FAQ Zur Pauschale Qualifizierung. ESF-BAMF-Programm Berufsbezogenes Deutsch als Zweitsprache (Stand: )

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1 FAQ Zur ESF-BAMF-Programm Berufsbezogenes Deutsch als Zweitsprache (Stand: )

2 EINLEITUNG Das Bundesamt für Migration und hat bereits in der Vergangenheit positive Erfahrungen mit der Einführung von vereinfachten Kostenoptionen im ESF-BAMF-Programm gemacht. Seit der Einführung des ESF-BAMF-Programms im Jahr 2009 wurden im Zuge eines Weiterentwicklungs- und Anpassungsprozesses einige vereinfachte Kostenoptionen eingeführt, die Pauschale Kompetenzfeststellung, die Pauschale Grundaufwand, die teilnehmerbezogene Pauschale, die Pauschale Mietnebenkosten sowie die Pauschale Miete Büroräume. Mit Inkrafttreten der dritten Änderung der Richtlinie für aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) mitfinanzierte Maßnahmen zur berufsbezogenen Sprachförderung für Menschen mit Migrationshintergrund im Bereich des Bundes (ESF-BAMF-Programm) am 10. Juni 2017 wurde die im ESF-BAMF-Programm eingeführt. Sämtliche bisher pauschal und real abgegoltene Leistungen, mit Ausnahme der Fahrtkosten der Teilnehmenden sowie der Teilnehmendeneinkommen, werden durch die ersetzt und zum 10. Juni 2017 außer Kraft gesetzt. Die Einführung der geht auf eine europarechtliche Möglichkeit zurück, Fördersätze aus nationalen Förderprogrammen, hier der berufsbezogenen Deutschsprachförderung gem. 45a AufenthG, auf aus ESF-Mitteln finanzierte Maßnahmen anzuwenden. Als Grundlage für die dient der Kostenerstattungssatz der Basismodule ( 12 DeuFöV) der berufsbezogenen Deutschsprachförderung. Vereinfachte Kostenoptionen sind ein bewährtes Instrument zur Verwaltungsvereinfachung sowie zur Verringerung der Fehleranfälligkeit. Die Einführung der soll daher den Verwaltungsaufwand durch eine komprimierte Verwendungsnachweispflicht für die Projektträger reduzieren und die Fehleranfälligkeit des ESF-BAMF-Programms insgesamt reduzieren. Durch die mit der erreichte Transparenz ist zudem ein geringeres Risiko von Kürzungen für die Projektträger im Rahmen der Verwendungsnachweisprüfung zu erwarten. Ferner war die Einführung der auch aus verwaltungstechnischer Sicht geboten. So wird durch den gleichzeitig mit Einführung der bereitgestellten Abrechnungsworkflow in ZUWES II ein verordnungskonformer Belegupload realisiert. Jede Weiterentwicklung ist mit Veränderungen und mit in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen verbunden. Das vorliegende soll Antworten auf wesentliche Fragen zur geben. Weitere Auskünfte erhalten Sie von unseren Außendienstmitarbeiter/innen für das ESF-BAMF-Programm und unseren Ansprechpartner/innen in den Bewilligungszentren. Ihr ESF-Team 2

3 Inhaltsverzeichnis 1. Wesentliche Eckpunkte der Was ist die? Welche Änderungen gehen mit der einher? Welche Vereinfachungen sind mit der für Projektträger verbunden? Was ist bei der Finanzierung von ESF-BAMF-Vorhaben mit Pauschale Qualifizierung zu beachten? Wie wird die in ZUWES II dargestellt? Was gilt es im Rahmen der Antragstellung zu beachten? Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der bei der Antragstellung einzureichen? Was gilt es im Projektverlauf zu beachten Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der zum Projektbeginn einzureichen? Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der im Projektverlauf einzureichen? Was ändert sich durch die neuen Auszahlungsmodalitäten? Was gilt es bei der Abrechnung von ESF-BAMF-Vorhaben mit Pauschale Qualifizierung zu beachten? Was ist der Abrechnungsworkflow in ZUWES II? Was ist bei der Arbeit mit dem Abrechnungsworkflow in ZUWES II zu beachten? Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der sind im Rahmen der Ausgabenerklärung einzureichen?

