Finanzordnung. der Studierendenschaft. der Fachhochschule Gießen Friedberg. vom

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1 mit Änderungen vom , , Blatt 1 von 9 Finanzordnung der Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg vom mit Änderungen vom , , sowie Inhalt: 1. Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan 1 Geltungsbereich 2 Zeichnungsberechtigung, Verantwortlichkeit und Zuständigkeit 3 Auslegung 4 Feststellung des Haushaltsplans 5 Bedeutung des Haushaltsplanes 6 Wirkung des Haushaltsplans 7 Haushaltsjahr 8 Verwaltungsvorschriften 9 Notwendigkeit der Ausgaben 10 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit 11 Grundsatz der Gesamtdeckung 12 Haftungsbegrenzung 2. Aufstellung des Haushaltsplans 13 Vollständigkeit und Einheit 14 Haushaltsplan, Einzelpläne 15 Veranschlagung 16 Einzelveranschlagung, Erläuterungen 17 Übertragbarkeit 18 Deckungsfähigkeit 19 Sperrvermerk 20 Zuwendungen 21 Überschuß, Fehlbetrag 22 Fachschaften 23 Referate 24 Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans 25 Beschluß über den Entwurf des Haushaltsplans 26 Finanzbericht 27 Nachtragshaushaltsplan/Veränderung von Einzeltiteln 3. Ausführung des Haushaltsplans 28 Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben 29 Bruttonachweis, Einzelnachweis 30 Beiträge 31 Aufhebung der Sperre 32 Über und außerplanmäßige Ausgaben 33 Gewährleistung, Kreditzusagen 34 Zuwendungen 35 Sachliche und zeitliche Bindung 36 Rücklagenbildung von Fachschaften 37 Deckungsfähigkeit 38 Angestellte 39 Sachbearbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen und Aushilfskräfte 40 Dienst und Werksvertrag 41 Stipendien für Mitglieder des AStA und Sachbearbeiter 42 Reisekosten, Tagegelder und Übernachtungskosten 43 Größere Beschaffungen 44 Vorleistungen 45 Änderungen von Verträgen, Vergleiche 46 Veränderungen von Ansprüchen 47 Vorschüsse, Verwahrungen 48 Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen, Inventarverzeichnis 49 Finanzmittelverwaltung 4. Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung 50 Zahlungen 51 Einspruch von Behinderten 52 Kassen 53 Veranstaltungsabrechnungen 54 Buchführung 55 Buchungen nach Haushaltsjahren 56 Vermögensbuchführung 57 Belegepflicht 58 Abschluß der Bücher 59 Rechnungslegung 60 Gliederung der Haushaltsrechnung 61 Kassenmäßiger Abschluß 62 Haushaltsabschluß 63 Abschlußbericht 64 Übersichten zur Haushaltsrechnung 65 Vermögensrechnung 5. Rechnungsprüfung 66 Rechnungsprüfungsausschuß

2 mit Änderungen vom , , Blatt 2 von 9 67 Sonderprüfungen 68 Prüfungsbehörden 69 Prüfungsberichte und Entlastung 6. Schlußbestimmung 70 Inkrafttreten

3 mit Änderungen vom , , Blatt 3 von 9 Die Studentenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg gibt sich durch Beschluß des Studentenparlaments gemäß 37 der Satzung der Studentenschaft folgende Finanzordnung: 1. Allgemeine Vorschriften zum Haushaltsplan 1 Geltungsbereich (1) Diese Finanzordnung regelt die Haushalts, Wirtschafts und Kassenführung der Studentenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg, soweit es sich um die Verwaltung von Mitteln handelt, die in den ausschließlichen Zuständigkeitsbereich der Studentenschaft fallen. (2) Soweit in dieser Finanzordnung nicht anders festgelegt, gelten die für das staatliche Rechnungs und Kassenwesen getroffenen Bestimmungen. (3) Soweit sowohl für den Bereich Gießen als auch für den Bereich Friedberg ein Finanzreferent gewählt wurde, gelten die Regelungen dieser Finanzordnung nur für den jeweiligen Verantwortungsbereich. 2 Zeichnungsberechtigung, Verantwortlichkeit und Zuständigkeit (1) Das Studentenparlament legt per Beschluß fest, welche Mitglieder des AStA zeichnungsberechtigt sind und für welchen Verantwortungsbereich diese Zeichnungsberechtigung gilt. Das AStA Mitglied übernimmt durch seine Zeichnung die Verantwortung, daß die Ausgaben erforderlich sind und bestätigt, daß die Ausgaben im Rahmen der Satzung und der Finanzordnung für zulässig erachtet. (2) Gegenüber Kreditinstituten und Postämtern sind jeweils zwei Mitglieder des AStA nur gemeinsam zeichnungsberechtigt. Zahlungsaufträge müssen von der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten oder einem zeichnungsberechtigten und von ihr / ihm nach 50 Abs. 3 ermächtigten Mitglied des AStA mit unterzeichnet (3) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent ist für Ablauf, Organisation und Durchführung einer ordnungsgemäßen Finanzmittelverwaltung zuständig. Sie / er berät die Fachschaften und Arbeitsgruppen bei allen das Finanzwesen betreffenden Fragen. (4) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent ist für die Übereinstimmung sämtlicher Finanzgeschäfte der Studentenschaft mit den rechtlichen Bestimmungen verantwortlich. Bei Zweifeln an der Richtigkeit kann das Studentenparlament gehört (5) Der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten obliegt die Kontenführung und die Führung der Kassengeschäfte. 3 Auslegung Bei Streitigkeiten über die Auslegung der Finanzordnung entscheidet der Ältestenrat. Gegen die Entscheidung des Ältestenrates kann Rechtsaufsichtsbeschwerde beim Rektor der Fachhochschule Gießen Friedberg eingelegt 4 Feststellung des Haushaltsplans Der Haushaltsplan wird vor Beginn des Rechnungsjahres durch Beschluß des Studierendenparlaments festgestellt. 5 Bedeutung des Haushaltsplans Der Haushaltsplan dient der Feststellung und der Deckung des Finanzbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft im Bewilligungszeitraum voraussichtlich notwendig ist. Der Haushaltsplan ist die Grundlage für die Haushalts und Wirtschaftsführung. 6 Wirkung des Haushaltsplans (1) Der Haushaltsplan ermächtigt den Allgemeinen Studentenausschuß, Ausgaben zu leisten und Verpflichtungen einzugehen. (2) Durch den Haushaltsplan werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben. 7 Haushaltsjahr Rechnungsjahr (Haushaltsjahr) ist das Kalenderjahr ( bis ) 8 Verwaltungsvorschriften (1) Im Einvernehmen mit einer weiter zeichnungsberechtigten Person kann eine Finanzreferentin / ein Finanzreferent innerhalb ihres/seines Verantwortungsbereiches Verwaltungsvorschriften zur Haushalts, Wirtschafts und Kassenführung erlassen. (2) Verwaltungsvorschriften nach Absatz 1 oder ihre Aufhebung sind dem Studierendenparlament mitzuteilen. 9 Notwendigkeit der Ausgaben Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind nur die Ausgen zu berücksichtigen, die zur Erfüllung der Aufgaben der Studentenschaft notwendig sind. 10 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit Bei der Aufstellung und Ausführung des Haushaltsplans sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.

