Handbuch Grant Management Für Rotary Clubs in Future-Vision-Pilotdistrikten

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1 Handbuch Grant Management Für Rotary Clubs in Future-Vision-Pilotdistrikten DE (611)

2 Das vorliegende Handbuch wurde für Clubs in Future-Vision-Pilotdistrikten verfasst und ist zur Verwendung mit dem Distriktseminar zum TRF- Grant-Management vorgesehen. Es enthält Informationen über die ordnungsgemäße Verwaltung von Grants der Rotary Foundation, über die Implementierung eines vernünftigen Finanzverwaltungssystems, über die Qualifizierung für Global Grants der Rotary Foundation und die Teilnahme am Seminar. Zudem enthält es Ressourcen zur Implementierung der Absichtserklärung für Clubs (Club Memorandum of Understanding MOU) und die Bewerbung für Rotary Foundation Grants. Dies ist die Ausgabe 2011 des Handbuchs Grant-Management. Die Informationen in dieser Publikation beruhen auf der Absichtserklärung für Clubs (MOU), den Bestimmungen für District Grants und Global Grants der Rotary Foundation und dem Code of Policies der Rotary Foundation, die ausführliche Richtlinien enthalten. Änderungen an diesen Dokumenten, die vom TRF- Kuratorium beschlossen werden, sind für die in dieser Publikation genannten Richtlinien bindend. Fragen? Bei Fragen zu......bitte an folgende Adresse en: Grant-Management, Qualifizierung District Grants, Global Grants Handbuch, Training

3 Inhalt Einleitung 1 Einheit 1: Projektkonzeption 3 Einheit 2: Beantragung und Implementierung von Grants 12 Einheit 3: Beaufsichtigung und Berichterstattung 18 Einheit 4: Qualifizierung 24 Anhang Anhang 1: Absichtserklärung für Clubs (MOU) 26 Anhang 2: Future Vision Glossar 33 Anhang 3: Checkliste zur Projektkonzeption 35 Anhang 4: Übersicht zu den Zielen der Schwerpunktbereiche 36 Anhang 5: Nachhaltigkeit und Rotary Foundation Global Grants 37

4 Einleitung Im Rahmen des Future Vision Plans sollen durch von Rotary Clubs und Distrikten umgesetzte Grants größere und nachhaltigere Ergebnisse erzielt werden. Ziel des Future Vision Plans ist es: die Programme und Abläufe der Rotary Foundation zu vereinfachen nachhaltige Aktivitäten mit messbaren Ergebnissen zu fördern Diensteinsätze dort zu konzentrieren, wo diese durch die Bekämpfung von weltweiten Notlagen, die den Rotariern am Herzen liegen, die größten Ergebnisse erzielen Programmoptionen anzubieten, um sowohl globale als auch lokale Ziele zu erreichen den Distrikten mehr Entscheidungen zu übertragen und den Distrikten und Clubs dadurch mehr Verantwortungsgefühl zu geben eine breite Öffentlichkeit über das gute Werk der Rotary Foundation zu informieren und Rotarys Image zu verbessern Der Future Vision Plan bietet zwei Arten von Grants an: District und Global Grants. District Grants bieten Clubs und Distrikten Flexibilität bei der Umsetzung von Aktivitäten zur Förderung des Auftrags der Foundation. Mit ihnen können kurzfristige Projekte und Aktivitäten vor Ort oder auf internationaler Ebene finanziert werden. Durch Global Grants fördert die Foundation umfangreichere, internationale Projekte und Aktivitäten bei denen die Sponsoren größere Verantwortung übertragen bekommen. Effizientes Grant-Management bedeutet mehr als eine bloße Nachverfolgung von Finanzierungsmitteln. Es umfasst alles von der Auswahl von Projekten und Aktivitäten und der Antragstellung auf ein Grant bis zur Gewährleistung eines verantwortungsvollen Umgangs mit Geldern und der Bewertung der Grant-Ergebnisse. Einleitung 1

5 In der elektronischen Version dieses Handbuchs verweisen orange-fette Textteile auf Hyperlinks zu Ressourcen auf www. rotary.org. Klicken Sie ganz einfach auf den Link oder gehen Sie auf und dann zu Mitglieder Leitung des Distrikts Future Vision Plan Ressourcen. Das Future-Vision-Pilotvorhaben sieht vor, dass Rotary Clubs sich im Distrikt qualifizieren müssen, um Anspruch auf Rotary Foundation Global Grants zu erhalten. Mit der Qualifizierung wird sichergestellt, dass jeder Club während der Pilotphase über angemessene Kontrollen für den ordnungsgemäßen Umgang mit Global Grants der Rotary Foundation verfügt. Dazu müssen folgende Auflagen erfüllt werden: Vorbereitung der Clubs auf stärkere Grant-Überwachung Verbesserung der Überwachung von Grant-Mitteln einfachere, nutzerfreundlichere Abläufe bei Antragstellung, Auszahlung und Berichterstattung verfügbare Ressourcen für Distrikte und deren Clubs zur Erfüllung von Foundation-Anforderungen und die erfolgreiche Teilnahme an Grant- Aktivitäten 2 Handbuch Grant Management

6 1 Projektkonzeption Vor der Beantragung von Fördermitteln bei der Rotary Foundation sollten sich die Clubs die Zeit nehmen und ein Projekt konzipieren, das auf den Ergebnissen einer Bedarfsanalyse, einer starken Partnerschaft und einem detaillierten Implementierungsplan mit messbaren und realistischen Zielen beruht. Anleitung hierzu bietet Global Grants Checkliste für Vorschlagsentwürfe und Anträge. Kommunale Bedarfsanalyse Projekte, die auf Bedarfsanalyen des Clubs am Projektstandort (Host Partner) aufbauen, decken eher einen echten Bedarf und haben bessere Aussichten auf Erfolg. Vor der Planung eines Projekts sollte der Club eine Bedarfsanalyse im Gemeinwesen, dem er helfen möchte, durchführen. Zweck der Bedarfsanalyse ist es, Informationen zu Ressourcen und Notlagen zu ermitteln, wie und ob Probleme angegangen werden und durch welche Aktionen Verbesserungen herbeigeführt werden können. Bedarfsanalysen können auf vielfache Weise durchgeführt werden. Ideen liefern die Community Assessment Tools (605C). Unabhängig davon, welche Methode Sie wählen, beachten Sie bitte folgende allgemeine Grundsätze: Mit jedem sprechen. Versuchen Sie, so viele verschiedene Einblicke im Gemeinwesen zu gewinnen wie möglich, und binden Sie Personen ein, die das Projekte mitplanen, umsetzen und von ihm profitieren werden. Auf lokales Wissen vertrauen. Hauptziel der Analyse ist es, Notlagen im Gemeinwesen zu ermitteln, die die Bewohner gerne angehen würden. Während der Projektplanungsphase steht genügend Zeit zur Verfügung, um technisches oder programmatisches Wissen von Außerhalb einzubinden. Humanvermögen nutzen. Die finanziellen Ressourcen eines jeden Projekts sind begrenzt. Befragen Sie während der Analyse alle Beteiligten, wie sie zu einer Verbesserung in ihrem Gemeinwesen beitragen können. Vermeiden Sie es, die Teilnehmer in Dienstleister und -empfänger zu unterteilen. Alle Teilnehmer können und sollten einen Beitrag leisten. Projektkonzeption 3

