Über den Autor.

Transkript

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2 Über den Autor Curtis Frye hat bisher mehr als 30 Bücher zu den verschiedensten Office-Themen verfasst, u.a. Microsoft Excel 2013 Step by Step für Microsoft Press und Brilliant Excel VBA Programming für Pearson, Großbritannien. Für lynda.com hat er mehr als drei Dutzend Online- Kurse konzipiert und aufgenommen, einschließlich Excel for Mac 2016 Essential Training und Excel 2013: PivotTables in Depth. Neben seiner Tätigkeit als Autor ist Curt ein gern gesehener Redner auf Konferenzen. Er ist Mitglied der Comedy-Truppe Oregon ComedySportz, die sich auch Improvisationstheater spezialisiert hat, und er tritt als Performance-Künstler auf. Curt lebt mit seiner Frau und drei Katzen in Portland, USA. Zu diesem Buch sowie zu vielen weiteren dpunkt.büchern können Sie auch das entsprechende E-Book im PDF-Format herunterladen. Werden Sie dazu einfach Mitglied bei dpunkt.plus + :

3 Curtis Frye Microsoft Excel 2016 Schritt für Schritt

4 Curtis Frye Übersetzung: Rainer G. Haselier Lektorat: Thomas Braun-Wiesholler, München Copy-Editing: Dorothee Klein, Siegen Herstellung: Nadine Thiele Satz: Gerhard Alfes, mediaservice, Siegen, Umschlaggestaltung: Helmut Kraus, Druck und Bindung: M.P. Mediaprint Informationsdienste, Paderborn Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. ISBN: Buch PDF epub mobi Translation Copyright für die deutschsprachige Ausgabe 2016 dpunkt.verlag GmbH Wieblinger Weg Heidelberg Copyright der amerikanischen Originalausgabe Curtis Frye, 2015 Title of American original: Microsoft Excel 2016 Step by Step Published by Microsoft Press ISBN: Die vorliegende Publikation ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Die Verwendung der Texte und Abbildungen, auch auszugsweise, ist ohne die schriftliche Zustimmung des Verlags urheberrechtswidrig und daher strafbar. Dies gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung oder die Verwendung in elektronischen Systemen. Es wird darauf hingewiesen, dass die im Buch verwendeten Soft- und Hardware-Bezeichnungen sowie Markennamen und Produktbezeichnungen der jeweiligen Firmen im Allgemeinen warenzeichen-, marken- oder patentrechtlichem Schutz unterliegen. Alle Angaben und Programme in diesem Buch wurden mit größter Sorgfalt kontrolliert. Weder Autor noch Verlag können jedoch für Schäden haftbar gemacht werden, die in Zusammenhang mit der Verwendung dieses Buchs stehen

5 Inhaltsverzeichnis i Einleitung.... xi Für wen ist dieses Buch... xi Der Schritt-für-Schritt-Ansatz... xi Die Übungsdateien herunterladen...xii Schrittfolgen anpassen... xvi E-Book-Edition... xviii Feedback und Support... xviii Teil A: Arbeitsmappen erstellen und formatieren 1 Die Eine Arbeitsmappe erstellen....3 verschiedenen Editionen von Excel Excel Excel Online...4 Mobile Excel-Apps...5 Neue Features in Excel Arbeitsmappen erstellen...6 Arbeitsmappen bearbeiten...11 Arbeitsblätter bearbeiten...15 Zellen verbinden und Zellverbund aufheben...20 Das App-Fenster von Excel 2016 anpassen...23 Zoomfaktor des Arbeitsblatts ändern...23 Mehrere Arbeitsmappen-Fenster anordnen...24 Schaltflächen in die Symbolleiste für den Schnellzugriff einfügen Das Menüband anpassen Zusammenfassung...34 Übungsaufgaben...35 v