4 mit Änderungen vom , , Blatt 4 von 9 11 Grundsatz der Gesamtdeckung Alle Einnahmen dienen als Deckungsmittel für alle Ausgaben. Auf die Verwendung für bestimmte Zwecke dürfen Einnahmen nur beschränkt werden, soweit dies rechtlich vorgeschrieben ist, die Mittel von anderer Seite zweckgebunden zur Verfügung gestellt werden oder Ausnahmen im Haushaltsplan zugelassen worden sind. 12 Haftungsbegrenzung Die Haftung der Studierendenschaft ist auf ihr Vermögen begrenzt. 2. Aufstellung des Haushaltsplans (3) zweckgebundene Einnahmen und die dazu gehörigen Ausgaben sind kenntlich zu machen. (4) Ausgaben für den selben Zweck sollen nicht bei verschiedenen Titeln veranschlagt 17 Übertragbarkeit (1) Ausgaben für Investitionen und Ausgaben aus zweckgebundenen Einnahmen sind auf weitere Haushaltsjahre übertragbar. Andere Ausgaben können im Haushaltsplan für übertragbar erklärt werden, wenn sie für eine sich auf mehrere Jahre erstreckende Maßnahme bestimmt sind und wenn die Übertragbarkeit eine sparsame Bewirtschaftung der Mittel fördert. (2) Zur Deckung der Ausgaben, die übertragen werden sollen (sogenannte Ausgabereste), sind Ausgabemittel zu veranschlagen. Die Ausgabemittel sollen so bemessen werden, daß sie zur Deckung der Ausgabereste ausreichen, deren Verausgabung im nächsten Haushaltsjahr erforderlich ist. 13 Vollständigkeit und Einheit (1) Für jedes Haushaltsjahr ist ein Haushaltsplan aufzustellen. (2) Der Haushaltsplan enthält alle im Haushaltsjahr a) zu erwartenden Einnahmen b) voraussichtlich zu leistenden Ausgaben 14 Haushaltsplan, Einzelpläne (1) Für die Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg wird ein Haushaltsplan aufgestellt. (2) Der Haushaltsplan nach Absatz 1 kann in Einzelpläne für die Bereiche Gießen und Friedberg aufgegliedert 15 Veranschlagung (1) Die Einnahmen und Ausgaben sind in voller Höhe mit Steuern und getrennt voneinander zu veranschlagen. (2) Die Einnahmen und Ausgaben können für Gewerbebetriebe der Studentenschaft netto veranschlagt Dann muß die Steuer bzw. Vorsteuer getrennt aufgeführt 16 Einzelveranschlagung, Erläuterungen (1) Die Einnahmen sind nach dem Entstehungsgrund, die Ausgaben nach den Zwecken getrennt zu veranschlagen und soweit erforderlich, zu erläutern. Erläuterungen, die der Ergänzung der Zweckbestimmung dienen, sind verbindlich. Weitere Erläuterungen können für verbindlich erklärt (2) Bei Ausgaben für eine sich auf mehrere Jahre erstreckende Maßnahme sind bei der ersten Veranschlagung im Haushaltsplan die voraussichtlichen Gesamtkosten und bei jeder folgenden Veranschlagung außerdem die finanzielle Abwicklung darzulegen. 18 Deckungsfähigkeit (1) Im Haushaltsplan können Ausgaben für gegenseitig oder einseitig deckungsfähig erklärt werden, wenn ein verwaltungsmäßiger oder sachlicher Zusammenhang besteht. (2) Ausgaben, die ohne nähere Angabe des Verwendungszweckes veranschlagt sind (Verfügungsmittel), dürfen nicht deckungsfähig erklärt 19 Sperrvermerk Ausgaben, die aus besonderen Gründen zunächst noch nicht geleistet werden sollen, sind im Haushaltsplan als gesperrt zu bezeichnen. Durch Sperrvermerk kann bestimmt werden, daß die Leistung von Ausgaben der Einwilligung des Studierendenparlaments bedarf. 20 Zuwendungen (1) Ausgaben für Leistungen an Stellen oder Personen außerhalb der Studierendenschaft zur Erfüllung bestimmter Zwecke (Zuwendungen) dürfen nur veranschlagt werden, wenn die Studierendenschaft an der Erfüllung durch solche Stellen oder Personen ein erhebliches Interesse hat, das ohne die Zuwendungen nicht oder nicht im notwendigen Umfang befriedigt werden kann. (2) Die Zuwendungsempfänger haben dem Studierendenparlament am Ende des Haushaltsjahres entsprechende Verwendungsnachweise vorzulegen. 21 Überschuß, Fehlbetrag (1) Der Überschuß oder der Fehlbetrag ist der Unterschied zwischen den tatsächlich eingegangenen Einnahmen (Ist Einnahmen) und den tatsächlich geleisteten Ausgaben (Ist Ausgaben). (2) Ein Überschuß ist den Rücklagen zuzuführen. Er ist in den Haushaltsplan für das nächste Jahr einzustellen.