4 1. Wesentliche Eckpunkte der 1.1. Was ist die? Die wurde am 10. Juni 2017 im ESF-BAMF-Programm eingeführt. Sie gilt für alle ESF-BAMF-Vorhaben, die ab dem 10. Juni 2017 beantragt wurden. Die Pauschale Qualifizierung orientiert sich an dem Kostenerstattungssatz der Basismodule in der berufsbezogenen Deutschsprachförderung gem. 45a AufenthG und wird mit 4,14 EUR je Teilnehmenden und Unterrichtseinheit vergütet. Darüber hinaus können die Fahrtkosten der Teilnehmenden und die Teilnehmendeneinkommen weiterhin separat abgegolten werden. Mit Einführung der treten alle bisher geltenden Pauschalen (Pauschale Grundaufwand, teilnehmendenbezogene Pauschale, Pauschale Mietnebenkosten, Pauschale Kompetenzfeststellung) sowie die bisher spitz abgerechneten Leistungen außer Kraft Welche Änderungen gehen mit der einher? Im Rahmen der am 10. Juni 2017 in Kraft getretenen dritten Änderung der Förderrichtlinie des ESF-BAMF-Programms wurde der Kostenbeitrag für Beschäftigte auf 4,14 EUR je Teilnehmenden und Unterrichtseinheit angehoben, um einen Gleichklang mit der Pauschale Qualifizierung herzustellen. Darüber hinaus wurde die Praktikumsdauer aus verwaltungsrechtlichen Gründen auf 160 Zeitstunden begrenzt. Zeitgleich mit der Einführung der wurde das Teilnehmendeneinkommen für Leistungsbezieher nach SGB II analog zu dem entsprechenden Beschluss des Deutschen Bundestages für alle ab dem 10. Juni 2017 beantragten Vorhaben angepasst. Die neue Pauschale des Teilnehmendeneinkommens für Leistungsbezieher nach SGB II beträgt 417,00 EUR. Darüber hinaus wurde das Teilnehmendeneinkommen für Leistungsbezieher nach AsylbLG aus technischen Gründen leicht modifiziert. Die neue Pauschale des Teilnehmendeneinkommens für Leistungsbezieher nach AsylbLG beträgt 304,80 EUR. Bitte beachten Sie die geänderte Kalkulationshilfe zur Berechnung des Teilnehmendeneinkommens. Diese steht Ihnen unter Öffentliche Medien Sprachförderung II in ZU- WES II zur Verfügung. Alle ab dem 10. Juni 2017 beantragten Vorhaben werden über den Abrechnungsworkflow in ZUWES II abgerechnet (s. 4.1). 4

5 1.3. Welche Vereinfachungen sind mit der für Projektträger verbunden? Eine wesentliche Vereinfachung für die Projektträger resultiert aus der erleichterten und verkürzten Antragsprüfung sowie der komprimierten Verwendungsnachweispflicht im Zusammenhang mit der. Die erleichterte und verkürzte Antragsprüfung manifestiert sich im Finanzierungsplan. Der Finanzierungplan für ESF-BAMF-Vorhaben mit der umfasst im Wesentlichen nunmehr lediglich drei, anstatt 14 Ausgabepositionen nach dem vor dem 10. Juni 2017 geltenden Verfahren (s. Abb. 1). Abbildung 1: Gegenüberstellung Finanzierungsplan Analog zu dem komprimierten Finanzierungsplan verringert sich die Anzahl der im Rahmen der Antragstellung einzureichenden Dokumente (s. 2.1) Was ist bei der Finanzierung von ESF-BAMF-Vorhaben mit Pauschale Qualifizierung zu beachten? Bei der handelt es sich um standardisierte Einheitskosten (auch Standardeinheitskosten). Im Fall von Standardeinheitskosten werden förderfähige Kosten eines Vorhabens ganz oder teilweise auf der Grundlage des Produkts aus quantifizierten Maßnahmen, Leistungen oder Ergebnissen und Standardeinheitskosten berechnet. Entsprechend ergibt sich die aus dem Kostensatz von 4,14 EUR multipliziert mit den anwesenden bzw. entschuldigten Unterrichtseinheiten je Teilnehmenden. Die Vergütung von ESF-BAMF-Vorhaben mit der ist somit teilnehmendenbezogen. Wesentlich für die Finanzierbarkeit von Vorhaben mit der Pauschale Qualifizierung ist daher die tatsächlich abgerechnete Anzahl an Unterrichtseinheiten sowie moderate Fixkosten. 5

