Whitepaper ONTIV-Suite Modul: ONTIV-BPM Thema: Schulungsmanagement

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1 Whitepaper ONTIV-Suite Modul: ONTIV-BPM Thema: Schulungsmanagement Ein minimaler Zeitaufwand für ein maximales Schulungsangebot in Ihrem Hause

2 Schulungsmanagement mit ONTIV-BPM = Effektiv und zeitsparend Man kann niemals genug lernen - und sich niemals genug fortbilden. Denn jedem Menschen bietet sich der Raum, sein Wissen zu erweitern und von neuen Erkenntnissen zu profitieren. Schulungen, Workshops und Seminare sind daher sehr wichtig für die Fortbildung Ihrer Mitarbeiter. Leider ist es jedoch in der Realität so, dass oft die Zeit fehlt, eine umfangreiche Veranstaltung zu planen. Man hat keine Zeit dafür, sich mit der Organisation von Räumlichkeiten, den anstehenden Genehmigungsverfahren oder den zu verschickenden Einladungen zu befassen. Hier wird der Ruf nach einem zeitsparenden Schulungsmanagement laut - und dieses Management könnte ONTIV- BPM sein. Mithilfe einer neuartigen, elektronischen Abwicklung fällt es Geschäftsführern viel leichter, an alle wichtigen Dinge in Bezug auf anstehende Veranstaltungen zu denken - und sie zu organisieren. Stellen Sie sich vor, dass Sie nur noch die Idee für eine Schulung haben und sich überlegen müssen, wer daran teilnehmen soll. Alles andere wird für Sie erledigt - schnell und kompetent. Die anwenderbezogene Software kann intuitiv bedient und in Ihr bestehendes Intranet eingebunden werden. Elektronisch planen - und sogar elektronisch fortbilden: Das ist kein Wunschdenken mehr mit ONTIV- BPM. Denn durch die Möglichkeit, E-Learnings oder Videos zu hinterlegen, können Sie alle Schulungen auch per Computer absolvieren. Jedem Anwender bietet sich so die Gelegenheit, sich selbst gemäß seinem Zeitplan individuell fortzubilden. ONTIV-BPM ermöglicht somit eine völlig neue und moderne Dimension der elektronischen Schulung. Seite 2 von 6

3 Die Ausgangssituation Schulungen sind ein wichtiger Bestandteil von Firmen und mittelständischen Unternehmen. Die Mitarbeiter stets fortzubilden und alle auf dem neuesten Stand zu halten, ist einer der Eckpfeiler für den stetigen Erfolg im Arbeitsalltag. Doch die manuelle Planung von Schulungen gestaltet sich als zeitaufwändig und kompliziert. So viele Dinge müssen bedacht werden - von der Erstellung eines Schulungsplans am Computer über die Liste der Teilnehmer bis hin zu den notwendigen Genehmigungsverfahren und nicht zuletzt der Organisation von Räumlichkeiten. Meist empfindet man den Aufwand für Schulungen als zu groß. Die Folge: Nur absolut notwendige Schulungen finden statt. Die Zukunft mit ONTIV-BPM Wie herrlich wäre es, wenn jemand die ganze Planung einfach für Sie übernehmen würde? In Zukunft müssen Sie sich mit manueller Planung nicht mehr herumschlagen, denn ONTIV-BPM liefert die ideale Grundlage für ein elektronisches Schulungsmanagement. Die Möglichkeit der Hinterlegung von Schulungen im Firmen-Intranet eröffnet Ihnen eine zielgenaue und schnelle Planung von Workshops, Aufbauseminaren usw. Auch ist es Ihnen mit E-Learnings möglich, Schulungen komplett über den Computer ablaufen zu lassen. Den Anwendern werden die hinterlegten Daten bei der Anmeldung angezeigt. Auch können sie selbst bestätigen, wann Sie die Schulung abgeschlossen haben. Eine Verteilung von Zertifikaten über die erfolgreich absolvierte Schulung kann auch im Intranet erfolgen. Seite 3 von 6

