aus datenschutzrechtlichen und organisatorischen Gründen ist die Angabe von Funktionspostfächern (z.b. meldeamt@gemeinde.de) zu bevorzugen. Zu Nr. 3g (Personen, die im Gemeindeblatt genannt werden) und Nr. 6 (Regel- fristen für die Löschung der Daten oder für die Prüfung der Löschung) Bei einer Internetveröffentlichung des Gemeindeblatts ist sorgfältig zu prüfen, in welchem Umfang eine Veröffentlichung des Gemeindeblatt oder Teile daraus und wie lange die Veröffentlichung im Internet zur Aufgabenerfüllung der Gemeinde erforderlich ist. Eine pauschale und dauerhafte Archivierung des gesamten Gemeindeblattes mit personenbezogenen Daten im Internet ist datenschutzrechtlich problematisch. Die zulässige Dauer der Veröffentlichung im Internet ist BayDSG 25. AL März