Information der Gerichte und Verwaltungsbehörden 1 ) Neuregelung der Mitteilungen an die Zivilstandsämter

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1 BUNDESAMT FÜR JUSTIZ OFFICE FÉDÉRAL DE LA JUSTICE UFFICIO FEDERALE DI GIUSTIZIA UFFIZI FEDERAL DA LA GIUSTIA EIDG. AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN OFFICE FÉDÉRAL DE L ÉTAT CIVIL UFFICIO FEDERALE DELLO STATO CIVILE UFFIZI FEDERAL DAL STADI CIVIL Information der Gerichte und Verwaltungsbehörden 1 ) über die Neuregelung der Mitteilungen an die Zivilstandsämter ab 1. Juli 2005!!!!! Das Eidgenössische Justiz- und Polizeidepartement hat am 11. April 2005 gestützt auf Artikel 100 Absatz 3 der Zivilstandsverordnung (ZStV) 2 die Artikel 22 und 43 Absätze 1-3 ZStV 3 auf den 1. Juli 2005 in Kraft gesetzt 4. In diesem Zusammenhang erlauben wir uns, Sie über das Folgende zu informieren. 1. Informatisierung und Vernetzung der Zivilstandsregister Mit dem Projekt INFOSTAR (informatisiertes Personenstands-Register) wurden die Führung der Zivilstandsregister informatisiert und alle Zivilstandsämter in der Schweiz mit einer zentralen Datenbank vernetzt. Im Auftrag der Kantone betreibt der Bund die zentrale Datenbank. Das bisher am Heimatort geführte Familienregister wird von einem Personenregister abgelöst, das jeweils durch die Beurkundung der Zivilstandsereignisse (wie Geburt und Eheschliessung) hinsichtlich des Personenstandes und der Familienbeziehungen fortgeschrieben wird. Die Beurkundung der neuen Zivilstandsereignisse wird weiterhin durch das Zivilstandsamt des Ereignisortes vorgenommen. Neue Ereignisse und Entscheide in Zivilstandssachen werden seit dem 1. Januar 2005 gesamtschweizerisch nicht mehr in herkömmlichen (Ereignis- und Familien-) Registern eingetragen. Vor dem Übergang zur informatisierten Registerführung eingetragenen Ereignisse werden jedoch in den bisher geführten Registern durch Anmerkung der neu ergehenden Gerichtsurteile in einem bestimmten Umfang aktualisiert. 2. Neue Regeln betreffend die Mitteilung von Entscheiden an die Zivilstandsbehörden Gerichtsurteile und Verwaltungsentscheide betreffend den Personenstand und die Familienbeziehungen werden bloss noch bis am 30. Juni 2005 durch das für den 1 vom 12. Mai SR vgl. Texte im Anhang 4 AS