4 Die Software Das bestehende Intranet Ihrer Firma kann einfach und unkompliziert in die Software integriert werden. In ebendiesem Intranet findet sich eine anwenderbezogene Auflistung von anstehenden Schulungen. Das bedeutet: Jeder Anwender sieht direkt bei seiner Anmeldung am System, welche Schulungen für ihn anstehen. Die Schulungen können von einem zuständigen Mitarbeiter angelegt und den Anwendern per Mausklick zugewiesen werden. Wiederkehrende Schulungen (wie Pflichtbelehrungen aus dem Sicherheitsbereich) können in einem zeitlichen Intervall regelmäßig neu angezeigt werden. Durch hinterlegte E-Learning-Kurse und Videos ist es den Anwendern darüber hinaus möglich, Schulungen selbst abzuarbeiten und sie schließlich als erledigt zu markieren. Auf Wunsch kann das System auch so eingestellt werden, dass ein Vorgesetzter die Schulungen für den Anwender als abgeschlossen markiert. Auch ist es möglich, einen Abfragekatalog anzulegen, der sicherstellt, dass alles verstanden wird. Ihr Gewinn Sie sparen Zeit und Arbeit, wenn Sie Ihre Schulungen künftig elektronisch planen. Sie können Genehmigungsverfahren ebenso online abwickeln wie die Überwachung der laufenden Schulungen. Auch können Sie nachher den Nachweis über die Qualifikationen Ihrer Schulungsteilnehmer mithilfe von ONTIV-BPM vornehmen. ONTIV- BPM betrachtet die Planung von Workshops als einen Prozess. Dieser verläuft automatisiert und für alle übersichtlich. Durch die Überprüfung, wer welche Schulungen bereits absolviert hat sowie die bequeme Auswahlmöglichkeit der teilnehmenden Anwender können Sie nur gewinnen: Über die Hälfte der Zeit, die Sie vorher für die manuell durchgeführten Aktionen gebraucht haben, wird eingespart. Seite 4 von 6

5 ONTIV-BPM im Einsatz Die Software ONTIV-BPM ist der ideale Schulungsplaner und die helfende Hand an Ihrer Seite. Sie reduziert den Aufwand für die Planung eines Seminars auf ein absolutes Minimum und beschert Ihnen somit viele Zeitressourcen. Profitieren Sie in jedem erdenklichen Anwendungsgebiet von ONTIV-BPM. Ob Sie nun Pflichtveranstaltungen für die Belegschaft planen, Ihre Kunden in Präsentationsvorträgen über Angebote informieren oder ein Aufbauseminar für gewisse Abteilungen einführen möchten - die Software macht alles mit. Es gibt im normalen Alltag vier Möglichkeiten, zu überprüfen, ob der Schulungsinhalt verstanden und das Lernziel erreicht wurde: 1. Der Anwender bestätigt es selbst 2. Ein kleiner Test zeigt, ob die Schulung erfolgreich war 3. Ein interner Mitarbeiter kümmert sich um den Nachweis 4. Eine externe Fachkraft kommt und nimmt eine Prüfung vor In einem der Krankenhäuser, in dem ONTIV-BPM im Einsatz ist, kombiniert man die ersten beiden Möglichkeiten. Das geschieht, indem man den Mitarbeitern eine Schulung am Computer ermöglicht. Die jährliche Pflichtunterweisung erfolgt wiederkehrend mithilfe einer Powerpoint-Präsentation; diese wird den Anwendern automatisch einmal im Jahr unter Aufgaben angezeigt. Nachdem die Schulung von einem Mitarbeiter absolviert wurde, bestätigt er dies per Mausklick. Anschließend öffnet sich ein Fragenkatalog, der zeigt, ob der Schulungsinhalt verstanden und angenommen wurde. Dadurch wird garantiert, dass das Verständnis auch wirklich gegeben ist. So spart sich das Krankenhaus eine ständige Nachfrage sowie die aufwändige Planung einer immer wieder neu anstehenden Schulung. Widmen Sie sich einfach dem Inhalt Ihrer Schulungen - und ONTIV-BPM erledigt den Rest! Seite 5 von 6

6 Firmenprofil ONTIV-Managementsystems ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf die Entwicklung von praxisnahen Softwarelösungen in den Bereichen Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert hat. Hierbei steht die Kommunikation und Informationsverteilung im Fokus. Auch die Zeitreduzierung und die Einsparung wertvoller Ressourcen genießen eine hohe Priorität. Die Produkte aus dem Hause ONTIV zielen auf einen produktiveren und dennoch leichteren Arbeitsalltag ab. Ein großes Spektrum an Beratungsleistungen rundet das Profil ab. Unsere Spezialisten haben jahrelange Erfahrungen in den oben genannten Schwerpunkten. Mit verschiedenen Serviceangeboten wie Schulungen, Workshops und Webinaren stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt Für Rückfragen, Anregungen oder Anfragen zu dem Schulungsmanagement mit ONTIV-BPM stehen Ihnen unsere Experten Rede und Antwort. Kontaktieren Sie uns wir freuen uns auf Sie! Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten (montags bis freitags zwischen 09:00 Uhr und 12:30 Uhr / 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr). ONTIV GbR Ansprechpartner: Thorsten Weber Sandstraße Siegen Tel.: Fax: Mail: info@ontiv.com Web: Seite 6 von 6