5 mit Änderungen vom , , Blatt 5 von 9 (3) Ein Fehlbetrag wird durch Auflösung der Rücklagen in Höhe des Fehlbetrages gedeckt. (4) Ein Fehlbetrag, der nicht nach Abs. 3 gedeckt ist, ist im Haushaltsplan für das nächste Haushaltsjahr einzustellen. Die Finanzreferentin / der Finanzreferent stellt den Entwurf des Haushaltsplans auf. Einzelpläne nach 14 Abs. 2 werden von der / dem verantwortlichen Finanzreferentin / Finanzreferenten des jeweiligen Bereichs aufgestellt. 22 Fachschaften (1) Für die Wahrnehmung von Aufgaben nach 63 und 64 HHG sowie 3 und 25 der Satzung der Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg hat der Haushaltsplan Zuwendungen an Fachschaftengemäß 36 Abs. 5 der Satzung der Studierendenschaft vorzusehen. (2) Die Fachschaften haben jährlich Anspruch auf einen Betrag in Höhe von 10 v. H. der nicht zweckgebundenen Beiträge für die Studierendenschaft nach 30. Von diesen 10 v. H werden zunächst 25 % auf alle Fachschaften als Sockelbetrag verteilt. Fachschaften, bei denen Studierende an verschiedenen Standorten studieren, wird der Sockelbetrag anteilmäßig aufgeteilt. Der restliche Betrag wird auf die Fachschaften im Verhältnis der Zahl der Studenten des jeweiligen Fachbereichs aufgeteilt. Umverteilungen sind mit schriftlicher Zustimmung der betroffenen Fachschaftsräte möglich. Diese Zustimmung ist der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten vorzulegen. (3) Die Fachschaften verwenden diese Finanzmittel entsprechend der Beschlüsse ihrer Fachschaftsräte im Rahmen der rechtlichen Bestimmungen. Existiert kein Fachschaftsrat, treten an seine Stelle die gewählten studentischen Vertreter im Fachbereichsrat. (4) Der Fachschaftsrat (ersatzweise die gewählten studentischen Vertreter im Fachbereichsrat) legt einmal jährlich fachbereichsöffentlich Rechenschaft über die Verwendung seiner Finanzmittel ab. (5) Die Auszahlung der Finanzmittel erfolgt gemäß Referate (1) Für die Wahrnehmung von Aufgaben nach 63 HHG und 3 der Satzung der Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg soll der Haushaltsplan Zuwendungen an Referate vorsehen. (2) Die Referate verwenden diese Finanzmittel entsprechend der Beschlüsse der für dieses Referat gemäß 16 Abs. 2 der Satzung der Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg gewählten Referentinnen oder Referenten. Sie sind dabei an die rechtlichen Bestimmungen gebunden. (3) Die Auszahlung der Finanzmittel erfolgt gemäß Aufstellung des Entwurfs des Haushaltsplans 25 Beschluß über den Entwurf des Haushaltsplans (1) Der Entwurf des Haushaltsplans wird dem Studierendenparlament vor Beginn des Haushaltsjahres zur Beschlußfassung vorgelegt, in der Regel spätestens bis Mitte November des vorausgehenden Haushaltsjahres. (2) Kommt keine rechtzeitige Genehmigung zustande, so dürfen die einzelnen Konten monatlich bis zu einem Zwölftel, insgesamt jedoch höchstens bis zur Hälfte des Betrags des vorangegangenen Haushaltes belastet 26 Finanzbericht (1) Zum Entwurf des Haushaltsplans legt die Finanzreferentin / der Finanzreferent einen Bericht über den Stand und die voraussichtliche Entwicklung der Finanzwirtschaft vor. Ein solcher Finanzbericht kann von Organen der Studentenschaft zu jedem anderen Zeitpunkt angefordert (2) Fachschaftsräte und Referentinnen oder Referenten erhalten auf Wunsch eine Kopie ihres letzten Monatsabschlusses. 27 Nachtragshaushaltsplan/Veränderung von Einzeltiteln (1) Ein Nachtragshaushalt ist zu erstellen, wenn 1. die Vorgaben des bestehenden Haushaltsplanes verändert werden sollen, und zwar in einem Umfang, der über Einzeltitel hinausgeht, und 2. der Nachtragshaushalt zeitlich noch ausgeführt werden kann. (2) Auf Nachträge zum Haushaltsplan sind die 1 26 sinngemäß anzuwenden. Der Entwurf des letzten Nachtragshaushaltes eines Haushaltsjahres ist spätestens im November beim Studierendenparlament einzubringen. (3) Der Nachtragshaushaltsplan setzt den Beschluß über den Haushaltsplan außer Kraft. (4) Das Studierendenparlament kann jederzeit sich gegenseitig deckende Veränderungen von Einzeltiteln beschließen. 3. Ausführung des Haushaltsplans 28 Erhebung der Einnahmen, Bewirtschaftung der Ausgaben (1) Einnahmen sind rechtzeitig und vollständig zu erheben. (2) Ausgaben dürfen nur soweit und nicht eher geleistet werden, als sie zur wirtschaftlichen und sparsamen Verwaltung erforderlich sind. Die Ausgabemittel sind so zu bewirtschaften, daß sie zur Deckung aller Aus

