Die Legalisation. Legalisation von Dokumenten in Belgien

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1 Die Legalisation Legalisation von Dokumenten in Belgien

2 Einleitung Um von einer anderen Behörde als der Ausstellungsbehörde oder in einem anderen Land anerkannt zu werden, müssen einige Dokumente legalisiert werden. In dieser Broschüre erfahren Sie in großen Linien, was dies bedeutet und welches Verfahren in Belgien anwendbar ist, um belgische oder ausländische Dokumente in verschiedenen Zivil- und Handelsangelegenheiten gültig zu verwenden. 2

3 Inhalt Was ist eine Legalisation? 4 Ist die Legalisation von Dokumenten obligatorisch? 5 Von wem werden zu legalisierende Dokumente übersetzt? 6 Wo können Sie Ihre Dokumente legalisieren lassen? 7 Möchten Sie ein belgisches Dokument in Belgien verwenden? 8 Möchten Sie ein belgisches Dokument im Ausland verwenden? 9 Möchten Sie ein ausländisches Dokument in Belgien verwenden? 12 Müssen Sie Ihr Dokument selbst vorlegen? 13 Wie viel kostet eine Legalisation? 14 Weitere Informationen 15 Nützliche Adressen 17 Fotos : PhotoAlto - Business Details by Alix Minde PhotoAlto - Professional Practices by Laurence Mouton Goodshot.com - Business & Euro by Ludovic di Orio 3

4 Was ist eine Legalisation? Mit Legalisation ist das Verfahren gemeint, durch das ein Beamter die Echtheit einer Unterschrift (oder aufeinander folgender Unterschriften) auf einem Dokument bestätigt. Im Falle einer öffentlichen Urkunde werden auch die Eigenschaft des Unterzeichners und die Identität des offiziellen Siegels oder Stempels auf dem Dokument bestätigt. Die Legalisation ist eine einfache Verwaltungsformalität, die dem Inhalt eines Dokuments keine Authentizität verleiht. Durch diesen Dienst erhalten belgische oder ausländische Dokumente allerdings die benötigte Beweiskraft zur Verwendung in Belgien bzw. im Ausland. 4 Achtung: Ausschließlich Originaldokumente bzw. beglaubigte, von derselben Behörde ausgestellte Abschriften dieser Dokumente können legalisiert werden. Die Gültigkeitsdauer einiger öffentlicher Urkunden ist begrenzt (z. B. 3 oder 6 Monate, 1 Jahr oder länger nach der Abgabe). Falsche, gefälschte oder gescannte Dokumente, deren Legalisation verweigert wird, können gepfändet werden. Im Falle begründeter Zweifel bezüglich der Echtheit wird eine Untersuchung eingeleitet.

5 Ist die Legalisation von Dokumenten obligatorisch? Je nach dem Herkunfts- oder Bestimmungsland müssen bestimmte Dokumente eventuell legalisiert werden. Dies ist beispielsweise für Einbürgerungsanträge der Fall. Für einige Länder reicht eine Apostille (offizielles Formular) am Dokument aus. Welche Regelung anwendbar ist, finden Sie auf den Websites (klicken Sie auf Légalisations in der Rubrik Services ), net (Rubrik Apostille ) oder beim zuständigen Dienst C2.1 des FÖD Auswärtige Angelegenheiten. 5

6 Von wem werden zu legalisierende Dokumente übersetzt? Sowohl in einer Fremdsprache erstellte Dokumente zur Verwendung in Belgien als auch für das Ausland auf Niederländisch, Französisch oder Deutsch erstellte Dokumente müssen in der Regel von einem vereidigten Übersetzer übersetzt werden. Beide, sowohl das Originaldokument als auch die Übersetzung, müssen danach von den jeweiligen Instanzen legalisiert werden. 6