7 Langfristig denken. Werden Gemeindemitglieder bei der Erarbeitung langfristiger Ziele mit einbezogen, erhöht dies die Wahrscheinlichkeit, dass sie sich auch nach Erschöpfung der Grant-Mittel an der Aufrechterhaltung der Ergebnisse beteiligen werden. Das Projekt ist eher zum Scheitern verurteilt, wenn die Kommune kein Interesse an der Fortsetzung der Maßnahmen zeigt, oder nicht dazu in der Lage ist, weil die entsprechende Ausbildung fehlt. Wenn mehrere Bedürfnisse identifiziert wurden, sollte das Projekt danach ausgewählt werden, welches Problem sich mit den Ressourcen des Clubs und den Fördermitteln der Foundation am besten lösen lässt. Dabei sind folgende Faktoren zu berücksichtigen: technische Kompetenz der Rotarier, Standort, benötigte zeitliche Bindung und Finanzmittel. Aufbauend auf der Bedarfsanalyse sollte überlegt werden, welches Problem oder welcher Bedarf den Mitgliedern des Gemeinwesens besonders am Herzen liegt und wie Ihr Club helfen kann, diese anzugehen. Nachhaltige Ziele Nach Identifizierung eines bestimmten Problems oder Bedarfs im Gemeinwesen wird in einem nächsten Schritt ein nachhaltiger Projektplan ausgearbeitet. Bei der Festlegung der Projektziele zur Behebung der Anliegen im Gemeinwesen bieten die Ziele der Schwerpunktbereiche hilfreiche Anhaltspunkte. Eines der Ziele der Vergabe von Global Grants ist es, die Ergebnisse einer Nutzung von Grants zu messen. Die Messung der Ergebnisse in den Schwerpunktbereichen wird der Rotary Foundation erleichtert wenn die Ziele der Schwerpunktbereiche bei der Projektplanung mit einbezogen werden. Wenn ein Club den Erfolg eines Projekts messen kann, hilft ihm dies seinen Einsatz zu bewerten und die Ergebnisse zukünftiger Projekte noch weiter zu verbessern. Wie und woran ein Projekt gemessen werden soll, muss während der Projektplanung beschlossen und in der Antragstellung detailliert dargelegt werden. Projektziele sollten sich sowohl quantitativ als auch qualitativ bewerten lassen: Quantitative Zielstellungen lassen sich zahlenmäßig messen. Für sie muss zunächst ein grundlegender Datensatz festgesetzt werden, der die Situation vor dem Projekt beschreibt, anhand derer die Fortschritte gemessen werden können und auf deren Grundlage die Projektziele basieren. Qualitative Zielstellungen lassen sich zahlenmäßig nur schwer erfassen. Beispielsweise die Einschätzung eines Projektteilnehmers, welche Auswirkungen eine neue Ausrüstung auf sein Leben haben wird. Qualitative Daten können auf Erzählungen, Erklärungen oder Meinungen basieren. Nach dem Sammeln qualitativer Daten können Mitglieder im Gemeinwesen dazu befragt werden, welche Meinungen und Eindrücke sie zu den umgesetzten Aktivitäten haben und wie sie meinen, davon profitiert zu haben. 4 Handbuch Grant Management

8 Förderprojekte müssen nachhaltig sein. Das heißt, das begünstigte Gemeinwesen muss die Ausbildung, Ressourcen und Mittel erhalten, um das Projekt auch nach Ablauf der Förderung in Eigenverantwortung weiterzuführen. Wenn beispielsweise ein Berufsausbildungsteam aus medizinischen Fachkräften in ein Land reist, um dort in einem bestimmten Verfahren ausgebildet zu werden, sollten Pläne gemacht werden, wie das Team nach der Rückkehr ins Heimatland das angeeignete Wissen nutzbringend einsetzen kann. Die Rotarier sollten Produkte kaufen, die von den Menschen am Projektort nachgebaut und repariert werden können, nachdem sie die erforderliche Ausbildung erhalten haben. Die Vermittlung von technischen Fertigkeiten zur Fortführung des Projekts schafft auch oft Geschäftsmöglichkeiten, was die Wirkkraft des Projekts weiter erhöht. In der Herstellung und Reparatur von Wasserfiltern ausgebildete Bürger können beispielsweise Fachleute werden, die für ihre Dienste bezahlt werden. Auf diese Weise wird vermieden, dass die Filter defekt werden und die Kommune Ortsfremde für die Reparatur bezahlen muss. Mehr zum Thema Nachhaltigkeit enthält Anhang 5 und das E-Learning-Modul Project and Activity Sustainability. Partner Genauso wichtig wie die Einbindung des örtlichen Gemeinwesens in ein Projekt ist die aktive Einbindung von Rotariern aus dem Projektgebiet. Eine der größten Stärken von Rotary ist die tiefe Verankerung im Gemeinwesen, die bei der Festlegung, Implementierung und Nachhaltigkeit von Projekten unverzichtbar ist. Rotary Foundation Global Grants setzen sowohl einen Host-Partner als auch einen internationalen Partner voraus wodurch Rotariern auf der ganzen Welt die Möglichkeit gegeben wird, durch ihre Fähigkeiten, Kenntnisse und finanzielle Hilfe Gutes in der Welt zu tun. Aufgrund seiner Ortskenntnis und Nähe zum Projektstandort übernimmt der Host-Partner gewöhnlich die Leitung der Projektimplementierung und das Kostenmanagement. Dies wirkt sich auch positiv auf die Effektivität und den Erfolg des Projekts aus. Es kommt immer wieder vor, dass ein internationaler Sponsor den Clubs am geplanten Projektstandort ein Projekt vorschlägt und manche dieser Clubs sich darauf einlassen, obwohl sie weder die Voraussetzungen noch Interesse an diesem Projekt haben, weil sie die Rotarier im Ausland nicht vor den Kopf schlagen wollen. Leider passiert es dann häufig, dass diese Projekte nicht zu Ende geführt werden, oder nach Ablauf der Förderung nicht fortgeführt werden. Internationale Partner sollten daher bei der Festlegung eines Projekts mit dem Host- Partner zusammenarbeiten. Projektkonzeption 5