6 Inhaltsverzeichnis 2 Daten Mit Daten und Excel-Tabellen arbeiten eingeben und überarbeiten...38 Daten mithilfe der Blitzvorschau bearbeiten...42 Daten innerhalb einer Arbeitsmappe verschieben...44 Daten suchen und ersetzen...49 Rechtschreibprüfung und Recherchewerkzeuge...53 Excel-Tabellen definieren...57 Zusammenfassung...61 Übungsaufgaben Datenbereiche Mit Daten rechnen...65 benennen...66 Formeln erstellen, um Werte zu berechnen...69 Operatoren und deren Priorität...78 Daten zusammenfassen, die bestimmte Bedingungen erfüllen...79 Optionen zur iterativen Berechnung und zur automatischen Neuberechnung konfigurieren...84 Arrayformeln verwenden...86 Fehler in Berechnungen finden und korrigieren...88 Zusammenfassung...93 Übungsaufgaben Zellen Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern formatieren...98 Formatvorlagen definieren Arbeitsmappendesigns und Tabellenformatvorlagen zuweisen Zahlen besser lesbar machen Die Darstellung der Daten in Abhängigkeit von ihren Werten ändern Bilder in Arbeitsblätter einfügen Zusammenfassung Übungsaufgaben vi

7 Inhaltsverzeichnis Teil B: Daten analysieren und präsentieren 5 Festlegen, Mit Arbeitsblattdaten arbeiten welche Daten auf dem Bildschirm angezeigt werden Daten auswerten Zeilen zufällig auswählen Arbeitsblätter mit ausgeblendeten und gefilterten Zeilen auswerten Eindeutige Werte in einer Datenmenge auflisten Gültigkeitsregeln für Zellbereiche definieren Zusammenfassung Übungsaufgaben Arbeitsblattdaten Daten neu anordnen und gliedern sortieren Daten anhand von benutzerdefinierten Listen sortieren Daten gruppieren und in Ebenen organisieren In einem Arbeitsblatt nach Informationen suchen Zusammenfassung Übungsaufgaben Arbeitsmappen Daten aus mehreren Quellen kombinieren als Vorlagen für andere Arbeitsmappen verwenden Verknüpfungen zu Daten in anderen Arbeitsblättern und Arbeitsmappen verwenden Mehrere Datensätze in einer Arbeitsmappe konsolidieren Zusammenfassung Übungsaufgaben vii

8 Inhaltsverzeichnis 8 Daten Alternative Datensätze analysieren mit den Werkzeugen zur Schnellanalyse untersuchen Alternative Datensätze definieren Mehrere alternative Datensätze definieren Daten mithilfe von Datentabellen analysieren Mithilfe der Zielwertsuche ein vorgegebenes Ergebnis anstreben Mithilfe von Solver nach optimalen Lösungen suchen Daten anhand statistischer Kenngrößen analysieren Zusammenfassung Übungsaufgaben Diagramme Diagramme und Grafiken erstellen erstellen Neue Diagrammtypen erstellen Das Aussehen der Diagramme anpassen Trends in Ihren Daten erkennen Verbunddiagramme erstellen Daten mithilfe von Sparklines zusammenfassen Diagramme mithilfe von SmartArt-Grafiken erstellen Formen und mathematische Gleichungen erstellen Zusammenfassung Übungsaufgaben Daten Mit PivotTables dynamische Arbeitsblätter erstellen dynamisch mithilfe von PivotTable-Berichten analysieren PivotTable-Daten filtern, anzeigen und verbergen PivotTables bearbeiten PivotTables formatieren PivotTables aus externen Daten erzeugen Dynamische Diagramme mithilfe von PivotCharts erstellen Zusammenfassung Übungsaufgaben viii

