Der Verwendungsnachweis muss spätestens zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums eingereicht werden.

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1 Hinweise zur Erstellung des Verwendungsnachweises in den Programmen der Deutsch-Arabischen Transformationspartnerschaft (Linie 1-4) Linie 1: Hochschulpartnerschaften Linie 2: Kurzmaßnahmen Linie 3: Gemeinsame Masterstudiengänge Linie 4: Forschungspartnerschaften Der Verwendungsnachweis ist ein Bestandteil des gesamten Zuwendungsverfahrens. Mit dem Verwendungsnachweis muss die Ordnungsmäßigkeit des Verfahrens, die Erreichung des geplanten Zuwendungszwecks sowie die sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung nachgewiesen werden. So ist der Verwendungsnachweis für den DAAD ein Instrument der Erfolgskontrolle. Die Prüfung untersucht, ob das Ergebnis des Projektes der ursprünglichen oder später korrigierten Planung entspricht. Bestandteile des Zwischen- bzw. Verwendungsnachweises: 1. Zahlenmäßiger Nachweis 2. Belegliste 3. Sachbericht 4. Auswahlprotokoll bzw. Dokumentation des Auswahlprozesses 5. ggf. Inventarisierungsliste 6. ggf. Teilnehmerlisten 7. ggf. Verwendungsnachweis des Weiterleitungsvertrages Bitte beachten Sie: Alle Dokumente müssen über das Portal hochgeladen und anschließend per Post an den DAAD gesendet werden (der zahlenmäßige Nachweis mit Unterschrift!!) Der Verwendungsnachweis muss spätestens zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums eingereicht werden. Eine Anleitung zur Arbeit mit dem DAAD-Portal finden Sie unter: Bitte adressieren Sie den Verwendungsnachweis an: Linie 1 Sherif Abdelrazek, abdelrazek@daad.de Ägypten: Jenny Schenk, j.schenk@daad.de Linie 2 Tunesien: Sherif Abdelrazek, abdelrazek@daad.de Linie 3 Jenny Schenk, j.schenk@daad.de Linie 4 Lena Schröder, schroeder@daad.de Sonderprogramm Mareike Lühring, luehring@daad.de Referat 444 DAAD - Deutscher Akademischer Austauschdienst Kennedyallee Bonn 1

