Der neue Drittmittelprozess (3MP)

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1 Der neue Drittmittelprozess (3MP) Gültig für alle Arten der Beantragung von Drittmitteln: Die neue Drittmittelanzeige (FOR) KIT Universität des Landes Baden-Württemberg und nationales Forschungszentrum in der Helmholtz-Gemeinschaft

2 Die Drittmittelanzeige (DMA) I Rechtlicher Rahmen: Landeshochschulgesetz des Landes BW 13 und Drittmittelrichtlinie Abschnitt 2 Gesetzliche Verpflichtung für alle Hochschulen Anwendung am KIT auch für den Großforschungsbereich ab Drittmittelanzeige im gesamten KIT verpflichtend DMA erfolgt im Regelfall vor Antragseinreichung/Angebotserstellung, Ausnahme Positivliste: nach Bewilligung möglich DMA ist getrennt von Anlage der Kontierungselemente DMA und Bewilligung sind Voraussetzung für Anlage des Kontierungsobjekts Anzeige erfolgt zunächst über ein Excel-Formular 2 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

3 Die Drittmittelanzeige (DMA) II Zur Vorlage der Anzeige sind die jeweiligen Projektbudgetverantwortlichen (Institutsleiter/innen und weitere Berechtigte) der Organisationseinheiten (OE) berechtigt (Zeichnungsrichtlinie). Die DMA wird vom jeweiligen Front Office entgegengenommen. Verfahrenskategorie A: Projekt(-antrag)/Zuwendung: Verfahrenskategorie B: Angebot (Auftrag): Verfahrenskategorie C: Kooperation/Vertrag(sentwurf): Gründungs-/Validierungsförderung (Kat A): Lizenzverträge (Kat C): FOR EVM RECHT IMA IMA Ausnahme: Institute im Berechtigungsmodell (Verfahrenskategorie B): Prüfung und Annahmeerklärung durch den/die Bereichsleiter/in Bitte Vorlaufzeiten für Prüfung und Bearbeitung beachten 3 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

4 Öffentliche Zuwendungsgeber Regelfall Verfahrenskategorie A, Front Office: FOR und IMA Anzeige in Antragsphase vor Antragseinreichung An Front Office zusammen mit Antrag (zum Einholen der Unterschrift) und weiteren dokumentierenden Unterlagen Verfahren, bei denen zentral eingereicht / am KIT koordiniert / Anträge vorausgewählt werden müssen oder vom Förderer eine zentrale Unterschrift verlangt wird, z. B. BMBF, BMWi, MWK, HGF; EU (bei Koordination durch KIT) DFG-Forschergruppen, Sonderforschungsbereiche, Graduiertenkollegs nicht gemeinnützige Stiftungen Auftragsforschung auf Antragsbasis (z. B. BW-Stiftung) sonstige internationale Verfahren (z. B. INTERREG, NATO, German Israeli Foundation) alle anderen Verfahren, die nicht unter die Positivliste fallen (s. Folgeseite) 4 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

5 Öffentliche Zuwendungsgeber Positivliste Verfahrenskategorie A, Front Office: FOR und IMA Drittmittelanzeige in Bewilligungsphase nach Eingang der Finanzierungszusage DMA kann auch vor Bewilligung eingereicht werden An Front Office zusammen mit dem Zuwendungs-/ Bewilligungsbescheid (falls dieser im Institut eingeht; bei zentralem Eingang nach Benachrichtigung durch das Front-Office) DFG Sachbeihilfe (Normalverfahren, Schwerpunktprogramme) Ausnahme: die Bestätigungen bei Beantragung einer eigenen Stelle oder einer Emmy- Noether-Nachwuchsgruppe EU Rahmenprogramme (z. B. Horizon 2020, FUSION) als Partner (Teilnahme), aber nicht im Fall der Koordination am KIT Öffentliche Einrichtungen/Förderorganisationen (z. B. Universitäten, DAAD) oder gemeinnützige Stiftungen/Vereine (z. B. VW-Stiftung, AvH-Stiftung) im Fall von Verfahren, bei denen nicht zentral eingereicht oder gezeichnet werden muss bis zu einer Antragssumme in Höhe von (Bagatellgrenze) Forschungs- und Förderpreise (mit Projektcharakter) 5 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

6 Öffentliche und private Auftraggeber und Kooperationspartner Verfahrenskategorie B, Front Office: EVM Drittmittelanzeige in Angebotsphase vor Erstellung/Unterzeichnung der Angebote Drittmittelanzeige möglichst frühzeitig im Rahmen der Angebotsvorbereitung Verfahrenskategorie C, Front Office: RECHT, IMA Drittmittelanzeige vor Abgabe Vertragsentwurf (Kooperations-)verträge mit Mittelfluss, die keinen Projekt-/Auftragscharakter haben (z. B. Rahmenverträge und Lizenzverträge) und nicht zu einem Projekt unter Verfahrenskategorie A gehören Bitte Vorlaufzeiten für Prüfung und Bearbeitung beachten 6 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

7 Formular Drittmittelanzeige (DMA) DMA-Formular enthält Daten und Bestätigungen als Grundlage zur Prüfung und Dokumentationspflicht Bereitstellung DMA-Formular im Vorlagenmanagement und über das Drittmittelportal Leitfaden Drittmittelanzeige für Organisationseinheiten wird zur Verfügung gestellt Excel-Formular auf Basis von MS-Office 2010/2013 (Windows 7) PDF-Version: für den Fall, dass MS-Excel nicht verwendet werden kann Erläuterungen und Positivliste im Formular hinterlegt Formular kann als Template gespeichert werden 7 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

8 Ablauf Drittmittelanzeige Antragstellende Organisationseinheit (OE) füllt Formular aus, ggf. mit Beratung durch das Front Office DMA-Formular wird aus dem Formular per signierter an Front Office verschickt. Weitere notwendige Anlagen können als Anhang an diese mitversendet werden Front Office prüft Anzeige und erklärt Annahme, ggf. Rücksprache Front Office schickt Bestätigung per an antragstellende OE 8 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

9 DMA-Formular Start 9 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

10 DMA-Formular 10 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

11 DMA-Formular 11 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ

12 DMA-Formular Versand 12 Vorstellung Drittmittelprozess FOR, EVM, RECHT, FIMA, IMA, PPQ