Förderhandbuch. ESF BAMF Programm

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1 Förderhandbuch zum ESF BAMF Programm Stärkung der berufsbezogenen Sprachkompetenz für Personen mit Migrationshintergrund ESF-Verwaltungsstelle Stand:

2 Einführung Mit diesem Förderhandbuch möchte Ihnen das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge eine Hilfestellung bei der Beantragung, Durchführung und Abrechnung der Maßnahmen im Rahmen des ESF-BAMF-Programms an die Hand geben. Das Handbuch ergänzt insoweit die ESF- Förderrichtlinie und bildet die verbindliche Grundlage für die Beantragung von ESF-BAMF- Projekten. Das Handbuch wird laufend aktualisiert und der Stand auf der ersten Seite angegeben. Die unten stehende Tabelle gibt Aufschluss über die letzten Änderungen. Sofern im Förderhandbuch kein Stichtag angegeben ist, gelten Änderungen, die begünstigend sind, rückwirkend. Hinweis: Für ab gestellte Projektanträge (Kurse mit Leistungsempfängern) ist Anlage 2 zum Förderhandbuch zu beachten. Die Aufnahme neuer Zielgruppen und deren Rahmenbedingungen s. Anlagen 3 bis 5. Für ab gestellte Projektanträge für Beschäftigtenkurse ist Anlage 6 zu beachten. Sie können das Handbuch fortlaufend lesen, um sich einen Überblick zu verschaffen oder es als Nachschlagewerk über das dynamische Inhaltsverzeichnis benutzen. Zu diesem Zweck führt Sie ein Klick auf Thema oder Seitenzahl zum gewünschten Abschnitt. Sollten Sie eine Erklärung vermissen oder unverständlich finden, sind wir für eine Rückmeldung an esf-verwaltung@bamf.bund.de dankbar und werden die Lücke schnellstmöglich schließen. Ihr ESF-Team 2

3 Liste der Änderungen Änderung Nr , 4. Absatz: Tätigkeitsbeschreibungen sind nur für Sozialpädagogen vorzulegen. Nr , 5. Absatz: Qualifikationsnachweise sind vorzulegen für Lehrkräfte und Sozialpädagogen, nicht mehr für den Jobcoach. Position 7: Die Vorlage einer Tätigkeitsbeschreibung ist nur erforderlich für Sozialpädagogen. Datum Nr. 4.1, 2. Absatz: Zielgruppe Nr , 2. Absatz: Fahrtkosten Nr , 2. Absatz: Teilnehmereinkommen Nr , letzter Absatz gestrichen: Nachweis privater Drittmittel Anlage 2 Nr. 2A, Postion 5, letzter Absatz-Reinigungskosten: Miete Anlage 2 Nr. 2A, Position 6, Fußnote: die Tätigkeitsdarstellung von Jobacoach und sozialpädagogischer Begleitung wurde mit den Darstellungen im pädagogischen Konzept harmonisiert Anlage 2 Nr. 2A, Position 7, Vorlage Tätigkeitsdarstellung: Honorarkräfte Anlage 2 Nr. 2A, Postition 9, 3.: Durchführungsbezogene Sachkosten: Anstrich (Anschaffungen) wurde gestrichen; neuer Absatz bei Lehr- und Lernmaterial eingefügt). Anlage 3 - Aufnahme von Personen aus dem ESF-Bundesprogramm für Bleibeberechtigte und Flüchtlinge - Fahrtkostenerstattung für alle Teilnehmer - Kinderbetreuung Anlage 3 Ergänzung zur Fahrtkostenerstattung und Kinderbetreuung Anlage 4 Gezielte Förderung von Nichtleistungsempfängern Anlage 5 Neue Rahmenbedingungen für SGB II Empfänger und Personen aus dem ESF-Bundesprogramm für Bleibeberechtigte und Flüchtlinge ohne Leistungen Anlage 2 Ergänzungen zu Position 9 Durchführungsbezogene Sachausgaben und Position 12 Teilnehmerbezogene Pauschale Erhöhung der teilnehmerbezogenen Pauschale auf 650 Euro Nr Fußnote zu Fahrtkosten

4 Änderung Datum Nr Teilnehmereinkommen: Erhöhung der Pauschale Nr Ergänzung zur Anrechnung Teilnehmereinkommen auf Teilzeitkurse Anlage 2 Nr. 2A, Position 9, Ergänzung zu Betriebsbesichtigung Anlage 3 Nr. 1.5 Teilnehmereinkommen, Erhöhung des Kalkulationssatzes/Pauschale; Nachweis über Leistungen nach AsylblG Anlage 4 Nr. 3 und Anlage 5 Nr. 3 Teilnehmereinkommen; Erhöhung des Kalkulationssatzes Nr und Anlage 2 Nr. 2, Position 9 Fußnote zu Vergabegrundsätzen Anlage 6 Beantragung, Durchführung und Abrechnung von Beschäftigtenkursen ab Nr , und Berechnungshinweise zur Mietberechnung Nr Teilnehmereinkommen; Erläuterung zur Kofinanzierung bei Fehlzeiten Anlage 3 Nr. 2, Fahrtkosten für Beschäftigte Einführung: Klarstellung zur Stichtagregelung Rechtsgrundlage Markterkundung Personalausgaben: Klarstellung zu Höchstgrenzen Honorarausgaben, Abrechnungsgrundlagen Fahrtkosten: Nachweis Kinderbetreuung, Änderung ab ; Nachweis Mietausgaben - Berechnung Teilnehmereinkommen: - Anpassung der Teilnehmerpauschale für SGB II-Empfänger unter Berücksichtigung der ermittelten Fehlzeiten - Fehlzeiten/ Kursabbruch Teilnehmereinkommen - Berechnung Anlage 3 Punkt 1.5 Teilnehmereinkommen, Anpassung der Pauschale zum Anlage 3 Punkt 3 Kinderbetreuung, Änderung ab Anlage 4 Fußnote zu Teilenehmereinkommen, Anpassung der Pauschale zum

5 Anlage 5 Fußnote zu Teilenehmereinkommen, Anpassung der Pauschale zum Anlage 2 Nr. 2 Teil A Position 6 Personalausgaben Anlage 6 Nr. 2 Teil A Position 6 Personalausgaben Beiträge zur Berufsgenossenschaft Anlage 4 Nr. 2 Nichtleistungsempfänger

6 Inhaltsverzeichnis 1 ÜBERBLICK RECHTSGRUNDLAGEN ESF-FÖRDERRICHTLINIE BUNDESHAUSHALTSORDNUNG ( 23 UND 44) MIT IHREN VERWALTUNGSVORSCHRIFTEN ANBEST-P VWVFG 48 BIS 49A OPERATIONELLES PROGRAMM DES BUNDES FÜR DEN ESF ESF-VERORDNUNG (EG) NR. 1081/ ESF-VERORDNUNG (EG) NR. 396/ ALLGEMEINE VERORDNUNG (EG) NR. 1083/ DURCHFÜHRUNGS-VERORDNUNG (EG) NR. 1828/ PÄDAGOGISCHES RAHMENKONZEPT VERFAHREN/ ABLAUF ZIELGRUPPE VERFAHREN Wettbewerbsverfahren Stufe Teilnehmergewinnung Projektbewilligung Stufe Kursablauf FÖRDER-/ ABRECHNUNGSGRUNDSÄTZE ALLGEMEINE HINWEISE FÖRDERGRUNDSÄTZE Fehlbedarfsfinanzierung Tatsächlich getätigte Ausgaben Belegführung Zusätzlichkeit und Nachrangigkeit In-sich-Geschäfte Angemessenheit, Verhältnismäßigkeit, Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Bewilligungszeitraum Projektunterbrechung Aufbewahrungsfristen und Öffentlichkeitsarbeit Markterkundung FÖRDERFÄHIGE AUSGABEN Personalausgaben Allgemeines Nachweis Honorare Allgemeines Nachweis Kompetenzfeststellung Allgemeines Nachweis