9 Bei Projekten, die mit Global Grants der Rotary Foundation finanziert werden, dürfen Clubs in Pilotdistrikten nur mit Clubs aus anderen Pilotdistrikten zusammenarbeiten. Für die Partnersuche stehen verschiedene Hilfsmittel zur Verfügung, z.b.: ProjectLINK Rotarian Action Groups, die sich in einem der Schwerpunktbereiche engagieren RI Convention Matchinggrants.org/global LinkedIn Projektausstellungen Persönliche Reisen Austauschen von Projektideen mit Distriktamtsträgern, die zu internationalen Veranstaltungen reisen Auch die Zusammenarbeit mit anderen Organisationen als drittem Partner ist möglich. Solche Partner können durch technisches Fachwissen, Infrastruktur, Fürsprache, Trainings oder sonstige Hilfe für ein Grant Unterstützung bieten. Sponsoren sollten vor Schließen neuer Partnerschaften eine genaue Prüfung der potenziellen Partnerorganisation durchführen, um deren Seriosität sicherzustellen. Gute Kommunikation zwischen den rotarischen Projektpartnern ist während der Planungs- und Implementierungsphase unerlässlich. Wenn sich die Partner häufig und regelmäßig austauschen, bauen sie eine starke Partnerschaft als Grundlage für eine gemeinsame Entscheidungsfindung in allen Projektbelangen auf. Diese starke Partnerschaft führt zu einer besseren Aufsicht über das Projekt und die Fördergelder und stärkt außerdem das rotarische Netzwerk für zukünftige Projekte. Kommunikation zwischen Projektpartnern ist besonders auch zur Gewährleistung der Sicherheit und Unterstützung Reisender, z.b. von Berufstrainingsteams oder Stipendiaten, von großer Bedeutung. Vor Beginn einer Implementierung sollten Rotarier festlegen, wie oft und über welche Kanäle sie während der Grant-Aktivitäten miteinander kommunizieren wollen. Implementierungsplan Sobald eine Bedarfsanalyse im Gemeinwesen durchgeführt und die Ziele eines Projekts festgelegt wurden, kann ein Implementierungsplan entworfen werden. Rotarier sollten für jeden Aspekt der Projektrealisierung einen detaillierten Plan ausarbeiten, der auch festlegt, wie die TRF- und RI-Richtlinien befolgt werden. Der Plan muss alle für das Projekt erforderlichen Aufgaben aufschlüsseln und angeben, wer für jede Aufgabe verantwortlich ist, wann (und in welcher Höhe) Fördermittel ausgegeben werden sowie in welchem Zeitrahmen die einzelnen Projektphasen abzuschließen sind. Ein solcher Plan gewährleistet die ordnungsgemäße Verwaltung der Finanzmittel und sorgt für Transparenz. Außerdem erlaubt er den Rotariern, mögliche Probleme zu erkennen, vorherzusehen und einen Alternativplan zu konzipieren. 6 Handbuch Grant Management

10 Bestimmen Sie, welche Art von Stipendiaten, falls zutreffend, Ihr Club unterstützen möchte. Während District Grants maximale Flexibilität bieten, müssen Global Grants für Projekte verwendet werden, die in einen der Schwerpunktbereiche fallen. Bitte beachten Sie, dass bei Global Grants mit einem Grant verschiedene Aktivitäten umgesetzt werden können (z.b. ein Stipendium oder die Förderung eines Berufstrainingsteam und ein Projekt). Legen Sie für die ausgewählten Stipendiaten oder Berufstrainingsteams Zeitpläne fest. Diese variieren von Club zu Club oder Distrikt zu Distrikt für District Grants und Global Grants. Legen Sie fest, wie und wann Sie ein Orientierungsseminar umsetzen werden. Erstellen Sie einen Krisenplan für eventuelle politische Unruhen, Naturkatastrophen oder persönliche Krisen. Überlegen Sie, wie Gelder an Stipendiaten ausgezahlt werden sollen. Der Gesamtbetrag des Grants geht an das Bankkonto, dass Sie in Ihrem Antrag angeben. Wie dieser Betrag vergeben wird bleibt dem Host- und Sponsor-Club oder -Distrikt überlassen. Folgendes sollte bei der Implementierung eines Plans beachtet werden, der Reisen von Nicht-Rotariern mit einschließt: Berufung eines Projektausschusses Die Sponsorclubs oder -distrikte müssen jeder einen Projektausschuss einsetzen, dem mindestens drei Rotarier angehören, damit mehrere Rotarier über die Projektdetails Bescheid wissen und bei der Entscheidungsfindung mitwirken. Auf diese Weise wird die Kontrolle des Projekts und der Fördergelder auf mehrere Personen verteilt. Allerdings muss ein Rotarier zum Hauptansprechpartner bestimmt werden, der für die gesamte Korrespondenz mit der Foundation in Verbindung mit dem Grant verantwortlich ist. Die Mitglieder des Projektausschusses sollten bestimmte Rollen und Verantwortungen übertragen bekommen, damit keine Aufgabe übersehen wird. Dies gilt auch für spezielle Aufgaben, die von den Projektausschüssen des Host- und des internationalen Partners, den Hauptansprechpartnern, den Kooperationspartnern (sofern vorhanden) und den Projektbegünstigten übernommen werden. Bei der Berufung des Projektausschusses und Vergabe von Aufgaben müssen die Rotarier sorgfältig darauf achten, dass sie alles vermeiden, was auch nur den Anschein eines Interessenkonflikts erwecken könnte (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 1C). Rotarier mit persönlichem Interesse am Projekt (Mitarbeiter oder Vorstandsmitglied eines Kooperationspartners; Eigentümer eines Ladens, der Projektgüter verkaufen wird; Treuhänder einer Universität, an der ein Stipendienempfänger studieren wird usw.) dürfen nicht im Projektausschuss mitarbeiten und jegliche Interessenkonflikte müssen in der Antragstellung offengelegt werden. Diese Bestimmung dient dem Projektkonzeption 7

11 Schutz des öffentlichen Ansehens des Clubs, des Distrikts und der Rotary Foundation und gewährleistet, dass die Fördergelder nach höchsten ethischen Normen verwaltet werden. Um Kontinuität zu sichern, sollten Clubs die Nachfolgeregelung für Ausschussmitglieder festhalten und einen Projekt-Ansprechpartner ernennen, der während der Dauer des gesamten Grants an dem Projekt beteiligt sein wird. Clubs, die wünschen, den Clubpräsidenten zu beteiligen, sollten in Erwägung ziehen, diesen in den Ausschuss zu berufen. Laut der Absichtserklärung (MOU) ist der Club zur Angabe jeglicher Interessenkonflikte und zur Einhaltung der Richtlinien zu Interessenkonflikten für Grant-Teilnehmer (Conflict of Interest Policy for Grant Participants), wie unter Punkt der Richtlinien der Rotary Foundation aufgeführt, verpflichtet: Alle Personen, die an einer mit einem Grant finanzierten Aktivität teilnehmen, müssen sich so verhalten, dass Interessenkonflikte oder der Anschein eines solchen Interessenkonflikts vermieden werden. Unter Interessenkonflikt wird eine Beziehung zwischen Personen verstanden, die einer an einer mit Fördermitteln finanzierten Aktivität beteiligten Person oder ihren Angehörigen, persönlichen Bekanntschaften, Geschäftskollegen, Geschäftsinteressen oder einer Organisation, in der diese Person Treuhänder, Verwaltungsmitglied oder Amtsträger ist, persönlichen Nutzen bringt. Nähere Einzelheiten siehe Code of Policies der Rotary Foundation. Alle Projekte, die mit Foundation Grants finanziert werden, müssen von Rotariern initiiert und geleitet werden. Beratung mit Fachexperten Die Projektpartner sollten qualifizierte Rotarier im Club oder in der Region bei der Planung der technischen Aspekte um Mithilfe bitten (z.b. einen Bauingenieur für ein Wasserprojekt). Das trägt dazu bei, dass der Projektplan realistisch und technisch machbar ist. Außerdem können Rotarier mit Kooperationspartnern wie NGOs, kommunalen Gruppen und Behörden zusammenarbeiten, die weitere Fachkompetenz und Ressourcen zur Unterstützung des Projekts bereitstellen können. Aufstellung eines Budgets Vor der Beantragung eines Grants muss ein Budget für das Projekt erstellt werden. Dabei müssen neben den Zielen des Projekts auch die vom Club zu beschaffenden Mittel berücksichtigt werden. Nach der Aufstellung eines vorläufigen Budgets sollten die Rotarier überlegen, welche DDF- Mittel und Gelder verfügbar sind, und dann das Budget entsprechend anpassen. Während mit dem Projektvorschlag noch ein allgemeines Budget eingereicht wird, wird mit dem Grant-Antrag eine genaue Aufstellung aller Einzelposten eingereicht. 8 Handbuch Grant Management