2 Heimatort zuständige Zivilstandsamt (im informatisierten Personenstandsregister und ausnahmsweise zusätzlich im Familienregister) eingetragen. Ab dem 1. Juli 2005 wird die Beurkundung, analog einem Ereignis, durch das Zivilstandsamt vorgenommen, das für den Sitz des betreffenden Gerichts 5 oder der Verwaltungsbehörde zuständig ist. Der Kanton regelt im Rahmen dieses bundesrechtlichen Erfordernisses die innerkantonale Zuständigkeit 6 und richtet allenfalls ein Sonderzivilstandsamt 7 ein, das die Gerichts- und/oder Verwaltungsentscheide in Zivilstandssachen verarbeitet. Sofern das kantonale Recht nichts Abweichendes bestimmt, sendet das kantonale Gericht oder die kantonale Verwaltungsbehörde die Mitteilung an die kantonale Aufsichtsbehörde im Zivilstandswesen des eigenen Kantons 8. Für die in Zivilstandsangelegenheiten entscheidenden Gerichte und Verwaltungsbehörden stellt die neue Regelung der Mitteilungen und die geänderte Verarbeitung der Entscheide im Personenstandsregister eine deutliche Vereinfachung dar. Die Entscheide sind jeweils nur an eine einzige Stelle im Zivilstandsdienst (entsprechend der kantonalen Regelung: kantonale Aufsichtsbehörde, Zivilstandsamt oder Sonderzivilstandsamt) mitzuteilen, unabhängig von der Zahl der Heimatorte der betroffenen Personen. Gerichte und Verwaltungsbehörden können ihre Mitteilungen grundsätzlich stets der gleichen Zivilstandsbehörde zustellen (abweichende kantonale Regelung vorbehalten). Die Zivilstandsbehörde übernimmt es, die erforderlichen Mitteilungen an weitere beteiligte Zivilstandsämter (für die allfällige Aktualisierung der früheren, konventionell geführten Register) sowie insbesondere an die Einwohnerkontrollen des Wohnsitzes oder Aufenthaltsortes der Beteiligten zu erlassen 9. Allerdings haben die Gerichte und Verwaltungsbehörden in einigen besonderen Fällen ihre Entscheide betreffend den Personen- oder Familienstand weiterhin direkt an Stellen ausserhalb des Zivilstandsdienstes mitzuteilen (vgl. Ziffer 5 hinten). 3. Fälle und Form der Mitteilungen 10 An die zuständige Zivilstandsbehörde sind von Amtes wegen die gleichen Entscheide wie bisher mitzuteilen. Artikel 40 ZStV nennt die von Gerichten, Artikel 41 ZStV die von Verwaltungsbehörden und Artikel 42 ZStV die entsprechend der kantonalen Zuweisung mitzuteilenden Entscheide. Mitzuteilen sind ausschliesslich rechtskräftige Entscheide. Besondere Beachtung ist den Formerfordernissen (Art. 43 Abs. 4 und 5 ZStV) zu schenken. Die Beurkundung im Personenstandsregister der in der Schweiz ergangenen Entscheide 5 Bundesgerichtsentscheide für den Sitz des erstinstanzlichen Gerichts 6 Art. 43 Abs. 3 ZStV 7 Art. 2 ZStV 8 Art. 43 Abs. 1 ZStV 9 Art. 49 ZStV 10 Art ZStV 2

3 werden grundsätzlich durch das für den Ereignisort (Sitz des Gerichts) zuständige Zivilstandamt vorgenommen. 4. Entscheide betreffend ausländische Staatsangehörige Grundsätzlich werden Zivilstandsereignisse 11 betreffend Ausländerinnen und Ausländer im schweizerischen Personenstandsregister INFOSTAR beurkundet, wenn das Ereignis in der Schweiz eingetreten ist oder wenn eine Familienbeziehung der ausländischen Person zu einer Schweizerin oder einem Schweizer besteht. Voraussetzung der Ereignisbeurkundung ist stets, dass die beteiligten Personen mit den notwendigen Personendaten ins Register aufgenommen (oder aus dem bisherigen Familienregister übertragen) worden sind. INFOSTAR ist (im Unterschied zu den herkömmlichen Ereignis- und Familienregistern) ein Personenregister, in dem die zivilstandsamtliche Identität der aufgenommenen Personen festgelegt ist. Somit müssen (auch) Entscheide betreffend ausländische Personen möglichst alle zivilstandsrelevanten Daten 12 der Beteiligten (z.b. des ausländischen Mannes, der als Vater eines Kindes festgestellt wird) enthalten. Anlässlich der Zustellung von Entscheiden an das beurkundende Zivilstandsamt verdient die Vollständigkeit der Personendaten von Ausländern besondere Beachtung. Es ist empfehlenswert und für die zuverlässige Beurkundung besonders wertvoll, wenn der Mitteilung des Entscheides jeweils eine beglaubigte Kopie der ausländischen Zivilstandsdokumente beigelegt wird, die dem Gericht vorgelegen haben. Ausnahmsweise, wenn die ausländische Person noch nicht ins schweizerische Personenstandsregister aufgenommen und früher keine sie betreffenden Zivilstandsereignisse in der Schweiz beurkundet wurden und wenn überdies keine direkten Familienbeziehungen zu Schweizer Bürgerinnen oder Bürgern bestehen, kann von der Beurkundung schweizerischer Gerichtsentscheide im INFOSTAR abgesehen werden. Im Rahmen der massgebenden eidgenössischen Verordnungsbestimmungen und Weisungen trifft das zuständige Zivilstandsamt den Entscheid über die Aufnahme der beteiligten ausländischen Staatsangehörigen und die Beurkundung des Entscheides nach pflichtgemässem Ermessen. Immerhin sind Entscheide betreffend den Personen- und Familienstand stets der für den Gerichtssitz zuständige Zivilstandsbehörde mitzuteilen; denn selbst wenn von der Beurkundung im INFOSTAR Umgang genommen wird, besorgt die Zivilstandsbehörde die Mitteilung des Entscheides an die Einwohnerkontrolle der Wohngemeinde. 11 Geburt, Tod; Eheschliessung, Kindesanerkennung, Erklärungen betreffend den Namen 12 Namen, Vornamen, Staatsangehörigkeit, Ort und Datum der Geburt, Zivilstand, Familien- und Vornamen der Mutter und des Vaters, Wohnort. 3

