Leitfaden für Abfall- und UmweltexpertInnen

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1 Leitfaden für Abfall- und UmweltexpertInnen Voraussetzungen und Regeln für EvaluatorInnen Version 2 verfasst von Mag. Thomas Prorok Mag. FH Bernadette Tropper-Malz, MAS KDZ Managementberatungs- und Weiterbildungs GmbH Guglgasse 13 A-1110 Wien T: F: -20 institut@kdz.or.at

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3 INHALT Inhaltsverzeichnis 1 Grundlegendes: KDZ und Abfall- und UmweltexpertInnen Leistungen und Finanzierung des/der Abfall- und UmweltexpertIn Rahmenbedingungen für das Evaluierungsverfahren Verhaltensregeln für EvaluatorInnen

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5 VERHALTENSREGELN 1 Grundlegendes: KDZ und Abfall- und UmweltexpertInnen Das KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung ist Anlaufstelle für die CAF-Evaluierung für NÖ- Umweltverbände. Der Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden unterstützt das KDZ bei den Agenden der Evaluierung. Der Beirat setzt sich zusammen aus der Geschäftsführung des Abfallwirtschaftsvereins; ein bis fünf RegionalsprecherInnen (GeschäftsführerInnen der Verbände); VertreterInnen des Landes Niederösterreich (Abteilung Umweltwirtschaft und Raumordnungsförderung) sowie VertreterInnen des KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung als CAF-Zentrum; und hat folgende Aufgaben: Die Bestätigung CAF-Anwender wird vom KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung zuerkannt. Die Urkunde CAF-Umweltverband wird vom KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung im Auftrag des Beirats für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden zuerkannt. Das CAF-Gütesiegel wird vom KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung, welches seit über zehn Jahren als nationales CAF-Zentrum und nationaler Koordinator im Auftrag des Bundeskanzleramtes tätig ist, zuerkannt. (siehe dazu Alle Anträge werden beim KDZ-Zentrum für Verwaltungsforschung unter institut@kdz.or.at eingebracht. Bei der Evaluierung CAF-Umweltverband bezieht das KDZ eine/n Abfall- und UmweltexpertIn ein. Diese/r hat die Aufgabe die Einhaltung der Mindeststandards der Umweltverbände auf Basis des vorgesehenen Rasters und der darin enthaltenen Mindestanforderungen zu überprüfen. Die Abfall- und UmweltexpertInnen haben ein ausgeprägtes Verständnis der Umweltverbände, sind in Kenntnis über die Mindeststandards der Umweltverbände und verfügen darüber hinaus über Grundkenntnisse zum Thema Qualität und CAF. Sie sind versierte Abfall- und UmweltexpertInnen. Der Pool von Abfall- und Umweltexpertinnen und Experten wird vom Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden einstimmig ernannt und besteht aus Frau DI Elisabeth Punesch, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung; DI Monika MITTER, Amt der NÖ Landesregierung, Gruppe Raumordnung, Umwelt und Verkehr Abteilung Umwelt- und Energiewirtschaft, Sachgebiet Abfallwirtschaft und Ressourcenschonung. Die Auswahl der Abfall- und UmweltexpertIn zur Durchführung eines Teils des Evaluierungsprozesses CAF-Umweltverband obliegt dem KDZ. Dieses greift auf einen Pool an 5