9 Inhaltsverzeichnis Teil C: Zusammen arbeiten und Freigeben in Excel 11 Kopf- Arbeitsblätter und Diagramme drucken und Fußzeilen in die Druckseiten einfügen Arbeitsblätter für den Ausdruck vorbereiten Den Inhalt des Arbeitsblatts an die gedruckte Seite anpassen Seitenumbrüche in einem Arbeitsblatt festlegen Die Druckreihenfolge festlegen Arbeitsblätter ausdrucken Bereiche von Arbeitsblättern drucken Diagramme drucken Zusammenfassung Übungsaufgaben Makros Arbeitsabläufe mithilfe von Makros automatisieren aktivieren und untersuchen Makrosicherheit ab Excel Makros untersuchen und überarbeiten Makros erstellen und bearbeiten Makros durch Klicken auf eine Schaltfläche starten Makros beim Öffnen einer Arbeitsmappe starten Formularsteuerelemente in ein Arbeitsblatt einfügen Zusammenfassung Übungsaufgaben Office-Dokumente Zusammenspiel mit anderen Microsoft Office-Apps in Excel-Arbeitsmappen einfügen Office-Dokumente verknüpft in Excel einfügen Dateien in Excel und in anderen Office-Apps einbetten Hyperlinks erstellen Excel-Diagramme in Dokumente einfügen Zusammenfassung Übungsaufgaben ix

10 Inhaltsverzeichnis 14 Arbeitsmappen Mit Kollegen zusammen arbeiten freigeben Arbeitsmappen für die elektronische Verteilung speichern Kommentare verwenden Änderungen nachverfolgen und organisieren Arbeitsmappen und -blätter schützen Arbeitsmappen als abgeschlossen kennzeichnen Arbeitsmappen digital signieren Arbeitsmappen für das Web speichern XML-Daten importieren und exportieren OneDrive und Excel Online verwenden Zusammenfassung Übungsaufgaben Teil D: Fortgeschrittene Analyse durchführen 15 Die Business-Intelligence-Analysen durchführen Add-Ins zur Datenanalyse aktivieren Beziehungen zwischen Tabellen definieren Daten mithilfe von Power Pivot analysieren Daten mithilfe von Zeitachsen filtern Mit Power Query externe Daten abrufen Zusammenfassung Übungsaufgaben Prognosearbeitsblätter Prognosen und Visualisierungen erstellen erstellen Measures definieren und verwalten Key-Performance-Indikatoren definieren und darstellen D-Karten erstellen Zusammenfassung Übungsaufgaben Tastenkombinationen Glossar Stichwortverzeichnis x

11 Einleitung i Willkommen! Dieses Buch aus der Reihe Schritt für Schritt wurde so konzipiert, dass Sie es von vorne nach hinten lesen können, um den Einsatz von Microsoft Excel 2016 zu erlernen. Sie erwerben so nach und nach neue Fertigkeiten und können am Ende des Buchs auch komplexere Aufgaben mit Excel erledigen. Falls Sie es bevorzugen, können Sie auch einfach genau das Kapitel lesen, das sich mit dem Thema befasst, zu dem Sie Hilfe und Anleitungen benötigen. Die zahlreichen Schrittfolgen, die Sie in jedem Kapitel finden, sind kurz, prägnant und genau auf den Punkt. Sie geben Ihnen genau die Fakten an die Hand, die Sie brauchen, um eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Darüber hinaus finden Sie in jedem Kapitel informative, farbige Abbildungen, die die Vermittlung der Inhalte unterstützen. Für wen ist dieses Buch Sie können Microsoft Excel 2016 Schritt für Schritt sowohl zum Erlernen der Software als auch als Nachschlagewerk verwenden. Es spielt keine Rolle, ob Sie Microsoft Office privat oder im beruflichen Umfeld einsetzen, um mit Excel Ihre Daten zu verwalten, um nützliche Analysen und Visualisierungen zu erstellen, oder um mit den Business-Intelligence-Tools von Excel Erkenntnisse über die Geschäftsabläufe in Ihrem Unternehmen zu gewinnen. Die Inhalte dieses Buchs wurden so konzipiert, dass sie sowohl für Leser geeignet sind, die bereits frühere Versionen von Excel kennen, als auch für diejenigen, für die Excel 2016 der erste Kontakt mit dieser Software darstellt. Der Schritt-für-Schritt-Ansatz Die Themen, die im Buch behandelt werden, sind in vier Teilen zusammengefasst, wobei jeder Teil zusammengehörende Fertigkeiten, die beim Einsatz von Excel wichtig sind, beschreibt. In jedem Teil finden Sie einzelne Kapitel, die jeweils eine bestimmte Gruppe von Fertigkeiten beschreiben. Jedes Kapitel enthält verschiedene Einzelthemen, in denen zusammengehörende Fertigkeiten gruppiert sind. Jedes Einzelthema in den verschiedenen Kapiteln beginnt mit einer erläuternden Einführung und endet mit gut nachvollziehbaren Schritt-für-Schritt-Anweisungen, die genau erklären, wie Sie in Excel eine bestimmte Aufgabe lösen. Am Ende jedes Kapitels finden Sie mehrere Übungsaufgaben, die sich mit dem Wissen, das Sie im betreffenden Kapitel erworben haben,