4 5. Weitere Mitteilungspflichten Den Gerichten obliegt auch weiterhin die direkte Mitteilung gewisser Entscheide 13 an die Vormundschaftsbehörden (Art. 43 Abs. 4 ZStV). Ferner bleiben die Meldungen der für die statistischen Erhebungen bestimmten Daten ans Bundesamt für Statistik von den vorstehend dargelegten Änderungen unberührt. Schliesslich wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass allenfalls auch Mitteilungen nach kantonalem Recht erlassen werden müssen. 6. Zivilstandsdokumente betreffend Personen- und Familienstand Der Übergang von der ereignis- und familienbezogenen zur personenbezogenen Führung der Zivilstandsregister, mit gleichzeitigem Wechsel des Mediums von den konventionell, auf Papier geführten Registern zur informatisierten Registerführung mit gesamtschweizerischer Datenbank, kann während einer Übergangszeit gewisse Unzukömmlichkeiten u. bei der Ausstellung von Zivilstandsdokumenten verursachen; wir bitten dafür um Verständnis. Soweit es den schweizerischen Zivilstandsdienst betrifft, ist jedoch sicher gestellt, dass die Gerichte und Verwaltungsbehörden die Dokumente über den Personen- und Familienstand erhalten, die sie im Zusammenhang mit ihrer Entscheidfindung in diesem Zusammenhang benötigen. Anlässlich des (quantitativ wohl wichtigsten) Entscheides über die gerichtliche Auflösung von Ehen kann, je nach Stand der Register im konkreten Fall, ein Familienausweis (aus INFOSTAR) oder nach wie vor ein Familienschein (aus dem Familienregister) den aktuellen Familienstand belegen. In einzelnen, besonders gelagerten Fällen ist wegen des Medienbruchs im Register zusätzlich zu einem der genannten Dokumente eine Bescheinigung des Zivilstandsamtes erforderlich. Das Zivilstandsamt wird in solchen Fällen die Besteller einer Urkunde über die bestehenden Möglichkeiten informieren. Das (bis Ende 2004 ausgestellte) Familienbüchlein taugt nicht als Grundlage für Gerichts- und Verwaltungsentscheide betreffend den Personenstand und die Familienbeziehungen, weil seine Nachführung nur noch auf Wunsch der Beteiligten geschieht und in keinem Fall systematisch gewährleistet ist. EIDG. AMT FÜR DAS ZIVILSTANDSWESEN 13 Vgl. Art. 40 Abs. 1 Bst. c, d, f, g. h und i ZStV 4