12 Clubs können ein Global Grant durch Barbeiträge finanzieren, die durch Mittel aus dem World Fund ergänzt werden oder das Global Grant über den Distrikt mit DDF-Mitteln finanzieren, die durch Mittel aus dem World Fund ergänzt werden. Ein Club kann auf diese Weise beispielsweise einen Stipendiaten fördern. Bei der Bestimmung der Kosten für Güter und Leistungen sollten die Projektsponsoren mindestens drei Angebote von unterschiedlichen Anbietern einholen, um beste Qualität zum besten Preis zu erhalten. Nach der Ausschreibung muss der Club zur Vermeidung von Interessenkonflikten sicherstellen, dass kein Rotarier im Projektausschuss mitarbeitet, der Beziehungen oder Verbindungen zu einem ausgewählten Anbieter hat. Auch müssen alle abgegebenen Angebote mit den Unterlagen für den Grant aufbewahrt werden. Setzen von messbaren Zielen Bei der Entwicklung eines Plans zur Messung von Ergebnissen sollte ein bestimmter Zeitrahmen festgelegt werden. Zudem sollten Clubs einen detaillierten Plan entwickeln, der festlegt wie ihre Errungenschaften gemessen werden sollen. Um die Auswertung eines Projekts so genau wie möglich zu machen sollte Folgendes beachtet werden: 1. Denken Sie an die Projektbegünstigten. Eine genaue Bedarfsanalyse im Gemeinwesen hilft bei der Festlegung des Arbeitsprogramms, des Projektortes und der Zielgruppe. Durch die Bedarfsanalyse werden Basisdaten erhoben, die die Situation vor dem Projekt beschreiben und auf deren Grundlage Projektziele festgelegt und Ergebnisse gemessen werden können. 2. Seien Sie spezifisch. Legen Sie genau fest, wer von dem Projekt profitieren soll und wie es umgesetzt werden soll. 3. Legen Sie Maßstäbe fest. Legen Sie Maßstäbe, wie einen genauen Zeitplan, fest, die bei der Fortschrittsmessung des Projekts herangezogen werden. 4. Legen Sie Messmethoden fest. Legen Sie fest, wie Sie Informationen zur Messung von Projektfortschritten erhalten werden. Nachfolgende Übersicht führt Beispiele für die Festlegung von Projektzielen auf Grundlage von Basisdaten auf und wie die Fortschritte zur Erreichung dieser Ziele gemessen werden können. Projektkonzeption 9

13 Basisdaten Konkrete Projektziele Messmethode In einem Flüchtlingscamp haben Kinder keinen Zugang zu ethnisch und religiös übergreifenden Aktivitäten. Die Kinder können keine Beziehungen zu Personen außerhalb ihrer ethnischen und religiösen Gemeinschaft aufbauen. Eine Stadt hat eine Kindersterblichkeitsrate von 15%. 25% der Lehrerstellen in einem ländlichen Gemeinwesen sind aufgrund mangelnder Kandidaten mit entsprechender Ausbildung unbesetzt. Eine Stadt hat eine Jugendarbeitslosigkeitsrate von 60%. Innerhalb von 2 Jahren soll ein Elternrat mit Vertretern aller religiösen und ethnischen Hauptgruppen das Projekt beaufsichtigen und fortführen. Innerhalb von 3 Jahren haben 50% der Flüchtlingskinder an einer organisierten Sportaktivität teilgenommen an der sich Personen verschiedener Herkunft beteiligen. Nach 5 Jahren haben 50% der Flüchtlingskinder, die an der Sportaktivität teilgenommen haben, eine Beziehung zu mind. einer Person außerhalb ihrer eigenen ethnischen und religiösen Gruppe. Innerhalb von zwei Jahren werden 50 Hebammen ausgebildet. Schwangerschaftsvorsorgeuntersuchungen sind im Training eingeschlossen. Innerhalb von 4 Jahren decken Spenden von Einzelpersonen und lokalen Unternehmen 50% der laufenden Betriebskosten. Nach 4 Jahren sinkt die Kindersterblichkeitsrate auf unter 10%. Innerhalb von 5 Jahren erhalten 20 lokale Bewohner Stipendien für ein Lehramtstudium. Innerhalb von 5 Jahren machen 80% der Stipendiaten einen Abschluss als Lehrer. Innerhalb von 5 Jahren kehren 50% der Stipendiaten mit Abschluss zurück, um als Lehrer zu arbeiten. Nach 2 Jahren schließen 200 Jugendliche ein intensives Berufstraining und Programm zum Aufbau von Kleinunternehmen ab: 20% der Absolventen beteiligen sich an einer städtischen Landwirtschaftsgenossenschaft. 10% eröffnen kleinere Unternehmen mit Mikrokrediten. Befragung des Elternrates und Diskussion der sozialen und wirtschaftlichen Umsetzbarkeit des Programms. Erfassung der Anzahl der Teilnehmer an der Aktivität; demographische Erfassungen bei der Registrierung. Umfrageteilnehmer: Befragung von Kindern, die mehrere Beziehungen mit Personen außerhalb ihres Gemeinwesens pflegen. Verfolgung der erfolgreichen Abschlüsse des Hebammen- Trainings. Überprüfung der Einstellungsrate von Hebammen ein Jahr nach Abschluss des Trainings durch Umfrage. Prüfung der Spendenstatistiken zu dem Trainingsprogramm und Anzahl der Spenden von Absolventen des Trainings. Prüfung der Gesundheitsstatistiken der Stadt. Anzahl vergebener Stipendien. Verfolgung der Aufnahmen an einer Universität für ein Lehramtsstudium. Befragung der Stipendiaten zum Status ihres Programms und Abschlusses. Befragung der Stipendiaten zu Beschäftigungsstatus und ort. Anzahl der Absolventen des Trainingsprogramms. Befragung der Absolventen ein Jahr nach Abschluss des Programms zur Ermittlung der Mitglieder an der städtischen Landwirtschaftsgenossenschaft. Befragung der Absolventen ein Jahr nach Abschluss des Programms, um Anzahl der Mikrokreditnehmer zu ermitteln. 10 Handbuch Grant Management