6 mit Änderungen vom , , Blatt 6 von 9 gaben ausreichen, die unter die einzelne Zweckbestimmung fallen. 29 Bruttonachweis, Einzelnachweis (1) Alle Einnahmen und Ausgaben sind mit ihrem vollen Betrag bei dem hierfür vorgesehenen Titel zu buchen. (2) Abweichend von Absatz 1 können Einnahmen und Ausgaben für Gewerbebetriebe der Studierendenenschaft netto gebucht werden, wenn die Mehrwertsteuer bzw. Vorsteuer auf andere Konten gebucht wird. (3) Für den selben Zweck dürfen Ausgaben aus verschiedenen Titeln nur geleistet werden, soweit der Haushaltsplan dies zuläßt. 30 Beiträge um außerplanmäßige Ausgaben handelt, die nicht von erheblicher finanzieller Bedeutung (d. H. in jedem Falle Ausgaben unter 250, ) sind. Die Sätze 2 4 sind nicht anzuwenden, wenn sofortiges Handeln zur Abwehr von erheblichen Schäden von der Studierendenschaft, insbesondere zur Aufrechterhaltung der Funktionsfähigkeit der Organe der Studierendenschaft erforderlich ist. (2) Abs. 1 gilt auch für Maßnahmen, durch die für die Studierendenschaft Verpflichtungen entstehen können, für die Ausgaben im Haushaltsplan nicht veranschlagt sind. (3) Über und außerplanmäßige Ausgaben sollen durch Einsparungen bei anderen Ausgaben in demselben Einzelplan ausgeglichen (4) Über und außerplanmäßige Ausgaben sind dem Studierendenparlament unverzüglich mitzuteilen. (5) Ausgaben, die ohne nähere Angabe des Verwendungszweckes veranschlagt sind (sogenannte Verfügungsmittel ), dürfen nicht überschritten (1) Die Beiträge für die Studierendenschaft sind bei der Immatrikulation oder Rückmeldung fällig. Die Beiträge werden von der Kasse der Fachhochschule Gießen Friedberg gebührenfrei eingezogen. (2) Zweckgebundene Beiträge sind die Teile der Beiträge der Studierendenschaft, die ausschließlich für einen bestimmten Zweck festgesetzt wurden. Diese Beiträge dürfen nur für Ausgaben verwendet werden, für deren Zweck sie von den Studierenden gezahlt wurden. (3) Nicht zweckgebundene Beiträge dürfen nicht für Ausgaben verwendet werden, für die zweckgebundene Beiträge festgesetzt wurden. 31 Aufhebung der Sperre Ausgaben, die im Haushaltsplan als gesperrt bezeichnet sind, dürfen nur mit vorheriger Zustimmung (Einwilligung) der Finanzreferentin / des Finanzreferenten geleistet Entsprechendes gilt für Verpflichtungen zur Leistung solcher Ausgaben. In den Fällen des 19, Satz 2 hat die Finanzreferentin / der Finanzreferent die Einwilligung des Studierendenparlaments einzuholen. 32 Über und außerplanmäßige Ausgaben (1) Überplanmäßige und außerplanmäßige Ausgaben bedürfen der vorherigen Zustimmung (Einwilligung) der Finanzreferentin / des Finanzreferenten. Sie darf nur im Falle eines unvorhergesehenen und unabweisbaren Bedürfnisses erteilt Eine Unabweisbarkeit liegt insbesondere nicht vor, wenn die Ausgaben bis zur Verabschiedung des nächsten Hasuhaltsplans oder des nächsten Nachtragshaushaltsplans zurückgestellt werden können. Im übrigen darf den Ausgaben nur zugestimmt werden, wenn durch sie der Haushaltsplan nicht in wesentlichen Punkten verändert wird oder wenn es sich 33 Gewährleistung, Kreditzusagen (1) Die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen, die zu Ausgaben in künftigen Haushaltsjahren führen können, bedarf einer Ermächtigung durch Beschluß des Studierendenparlaments, die der Höhe nach bestimmt ist. (2) Kreditzusagen sowie die Übernahme von Bürgschaften, Garantien oder sonstigen Gewährleistungen bedürfen der Einwilligung der Finanzreferentin oder des Finanzreferenten. Diese Maßnahmen sind nur zulässig zugunsten von Stellen oder Personen und für Zwecke, für die die Studierendenschaft Zuwendungen gewähren könnte. (3) Die Modalitäten für die Vergabe von Darlehen regelt die Darlehensordnung. Über die Darlehensordnung kann das Studierendenparlament nur mit einer Mehrheit von zwei Dritteln der Anwesenden, mindestens mit der Mehrheit von zwei Dritteln der Anwesenden, mindestens mit der Mehrheit der Mitglieder des Studierendenparlaments beschließen. 34 Zuwendungen (1) Zuwendungen dürfen nur unter den Voraussetzungen des 20 gewährt werden, Dabei ist zu bestimmen, wie die zweckentsprechende Verwendung der Zuwendungen nachzuweisen ist. Außerdem ist ein Prüfungsrecht der Studierendenschaft oder ihrer Beauftragten festzulegen. (2) Sollen Mittel der Studierendenschaft oder Vermögensgegenstände der Studierendenschaft von Stellen oder Personen außerhalb der Studierendenschaft verwaltet werden, ist Abs. 1 entsprechend anzuwenden. (3) Für Beiträge zu studentischen Organisationen gelten die Voraussetzungen des Abs. 1 als erfüllt, wenn die Satzungen dieser Verbände eine Rechnungslegung auf der Mitgliederversammlung vorsehen. 35 Sachliche und zeitliche Bindung (1) Ausgaben dürfen nur zu dem im Haushalt bestimmten Zweck, soweit und solange er fortdauert, und nur