7 5.3.4 Fahrtkosten von Projektteilnehmern Allgemein Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln Fahrten mit dem PKW Nachweis Kinderbetreuung Allgemeines Nachweis Reisekosten und Bewirtungskosten Allgemeines Nachweis Mieten und Mietnebenkosten Allgemeines Berechnungshinweise Nachweis Leasing Durchführungsbezogene Sachausgaben Allgemeines Hinweis für die Bewilligung/Abrechnung Allgemeines Nachweis Vergabe von Unterverträgen Allgemeines freihändige Vergabe - Verfahren Nachweis indirekte Kosten - sonstige Verwaltungssachkosten Allgemeines Verfahren Nachweis Teilnehmereinkommen Teilnehmereinkommen private Mittel (Unternehmen) Teilnehmereinkommen Öffentliche Mittel Nachweis: NICHT FÖRDERFÄHIGE AUSGABEN FINANZIERUNG DER PROJEKTAUSGABEN (KOFINANZIERUNG) Allgemein private Kofinanzierung Öffentliche Kofinanzierung Nachweis ABRECHNUNG/VERWENDUNGSNACHWEIS AUSZAHLUNG VOR-ORT-PRÜFUNG ANSPRECHPARTNER ANLAGE BESONDERE FÖRDERBESTIMMUNGEN FÜR PROJEKTTRÄGER, DIE IHRE BERECHTIGUNG ZUR DURCHFÜHRUNG VON ESF-BAMF-MAßNAHMEN AUS DEN WETTBEWERBSVERFAHREN BIS ERHALTEN HABEN

8 ANLAGE BEANTRAGUNG, DURCHFÜHRUNG UND ABRECHNUNG AB Einleitung Finanzierungsplan T E I L A : P R O J E K T A U S G A B E N Teilnehmereinkommen: Abschreibungen Vergabe von Aufträgen Pauschalen: T E I L B : P R O J E K T F I N A N Z I E R U N G Ausfüllhinweise zum Finanzierungsplan mit Pauschalen Abrechnung und Auszahlung ANLAGE ZIELGRUPPENERWEITERUNG Gewinnung von Teilnehmern aus dem ESF-Bundesprogramm für Bleibeberechtigte und Flüchtlinge Sozialdaten der Teilnehmer Zusammenarbeit mit den Netzwerken für Bleibeberechtigte und Flüchtlinge Stammblatt D Teilnehmereinkommen FAHRTKOSTEN FÜR TEILNEHMER KINDERBETREUUNG ANLAGE FÖRDERUNG DER KURSAUFNAHME VON NICHTLEISTUNGSEMPFÄNGERN TEILNEHMERGEWINNUNG TEILNEHMEREINKOMMEN ANLAGE FÖRDERUNG DER KURSAUFNAHME VON SGB II EMPFÄNGERN OHNE REGELLEISTUNGEN FÖRDERUNG DER KURSAUFNAHME VON PERSONEN AUS DEM ESF-BUNDESPROGRAMM BLEIBEBERECHTIGTE UND FLÜCHTLINGE II OHNE LEISTUNGEN TEILNEHMEREINKOMMEN ANLAGE BEANTRAGUNG, DURCHFÜHRUNG UND ABRECHNUNG VON BESCHÄFTIGTENKURSEN AB Einleitung Finanzierungsplan T E I L A : P R O J E K T A U S G A B E N T E I L B : P R O J E K T F I N A N Z I E R U N G

9 1 Überblick Der 1957 ins Leben gerufene Europäische Sozialfonds (ESF) ist als einer der drei europäischen Strukturfonds das wichtigste Instrument der Europäischen Union zur Entwicklung von Humanressourcen und der Verbesserung der Situation auf den europäischen Arbeitsmärkten. Der ESF unterstützt Maßnahmen zur Prävention und Bekämpfung von Arbeitslosigkeit und zur Entwicklung und Wiederherstellung der Beschäftigungsfähigkeit der Menschen. Die Ziele des Europäischen Sozialfonds sind in Art. 3 Abs. 1 Buchst. b) der Verordnung (EG) Nr. 1081/2006 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 5. Juli 2006 über den Europäischen Sozialfonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1784/1999 (L 210 S. 12 v ) festgelegt. Hiernach unterstützt der ESF Aktionen, die insbesondere auf folgende Ziele ausgerichtet sind: Verbesserung des Zugangs von Arbeitsuchenden und nicht erwerbstätigen Personen zum Arbeitsmarkt Verbesserung ihrer dauerhaften Eingliederung in den Arbeitsmarkt Vermeidung der Arbeitslosigkeit, insbesondere der Langzeit- und Jugendarbeitslosigkeit Förderung des aktiven Alterns, eines längeren Arbeitslebens und Erhöhung der Beteiligung am Arbeitsmarkt Erreicht werden können diese Ziele insbesondere durch: gezielte Maßnahmen zur Erhöhung der Erwerbsbeteiligung und somit der besseren sozialen Eingliederung der Migrantinnen und Migranten Erleichterung der geografischen und beruflichen Mobilität der Arbeitnehmer Beratung, Sprachschulung und Anerkennung von Kompetenzen und erworbenen Fähigkeiten Bereits seit dem Jahr 2004 werden berufsbezogene Sprachkurse für arbeitslose Migranten aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds kofinanziert. Für die EU-Förderperiode wurde das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge mit der Durchführung des nationalen ESF-Programmteils Spezifische Maßnahmen zur Förderung der Teilnahme von Migranten am Erwerbsleben und dadurch zur Förderung ihrer sozialen Eingliederung beauftragt. Mit dem ESF-BAMF-Programm wird das Bundesamt einen wichtigen Beitrag zum Erreichen der Ziele des ESF leisten. Durch diese Maßnahmen der Integrationsförderung auf den Gebieten der beruflichen Bildung und Sprachvermittlung sollen Personen mit Migrationshintergrund nachhaltig Eingliederung in den ersten Arbeitsmarkt erfahren. 9