6 VERHALTENSREGELN österreichischen Abfall- und UmweltexpertIn zu, welche vom Beirat für Qualität in den Niederösterreichischen Umweltverbänden ernannt wurden. Das KDZ hat für Objektivität zu sorgen und Unvereinbarkeiten auszuschließen. 2 Leistungen und Finanzierung des/der Abfall- und UmweltexpertIn Die Evaluierung CAF-Umweltverband wird durch zwei ExpertInnen - einer/m KDZ-ExpertIn gemeinsam mit einer/m Abfall- und UmweltexpertIn - durchgeführt. Die/Der KDZ-ExpertIn übernimmt die Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung. Die Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards Umweltverbände findet durch die/den Abfall- und UmweltexpertIn statt. Bei der Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards Umweltverbände wird Folgendes geprüft: Liegt ein durch die Geschäftsführung befüllter und das CAF-Team im Konsensworkshop ergänztes Raster Mindeststandards der Umweltverbände vor? Die Mindeststandards - der Priorität I (dunkelgrün markiert) müssen (aus Sicht der ExpertInnen) jedenfalls "vollständig umgesetzt" sein, d.h. im Raster mit JA beantwortet sein; - der Priorität II (hellgrün markiert) müssen in Summe zumindest 40 Punkte erreichen. Der Evaluierungsprozess CAF-Umweltverband sieht vor, dass die Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung durch eine/n KDZ-ExpertIn anhand der mit der Antragstellung übermittelten Dokumente erfolgt. Im Bedarfsfall werden offene Fragen telefonisch geklärt; die Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards durch eine/n Abfall- und UmweltexpertIn anhand der übermittelten Unterlagen stattfindet. Zusätzlich kann auch ein halbtägiger Vor-Ort-Besuch in der Verbandszentrale stattfinden, bei welchem mit der Geschäftsführung der Status Quo der Einhaltung der Mindeststandards evaluiert wird; schlussendlich ein Evaluierungsprotokoll der beiden ExpertInnen entsteht, das die Expertensicht zur korrekten CAF-Anwendung und zur Einhaltung der Mindeststandards widerspiegelt (Befüllung einer Vorlage). Der/Die Abfall- und UmweltexpertIn erarbeitet den Teil der Evaluierung der Mindeststandards im Evaluierungsprotokoll (Befüllung einer Vorlage) und übermittelt diesen an das KDZ. In diesem hat der/ Abfall- und UmweltexpertIn auch eine Empfehlung für oder gegen die Verleihung der Urkunde CAF- Umweltverband aus Sicht des Erfüllungsgrades der Mindeststandards abzugeben. Konkret sind von den Expertinnen und Experten folgende Leistungen mit den geschätzten Aufwendungen zu erbringen: 6

7 VERHALTENSREGELN To-Dos Zeitbedarf (in Bearbeitertagen) Abfall- KDZ-ExpertIn Umwelt ExpertIn Administration des Evaluierungsprozesses 0,75 Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung anhand der mit der Antragstellung übermittelten Dokumente. Im Bedarfsfall werden offene Fragen telefonisch geklärt. 0,75 Evaluierung der Einhaltung der Mindeststandards - einerseits anhand des übermittelten, durch die antragstellende Organisation befüllten Rasters Mindeststandards-Umweltverbände - andererseits anhand eines halbtägigen Vor-Ort- Interviews mit der Geschäftsführung zum Status Quo der Einhaltung der Mindeststandards Überprüft wird, ob die Angaben (Selbsteinschätzung der Organisation laut des befüllten Rasters Mindeststandards-Umweltverbände) korrekt und die Erläuterungen nachvollziehbar sind. 1,25 Evaluierungsprotokoll der beiden ExpertInnen: - ExpertInnensicht zur korrekten CAF-Anwendung im Evaluierungsprotokoll (Befüllen der Vorlage) - ExpertInnensicht zur Einhaltung der Mindeststandards im Evaluierungsprotokoll (Befüllen der Vorlage) inkl. Empfehlung ob die Urkunde verliehen werden kann Endentscheidung über Vergabe der Urkunde CAF- Umweltverbände (auf Basis des Feedbackberichtes) und Zuerkennung. 0,25 0,25 0,75 Gesamt 2,00 2,00 Die Abfall- und UmweltexpertInnen werden im Auftrag des KDZ tätig. Ihr Aufwand wird auf zwei BearbeiterInnentage geschätzt, wofür diese KEIN Honorar bekommen. Die antragstellende Organisation hat die Kosten für die Evaluierung CAF-Umweltverband in der Höhe von Euro exkl. Ust zu tragen. 3 Rahmenbedingungen für das Evaluierungsverfahren Für EvaluatorInnen (Abfall- und UmweltexpertInnen wie auch KDZ-ExpertInnen) gelten im Evaluierungsverfahren zur Urkunde CAF-Umweltverband folgende Rahmenbedingungen: 7