2 1. Zahlenmäßiger Nachweis Der zahlenmäßige Nachweis ist ein im DAAD-Portal bereitgestelltes Formular. Es ermöglicht (automatisch) einen Abgleich zwischen dem aktuell bewilligten Finanzierungsplan und den tatsächlich ausgegebenen Mitteln, d.h. er belegt, ob der Finanzierungsplan eingehalten wurde bzw. ob es ggf. Abweichungen gab. Einzelne Ausgabenpositionen können hier im Gegensatz zur Belegliste zusammengefasst werden. Wichtig ist, dass ersichtlich ist, wo der jeweilige Posten in der Belegliste zu finden ist (Verweis auf laufende Nummern aus der Belegliste!), und dass die Angaben beider Dokumente in Höhe und Bezeichnung übereinstimmen. Auf Seite 3 des Formulars wird angezeigt, ob zu viel oder zu wenig Mittel abgerufen wurden. Bitte denken Sie daran, die dort ausgewiesenen zu viel abgerufenen Mittel umgehend an den DAAD zurück zu überweisen, da sonst Zinsen erhoben werden müssen. 2. Belegliste Dem zahlenmäßigen Nachweis ist eine tabellarische Belegübersicht (Belegliste) beizufügen, in der alle Ausgaben einzeln in zeitlicher Reihenfolge und nach Art aufgelistet sind. Aus der Belegliste müssen Tag, Empfänger/Einzahler sowie Grund und Einzelbetrag jeder Zahlung ersichtlich sein. Hier müssen die Ausgaben ferner mit einer laufenden Nummer versehen werden, die in den zahlenmäßigen Nachweis übernommen werden. So können Einzelausgaben aus der Belegliste mit Finanzposten im zahlenmäßigen Nachweis verknüpft werden. Unter ist ein Muster für die Belegliste zu finden. Hier werden durch drop-down-felder in der Spalte Ausgabeart die einzelnen Ausgaben den Unterausgabearten (analog zum zahlenmäßigen Nachweis) zugeordnet. Die Summen der drei Hauptausgabearten berechnen sich dann automatisch in der rechten Spalte und müssen analog zu den Summen im zahlenmäßigen Nachweis sein. Zur Einreichung über das Portal muss die Belegliste in ein pdf-dokument umgewandelt werden. Sie erleichtern uns die Prüfung sehr, wenn Sie die Belegliste ferner als Excel- Liste an den/die jeweilige MitarbeiterIn schicken. Bitte übersenden Sie uns keine Originalbelege. Für den Fall einer späteren Prüfung müssen diese aber fünf Jahre aufbewahrt werden. 3. Sachbericht Mit dem Sachbericht ist das erzielte Ergebnis der geförderten Maßnahmen im Einzelnen unter Verwendung der Zuwendung darzustellen. Der Sachbericht soll dem Prüfer einen unmittelbaren Einblick in das abgerechnete Projekt geben. Bitte gehen Sie unbedingt auf konkrete Ziele, Ergebnisse und Maßnahmen ein und begründen Sie (ggf.) Abweichungen vom ursprünglichen Antrag. Der eingereichte Antrag stellt die Grundlage der Förderung dar und ist Bestandteil des Zuwendungsvertrages. Jede Abweichung vom ursprünglichen Antrag stellt eine Vertragsänderung dar und muss dem DAAD mitgeteilt bzw. begründet werden. Sie können sich bei einzelnen Sachverhalten gerne auf die jeweilige Korrespondenz mit den Mitarbeitern/innen des Referates beziehen. Neben inhaltlichen Erläuterungen sollten Sie auch auf die wichtigsten finanziellen Positionen (z.b. Mehr- bzw. Minderbedarf) aus dem zahlenmäßigen Nachweis eingehen. Unter ist eine Vorlage für den Sachbericht zu finden. 2

3 Umfang des Sachberichtes: Linie 1,3,4: ca Seiten. Linie 2: max. 5 Seiten 4. Auswahlprotokoll bzw. Dokumentation des Auswahlprozesses Sie können entweder das Auswahlprotokoll direkt miteinreichen oder im Sachbericht auf das Auswahlverfahren der geförderten Personen eingehen. In den Programmausschreibungen heißt es: Für die Auswahl müssen folgende Kriterien gleichermaßen ausschlaggebend sein: - fachliche Leistungen, - persönliche Eignung (soziales, politisches, kulturelles Engagement, Motivation für die Teilnahme). Nur wenn mehrere BewerberInnen gleichrangige fachliche Leistungen und persönliche Eignung aufweisen, dürfen soziale Kriterien (Bedürftigkeit des Bewerbers, Notlagen) berücksichtigt werden und den Ausschlag für die Auswahl geben. Das Ergebnis des Auswahlverfahrens muss dokumentiert und aufbewahrt werden. Die Dokumentation ist dem Sachbericht (der Bestandteil des Verwendungsnachweises ist) beizufügen. 5. Inventarisierungsliste Bei den zu inventarisierenden Gegenständen/Geräten können Sie sich an den Vorgaben Ihrer Universität orientieren. Dies betrifft Gegenstände wie Bücher, Laptops, Gerätschaften etc. Unter ist ein Beispiel für eine Inventarisierungsliste zu finden. 6. Teilnehmerlisten Um die Verwendung von Pauschalen nachzuweisen, müssen Teilnehmerlisten für jede Maßnahme als Anlage des Verwendungsnachweises eingereicht werden, sofern die Personen, für die Pauschalen abgerechnet werden sollen, nicht bereits in der Belegliste oder im zahlenmäßigen Nachweis namentlich und mit Status (Graduierte, Doktoranden, Promovierte) genannt werden. Eine solche Auflistung (ob im zahlenmäßigen Nachweis, Belegliste oder per Teilnehmerliste) ist für jede Maßnahme (Projekttreffen, Workshop, Arbeitstreffen, Summer School etc.), für die Pauschalen bewilligt und verausgabt wurden, zu verfassen. 7. Verwendungsnachweis weiterer Projektpartner (Weiterleitungsvertrag) Sollten Mittel per Zuwendungsvertrag an weitere Projektpartner (z.b. ausländische Partner) weitergeleitet worden sein, muss Ihnen ein Verwendungsnachweis von Ihrem Partner vorgelegt werden. Dieser ist von Ihnen bzw. der Prüfungseinrichtung Ihrer Universität zu prüfen und anschließend an uns weiterzuleiten. Der DAAD prüft lediglich die Einreichung, nimmt jedoch keine wiederholte Prüfung vor. 3