6 In der Regel ist die Finanzierung von ESF-BAMF-Kursen bei einer abgerechneten Anzahl von rd UE gesichert. Dies entspricht rd. 17 durchgängig anwesenden Teilnehmenden ( EUR zzgl. Fahrtkosten der Teilnehmenden). Dieser Orientierungswert variiert jedoch in Abhängigkeit von den tatsächlichen Fixkosten. Die durchschnittliche Kursgröße von ESF-BAMF-Kursen in 2017 beträgt 17,9 Teilnehmende. Im Kursverlauf kann es aufgrund von Fehlzeiten sowie vorzeitigen Kursaustritten zu Teilnehmendenschwankungen kommen. Es sind daher bereits zu Kursbeginn die Voraussetzungen für eine Finanzierbarkeit des ESF- BAMF-Kurses zu schaffen, indem ein Kurs mit ausreichend Teilnehmenden startet. In einzelnen Fördergebieten mit begrenztem Teilnehmendenpotenzial, v.a. im ländlichen Raum, ist eine fördergebietsübergreifende Einmündung von Teilnehmenden aus ESF-BAMF-Kursen möglich. Voraussetzung hierfür ist eine nachvollziehbare Begründung (1), die Zustimmung des Maßnahmeträgers in dem originären Fördergebiet des Teilnehmenden (2) sowie die Genehmigung durch das zuständige Bewilligungszentrum (3). Bei Vorliegen dieser drei Bedingungen übernimmt das Bundesamt die Fahrtkosten, wenn sich daraus längere Anfahrtswege für die Teilnehmenden ergeben. Teilnehmendenschwankungen im Kursverlauf können unterschiedliche Ursachen haben. Grundsätzlich gilt zu beachten, dass entschuldigte Fehlzeiten förderfähig sind. Unentschuldigte Fehlzeiten werden nicht berücksichtigt (vgl. Ziffer Besondere Nebenbestimmungen). Die entsprechenden Nachweise sind durch die Projektträger bei den Teilnehmenden einzuholen. Ein Teilnahmeberechtigter hat Fehlstunden nicht zu vertreten, wenn er aus einem wichtigen Grund entschuldigt abwesend war und dies dem Kursträger unverzüglich mitgeteilt hat. Bei telefonischer Mitteilung der Abwesenheit hat der Kursträger einen schriftlichen Vermerk anzufertigen. Krankheit Betreuung eines kranken Kindes, das das 12. Lebensjahr noch nicht vollendet hat, wenn keine andere Betreuungsperson vorhanden ist Unvorhersehbarer Ausfall der Kinderbetreuung für ein Kind, das das 8. Lebensjahr noch nicht vollendet hat (z. B. Betreuer/in der Kinder ist erkrankt) Betreuung einer/eines Angehörigen, soweit er/sie im selben Haushalt wie die/der Teilnehmende lebt Eheschließung von Teilnehmenden Mutterschutz Bis zu zwei Unterrichtstage, wenn die Teilnehmenden dem Maßnahmeträger die Krankheit fern- /mündlich (hierüber fertigt der Maßnahmeträger einen schriftlichen Vermerk) oder schriftlich zu Krankheitsbeginn mitteilen. Ab dem dritten Unterrichtstag ist ein Attest vorzulegen. Bis zu vier Unterrichtstage, ab dem ersten Unterrichtstag ist ein Attest vorzulegen. Bei Bestätigung durch verantwortliche Betreuungsstelle. Ein Unterrichtstag, nach Vorlage eines entsprechenden Nachweises. Ein Unterrichtstag, nach Vorlage eines entsprechenden Nachweises. Nach Vorlage eines entsprechenden Nachweises (z.b. ärztliches Attest, Mutterpass). 6