10 2 Rechtsgrundlagen 2.1 ESF-Förderrichtlinie 2.2 Bundeshaushaltsordnung ( 23 und 44) mit ihren Verwaltungsvorschriften 2.3 ANBest-P 2.4 VwVfG 48 bis 49a 2.5 Operationelles Programm des Bundes für den ESF 2.6 ESF-Verordnung (EG) Nr. 1081/ ESF-Verordnung (EG) Nr. 396/ Allgemeine Verordnung (EG) Nr. 1083/ Durchführungs-Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 Die finanzielle Beteiligung des ESF erfolgt auf der Grundlage des Operationellen Programms des Bundes für den Europäischen Sozialfonds Förderperiode , der Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates vom 11. Juli 2006 mit allgemeinen Bestimmungen über den Europäischen Fonds für regionale Entwicklung, den Europäischen Sozialfonds und den Kohäsionsfonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1260/1999, der Verordnungen (EG) Nr. 1081/2006 und 396/2009 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 5. Juli 2006 über den Europäischen Sozialfonds und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 1784/1999 sowie der Verordnung (EG) Nr. 1828/2006 der Kommission vom 8. Dezember 2006 zur Festlegung von Durchführungsvorschriften zur Verordnung (EG) Nr. 1083/2006 des Rates. Bei der Vergabe von Fördermitteln aus dem ESF sind die Chancengleichheit von Frauen und Männern sowie die Nichtdiskriminierung als Querschnittsziele zu beachten. Die unter veröffentlichten Leitfäden sind zu beachten. 3 Pädagogisches Rahmenkonzept Das pädagogische Konzept ist für den Zeitraum 2007 bis 2013 fachliche Grundlage für das Wettbewerbsverfahren und Durchführung der Maßnahmen im Rahmen des ESF-BAMF-Programms. Dabei soll eine inhaltlich größtmögliche Offenheit mit konkreten Vorschlägen zur Gestaltung von einzelnen Maßnahmen verbunden werden. Die Offenheit wird sich im Laufe des Programmplanungszeitraums unter anderem darin niederschlagen, dass das Konzept im intensiven Dialog mit Experten und Expertinnen aus Wissenschaft und Praxis laufend optimiert und weiterentwickelt wird. Grundlage der Verbesserungen sind darüber hinaus die Erfahrungen mit der konkreten Umsetzung, die Ergebnisse der Kurskontrollen und Teilnehmerbefragungen im Rahmen der Vor-Ort-Prüfung sowie die Unterlagen, die im Laufe einer Maßnahme entstehen und die das Bundesamt bei Bedarf einsehen kann. Das pädagogische Rahmenkonzept ist auf der Internetseite des Bundesamtes ( eingestellt. 10

11 4 Verfahren/ Ablauf 4.1 Zielgruppe Zielgruppe der Maßnahmen sind Arbeitsuchende, Arbeitslose und erwerbsfähige Hilfebedürftige mit Migrationshintergrund und Defiziten in der deutschen Sprache, die den Zugang zur Arbeit erschweren. Darüber hinaus können auch Personen mit Migrationshintergrund, die noch in einem Beschäftigungsverhältnis stehen,, an einem berufsbezogenen Sprachkurs teilnehmen, wenn die Vermittlung berufsbezogener Kenntnisse der deutschen Sprache zum Erhalt ihrer Beschäftigungsfähigkeit notwendig ist. Die Förderung setzt in diesen Fällen die (zumindest teilweise) Freistellung und Lohnfortzahlung durch den Arbeitgeber für die Dauer der Maßnahme voraus. Im Rahmen des ESF-BAMF-Programms können alle Personen mit Migrationshintergrund gefördert werden, die einer sprachlichen und fachlichen Qualifizierung für den Arbeitsmarkt bedürfen. Dies sind insbesondere Leistungsempfänger nach den Sozialgesetzbüchern (SGB) II und III, aber auch Nicht-Leistungsempfänger und Migrantinnen und Migranten, die in einem Beschäftigungsverhältnis stehen. Migrationshintergrund: Eine Person mit Migrationshintergrund ist eine Person, die - unabhängig von der Staatsangehörigkeit nach Deutschland eingewandert ist sowie deren Kind/er und Enkel. Diese Personen werden auch als Einwanderer der ersten bis dritten Generation bezeichnet. Hierzu gehören auch Spätaussiedler, in Deutschland geborene Personen aus ausländischen Familien und so genannte Passdeutsche. Von einem Migrationshintergrund wird ausgegangen bei einer Person mit Deutsch als Fremd- bzw. Zweitsprache, unabhängig von der Staatsangehörigkeit, dem Zuwanderungszeitpunkt oder Geburtsort. Aufenthaltsvoraussetzungen: Die Teilnahme an einem Projekt (berufsbezogener Sprachkurs) setzt dauerhaften und beständigen Aufenthalt im Bundesgebiet voraus. Der Aufenthalt in Deutschland gilt als dauerhaft und beständig, wenn die Person eine Niederlassungserlaubnis besitzt oder eine Aufenthaltserlaubnis von mindestens einem Jahr erhalten hat oder seit über 18 Monaten eine Aufenthaltserlaubnis besitzt, es sei denn, der Aufenthalt ist vorübergehender Natur (wie zum Beispiel Personen, die ausschließlich zu Studienzwecken eingereist sind und keiner Erwerbstätigkeit nachgehen dürfen oder ausländische Arbeitnehmer, die zum Zwecke der Arbeitsaufnahme nur für einen befristeten Zeitraum nach Deutschland eingereist sind). Ausländer, die im Besitz einer Aufenthaltserlaubnis nach 23 Abs. 1, 25 Abs. 4 S. 1 oder 25 Abs. 5 Aufenthaltsgesetz (ehemalige Asylbewerber, Flüchtlinge, Geduldete) sind, verfügen nicht über einen dauerhaften Aufenthalt und können daher nicht am ESF-BAMF-Programm teilnehmen. Für sie wurde das ESF-Bundesprogramm entwickelt, dass sich sowohl an Bleibeberechtigte (gesetzliche Altfallregelung für langjährig Geduldete im Aufenthaltsgesetz) als auch an Personen mit Flüchtlingshintergrund, die einen mindestens nachrangigen Zugang zum Arbeitsmarkt haben, richtet. 1 1 Achtung: Änderung ab , vgl. Anlage 3 11

12 Vorrang anderweitiger Förderungen: Eine Teilnahme ist nur möglich, soweit ein gesetzlicher Anspruch auf anderweitige Förderung nicht besteht. Die Teilnahme an einem berufsbezogenen Sprachkurs im Rahmen des ESF-BAMF-Programmes soll regelmäßig erst nach (vollständiger) Absolvierung eines Integrationskurses des Bundesamtes erfolgen. Ein Integrationskurs muss nicht besucht worden sein, wenn bereits ausreichende Deutschkenntnisse auf B1-Niveau gem. GER (s.u.) vorhanden sind. Der Gemeinsame Europäische Referenzrahmen (GER) für Sprachen: Lernen, lehren, beurteilen (GER) des Europarats, legt eine für Sprachenlernende und -lehrende umfangreiche Empfehlung vor, die den Spracherwerb, die Sprachanwendung und die Sprachkompetenz von Lernenden bedarfsorientiert, transparent und vergleichbar machen soll. Der Europäische Referenzrahmen teilt alle aufgelisteten europäischen Sprachtests in sechs Schwierigkeitsstufen ein, um Angebote von unterschiedlichen Anbietern vergleichbar zu machen. Die sechs Niveaustufen A Elementare Sprachverwendung (A1 und A2) B Selbständige Sprachverwendung (B1 und B2) C Kompetente Sprachverwendung (C1: fortgeschrittenes Kompetenzniveau; C2: nahezu muttersprachliche Sprachbeherrschung) Bezieher von Kurzarbeitergeld sind nicht Zielgruppe des ESF-BAMF-Programms; für diese Personengruppe wurde das Quali-KuG-Programm entwickelt. 12

