Grundsätze der Bewirtschaftung und Abrechnung für IBH-Projektmittel und Verpflichtung zur Öffentlichkeitsarbeit

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1 Grundsätze der Bewirtschaftung und Abrechnung für IBH-Projektmittel und Verpflichtung zur Öffentlichkeitsarbeit Die Bewilligung und Abwicklung der IBH-Projektmittel erfolgt durch die Universität Konstanz in Anwendung von 44 LHO Baden-Württemberg und unter Anwendung der Interreg-Abrechnungsregeln. 1. Verwendung der Mittel 1.1 Die Fördermittel dürfen nur für den im Bewilligungsbescheid bestimmten Zweck verwendet werden. Die IBH-Abrechnungsstelle ist berechtigt, bei Verstössen Mittel zurückzufordern. Erstattet werden Personal- und Honorarkosten sowie Sachkosten. Die Mittel sind wirtschaftlich und sparsam zu verwenden. 1.2 Der der Bewilligung zugrunde liegende Projektantrag mit dem Kosten- und Finanzierungsplan ist verbindlich. Änderungen müssen bei der IBH- Abrechnungsstelle beantragt werden. 1.3 Nicht verwendete Mittel können bis zum Projektende in das Folgejahr übertragen werden. Mehrausgaben (Kostenüberschreitungen) gehen zu Lasten des Projektleiters und der Projektpartner. 2. Nachweis der Verwendung 2.1 Die Schlussabrechnung des Projekts ist innerhalb von drei Monaten nach Projektende der IBH-Abrechnungsstelle auf den dafür zur Verfügung gestellten Formularen (bzw. Vorlagen) mit einem Abschlussbericht einzureichen. 2.2 Die Abrechnung muss alle Projekteinnahmen und -ausgaben enthalten. Es wird nach zwei Kostenarten differenziert: Personal- und Honorarkosten sowie Sachkosten. Eine Kostenart darf bis zu 20% zu Lasten der anderen überzogen werden. Überziehungen darüber hinaus müssen beantragt werden. 2.4 Mit den Zwischenabrechnungen und der Schlussabrechnung verpflichtet sich der Projektleiter, dass die Ausgaben notwendig waren, dass wirtschaftlich und sparsam verfahren worden ist und die Angaben mit Büchern und Belegen übereinstimmen.

2 3. Prüfverfahren 3.1 Die Bewilligungsstelle der IBH an der Universität Konstanz ist berechtigt, Bücher, Belege und sonstige Unterlagen anzufordern, sowie die Verwendung der Zuwendung auch im Rahmen einer Erfolgskontrolle zu prüfen oder Beauftragte prüfen zu lassen. Der Projektleiter hat die erforderlichen Unterlagen bereitzuhalten und die notwendigen Auskünfte zu erteilen. 3.2 Der Rechnungshof Baden-Württemberg sowie die für die Finanzkontrolle des Interreg-Programms zuständigen Stellen haben laut Absprache mit der IBK ein Prüfungsrecht beim Projektleiter und den Projektpartnern. 4. Rückerstattungspflicht, Verzinsung 4.1 Die Zuwendung ist zurückzuerstatten, sofern ein Bewilligungsbescheid zurückgenommen oder widerrufen oder sonst unwirksam wird. 4.2 Eine Rücknahme mit Wirkung für die Vergangenheit ist insbesondere möglich, wenn die Zuwendung durch Angaben erwirkt worden ist, die in wesentlicher Beziehung unrichtig oder unvollständig waren. Siehe auch Der Erstattungsanspruch ist vom Eintritt der Unwirksamkeit an entsprechend den jeweils geltenden gesetzlichen Bestimmungen zu verzinsen. 5. Besonderer Widerrufsvorbehalt 5.1 Der Kooperationsrat behält sich vor, die Bewilligung ganz oder teilweise zu widerrufen, wenn die Projektmittel nicht bis zum Ablauf des Bewilligungszeitraums in Anspruch genommen werden. 6. Mittelherkunft 6.1 Die Mittel, die die IBH vergibt, setzen sich aus Beiträgen der Länder und Kantone der Internationalen Bodenseekonferenz IBK zusammen. Daraus entstehen Verpflichtungen zur Öffentlichkeitsarbeit, s Es gibt weitere Mittelquellen, z.b. Interreg. Daraus entstehen Verpflichtungen zur Öffentlichkeitsarbeit, s. 7, und danach sind die Abrechnungsregeln (8.) formuliert. Weitere Informationen stehen unter zum Download bereit ( Förderregeln, Leitfaden 2 ).

