Merkblatt: Beglaubigung und Legalisation von Urkunden - Apostille

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1 Merkblatt: Beglaubigung und Legalisation von Urkunden - Apostille Stand: März 2014 Die Republik Belarus ist seit 1992 Vertragsstaat des Haager Übereinkommens vom zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation. Aufgrund dieses Übereinkommens kann der Echtheitsnachweis einer Urkunde im Ausland nur mittels einer Apostille geführt werden. Die Apostille wird ausschließlich von dem Staat erteilt, der auch die Urkunde ausgestellt hat. Eine Legalisation durch die jeweilige Botschaft ist nicht möglich. 1. Belarussische Urkunden Soll in Deutschland eine belarussische Urkunde verwendet werden, so liegt es im Einzelfall im Ermessen der jeweiligen - deutschen Behörde, ob zur Bestätigung der Echtheit einer belarussischen Urkunde eine Apostille verlangt wird oder nicht. Berechtigte Ausstellerbehörden einer Apostille in Belarus sind das belarussische Außenministerium, das belarussische Justizministerium für Kopien und das belarussische Bildungsministerium für Schul- und Universitätsabschlüsse: Justizministerium der Republik Belarus Minsk, Kollektornaja-Str. 10 Tel. (017) oder (017) Website: Annahme von Unterlagen: Mo, Di, Do, Fr Uhr; Mi Uhr Ausgabe: Mo, Di, Do, Fr Uhr; Mi Uhr

2 Konsularhauptabteilung des Außenministeriums der Republik Belarus Minsk, Karl-Marx-Str. 37a Tel. (017) Website: Annahme von Unterlagen: Mo,Di,Do,Fr Uhr; Mi Uhr Ausgabe: Mo, Di, Do,Fr Uhr; Mi Uhr Bildungsministerium der Republik Belarus (Abteilung für Qualitätssicherung und Bildungswesen) Minsk, Koslow-Str. 28, Raum 201 Tel. (017) Website: Öffnungszeiten: Mo Fr Uhr In meisten Fällen können die Unterlagen versehen mit Apostille schon am nächsten Tag abgeholt werden. Falls sie der zusätzlichen Überprüfung unterliegen kann die Bearbeitung bis zu 15 Tagen dauern. Die zusätzliche Information über die Zuständigkeit der o.g. Behörden kann man auf den o.g. Webseiten finden. 2. Deutsche Urkunden In Deutschland wird die Apostille für Urkunden aller Bundesbehörden und -gerichte (außer Bundespatentgericht und Deutsches Patent- und Markenamt) vom Bundesverwaltungsamt Köln erteilt. Zu den, von einer Bundesbehörde ausgestellten Urkunden gehört auch das Führungszeugnis. Die Anschrift des Bundesverwaltungsamts lautet: Bundesverwaltungsamt Köln Referat II B Köln Für die von den Bundesländern ausgestellten Urkunden wird die Apostille vom jeweiligen Bundesland erteilt. Die Zuständigkeit hierfür ist nicht einheitlich geregelt. Daher wird im konkreten Bedarfsfall empfohlen, sich beim Aussteller der Urkunde oder bei der jeweiligen Landesregierung zu erkundigen, durch wen die Apostille erteilt wird. Zu den von den Bundesländern ausgestellten Urkunden gehören insbesondere Heirats-, Geburts- und Scheidungsurkunden sowie das Ehefähigkeitszeugnis.

3 3. Informationen zur Beantragung einer Apostille auf einem Führungszeugnis oder auf einem Auszug aus dem Gewerbezentralregister 1. Fälle mit normaler Dringlichkeit 2. Eilige Fälle 3. Ansprechpartner/innen Bitte beachten Sie, dass das Bundesverwaltungsamt ausschließlich für die Erteilung von Apostillen auf Urkunden, die von Bundesbehörden (Bundesministerien, Bundesamt für Justiz, Bundesgerichte) ausgestellt wurden, zuständig ist! Nicht zuständig ist es für die Anbringung einer Apostille auf standesamtliche bzw. Gerichtsurkunden sowie auf Urkunden der Landesoder Kommunalbehörden und des Deutschen Patent- und Markenamtes (erteilt selbst die Apostille für seine Urkunden). Eine Übersicht der Länder, für die eine Apostille erteilt wird, finden Sie auf den Seiten des Auswärtigen Amtes. 1. Fälle mit normaler Dringlichkeit Schritt 1: Beantragen Sie beim a) Wohnsitz in Deutschland - - bei der zuständigen Meldebehörde oder beim b) Wohnsitz im Ausland - direkt beim Bundesamt für Justiz (Tel.: (Zentrale) bzw /-72; Fax: ; ein Führungszeugnis zur Vorlage im Ausland. Bitte das Land angeben, in welchem Sie das Führungszeugnis vorlegen wollen. Die Gebühr für ein Führungszeugnis beträgt 13,- (zu zahlen bei der Meldebehörde). Für die erforderliche Überbeglaubigung des Führungszeugnisses berechnet das Bundesamt für Justiz (BfJ) weitere 13,-, die im Voraus zu entrichten sind (Scheck bzw. Überweisungsbeleg). Bitte beachten Sie, dass Ihr Schreiben an das BfJ folgende Informationen beinhaltet:

4 - Die Anschrift, an die das Führungszeugnis mit Überbeglaubigung und Apostille gesendet werden soll. Bitte ebenfalls angeben, falls Sie in den nächsten Wochen nach Beantragung des Führungszeugnisses einen Umzug geplant haben (in diesem Fall bitte alle Anschriften mitteilen); - Angabe des Landes, für welches die Apostille benötigt wird; - Eine -Anschrift bzw. eine Telefonnummer für eventuelle Rückfragen (Anrufbeantworter / Mailbox, usw.); - Falls Ihnen ein Termin zur Vorlage / Abgabe der Unterlagen mitgeteilt wurde (z.b. für Adoptionen), teilen Sie diesen ebenfalls im Anschreiben an das BfJ mit. Schritt 2: Zahlen Sie bitte an das Bundesamt für Justiz pro Führungszeugnis 13,- Euro gleichzeitig mit der Beantragung des Führungszeugnisses. Die Zahlung kann per Scheck bzw. per Überweisung erfolgen. Bei Überweisung legen Sie Ihrem Schreiben eine Kopie des Überweisungsbelegs bei. - Zahlungen aus dem Inland: Kto.-Nr.: , BLZ bei der Landeszentralbank Bonn. - Zahlungen aus dem Ausland: IBAN:DE BIC/swift: MARKDEF1380-Zahlungsempfänger: Bundesamt für Justiz Schritt 3: Das BfJ schickt das Führungszeugnis mit Überbeglaubigung an die zuständige Stelle des Bundesverwaltungsamtes (Referat IIB4 2.1). Das BVA bringt auf das Führungszeugnis eine Apostille an und sendet es per Einwurfeinschreiben an die Anschrift, welche Sie zuvor dem Bundesamt für Justiz mitgeteilt haben. Bitte beachten Sie, dass Ihr Name am Briefkasten angegeben ist, da die Post das Schreiben ansonsten nicht zustellt! Dem Schreiben liegt eine Gebührenfestsetzung bei: Pro Apostille zahlen Sie nochmals 13,- Euro an die Bundeskasse Trier für die Erteilung der Apostille. Dies bedeutet, dass für ein Führungszeugnis mit Apostille insgesamt 3 Gebühren fällig werden, und zwar: - bei der Meldebehörde für die Ausstellung;

5 - beim Bundesamt für Justiz in Bonn für die Überbeglaubigung (Text, Siegel, Unterschrift auf der weißen Seite!); - bei der Bundeskasse Trier für die Erteilung der Apostille durch das Bundesverwaltungsamt. Falls Sie ein Führungszeugnis ohne Überbeglaubigung (d.h. ohne Text, Siegel und Unterschrift auf der weißen Rückseite) erhalten haben, schicken Sie dieses an das Bundesamt für Justiz zurück und beantragen Sie eine Überbeglaubigung. Bitte geben Sie unbedingt das Land an, in welchem Sie das Führungszeugnis mit Apostille vorlegen möchten. 2. Eilige Fälle Wenn es ganz eilig ist, können Sie mit Ihrem Führungszeugnis auch persönlich zum Bundesamt für Justiz (die Dienststelle hierfür befindet sich ausschließlich in BONN) fahren (Öffnungszeiten beachten!), um eine fehlende Beglaubigung zu erhalten. Bitte beachten Sie außerdem, dass Sie pro Führungszeugnis 13,- Euro in bar zahlen bzw. einen Überweisungsbeleg vorlegen müssen. Es besteht auch die Möglichkeit, einen Bevollmächtigen/ Boten-Kurierdienst zu beauftragen. Ein Bevollmächtigter muss beim Bundesamt für Justiz eine von Ihnen unterschriebene Vollmacht vorlegen können. Anschließend können Sie mit dem überbeglaubigten Führungszeugnis beim Bundesverwaltungsamt (Anschrift s.о.) zur Anbringung einer Apostille vorbeikommen. Das Führungszeugnis mit Apostille können Sie sofort wieder mitnehmen. Die Bearbeitungszeit beträgt hier vor Ort ca Minuten (je nach Kundenaufkommen bzw. Anzahl der Dokumente). Die Gebühr für die Apostille ist vor Ort in bar zu entrichten. Öffungunsgzeiten BfJ in Bonn: Montag bis Mittwoch von 7.30 Uhr bis Uhr Donnerstag von 7.30 Uhr bis Uhr Freitag von 7.30 Uhr bis Uhr BVA in Köln: Montag, Mittwoch und Donnerstag von 9.00 Uhr bis Uhr Dienstag von 9.00 Uhr bis Uhr Freitag von 8.00 Uhr bis Uhr

6 3. Ansprechpartner/innen beim Bundesverwaltungsamt stehen Ihnen unter der zentralen Rufnummer oder über zur Verfügung Alle Angaben in diesem Merkblatt beruhen auf Erkenntnissen und Einschätzungen der Botschaft im Zeitpunkt der Textabfassung. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit, insbesondere wegen zwischenzeitlich eingetretener Veränderungen, kann jedoch keine Gewähr übernommen wer