13 4.2 Verfahren Die Finanzierung erfolgt aus dem Europäischen Sozialfonds (ESF). Die Mittel des ESF werden im allgemeinen Haushalt der Europäischen Union eingestellt und werden aus den Einnahmen der Gemeinschaft finanziert. Damit ist die Mittelvergabe der EU an die Mitgliedsstaaten als jeweilige Mittelempfänger zwingend an das geltende europäische Förder- und Haushaltsrecht der EU gebunden. Die Verordnungen der Europäischen Kommission zu den Strukturfonds und zum ESF sind verbindlicher Bestandteil der Zuwendung. Die Strukturfondförderprogramme der Europäischen Kommission gewähren Projekten keine Vollfinanzierung mit EU-Mitteln, Voraussetzung für die Förderung ist das Vorhandensein nationaler Finanzierungsquellen aus öffentlichen oder auch privaten Mitteln (Kofinanzierung). Das ESF-Bundesprogramm bezieht sich auf die Regionen im Ziel Konvergenz und die Regionen im Ziel Regionale Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung. Der (ehemalige) Regierungsbezirk Lüneburg und die neuen Bundesländer ohne Berlin bilden das Zielgebiet Konvergenz (Zielgebiet 1), in dem eine Förderung von bis zu 75 Prozent möglich ist. Berlin und die westdeutschen Bundesländer ohne den (ehemaligen) Regierungsbezirk Lüneburg fallen unter Zielgebiet Wettbewerbsfähigkeit und Beschäftigung (Zielgebiet 2); eine Förderung ist bis zu 50 Prozent möglich. Die Förderung besteht in der Gewährung einer nicht rückzahlbaren Zuwendung und wird als Zuschuss im Wege der Projektförderung in Form einer Fehlbedarfsfinanzierung gewährt ( 5 ESF- RL). Die zuwendungsfähigen Ausgaben des Zuwendungsempfängers/ Projektträgers werden zuerst aus Eigenmitteln des Trägers, aus Privaten Drittmitteln oder aus anderen nationalen Kofinanzierungsmitteln finanziert. Reichen diese Mittel für die Finanzierung des Projekts nicht aus, kann der entstehende Fehlbedarf bis zu den entsprechenden Interventionssätzen der jeweiligen Zielgebiete aus ESF-Mitteln gefördert werden. Die nationalen Kofinanzierungsmittel werden im Wesentlichen Leistungen nach dem SGB II und SGB III an den Maßnahmebegünstigten sein Wettbewerbsverfahren Stufe 1 Das Bundesgebiet wurde vom Bundesamt in sog. Fördergebiete (Stadt, Kreis, Region) eingeteilt, in der ein/e einzige/r Träger/-kooperation zur Durchführung von berufsbezogenen Sprachkursen zuständig ist/sein wird. Für jedes Fördergebiet wurde/wird in einem bundesweiten Wettbewerbsaufruf im Internet unter ein so genannter Modellkurs ausgeschrieben mit der Aufforderung zur Einreichung von Anträgen auf Erteilung einer Berechtigung zur Durchführung der berufsbezogenen Sprachförderung auf der Grundlage des vorgegebenen Modellkurses. Mit Bescheid erteilt/e das Bundesamt die Berechtigung zur Durchführung der berufsbezogenen Sprachförderung in einem Fördergebiet für einen festgelegten Zeitraum. Nichtberücksichtigte Träger erhalten/erhielten einen Ablehnungsbescheid. 13

14 4.2.2 Teilnehmergewinnung Als Teilnehmer kommen in der Regel nur Personen in Betracht, die ihren gewöhnlichen Aufenthalt in dem Fördergebiet haben, für das der Projektträger die Zuständigkeit zur Durchführung der berufsbezogenen Sprachförderung vom Bundesamt erhalten hat. Ausnahmen können nur nach vorheriger Genehmigung durch das zuständige Bewilligungszentrum zugelassen werden. Eine nachvollziehbare Begründung muss vorliegen. Ausnahmen können z.b. zugelassen werden, - wenn für einen potenziellen Teilnehmer in seinem Fördergebiet zeitnah kein geeigneter Kurs beginnt oder - wenn der Anfahrtsweg zum Kursort im Fördergebiet des Teilnehmers unzumutbar lang ist. Zusammenarbeit mit der Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle Die Agenturen für Arbeit und Grundsicherungsstellen sind gehalten, potenzielle Teilnehmer auf die Möglichkeit von berufsbezogenen Sprachkursen im Rahmen des ESF hinzuweisen, zu beraten und sie ggf. mit einem vorgegebenen Meldeformular an den ESF-Träger zu verweisen. Es sollte in enger Absprache zwischen Projektträger und Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle der Qualifizierungsbedarf im Fördergebiet ermittelt und auf dieser Grundlage im Vorfeld konkrete Projekte geplant werden. Möglich ist es auch, dass potenzielle Teilnehmer von der Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle dem Projektträger gemeldet werden und dieser daraufhin geeignete Kurse zusammenstellt. Die Teilnehmermeldung erfolgt anhand eines Teilnehmermeldebogens, der an den zuständigen Projektträger weitergeleitet wird. Hat der potenzielle Teilnehmer bis zum Ablauf der im Teilnehmermeldebogen festgesetzten Frist noch nicht beim Projektträger vorgesprochen, informiert dieser die zuständige Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle. Die Selbstvorsprache potenzieller Teilnehmer beim Projektträger ist zulässig. Dieser hat sich in diesem Fall falls noch nicht geschehen - bei der zuständigen Agentur für Arbeit arbeitsuchend zu melden, um zu dokumentieren, dass er dem Arbeitsmarkt zur Verfügung steht. Kompetenzfeststellung Der Projektträger muss eine Kompetenzfeststellung durchführen, um Lernvoraussetzungen, Qualifikationen, Sprachstand sowie Sprach- und Qualifizierungsbedarf der potenziellen Teilnehmer zu ermitteln. Diese Kompetenzfeststellung dient einer hohen Homogenität der Maßnahmen im Bereich Sprachstand, Lernfähigkeit und beruflicher Ausrichtung. Das Formular Kompetenzfeststellung/ Projektbeschreibung finden Sie unter Die Kompetenzfeststellung soll nachfolgende Eckpunkte enthalten: Einstufungstest, der alle Sprachbeherrschungsebenen gemäß dem europäischen Referenzrahmen erfasst, d.h. schriftlich und mündlich erfolgen muss Persönliches Gespräch zu Erhebung der Lernerbiografie, der Berufswünsche und zur Beratung hinsichtlich des ESF-BAMF-Programms Perspektivenberatung Auswertung der Tests und des Gesprächs 14

15 Zuordnung des Teilnehmers in den jeweiligen Kurs und Aufnahme der Teilnehmerdaten in das Datenbanksystem sowie Information an die Grundsicherungsstelle/Agentur für Arbeit über die Ergebnisse der Kompetenzfeststellung und die Zuordnung des Teilnehmers Dokumentation des Verfahrens für das Bundesamt Die Kompetenzfeststellung sollte der Projektträger innerhalb von zwei Wochen nach Meldung des Teilnehmers vornehmen. Sozialdaten der Teilnehmer: Der Projektträger verpflichtet sich, die Daten der gemeldeten potenziellen Teilnehmer für einen Zeitraum von maximal zwei Jahren aufzubewahren. Kann eine Person innerhalb dieses Zeitraums keinem Projekt zugeordnet werden, wird deren Datensatz vom Träger gelöscht und eine entsprechende Meldung an die zuständige Agentur für Arbeit bzw. Grundsicherungsstelle gesandt. Auch die Daten potenzieller Projektteilnehmer, bei denen die Voraussetzungen für eine Kursteilnahme nicht mehr vorliegen, sind unverzüglich vom Träger zu löschen. Die Sozialdaten von Teilnehmern werden spätestens zum Ende des Jahres 2025 gelöscht. Bis zu diesem Zeitpunkt sind voraussichtlich Überprüfungen durch nationale oder europäische Behörden möglich Projektbewilligung Stufe 2 Die aus dem Wettbewerbsverfahren (Stufe 1) erfolgreich hervorgegangenen Bewerber können in dem jeweiligen Fördergebiet, für das sie die Berechtigung erhalten haben, ESF-BAMF-Projekte durchführen. Eine erfolgreiche Teilnahme am Wettbewerbsverfahren löst keinen Rechtsanspruch auf Förderung aus. Eine Zuwendung kann nur gewährt werden, wenn der berechtigte Projektträger zuvor einen Antrag auf Gewährung einer Zuwendung aus dem ESF-BAMF-Programm für ein konkretes Projekt gestellt hat. Für den Zuwendungsantrag sind die auf der Homepage des Bundesamtes ( eingestellten Formulare zu verwenden. Für jedes einzelne Projekt ist, mindestens vier Wochen vor dem geplanten Projektbeginn, ein gesonderter Antrag beim zuständigen Bewilligungszentrum des Bundesamtes einzureichen. Diese Frist ist unbedingt einzuhalten. Zuwendungen zur Projektförderung dürfen nur für solche Vorhaben/ Projekte bewilligt werden, die noch nicht begonnen worden sind (VV-BHO Punkt 1.3 zu 44 Abs. 1 BHO) Vorbereitungen (z. B. Anmietung von Räumen und Durchführung der erforderlichen Teilnehmereinschätzung zur Auswahl geeigneter Kursteilnehmerinnen und Kursteilnehmer) gelten nicht als Maßnahmebeginn. Projektunterbrechungen: Unter Projektunterbrechungen bezeichnet man unterrichtsfreie Zeiten. Praktikumszeiten und Betriebsbesichtigungen gelten nicht als Projektunterbrechung. Der Projektzeitraum (max. 6 Monate bei Vollzeit- und max. 12 Monate bei Teilzeitkursen) kann gem. 2 Abs. 3 ESF-RL bei Projektunterbrechungen um insgesamt bis zu 15 Arbeitstage verlän- 15