7 mit Änderungen vom , , Blatt 7 von 9 bis zum Ende des Haushaltsjahres geleistet oder in Anspruch genommen (2) Bei übertragbaren Ausgaben können Ausgabereste gebildet werden, die für die jeweilige Zweckbestimmung über das Haushaltsjahr hinaus bis zum Ende des auf die Bewilligung folgenden zweitnächsten Haushaltsjahres verfügbar bleiben. Die Finanzreferentin / der Finanzreferent kann im Einzelfall Ausnahmen zulassen. (3) Die Bildung und Inanspruchnahme von Ausgaberesten bedürfen der Einwilligung der Finanzreferentin / des Finanzreferenten; Ausgabereste dürfen nur gebildet werden, wenn in demselben oder einem anderen Einzelplan Ausgaben in gleicher Höhe bis zum Ende des laufenden Haushaltsjahres nicht geleistet werden oder wenn Ausgabemittel zur Deckung der Ausgabereste veranschlagt worden sind ( 17 Abs. 2), ausnahmsweise auch dann, wenn ohne diese Voraussetzungen die Leistung der Ausgabe bei wirtschaftlicher und sparsamer Verwaltung erforderlich ist. (4) Die in 36 geregelte Rücklagenbildung der Fachschaften wird von den Absätzen 1 bis 3 nicht berührt. Deckungsfähige Ausgaben dürfen, solange sie verfügbar sind, nach Maßgabe des 18 oder des Deckungsvermerks zugunsten einer anderen Ausgabe verwendet Verfügbar sind deckungsfähige Ausgaben nur, soweit anzunehmen ist, daß sie für ihren Zweck nicht ausgeschöpft 38 Angestellte (1) Die Einstellung von Angestellten auf unbefristete Zeit erfolgt nach Vorschlag durch die Mitglieder des AStA des betreffenden Bereichs durch Beschluß des Studierendenparlaments. (2) Angestellte erhalten eine Vergütung nach Maßgabe des mit ihnen abgeschlossenen Arbeitsvertrags. Die Vergütung ist jeweils am 15. für den laufenden Monat zahlbar; fällt der 15. auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, ist die Vergütung am letzten Arbeitstag vor dem 15. zahlbar. (3) Die Arbeitsverträge mit Angestellten sollen sich an die jeweils geltende Fassung des Bundesangestelltentarifs unter Berücksichtigung der besonderen Gegebenheiten der Studierendenschaft anpassen. Urlaub wird Angestellten in der Regel nur in der vorlesungsfreien Zeit gewährt. 39 Sachbearbeiter mit befristeten Arbeitsverträgen und Aushilfskräfte 36 Rücklagenbildung von Fachschaften (1) Fachschaften können aus den ihnen zugewiesenen, aber nie in Anspruch genommenen Mitteln Rücklagen bis zu einer Höhe des Zweifachen ihres letzten Jahresetats bilden, um größere Anschaffungen vorzunehmen. (2) Der Anspruch von Fachschaften auf anteilige Finanzmittel, die im ersten Halbjahr nicht abgerufen werden und für die bis zum des jeweiligen Jahres kein Antrag auf Rücklagenbildung vorliegt, verfällt. Ebenso verfällt der Rest des Etats nach Ablauf des Haushaltsjahres, wenn bis zum des jeweiligen Jahres kein schriftlicher Antrag auf Rücklagenbildung gestellt wird. (3) Die einer Fachschaft zugewiesenen Mittel, die nicht in Anspruch genommen werden und für die kein Antrag auf Rücklagenbildung vorliegt, werden unter Fachschaften, die einen Antrag auf Rücklagenbildung gestellt haben, entsprechend 22 Abs. 2, Satz 3 aufgeteilt. Dabei kann jede Fachschaft höchstens das zweifache ihres Jahresetats erhalten. Gewinne welche die Fachschaften im laufenden Jahr erwirtschaften können ins nächste Jahr übertragen Diese Gelder beeinflussen nicht die Höhe der Rücklagenbildung der Fachschaften, sie werden gesondert verrechnet. 37 Deckungsfähigkeit (1) Die Einstellung von Sachbearbeitern mit befristeten Arbeitsverträgen und Aushilfskräften erfolgt durch Beschluß des Studierendenparlaments oder durch Beschluß der Mitglieder des AStA des betreffenden Bereichs. (2) Eine Einstellung auf eine längere Zeit als bis zum Abschluß des laufenden Haushaltsjahres ist nur zulässig bei Beschluß durch das Studierendenparlament. (3) Hilfskräfte zur Erledigung von Aushilfsarbeiten können jederzeit vom AStA des jeweiligen Bereichs kurzfristig zu Lasten des Haushaltstitels Aushilfslöhne eingestellt 40 Dienst und Werksvertrag (1) Zur Erfüllung seiner Aufgaben kann der AStA des jeweiligen Bereiches mit Firmen und Personen Dienstund Werkverträge abschließen. (2) Verträge, die die Laufzeit des jeweiligen Haushaltsjahres übersteigen, bedürfen der Genehmigung des Studierendenparlaments. (3) Verträge, die Verpflichtungen der Studierendenschaft begründen, deren Umfang 511, übersteigen, sind dem Studierendenparlament bei der nächsten Sitzung mitzuteilen. (4) Verträge, die Verpflichtungen der Studierendenschaft begründen, deren Umfang 2.556, übersteigen, benötigen die Zustimmung des Studierendenparlaments. 41 Stipendien für Mitglieder des AStA und Sachbearbeiter (1) Mitglieder des AStA und Sachbearbeiter, die ehrenamtlich tätig sind, erhalten für ihre Arbeit keine Vergütung.

