ESF-News. in der vorliegenden Ausgabe der ESF-News informieren wir Sie über aktuelle Änderungen im Verfahren des ESF-BAMF-Programms.

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1 ESF-News Ausgabe Sehr geehrte Damen und Herren, in der vorliegenden Ausgabe der ESF-News informieren wir Sie über aktuelle Änderungen im Verfahren des ESF-BAMF-Programms. Änderung von Grundlagendokumenten Neben einer Änderung der Förderrichtlinie, welche zum in Kraft getreten ist, wird zum eine neue Fassung des Förderhandbuches gelten. Näheres entnehmen Sie bitte den Folgeseiten. Antragszahlen und Kurse In den ersten Monaten des Jahres 2015 wurden bisher 506 Anträge gestellt (Stand: ), 429 Kurse sind bis zu diesem Zeitpunkt bereits gestartet. Die Mehrzahl der Kurse sind allgemein berufsbezogene/allgemeinberufsorientierende Kurse (59 %), 12 % sind dem Bereich allgemeine Dienstleistungen zuzuordnen, 7 % betreffen den kaufmännischen Bereich/Handel. IT-System ZUWES Wie bereits in der ESF-News-Ausgabe mitgeteilt ist eine Nutzung aller ZUWES-Module aktuell noch nicht möglich. Wir werden Sie rechtzeitig über Details informieren. Gerne stehen die Kolleginnen und Kollegen unserer Bewilligungszentren bei Fragen für Sie zur Verfügung. Bei technischen Fragen können Sie sich jederzeit an die ZUWES-Hotline im BVA (ESF-IT@bva.bund.de) wenden. Ihre ESF-Verwaltungsstelle Seite 1

2 Förderhandbuch Die überarbeitete Fassung des Förderhandbuches (Stand ) gilt für Anträge, die ab dem in ZUWES gestellt werden. Das Förderhandbuch wurde durch ein Änderungsverzeichnis ergänzt. Zielgruppe (Ziffer 2.) Die Ausführungen zur Zielgruppe wurden gekürzt. Die Zielgruppe als solche ist unverändert geblieben. Die Prüfung, ob ein Integrationskursanspruch/ die Integrationskursberechtigung ausgeschöpft ist, obliegt ausschließlich den Agenturen für Arbeit/ Jobcentern und zugelassenen kommunalen Trägern. Personalausfallkosten / -kostenberechnung (Ziffer b) Die Ausführungen zu den Personalausfallkosten sind entfallen. Hinsichtlich der Bestimmung der Personalausgaben wird nun die Regelung aus Artikel 68 Absatz 2 der EU-Verordnung Nr. 1303/2013 herangezogen. Der anwendbare Stundensatz wird berechnet, indem das Arbeitgeberbrutto der letzten 12 Monate von Projektbeschäftigten durch Stunden dividiert wird. Das Gehalt von Teilzeit-Beschäftigten wird gehaltstechnisch auf das Arbeitsentgelt von Vollzeit-Beschäftigten beim jeweiligen Träger (z.b. 39 oder 40 Std/Woche) hochgerechnet. Sofern Beschäftigte zum Abrechnungszeitraum weniger als 12 Monate bei einem Projektträger beschäftigt waren, ist ihr gesamtes Arbeitgeberbrutto (ohne Zulagen bzw. Überstundenzuschläge) auf 12 Monate hochzurechnen und durch zu teilen. Personalausgaben / Honorarausgaben (Ziffer d / ) Die Ausführungen zu den Personal- und Honorarausgaben wurden ergänzt: Besprechungszeiten und Zulieferungsarbeiten zur Erstellung der Teilnahmebescheinigungen gelten sowohl für Lehrkräfte als auch für Sozialpädagoginnen/Sozialpädagogen. Fahrtkosten der Teilnehmer (Ziffer ) Es erfolgt keine Einführung einer Fahrtkostenpauschale. Die Fahrtkosten der Teilnehmenden werden weiterhin spitz abgerechnet. Der bisherige Verweis im Förderhandbuch auf die Einführung einer Pauschale wurde gestrichen. Entsprechend wurde auch die Förderrichtlinie zum ESF-BAMF-Programm angepasst. Die bisherige Fassung der Förderrichtlinie sah vor, dass die Fahrtkosten der Teilnehmenden pauschal abgegolten werden. Da die Erhebungen zur Berechnung der Pauschale nicht zu einem bundesweit akzeptablen Ergebnis führten, wurden sowohl Förderrichtlinie als auch Förderhandbuch entsprechend angepasst. Bitte beachten Sie, dass hinsichtlich der Erstattung von Fahrkarten die Originalfahrkarten abgegeben werden müssen. Eine Ausnahme gilt zukünftig lediglich für folgende Konstellation: Bei Abonnementskarten, die über den Monat des Kursendes hinaus gültig sind und somit den Maßnahmenträgern nicht ausgehändigt werden können, werden ausnahmsweise Kopien der jeweils abzurechnenden Fahrkarten akzeptiert (Ziffer 6.6 c). Seite 2