16 gert werden. Projekte mit darüberhinausgehenden Unterbrechungszeiten werden nicht bewilligt. Berechnungsbeispiele s. unter Punkt Zuwendungen können nur im Rahmen der tatsächlichen Mittel vergeben werden. Die Zuwendungsempfänger beantragen die Mittel für die einzelnen Projekte, bis die zur Verfügung gestellten Mittel vollständig vergeben sind (sog. Windhund-Verfahren). Eine Quotenregelung hinsichtlich der Anzahl von ESF-BAMF-Projekten pro Fördergebiet ist nicht vorgesehen. Der Finanzierungsplan ist mit dem Antrag Stufe 2 einzureichen und dient der Ermittlung zuwendungsfähiger und nicht zuwendungsfähiger Ausgaben noch vor der eigentlichen Entscheidung/Bewilligung. Dadurch können eventuelle Rückforderungsbeträge aus der Prüfung des Verwendungsnachweises bereits im Vorfeld minimiert oder sogar ausgeschlossen werden. Im Gegenzug wird dem Projektträger damit ein höheres Maß an Planungssicherheit gewährleistet. Der Finanzierungsplan ist in seinen Einzelansätzen verbindlich. Anträge auf Änderung von Finanzierungsplänen sind nur während des Bewilligungszeitraumes möglich! Der Finanzierungsplan stellt die zur Durchführung des Projektes notwendigen Ausgaben und ihre Finanzierung dar. Dieser Plan besteht aus zwei Teilen: 1. der aufgegliederten Berechnung der mit dem Zuwendungszweck zusammenhängenden Ausgaben (direkte und indirekte Kosten sowie Teilnehmereinkommen) und 2. der Übersicht über die beabsichtigte Finanzierung der Ausgaben. Das Bundesamt für Migration und Flüchtlinge als zwischengeschaltete Stelle zur Verwaltung des Europäischen Sozialfonds legt die Ausgaben- und Finanzierungspositionen (Einzelansätze) verbindlich fest Kursablauf Rechte und Pflichten von Teilnehmern und Projektträgern Der Projektträger schließt mit dem vorgesehenen Teilnehmer eine Projektvereinbarung über die Rechte und Pflichten von Teilnehmern und Trägern im Rahmen des Projektes. Das Formular ist in deutsch und in 12 weiteren Sprachen unter eingestellt. Datenaustausch: Mit dem Formular Kompetenzfeststellung/Projektbeschreibung wird die Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle sowohl über das Ergebnis der Kompetenzfeststellung als auch über das geplante Projekt informiert. Auf diesem Formular kann die Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle ein Votum hinsichtlich der Geeignetheit des Teilnehmers für das geplante Projekt abgeben. Das Votum sollte innerhalb von zwei Wochen wieder beim Projektträger eingegangen sein. In Absprache zwischen den beteiligten Projekt- und Leistungsträgern und dem Bundesamt (Außendienstmitarbeiter) kann auf die ausdrückliche Abgabe von Voten zu den Kurszusammenstellungen verzichtet werden. Stattdessen wird die Zustimmung zur Teilnahme vorausgesetzt, wenn der Leistungsträger nicht innerhalb einer bestimmten Frist widerspricht. 16

17 In beiden Fällen ist die Kompetenzfeststellung/Projektbeschreibung an den Leistungsträger zu senden und das Datum der Weiterleitung auf dem Vordruck zu vermerken. Der Projektträger reicht unverzüglich, spätestens mit der Projektbeginnmeldung (Formular), die Kompetenzfeststellung/Projektbeschreibung mit Votum beim zuständigen Bewilligungszentrum des Bundesamtes ein. Falls auf die ausdrückliche Abgabe der Voten verzichtet wurde, muss zusätzlich der Meldebogen vorgelegt werden. Bei Nicht-Leistungsempfängern ist das Formular sinngemäß zu verwenden. Die Kompetenzfeststellung/Projektbeschreibung ist für jeden Teilnehmer mit einzureichen. Projektträger und Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstellen sind gehalten, sich die notwendigen Informationen unter Berücksichtigung der Datenschutzbestimmungen untereinander auszutauschen. Die Projektbeginnmeldung ist spätestens einen Monat nach Kursstart vom Projektträger sowohl an das Bundesamt als auch an die zuständige Agentur für Arbeit/ Grundsicherungsstelle zu übersenden. Der Projektträger übermittelt Kopien der Abschlussbescheinigung/Teilnahmebestätigung sowohl an das Bundesamt als auch an die zuständigen Agenturen für Arbeit und Grundsicherungsstellen. Stammblatt Teil D: Gem. Anhang XXIII der VO (EG) 1828/2006 sind Teilnehmerdaten zu erfassen. Hierzu ist ein Fragebogen als Download unter bereitgestellt. Der Fragebogen ist vom Teilnehmer auszufüllen und anonym abzugeben. Diese Daten sind projekt-/kursbezogen zusammenzufassen und in aggregierter Form einzureichen. Das entsprechende Formular (zum Stammblatt Teil D) befindet sich als Download unter und ist zwingend als Online-Formular auszufüllen. Ein Ausdruck ist zusammen mit dem ersten Auszahlungsantrag und der Projektbeginnmeldung, jedoch spätestens einen Monat nach Kursstart, beim Bundesamt vorzulegen. Nach Beendigung des Projektes reicht der Projektträger unverzüglich einen weiteren Ausdruck beim Bundesamt ein. Bei Projekten, deren Laufzeit über den Jahreswechsel hinausgehen, sind die teilnehmerbezogenen Projektdaten mit Stand des jeweiligen Jahres zu ermitteln und dem Bundesamt bis des jeweiligen Jahres mitzuteilen. Alle Vordrucke, Formulare und Merkblätter sind unter folgendem Link im Internet abzurufen: ntraege-node.html;jsessionid=c7341d14f3e56acd7e4a787c5b6b88bf 17