7 Wo können Sie Ihre Dokumente legalisieren lassen? In Belgien sind verschiedene Instanzen auf lokalem, regionalem oder föderalem Niveau zur Legalisation von Unterschriften befugt, sofern davon ein Spezimen (Muster) hinterlegt wurde. Jede Instanz ist nur teilweise befugt, nämlich zur Kontrolle der jeweils bekannten Unterschriften. Dies erklärt, weshalb häufig mehrere Anträge und/oder Reisen notwendig sind, falls erforderlich in einer bestimmten Reihenfolge (die so genannte Legalisationskette). Es kann einige Wochen dauern, um alle benötigten Dokumente zusammenzutragen und legalisieren zu lassen. Berücksichtigen Sie daher diese eventuell längere Zeit. Je nach der Herkunft des Dokuments, auf dem die zu legalisierende Unterschrift steht, müssen Sie sich an eine oder mehrere der nachstehenden Instanzen wenden. In dieser Broschüre kann unmöglich eine vollständige Übersicht über alle zu legalisierenden Dokumente und die jeweils befugten Instanzen vermittelt werden. Hiernach folgen einige sachdienliche Hinweise. 7

8 Möchten Sie ein belgisches Dokument in Belgien verwenden? Vom Standesbeamten erstellte Dokumente (beispielsweise Geburtsurkunde, Eheschliessungsurkunde, Scheidungsurkunde, Auszug aus dem Strafregister) oder vom örtlichen Polizeipräsidenten erstellte Dokumente können ohne weitere Legalisation in Belgien verwendet werden. Privatschriftliche Urkunden (die von den Parteien selbst erstellt wurden, ohne Intervention Dritter) müssen meistens nicht legalisiert werden. Die Unterschrift einer Privatperson kann von der Gemeindeverwaltung seines Aufenthaltsorts legalisiert werden. Im Grunde kann der Bürgermeister oder sein Stellvertreter auf eigene Verantwortung entscheiden, die Unterschrift einer Person, die nicht in seiner Gemeinde wohnt, zu legalisieren. So dürfen Bürgermeister von Küstengemeinden die Unterschrift von Personen legalisieren, die in den Ferien vorübergehend in ihrer Gemeinde wohnen. 8

9 Möchten Sie ein belgisches Dokument im Ausland verwenden? Von einer Privatperson unterzeichnete Dokumente sind von der Gemeindeverwaltung oder einem Notar zu beglaubigen. Von einem Anwalt oder dem Präsidenten der Anwaltskammer unterzeichnete Dokumente werden vom Bürgermeister oder einem Notar legalisiert. Vom örtlichen Polizeikommissar unterzeichnete Dokumente (z. B. Protokolle) müssen stets vom Bürgermeister, oder in dessen Abwesenheit, von einem Beigeordneten legalisiert werden. Von einem belgischen Notar (z. B. Testament, Verkauf, Gründung einer Gesellschaft), dem Standesbeamten (Geburts-, Ehe- bzw. Sterbeurkunde) oder einem Gouverneur erstellte Dokumente sind vom FÖD Auswärtige Angelegenheiten zu legalisieren. Bestimmte Dokumente vom LIKIV, dem FÖD Finanzen oder der Industrie- und Handelskammer (z. B. Zertifikate zur Produkteintragung, Mietverträge) werden direkt vom FÖD Auswärtige Angelegenheiten legalisiert. 9

10 Für die Legalisation von durch eine Bildungsanstalt ausgestellten Dokumenten, von der Grundschule bis hin zur Universität, müssen Sie sich im Grunde an die Gemeinschaft wenden, von der diese abhängt; die Gemeinde legalisiert jedoch Schulzeugnisse und -bescheinigungen des Kommunalunterrichts. Für die Legalisierung von durch einen Arzt unterzeichneten Dokumenten (z. B. medizinisches Attest) müssen Sie sich an den FÖD Volksgesundheit wenden. Von einem Gerichtsmediziner erstellte Gutachten (z. B. Obduktion) werden vom zuständigen Gericht legalisiert. Von einem vereidigten Übersetzer in Belgien erstellte Übersetzungen werden vom Präsidenten des Gerichts erster Instanz legalisiert, von dem dieser vereidigt wurde. Dokumente mit der Unterschrift belgischer Magistrate (z. B. Urteil, Offenkundigkeitsurkunde, Bescheiningung der Nichteinlegung einer Berufung, Konkurs) oder einiger bevollmächtigter Kanzleileiter (z. B. beglaubigte Abschrift) sind vom FÖD Justiz zu legalisieren. Dokumente vom Verfassungsgericht (dem ehemaligen Schiedsgericht) sind vom Kanzleileiter dieses Gerichts oder dem Premierminister zu legalisieren. 10