14 Stellen Sie sich bei der Planung eines Grants folgende Fragen: Wie ist die Aktivität mit den Zielen eines oder mehrerer Schwerpunktbereiche vereinbar? Ist die Aktivität nachhaltig? Wie wird der Erfolg des Projekts gemessen? Wer profitiert von dem Projekt? Projektkonzeption 11

15 2 Beantragung und Implementierung von Grants Nach der Konzeption des Projekts kann der Club bei der Rotary Foundation einen Antrag auf einen District Grant oder einen Global Grant stellen. Nachfolgende Übersicht soll helfen zu bewerten, welche Art von Zuwendung sich besser für das Projekt eignet. Weitere Hilfe bei der Auswahl eines Grants bietet das E-Learning- Modul Choosing a Grant. District Grants Fördern den Auftrag der Rotary Foundation Kein Mindestbudget Kurzfristige Ergebnisse Stipendien jeder Ebene, für Studien vor Ort und im Ausland Aktive Beteiligung von Rotariern Befolgen die Bestimmungen für Grants Global Grants Fördern direkt die Schwerpunktbereiche Mindestbudget: USD Langfristige, nachhaltige Ergebnisse im Gemeinwesen Stipendien für Graduierten-Studien im Ausland Aktive Beteiligung von Rotariern Befolgen die Bestimmungen für Grants Messbare Grant-Ergebnisse 12 Handbuch Grant Management

16 District Grants District Grants der Rotary Foundation werden vom Distrikt verwaltet. Jedes Jahr beantragen die Clubs Fördermittel für die Finanzierung ihrer Projekte beim Distrikt, und der TRF-Distriktausschuss reicht daraufhin seinen Antrag auf District Grants bei der Rotary Foundation ein. Sobald ein Grant genehmigt und von der Foundation ausgezahlt wurde, verteilt der Distrikt die Grant-Mittel unter den Clubs. (Gelder aus District Grants können auch für Distriktprojekte verwendet werden.) Jeder Distrikt entwickelt eigene Verfahren und Richtlinien, die u.a. regeln, wie und wann Clubs Fördermittel beantragen müssen und wie die Mittel verteilt werden. Einzelheiten hierzu erhalten Sie bei Ihrem Distrikt-Foundation-Ausschuss. Global Grants Zu Grants, die Mikrokredit-Projekte fördern, bestehen zusätzliche Anforderungen (siehe Bestimmungen zu Grants) sowie separate Antrags- und Berichtformulare. Global Grants der Rotary Foundation werden von der Foundation verwaltet und beinhalten ein zweiteiliges Antragsverfahren: dem Vorschlag und dem Antrag. Mitgliederzutritt ist ein administratives Online-Instrument, mit dem Rotarier ihre persönlichen Angaben verwalten, sich für den Jahreskongress anmelden und Global Grants beantragen können. Bestimmte rotarische Amtsträger können darüber hinaus zusätzliche administrative Funktionen nutzen. Für den Zugriff auf das Portal ist eine Registrierung erforderlich. Schritt 1: Einreichen eines Global Grant-Vorschlags Durch die Einreichung eines Global Grant-Vorschlags erhalten die Sponsoren ein Feedback der Foundation zu ihren geplanten Aktivitäten. Hierdurch wird sichergestellt, dass Sponsoren die Voraussetzungen für ein Global Grant erfüllen bevor sie an die genaue Projektplanung gehen und den Grant-Antrag abschließen. Sponsoren müssen folgende Informationen einreichen: ermittelter Bedarf im Gemeinwesen geplante Aktivitäten und erwartete Ergebnisse Arten der Förderung der Schwerpunktbereiche durch das Grant allgemeines Budget und geplante Finanzierung des Grants Global Grant-Vorschläge zu Stipendien sollten zudem folgende Informationen enthalten: vom Stipendiaten ausgewählte Universität und Studienfach zukünftige Berufsziele des Stipendiaten mit einer Erklärung wie diese die Schwerpunktbereiche fördern Vor Einreichung eines Global Grant-Vorschlags werden Clubs dazu angeregt, ihr Projekt und ihre Finanzierungsmöglichkeiten mit ihrem Distrikt-Foundation-Ausschuss/ -Beauftragten zu besprechen. Beziehen beantragung und Implementierung von Grants 13

17 Sie sich bei der Erstellung eines Vorschlags auf die Übersicht zu den Zielen der Schwerpunktbereiche (Anhang 4) und die Informationen zu Nachhaltigkeit und Rotary Foundation Global Grants (Anhang 5). Weitere Informationen zur Erstellung eines Global Grant-Vorschlags bietet zudem das E-Learning-Modul Member Access: Global Grant Proposal. Schritt 2: Einreichen eines Global Grant-Antrags Nachdem die Foundation einem Vorschlag zugestimmt hat verfasst der Sponsor im Mitgliederzutritt einen Antrag mit Details zu den geplanten Aktivitäten. Mit einem Global Grant-Antrag müssen folgende Informationen eingereicht werden: Namen der Mitglieder des dreiköpfigen Grant-Ausschusses bei Hostund internationalem Partner sowie Name des Hauptansprechpartners Detaillierter Projektplan mit Angaben zu: Projektort genaue Ziele des Grants Beschreibung, wie die Aktivitäten das/die Ziele(e) des/der gewählten Schwerpunktbereich(e) fördern Detaillierter Implementierungsplan oder Trainingsplan für Berufstrainingsteams Geschätzter Zeitrahmen für die Aktivitäten Lebensläufe von Berufstrainingsteam-Mitgliedern und Reiseplan (falls zutreffend) Erklärung, wie Rotarier aktiv an der Implementierung des Grants beteiligt sein werden Beschreibung welche nachhaltigen Ergebnisse durch die Aktivitäten erzielt werden und wie diese gemessen werden können Unterzeichnete Absichtserklärung der Partnerorganisation (falls zutreffend) Detailliertes Budget Grant-Finanzierung (weitere Informationen unter Finanzierung von Global Grants ) Anträge auf Global Grants für Stipendien müssen zudem folgende Informationen enthalten: Aufnahmebestätigung der ausgewählten Universität Name des Host Counselor (Betreuer im Patendistrikt) Ergebnisse des Sprachtests (falls zutreffend) Antragsformular für Global Grant-Stipendien Alle Global Grant-Anträge müssen durch folgende Personen bestätigt werden: Hauptansprechpartner des Host- und internationalen Partners Vorsitzender des Distrikt-Foundation-Ausschusses/ Distrikt- Foundation-Beauftragter des Host und internationalen Distrikts (Bestätigung der Qualifikation der Sponsor-Clubs) 14 Handbuch Grant Management