18 5 Förder-/ Abrechnungsgrundsätze 5.1 Allgemeine Hinweise Es werden berufsbezogene Sprachkurse gefördert, in denen die ESF-Mittel gemeinsam mit nationalen, regionalen, lokalen öffentlichen Mitteln und Privatmitteln eingesetzt werden können. Es ist im Zuwendungsverfahren dem Zuwendungsempfänger grundsätzlich auch möglich, sonstige Mittel (z.b. Eigenmittel, sonstige Förderungen usw.) als Kofinanzierung einzusetzen (Verbreiterung der Kofinanzierungsbasis). Das Vorhandensein der nationalen Kofinanzierung wird von den Zuwendungsempfängern im Rahmen des Verwendungsnachweisverfahrens nachgewiesen. Da es sich bei dem ESF-BAMF-Programm um eine Projektförderung handelt, sind die Allgemeinen Nebenbestimmungen zur Projektförderung (ANBest-P) verbindliche Grundlage der Zuwendung. Die ANBest-GK findet keine Anwendung. Weitere Vorgaben und Sonderregelungen im Rahmen des ESF-BAMF-Programms werden durch besondere Nebenbestimmungen in den Zuwendungsbescheid mit aufgenommen. Zur Kalkulation und Abrechnung sind die Ausgaben und Einnahmen in Form des vom Bundesamt bereitgestellten Ausgaben- und Finanzierungsplanes sowie sonstigen Vordrucke einzureichen. Die Gesamtfinanzierung eines Projektes muss gesichert sein (VV Nr. 1.2 zu 44 BHO)! Der Projektträger ist verpflichtet, die Finanzierung seines Projektes zu überwachen. Defizite bei den Einnahmen/ der Finanzierungsseite sind grundsätzlich vom Projektträger auszugleichen (mögliche Ausnahmen: gemeldete Kursabbrüche und Leistungswegfall). 5.2 Fördergrundsätze Fehlbedarfsfinanzierung Die ESF-Mittel im Rahmen des Programms Berufsbezogene Sprachförderung werden als Zuwendung in Form einer Fehlbedarfsfinanzierung vergeben. Folglich werden die zuwendungsfähigen Ausgaben des Zuwendungsempfängers/ Projektträgers zuerst aus Eigenmitteln des Trägers, aus Privaten Drittmitteln oder aus anderen nationalen Kofinanzierungsmitteln finanziert. Reichen diese Mittel für die Finanzierung des Projekts nicht aus, kann der entstehende Fehlbedarf bis zu den entsprechenden Interventionssätzen der jeweiligen Zielgebiete aus ESF-Mitteln gefördert werden Tatsächlich getätigte Ausgaben Bei im Rahmen einer Zuwendung vergebenen Mitteln können nur diejenigen Ausgaben anerkannt werden, die durch das bewilligte Projekt veranlasst wurden. Die von dem Projektträger tatsächlich getätigten Ausgaben sind durch quittierte Rechnungen/Originalbelege vorzuhalten und ggf. vorzulegen. In Fällen, in denen dies nicht möglich ist, sind diese Zahlungen durch gleichwertige Buchungsbelege nachzuweisen. Sofern eine direkte Abrechnung nicht möglich ist, können Gemeinkosten abgerechnet werden, die anhand eines anerkannten und nachprüfbaren Kostenschlüssels anteilig dem Projekt zuzurechnen sind. Die umzulegenden Gemeinkosten müssen dabei einen Bezug zum Projekt aufweisen. 18

19 Zu jedem Vorgang gehört auch ein Beleg. Er muss eindeutig ausweisen, wofür er erstellt wurde (projektbezogene Kostenstellenrechnung). Die Abrechnung muss auf dem Originalbeleg vermerkt sein. Dazu gehört der Buchungs- und Zahlungsvermerk sowie der Verteiler bzw. der Kostenschlüssel. Bei Belegen, für die Mehrwertsteuer gezahlt wurde, muss der Mehrwertsteuerbetrag in Euro ausgewiesen sein bzw. es muss erkennbar sein, ob brutto oder netto abgerechnet wurde. Den Belegen ist auf Anforderung der tatsächliche Zahlungsnachweis beizufügen (z.b. Kontoauszug, Überweisungsbeleg). Bei Online-Banking sind die jeweiligen Kontoausdrucke beizulegen und der zugehörige Betrag zu markieren. Bei mehreren Belegen in einer Überweisung sind entsprechende Kopien anzufertigen und jedem Beleg beizufügen; der Hinweis auf das Original ist auf jeder Kopie zu vermerken. Im Verwendungsnachweisverfahren hat der Projektträger die für die Prüfung erforderlichen Belege auf Anforderung einzureichen Belegführung Die Beleg- und Buchführung hat grundsätzlich so zu erfolgen, dass das Projekt jederzeit durch Dritte problemlos prüfbar ist. Alle Ausgaben und Einnahmen eines Projektes müssen im Verwendungsnachweis erfasst werden und sich in den Buchführungsunterlagen sowie in den separaten Abrechnungssystemen des Projektträgers wiederfinden. Hierzu ist vom Projektträger eine projektbezogene Kostenstellenrechnung einzurichten. Die Belege müssen die Kostenstelle, die Buchungsnummer und den Zahlungsvermerk enthalten. Werden Belege nur anteilig abgerechnet, so ist der auf das ESF-BAMF-Programm entfallende Anteil bzw. der Kostenschlüssel auf dem Beleg zu vermerken Zusätzlichkeit und Nachrangigkeit Der ESF beteiligt sich generell anderen nationalen Finanzierungsquellen eines Projektes gegenüber nachrangig. Die aus dem ESF stammenden Finanzierungsmittel müssen additional zu der bereits bestehenden Förderung hinzukommen. Das bedeutet, dass eine Förderung nur dann erfolgen kann, wenn kein (nationaler) Träger zur Leistung verpflichtet ist In-sich-Geschäfte Innerhalb eines Zuwendungsempfängers/Teiles einer Kooperation dürfen keine In-sich-Geschäfte zwischen Projekten getätigt werden. Verträge zwischen unterschiedlichen Teilen einer Kooperation sind zur Genehmigung vorzulegen, wenn diese Entgelte begründen, die als zuwendungsfähige Ausgaben in Ansatz gebracht werden sollen. Solche Ausgaben sind regelmäßig auf der Finanzierungsseite gegenzurechnen. Werden diese Verträge nicht vorab vorgelegt, können die entsprechenden Beträge nicht als zuwendungsfähige Ausgaben anerkannt werden. 19