8 VERHALTENSREGELN Die EvaluatorInnen qualifizieren die Umsetzung der CAF-Anwendung oder der Mindeststandards nicht als gut oder schlecht, sondern sie geben konstruktives, positives Feedback (mündlich und schriftlich). Ein Erst-Feedback auf Basis der Antragstellung erfolgt durch den die KDZ-ExpertIn und den/die Abfall- und UmweltexpertIn an den/die AntragstellerIn unmittelbar nach der Antragstellung. Sollte sich dabei herausstellen, dass die Zuerkennung der Urkunde CAF- Umweltverband unwahrscheinlich ist, ist dies dem/der AntragstellerIn mitzuteilen und auf seinen Wunsch hin der Feedback-Prozess abzubrechen. In diesem Fall wird dem/der AntragstellerIn keine Feedback-Gebühr verrechnet. Nach der Analyse der übermittelten Unterlagen vereinbart der/die Abfall- und UmweltexpertIn mit der antragstellenden Organisation den Termin der Vor-Ort-Interviews. Die Vor-Ort-Interviews sind mit der Leitung des Verbandes bzw. des Bereiches Abfallwirtschaft zu führen. Inhalt des Interviews ist der Status Quo der Einhaltung der Mindeststandards der Umweltverbände. Der Vor-Ort-Besuch endet mit einem kurzen mündlichen Erstfeedback über die Einhaltung der Mindeststandards durch die/den Abfall- und UmweltexpertIn. Die/Der Abfall- und UmweltexpertIn übermittelt dem KDZ das Ergebnis über die Einhaltung der Mindeststandards-Umweltverbände in Form des schriftlichen Evaluierungsprotokolls spätestens zwei Wochen nach dem Vor-Ort-Interview. Das Evaluierungsprotokoll wird durch die/den Abfall- und UmweltexpertInnen lediglich dem KDZ und nicht etwa auch der antragstellenden Organisation übermittelt. KDZ und Abfall- und UmweltexpertInnen legen eine gemeinsame Sichtweise zur Einhaltung der Mindeststandards sowie des CAF Prozesses fest. Das KDZ fügt dem Bericht der/s Abfall- und UmweltexpertIn ein Feedback über die Evaluierung der korrekten CAF-Anwendung hinzu und leitet den Bericht an die/den AntragstellerIn weiter. Danach stehen die ExpertInnen bei Bedarf für ein telefonisches Abschlussgespräch zur Verfügung. 4 Verhaltensregeln für EvaluatorInnen Die Verhaltensregeln stellen einen gemeinsamen Rahmen dar, der Werte und Prinzipien für das Evaluierungsverfahren definiert und Anforderungen an das Verhalten der EvaluatorInnen festlegt. Die EvaluatorInnen müssen bei ihrem Verhalten hohe ethische Standards einhalten. Das bedeutet, dass sie unabhängig sein müssen, höflich und respektvoll mit anderen Menschen umgehen müssen, ihren Pflichten gewissenhaft, kompetent und termingerecht nachkommen müssen, und dass ihre persönliche Situation keine Interessenkonflikte aufweisen darf. Unabhängigkeit: Die EvaluatorInnen müssen unabhängig sein und stets geeignete, hilfreiche und zutreffende Rückmeldungen an die Organisationen geben. Daher müssen sie zu jedem Zeitpunkt unparteiisch sein und sich vor Einflussnahmen schützen. Persönliche Gelegenheiten oder Vorteile: Die EvaluatorInnen dürfen keine vergangenen oder zukünftigen Verbindungen (finanzieller oder sonstiger Art) zur beantragenden Einrichtung haben, die den Evaluierungsprozess beeinflussen könnten. Interessenkonflikt: Die EvaluatorInnen müssen jegliche bestehenden, potenziellen oder scheinbaren Interessenkonflikte mit der beantragenden Einrichtung, die ihre Unabhängigkeit in Frage stellen können, anzeigen und vermeiden. Alle erkannten 8

9 VERHALTENSREGELN Interessenkonflikte müssen dem KDZ angezeigt werden, so dass entsprechende Maßnahmen eingeleitet werden können. Ein Interessenkonflikt läge zum Beispiel vor, wenn ein/e EvaluatorIn ein/e MitarbeiterIn der Einrichtung ist. Höflichkeit und Respekt: Die EvaluatorInnen müssen sich stets höflich und respektvoll verhalten und auf Informationsanfragen umgehend reagieren, pünktlich sein und nicht an Aktivitäten teilnehmen, die dem/der EvaluatorIn selbst, dem Evaluierungsprozess oder dem CAF-Modell schaden könnten. Gewissenhaftigkeit: Die EvaluatorInnen müssen gewissenhaft, kompetent und termingerecht arbeiten. Wenn jemand seine Arbeit als EvaluatorIn nicht in dieser Weise durchführen kann, sollte die Aufgabe nicht übernommen werden. Vertraulichkeit: Kommunikationsinhalte und Informationen, von denen die EvaluatorInnen während des Evaluierungsprozesses Kenntnis erlangen, sind vertraulich und dürfen nicht gegenüber Dritten offenbart oder mit Dritten besprochen werden (ausgenommen sind Personen/Organisationen, die für die Vergabe der Urkunde CAF- Umweltverband zuständig sind). Positive Einstellung: Enthusiasmus innerhalb der Organisation unterstützen und stimulieren. 9

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11 KDZ Managementberatgungs und Weiterbildungs GmbH Guglgasse 13 A-1110 Wien T: F: -20 institut@kdz.or.at