18 Governor und Vorsitzender des Distrikt-Foundation-Ausschusses/ Distrikt-Foundation-Beauftragter aller Distrikte, die DDF-Mittel beitragen Weitere Informationen zu Global Grant-Anträgen bietet das E-Learning- Modul Member Access: Global Grant Application. Finanzierung von Global Grants Im Antrag auf einen Global Grant muss erläutert werden, wie das geplante Projekt bzw. die geplante Aktivität finanziert werden soll. Global Grants werden finanziert durch: den District Designated Fund Geldspenden der Rotarier (Direktspenden von Rotariern oder Gelder aus Spendenaktionen) Geldspenden von Nichtrotariern (Spenden anderer Organisationen oder von Parteien mit persönlichem Interesse am Projekt; werden nicht an die Foundation überwiesen noch von ihr ergänzt) Die Rotary Foundation ergänzt DDF-Mittel zu 100 Prozent; Geldspenden von Rotariern zu 50 Prozent durch Mittel aus dem World Fund (mind USD). An die Rotary Foundation überwiesene Spenden dürfen nicht vom begünstigten Gemeinwesen kommen. Auch dürfen Rotarier keine Gelder von den Projektbegünstigten im Austausch für den Erhalt der Zuwendung oder als Teil der von den Rotariern gesammelten Spenden für die Ergänzung durch die Foundation entgegennehmen. Die Projektsponsoren können die Projektbegünstigten um einen sehr geringen Beitrag zur Einzahlung in ein Gemeindekonto für die spätere Übernahme bitten. Auf keinen Fall dürfen diese Gelder aber für die Bestreitung von Projektkosten ausgegeben werden. Vielmehr sollten damit zusätzliche Leistungen gedeckt werden (jeder Familie, die einen Rammbrunnen erhält, könnte beispielsweise 1 Dollar in Rechnung gestellt werden, und die eingezogenen Gebühren könnten für künftige Reparaturen nach Ablauf der Förderung verwendet werden). Geldspenden für die Foundation sollten immer dem Geber angerechnet werden. Rotarier dürfen keine Gelder von Personen annehmen und dann die Gabe als eigene Spende geltend machen, es sei denn, der Spender hat dazu ausdrücklich und nachweislich (schriftlich) seine Genehmigung erteilt. Weitere Informationen hierzu erteilt das Contact Center: contact. center@rotary.org. Projektrealisierung Nach Erhalt der Grant-Mittel wird das Projekt entsprechend der Vorstellungen aller Partner umgesetzt. Auf der Grundlage von Prüfungen wird das Projekt regelmäßig angepasst und überarbeitet. Änderungen sollten stets mit allen Partner abgesprochen werden. beantragung und Implementierung von Grants 15

19 Kommunikation Die Projektpartner, das begünstigte Gemeinwesen, die Clubmitglieder und anderen interessierten Parteien müssen in ununterbrochenem Kontakt miteinander stehen. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass das Vorhaben wie geplant vonstatten geht, und dass mögliche Probleme oder Schwierigkeiten umgehend und gemeinsam gelöst werden. Diese Kommunikation kann in Form von s, Anrufen, Faxen, Besuchen, Vorträgen usw. erfolgen. Für die Kommunikation zwischen dem primären Host-Partner und den internationalen Sponsoren gelten folgende Mindestauflagen: Sie verständigen sich häufig über den aktuellen Stand des Projekts. Sie wenden sich umgehend an die Rotary Foundation bei Fragen zur Anspruchsberechtigung. Sie holen gegenseitig und bei der Foundation die vorläufige Zustimmung zu jeglichen Änderungen am Projektrahmen oder -budget ein. Sie reichen alle Berichte an die Foundation vorschriftsmäßig ein. Da Global Grants stets gemeinsam mit einem Partner umgesetzt werden müssen, ist es Aufgabe des internationalen Sponsors eines Global Grant-Stipendiaten, Kontakte zu einem potenziellen gastgebenden Sponsor aufzubauen. So wird sichergestellt, dass im gastgebenden Distrikt ein Betreuer für den Stipendiaten zur Verfügung steht und es kann gemeinsam entschieden werden, an welchen Clubund Distrikt-Aktivitäten im Gastland der Stipendiat teilnehmen wird. Die Foundation setzt die Teilnahme an einer Orientierungsveranstaltung voraus, die auch über die Vorbeugung gegen und Berichterstattung zu sexueller Belästigung informiert. Grant- Empfänger können hierzu entweder an lokalen oder regionalen Orientierungsveranstaltungen teilnehmen oder die Online-Ressourcen der Foundation zum Thema nutzen. Die Planung von District Grant-Aktivitäten außerhalb des Distrikts fällt in Ihren Aufgabenbereich. Sollten Sie beispielsweise einen Stipendiaten ins Ausland versenden, so ist es Ihre Aufgabe, Kontakte zu Rotary im Gastland aufzubauen, falls Sie sich wünschen, dass der Stipendiat derartige Kontakte pflegt. Bei Grants, die Stipendien und Berufstrainingsteams fördern, müssen nicht-rotarischen Grant-Empfänger über Folgendes informiert werden: Pflichtteilnahme an einer Orientierungsveranstaltung, falls angeboten Aufbewahrungspflicht zu Belegen ab 75 USD Berichtsanforderungen (siehe Einheit 3) Clubverfahrensweisen für Krisensituationen Projektbewertung Das Projekt wird während seiner Realisierung und nach Fertigstellung evaluiert. Solange das Projekt läuft, wird es danach bewertet, wie plangetreu es durchgeführt wird, welche Änderungen für künftige Projekte notwendig sind oder ob Dinge geändert werden müssen, um das laufende Projekt zum Erfolg zu führen. Falls sich Rahmen und Reichweite 16 Handbuch Grant Management

20 des Projekts oder das Budget für einen Global Grant ändern, müssen die Clubs die Rotary Foundation erst um Genehmigung bitten, ehe diese Änderungen vorgenommen werden dürfen. Der Erfolg des Förderprojekts und seine Wirkkraft werden an den in der Planungsphase gesetzten Zielen gemessen. Die Einrichtung eines Datenerhebungssystems ermöglicht eine systematische und kontinuierliche Verfolgung der Zielumsetzung. Ferner deckt die Bewertung Stärken und Schwächen auf, die als Vorlage für die Entwicklung optimaler Vorgehensweisen für zukünftige TRF-Förderprojekte dienen. Bei Grants, die Stipendien für fortgeschrittene Studien fördern, sollten Stipendiaten sechs Monate nach Abschluss ihrer Studien befragt werden, ob sie in einem Bereich arbeiten, der direkt in einen der Schwerpunktbereiche von Rotary fällt. Die Ergebnisse von Stipendien können am besten danach bewertet werden, ob die Karriere von Stipendiaten deren Vorstellungen entspricht. Umfragen unter Stipendiaten ermöglichen eine Auswertung und eventuelle Anpassungen bei zukünftigen Grants. Die Projektbewertung hilft auch bei der Rechenschaftslegung vor den Begünstigten, Spendern, Clubmitgliedern, Distrikten und der Rotary Foundation. Und nicht zuletzt ist sie auch ein öffentlichkeitswirksames Instrument, das zeigt, wie viel Gutes Rotarier in der Welt tun und dass mit Spenden für die Rotary Foundation verantwortungsbewusst und korrekt umgegangen wird, was andere zum Spenden anregt. Nähere Informationen über die Wahl der Bewertungsmethode, das Verfassen einer Projektzusammenfassung und das Messen des Projekterfolgs enthält die Publikation Richtlinien für erfolgreiche Projekte im Gemeinwesen (605A). beantragung und Implementierung von Grants 17