3 Praktika und Betriebsbesichtigungen (Ziffer 6.1) Allgemeine Ausführungen zu Praktika und Betriebsbesichtigungen wurden unter Ziffer 6.1 eingefügt: Praktika sind grundsätzlich in dem Fördergebiet in dem der Kurs stattfindet bzw. in dem die Teilnehmenden regelmäßig wohnen oder in daran angrenzenden Fördergebieten durchzuführen. Betriebsbesichtigungen sind grundsätzlich in dem Fördergebiet, in dem der Kurs stattfindet oder in daran angrenzenden Fördergebieten durchzuführen. Die Stadtstaaten Berlin und Hamburg werden hier ausnahmsweise wie ein Fördergebiet behandelt. Prüfungsausgaben (Ziffer ) Ausgaben für Prüfungsgebühren und unterlagen sind unter Lehr- und Lernmaterialanzusetzen. Alle weiteren Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Prüfungsausführung anfallen (z.b. Personal-, Honorar- oder Mietausgaben) werden unter der entsprechenden Finanzposition angerechnet. => Die Abrechnung der letzten Förderperiode wird wieder angewendet. Mietpauschale (Ziffer ) Die Mietpauschalregelung ist ausnahmslos anzuwenden. Die Mietpauschale gilt auch für Räumlichkeiten, die ausschließlich für das ESF-BAMF-Programm/ein ESF-BAMF-Projekt angemietet werden. Eigenmittel (Ziffer ) Bitte beachten sie folgende Änderungen: Für Anträge, die bis einschl in ZUWES gestellt werden, ist der Prozentsatz, der dem im Zuwendungsbescheid festgelegten Betrag entspricht, verbindlich. Für Anträge ab ist der im Zuwendungsbescheid festgelegte Eigenmittelbetrag verbindlich. Sozialpädagogen/Sozialpädagoginnen (Ziffer 6.5 g) Für die Sozialpädagogin/den Sozialpädagogen ist ein Tätigkeitsnachweis in Form eines Stundenjournals zu führen. Das Stundenjournal hat die tatsächliche Arbeit und Arbeitszeit der Sozialpädagogin/des Sozialpädagogen innerhalb eines Projekts hinreichend zu dokumentieren. Darunter fallen die Angabe des Teilnehmers und die mit ihm verbundene sozialpädagogische Tätigkeit unter Angabe des Datums, der Uhrzeit und des Stundenumfangs. Teilnehmendenaustritt (Ziffer 6.5 h) Zum besseren Verständnis wurde ergänzt, dass mit dem letzten Anwesenheitstag der Teilnehmenden neben der Anrechnung der Kofinanzierung auch die Anrechnung der Teilnehmendenbezogenen Pauschale endet. Seite 3

4 Meldebogen Der Meldebogen wurde einer erneuten Prüfung durch BA und BAMF unterzogen. Ergebnis ist ein deutlich verschlanktes Papier, welches voraussichtlich Anfang August online gehen wird. ZUWES Toolbox Die bereits in den letzten ESF-News angekündigte ZUWES-Toolbox ist seit in ZUWES unter Öffentliche Medien Allgemeines eingestellt. Neben einer Handreichung zur Verwendung finden Sie hier auch die Templates für die verschiedenen Formate (Flyer, Plakat etc.). Alle mit Mitteln des ESF und des BMAS geförderten Projeke sind verpflichtet, bei Veröffentlichungen bestimmte Publizitätsvorgaben des BMAS und des ESF einzuhalten sowie die Toolbox ESF-Öffentlichkeitsarbeit für Projekte zu nutzen. Durch Nutzung der hier hinterlegten Templates entfällt das Erfordernis einer formalen Freigabe. Die Templates werden größtenteils als InDesign-Dateien (gängiges Format für Designagenturen) zur Verfügung gestellt. Die Vorlagen für PowerPoint und Brief können ohne das Programm InDesign bearbeitet werden. Die jeweiligen grauen Hintergründe sind Platzhalter für Farben. Die enthaltenen PDF-Dateien sind lediglich Musterbeispiele für die Projekte der BMAS- Programme. Finanzierungsplan Als Hilfestellung für Änderungsanträge wurden in den Ordner Öffentliche Medien zwei Finanzierungsanträge eingestellt. Der Finanzierungsplan mit Position 1.2 (Personalausfallkosten) ist für Anträge bis , der Finanzierungsplan ohne Position 1.2 für Anträge ab dem zu verwenden. Kakulationshilfen Auf Grund der Änderung in Zusammenhang mit den Personalausgaben/Personalausfallkosten (s.o.) stehen für den Bereich Personalausgaben nun zwei Kalkulationshilfen zur Verfügung. Hierzu ist jeweils vermerkt, welche Kalkulationshilfe für welche Anträge gilt. Die Kalkulationshilfe, die das Arbeitgeberbrutto der letzten 12 Monate von Projektbeschäftigten durch Stunden dividiert, gilt erst für Anträge ab Seite 4