5 Anhang Auszug aus der Verordnung über das Zivilstandswesen (SR ) Art. 22 Inländische Gerichtsurteile, Verwaltungsverfügungen und Einbürgerungen 1 Inländische Gerichtsurteile, Verwaltungsverfügungen und Einbürgerungen werden im Kanton beurkundet, in dem sie erlassen werden. 2 Bundesgerichtsurteile werden im Kanton des Sitzes der ersten Instanz, Verwaltungsverfügungen des Bundes im Heimatkanton der betroffenen Person beurkundet. 3 Die Aufsichtsbehörde ist dafür verantwortlich, dass die mitgeteilten Personenstandsdaten beurkundet werden und die Bekanntgabe von Amtes wegen erfolgt (6. Kapitel, 2. Abschnitt). 4 Das kantonale Recht regelt die internen Zuständigkeiten. Art. 40 Gerichte 1 Die Gerichte teilen folgende Urteile mit: c. d. e. f. g. h. i. Feststellung von Geburt und Tod; Feststellung der Eheschliessung; Verschollenerklärung und ihre Aufhebung; Ehescheidung (Art. 111 ff. ZGB) und Eheungültigerklärung (Art. 104 ff. ZGB); Namenssachen (Art. 29 und 30 ZGB); Feststellung der Vaterschaft (Art. 261 ZGB); Aufhebung des Kindesverhältnisses zum Ehemann der Mutter (Art. 256 ZGB); Aufhebung der Anerkennung (Art. 259 Abs. 2 und 260a ZGB); Aufhebung der Adoption (Art. 269 ff. ZGB); 5

6 j. k. Geschlechtsänderung; Erfassung und Bereinigung von Personenstandsdaten (Art. 42 ZGB). 2 Die amtliche Mitteilungspflicht umfasst auch die vor dem Gericht erfolgte Anerkennung eines Kindes (Art. 260 Abs. 3 ZGB). Art. 41 Verwaltungsbehörden Die Verwaltungsbehörden teilen folgende Verfügungen mit: c. d. Erwerb und Verlust von Gemeinde- und Kantonsbürgerrechten; Erwerb und Verlust des Schweizer Bürgerrechts; Namensänderung (Art. 30 Abs. 1 und 2 ZGB); Namensänderung mit Bürgerrechtsänderung (Art. 271 Abs. 3 ZGB). Art. 42 Weitere Fälle 1 Die nach kantonalem Recht zuständigen Gerichte und Verwaltungsbehörden teilen folgende Urteile oder Verfügungen mit: c. Adoption (Art. 264 ff. ZGB); testamentarische Anerkennung eines Kindes (Art. 260 Abs. 3 ZGB); Entmündigung und ihre Aufhebung (Art. 368 ff. und 431 ff. ZGB). 2 Die Mitteilung nach Absatz 1 Buchstabe b erfolgt durch die das Testament eröffnende Behörde (Art. 557 Abs. 1 ZGB) in der Form eines Testamentsauszuges. Art. 43 Zuständige Behörde, Form und Frist der Mitteilung 1 Die Mitteilung ist an die Aufsichtsbehörde am Sitz des Gerichts oder der Verwaltungsbehörde zu richten. 2 Bundesgerichtsurteile sind der Aufsichtsbehörde am Sitz der ersten Instanz, Verwaltungsverfügungen des Bundes der Aufsichtsbehörde des Heimatkantons der betroffenen Person mitzuteilen. 3 Bezeichnet das kantonale Recht intern eine andere Behörde (Art. 2), so sind die Mitteilungen nach den Absätzen 1 und 2 direkt dieser zuzustellen. 6

7 4 Die Gerichte teilen die Urteile zusätzlich mit: der Vormundschaftsbehörde des Wohnsitzes unmündiger Kinder (Art. 40 Abs. 1 Bst. c, bei einer verheirateten Person, sowie Bst. d, g, h und i); der Vormundschaftsbehörde des Wohnsitzes der Mutter zur Zeit der Geburt des Kindes (Art. 40 Abs. 1 Bst. f). 5 Die Mitteilung erfolgt, nachdem der Entscheid rechtskräftig geworden ist. Sie hat die Form eines Auszuges, der die vollständigen Personenstandsdaten auf Grund von Zivilstandsurkunden, das Dispositiv sowie das Datum des Eintritts der Rechtskraft enthält. Art. 100 Inkrafttreten 1 Diese Verordnung tritt unter Vorbehalt der Absätze 2 und 3 am 1. Juli 2004 in Kraft. 2 Artikel 9 Absatz 2 tritt am 1. Januar 2005 in Kraft. 3 Das Departement bestimmt das Datum des Inkrafttretens der Artikel 22 und 43 Absätze