12 Einleitung lösen lassen. Falls Sie einmal nicht genau wissen, wie Sie eine Aufgabe erledigen sollen, können Sie immer die Schrittfolgen des Kapitels zu Rate ziehen. Zum Durcharbeiten der Übungsaufgaben können Sie die wahlweise die Übungsdateien, die Sie von der Website zum Buch herunterladen können, oder aber Ihre eigenen Dateien verwenden. Die Übungsdateien herunterladen Damit Sie die Übungsaufgaben in den einzelnen Kapiteln durcharbeiten können, müssen Sie zuerst die Übungsdateien dieses Buchs auf Ihren Computer herunterladen. Sie finden diese unter im Bereich»Online-Material«. Auf der Website finden Sie weitere Informationen. WICHTIG Excel 2016 steht auf der Website zum Buch nicht zum Download zur Verfügung. Sie sollten diese App installieren, bevor Sie die Schrittfolgen und Übungsaufgaben dieses Buchs lesen bzw. bearbeiten. Sie können die Dateien öffnen, die den Ausgangspunkt einer Übung darstellen, und die Dateien am Ende der Übung speichern. Falls Sie die Übungsaufgaben zu einem späteren Zeitpunkt erneut durchführen, können Sie die Originaldateien einfach ein weiteres Mal aus der heruntergeladenen Zip-Datei extrahieren. SIEHE AUCH Weitere Informationen über das Öffnen und Speichern von Dateien finden Sie im Abschnitt»Arbeitsmappen erstellen«in Kapitel 1,»Eine Arbeitsmappe erstellen«. In der folgenden Tabelle sind alle Übungsdateien dieses Buchs aufgeführt: Kapitel Ordner Dateien 1: Eine Arbeitsmappe erstellen 2: Mit Daten und Excel- Tabellen arbeiten Kapitel01 Kapitel02 Arbeitsblätter bearbeiten.xlsx Arbeitsmappen bearbeiten.xlsx Arbeitsmappen erstellen.xlsx Registerkarten anpassen.xlsx Zellen verbinden.xlsx Blitzvorschau.xlsx Daten eingeben.xlsx Daten verschieben.xlsx Excel-Tabelle erstellen.xlsx Recherchieren.xlsx Werte finden.xlsx xii