20 5.2.6 Angemessenheit, Verhältnismäßigkeit, Notwendigkeit, Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Für die Planung der Ausgaben ist der Gesichtspunkt der Angemessenheit und Verhältnismäßigkeit im Projekt zu berücksichtigen. Die Ausgaben sind nach dem Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu kalkulieren und zu verausgaben. Angebotene Rabatte und Skonti sind in jedem Fall zu realisieren. Das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit beinhaltet zudem, dass alle abgerechneten Ausgaben als notwendig zur Erreichung des Projektzieles erachtet werden. In diesem Sinne sollte bei allen anfallenden Kosten immer die Frage positiv zu beantworten sein, ob die Kosten unbedingt erforderlich sind. In Zweifelsfällen muss der Projektbezug für die Entstehung der Kosten ausführlich dokumentiert werden. Insbesondere, wenn Ausgaben kurz vor Ende der Projektzeit anfallen, sollte die Notwendigkeit hinterfragt und dementsprechend dokumentiert werden Bewilligungszeitraum Der Bewilligungszeitraum wird im Zuwendungsbescheid festgelegt. Innerhalb dieses Zeitraums hat der Projektträger die Mittel zweckentsprechend zu verwenden und rechnet diese im Verwendungsnachweis ab. Die tatsächliche Zahlung der Ausgaben muss innerhalb des Bewilligungszeitraumes erfolgen. Der Bewilligungszeitraum wird im Zuwendungsbescheid grundsätzlich so festgesetzt, dass vor und nach dem Projekt (über den Projektzeitraum hinaus) dem Projekt zuzuordnende Zahlungen geleistet werden können (z.b. Miete, Versicherungen, Personalausgaben) Projektunterbrechung Bei bewilligten Projektunterbrechungen bis zu 15 Arbeitstagen sind notwendig fortlaufende und tatsächlich entstehende Ausgaben (z. B. angemietete Räume) förderfähig. Projektunterbrechungen darüber hinaus sind beim Bundesamt nicht förderfähig und werden nicht bewilligt (s. auch Punkt 4.2.3). Ausgaben für Lehrkräfte werden während der Projektunterbrechung nicht übernommen Aufbewahrungsfristen und Öffentlichkeitsarbeit Die Originalbelege sind mindestens bis zum Jahr 2025 aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfristen und Öffentlichkeitsarbeit der Zuwendungsempfänger richten sich nach den Durchführungsbestimmungen zur Verordnung (EG) Nr. 1083/ Markterkundung Oberste Priorität hat die Wahrung des Wettbewerbs. Daher ist es wichtig, dass der Projektträger vor der Vergabe von Aufträgen und Dienstleistungen (z.b. Honorar-, Miet-, Kauf-, Lieferverträgen, Dienstleistungsaufträge, Untervergabe) eine Markterkundung vornimmt, die detailliert in einem Vergabevermerk zu dokumentieren ist. Sie ist nach pflichtgemäßem Ermessen durchzuführen, zu belegen und zu dokumentieren (Quellen, Folgerungen, Wettbewerb, Leistungsbeschreibung, Preise etc.). Dabei sollen mindestens drei Angebote für eine bestimmte Leistung eingeholt werden und mit dem Anbieter des wirtschaftlichsten Angebots ein Vertrag über die bestimmte Leistung geschlossen werden.. 20

21 Vergabevermerk: In 20 der VOL/A finden sich die Bestimmungen über den Vergabevermerk. Demnach ist über die Vergabe ein Vermerk zu fertigen, der die einzelnen Stufen des Verfahrens, die Maßnahmen, die Feststellung sowie die Begründung der einzelnen Entscheidungen enthält. Ein Vergabevermerk muss die folgenden Fragen beantworten können: - Welche Leistung wurde ausgeschrieben? Wie wurde diese beschrieben? - Wie kam es zur Entscheidung über Art der Vergabe? Wie wurde diese Entscheidung begründet? - Wie sahen die Vergabeunterlagen aus? (Leistungsbeschreibung, Anschreiben an mögliche Bieter, Formulare über Leistungsfähigkeit, Referenzen, fachliche Eignung etc.) - Wann und in welcher Form sind die Angebote eingegangen? (Post, , öffentlich zugängliche Werbung) - Wie wurden die Angebote geprüft, nach welchen Kriterien erfolgten Ausschlüsse? (z.b. Angebot entspricht nicht der Leistungsbeschreibung, mangelnde fachliche Eignung) - Wie wurde die Wertung der Angebote vorgenommen, nach welchen Kriterien? (z.b. Preis, besondere Leistungsfähigkeit, gute Referenzen oder bisherige gute Zusammenarbeit mit Anbieter) - Wurde Rücksprache mit den Bietern vorgenommen? Wenn ja wie? (Post, , Telefonate; am besten unter Zeugen) - Wer erhielt den Zuschlag? Sofern eine öffentliche Ausschreibung oder ein öffentlicher Teilnehmerwettbewerb im Vorfeld einer beschränkten Ausschreibung oder freihändigen Vergabe durchgeführt wurde muss dokumentiert werden, wie dies geschehen ist (z.b. Printmedien, Internet) Im Falle einer beschränkten Ausschreibung oder freihändigen Vergabe ist die Frage zu beantworten: Wie und wann wurden die Bieter zur Abgabe eines Angebots aufgefordert? (Post, ) 21

22 5.3 Förderfähige Ausgaben Durch die Einführung der Pauschale Grundaufwand und der Teilnehmerbezogenen Pauschale, die einige Inhalte der bisherigen Positionen im Finanzierungsplan ersetzt, wird deren Nachweis erleichtert werden. Diese Pauschale wird für alle ab beim Bundesamt eingehenden Projektanträge angewendet. Erläuterungen dazu sind unter Anlage 2 zum Förderhandbuch aufgeführt. Die nachfolgenden Grundsätze (Punkt bis Anlage 1) gelten für alle Projekte, die bis einschließlich beantragt worden sind Personalausgaben Allgemeines Es können nur Ausgaben für sozialversicherungspflichtig Beschäftigte abgerechnet werden, die mit der Umsetzung des ESF-Projektes beauftragt sind, die also direkt im Projekt arbeiten. Dabei ist es unerheblich, ob es sich um ein befristetes oder um ein unbefristetes Arbeitsverhältnis mit tariflicher, tarifähnlicher/ortsüblicher oder haustariflicher Entlohnung handelt. Nicht dazu gehören indirekt für das Projekt erforderliche Mitarbeiter (Hausmeister, Geschäftsführer des Trägers, Systemadministrator, allgemeine Verwaltung, Reinigungspersonal etc.). Förderfähig sind die Bruttobezüge zzgl. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung (Arbeitgeberbrutto). Zu jeder beantragten Personalstelle für Sozialpädagogen muss eine Tätigkeitsbeschreibung für die gegebene projektbezogene Stelle vorgelegt werden, aus der die Angemessenheit der Eingruppierung und der Umfang der Tätigkeit für das Projekt (Stunden/Prozentanteil) eindeutig beurteilt werden kann. Bei der Einstufung ist zu beachten, dass lediglich die konkrete Aufgabe für das Projekt für die Einstufung in die entsprechende Entgeltgruppe und nicht die allgemeine Stellung der Beschäftigten im Unternehmen maßgeblich ist. Bei Beamten ist eine schriftliche (Abordnungs-) Verfügung der zuständigen Behörde für den Einsatz im Projekt erforderlich. Des Weiteren sind für die im Projekt eingesetzten Lehrkräfte und das zusätzliche Betreuungspersonal (z.b. Sozialpädagoge) Qualifikationsnachweise zu erbringen. Die besonderen Voraussetzungen sind im pädagogischen Rahmenkonzept aufgeführt. Die Arbeitsverträge des eingesetzten Personals müssen beim Projektträger vorgehalten und im Rahmen einer Vor-Ort-Prüfung vorgelegt werden. Für die Einstufung des Personals gelten nachfolgende Höchstgrenzen für die im Projekt tatsächlich ausgeübten Tätigkeiten: Projektleiter: E 13 TVöD - zu 50 % einer Vollzeitstelle (im Rahmen der regelmäßigen wöchentlichen Arbeitszeit beim Projektträger) Sprachlehrer: E 13 TVöD Fachlehrer: E 12 TVöD Sozialpädagoge/Jobcoach: E 10 TVöD Verwaltungskraft: E 8 TVöD 22