11 Vom Belgischen Staatsblatt (z. B. Satzungs- auszüge) ausgestellte Dokumente werden vom FÖD Justiz und/ oder FÖD Auswärtige Angelegenheiten legalisiert. Von einem Dienst des FÖD Justiz ausgestellte Dokumente wie Bescheinigungen des Ledigenstandes (Generaldirektorat Gesetzgebung), Haftbescheinigungen (Generaldirektorat Haftanstalten, Dienst Einzelfälle) und Auszüge aus dem Strafregister (Generaldirektorat Gerichtsorganisation, zentrales Strafregister) werden vom FÖD Justiz legalisiert. Von einem Gerichtsvollzieher unterzeichnete Zustellungsurkunden werden vom FÖD Justiz legalisiert; die Unterschrift eines stellvertretenden Gerichtsvollzieheranwärters ist jedoch von der Gemeindeverwaltung seines Aufenthaltsorts zu beglaubigen. Hinweis: Es ist möglich, dass Sie verschiedene aufeinander folgende Schritte kombinieren müssen. So sind Dokumente mit der Unterschrift eines belgischen Magistrats, die jedoch zur Verwendung im Ausland bestimmt sind, von nacheinander dem FÖD Justiz und danach dem FÖD Auswärtige Angelegenheiten zu legalisieren. In einigen Fällen muss das für das Ausland bestimmte Dokument danach noch der diplomatischen Vertretung (Botschaft oder Konsulat) des betreffenden Landes in Belgien vorgelegt werden. Erkundigen Sie sich stets vorher bei den befugten Instanzen (siehe Rubriken Weitere Informationen und Nützliche Adressen ). 11

12 Möchten Sie ein ausländisches Dokument in Belgien verwenden? Die Legalisationsweise im Ausland erstellter Dokumente hängt vom Herkunftsland des Dokuments ab. Es empfiehlt sich, den nachstehend genannten zuständigen Dienst C2.1 des FÖD Auswärtige Angelegenheiten zu kontaktieren. 12

13 Müssen Sie Ihr Dokument selbst vorlegen? Dies müssen Sie nicht selbst tun, außer bei von einer Privatperson unterzeichneten Dokumenten. Jeder kann sich bei den befugten Diensten mit den zu legalisierenden Dokumenten anmelden. Sie können diese jedoch auch mit der Post versenden. In diesem Fall sind Ihre Kontaktangaben deutlich anzugeben. Ein Einschreiben ist diesbezüglich zu empfehlen. Hinweis: Die schriftlich eingereichten Akten werden im Grunde nach jedem Schritt per Einschreiben an den Antragsteller zurückgesendet. Der FÖD Justiz kann von im Ausland ansässigen Antragstellern ausschließlich Dokumente, die komplett in Ordnung sind, direkt an den FÖD Auswärtige Angelegenheiten weiterleiten. Dies erfolgt nur ausnahmsweise auf Anfrage und nach einer entsprechenden Vereinbarung. 13

14 Wie viel kostet eine Legalisation? Die Gemeindeverwaltungen sowie der FÖD Auswärtige Angelegenheiten rechnen für jede Legalisation einen festen Betrag (Stempelsteuer) an, der in bar oder per Überweisung beglichen werden kann. Die Legalisation beim Gericht, dem FÖD Justiz und den Gemeinschaften ist kostenlos. 14