4 Weitere Hinweise Pauschalen: Die Pauschale ist ein einheitlicher, fester Betrag, der ohne Nachweis der tatsächlichen Kosten abgerechnet werden kann. Die zweckgemäße Verwendung ist aber im Sachbericht auszuführen. Als weiterer Nachweis dient die Nennung der Personen (Name und Status), für die Pauschalen abgerechnet werden, im Verwendungsnachweis (s. auch Punkt 6). Im zahlenmäßigen Nachweis und der Belegliste müssen die Pauschalen in der in der Ausschreibung festgelegten Höhe ausgewiesen werden. Ein von der Pauschale abweichender Ausgabensatz egal ob höher oder niedriger als die Pauschale ist nicht möglich. Verursacherprinzip Auszahlungen außerhalb des Bewilligungszeitraums sind nicht zuwendungsfähig! Sie können jedoch anerkannt werden, wenn der Rechtsgrund (z.b. Vertrag) dafür noch im Bewilligungszeitraum liegt (z.b. bei Rechnungen, die erst später gezahlt werden konnten bzw. später eingereicht werden etc.), und die nicht später als zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums beglichen wurden. Diese Ausnahmeregel gilt nicht für Personalmittel! Personalmittel sind nach Ende des Bewilligungszeitraums grundsätzlich nicht zuwendungsfähig. Wenn Sie Auszahlungen außerhalb des Bewilligungszeitraumes haben, legen Sie uns bitte eine kurze Erklärung/Beleg als Begründung bei. Auszahlungen, die später als zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums erfolgten, sind nicht zuwendungsfähig! ACHTUNG: Bitte lesen Sie dazu intensiv Punkt 4 Ihres Zuwendungsvertrages! In einigen Projektfällen beträgt der mögliche Bedarfszeitraum für Mittelanforderungen 6 Wochen. In diesen Fällen verkürzt sich ebenfalls der Zeitraum, in dem Zahlungen nach Bewilligungsende beglichen werden dürfen. Einreichungsfrist Der Verwendungsnachweis muss spätestens zwei Monate nach Ende des Bewilligungszeitraums beim DAAD eingereicht werden. Sollten Sie diese Frist nicht einhalten können, beantragen Sie bitte rechtzeitig mit inhaltlicher Begründung per Nachricht über das DAAD-Portal eine Verlängerung. Ausländische Währung Umrechnung mit AA-Kurstabelle In vielen Fällen müssen im zahlenmäßigen Nachweis die tatsächlich angefallenen Ausgaben angegeben werden. Falls diese Auszahlungen in Fremdwährungen getätigt wurden, sind diese grundsätzlich mittels der aktuellen Kurstabelle des Auswärtigen Amtes umzurechnen, welche wir Ihnen auf Nachfrage gerne zusenden. Der verwendete Kurs ist auf der Abrechnung anzugeben. Maßgeblich ist der Kurs, zu dem die Ausgaben fällig geworden sind. Eine Verwendung der AA-Kursliste entfällt, sollte der Abrechnende einen Originalbeleg der Bank, des Kreditkartenauszuges oder der Wechselstube im Ausland vorlegen. In diesen Fällen ist nach dem ausgewiesenen Kurs des Belegs und nicht auf Grundlage der AA- 4

5 Kurstabelle abzurechnen. Die Um- bzw. Abrechnung von Fremdwährungen nach sonstigen Kursen, die z. B. angegeben oder durch Internetausdrucke belegt werden, ist nicht gestattet. 5