7 Niederkunft der Ehefrau bzw. Partnerin von Teilnehmenden Tod der Ehegattin/des Ehegatten, der Lebenspartnerin/des Lebenspartners im Sinne des Lebenspartnerschaftsgesetzes, eines Kindes oder Elternteils Vorladung durch Behörde (z. B. Ausländerbehörde / Gericht) Durch den Leistungsträger genehmigte Abwesenheit Abbildung 2: Fehlzeitenkatalog Ein Unterrichtstag, nach Vorlage eines entsprechenden Nachweises (z.b. ärztliche Bestätigung, Geburtsurkunde). Bis zu zwei Unterrichtstage, wenn die/der Teilnehmende dem Maßnahmeträger fern-/mündlich (hierüber fertigt der Maßnahmeträger einen schriftlichen Vermerk) oder schriftlich informiert. Bis zu fünf Unterrichtstage, wenn die Beerdigung des Angehörigen im Ausland stattfindet und die/der Teilnehmende dem Maßnahmeträger fernmündlich (hierüber fertigt der Maßnahmeträger einen schriftlichen Vermerk) oder schriftlich informiert. Nachweise (z.b. Totenschein, Sterbeurkunde oder vergleichbare ausländische Dokumente) sind vorzulegen. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises. Bei Vorlage eines entsprechenden Nachweises. Gem. Ziffer 5.1 der Besonderen Nebenbestimmungen ist der Projektträger dafür verantwortlich auch bei vorzeitigen Kursaustritten von Teilnehmenden für eine gesicherte Finanzierung zu sorgen. Sofern es pädagogisch sinnvoll und zielführend ist, können im Kursverlauf weitere Teilnehmende aufgenommen werden. Nachbesetzungen können ebenfalls durch Teilnehmende aus anderen Fördergebieten erfolgen, sofern in dem Fördergebiet, für das der Projektträger zugelassen wurde, kein ausreichendes Teilnehmendenpotenzial zur Verfügung steht und in dem Fördergebiet des Teilnehmenden zeitnah kein entsprechender ESF-BAMF-Kurs angeboten werden kann. Voraussetzung hierfür ist die Genehmigung des zuständigen Bewilligungszentrums (1) sowie die Zustimmung des Projektträgers in dem jeweiligen Fördergebiet (2). Bei einer zeitnahen Nachbesetzung freier Plätze durch den Projektträger kann die Finanzierbarkeit von ESF- BAMF-Kursen auch bei Teilnehmendenschwankungen im Kursverlauf gesichert werden. In Fällen, in denen vorzeitige Teilnehmendenaustritte im Kursverlauf, weder durch Nachbesetzungen aus dem eigenen noch fördergebietsübergreifend ausgeglichen werden können, ist in Einzelfällen eine Zusammenlegung von Kursen des Maßnahmeträgers in dem Fördergebiet möglich. Voraussetzung für die Zusammenlegung ist, dass der Kursträger nachweisen kann, dass er freie Plätze nicht durch (ausreichend) neue Teilnehmende nachbesetzen konnte. Als Nachweis des Bemühens kann die Aufnahme von Nachrückern in den Kurs gelten. Ebenso können Erläuterungen des Trägers, weshalb keine Nachrücker zur Verfügung standen als Nachweis akzeptiert werden bzw. im Zweifelsfall durch Unterlagen untermauert werden, die eine dahingehende Kommunikation mit dem Träger der Grundsicherung dokumentieren. dass für die Teilnehmenden kein Nachteil entsteht und das Kursziel für die Teilnehmenden weiterhin erreichbar ist. dass die Arbeitsverwaltungen über den Wechsel der Teilnehmenden informiert werden und erneut einen Meldebogen ausstellen. 7