8 mit Änderungen vom , , Blatt 8 von 9 (2) Zum Ausgleich der durch die Tätigkeit im AStA regelmäßig bedingten Verlängerung der Studienzeit, können Mitglieder des AStA und ehrenamtlich tätige Sachbearbeiter für die Dauer ihrer Tätigkeit ein Stipendium der Studentenschaft bis zur Höhe des Förderungsmaßbetrages der Studienförderung nach dem Honnefer Modell erhalten. (3) Über die Zubilligung von Stipendien nach Abs. 2 entscheidet das Studentenparlament im Rahmen der nach dem Haushaltsplan verfügbaren Mittel. 42 Reisekosten, Tagegelder und Übernachtungskosten Die Erstattung der Reisekosten, der Tagegelder und der Übernachtungskosten richtet sich nach der Reisekostenordnung. 43 Größere Beschaffungen 47 Vorschüsse, Verwahrungen (1) Als Vorschuß darf eine Ausgabe nur gebucht werden, wenn die Verpflichtung zur Leistung zwar feststeht, die Ausgabe aber noch nicht endgültig gebucht werden kann. (2) Fachschaften und Referate können abweichend von Abs. 1 einen Vorschuß bis zur Höhe eines Viertels ihres Haushaltstitels erhalten. Lein weiterer Vorschuß darf Fachschaften oder Referaten jeweils nur gezahlt werden, wenn die vorhergehenden Vorschüsse vollständig bzw. zumindest mit Ausnahme eines verbleibenden kleinen Rests (50, ) unter Abgabe der Belege bei der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten abgerechnet wurden. (3) In Verwahrung darf eine Einzahlung nur genommen werden, solange sie nicht endgültig gebucht werden kann. Aus den Verwahrgeldern dürfen nur die mit ihnen im Zusammenhang stehenden Auszahlungen geleistet (1) Die Mitglieder der Organe der Studierendenschaft sind verpflichtet, die Grundsätze der Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit zu beachten. (2) Anschaffungen, deren Wert 511, übersteigt, sind dem Studierendenparlament bei der nächsten Sitzung mitzuteilen. (3) Anschaffungen, deren Wert 2.556, übersteigt, benötigen die Zustimmung des Studierendenparlaments. 44 Vorleistungen vor Empfang der Gegenleistung dürfen Leistungen der Studierendenschaft nur vereinbart oder bewirkt werden, wenn dies allgemein üblich oder durch besondere Umstände gerechtfertigt ist. 45 Änderungen von Verträgen, Vergleiche (1) Verträge dürfen nur in besonders begründeten Ausnahmefällen mit Zustimmung der Mehrheit der Mitglieder des Studierendenparlaments zum Nachteil der Studierendenschaft gekündigt, aufgehoben oder geändert (2) Ein Vergleich darf nur abgeschlossen werden, wenn dies für die Studierendenschaft zweckmäßig und wirtschaftlich ist. 46 Veränderung von Ansprüchen (1) Forderungen an Dritte können nur mit der Mehrheit der Mitglieder des Studierendenparlaments verändert (2) Eine Niederschlagung von Ansprüchen ist möglich, wenn feststeht, daß die Einziehung keinen Erfolg haben wird, oder wenn die Kosten der Einziehung außer Verhältnis zur Höhe des Anspruchs stehen. 48 Erwerb und Veräußerung von Vermögensgegenständen, Inventarverzeichnis (1) Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studierendenschaft erforderlich sind. (2) Vermögensgegenstände dürfen nur veräußert werden, wenn sie zur Erfüllung der Aufgaben der Studentenschaft nicht mehr benötigt (3) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent führt ein Inventarverzeichnis, in das Vermögensgegenstände und Gebrauchsgüter eingetragen werden können, Die in dieses Inventarverzeichnis aufgenommenen Güter werden dauerhaft mit einer fortlaufenden Inventarnummer gekennzeichnet. 49 Finanzmittelverwaltung (1) Alle Finanzmittel, die nicht zur Deckung kurz bevorstehender Ausgaben bestimmt sind, sollen zinsoder gewinnbringend angelegt (2) Es dürfen nur mündelsichere Anlagen und nur für die Dauer der Legislaturperiode getätigt (3) Mit Zustimmung von zwei Dritteln der Anwesenden, mindestens jedoch der Mehrheit seiner Mitglieder, kann das StuPa genehmigen, daß die Laufzeit der Anlagen nach Abs. 2 die Amtszeit des jeweiligen AStA übersteigt. 4. Zahlungen, Buchführung und Rechnungslegung 50 Zahlungen (1) Zahlungen sollen soweit möglich bargeldlos geleistet (2) Zahlungen dürfen nur aufgrund schriftlicher Anweisung der Finanzreferentin / des Finanzreferenten angenommen und geleistet (3) Für bestimmte Arten von Geschäften kann die Finanzreferentin / der Finanzreferent diese Befugnis in beschränktem Umfange auch auf Kassenverwalter oder zeichnungsberechtigte Mitglieder des AStA

9 mit Änderungen vom , , Blatt 9 von 9 übertragen. Das nähere Verfahren ist durch eine Verwaltungsvorschrift ( 8) zu regeln. (4) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent darf eine Anweisung nach Abs. 2, nur erteilen, wenn ihr / ihm ein von einer / einem dazu Berechtigten/m ein inhaltlich und rechnerisch richtig gezeichneter Beleg vorliegt, es sei denn, es handelt sich um die Zahlung eines Vorschusses. (5) Wer einen Beleg als sachlich richtig zeichnet, übernimmt damit die Verantwortung, daß die Ausgabe erforderlich ist und bestätigt, daß die Ausgabe für zulässig erachtet. (6) Fachschaften und Referate erhalten Finanzmittel gegen Vorlage der Belege für ihre Ausgaben und gegen Vorlage des Verwendungsnachweises. Diese Belege müssen den gesetzlichen und behördlichen Anforderungen genügen und von einer von Der Fachschaft oder dem Referat beauftragten Person als sachlich richtig abgezeichnet sein. Sie müssen der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten in angemessener Frist vorgelegt (7) Die Finanzreferentin/der Finanzreferent genehmigt die Auszahlung aus dem Vermögen der Studentenschaft, wenn die Belege den gesetzlichen und behördlichen Auflagen genügen. Der Finanzreferent erstellt ein Merkblatt, in dem diese Anforderungen in allgemeinverständlicher Art und Weise aufgeführt sind. (8) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent hat die Auszahlung zu verweigern, wenn 1. Keine Haushaltsmittel zur Verfügung stehen, 2. die Voraussetzung für die Einwilligung zu über oder außerplanmäßigen Ausgaben nach 32 nicht erfüllt sind, 3. ein Vorschuß nach 47 nicht gewährt werden kann, 4. die Haushaltsmittel nach 19 gesperrt sind, 5. die Verwendung der Finanzmittel und deren Nachweis nicht dieser Finanzordnung, der Satzung der Studierendenschaft der Fachhochschule Gießen Friedberg oder anderen Rechtsvorschriften genügt, 6. aus den Belegen oder vorgelegten Unterlagen der Verwendungsnachweises nicht eindeutig geführt werden kann. (8) Verweigert die Finanzreferentin / der Finanzreferent die Auszahlung, teilt sie / er der Antragstellerin / dem Antragsteller den Grund dafür unverzüglich schriftlich mit. (1) Verstößt ein Organ der Studierendenschaft bei der Vorbereitung oder Durchführung einer Aktivität gegen 5 Abs. 2 a der Satzung der Studierendenschaft und schafft trotz Hinweis auf den Verstoß und Vorschlag zur Lösung des Problems keine Abhilfe, so kann die oder der Betroffene, ersatzweise eine Referentin / ein Referent des Behindertenreferats von der Finanzreferentin / dem Finanzreferenten verlangen, das Auszahlungen im Zusammenhang mit der beanstandeten Aktivität solange unterbleiben, bis Abhilfe geschaffen ist oder das Problem anderweitig geklärt ist. (2) In Streitfällen kann der Ältestenrat angerufen Er entscheidet über eine Lösung des Problems. 