Leitfaden zur Auditzertifizierung im 7. Forschungsrahmenprogramm an der LMU

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1 ZENTRALE UNIVERSITÄTSVERWALTUNG STABSSTELLE CONTROLLING UND INNENREVISION Leitfaden zur Auditzertifizierung im 7. Forschungsrahmenprogramm an der LMU Ansprechpartner: Controlling und Innenrevision, Giselastr. 10, München Stand: Oktober 2009

2 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 2 VON 8 Inhalt I. Allgemeine Hinweise zur Auditzertifizierung 3 I.1. Einführung 3 I.2. Fälligkeiten 3 I.2.1. Externe Autitzertifikate 3 I.2.2. Interne Auditzertifikate 4 II. Besondere Hinweise zur Auditzertifizierung 5 II.1. Allgemeine Informationen 5 II.2. Personalkosten 5 II.3. Zeitaufschreibungen (Time Sheets) 5 II.4. Auditunterlagen 6 II.5. Ansprechpartner 6 Anlage: Mittelverteilung unter den Projekt-Partnern 8

3 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 3 VON 8 I. Allgemeine Hinweise zur Auditzertifizierung I.1. Einführung Von der EU vorgeschriebene Auditzertifikate (Certificate on the financial statements, Annex VII) sind fällig, wenn die Höhe der Zuwendung (EC contribution) über alle Berichtsperioden kumuliert / pro Partner. (Annex II.4.4) I.2. Fälligkeiten I.2.1. Externe Auditzertifikate (Auditzertifikate für die EU) obligatorisch wenn der Vertragsnehmer kumuliert Zuschuss erhält: Projektlaufzeit 2 Jahre nur 1 Zertifikat zum Projektende Projektlaufzeit > 2 Jahre sobald die Zuwendung für einen Partner erreicht (auch kumuliert über mehrere Jahre) muss mit dem periodischen Bericht oder Abschlussbericht ein Auditzertifikat eingereicht werden. Beispiel mit 2-jährige Projektlaufzeit Berichtsperiode EU-Beitrag Beitrag Auditzertifikat (kumuliert) notwendig? T 400 T Nein T 605 T Ja (über alle erstattungsfähigen Kosten) Beispiel mit 5-jährige Projektlaufzeit Berichtsperiode EU-Beitrag Beitrag Auditzertifikat (kumuliert) notwendig? T 190 T Nein T 395 T Ja T 250 T Nein T 425 T Ja T 350 T Nein

4 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 4 VON 8 I.2.2. Interne Auditzertifikate Zudem müssen LMU-interne Auditzertifikate erstellt werden, sobald die Zuwendung in einer Berichtsperiode oder kumuliert über mehrere Berichtsperioden erreicht. Die LMU-internen Auditzertifikate sind kostenlos und dienen in erster Linie als Schutz vor Rückforderungen durch die Europäische Kommission. Gemäß Annex II, Artikel II.22 kann eine Finanzprüfung durch die Kommission zu jedem Zeitpunkt während der Durchführung des Projekts und bis zu fünf Jahre nach dessen Abschluss, erfolgen.