8 die Genehmigung der Kurszusammenlegung durch das zuständige Bewilligungszentrum. Eine Kompetenzfeststellung muss nicht erneut durchgeführt werden Wie wird die in ZUWES II dargestellt? Im Zusammenhang mit der Einführung der wurde ZUWES II für alle ab dem 10. Juni 2017 beantragten Vorhaben auf das Workflowsystem ZUWES II - Sprachförderung II umgestellt. Damit werden das Bundesamt für Migration und und die Projektträger erstmals in die Lage versetzt, Vorhaben vollständig, von der Antragstellung bis zur Abrechnung, in ZUWES II abzuwickeln. Die Differenzierung zwischen Sprachförderung I (Vorhaben bis zum 09. Juni 2017) und Sprachförderung II wird ebenfalls in den Öffentlichen Medien abgebildet. 2. Was gilt es im Rahmen der Antragstellung zu beachten? 2.1. Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der Pauschale Qualifizierung bei der Antragstellung einzureichen? Die Einführung der hat eine deutliche Verschlankung des Antragsverfahrens sowie der einzureichenden Dokumente zur Folge. Die weiterhin einzureichenden Dokumente dienen im Wesentlichen der Qualitätssicherung im Hinblick auf die Qualifikation der Lehrkräfte sowie des Kursinhaltes. Nachweise u.a. zur Miete, zu Personalkosten, zu Vergaben sowie zu Reisekosten entfallen. Eine dezidierte Übersicht entnehmen Sie bitte der nachstehenden Tabelle (Tabelle 1). Antragsverfahren (alt) Berechnung des Teilnehmendeneinkommens Kompetenzfeststellung mit Voten bzw. Meldebögen (wenn Teilnehmende bekannt) Stundenplan / Kursphasen / Zeitpläne Qualifikationsnachweise Lehrkräfte/Sozialpädagogen evtl. Verträge bei Teilnahme von Beschäftigten evtl. Weiterleitungsvertrag/-bescheid Weitere Dokumente Vergabevermerke Honorarkräfte Antragsverfahren (neu) Kalkulationshilfe zur Berechnung des Teilnehmendeneinkommens Kompetenzfeststellung mit Voten bzw. Meldebögen (wenn Teilnehmende bekannt) Stundenplan / Kursphasen / Zeitpläne Qualifikationsnachweise Lehrkräfte/Sozialpädagogen evtl. Verträge bei Teilnahme von Beschäftigten evtl. Weiterleitungsvertrag/-bescheid evtl. weitere Dokumente Entfällt 8

9 Mietverträge, Mietberechnungsbogen, Grundrisse, Zusammensetzung Nebennutzflächen Vergabevermerke zu den neu angemieteten Räumlichkeiten dezidierte Angaben zu Lehr- und Lernmaterial, Reisekosten Kalkulationshilfe Personal, ggf. Tätigkeitsbeschreibung, Prüfung Besserstellungsverbot, Entfällt Entfällt Entfällt Entfällt Tabelle 1: Bei Antragstellung einzureichende Dokumente 9

10 3. Was gilt es im Projektverlauf zu beachten 3.1. Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der Pauschale Qualifizierung zum Projektbeginn einzureichen? Es ergeben sich keine Änderungen hinsichtlich der zu Projektbeginn beim Bundesamt einzureichenden Dokumente. Spätestens einen Monat nach Projektstart sind die Projektbeginnmeldung inkl. Stammblatt Teil D sowie ggf. Meldebögen und Kompetenzfeststellungsbögen bei Nachmeldungen dem Bundesamt sowie dem zuständigen Leistungsträger zu übermitteln (Ziffer 3.1 und 3.7 der Besonderen Nebenbestimmungen) Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der Pauschale Qualifizierung im Projektverlauf einzureichen? Kursrelevante Änderungen hat der Projektträger weiterhin dem Bundesamt für Migration und sowie dem zuständigen Leistungsträger bzw. dem Träger aus dem Bundesprogramm ESF-Integrationsrichtlinie Bund bzw. der ansonsten für den Teilnehmenden zuständigen Stelle mitzuteilen. Durch den Projektträger zu meldende Änderungen können beispielsweise die Änderung der Stundenzahl, einen Lehrkräftewechsel, den Wegfall, die Reduzierung oder die Änderung einzelner Bestandteile der bewilligten Module (Deutsch-, Fachunterricht, Praktikum, Betriebsbesichtigungen), Kurs-/Unterrichtsausfall, den Leistungswegfall, einen Kursortwechsel sowie den Abbruch des Kurses insgesamt oder von einzelnen Teilnehmenden betreffen. Veränderung hinsichtlich der Personalkosten, des Einsatzes von Honorarkräften (Vergabevermerke) sowie Veränderung der Schulungsräume sind dem Bundesamt für Migration und für Vorhaben, die nach dem 10. Juni 2017 beantragt wurden, nicht mehr anzuzeigen. Hierdurch wird eine deutliche Reduzierung der Änderungsbescheide erwartet Was ändert sich durch die neuen Auszahlungsmodalitäten? Die Einführung der hat eine Anpassung der Auszahlungsmodalitäten erforderlich gemacht, um das Risiko von Zinserhebung auf nicht alsbald verwendete Zuwendungen zu minimieren. Gem. Nr der Verwaltungsvorschrift zu 44 BHO müssen Zuwendungen alsbald, das heißt innerhalb von sechs Wochen nach der Auszahlung, verbraucht werden. Andernfalls sind auf die nicht alsbald verwendeten Zuwendungen Zinsen zu erheben. Da die im Rahmen der gewährten Zuwendungen teilnehmendenbezogen sind, gestaltet sich die Mittelverwendung im Projektverlauf künftig linear. Aus diesem Grund ist eine Anpassung des derzeit gültigen Auszahlungsverfahrens an die haushaltsrechtlichen Erfordernisse der erforderlich. Um weiterhin eine ausreichende und fortlaufende Refinanzierung der Vorhaben zu ermöglichen, können die Projektträger im Sechs-Wochen-Rhythmus Auszahlungsanträge beim Bundesamt einreichen. Ein entsprechendes Dokument wird in ZUWES II unter Öffentliche Medien zur Verfügung gestellt. Der erste Auszahlungsantrag kann weiterhin mit Bestandskraft des Zuwendungsbescheides und Kursbeginn beim Bundesamt eingereicht werden. Im Rahmen des Auszahlungsantrags kann der Zuwendungsempfänger die Auszahlung des anhand der zum Zeitpunkt des Zah- 10