5 Scannen und Speichern von Ausgabelegen Ziffer 3.5 des Förderhandbuches gibt vor, dass zur Nachweisführung getätigter Projektausgaben und deren Prüfung es erforderlich ist, dass alle Ausgabebelege einschließlich der dazu gehörenden Zahlungsnachweise, ausgabebegründenden Verträge und Rechnungen in ZUWES eingescannt und gespeichert werden müssen. Es wurde von Ihrer Seite auf den hiermit zusammenhängenden Verwaltungsaufwand hingewiesen. Die ESF-Verwaltunsgsstelle ist bestrebt, eine Form der Kompensation für diesen Aufwand zu finden und wird sich mit dem BMAS hierzu ins Benehmen setzen. In diesem Zusammenhang wird noch einmal auf die ESF-News (Finanzierungsplan) verwiesen. Bitte beachten Sie, dass bei Antragstellung lediglich die separaten Berechnungshilfen zu den Positionen Miete und Teilnehmereinkommen in ZUWES zum jeweiligen Antrag hochzuladen sind. Weitere dem Antrag beizufügende Dokumente (z.b. Mietverträge, Qualifikationsnachweise für Lehrkräfte und Sozialpädagogen/ Sozialpädagoginnen) sind mit dem Papierantrag vorzulegen. Outsourcing Wir haben Sie bereits darüber informiert, dass die Prüfung eines Teils der Verwendungsnachweise der Förderperiode durch die Firma BDO AG, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Im Zollhafen 22, Köln durchgeführt wird. Nach Rückmeldungen der Firma BDO erfolgen Antworten von Trägerseite zu Nachforderungen von Unterlagen leider nur sehr zögerlich. Wir möchten an dieser Stelle darum bitten, die von der Firma BDO gesetzten Fristen in Ihrem eigenen Interesse - unbedingt einzuhalten. Eine Auszahlung ausstehender Schlussraten ist erst nach abschließender Prüfung der Verwendungsnachweise durch BDO möglich. Auch bittet BDO darum, in den Ferienzeiten eine Erreichbarkeit jedes Trägers sicherzustellen. Ferner wird noch einmal daran erinnert, dass alle ESF-BAMF-Kurse der Förderperiode spätestens bis zum beendet sein müssen. Die Verwendungsnachweise müssen innerhalb der üblichen Frist von zwei Monaten nach Ablauf des Bewilligungszeitraumes, spätestens jedoch bis zum bei dem jeweils zuständigen Bewilligungszentrum eingehen. Zur Verdeutlichung wird darauf hingewiesen, dass das Fristende nur für die Projekte gilt, bei denen sich dies auch aus dem Bewilligungsbescheid ergibt. Für alle anderen Projekte gilt regelmäßig ein früheres Einreichungsdatum. Fristverlängerungen bzgl. der Einreichung von Verwendungsnachweisen nach dem können nicht gewährt werden. Bitte berücksichtigen Sie dies bereits frühzeitig bei Vorbereitung der Verwendungsnachweise. Seite 5

6 ESF-Teilnehmendenfragebogen Eine Eingabe der Daten aus dem Teilnehmendenfragebogen in ZUWES ist noch nicht möglich (Eingabe vorauss. erst ab Dezember 2015 möglich). Bis dahin sind die entsprechenden Daten zunächst in Papierform zu erheben. Zur Klarstellung wird an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass die Erhebung der längerfristigen Ergebnisindikatoren (Status der Teilnehmenden 6 Monate nach Projektende) durch die Evaluatoren des Bundes-OP erfolgen wird. Dies ist also nicht Aufgabe der ESF- BAMF-Träger. Hinsichtlich der Befragung der Teilnehmenden zu Kursende (siehe Teil D4 des Fragebogens, Frage 26-31) können die Teilnehmenden auch am letzten Maßnahmetag befragt werden, was sie nach Kursende machen werden. Wichtig ist dann aber, dass tatsächlich nur das mittelfristige Ergebnis (Status im Zeitraum Kursende bis max. 4 Wochen nach Kursende) berichtet wird. Belegliste Das Abrechnungsmodul in ZUWES steht aktuell noch nicht zur Verfügung. Vorauss. in der 29. KW wird Ihnen daher eine Belegliste zur Verfügung gestellt werden. Der Aufbau der Belegliste wird weitestgehend den bereits in der Förderperiode verwendeten Formularen entsprechen. Projektververeinbarung Die Projektvereinbarung Träger-Teilnehmende wird aktuell übersetzt. Sobald die verschiedenen Sprachfassungen zur Verfügung stehen, werden Sie benachrichtigt werden. Seite 6

7 Impressum Herausgabedatum: Juni 2015 Herausgeber: Bundesamt für Migration und Flüchtlinge Referat 322 ESF-Verwaltungsstelle Verantwortlich: Gerdemie Freches Anschrift der Zentrale: Frankenstraße Nürnberg Anschrift der ESF-Verwaltungsstelle: Poller Kirchweg Köln Weitere Hinweise zum Europäischen Sozialfonds für Deutschland finden Sie auf der Internetseite des Bundesamtes für Migration und Flüchtlinge: Seite 7