23 Bei der tariflichen Eingruppierung nach TVöD sind beispielsweise die folgenden Bestandteile für die Ermittlung des Gesamtbetrages zu berücksichtigen: - Entgeltgruppe und Stufe - Ggf. Kinderanteile, vermögenswirksame Leistungen - Zuwendungen (z.b. Sonder-, tarifliche Einmalzahlungen), - zusätzliche Alters- und Hinterbliebenenversorgung (Arbeitgeberanteil), - Arbeitgeberanteile an der Sozialversicherung. Sonderleistungen, die nicht vergleichbaren TVöD-Regelungen entsprechen, z.b. Direktversicherungen oder Gewinnbeteiligungen, sind nicht zuwendungsfähig. Für festangestellte Lehrkräfte gilt folgende Berechnungsgrundlage: Pro Unterrichtseinheit á 45 Minuten ( 3 / 4 Zeitstunde) können maximal 15 Minuten Vorbereitung und 15 Minuten Nachbereitung zusätzlich angesetzt werden, d.h. insgesamt 30 Minuten ( 1 / 2 Zeitstunde). Somit besteht eine Unterrichtseinheit aus 75 Minuten (1¼ Zeitstunden). Beispiel: Im Projektantrag werden 300 UE für berufsbezogenen Deutschunterricht angegeben. 300 x 1¼ = 375 Stunden Es können also 375 Stunden im Projekt für den Deutschdozenten abgerechnet werden Nachweis Der Projektträger muss folgende Nachweise erstellen und vorlegen: a) im Falle von bewilligten Stellenanteilen die monatlichen Gehaltsnachweise und Buchungsbelege b) im Falle von bewilligten Stundenkontingenten darüber hinaus personenbezogene Stundenaufzeichnungen mit den tatsächlich für das Projekt erbrachten Stunden. Der Nachweis der Stunden pro Person ist durch Unterschrift des Projektträgers bzw. einer von ihm beauftragten Person leserlich zu bestätigen (ggf. ist der Name in Druckbuchstaben unter die Unterschrift zu setzen; Kürzel von Unterschriften sind nicht zulässig). Eine Sonderzahlung (z. B. Weihnachtsgeld) wird in dem Monat abgerechnet, in dem sie ausgezahlt wird (Prinzip der tatsächlichen Ausgaben). Werden die Gesamtpersonalausgaben in einer Summe überwiesen und gehen aus dem Sammelbeleg die Überweisungen an die einzelnen Projektmitarbeiter nicht hervor, müssen diese in einer Anlage gesondert dargestellt werden. 23

24 5.3.2 Honorare Allgemeines Honorarausgaben sind nur dann zuwendungsfähig, wenn sie für die Durchführung eines Projektes erforderlich und die Aufgaben nicht im Rahmen von abhängigen Beschäftigungsverhältnissen durchführbar sind. Diese können bei entsprechender Begründung und wirtschaftlichem Nachweis (Vergleichsangebote VOL, VOF) anerkannt werden. Honorare an fest angestellte Mitarbeiter des Projektträgers bzw. an Beschäftigte anderer Kooperationspartner sind ausgeschlossen. Vor der Vergabe von Honorarverträgen muss durch den Projektträger eine Markterkundung erfolgen, die detailliert in einem Vergabevermerk zu dokumentieren ist (vgl. Punkt ). Grundlage für die Anerkennung von Honorarkräften im Projekt ist der Honorarvertrag sowie der Nachweis, dass der Honorarempfänger für die gestellten Anforderungen qualifiziert ist. Der Honorarvertrag muss enthalten: - Namen der Vertragspartner, - Vertragsgegenstand, - Rechtsverbindliche Unterschrift beider Vertragspartner. Für die Erstattung von Honorartätigkeiten ist die tatsächlich im Projekt erbrachte Leistung ausschlaggebend. Mit dem vereinbarten Honorar sind alle Aufwände der Honorarkraft abgegolten (z.b. Fahrtkosten, Vor- und Nachbereitungsaufwand). Dies muss im Honorarvertrag enthalten sein. Honorare aufgrund von Honorarverträgen, die ohne vorherige Markterkundung vergeben wurden, sind nicht förderfähig Nachweis Rechnung über die erbrachte Honorarleistung des Auftragnehmers Zahlbeleg (z.b. Kopie des Kontoauszuges zum Nachweis der Überweisung des Honorars) - Unterlagen, aus denen ein Markterkundungsverfahren bzw. die Durchführung eines Wettbewerbsverfahrens ersichtlich ist, insbesondere Vergabevermerk und damit zusammenhängende Unterlagen. 24

25 5.3.3 Kompetenzfeststellung Allgemeines Die Durchführung der Kompetenzfeststellung wird pauschal abgerechnet in Höhe von 51,75 Euro pro Teilnehmer, der an einem ESF-BAMF-Kurs teilnimmt. Die Pauschale deckt Kosten für zwei Lehrkräfte und für Fahrtkosten des Teilnehmers ab. In der Praxis kann es vorkommen, dass die Kompetenzfeststellung ergibt, dass das ESF-BAMF-Programm kein passendes Angebot für einen potenziellen Teilnehmer darstellt und ein Eintritt in einen ESF-BAMF-Kurs daher nicht erfolgt. Auch diese Fallkonstellation ist durch die Pauschale abgedeckt Nachweis - Ausgefüllter Vordruck Projektbeginnmeldung (im Falle von Nachrückern ist die Anwesenheit über dessen erstmalige Kursanwesenheit per Anwesenheitsliste zu belegen - Ausgefüllter Vordruck Kompetenzfeststellung/Projektbeschreibung des Teilnehmers Fahrtkosten von Projektteilnehmern Allgemein Förderfähig sind nur Fahrtkosten von Projektteilnehmern, die Leistungen nach SGB II oder SGB III erhalten. 2 Fahrtkosten sind notwendige, tatsächlich entstandene und nachgewiesene Kosten für die Beförderung des ESF-BAMF-Teilnehmers - in der Regel von seiner Wohnung zur Schulungsstätte (so auch Praktikums- und Betriebsbesichtigungsorte). Fahrkosten entstehen notwendig, wenn der kürzeste Fußweg mindestens 2 Kilometer beträgt. In begründeten Ausnahmefällen kann davon abgewichen werden. Berücksichtigungsfähig sind die bei Benutzung eines regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmittels anfallenden Ausgaben der niedrigsten Klasse des zweckmäßigsten öffentlichen Verkehrsmittels, wobei mögliche Fahrpreisermäßigungen (z.b. Zeitkarten, Sonderfahrkarten für bestimmte Personengruppen usw.) zu berücksichtigen sind. Die Erstattung der Fahrtkosten erfolgt nicht anteilig, sondern es wird die günstigste Möglichkeit, den Kursort im genannten Zeitraum zu erreichen, erstattet. Dabei werden die tatsächlich zur Verfügung stehenden Tickets berücksichtigt Nutzung von öffentlichen Verkehrsmitteln - Die notwendigen Fahrtkosten werden grundsätzlich auf Basis von Monatskarten der ÖPNV erstattet. Wenn nicht der volle Monat besucht wird, sind ggf. Tages- oder Wochenkarten zu verwenden. Ersetzt wird nur das günstigste Angebot. - Lokale Angebote (wie z.b Sozialticket) sind regelmäßig vorrangig in Anspruch zu nehmen. Der Teilnehmer ist bei seiner Eingliederung in ein konkretes Projekt verpflichtet, dem Projektträger mitzuteilen, ob er Anspruch auf die Inanspruchnahme eines Sozialtickets hat. - Der Teilnehmer streckt die Kosten einer Monatskarte/Sozialkarte/Wochenkarte vor. Die Kosten werden nach Vorlage der Karte beim Projektträger von diesem erstattet. Der Projektträger kopiert die Originalkarte. 2 Änderung für Projektanträge ab vgl. Ausführungen unter Anlage 3 Nr. 2 25