11 lungsantrags kalkulierten Mittelbedarfs für die nächsten sechs Wochen, maximal aber bis zur Erreichung von insgesamt 20 % (40%, 60%, 80%) der bewilligten Zuwendungssumme beantragen. Für Teilzeitkurse errechnet sich die maximal auszuzahlende Zuwendungssumme mittels eines Quotienten auf Grundlage der Projektdauer (s. Tabelle). Gem. Ziffer 1.4 ANBest-P muss die Anforderung jedes Teilbetrages die zur Beurteilung des Mittelbedarfs erforderlichen Angaben (geplante Unterrichtseinheiten für die nächsten sechs Wochen, Anzahl der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrages) enthalten. Auszahlungen Vollzeitkurs im 6 Wochenrhythmus Woche 1 6: kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 20% der Zuwendungssumme Woche 7 12: kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 40% Zuwendungssumme Woche 13 18: kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 60% der Zuwendungssumme Woche 19 24: kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 80% der Zuwendungssumme Quotierung bei Teilzeitkursen ab 7 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 17% (34%, 51% ) der Zuwendungssumme ab 8 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 15% (30%, 45% ) der Zuwendungssumme ab 9 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 13% (26%, 39% ) der Zuwendungssumme ab 10 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 12% (24%, 36% ) der Zuwendungssumme ab 11 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 11% (22%, 33% ) der Zuwendungssumme ab 12 Monate = kalkulierter Mittelbedarf für 6 Wochen anhand der zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrags Max. bis zur Erreichung von insgesamt 10% (20%, 30% ) der Zuwendungssumme 20 % Restzahlung Restzahlung je nach Vorgehen Tabelle 2: Auszahlungsmodalitäten Zu viel ausgezahlte Fördermittel sind zurückzuzahlen bzw. können bei vorheriger Zustimmung durch das BAMF mit künftigen Auszahlungen verrechnet werden. Ergeben sich im Verlauf der sechs Wochen bedeutende Änderungen hinsichtlich des erforderlichen Mittelbe- 11

12 darfs, beispielsweise durch vorzeitige Kursaustritte, ist der Projektträger im Rahmen seiner Mitteilungspflicht dazu angehalten diese dem Bundesamt unverzüglich mitzuteilen. Bitte beachten Sie, dass kein unmittelbarer Zusammenhang zwischen den eingereichten Auszahlungsanträgen und den Ausgabeerklärungen in dem Abrechnungsworkflow in ZU- WES II besteht. Zum Zeitpunkt der Auszahlungsanträge im Kursverlauf ist ein vollständiger Belegupload in ZUWES II nicht erforderlich. Mit dem Auszahlungsantrag sind lediglich Angaben zu den geplanten Unterrichtseinheiten in den nächsten sechs Wochen sowie zu den zum Zeitpunkt des Auszahlungsantrages in dem ESF-BAMF-Kurs gemeldeten Teilnehmenden einzureichen. Der vollständige Belegupload in ZUWES II ist erst für die Auszahlung der Schlusszahlung erforderlich. 12