52 Kassen (1) Die Finanzreferentin / der Finanzreferent kann die Kassengeschäfte selbst führen oder dafür einen oder mehrere Kassenverwalterinnen oder Kassenverwalter einsetzen. Die Verantwortlichkeit der Finanzreferentin / des Finanzreferenten wird davon nicht berührt. (2) Die Kassenverwalterin oder der Kassenverwalter handeln nach den Weisungen der Finanzreferentin / des Finanzreferenten. (3) Der Bargeldbestand aller Kassen soll in der Regel nicht die Höhe von 500, überschreiten. (4) Die Kassen sind monatlich abzuschließen. 53 Veranstaltungsabrechnungen (1) Bei einer Veranstaltung (z. B. Konzert, Fete) ist eine Veranstaltungsabrechnung zu erstellen, Aus dieser muß hervorgehen: 1. alle Einnahmen, die Begründung der Einnahmen und ihre Höhe 2. alle Ausgaben, die Begründung der Ausgaben und ihre Höhe 3. die Gesamtsumme der Einnahmen 4. die Gesamtsumme der Ausgaben 5. der Gewinn oder Verlust der Veranstaltung. (2) Die Verwendungsnachweise (z. B. Rechnungen, Quittungen) sind der Veranstaltungsabrechnung beizufügen. (3) Von Absatz 2 kann abgewichen werden, wenn die Verwendungsnachweise bei anderen Buchungsunterlagen abgeheftet sind. Dann ist darauf besonders hinzuweisen. 54 Buchführung (1) Über alle Zahlungen ist nach der Zeitfolge und nach dem Haushaltsplan Buch zu führen. Bei Aufgliederung des Haushaltsplans in Einzelpläne für die Bereiche Gießen und Friedberg sind die Zahlungen in den Einzelplan zu buchen, in dessen Bereich sie angefallen ist. (2) Über eingegangene Verpflichtungen sowie über Geldforderungen ist Buch zu führen. (3) Es wird das System der doppelten Buchführung angewendet. 51 Einspruch von Behinderten 55 Buchungen nach Haushaltsjahren (1) Zahlungen sind nach Haushaltsjahren getrennt zu buchen. (2) Alle Zahlungen, mit Ausnahmen der Fälle nach Abs. 3, sind für das Haushaltsjahr zu buchen, in dem sie eingegangen oder geleistet worden sind. (3) Zahlungen, die im abgelaufenen Haushaltsjahr fällig waren, jedoch erst später eingehen oder geleistet werden, sind in den Büchern des abgelaufenen

10 mit Änderungen vom , , Blatt 10 von 9 Haushaltsjahres zu buchen, solange die Bücher nicht abgeschlossen sind. (4) Für das neue Haushaltsjahr sind zu buchen: a) Einnahmen, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch vorher eingehen, b) Ausgaben, die im neuen Haushaltsjahr fällig werden, jedoch wegen des fristgerechten Eingangs beim Empfänger vorher gezahlt werden müssen. 56 Vermögensbuchführung (1) Über das Vermögen ist Buch zu führen oder ein anderer Nachweis zu erbringen. (2) Die Buchführung über das Vermögen können mit der Buchführung über die Einnahmen und Ausgaben verbunden b) die vermögenswirksamen Beträge der Ist Einnahmen, soweit eine Vermögensbuchführung besteht, c) die veranschlagten Einnahmen, d) der Mehr oder Minderbetrag aus Punkt 1. a) gegenüber Punkt 1. c); 2. bei den Ausgaben: a) die Ist Ausgaben, b) die vermögenswirksamen Beträge der Ist Ausgaben, soweit eine Vermögensbuchführung besteht, c) die veranschlagten Ausgaben, d) der Mehr oder Minderbetrag aus Punkt 2. a) gegenüber Punkt 2. b), e) der Betrag der außerplanmäßigen Ausgaben. (3) Für die jeweiligen Titel und entsprechend für die Schlußsummen ist die Höhe der eingegangenen Verpflichtungen und der Forderungen nach 54 Abs. 2 gesondert anzugeben. 57 Belegpflicht (1) Alle Buchungen sind zu belegen. Die Belege sind fortlaufend zu numerieren und mindestens 5 Jahre aufzubewahren. (2) In Zahlungsbelegen muß der Empfänger der Zahlung mit Name und Anschrift verzeichnet sein. Jedem Zahlungsbeleg sind die nach 50 Abs. 4 zu erstellenden Belege beizufügen, aus denen sich der Zahlungsgrund eindeutig ergeben muß. (z. B. Rechnungen, Abrechnungen). 58 Abschluß der Bücher (1) die Bücher sind nach jedem Rechnungsjahr in einem angemessenen Zeitraum, in der Regel bis zum 31. März abzuschließen (2) Nach dem Abschluß der Bücher dürfen Einnahmen oder Ausgaben nicht mehr für den abgelaufenen Zeitraum gebucht 59 Rechnungslegung Auf der Grundlage der abgeschlossenen Bücher erstellt die Finanzreferentin / der Finanzreferent für jedes Haushaltsjahr die Abschlußrechnung. Die Abschlußrechnung umfaßt die Haushalts und Vermögensrechnung. Die Rechnungslegung erfolgt gegenüber dem Studierendenparlament, dem Rechnungsprüfungsamt und dem Rechnungshof. 60 Gliederung der Haushaltsrechnung (1) In der Haushaltsrechnung sind die Einnahmen und Ausgaben nach der in 54 bezeichneten Ordnung den Ansätzen des Haushaltsplans gegenüberzustellen. (2) Bei den einzelnen Titeln und entsprechend bei den Schlußsummen sind besonders anzugeben: 1. bei den Einnahmen: a) die Ist Einnahmen, 61 Kassenmäßiger Abschluß In dem kassenmäßigen Abschluß sind nachzuweisen: 1. die Summe der Ist Einnahmen, 2. die Summe der Ist Ausgaben, 3. der Unterschied aus Punkt 1. und Punkt 2. (kassenmäßiges Jahresergebnis) 4. die haushaltsmäßig noch nicht abgewickelten kassenmäßigen Jahresergebnisse früherer Jahre 5. das kassenmäßige Gesamtergebnis aus Punkt 3. und Punkt Haushaltsabschluß In dem Haushaltsabschluß sind nachzuweisen: 1. das kassenmäßige Jahresergebnis nach 61 Abs. 1 Punkt 3., 2. das kassenmäßige Gesamtergebnis nach 61 Abs. 1 Punkt 5., 3. die Höhe der eingegangenen Verbindlichkeiten und der Forderungen nach 54 Abs Abschlußbericht Der kassenmäßige Abschluß und der Haushaltsabschluß sind in einem Bericht zu erläutern. 64 Übersichten zur Haushaltsrechnung Der Haushaltsrechnung sind folgende Übersichten beizufügen: 1. eine Übersicht über die über und außerplanmäßigen Ausgaben und ihre Begründung, 2. eine Übersicht über die Einnahmen und die Ausgaben sowie den Bestand an Rücklagen, 3. eine Übersicht über die nicht veranschlagten Einnahmen aus der Veräußerung von Vermögensgegenständen. 4. eine Übersicht der Forderungen an Dritte und der Verbindlichkeiten gegenüber Dritten. Die Forderungen oder Verbindlichkeiten, die zum Ende des Vorjahres bestanden und noch nicht beglichen wurden. Sie sind gesondert zu erläutern.