3 7. Verpflichtung zur Öffentlichkeitsarbeit 7.1 Die IBH-Geschäftsstelle ist Ihnen bei der Koordination der Öffentlichkeitsarbeit für Ihre Projektarbeit behilflich. Informationen finden Sie unter 8. Abrechnungsregeln im Einzelnen Die Abwicklung und Abrechnung der Projekte erfolgt ausschliesslich über das IBH- Projektantrags-und abrechnungstool PADUA unter Bitte verwenden Sie ausschliesslich die hier bereitgestellten Formulare und fügen sie die erforderlichen Belege als pdf-dateien durch das hochladen auf PADUA bei Belegliste o Legen Sie ein Projektkonto an, über das Sie die bewilligten Mittel für das IBH- Projekt sowie die Kosten buchen. o Verwenden Sie ausschließlich die zur Verfügung gestellte Datei für die tabellarische Aufstellung der Kosten nach Kostengruppen. o Bitte legen Sie für Personal- und Sachmittelkosten getrennt Einzelbeleglisten mit chronologischer Aufstellung aller Ausgaben an. o Bitte reichen Sie nur tatsächlich getätigte Ausgaben als Kopien der Originalrechnungen und -belege ein. o Sie müssen gewährte Rabatte und Skonti in Anspruch nehmen, nur der entsprechend reduzierte Rechnungsbetrag wird erstattet MwSt-Pflicht Bitte reichen Sie für Ihre und die projektbeteiligten Hochschulen jeweils eine Bescheinigung ein, dass die Hochschulen nicht vorsteuerabzugsberechtigt sind Personalkosten Folgende Unterlagen müssen für die Abrechnung von Personalkosten zur Verfügung gestellt werden: o Arbeitszeitnachweise mit Bestätigung der Freistellung (Formular P1)

4 bei einer prozentualen Beschäftigung für das Projekt o Berechnung der förderfähigen Personalkosten (Formular P2) o Nachweis der Lohnkosten anhand eines Gehaltskontos (aufgeschlüsselte Gehaltsabrechnung, Bruttogehalt,13. Gehalt/Urlaubsgeld sowie Arbeitgeberbeiträge o Kopie des Arbeitsvertrages - bei der ersten Abrechnung o Kopie des Arbeitsvertrages bei Änderungen im Beschäftigungsverhältnis Umrechnungskurs Das Budget der IBH wird in Euro geführt. Ein tagesaktueller Währungskurs der Überweisung ist im Abrechnungsformular hinterlegt Reisekosten Reisekosten werden nur gegen Beleg erstattet. Bitte geben Sie Auskunft über den Berechnungsmodus (z.b. für Tagegeld, km-geld). Geben Sie bitte zudem Informationen über Ziel und Zweck der Reise, die Teilnehmer/innen, Dauer (Datum und Uhrzeit der Abreise und Ankunft). Die nationale steuerrechtlich anerkannte Kilometerpauschale ist zu berücksichtigen Bewirtungskosten o Bei der Geltendmachung von Bewirtungskosten und Arbeitsessen müssen sowohl der Grund und die Dauer der Besprechung als auch die Teilnehmer namentlich (bei größeren Veranstaltungen die Anzahl der Teilnehmer ausreichend) mitgeteilt werden. Die Notwendigkeit der Bewirtung ist zu begründen. o Grundsätzlich können Arbeitsessen nur bei ganztägigen Veranstaltungen gefördert werden. o Die Kosten für Bewirtungen und Arbeitsessen müssen in einem angemessenen und vernünftigen Rahmen unter Beachtung des Grundsatzes der Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit liegen.

5 6.7. Berichte und Abrechnungen Zur Abrechnung gehören folgende Anlagen: o Zwischen- bzw. Schlussbericht o Kopien der Originalrechnungen mit der Bestätigung, dass es sich bei den eingereichten Belegen um Kopien der Originale handelt. o Projektkontoauszug 6.8. Bitte beachten Sie zudem: o Die Originale der Rechnungen müssen 10 Jahre aufbewahrt werden. o das Vieraugenprinzip (zwei Unterschriften + Stempel der Hochschule)