13 4. Was gilt es bei der Abrechnung von ESF-BAMF-Vorhaben mit zu beachten? 4.1. Was ist der Abrechnungsworkflow in ZUWES II? Mit dem Abrechnungsworkflow in ZUWES II werden Zuwendungsempfänger und das Bundesamt erstmals in die Lage versetzt, das vollständige Zuwendungsverfahren in dem Projektverwaltungssystem ZUWES II abzubilden. Der Abrechnungsworkflow ist Voraussetzung für die Geltendmachung der gewährten Zuwendungen aus ESF-Mitteln gegenüber der Europäischen Kommission. Die Auszahlung von Zuwendungen im Kursverlauf bleibt von der Erstellung der Ausgabenerklärung unberührt. Nach Abschluss des Projektes ist ein Verwendungsnachweis (Sachbericht, Belegliste und zahlenmäßiger Nachweis) zu erstellen und über den Abrechnungsworkflow bei dem zuständigen Bewilligungszentrum des Bundesamtes einzureichen. Der Verwendungsnachweis ist spätestens zwei Monate nach Ablauf des Bewilligungszeitraums vorzulegen. Zuwendungsempfänger können in dem Abrechnungsworkflow im zwei-monats-rhythmus Belege erstellen, diese Ausgabenerklärungen zuordnen und beim Bundesamt für Migration und einreichen Was ist bei der Arbeit mit dem Abrechnungsworkflow in ZUWES II zu beachten? Eine allgemeine Anleitung zur Abrechnung in ZUWES II sowie programmspezifische Hinweise stehen Ihnen in ZUWES II unter Öffentliche Medien zur Verfügung Welche Dokumente sind für ESF-BAMF-Vorhaben mit der Pauschale Qualifizierung sind im Rahmen der Ausgabenerklärung einzureichen? Aus der mit Einführung der erzielten Verschlankung des Finanzierungsplanes resultiert eine komprimierte Verwendungsnachweispflicht für die Zuwendungsempfänger. Für alle Vorhaben, die ab dem 10. Juni 2017 beantragt wurden, sind im Rahmen der Abrechnung in ZUWES II neben den allgemein erforderlichen Nachweisen im Zusammenhang mit der Kursführung, der Projektbeginnmeldung sowie der Einwilligungserklärung Teil C der Teilnehmenden in Kopie, lediglich ausgabenbegründende Unterlagen für die drei Ausgabepositionen des Finanzierungsplanes in ZUWES II durch die Projektträger hochzuladen. 1. Anwesenheitslisten (elektronisch und händisch) für den Projektzeitraum 2. Fahrtkosten der Teilnehmenden Elektronische Anwesenheitsliste Nachweis über kürzeste Fußstrecke, Nachweis über die Nutzung der günstigsten Alternative eines regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittels hochgeladene Original-Fahrkarten bzw. Nach- 13

14 weis über kürzeste Streckenentfernung sowie Angabe der Kilometer zwischen Wohnsitz des Teilnehmenden und Kursdurchführungsort (bei PKW- Nutzung) Zahlungsnachweise Unbar: Buchungsbeleg des Trägers über die Erstattung an den Teilnehmenden, Kontoauszug, ggf. Sammelbeleg und Einzelaufstellung Sonderfall Sammelbuchungsbelege: Sofern Sie Fahrtkosten als Sammelbuchungen vornehmen sind folgende Nachweise in ZUWES II hochzuladen: SAP-Ausdruck Kontoauszug Auszug aus der Zahlungsdatei (Scan des Deckblatts, der Überweisung an den Teilnehmenden und der letzten Seite) Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist zulässig, wenn Sie als Nachweis das Deckblatt der Zahlungsdatei sowie den Auszug mit der jeweiligen Belegposition in ZUWES II hochladen. Alle anderen Angaben zu Überweisungen, die nicht in Zusammenhang mit dem entsprechenden Beleg stehen, können geschwärzt/verdeckt werden. Bar: Quittung über die Erstattung an den Teilnehmenden über den Erhalt der Fahrtkosten Kassenbeleg aus Kassenbuch/Barkasse Aus datenschutzrechtlichen Gründen ist zulässig, wenn Sie als Nachweis das Deckblatt des Kassenbuchs sowie den Auszug mit der jeweiligen Belegposition in ZUWES II hochladen. Alle anderen Angaben zu Einnahmen und Ausgaben, die nicht in Zusammenhang mit dem entsprechenden Beleg stehen, können geschwärzt/verdeckt werden. 3. Teilnehmendeneinkommen Elektronische Anwesenheitsliste Leistungsbescheide SGB II, SGB III, AsylbLG (Daten zu weiteren Leistungsbeziehern sind zu schwärzen) 14