11 mit Änderungen vom , , Blatt 11 von 9 Sachverständige von innerhalb oder außerhalb der Fachhochschule bestellen. 65 Vermögensrechnung (1) In der Vermögensrechnung sind der Bestand des Vermögens zu Beginn des Haushaltsjahres und soweit erforderlich, dessen Veränderungen während des Haushaltsjahres zum Ende des Haushaltsjahres nachzuweisen. 5. Rechnungsprüfung 66 Rechnungsprüfungsausschuß (1) Der Rechnungsprüfungsausschuß (gemäß 13 Abs. 3 der Satzung der Studierendenschaft) prüft mindestens einmal jährlich das Finanzgebaren der Studierendenschaft. (2) Der Rechnungsprüfungsausschuß soll auf der konstituierenden Sitzung des Studierendenparlaments gewählt (3) Die Prüfung hat mindestens einmal jährlich zu erfolgen. (4) Der Prüfungsbereich des Rechnungsprüfungsausschusses kann nicht eingeschränkt (5) Es soll geprüft werden, ob die Haushalts, Wirtschafts und Kassenführung der Studierendenschaft gemäß der Maßgaben der gesetzlichen Bestimmungen, der Satzung und den Ordnungen der Studierendenschaft, dem Haushaltsplan, Verwaltungsvorschriften gemäß 8, und Beschlüssen des Studierendenparlaments ausgeführt worden sind. Insbesondere soll geprüft werden: 1. die Einnahmen und Ausgaben, die in den Zuständigkeitsbereich der Studierendenschaft fallen und ob die angefertigten Abschlüsse mit der Buchführung übereinstimmen, 2. ob die einzelnen Rechnungsbeträge sachlich ordnungsgemäß gelegt sind, 3. ob bei der Verwendung der Mittel nach den Bestimmungen der Finanzordnung verfahren worden ist, 4. ob der Haushaltsplan eingehalten worden ist, bzw. welche Abweichungen vorgekommen sind, 5. ob die Genehmigung des Studierendenparlaments für überplanmäßige Ausgaben vorliegt bzw. noch einzuholen ist, 6. ob durch organisatorische Veränderungen Mittel eingespart werden können, 7. die Übereinstimmung des Inventarverzeichnisses nach 48 Abs. 3 mit dem tatsächlich vorhandenen Inventar. (6) Bei der Prüfung sind 13 Abs. 7 und 2 und 5 Abs. 2 der Satzung der Studierendenschaft zu beachten. 68 Prüfungsbehörden (1) Die Kassen und Haushaltsführung der Studierendenschaft Gießen Friedberg wird von den für die Fachhochschule Gießen Friedberg zuständigen Behörden für die Rechnungsprüfung auf Wirtschaftlichkeit und Richtigkeit geprüft. (2) Für das Prüfungsverfahren gelten die für diese Behörden anzuwendenden Bestimmungen. Im Rahmen der Prüfung kann außer der Vorlage der Bücher und Belege auch die Erteilung von Auskünften verlangt 69 Prüfungsberichte und Entlastung (1) Der Rechnungsprüfungsausschuß berichtet gemäß 13 Abs. 4 und 5 der Satzung der Studierendenschaft und spricht eine Empfehlung über die Entlastung des Allgemeinen Studentenausschußes aus. 71 Abs. 1 HHG ist anzuwenden. (2) Berichte über Prüfungen nach 68 sind dem Studierendenparlament unverzüglich vorzulegen. Die Finanzreferentin / der Finanzreferent erhält eine Kopie des Berichtes zur Stellungnahme. (3) Nach Erhalt der Prüfungsberichte des Rechnungsprüfers oder des Rechnungshofs legt die Finanzreferentin / der Finanzreferent oder eine von ihr/ihm beauftragte Person die Prüfungsberichte unverzüglich dem Rechnungsprüfungsausschuß vor. Der Rechnungsprüfungsausschuß kann die Teile des Prüfberichtes, die ihm wesentlich erscheinen, unter Maßgabe des 13 Abs. 4 der Satzung der Studierendenschaft dem Studierendenparlament vorlegen. 6. Schlußbestimmung 70 Inkrafttreten Diese Finanzordnung tritt mit der Zustimmung durch den Rektor der Fachhochschule Gießen Friedberg in Kraft. 67 Sonderprüfungen Das Studierendenparlament kann jederzeit Sonderprüfungen anordnen. Hierzu kann es