13 Einleitung Kapitel Ordner Dateien 3: Mit Daten rechnen Kapitel03 Arrayformeln erstellen.xlsx Bedingte Formeln erstellen.xlsx Formeln erstellen.xlsx Formeln überprüfen.xlsx Iterative Berechnung.xlsx Namen erstellen.xlsx 4: Das Erscheinungsbild von Arbeitsmappen ändern 5: Mit Arbeitsblattdaten arbeiten 6: Daten neu anordnen und gliedern 7: Daten aus mehreren Quellen kombinieren Kapitel04 Kapitel05 Kapitel06 Kapitel07 Bedingte Formatierungen.xlsx Bilder einfügen.xlsx Formatvorlagen erstellen.xlsx Formatvorlagen verwenden.xlsx Telefon.jpg Textur.jpg Zahlen formatieren.xlsx Zellen formatieren.xlsx Daten überprüfen.xlsx Filtern.xlsx Werte zusammenfassen.xlsx Daten organisieren.xlsx Daten sortieren.xlsx Daten suchen.xlsx Sortieren mit benutzerdefinierten Listen.xlsx Anrufe Februar.xlsx Anrufe Januar.xlsx Daten konsolidieren.xlsx Datenverknüpfungen erstellen.xlsx Fuhrparkkosten.xlsx Vorlage erstellen.xlsx xiii

14 Einleitung Kapitel Ordner Dateien 8: Alternative Datensätze analysieren 9: Diagramme und Grafiken erstellen 10: Dynamische Arbeitsblätter mithilfe von PivotTable- Berichten erstellen 11: Arbeitsblätter und Diagramme drucken 12: Arbeitsabläufe mithilfe von Makros automatisieren Kapitel08 Kapitel09 Kapitel10 Kapitel11 Kapitel12 Datentabellen definieren.xlsx Mehrere Szenarien verwalten.xlsx Schnellanalyse.xlsx Solver-Modell erstellen.xlsx Statistische Kenngrößen.xlsx Szenario erstellen.xlsx Zielwertsuche.xlsx Diagramme anpassen.xlsx Diagramme erstellen.xlsx Formen erstellen.xlsx Neue Diagrammtypen.xlsx SmartArt-Grafiken erstellen.xlsx Sparklines erstellen.xlsx Trends erkennen.xlsx Verbunddiagramme erstellen.xlsx Daten importieren.txt PivotCharts erstellen.xlsx Pivotdaten importieren.xlsx PivotTables bearbeiten.xlsx PivotTables erstellen.xlsx PivotTables filtern.xlsx PivotTables formatieren.xlsx Arbeitsblätter drucken.xlsx Arbeitsblätter vorbereiten.xlsx Bereiche drucken.xlsx Diagramme drucken.xlsx Kopfzeilen einfügen.xlsx VereinigteKurierdienste.png Ausführen beim Öffnen.xlsm Formularsteuerelemente einfügen.xlsm Makros aufzeichnen.xlsm Makros untersuchen.xlsm Makros zuweisen.xlsm xiv

15 Einleitung Kapitel Ordner Dateien 13: Zusammenspiel mit anderen Microsoft Office-Apps 14: Mit Kollegen zusammenarbeiten 15: Business-Intelligence- Analysen durchführen 16: Prognosen und Visualisierungen erstellen Kapitel13 Kapitel14 Kapitel15 Kapitel16 Arbeitsmappe einbetten.xlsx Arbeitsmappen verknüpfen.pptx Dateien verknüpfen.xlsx Diagramme verknüpfen.xlsx Eingefügte Links.pptx Hyperlinks erstelllen.xlsx Versandarten Übersicht.xlsx Änderungen nachverfolgen.xlsx Arbeitsmappen abschließen.xlsx Arbeitsmappen freigeben.xlsx Arbeitsmappen schützen.xlsx Arbeitsmappen signieren.xlsx Dateien verteilen.xlsx Fehlzustellungen.xml Für das Web speichern.xlsx Kommentare verwenden.xlsx OneDrive verwenden.xlsx XML-Daten importieren.xlsx Abfragen erstellen.xlsx Add-Ins aktivieren.xlsx Beziehungen definieren.xlsx Power Pivot-Daten analysieren.xlsx Zeitachsen verwenden.xlsx 3D-Karten erstellen.xlsx KPIs erstellen.xlsx Measures definieren.xlsx Prognosen.xlsx xv