21 3 Beaufsichtigung und Berichterstattung Gelder der Rotary Foundation sind wie ein heiliges Vertrauen zu behandeln und geschäftsmäßig zu verwalten. Sobald ein Rotary Foundation Grant genehmigt wurde, werden die Mittel zur Implementierung des Grants umgesetzt. Schlüssel für eine erfolgreiche Überwachung der Grant-Gelder ist ein Finanzverwaltungsplan und ein Berichtaufbewahrungsplan, der eine Berichterstattung und eventuelle Prüfungen der Rotary Foundation erleichtert. Finanzverwaltungsplan Gelder können nicht an nicht-rotarische Organisationseinheiten, z.b. Nutznießer oder kooperierende Organisationen, übergeben oder von diesen verwaltet werden. Mit einem Finanzverwaltungsplan gewährleisten Clubs die kontinuierliche Verwaltung der Fördergelder. (siehe Beispiel). Der Finanzverwaltungsplan sollte Regelungen zur Vergabe von Grant-Mitteln während der Projektimplementierung, zur Pflege genauer Finanzberichte und zur Verwaltung eines Club-Bankkontos enthalten. Wenn die Gelder vorschriftsmäßig verwaltet werden, treten weniger versehentliche Fehler auf und beugt dies dem Mittelmissbrauch vor. Der gesamte Club ist für die ordnungsgemäße Verwendung der Fördergelder durch seine Mitglieder verantwortlich. Sollte es dabei zum Missbrauch kommen, muss der Club diesen Fehler wiedergutmachen (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 1B). Auszahlung der Gelder Nach Genehmigung eines Global Grant-Antrags erhält ein Club die Mittel direkt von der Rotary Foundation. Ansprechpartner bei der Foundation ist der entsprechende Grant Coordinator. Clubs, die beim Distrikt Rotary Foundation District Grants beantragen, erhalten ihre Mittel direkt vom Distrikt. Der Ansprechpartner hier ist der Distrikt-Foundation-Beauftragte. 18 Handbuch Grant Management

22 Dokumentation von Finanzen Von der Foundation vergebene Grant-Mittel müssen zeitnah und für den hierfür im Ausgabenplan festgehaltenen Zweck verwendet werden. Als Zahlungsmethode werden Schecks und andere leicht zu verfolgende Zahlungsmethoden bevorzugt. Bargeld sollte nur ausgezahlt werden, wenn es keine andere Möglichkeit gibt. Wenn die Zahlungen in Bargeld erfolgen, muss dies genau dokumentiert und mit Quittungen belegt werden (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 3B). Fehlende Belege oder Zahlungen an Personen führen zu einem Mangel an Transparenz und verleiten zu Misstrauen. Es empfiehlt sich ein Buchführungssystem (auf Papier oder elektronisch) einzurichten. Clubs sollten ein Hauptbuch anlegen, in dem alle Aktivitäten in Verbindung mit den Fördergeldern an einem Ort aufgezeichnet werden (siehe Beispiel), und das nach Aktivität aufgeschlüsselt ist, Einnahmen und Ausgaben getrennt abrechnet sowie den Zinserlös und Rückerstattungen angibt. Das Konto sollte zur Kontrolle der Einnahmen und Ausgaben monatlich abgestimmt werden. Dies erlaubt eine schnellere Lösung bei Auftreten von Fehlern. Bankkonto Die Einrichtung eines Bankkontos speziell für TRF-Fördergelder erleichtert die Verwaltung der Mittel und die Rechenschaftslegung über ihre Verwendung. Da Fördergelder nicht zur Beschaffung von Mitteln für einen Clubs bestimmt sind, sollten sie auf einem Konto angelegt werden, das einen niedrigen oder gar keinen Zinssatz bietet. Der Kontoname muss den Club erkenntlich machen, und jede Transaktion sollte von zwei Rotariern unterzeichnet werden (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 3A). Vereinbarungen zu Grants gelten ausschließlich zwischen der Foundation und den Clubs und/ oder Distrikten und unterliegen der Gesetzgebung des Staates Illinois (die Foundation ist eine in Illinois ansässige Körperschaft) und der Vereinigten Staaten von Amerika. Von Grant- Sponsoren wird zudem erwartet, dass sie sich an die Gesetzgebung ihres eigenen Landes halten. Ein Nachfolgeplan für die Übertragung der Kontenaufsicht ist für den Fall empfehlenswert, dass ein Zeichnungsberechtigter seinen Pflichten nicht mehr nachkommen kann. Diese umsichtige Planung vermeidet Unterbrechungen bei der Mittelverwaltung und damit auch bei der Projektimplementierung (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 3B, Punkt 7). Bei Änderung der Zeichnungsberechtigten muss die Foundation hierüber informiert werden. Örtliche Gesetzgebung Auch wenn sich die Rotary Foundation nach besten Kräften um die Einhaltung internationaler Richtlinien bemüht, ist das geltende Recht in manchen Ländern und Regionen strenger als die Vorschriften von TRF. Sowohl die internationalen als auch die Clubs und Distrikte im Projektland tragen die Verantwortung dafür, sich nach weiteren Einschränkungen und Bestimmungen zu erkundigen und diese einzuhalten. Die TRF-Richtlinien sind die akzeptierten Mindeststandards. Selbst wenn die örtliche Gesetzgebung lockerer ist, muss der Club die TRF-Auflagen erfüllen (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 3B, Punkt 8). In Fällen, in denen die örtliche Gesetzgebung nicht mit den TRF- Auflagen vereinbar ist (z.b. bei der Benennung des Bankkontos), werden Einzelregelungen getroffen. Nähere Informationen sind bei den Mitarbeitern der Rotary Foundation erhältlich. beaufsichtigung und Berichterstattung 19