15 Weitere Informationen Informationen über Personenstandsurkunden, die im Ausland erstellt wurden und Belgier betreffen, finden Sie auf der Website des FÖD Auswärtige Angelegenheiten und/oder beim C3.2 Personenstand und Familienrecht des FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Rue des Petits Carmes 15, B-1000 Brüssel, Tel , Fax Für Informationen bezüglich der Einbürgerung verweisen wir auf den Bericht zum Antragsformular und die Site (Menü: Comment devenir Belge? ) der Abgeordnetenkammer, Einbürgerungsdienst, Boulevard du Régent 35 in B-1000 Brüssel, Tel , Fax (geöffnet von 9 bis 12 Uhr). Für Informationen im Zusammenhang mit Adoption verweisen wir auf die Broschüren Adoption in Kürze und Adoption internationale (gleichfalls elektronisch erhältlich über unsere Site der Föderalen Zentralen Behörde für internationale Adoptionen, Boulevard de Waterloo 115 in B-1000 Brüssel, Tel.: , Fax: , -Adresse: adoption.int.adoptie@just.fgov.be. 15

16 Für Informationen über das Strafregister können Sie sich an das Zentrale Strafregister wenden: Boulevard de Waterloo 115, B-1000 Brüssel, Tel oder , Fax , -Adresse: (geöffnet von 9 bis Uhr und von 14 bis Uhr). Für Informationen über Heirat im Ausland wenden Sie sich am Dienst Familienrecht: Boulevard de Waterloo 115 in B-1000 Brüssel, Tel oder , fax , -Adresse: secretariat.droitdelafamille@just.fgov.be. 16

17 Nützliche Adressen Zur Legalisation von durch Gerichte und Gerichtshöfe oder die Justizverwaltung ausgestellten Dokumenten (Belgisches Staatsblatt, GD Gesetzgebung, Dienst Einzelfälle): Föderaler Öffentlicher Dienst (FÖD) Justiz Zelle Legalisationen und Parlamentarische Fragen Dienste des Präsidenten Boulevard de Waterloo 115, 1000 Brüssel Tel.: Fax: Adresse: Website: Geöffnet von 9 Uhr bis Uhr und von 14 Uhr bis 16 Uhr oder nach Vereinbarung eines Termins (alle Werktage). Zur Legalisation von durch einen Arzt erstellten Dokumenten: FÖD Volksgesundheit Dienst Anerkennungen Euro Station 02 Place Victor Horta 40, B-1060 Brüssel Tel.: Website: Nur am Montag von 14 Uhr bis Uhr. 17

18 Zur Legalisation von durch Bildungsanstalten erstellten Dokumenten: Vlaamse Gemeenschap (Flämische Gemeinschaft) Hendrik Consciencegebouw - Lokal 1B01 Av. Roi Albert II 15, B-1210 Brüssel Tel. : Adresse: griet.muylaert@ond.vlaanderen.be Website: Geöffnet: Montag von 9 Uhr bis 12 Uhr und von 14 Uhr bis 16 Uhr - Mittwoch von 14 Uhr bis 16 Uhr Fédération Wallonie-Bruxelles (Föderation Wallonie- Brüssel) Rue Adolphe Lavallée Brüssel Tel.: Adresse: legalisation.sup@cfwb.be Website: > Système éducatif > Diplômes et titres > Légalisation Geöffnet: Montag bis Freitag von 9 Uhr bis 12 Uhr - Montag und Donnerstag von Uhr bis 16 Uhr 18

19 Deutschsprachige Gemeinschaft Gospertstraße 1-5, B-4700 Eupen Tel.: Fax: Adresse: Website: Geöffnet von 8 Uhr bis 12 Uhr und von 14 Uhr bis Uhr Zur Legalisation von Dokumenten, bestimmt für die Verwendung im Ausland oder bestimmter ausländischer Dokumente, bestimmt für die Verwendung in Belgien: Dienst Legalisation C2.1 FÖD Auswärtige Angelegenheiten, Außenhandel und Entwicklungszusammenarbeit Rue des Petits Carmes 27, B-1000 Brüssel Tel.: Fax: Siehe Kontaktformular auf der Website: Geöffnet von 9 Uhr bis Uhr und von Uhr bis Uhr 19

20 Kommunikationsdienst Boulevard de Waterloo Bruxelles Tél : Verantwortlicher Herausgeber: A. Bourlet Bd de Waterloo Bruxelles D/2009/7951/DE/715