5 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 5 VON 8 II. Besondere Hinweise zur Auditzertifizierung II.1. Allgemeine Informationen Bitte beachten Sie bei der Abrechnung der Projektkosten die Kriterien für die Erstattungsfähigkeit (siehe hierzu Model Grant Agreement, Annex II, II.14). Weitere Informationen finden Sie im Leitfaden zur Projektabwicklung im FP 7 des Ref. VIII.2, Internationale Förderprogramme. Der Leitfaden kann unter folgenden -adressen angefordert werden: Brice.Rousseau@lmu.de oder Cordula.Antrack@lmu.de II.2. Personalkosten Die Erstattungsfähigkeit von Personalkosten wurde gegenüber dem 6. FRP erweitert. Neben zusätzlich für das Projekt eingestelltem Personal kann auch Planstellenpersonal abgerechnet werden. Für die Abrechnung der Personalkosten gilt zunächst Folgendes: zusätzlich eingestelltes Personal wird, wie bisher, auf Grundlage der tatsächlichen Vergütung abgerechnet. Planstellenpersonal wird ebenfalls auf Grundlage der tatsächlichen Vergütung abgerechnet; der entsprechende Stundensatz kann bei Herrn Thomas Baumgartner, Dezernat II, Personal, Tel , erfragt werden. Voraussetzungen für die Abrechenbarkeit der Personalkosten: es handelt sich um technisches oder wissenschaftliches Personal; administratives Personal kann nicht abgerechnet werden (Ausnahme: Administratives Personal beim Koordinator). es werden Zeitaufschreibungen (Time Sheets) über die Projektarbeit geführt. II.3. Zeitaufschreibungen (Time Sheets) Die Zeitaufschreibungen müssen die gesamte Arbeitszeit (nicht nur die Arbeitszeit für das Projekt) umfassen. Entsprechende Excel-Vordrucke (Time Sheets) können bei Ref. VIII.2, Internationale Förderprogramme, unter folgenden -adressen angefordert werden: Brice.Rousseau@lmu.de oder Cordula.Antrack@lmu.de Als Projektkosten können nur die vertraglich vereinbarten Arbeitsstunden abgerechnet werden. Darüber hinausgehende Arbeitsleistungen (Mehrarbeit) können nicht abgerechnet werden und sind in den Time Sheets als Eigenleistungen zu deklarieren.

6 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 6 VON 8 Bitte beachten Sie: Die Zeitaufschreibungen in den Time Sheets müssen im Rahmen der im Managementbericht angegebenen Person Months liegen. Die Time Sheets sind zur Prüfung bei Herrn Becker, Ref. VII.5, Drittmittel, einzureichen. II.4. Auditunterlagen Die Auditzertifikate für die LMU werden von der Innenrevision erstellt. Zusätzlich zu den bei Ref. VII.5 eingereichten Unterlagen benötigt die Innenrevision zur Erstellung des Audit-Zertifikates noch folgende Unterlagen: Belege (Rechnungen, Reisekostenabrechnungen, etc.) Kostenaufstellung ( elektronische Erstellung nach Ausgabearten mittels QisFSV oder manuelle Erstellung mittels Formblätter); Berechnung der Geräteabschreibung Grundlage für Geräteabschreibung ist die DFG-Abschreibungstabelle oder Personalkosten für zusätzlich eingestelltes Personal Berechnung der Personalkosten für Planstellenpersonal Kopie der vertraglich genehmigten Person Months (Technical Annex) Übersicht über die Mittelverteilung unter den Partnern sowie evtl. Änderungsmitteilungen (bitte hierfür das Formblatt, Seite 8, ausfüllen) Bitte reichen Sie die Unterlagen rechtzeitig ein. II.5. Ansprechpartner bei Fragen zur Auditzertifizierung Ansprechpartner: Stabsstelle Controlling und Innenrevision Bertilla Maria Stadlmayer Tel.: , Fax: Bertilla-Maria.Stadlmayer@verwaltung.uni-muenchen.de Ingo Biebelriether Tel.: ; Fax: Ingo.Biebelriether@verwaltung.uni-muenchen.de

7 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 7 VON 8 bei Fragen zum Projektmanagement: Ansprechpartner: Ref. VIII.2, Internationale Förderprogramme Brice Rousseau Tel.: , Fax: Brice Rousseau@lmu.de Cordula Antrack Tel , Fax: Cordula.Antrack@lmu.de bei Fragen zur administrativen Abwicklung Ansprechpartner: Ref. VII.5, Drittmittel Mathias Becker Tel.: , Fax: Becker@lmu.de bei Fragen zu Form C (Financial Statements) Ansprechpartner: Ref. VII.7, Finanzreferat Martina Spiegl Tel , Fax: Martina.Spiegl@verwaltung.uni-muenchen.de Der Leitfaden ist nur für den internen Gebrauch an der LMU bestimmt.

8 LUDWIG-MAXIMILIANS-UNIVERSITÄT MÜNCHEN SEITE 8 VON 8 Anlage BESTÄTIGUNG hiermit wird bestätigt, dass das vereinbarte LMU-Budget i. H. v. weiterhin gültig ist und keine Budgetverschiebungen vereinbart wurden. es wurden Budgetverschiebungen vereinbart. LMU-Budget bisher: LMU-Budget neu: Die Budgetverschiebungen wurde zum (Datum) vereinbart. Datum Unterschrift Projektleiter