23 Aufbewahrung von Dokumenten Die Aufbewahrung ausführlicher Unterlagen gehört zu den üblichen Geschäftspraktiken und gewährleistet die Einhaltung von geltendem Recht als auch der Club-Absichtserklärung. Zudem wird Clubs dadurch geholfen, im Falle eines Wechsels im Projektausschuss, eine ordnungsgemäße Grant-Verwaltung und den korrekten Umgang mit Stiftungsgeldern aufrechtzuerhalten. Von allen Dokumenten müssen Kopien angefertigt werden, damit der Club seine Aktivitäten auch im Falle eines Brandes oder einer anderen Katastrophe weiterführen kann. Wenn die örtliche Gesetzgebung das Einreichen von Originaldokumenten bei TRF vorschreibt, muss der Club dennoch Kopien dieser Unterlagen aufbewahren. Alle nach dem Finanzverwaltungsplan erforderlichen Unterlagen sind an einem bekannten und zugänglichen Ort aufzubewahren. Diese Praxis erhöht die Transparenz und trägt dazu bei, potenziellen Mittelmissbrauch früh aufzudecken, so dass noch Korrekturen möglich sind. Weiterhin verbessert sie die Berichterstattung, die Einhaltung von Prüfungsbestimmungen und die Gesamtorganisation. Und der Informationsfluss bleibt ungebrochen, falls Projektpartner nicht länger zur Verfügung stehen. Alle Originaldokumente über Ausgaben, die mit den Fördergeldern des Grants bestritten wurden, einschließlich Quittungen und Bankauszüge, müssen mindestens fünf Jahre (oder nach geltendem Recht auch länger) aufgehoben werden (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 4A). Die Vorgaben zur Aufbewahrung von Dokumenten verlangen von Clubs zudem die Einrichtung eines Bestandssystems, um im Rahmen des Förderprojekts gekaufte, produzierte oder verteilte Ausrüstung oder andere Bestände nachzuverfolgen und die Frage zu klären, welche Person oder juristische Einheit Eigentümer dieser Posten ist. Den Rotary Clubs ist die Eigentümerschaft an mit Fördermitteln gekauften Vermögenswerten untersagt. Laut Gesetz müssen alle mit Fördermitteln gekauften Vermögenswerte den Projektbegünstigten gehören (siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitte 3 und 4). Darüber hinaus sind Aufzeichnungen über die Ansiedlung von Vermögenswerten im Gemeinwesen sowohl den Sponsoren als auch dem Gemeinwesen nach Abschluss eines Projekts dienlich. So kann es beispielsweise erforderlich werden, die genaue Lage tiefer Rohrbrunnen zu kennen, um der Regierung Wasserproben zu erlauben. Für Stipendiaten und Berufstrainingsteams: Zur Wahrung von Transparenz und für Dokumentationszwecke müssen Sponsoren Belege für Ausgaben ab 75 USD aufbewahren (Studiengebühren, Unterkunft, Reisekosten etc.). Aus Steuergründen kann auch für Einzelpersonen gelten, Belege aufzubewahren. Vor Vergabe von Grant-Mitteln sollten hierzu geltende Steuervorschriften geprüft werden. 20 Handbuch Grant Management

24 Nicht-rotarische Grant-Empfänger sollten dazu angeregt werden, sich eine Bankkarte zu besorgen, um Ausgaben, die mit Grant- Geldern bezahlt werden online verfolgen zu können und somit eine Berichterstattung beim Sponsor Club oder Distrikt zu erleichtern. Beispiele zur Aufbewahrung von Dokumenten Aufbewahrungssystem zu jedem Rechnungsjahr oder Grant. Bei elektronischer Aufbewahrung: Einscannen aller Dokumente und Aufbewahrung in einem von mehreren Personen zugänglichen Netzwerk. Rechenschaftslegung Die Empfänger von Fördergeldern sind dafür verantwortlich, über die Verwendung der Mittel im Einklang mit den Bedingungen des Grants Rechenschaft abzulegen. Nach Abschluss des Projekts müssen nicht verwendete Fördermittel an die Rotary Foundation zurückgezahlt werden (Global Grant-Mittel werden dem World Fund gutgeschrieben, District Grant-Mittel dem DDF des Distrikts). Bankbelege, die mit dem Abschlussbericht eingereicht werden, sollten ausweisen, dass das Konto geschlossen wurde (bei projektspezifischen Konten) oder dass alle Grant-Mittel und Zinsen ausgegeben wurden. Sponsoren-Clubs oder -Distrikte, die Grant-Mittel an Stipendiaten oder Berufstrainingsteams vergeben sind verantwortlich für die Nutzung der Mittel durch die nicht-rotarischen Empfänger und zur Rechenschaftslegung bei der Foundation verpflichtet. Rotarier sollten gewährleisten, dass die Empfänger der Mittel sich dieser Verantwortlichkeit bewusst sind und sich mit diesen regelmäßig austauschen, um sicherzustellen, dass die Gelder wie genehmigt verwendet werden. Es folgt eine Beschreibung weiterer Berichtspflichten. District Grants Clubs, die Mittel aus District Grants erhalten, sind dazu verpflichtet, nach Abschluss ihres Projekts einen Bericht sowie Belege zu diesem bei ihrem Distrikt einzureichen. Distrikte sind entsprechend der Absichtserklärung für Distrikte der Foundation gegenüber zur Rechenschaft über die Vergabe von District Grant-Mitteln und zur Pfleger aller Unterlagen im Zusammenhang mit District Grants verpflichtet. Der Distrikt legt jedes Jahr vor den Clubs darüber Rechenschaft ab, wie er die von der Rotary Foundation erhaltenen District Grant verwendet hat. Alle Mitglieder des Distrikts sollten diesen Bericht lesen um sich zu vergewissern, dass die Mittel im Einklang mit den distriktspezifischen Richtlinien für diese Gelder ausgegeben wurden. Dies fördert im gesamten Distrikt eine Kultur der Transparenz und Aufsicht. beaufsichtigung und Berichterstattung 21

25 Global Grants Bestandteile eines Berichts für einen Global Grant Zwischenberichte müssen innerhalb von 12 Monaten nach Erhalt der ersten Ratenzahlung und danach alle 12 Monate an die Foundation geschickt werden. Der Abschlussbericht ist spätestens zwei Monate nach Abschluss des Projekts fällig. Zwischen- und Abschlussberichte müssen über den Mitgliederzutritt eingereicht werden. Verwendungszweck der Fördergelder Ziele des Projekts/ der Aktivität Bewertung der Ziele und ihres Beitrags zu den Schwerpunktbereichen Art und Maß der Beteiligung beider Partner an den Fördergeldern Wie viele Menschen profitierten vom Projekt/der Aktivität und auf welche Weise Aufschlüsselung der Ausgabeposten und Anbieter Rolle der Kooperationspartner (sofern vorhanden) Zusätzliche Berichte für Stipendiaten und Berufstrainingsteam-Mitglieder Für die Dauer des Grants: alle 12 Monate Bericht an den Sponsor-Club oder -Distrikt Einen Monat vor Abschluss der Reisetätigkeit: Abschlussbericht Formularvorlagen zu den Berichten sind unter erhältlich. Sponsor-Club oder -Distrikt müssen diese im Zuge des Gesamtberichts hochladen. Cadre of Technical Advisers (Fachberaterstab): Gutachten, Besuche und Prüfungen Der Fachberaterstab der Rotary Foundation Cadre of Technical Advisers sind Rotarier, die ihre Fachkompetenz der Rotary Foundation und für die Projektentwicklung und -realisierung zuständigen Rotariern ehrenamtlich weltweit zur Verfügung stellen. Sie gewährleisten in erster Linie die ordnungsgemäße Verwaltung von Fördermitteln aus Grants der Rotary Foundation und deren Verwendung für realisierbare und gut geplante Projekte. Zu diesem Zweck: stellen sie ihre Fachkompetenz zur Verfügung, um dem TRF-Kuratorium die Entscheidung über Anträge auf Fördermittel für geplante Projekte zu erleichtern beurteilen sie die Durchführung von Projekten, die bereits Fördergelder von der Rotary Foundation erhalten haben, um den ordnungsgemäßen Umgang mit den Mitteln sicherzustellen beraten sie Rotarier bei der Planung und Implementierung von Projekten planen sie regelmäßige Gutachten, Besuche und Prüfungen zu ausgewählten Global Grants 22 Handbuch Grant Management